Numer ogłoszenia: Mińsk 15/2015 Data ukazania się ogłoszenia: 30.06.2015 r. Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej poszukuje kandydatek / kandydatów na samodzielne stanowisko kierownika projektu ds. inwestycji budowlanej w Ambasadzie RP w Mińsku. W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%. Wymiar etatu: 1 Liczba stanowisk pracy: 1 Adres urzędu Ministerstwo Spraw Zagranicznych Al. J. Ch. Szucha 23 00-580 Warszawa Miejsce wykonywania pracy: Ministerstwo Spraw Zagranicznych / Ambasada RP w Mińsku Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: 1. Bieżące i operacyjne prowadzenie projektu pod kątem merytorycznym, tj.: zarządzanie procesem inwestycyjnym w projekcie od strony technicznej i finansowej, stała koordynacja w zespole projektowym oraz podmiotów zatrudnionych w projekcie, stała współpraca w zespole projektowym i z podwykonawcami celem wypracowywania postępu w projekcie i realizacji podstawowych założeń projektowych, zapewnienia wewnętrznej komunikacji pomiędzy członkami zespołu, stała współpraca z urzędami lokalnymi oraz instytucjami i firmami lokalnymi celem bieżącej realizacji założeń projektowych, opracowanie i bieżąca koordynacja podstawowych dokumentów projektu: harmonogramu, budżetu i planu zamówień publicznych, uzgadnianie projektu na każdym etapie z odpowiednimi Biurami Ministerstwa Spraw Zagranicznych i podwykonawcami w ramach projektu (Struktura Podziału Pracy i Odpowiedzialności), analizowanie ofert, projektów umów i harmonogramów oraz innych dokumentów z zakresu technicznego, organizacyjnego i finansowego realizowanego projektu, nadzór nad zakresem, budżetem, jakością i harmonogramem (terminowość realizowanych zadań) wraz z przygotowaniem planu zapewnienia jakości, przeprowadzanie rozpoznania rynku, przygotowywanie dokumentów i przeprowadzanie postępowań o zamówienia publiczne na wyłonienie Generalnego
Wykonawcy i innych uczestników procesu inwestycyjnego zgodnie z obowiązującymi założeniami projektowymi, organizowanie i uczestniczenie w naradach projektowych z uczestnikami procesu inwestycyjnego, przekazywanie kluczowych informacji do członków Komitetu Sterującego (KS), sporządzanie dokumentacji prowadzonego projektu oraz raportowanie, bieżąca realizacja i koordynacja zamówień oraz zakupów, nadzór i koordynacja zadań osób zatrudnionych do obsługi projektu, egzekwowanie zobowiązań umownych od partnerów zewnętrznych i członków zespołu projektowego, nadzór nad zgodnym z ustawą o ochronie danych osobowych i wewnętrznymi regulacjami MSZ przetwarzaniem danych osobowych, udział we wszystkich istotnych dla projektu wydarzeniach wraz z udokumentowaniem, nadzór nad prawidłowym archiwizowaniem dokumentacji projektu, zatwierdzanie pod względem formalnym dokumentów finansowo-księgowych dot. projektu, zarządzanie procedurą zmiany, tj. rejestracja zmian (odstępstwa od umowy, roboty dodatkowe), przygotowywanie dokumentów (odbiory techniczne, dokumenty handlowe), przeprowadzenie procedury zakończenia i prawidłowego rozliczenia projektu. 2. Bieżące i operacyjne prowadzenie projektu pod kątem zarządczym, zgodnie z przyjętą w Ministerstwie Spraw Zagranicznych metodyką Zarządzania projektami (bazującą na metodyce Prince 2, zawartą w Zarządzeniu Dyrektora Generalnego SZ), tj.: realizacja projektu według założeń z opracowanej przez Kierownika Projektu Karty Projektu wraz z załącznikami (według Zarządzenia Dyrektora Generalnego SZ), prowadzenie projektu w systemie Enterprise Project Management na platformie MSZ, opracowywanie, aktualizowanie oraz przedkładanie do zatwierdzenia członkom Komitetu Sterującego wszystkich obowiązujących dokumentów zarządczych projektu, organizowanie spotkań KS, tj. uzgadnianie terminów i organizowanie spotkań KS, przygotowywanie agendy, realizowanie decyzji KS (notatki z posiedzeń KS), wnioskowanie do KS we wszelkich kluczowych kwestiach dotyczących projektu wymagających decyzji KS, w tym w szczególności tych związanych ze zmianą zakresu, harmonogramu lub budżetu projektu (wnioskowanie odbywa się każdorazowo w postaci Wniosku Projektowego o Decyzję), bieżące aktualizowanie wszystkich dokumentów zarządczych oraz koordynacja zatwierdzania ich przez KS, wypracowanie i uzgodnienie strategii komunikacji w projekcie, wykształcenie zasad wytwarzania, weryfikacji i zatwierdzania dokumentów projektowych, dostarczenie produktów projektu zgodnie z założeniami zatwierdzonej Karty Projektu oraz realizacja projektu w założonym zakresie, harmonogramie, budżecie i standardach jakościowych, raportowanie oraz uzgadnianie i rozsyłanie raportów do członków KS, zarządzanie ryzykiem i zmianami w projekcie, przygotowywanie rekomendacji dla członków KS w zakresie dotyczącym kluczowych decyzji w projekcie, opracowanie i zatwierdzenie dokumentów zarządczych dotyczących zamknięcia projektu w sposób merytoryczny, formalny, finansowy i zarządczy.
