Ogłoszenie nr: ZD IP Tokio 3/2016 Data ukazania się ogłoszenia: 12 stycznia 2016 roku Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej poszukuje kandydatek / kandydatów na stanowisko: Zastępcy Dyrektora Instytutu Polskiego w Tokio Wymiar etatu: 1 Liczba stanowisk pracy: 1 Adres urzędu Ministerstwo Spraw Zagranicznych Al. J. Ch. Szucha 23 00-580 Warszawa Miejsce wykonywania pracy: Instytut Polski w Tokio Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: 1. Pełnienie roli wykonawczej w zakresie realizacji strategii / polityki w obszarze właściwym dla stanowiska, w tym również sprawowanie nadzoru i wydawanie niezbędnych decyzji. 2. Koordynacja działań (projektów) mających na celu upowszechnienie wiedzy o Rzeczypospolitej Polskiej współczesnej, jej historii, kulturze i życiu społecznym oraz jej potencjale naukowym i oświatowym. 3. Koordynacja organizacji wizyt studyjnych w Rzeczypospolitej Polskiej dla przedstawicieli środowisk opiniotwórczych państwa przyjmującego. 4. Nadzór nad przygotowywaniem projektów programów, planów, analiz, opinii, wniosków, sprawozdań, materiałów i informacji na temat spraw pozostających w kompetencji placówki zagranicznej. 5. Wstępna akceptacja dokumentów merytorycznych sporządzanych na podpis kierownika placówki.
6. Udział w pracach związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie związanym z zapewnieniem właściwego funkcjonowania placówki zagranicznej. 7. Przygotowywanie materiałów dotyczących funkcjonowania placówki zagranicznej oraz efektywności działań jej poszczególnych pionów. 8. Przedstawianie organom państwa przyjmującego i opinii publicznej tego państwa informacji o Polsce. 9. Uczestniczenie w spotkaniach korpusu dyplomatycznego organizowanych w kraju urzędowania. 10. Utrzymywanie stałych kontaktów z: a) przedstawicielami administracji publicznej oraz znaczących instytucji i organizacji kulturalno-naukowych w kraju urzędowania, b) przedstawicielami placówek zagranicznych innych krajów, c) przedstawicielami organizacji polonijnych na terenie kraju urzędowania, d) obywatelami RP. 11. Z upoważnienia kierownika placówki zagranicznej bezpośredni nadzór nad pracą pracowników placówki oraz koordynacja realizacji powierzonych placówce zadań. 12. Kierowanie placówką zagraniczną podczas nieobecności kierownika placówki. 13. Nadzór nad gospodarką finansowo-administracyjną placówki zagranicznej, w szczególności dbanie o optymalne wykorzystanie środków budżetowych i własnych placówki. 14. Składanie oświadczeń woli, w tym zawieranie umów i dokonywanie wydatków na realizację zadań placówki zagranicznej, podczas zastępowania kierownika placówki. 15. Dokonywanie wydatków w sposób legalny, celowy i oszczędny, na cele i w wysokościach wynikających z planu finansowego placówki, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Wymagania związane ze stanowiskiem pracy Niezbędne 1. Wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne. 2. Minimum 2-letni staż pracy w obszarze stosunków międzynarodowych (w tym co najmniej 1 rok doświadczenia w realizacji międzynarodowych projektów i przedsięwzięć z zakresu dyplomacji publicznej). 3. Znajomość języka japońskiego lub języka angielskiego na poziomie C1 potwierdzonego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów badań lekarskich oraz rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków do nadania stopnia dyplomatycznego członkowi służby zagranicznej. 4. Znajomość przepisów: a) Konwencji wiedeńskiej o stosunkach dyplomatycznych, b) procedury administracyjnej, c) ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, d) ustawy o finansach publicznych, 2
e) ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, f) ustawy o ochronie informacji niejawnych, g) ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne, h) ustawy o ochronie danych osobowych, i) ustawy o dostępie do informacji publicznej, j) ustawy Prawo zamówień publicznych, k) przepisów prawa pracy, l) Kodeksu cywilnego. 5. Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej oraz podziału kompetencji pomiędzy ministerstwami i urzędami centralnymi. 6. Znajomość głównych kierunków i zadań polskiej polityki zagranicznej. 7. Znajomość bieżącej problematyki stosunków międzynarodowych, a także podstaw prawa międzynarodowego (ze szczególnym uwzględnieniem problematyki stosunków międzynarodowych właściwych dla regionu, w którym znajduje się placówka zagraniczna, i problematyki UE). 8. Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, korespondencji dyplomatycznej i powszechnie przestrzeganych zwyczajów dyplomatycznych. 9. Wiedza z zakresu PR i komunikacji społecznej. 10. Kompetencje kierownicze: a) umiejętność zarządzania zasobami, w tym w szczególności zarządzania personelem (rozwiązywanie konfliktów i problemów, delegowanie zadań), b) umiejętność planowania, c) umiejętność podejmowania decyzji. 11. Pozostałe umiejętności i kompetencje: a) umiejętność wystąpień publicznych, b) umiejętność organizacji pracy, c) umiejętność syntetycznego myślenia, d) zdolności negocjacyjne, e) odporność na stres, f) wysoka kultura osobista i motywacja. 12. Aktualne poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajne albo zgoda na poddanie się poszerzonemu postępowaniu sprawdzającemu. Wymagania dodatkowe 1. Wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne na jednym z kierunków: prawo, stosunki międzynarodowe, politologia, kulturoznawstwo / filologia (właściwe dla regionu, w którym znajduje się placówka zagraniczna), ekonomia, administracja, zarządzanie (zarządzanie projektami, zarządzanie kulturą) lub ukończone studia podyplomowe na jednym z powyższych kierunków. 2. Doświadczenie zawodowe w placówce zagranicznej. 3
3. Minimum 1 rok doświadczenia zawodowego na samodzielnym stanowisku lub w kierowaniu zespołem. 4. Posiadanie stopnia dyplomatycznego w służbie zagranicznej lub spełnienie wymagań określonych w art. 12 ust. 1 pkt 2-5 ustawy o służbie zagranicznej, tj.: a) złożony egzamin dyplomatyczno-konsularny, b) znajomość co najmniej dwóch języków obcych, potwierdzonych zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów badań lekarskich oraz rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków do nadania stopnia dyplomatycznego członkowi służby zagranicznej. c) tytuł zawodowy magistra lub równorzędny, d) odpowiedni stan zdrowia psychicznego i fizycznego. 5. Jeśli kandydat posiada znajomość języka japońskiego na poziomie C1, to wymaganiem dodatkowym jest znajomość języka angielskiego na poziomie C1, potwierdzonego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów badań lekarskich oraz rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków do nadania stopnia dyplomatycznego członkowi służby zagranicznej. 6. Prowadzenie działań z zakresu dyplomacji publicznej i kulturalnej. 7. Znajomość lokalnego rynku kultury. 8. Znajomość systemów edukacyjnych w Polsce i w kraju urzędowania. Wymagane dokumenty i oświadczenia: kwestionariusz aplikacyjny oraz oświadczenia zgodnie ze wzorem dołączonym do ogłoszenia, list motywacyjny, kopia dyplomu potwierdzającego posiadanie wykształcenia wyższego magisterskiego lub równorzędnego, kopia dowodu osobistego lub oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego, kopie dokumentów lub oświadczenia kandydata potwierdzające spełnienie wymagań koniecznych tj.: (kopie świadectw pracy, certyfikaty, zaświadczenia, lista zrealizowanych projektów międzynarodowych z zakresu promocji i współpracy kulturalnej), kopia dokumentów potwierdzających znajomość języków obcych, na poziomie C1, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów badań lekarskich oraz rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków do nadania stopnia dyplomatycznego członkowi służby zagranicznej (Dz. U. Nr 151, poz. 1252 z późn. zm.). Inne dokumenty i oświadczenia w przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności zamieszczone są na stronie MNiSW: http://www.nauka.gov.pl/uznawanie-wyksztalcenia/departament-strategii-enic-naricpolska.html, 4
