ZARZĄDZENIE NR 3 /2015 z dnia 31.03.2015r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Tursku w sprawie "POLITYKI BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W TURSKU" i "INSTRUKCJI ZARZĄDZANIA SYSTEMEM INFORMATYCZNYM W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W TURSKU" Na podstawie 3 i 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz.1024) oraz na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity z 2014 r.: Dz. U. Nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami) zwaną dalej ustawą o ochronie danych osobowych oraz w związku z 6 ust. 1 Statutu Domu Pomocy Społecznej w Tursku, zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się w Domu Pomocy Społecznej w Tursku do stosowania przez wszystkich pracowników przetwarzających w jakikolwiek sposób dane osobowe mieszkańców lub pracowników: Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym w Domu Pomocy Społecznej w Tursku która stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. (Podpis Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Tursku)
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 3 /2015 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Tursku z dnia 31.03. 2015 r. POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W TURSKU Rozdział 1 Przepisy ogólne 1 1. Polityka Bezpieczeństwa została utworzona w związku z wymaganiami zawartymi w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004r. Nr 100, poz. 1024) a także wytycznymi w zakresie opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa - Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. 2. Niniejszy dokument określa zasady bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych jakie powinny być przestrzegane i stosowane w Domu Pomocy Społecznej w Tursku przez pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe. Stosowanie zasad określanych w niniejszym dokumencie ma na celu zapewnienie prawidłowej ochrony danych osobowych przetwarzanych w DPS rozumianej jako ochronę danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zmianą lub zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 3. Polityka Bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku odnosi się do danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych: 3.1. tradycyjnych, w szczególności w aktach prowadzonych spraw, rejestrach ręcznych, wykazach i zbiorach ewidencyjnych; 3.2.w systemie informatycznym, także w przypadku przetwarzania danych poza zbiorem danych osobowych. 4. Polityka Bezpieczeństwa obowiązuje wszystkich pracowników Domu Pomocy Społecznej w Tursku oraz inne osoby mające dostęp do tych danych, w tym stażystów, osoby zatrudnione na umowę zlecenia lub umowę o dzieło. 5. Przez bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych rozumie się zapewnienie : - poufności - właściwości zapewniającej, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom ; - integralności - właściwości zapewniającej, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany ; - rozliczalności - właściwości zapewniającej, że działania podmiotu mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi. 6. Przy przetwarzaniu danych osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku należy stosować wysoki poziom bezpieczeństwa w rozumieniu 6 ust.4 Rozporządzenia, ponieważ urządzenia systemu służącego do przetwarzania danych osobowych połączone są z siecią publiczną. Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o: 1. DPS - należy przez to rozumieć Dom Pomocy Społecznej w Tursku; 2 2. Administratorze Danych Osobowych ( ADO ) - należy przez to rozumieć Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Tursku; 3. Administratorze Bezpieczeństwa Informacji ( ABI ) - należy przez to rozumieć pracownika DPS wyznaczonego do nadzorowania przestrzegania zasad ochrony określonych w niniejszym dokumencie oraz wymagań w zakresie ochrony wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych;
4. Administratorze Systemu Informatycznego ( ASI ) - należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za funkcjonowanie systemu informatycznego DPS oraz stosowanie technicznych i organizacyjnych środków ochrony; 5. danych osobowych - należy przez to rozumieć wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio w szczególności przez powołanie się przez numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagało by to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. 6. zbiorze danych osobowych - należy przez to rozumieć każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym dostępnych wg określonych kryteriów niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony czy podzielony funkcjonalnie. 