3. Kierownik Projektu jest zobowiązany do: przekazywania dokumentów zainteresowanym Biurom MSZ, stałej współpracy z odpowiednią komórką w Biurze Infrastruktury w zakresie merytorycznym i zarządczym, odpowiedzialności za całość prowadzonego przedsięwzięcia (ze stroną ekonomiczną włącznie), godnego reprezentowania instytucji, w której został zatrudniony. Wymagania związane ze stanowiskiem pracy: Niezbędne: 1. Wykształcenie wyższe profilowe techniczne w jednej ze specjalności budowlanych: architektura, budownictwo lądowe, instalacje sanitarne (wodno-kanalizacyjne, HVAC), instalacje elektryczne, automatyka budynkowa. 2. Co najmniej 4 lata doświadczenia zawodowego w prowadzeniu inwestycji / projektów polegających na budowie obiektów kubaturowych. 3. Doświadczenie w realizowaniu projektów budowlanych finansowanych z budżetu państwa. 4. Znajomość języka kraju urzędowania lub powszechnie używanego na poziomie co najmniej B2. 5. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajne lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu. 6. Bardzo dobra znajomość aktów prawnych (wraz z aktami wykonawczymi), tj.: ustawy o finansach publicznych, ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, ustawy prawo zamówień publicznych, ustawy prawo budowlane/ 7. Wiedza merytoryczna i umiejętności praktyczne: wiedza specjalistyczna w zakresie prowadzenia procesu inwestycyjnego, znajomość metodyki zarządzania projektami (np. Prince2), bardzo dobra umiejętność pracy w MS Project, umiejętność zarządzania zespołem, umiejętności negocjacyjne, umiejętność rozwiązywania konfliktów, umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidywalnych / stresowych, dyspozycyjność. Dodatkowe: 1. Ukończone studia podyplomowe w zakresie zarządzania 2. Branżowe uprawnienia do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie, 3. Co najmniej 8-letnie doświadczenie zawodowe w sektorze inwestycyjno budowlanym. 4. Doświadczenie w pracy w EPM. 5. Znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2. 6. Znajomość programu AutoCAD. Wymagane dokumenty i oświadczenia: list motywacyjny, kwestionariusz aplikacyjny oraz oświadczenia zgodnie ze wzorem znajdującym się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, kopia dyplomu potwierdzającego posiadanie wymaganego wykształcenia, kopie dokumentów / certyfikatów potwierdzających znajomość języków obcych (jeśli są),
kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań koniecznych i pożądanych w tym doświadczenia zawodowego wymaganego zgodnie z opisem wymagania niezbędne i jeśli kandydat posiada - wymagania pożądane (np. kopie świadectw pracy, zaświadczeń), kopia poświadczeń bezpieczeństwa (jeśli kandydat posiada), kopia prawa jazdy (jeśli jest). Wszelkie dokumenty załączane do oferty przez kandydatów wystawione w języku obcym, winny być przetłumaczone na język polski. Inne dokumenty i oświadczenia: w przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności zamieszczone są na stronie internetowej Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Termin składania dokumentów: 29 lipca 2015 roku. Miejsce składania dokumentów: Ministerstwo Spraw Zagranicznych Biuro Spraw Osobowych Al. J.Ch. Szucha 23 00-580 Warszawa z dopiskiem na kopercie oraz w aplikacji Mińsk 15/2015 Inne informacje: W okresie przygotowania przedwyjazdowego wynagrodzenie w kwocie 8500 zł brutto (wynagrodzenie składać się będzie z wynagrodzenia zasadniczego 2 920 zł brutto, maksymalnej premii 2 920 zł brutto, dodatku