Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w sklepie internetowym www.stork3d.pl prowadzonym przez firmę STORK Szymon Małachowski Właścicielem materialnych praw autorskich do udostępnionych wzorców dokumentacji przetwarzania danych osobowych jest Safe Buy Sp. z o.o. Sp. k., która udzieliła sklepowi uczestniczącemu w programie ecommerce Fair Play niewyłącznego i niezbywalnego prawa do wykorzystywania tej dokumentacji do celów związanych z własną działalnością handlową w internecie. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie niniejszej dokumentacji bez zgody Safe Buy Sp. z o.o. Sp. k. jest zabronione. Sprzedawcy internetowi mogą dowiedzieć się więcej o programie ecommerce Fair Play i możliwości darmowego korzystania z wzorca Regulaminu Sprzedaży i dokumentacji przetwarzania danych osobowych na stronie Safebuy.pl/sprzedawcy-internetowi/.
Spis treści 1. Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych... 3 2. Analiza zagrożeń... 4 3. Środki ochrony danych osobowych... 4 4. Postępowanie w przypadku naruszenia bezpieczeństwa... 7 5. Spis załączników... 7 Wzór opracowany przez SafeBuy.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 2
1. Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych Kierownictwo i pracownicy firmy przywiązują szczególną wagę do zapewnienia bezpiecznego przetwarzania danych osobowych klientów sklepu internetowego, dlatego w organizacji wprowadza się opisany w Polityce bezpieczeństwa zbiór zabezpieczeń niwelujących ryzyka wynikające z zagrożeń zewnętrznych i wewnętrznych. Zabezpieczenia te są stale monitorowane, przeglądane i w razie potrzeby ulepszane tak, aby zapewnić spełnienie celów związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Zasady opisane w Polityce bezpieczeństwa dotyczą w szczególności zabezpieczenia danych osobowych przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa oraz nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Polityka bezpieczeństwa obowiązuje wszystkie osoby, które mają kontakt z danymi osobowymi przetwarzanymi przez firmę, w szczególności: pracowników sklepu i osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych oraz podmioty trzecie współpracujące z administratorem danych, wraz z ich pracownikami i osobami współpracującymi. Polityka bezpieczeństwa ma zastosowanie w przypadku przetwarzania danych osobowych w formie papierowej jak i w systemach informatycznych, przy czym w tym przypadku obowiązuje dodatkowo Instrukcja zarządzania systemem informatycznym. Nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych sprawuje w firmie osobiście Administratora Danych Osobowych lub wyznaczony przez niego pełnomocnik ds. ochrony danych osobowych. Administrator danych osobowych może wyznaczyć Administratora Bezpieczeństwa Informacji zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Dodatkowo administrator danych osobowych może wyznaczyć Administratora Systemu Informatycznego, który odpowiada za bezpieczeństwo systemu informatycznego oraz wdrożenie i przestrzeganie Instrukcji zarządzania systemem informatycznym. Polityka bezpieczeństwa została opracowana zgodnie z wymogami określonymi: - ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. 2014 r. poz. 1182), - rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024). Wzór opracowany przez SafeBuy.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 3
2. Analiza zagrożeń W związku z działalnością sklepu internetowego i przetwarzaniem danych osobowych jego klientów zidentyfikowano następujące zagrożenia dla bezpieczeństwa tych danych: a) brak świadomości niebezpieczeństwa w wyniku dopuszczenia osób nieupoważnionych do obszaru przetwarzania danych osobowych lub systemu informatycznego, b) kradzież lub inne nieautoryzowane wynoszenie papierowych lub informatycznych nośników danych zawierających dane osobowe poza obszar przetwarzania, c) zainfekowanie systemu informatycznego programami, których celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do danych osobowych jak wirusy, robaki, keyloggery itp., d) ataki wewnętrzne i zewnętrzne na sieć teleinformatyczną wykorzystywaną przez sklep internetowy w tym podsłuch, manipulacja, podstawienie lub ich kombinacja, e) awaria systemu informatycznego, f) zagrożenia zewnętrzne jak pożar, zalanie pomieszczeń, katastrofa budowlana itp. 3. Środki ochrony danych osobowych Dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych stosuje się następujące środki techniczne i organizacyjne: A. Osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych 1. Do przetwarzania danych osobowych są dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienia nadane przez administratora danych osobowych (załącznik nr 2). 2. Osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych podpisują zobowiązanie o zachowaniu poufności tych danych (załącznik nr 3). 3. Osoby upoważnione do przetwarzania danych mają obowiązek: a) przetwarzać je zgodnie z celem oraz obowiązującymi przepisami, w szczególności z ustawą i rozporządzeniem oraz niniejszą Polityką bezpieczeństwa i Instrukcją systemu informatycznego, b) nie udostępniać ich oraz uniemożliwiać dostęp do nich osobom nieupoważnionym, c) zabezpieczać je przed zniszczeniem i niezamierzoną zmianą. 4. Administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 1), do której stały dostęp mają wszystkie osoby upoważnione oraz kierownictwo firmy. 5. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są szkolone w zakresie procedur bezpieczeństwa i właściwego użycia urządzeń do przetwarzania danych osobowych. Wzór opracowany przez SafeBuy.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 4
B. Obszar przetwarzania danych osobowych 1. Administrator danych wyznaczył bezpieczne obszary przetwarzania danych osobowych, które są zabezpieczone zarówno przed zagrożeniami fizycznymi jak i środowiskowymi i opisał je w wykazie budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń tworzących te obszary (załącznik nr 4). 2. W bezpiecznych obszarach przetwarzania, osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych mają dostęp do tych danych zgodnie z zakresem przyznanych upoważnień. 3. W przypadku konieczności dostępu do bezpiecznego obszaru przetwarzania przez osoby nieposiadające upoważnienia, a które muszą dokonać doraźnych prac o charakterze serwisowym lub innym, podpisują oświadczenie o zachowaniu poufności (załącznik nr 3). 4. W przypadku, gdy w pomieszczeniu znajduje się część ogólnodostępna oraz część, w której przetwarzane są dane osobowe, to część, w której przetwarzane są dane osobowe jest wyraźnie oddzielona od części ogólnodostępnej na przykład poprzez montaż barierek lub odpowiednie ustawienie mebli uniemożliwiające niekontrolowany dostęp osób niepowołanych do urządzeń lub zbiorów danych osobowych. 5. Zabronione jest wynoszenie informatycznych nośników danych, sprzętu komputerowego oraz dokumentów zawierających dane osobowe poza bezpieczny obszar przetwarzania danych osobowych bez uprzedniego zezwolenia wydanego przez administratora danych osobowych. C. Dokumenty i nośniki danych zawierające dane osobowe 1. Dokumenty papierowe oraz informatyczne nośniki danych, które zawierają dane osobowe przechowywane są w zamykanych szafach. 2. Wydruki zawierające dane osobowe, które nie są już przydatne do dalszej pracy są natychmiast niszczone. 3. W przypadku konieczności zniszczenia papierowych dokumentów zawierających dane osobowe, ich zniszczenie dokonuje się poprzez pocięcie w niszczarce. 4. Nośniki danych przeznaczone do zniszczenia, na których są przechowywane dane osobowe lub ich kopie zapasowe, pozbawia się wcześniej zapisanych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkadza się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie. 5. Jeśli dokumenty papierowe lub nośniki danych zawierające dane osobowe muszą być przekazane poza bezpieczny obszar przetwarzania danych osobowych (na przykład transportowane do Urzędu Skarbowego) to są zabezpieczane przed nieuprawnionym ujawnieniem, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. D. Zbiory danych osobowych Wzór opracowany przez SafeBuy.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 5