7. osobie upoważnionej - należy przez to rozumieć osobę posiadającą formalne upoważnienie wydane przez Administratora Danych lub przez osobę wyznaczoną, uprawnioną do przetwarzania danych osobowych przetwarzaniu danych osobowych - należy przez to rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, tj. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie. 8. użytkowniku systemu - należy przez to rozumieć osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym DPS, użytkownikiem może być pracownik DPS, osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy cywilno-prawnej, osoba odbywająca staż w DPS lub wolontariusz; 9. zasadzie czystego biurka - należy przez to rozumieć nie pozostawianie na stanowisku pracy podczas nieobecności pracownika żadnych dokumentów zawierających dane osobowe; 10. zasadzie czystego ekranu - należy przez to rozumieć przestrzeganie podstawowej higieny technicznej w pracy z komputerem; 11. zasadzie czystej drukarki - należy przez to rozumieć nie pozostawianie jakichkolwiek wydruków zawierających dane osobowe w drukarce po ich wydrukowaniu; 12. sieci lokalnej - należy przez to rozumieć połączenie systemów informatycznych DPS wyłącznie dla własnych jej potrzeb przy wykorzystaniu urządzeń i sieci Telekomunikacyjnych; 13. sieci rozległej - należy przez to rozumieć sieć publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004r. Prawo Telekomunikacyjne (Dz. U. z 2004r., Nr 171, poz. 1800 ze zm.); 14. Ustawie - należy przez to rozumieć Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. ( Dz. U. Nr 101 tekst jednolity z 2014 r., poz. 926 z późniejszymi zmianami ). 15. Rozporządzenie - należy przez to rozumieć Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. Nr 100, poz. 1024 ). Politykę Bezpieczeństwa wyznaczono poprzez opisanie m.in.: 3 1. pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe; 1. wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych; 2. opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi; 3. sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami; 4. określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzania danych; 4 1. Z zapisami w Polityce Bezpieczeństwa i uzupełnionymi o warunki i dane wynikające z danej lokalizacji DPS procedurami bezpieczeństwa obowiązkowo są zapoznani wszyscy użytkownicy systemu. 2. Do informacji przechowywanych w systemie tradycyjnym i informatycznym mają dostęp jedynie upoważnieni pracownicy DPS oraz inne upoważnione osoby zajmujące się obsługą systemu. Do obowiązków osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych należy znajomość, zrozumienie i stosowanie w możliwe największym zakresie wszelkich dostępnych środków ochrony danych osobowych oraz uniemożliwienie osobom nieuprawnionym dostępu swojego stanowiska pracy. Do obowiązków należy również :
- przetwarzanie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętymi regulacjami, - postępowanie zgodnie z ustalonymi regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, - zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji o sposobach ich zabezpieczenia, - ochrony danych osobowych oraz środków przetwarzających dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją, zniszczeniem lub zniekształceniem, - informowania o wszelkich podejrzeniach, naruszenia lub zauważonych naruszeniach oraz słabościach systemu przetwarzającego dane osobowe do przełożonego, który ma obowiązek ma poinformować Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 3. Wszyscy pracownicy zobowiązani są do zachowania danych osobowych w tajemnicy. 4. Na stanowiskach pracy, na których ma miejsce przetwarzanie danych osobowych obowiązuje zasada czystego biurka, czystej drukarki oraz czystego pulpitu. Rozdział 2 Administracja i organizacja bezpieczeństwa 1 1. Za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w systemie tradycyjnym i informatycznym odpowiada Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Tursku - Administrator Danych Osobowych ( ADO ). 2. Administrator Danych Osobowych ( ADO ) obowiązany jest zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Do obowiązków ADO należy zrozumienie oraz zapewnienie świadomości bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jego problematyki oraz wymagań, podejmowanie odpowiednich i niezbędnych kroków mających na celu zapewnienie prawidłowej ochrony danych osobowych a także wprowadzenie do stosowania procedur zapewniających prawidłowe przetwarzanie danych osobowych. 2 1. Administrator Danych Osobowych wyznacza Administratora Bezpieczeństwa Informacji nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony i prowadzącego dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. 