specjalnego oraz dodatku stażowego). Po zakończeniu przygotowania przedwyjazdowego wynagrodzenie składać się będzie z: wynagrodzenia zasadniczego złotowego wypłacanego w kraju, określonego mnożnikiem kwoty bazowej: mnożnik kwoty bazowej - od 2,7do 3,9, tj. ok. 5.050 zł brutto do 7.300 zł brutto, dodatku stażowego w wysokości do 20% wynagrodzenia zasadniczego (po udokumentowaniu prawa do tego dodatku), świadczenia wypłacanego w walucie (dodatek zagraniczny), określonego mnożnikiem kwoty bazowej ustalanym w zależności od nadanego stopnia służbowego oraz kraju urzędowania - od III sekretarza do radcy, tj. od ok. 8.900 zł brutto do ok 11.700 zł brutto. Z wyłonioną w naborze osobą zostanie zawarta umowa o pracę na czas określony. W okresie pracy w służbie zagranicznej osobie zatrudnionej przysługiwać będzie wynagrodzenie i świadczenia na zasadach określonych w: rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2009 roku w sprawie określenia stanowisk oraz mnożników do ustalania składników wynagrodzenia w służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 40, poz. 324) oraz rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie dodatku zagranicznego i świadczeń przysługujących członkom służby zagranicznej wykonującym obowiązki służbowe w placówce zagranicznej (Dz. U. Nr 239, poz. 2048 z późn. zm.).
Ponadto członkowi służby zagranicznej pełniącemu obowiązki służbowe w placówce zagranicznej przysługują świadczenia wynikające z art. 29 pkt. 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 128 poz. 1403 z późn. zm.). Przed objęciem stanowiska w placówce osoba zakwalifikowana na stanowisko, będzie zobowiązana do odbycia cyklu szkoleń przedwyjazdowych organizowanych przez MSZ. Warunkiem podjęcia obowiązków służbowych w placówce jest zakończenie procedur przedwyjazdowych, w tym ukończenie szkoleń przedwyjazdowych. Przewidywany czas trwania przygotowania przedwyjazdowego i szkoleń ok. 2-6 miesięcy. Przygotowanie przedwyjazdowe poza obowiązkowymi szkoleniami będzie związane z przygotowaniem kierownika do pełnienia przyszłych obowiązków z zakresu współpracy z Biurami i Departamentami w Centrali MSZ celem poznania resortu, odbycia niezbędnych szkoleń, nabycia umiejętności samodzielnego działania oraz zapoznania się m.in. z wewnętrznymi regulacjami, obiegiem dokumentacji EOD, metodyką prowadzenia projektów oraz specyfiką MSZ. Proces naboru będzie składać się z: formalnej weryfikacji zgłoszeń - do kolejnego etapu zaproszeni zostaną kandydaci, którzy spełnią wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu, rozmowy kwalifikacyjnej - celem rozmowy będzie m.in. poznanie przygotowania kandydata do pracy na proponowanym stanowisku; część rozmowy kwalifikacyjnej może odbywać się również w języku obcym. W zgłoszeniu należy podać dane kontaktowe: adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu. Decyduje data wpływu dokumentów do MSZ - Dziennik Podawczy, czynny w godzinach 8.15-16.15. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane. Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni e-mailem lub telefonicznie o terminie kolejnego etapu naboru. Dokumenty winny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane. Po zakończeniu naboru oferty osób nie wskazanych do zatrudnienia będą zniszczone. Dodatkowe informacje można uzyskać w Wydziale Naboru pod numerem telefonu: +48 (22) 523 89 17. Nabór jest prowadzony z uwzględnieniem równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.