1. Administrator danych osobowych prowadzi wykaz zbiorów danych osobowych oraz programów służących do ich przetwarzania (załącznik nr 5). 2. Administrator danych osobowych aktualizuje opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi oraz sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami (załącznik nr 5). 3. Jeśli nie ma powołanego zgodnie z ustawą Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zbiory danych osobowych klientów sklepu są zgłaszane do rejestracji w biurze Generalnego Inspektora Danych Osobowych. E. Udostępnianie danych osobowych 1. Udostępnienie danych osobowych podmiotowi zewnętrznemu może nastąpić wyłącznie po pozytywnym zweryfikowaniu ustawowych przesłanek dopuszczalności takiego udostępnienia, przez co rozumie się w szczególności pisemny wniosek podmiotu uprawnionego. Administrator danych osobowych prowadzi wykaz podmiotów i osób, którym udostępniono dane (załączniki nr 6). 2. Zlecenie podmiotowi zewnętrznemu przetwarzania danych osobowych może nastąpić wyłącznie w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 8). Administrator danych osobowych prowadzi wykaz podmiotów i osób, którym powierzono dane osobowe do przetwarzania (załączniki nr 7). 3. Na podstawie pisemnego wniosku i po potwierdzeniu tożsamości wnioskodawcy, administrator danych udziela osobie, której dane dotyczą, następujących informacji na piśmie: a) informacja o prawach przysługujących osobie, której dane są przetwarzane, b) informacja czy zbiór danych istnieje, c) dane administratora danych: pełna nazwa oraz adres siedziby, d) cel, zakres i sposób przetwarzania danych, e) data rozpoczęcia przetwarzanie danych, f) źródło, z którego dane pochodzą, g) sposób udostępniania danych, w szczególności informacja o odbiorcach danych lub kategoriach odbiorców, którym dane są udostępniane, h) przesłanki podjęcia rozstrzygnięcia, o którym mowa w art. 26a ust. 2 ustawy, i) w konkretnej sytuacji administrator danych udziela dodatkowych informacji, jeśli są one niezbędne do wykonywania uprawnień osoby, której dane dotyczą. 4. Osoba, której dane dotyczą, nie ma prawa dostępu do dokumentów źródłowych zawierających dane osobowe lub swobodnego dostępu do systemu informatycznego, a jedynie prawo do uzyskania informacji dotyczących przetwarzania jej danych. 5. Każdorazowo sposób udostępnienia, a w szczególności przekazania danych osobowych musi spełniać zasady zapewnienia bezpieczeństwa tych danych. F. System informatyczny 1. System informatyczny sklepu internetowego posiada połączenie z siecią publiczną (Internet), dlatego zastosowano środki bezpieczeństwa na poziomie wysokim. Wzór opracowany przez SafeBuy.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 6
2. W celu zabezpieczenia przed atakami z sieci publicznej serwery i stacje robocze są chronione przez zaporę ogniową (firewall), a stacje robocze dodatkowo oprogramowaniem antywirusowym. 3. Okablowanie i urządzenia sieciowe zostały rozlokowane w sposób umożliwiający bezpośredni dostęp tylko z pomieszczeń zamykanych na klucz. 4. Zasady nadawania i rejestrowania uprawnień do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym, metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem przeznaczone dla użytkowników systemu opisane zostały w Instrukcji zarządzania systemem informatycznym. 5. Procedury tworzenia oraz przechowywania kopii zapasowych zbiorów danych opisane zostały w Instrukcji zarządzania systemem informatycznym. 4. Postępowanie w przypadku naruszenia bezpieczeństwa Osoba, która stwierdziła naruszenie lub ma podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych powinna: - zanotować wszystkie ważne szczegóły i okoliczności związane z danym zdarzeniem, a w szczególności dokładny czas (na przykład typ niezgodności lub naruszenia, błędu działania, wiadomości z ekranu, dziwnego zachowania oraz informacja kiedy zdarzenie miało miejsce), - nie podejmować innych samodzielnych działań, lecz natychmiast poinformować bezpośredniego przełożonego lub administratora danych osobowych. 5. Spis załączników Załącznik nr 1 Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych Załącznik nr 2 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Załącznik nr 3 Zobowiązanie o zachowaniu poufności danych osobowych Załącznik nr 4 Wykaz obszarów przetwarzania danych osobowych Załącznik nr 5 Wykaz zbiorów danych osobowych i programów służących do ich przetwarzania wraz z opisem sposobu przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami Załącznik nr 6 Wykaz podmiotów i osób, którym udostępniono dane osobowe Wzór opracowany przez SafeBuy.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 7
Załącznik nr 7 Wykaz podmiotów i osób, którym powierzono dane osobowe do przetwarzania Załącznik nr 8 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Wzór opracowany przez SafeBuy.pl Wszelkie prawa zastrzeżone 8