2. Administrator Danych powierza obowiązki Administratora Bezpieczeństwa Informacji wyznaczonej przez siebie osobie : Zgłoszenie Odwołania Administratora Bezpieczeństwa Informacji stanowi /załącznik Nr 1/oraz Zgłoszenie Powołania Administratora Bezpieczeństwa Informacji stanowi /załącznik Nr 2/. 3. Administrator Bezpieczeństwa Informacji wykonuje wszystkie prace niezbędne do efektywnego oraz bezpiecznego zarządzania systemem tradycyjnym i informatycznym. 4. Administrator Bezpieczeństwa Informacji jest zobowiązany do zapewnienia, poprzez zastosowanie odpowiednich środków i metod kontroli dostępu, iż wyłącznie autoryzowany personel ma dostęp do systemów. 5. Administrator Bezpieczeństwa Informacji posiada bieżącą listę użytkowników systemu. 6. Obowiązki i zakres odpowiedzialności Administratora Bezpieczeństwa Informacji: 6.1. zapewnienie, by wszyscy użytkownicy stosowali się do obowiązujących procedur; 6.2. utrzymanie i aktualizowanie list autoryzowanych użytkowników sytemu; 6.3. nadzór i doradztwo użytkownikom w zakresie bezpieczeństwa; 6.4. zapewnienie, aby pracownicy mający dostęp do sytemu posiadali stosowne upoważnienia oraz byli przeszkolenie w zakresie obowiązujących regulacji bezpieczeństwa; 6.5. przygotowanie i prowadzenie ewidencji osób biorących udział w przetwarzaniu danych osobowych; 6.6. zapewnienie aktualizacji obszaru podlegającego nadzorowi; 6.7. prowadzenie kontroli w zakresie bezpieczeństwa. 6.8. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w szczególności przez : - sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych, - nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji, o której mowa w art.33 ust.2, oraz przestrzegania zasad w niej określonych,
- zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych 6.9. prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych. 1. Użytkownik systemu wykonuje wszystkie prace niezbędne do efektywnej oraz bezpiecznej pracy. 2. Użytkownik systemu jest odpowiedzialny przed Administratorem Bezpieczeństwa Informacji za nadzór i utrzymanie niezbędnych warunków bezpieczeństwa w szczególności do przestrzegania procedur dostępu i ochrony danych osobowych. 3 1. Zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem: 1.1. system informatyczny zabezpieczony jest systemem nazw użytkowników (login) i haseł dostępu do systemów oraz poprzez fizyczną ochronę pomieszczeń, w których się znajdują; 1.2. nośniki danych zawierające kopie bezpieczeństwa przechowywane są w miejscach o ograniczonym i kontrolowanym dostępie. 2. Zabezpieczenie przed utratą danych: 2.1. systemy przechowujące dane zabezpieczone są systemami awaryjnego zasilania; 2.2. systemy przechowujące dane zabezpieczone są oprogramowaniem antywirusowym 2.3. kopie przechowywanych danych wykonywane są każdego dnia i raz w miesiącu zgrywane na zewnętrzny nośnik; 2.4. nośniki z kopią danych przechowywane są w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych i dostępne wyłącznie dla administratora systemu. 5 Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe określa załącznik Nr 3. 6 Wykaz zbiorów danych osobowych przetwarzanych tradycyjnie i w systemie informatycznym ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych i miejscem przetwarzania określa załącznik Nr 4. 7 Opis struktury zbiorów danych osobowych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między zbiorami określa załącznik Nr 5. Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami określa załącznik Nr 6, 8 9 1. Środki ochrony fizycznej: 1.1. urządzenia służące do przetwarzania danych osobowych znajdują się w pomieszczeniach zabezpieczonych zamkami patentowymi; 1.2. przebywanie osób nieuprawnionych w pomieszczeniach tworzących obszar przetwarzania danych osobowych dopuszczalne jest tylko w obecności osoby zatrudnionej przy przetwarzaniu danych; 1.3. użytkownik ma obowiązek zamykania systemu, programu po zakończeniu pracy, stanowisko komputerowe nie może pozostawać bez kontroli pracującego na nim użytkownika; 1.4. pomieszczenia, o których mowa wyżej, powinny być zamykane na czas nieobecności w nich osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich; 1.5. monitory ekranowe są usytuowane w sposób uniemożliwiający odczyt danych przez osoby postronne; 1.6. obowiązkiem osoby użytkującej komputer przenośny zawierający dane osobowe jest zachowanie szczególnej ostrożności podczas jego transportu, przechowywania i użytkowania poza pomieszczeniami tworzącymi obszar, 4