wszelkie dokumenty załączane do oferty przez kandydatki / kandydatów wystawione w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski. Termin składania dokumentów: 12 lutego 2016 roku Miejsce składania dokumentów: Ministerstwo Spraw Zagranicznych Biuro Spraw Osobowych Al. J. Ch. Szucha 23 00-580 Warszawa z dopiskiem: ZD IP Tokio 3/2015 Inne informacje: Warunki zatrudnienia osoby na ww. stanowisku Warunkiem zatrudnienia osoby zakwalifikowanej będzie wyrażenie zgody na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 182, poz. 1228) oraz uzyskanie przez kandydata poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową oznaczonych klauzulą tajne. Osoba zakwalifikowana na stanowisko Zastępcy Dyrektora IP w Tokio zostanie zatrudniona przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych na podstawie umowy o pracę na czas określony. Przed objęciem stanowiska w placówce kandydat zobowiązany będzie do odbycia cyklu szkoleń przedwyjazdowych organizowanych przez MSZ. Warunkiem podjęcia obowiązków służbowych w placówce tj. zatrudnienie przez MSZ, jest zakończenie wszystkich procedur przedwyjazdowych. Wynagrodzenie składać się będzie z: - wynagrodzenia zasadniczego złotowego wypłacanego w kraju, określonego mnożnikiem kwoty bazowej, w przedziale od 3,0 do 4,0, tj. od ok. 5 621,52 zł brutto do ok. 7 495,36 zł brutto, - świadczenia w walucie (dodatek zagraniczny) wypłacanego w placówce zagranicznej dodatku zagranicznego określonego mnożnikiem kwoty bazowej, ustalany w zależności od nadanego stopnia służbowego, od I sekretarza do radcy - ministra tj. od ok. 2 289,6 EUR brutto do ok. 3 339 EUR brutto, - dodatku stażowego w wysokości do 20% wynagrodzenia zasadniczego (po udokumentowaniu prawa do tego dodatku); W okresie pracy w służbie zagranicznej osobie zatrudnionej przysługiwać będzie wynagrodzenie i świadczenia na zasadach określonych w: 5
rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2009 roku w sprawie określenia stanowisk oraz mnożników do ustalania składników wynagrodzenia w służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 40, poz. 324), rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie dodatku zagranicznego i świadczeń przysługujących członkom służby zagranicznej wykonującym obowiązki służbowe w placówce zagranicznej (Dz. U. Nr 239, poz. 2048 z późn. zm.). Ponadto członkowi służby zagranicznej pełniącemu obowiązki służbowe w placówce zagranicznej przysługują świadczenia wynikające z art. 29 pkt. 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 128 poz. 1403 z późn. zm.). Informacje o metodach i technikach naboru 1. weryfikacja formalna ofert do drugiego etapu zaproszone zostaną osoby, które spełnią wszystkie wymogi formalne, 2. badanie kompetencji kierowniczych, 3. rozmowa kwalifikacyjna celem rozmowy będzie m.in. poznanie przygotowania kandydata do pracy w zespole i środowisku międzynarodowym, jego znajomości kultury i realiów państwa urzędowania, a także kultury polskiej, zasad jej promocji oraz zagadnień związanych z prawnym i organizacyjnym funkcjonowaniem placówki zagranicznej. Część rozmowy kwalifikacyjnej może odbywać się również w języku obcym. W zależności od liczby kandydatów, zakwalifikowanych do postępowania, etapy naboru mogą składać się dodatkowo ze sprawdzianu wiedzy obejmującego swoim zakresem wiedzę określoną w wymaganiach niezbędnych. Decyduje data wpływu dokumentów do MSZ Dziennik Podawczy czynny w godzinach 8.15 16.15. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane. Dokumenty winny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane. Po zakończeniu naboru oferty osób nie wskazanych do zatrudnienia będą zniszczone. W ofercie należy podać adres e-mail. Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Dodatkowe informacje można uzyskać w Wydziale Naboru pod numerem telefonu: +48 (22) 523 8917. Nabór jest prowadzony z uwzględnieniem równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną. 6