ZESPÓŁ SZKÓŁ OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH IM. JANA PAWŁA II W KRASNOBRODZIE Procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Zespole Szkół Ogólnokształcących im. Jana Pawła II w Krasnobrodzie 1
WYKAZ ZMIAN W PROCEDURZE Nr wydania Nr zmiany Rozdział - Data Opis zmiany Podpis strona zatwierdzenia dyrektora 2
Procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Zespole Szkół Ogólnokształcących im. Jana Pawła II w Krasnobrodzie 1.0 Podstawa prawna: 1. Ustawa z dn. 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2000r., nr 98, poz. 1071). 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r., nr 5, poz. 46). 2.0 Przyjmowanie skarg i wniosków 1. Każdy członek społeczności szkolnej; uczeń, jego rodzice, opiekunowie prawni, nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni ZSO im. Jana Pawła II oraz pozostałe osoby mogą składać do dyrektora ZSO im. Jana Pawła II skargi i wnioski dotyczące jego pracy i wykonywania zadań statutowych. 2. Skarga adresowana do dyrektora ZSO im. Jana Pawła II może zostać przez wnioskodawcę przesłana w odpisie do organu prowadzącego ZSO im. Jana Pawła II lub organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad ZSO im. Jana Pawła II (również w takim przypadku skargę rozpatruje i załatwia ZSO im. Jana Pawła II). 3. W szkole wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez: 1) Dyrektor - w poniedziałki od godz. 9.00 do 14.00 i każdego dnia podczas obecności; 2) Wicedyrektora codziennie w godzinach pracy; 3) Pedagoga codziennie w godzinach pracy. 4. Wnioskodawcy mogą składać skargi na piśmie, za pomocą faksu, poczty elektronicznej lub ustnie. 5. W przypadku wniesienia skargi ustnej, osoba przyjmująca zgłoszenie sporządza protokół, który powinien zawierać w szczególności: 1) Datę przyjęcia skargi. 2) Dane (imię i nazwisko/dane instytucji) i adres zgłaszającego, 3) Zwięzły opis sprawy (zawierający konkretne, jasno sprecyzowane zarzuty), 3
4) Podpis osoby wnoszącej skargę, 5) Podpis osoby przyjmującej skargę. 6. Jeżeli wnioskodawca tego zażąda, osoba odbierająca skargę potwierdza fakt jej przyjęcia. 7. Skargi i wnioski nienależące do kompetencji naszej placówki przekazywane są do wnoszącego ze wskazaniem właściwego adresata. 8. Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków rejestruje je poprzez wpisanie na obwolucie skargi/wniosku numeru obowiązującego w dokumentacji skargi/wniosku składającego się z: 1) Inicjałów osoby wyznaczonej do ich rozpatrywania, 2) Symbolu klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt, 3) Kolejnego numeru z rejestru, 4) Ponadto wpisuje ich termin załatwienia oraz nadzoruje załatwienie skarg i wniosków. 9. Skargi anonimowe (niezawierające imienia i nazwiska/nazwy oraz adresu wnoszącego) pozostawia się bez rozpatrywania. 10. Jeżeli z treści skargi nie można ustalić jej przedmiotu, niezwłocznie wzywa się wnoszącego do złożenia dodatkowych wyjaśnień i uzupełnienia wniosku 11. Wnioskodawca powinien złożyć dodatkowe wyjaśnienia i uzupełnienie w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania. Jeżeli nie uczyni tego w wyznaczonym terminie, jego skarga pozostanie bez rozpatrywania (wezwanie do uzupełnienia skargi powinno zawierać pouczenie w tej sprawie). 3.0 Klasyfikacja skarg i wniosków: 1. Kwalifikacji skarg dokonuje dyrektor ZSO im. Jana Pawła II. 2. Skargę/wniosek nienależącą do kompetencji naszej placówki należy zarejestrować, następnie przesłać do wnoszącego ze wskazaniem właściwego organu. 3. Skarga/wniosek niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego anonim po dokonaniu rejestracji pozostaje bez rozpoznania. Jest kierowana do dyrektora ZSO im. Jana Pawła II, który może wykorzystać informacje zawarte w skardze/wniosku w ramach pełnionego nadzoru. 4. Skargi/wnioski niezaopatrzone tytułem skarga/wniosek klasyfikuje się jako interwencję, o czym powiadamia się wnoszącego. 4