w którym przetwarzane są dane osobowe, a także należy dążyć do powszechnego stosowania ochrony kryptograficznej w takich przypadkach; 1.7. do przebywania w pomieszczeniu serwera uprawnieni są: Administrator Danych, Administrator Bezpieczeństwa Informacji, Administrator Systemu Informatycznego lub inny upoważniony pracownik odpowiedzialny za obsługę informatyczną DPS; 1.8. przebywanie w pomieszczeniu serwera osób nieuprawnionych (np. konserwator, elektryk, sprzątaczka) dopuszczalne jest tylko w obecności jednej z osób upoważnionych, o których mowa w pkt. 1.7., a w przypadku ich nieobecności w obecności osoby pisemnie upoważnionej przez Administratora Danych; 1.9. zbiory danych przetwarzane tradycyjnie (ręcznie) po godzinach pracy przechowywane powinny być w szafkach zamkniętych na zamki lub kłódki, w przypadku przetwarzania takich danych w pomieszczeniu, w którym przebywać mogą osoby nieupoważnione do przetwarzania takich danych (np. interesanci albo inni pracownicy) należy przetwarzanie przeprowadzić w taki sposób, aby osoby nieupoważnione nie miały wglądu do tych danych. 2. Środki sprzętowe, informatyczne i telekomunikacyjne: 2.1. każdy dokument papierowy przeznaczony do wyrzucenia powinien być uprzednio zniszczony w sposób uniemożliwiający jego odczytanie (np. przy pomocy niszczarki dokumentów),dyskietki, płyty DVD-R oraz płyty CD-R powinny być niszczone przy pomocy niszczarki; 2.2. urządzenia sieciowe wchodzące w skład systemu informatycznego podłączone są do odrębnego obwodu elektrycznego, zabezpieczonego na wypadek zaniku napięcia albo awarii w sieci zasilającej centralnym UPS-em, zasilacze awaryjne UPS stosuje się dodatkowo na wyznaczonych stacjach roboczych; 2.3. sieć lokalna podłączona jest do Internetu za pomocą odrębnego urządzenia spełniającego funkcje Firewall a (zapory ogniowej); 2.4. na wszystkich serwerach oraz stacjach roboczych zainstalowano oprogramowanie antywirusowe, poczta elektroniczna wpływająca do DPS skanowana jest programem antywirusowym przed przesłaniem jej do użytkownika; 2.5. kopie awaryjne wykonywane są na HDD, płytach DVD-R, CD-R. 3. Środki ochrony w ramach oprogramowania systemu: 3.1. dostęp fizyczny do baz danych osobowych zastrzeżony jest wyłącznie dla osób zajmujących się obsługą informatyczną DPS; 3.2. system informatyczny pozwala zdefiniować odpowiednie prawa dostępu do zasobów informatycznych systemu; 3.3. w sieciowym systemie operacyjnym zastosowano mechanizm wymuszający okresową zmianę haseł dostępu do sieci; 3.4. system operacyjny Microsoft Windows XP, Vista, 7 posiada rozbudowane mechanizmy nadawania uprawnień i praw dostępu. Do pełnego wykorzystania tych mechanizmów należy stosować system plików NTFS. Zapewnia on wsparcie mechanizmów ochrony plików i katalogów oraz mechanizmów odzyskiwania na wypadek uszkodzenia dysku lub awarii systemu. 4. Środki ochrony w ramach narzędzi baz danych i innych narzędzi programowych: 4.1. najwyższe uprawnienie w systemie informatycznym posiada Administrator Systemu Informatycznego, który posiada wyłączne uprawnienia do instalowania i usuwania oprogramowania systemowego i narzędziowego, dopuszcza się instalowanie tylko legalnie pozyskanych programów, niezbędnych do wykonywania zadań ustawowych i posiadających ważną licencję użytkownika; 4.2. do dostępu do danych na poziomie aplikacji stosuje się identyfikator i hasło; 4.3. dla każdego użytkownika systemu jest ustalony odrębny identyfikator; 4.4. zdefiniowano użytkowników i ich prawa dostępu do danych osobowych na poziomie aplikacji (unikalny identyfikator i hasło). 5. Środki ochrony w ramach systemu użytkowego: 5.1. ekrany monitorów stanowisk dostępu do danych osobowych są automatycznie wyłączane po upływie ustalonego czasu nieaktywności użytkownika; 5.2. komputer, z którego możliwy jest dostęp do danych osobowych zabezpieczony jest hasłem uruchomieniowym. 6. Środki organizacyjne: 6.1. wyznaczono Administratora Bezpieczeństwa Informacji, który przyznaje uprawnienia w zakresie dostępu do systemu informatycznego na podstawie pisemnego upoważnienia Administratora Danych określającego zakres uprawnień pracownika według wzoru określonego w załączniku Nr 6; 6.2. osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są przed dopuszczeniem ich do pracy, informowane o ochronie danych osobowych, procedurach przetwarzania danych oraz informowane o podstawowych zagrożeniach związanych z przetwarzaniem danych w systemie informatycznym; 6.3. prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w DPS według wzoru określonego w załączniku Nr 7; 6.4. wprowadzono wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych / Załącznik Nr 8 /; 6.5. wprowadzono instrukcję zarządzania systemem informatycznym; 6.6. zdefiniowano procedury postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych; 6.7. wprowadzono obowiązek rejestracji wszystkich przypadków awarii systemu, działań konserwacyjnych w systemie oraz naprawy systemu; 6.8. określono sposób postępowania z nośnikami informacji.
10 1. Do zapoznania się z niniejszym dokumentem oraz stosowania zawartych w nim zasad zobowiązani są wszyscy pracownicy DPS w Tursku - wzór oświadczenia / Załącznik Nr 9 /. 2. Niniejsza Polityka powinna być aktualizowana wraz ze zmieniającymi się przepisami prawnymi o ochronie danych osobowych oraz zmianami faktycznymi w ramach funkcjonowania Domu Pomocy Społecznej w Tursku, które mogą powodować, że zasady ochrony danych osobowych określone w obowiązujących dokumentach będą nieaktualne lub nieadekwatne. 3. Zmiany niniejszej Polityki wymagają przeglądu innych dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących w Domu Pomocy Społecznej w Tursku.
Załącznik Nr 1 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku ZGŁOSZENIE ODWOŁANIA ADMINISTRATORA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI DO REJESTRACJI GENERALNEMU INSPEKTOROWI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH Data wpłynięcia zgłoszenia: (wypełnia Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych )* Część A. Oznaczenie administratora danych Nazwa administratora danych i adres jego siedziby albo nazwisko, imię i adres miejsca zamieszkania administratora danych oraz nr REGON - jeżeli został nadany. 1. Administrator:...... 2. REGON:... 3. Adres:... ulica:. nr domu: nr lokalu:.... kod pocztowy:... miejscowość: Część B. Dane osobowe administratora bezpieczeństwa informacji 1. Imię i nazwisko: 2. Numer PESEL lub, gdy ten numer nie został nadany, nazwa i seria/ nr dokumentu stwierdzającego tożsamość: PESEL:.... nazwa dokumentu tożsamości:... seria/nr dokumentu tożsamości:... Część C. Data i przyczyna odwołania administratora bezpieczeństwa informacji 1. Data odwołania administratora bezpieczeństwa informacji: 2. Przyczyna odwołania administratora bezpieczeństwa informacji:.. ( data, podpis i pieczęć administratora danych )* Objaśnienia: * Pola nie należy wypełniać, jeżeli zgłoszenie doręczone jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Załącznik Nr 2 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku ZGŁOSZENIE POWOŁANIA ADMINISTRATORA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI DO REJESTRACJI GENERALNEMU INSPEKTOROWI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH Data wpłynięcia zgłoszenia: (wypełnia Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych )* Część A. Oznaczenie administratora danych Nazwa administratora danych i adres jego siedziby albo nazwisko, imię i adres miejsca zamieszkania administratora danych oraz nr REGON - jeżeli został nadany. 4. Administrator:...... 5. REGON:... 6. Adres:... ulica:. nr domu: nr lokalu:.... kod pocztowy:... miejscowość: Część B. Dane osobowe administratora bezpieczeństwa informacji i data jego powołania 3. Imię i nazwisko: 4. Numer PESEL lub, gdy ten numer nie został nadany, nazwa i seria/ nr dokumentu stwierdzającego tożsamość: PESEL:.... nazwa dokumentu tożsamości:... seria/nr dokumentu tożsamości:... 5. Adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż wskazany w części A zgłoszenia: ulica:. nr domu:. nr lokalu: kod pocztowy:.. miejscowość:
6. Data powołania administratora bezpieczeństwa informacji: Część C. Oświadczenie administratora danych o spełnieniu przez administratora bezpieczeństwa informacji warunków określonych w ustawie Oświadczam, że administrator bezpieczeństwa informacji wskazany w części B zgłoszenia** ma pełną zdolność do czynności oraz korzysta z pełni praw publicznych, posiada odpowiednią wiedze w zakresie ochrony danych osobowych, nie był karany za umyślne przestępstwo, podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie fizycznej będącej administratorem danych ( data, podpis i pieczęć administratora danych )* Objaśnienia: * Pola nie należy wypełniać, jeżeli zgłoszenie doręczone jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej. **W przypadku odpowiedzi twierdzącej należy zakreślić kwadrat literą X. Strona 1 z 1
Załącznik Nr 3 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku WYKAZ BUDYNKÓW, POMIESZCZEŃ LUB CZĘŚCI POMIESZCZEŃ TWORZĄCYCH OBSZAR, W KTÓRYCH PRZETWARZANE SĄ DANE OSOBOWE Lp. Pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe Nazwa zbioru danych osobowych Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Strona 1 z 1