4.0 Rozpatrywanie skarg i wniosków: 1. Dyrektor ZSO im. Jana Pawła II oraz osoby upoważnione do załatwiania skargi/wniosku winni postępować według niniejszej procedury oraz przepisów prawa wymienionych w podstawie prawnej opracowania procedury. 2. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej. 3. Po wpłynięciu skargi dyrektor ZSO im. Jana Pawła II niezwłocznie podejmuje niezbędne kroki w celu przeanalizowania, wyjaśnienia i zbadania zarzutów (analizuje dokumentację, wysłuchuje wszystkie zainteresowane osoby/strony, gromadzi materiały dotyczące kwestii spornych), a następnie podejmuje decyzję w sprawie. 4. Z wyjaśnienia skargi/wniosku należy sporządzić dokumentację zawierającą: 1) Oryginał skargi/wniosku, 2) Notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego, 3) Materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśnienia skargi/wniosku (oświadczenia, opinie, kserokopie dokumentów, wyciągi), 4) Odpowiedź do wnoszącego, informacją o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem, 5) Pismo do dyrektora ZSO im. Jana Pawła II z wydanymi zaleceniami jeśli wymaga tego sprawa, 6) Pismo do organu prowadzącego jeśli wymaga tego sprawa. 5. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać: 1) Oznaczenie organu, od którego pochodzi, 2) Wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku, 3) Faktyczne i prawne (z podaniem podstawy prawnej) uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie, 4) Imię i nazwisko, podpis i stanowisko osoby upoważnionej do załatwiania skargi. 6. Przed wysłaniem odpowiedzi do osoby wnoszącej, dyrektor ZSO im. Jana Pawła II parafuje ją. 7. Jeżeli po zbadaniu i przeanalizowaniu sprawy dyrektor ZSO im. Jana Pawła II stwierdzi zaistniałe uchybienia i nieprawidłowości, wydaje polecenie lub podejmuje inne stosowne środki w celu ich usunięcia. 5
8. Jeżeli po zbadaniu i przeanalizowaniu sprawy dyrektor ZSO im. Jana Pawła II nie stwierdzi żadnych uchybień i nieprawidłowości, oddala skargę jako bezpodstawną. 9. Treść decyzji wraz z uzasadnieniem dyrektor ZSO im. Jana Pawła II przekazuje wnioskodawcy na piśmie w terminie 14 dni (w szczególnie uzasadnionych przypadkach 30 dni) od daty wpłynięcia skargi. 10. Od decyzji dyrektora ZSO im. Jana Pawła II wnioskodawca może się odwołać do organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad ZSO im. Jana Pawła II w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. 11. Pełna dokumentację, po zakończeniu sprawy, dyrektor wicedyrektor, wychowawca klasy, pedagog składają osobiście u osoby rejestrującej skargi/wnioski referenta szkoły nie później niż 7 dni po upływie jej załatwienia, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem w rejestrze skarg i wniosków. Na zgromadzonych dokumentach w trakcie załatwienia skargi/wniosku, powinien znajdować się również podpis dyrektora. 12. W przypadku wydania nauczycielowi/pracownikowi zaleceń przez osobę rozpatrującą skargę/wniosek należy kopię tego pisma dołączyć do dokumentacji wymienionej w pkt. 11. 13. Kontrolę z wykonania wydanych zaleceń przeprowadza osoba wydająca je (dyrektor, wicedyrektor, pedagog). 14. Za jakość i prawidłowe wykonanie, załatwienie skargi/wniosku odpowiadają osoby, na które dekretowano wniosek/skargę. 15. Kontrolę nad realizacją rozpatrywania skarg i wniosków sprawuje dyrektor. 5.0 Terminy rozpatrywania skarg i wniosków: 1. Skargi/wnioski wpływające do ZSO im. Jana Pawła II winny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i wymagające terminowego załatwienia. 2. Skargi/wnioski rozpatruje się: 1) Do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny, 2) Do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające, 3) Do dwóch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana. 3. Do siedmiu dni należy: 6
1) Przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu, 2) Przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości, 3) Przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów, 4) Przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia, 5) Zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku, 6) Udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy. 6.0 Niniejsza procedura wchodzi w życie Zarządzeniem Nr 33/2011 dyrektora Zespołu Szkół Ogólnokształcących im. Jana Pawła II w Krasnobrodzie z dnia 21 grudnia 2011 roku. 7.0 Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Wykaz godzin przyjmowania w roku szkolnym 2011/2012 przez dyrektora, wicedyrektora, i pedagoga szkolnego interesantów w sprawach różnych, w tym w sprawach skarg i wniosków. 2. Załącznik nr 2 Wzór protokółu przyjęcia skargi ustnej 3. Załącznik nr 3 Wzór protokółu przyjęcia skargi ustnej 4. Załącznik nr 4 Notatka słuzbowa 5. Załącznik nr 5 imienny wykaz osób uprawnionych do rozpatrywania skarg i wniosków 7
Załącznik nr 1 Wykaz godzin przyjmowania w roku szkolnym 2011/2012 interesantów w sprawach różnych, w tym w sprawach skarg i wniosków Stanowisko Dzień tygodnia Godziny przyjęć interesantów Renata Bojarczuk poniedziałek 9.00 14.00 dyrektor Małgorzata Sawulska wicedyrektor Joanna Cios pedagog Wychowawcy klas poniedziałek - piątek w godzinach pracy poniedziałek 8.15 12.15 wtorek 10.00 14.00 środa 8.15 9.15; 11.30 14.00 czwartek 8.15 12.15 piątek 8.15 12.15 codziennie po wcześniejszym w terminach zebrań klasowych z rodzicami uzgodnieniu telefonicznym po zebraniu klasowym z rodzicami 8
Załącznik nr 2 PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI USTNEJ w nr.. w., w dniu... (nazwisko i imię oraz stanowisko pracownika przyjmującego skargę) Wyszczególnienie zarzutów, podanie argumentów, przytoczenie faktów, wskazanie źródeł mających potwierdzić zarzuty: Zarzut Argumenty, fakty, daty Źródła informacji (świadek, dokument)........... Podpis osoby wnoszącej skargę.. Podpis pracownika przyjmującego 9
Załącznik nr 3 PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI USTNEJ W dniu. Pani/Pan. Zamieszkały.. tel. Złożył/a skargę dotyczącą (podać zarzuty, argumenty, fakty, źródła mogące potwierdzić fakty): Do skargi dołączono następujące dokumenty: podpis przyjmującego skargę... podpis wnoszącego skargę 10
Załącznik nr 4 NOTATKA SŁUŻBOWA Z postępowania wyjaśniającego przez (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) w sprawie skargi nr.. złożonej przez (imię i nazwisko osoby wnoszącej skargę) a dotyczącej (wskazać zarzuty): 1. 2. W trakcie postępowania wyjaśniającego podjęto następujące czynności: 1.. 2.. 3.. Na podstawie przeprowadzonych czynności ustalono (podać stan faktyczny i odniesienie do stanu prawnego z podstawą programową): W czasie badania sprawy poczyniono następujące spostrzeżenia: Wobec powyższego należy: podpis, stanowisko służbowe 11
Załącznik nr 5 IMIENNY WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW: 1. RENATA BOJARCZUK DYREKTOR SZKOŁY 2. MAŁGORZATA SAWULSKA WICEDYREKTOR 12