Załącznik Nr 5 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku OPIS STRUKTURY ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH WSKAZUJĄCY ZAWARTOŚĆ POSZCZEGÓLNYCH PÓL INFORMACYJNYCH I POWIĄZANIA MIĘDZY ZBIORAMI Dane pracowników: Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i oraz zatrudnionej podania danych osobowych obejmujących : 1. Imię ( imiona) i nazwisko, 2. Imiona rodziców, 3. Datę urodzenia, 4. Miejsce zamieszkania ( adres do korespondencji), 5. Wykształcenie, 6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia. 7. Numer PESEL nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności ( RCI PESEL) Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania niezależnie od danych osobowych innych danych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy np. ( Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, włączenie członków rodziny pracownika do ubezpieczenia itp.). Udostępnianie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych wymienionych powyżej. Pracodawca ma prawo żądać podania innych danych osobowych niż określone powyżej jeżeli tak wynika z odrębnych przepisów. Dane osobowe pracowników DPS Tursk gromadzone i przetwarzane są na potrzeby rekrutacji, zatrudnienia. W związku z obowiązkiem prowadzenia pojedynczych akt osobowych dla każdego zatrudnionego pracownika w formie papierowej w Dziale Ekonomiczno-Finansowym i Zasobów Ludzkich osoby zatrudnione na stanowisku Starszego specjalisty ds. kadrowych oraz Starszego referenta ds. osobowych gromadzą i przetwarzają dane osobowe. Administrator danych zapewnia środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) w art. 37 stanowi, iż do przetwarzania danych dopuszczeni są pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane przez administratora danych. Upoważnienie określa osobę upoważnioną oraz zakres danych w DPS Tursk, do przetwarzania których uprawnia. Dane mieszkańców: 1. imię i nazwisko mieszkańca, 2. data i miejsce urodzenia, 3. PESEL, 4. NIP, 5. imiona ojca i matki, 6. nazwisko rodowe, 7. stan cywilny, 8. seria i numer dowodu osobistego, 9. stopień niepełnosprawności, 10. adres zameldowania i zamieszkania, 11. decyzje: ZUS, Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, Ośrodka Pomocy Społecznej, 12. orzeczenia wydane w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, 13. opiekun prawny, kuratela, 14. stan zdrowia, 15. nałogi.
Załącznik Nr 6 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku SPOSÓB PRZEPŁYWU DANYCH POMIĘDZY POSZCZEGÓLNYMI SYSTEMAMI KADRY PŁACE PŁATNIK PITY PITY DOS EIRUZ DOM MINIBANK KASA PRZELEW
Załącznik Nr 7 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku EWIDENCJA OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W TURSKU Lp. Nazwisko i imię Stanowisko służbowe Zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych Nr upoważnienia Data nadania upoważnienia Data ustania upoważnienia Identyfikator (jeśli dane przetwarzane są w systemie informatycznym)
Załącznik Nr 8 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku...., dn.... 20.... r.. UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Na podstawie art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2014 r, poz. 1182, z późn. zm) Dom Pomocy Społecznej w Tursku - (Administrator Danych) Upoważnia Panią/ Pana :.. imię i nazwisko... Stanowisko służbowe oraz nazwa komórki organizacyjnej do przetwarzania danych w zakresie :... nazwa zbioru danych osobowych Dane przetwarzane na nośnikach papierowych, Dane przetwarzane w systemie informatycznym.. nazwa systemu/ aplikacji bez ograniczeń podgląd danych wprowadzanie danych zmienianie danych
oraz zobowiązuje do przetwarzania danych osobowych zgodnie z udzielonym upoważnieniem oraz z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2014 r, poz. 1182, z późn. zm), wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi oraz Polityką Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku. Upoważnienie jest ważne do odwołania. W przypadku posiadania wcześniej wydanych upoważnień niniejsze upoważnienie odwołuje wszystkie uprzednio wydane upoważnienia.. ( Podpis osoby nadającej upoważnienia ) Przyjmuję do wiadomości i stosowania.. ( Podpis osoby upoważnionej )
Załącznik Nr 9 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku ( imię i nazwisko ) ( stanowisko służbowe ) ( nazwa komórki organizacyjnej ) OŚWIADCZENIE Oświadczam, że zapoznałem/łam się z obowiązującymi w zakresie ochrony danych osobowych przepisami prawa i regulacjami wewnętrznym..... ( nazwa Administratora Danych ) i zobowiązuję się do ich stosowania. Świadomy/a jestem obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia również po odwołaniu upoważnienia, a także po staniu zatrudnienia lub zakończeniu współpracy..... ( miejscowość, data ) ( czytelny podpis )
Załącznik Nr 10 do Polityki Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Tursku EWIDENCJA UMÓW POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH Lp. Nazwisko i imię Stanowisko Nr Umowy Data zawarcia Umowy 1. 2.