Szczecin, dnia 14 stycznia 2011r. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie WK-0913-989/49/D/2010 Szanowna Pani Agnieszka Drygała Dyrektor Domu Dziecka w Wisełce Uprzejmie informuję Panią Dyrektor, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w terminie od 22 listopada do 20 grudnia 2010 roku kontrolę doraźną gospodarki finansowej Powiatu Kamieńskiego w zakresie pozyskania i wykorzystania środków finansowych oraz pomocy rzeczowej otrzymanych w postaci darowizn przez Dom Dziecka w Wisełce w latach 2007 2010, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości prowadzenia związanej z tym ewidencji i dokumentacji. Protokół kontroli został podpisany w dniu 20 grudnia 2010 roku. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że w okresie objętym kontrolą miały miejsca następujące nieprawidłowości i uchybienia: I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. W latach 2007 2010 w jednostce obowiązywały przepisy dotyczące polityki rachunkowości i planu kont wprowadzone zarządzeniem z dnia 1 kwietnia 2006 1
roku w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku (Dz. U. z 2001 roku, Nr 153, poz. 1752 z późn. zm.). Z chwilą utraty ważności wymienionych przepisów kierownik jednostki nie dokonał aktualizacji dokumentacji, czym naruszono przepisy art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm., od 17 września 2009 roku Dz. U. z 2009 roku, Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) oraz 32 ust. 1 w związku z 141 Zasad techniki prawodawczej stanowiącej Załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie Zasad techniki prawodawczej (Dz. U. z 2002 roku, Nr 100, poz. 908), za co odpowiedzialność ponosi Dyrektor Domu Dziecka str. 2-3 protokołu kontroli. 2. W latach 2007 2010 w Domu Dziecka w Wisełce księgi rachunkowe tj. księga główna dziennik oraz księgi pomocnicze dochodów i wydatków prowadzone były niezgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości: - księgi nie zostały oznaczone zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi (art. 13 ust. 4), - kolejne strony (luźne karty) księgi dochodów i wydatków nie zawierały oznaczenia stron oraz nazwy danego rodzaju księgi (art. 13 ust. 4), - nieprawidłowe zapisy korygowano przy użyciu korekta bądź też poprzez zamieszczenie poprawnego zapisu na nieprawidłowym (art. 25 ust.1 pkt 1), - dla rozrachunków z kontrahentami nie prowadzono kont ksi ąg pomocniczych (art. 17 ust. 1 pkt 2), - zapisy podsumowujące okresy sprawozdawcze dokonywane były w sposób nietrwały ołówkiem ( art. 23 ust. 1 ), za co odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy, a z tytułu nadzoru Dyrektor Domu Dziecka str. 5 protokołu kontroli. 2
II. W zakresie spraw budżetowych, finansowych. 1. W 2007 roku kwoty darowizn finansowych na rzecz jednostki w wysokości 1.000,00 zł (przekazana dnia 17 grudnia 2007 roku przez Nadleśnictwo Międzyzdroje) oraz 100,00 zł (przekazana dnia 10 grudnia 2007 roku nawiązka sądowa Syg. Akt IC 156 06 rata), nie zostały wykazane w dochodach jednostki na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki w 0960 Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej i zostały wykorzystane na bieżące utrzymanie Domu Dziecka oraz ujęte w ewidencji wydatków w celu uniknięcia przekazania ich na rachunek Starostwa Powiatowego w Kamieniu Pomorskim, czym naruszono przepisy art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 roku Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz art. 24 ust. 1 z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (142/1020) i zasady prowadzenia ewidencji ksi ęgowej ustalone w Planie kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych stanowiącym załącznik nr 2 do wymienionego rozporządzenia, za co odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy, a z tytułu nadzoru Dyrektor Domu Dziecka - str. 7-9 protokołu kontroli. 2. W 2007 roku niewykorzystaną kwotę, która pozostała na rachunku bankowym jednostki, przeznaczoną na bieżące utrzymanie Domu Dziecka w Wisełce w wysokości 1.235,17 zł przekazano na rachunek Funduszu Świadczeń Socjalnych, a dnia 9 stycznia 2008 roku dokonano zwrotu tej kwoty na rachunek podstawowy jednostki wykazując ją jako kwotę darowizny w wysokości 1.235,17 zł, która została ujęta w ewidencji księgi głównej dziennika pod poz. 18 z dnia 9 stycznia 2008 roku, czym naruszono przepisy art. 3
20 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych oraz 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy, a z tytułu nadzoru Dyrektor Domu Dziecka str. 9-11 protokołu kontroli. W wyniku działań podjętych przez kierownictwo i pracowników Domu Dziecka, część negatywnych ustaleń zawartych w protokole została wyeliminowana, a w szczególności: - Zarządzeniem nr 16/2010 z dnia 10. grudnia 2010 roku Dyrektora Domu Dziecka w Wisełce zostały wprowadzone zasady (polityka) rachunkowości w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy. W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień koniecznym jest bezwzględne przestrzeganie wszystkich norm prawnych ze szczególnym zwróceniem uwagi na następujące kwestie: I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. Przestrzeganie przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych w szczególności dotyczących: - oznaczania ksiąg zrozumiałą nazwą danego rodzaju, - numerowania stron luźnych kart ksiąg pomocniczych, - właściwego korygowania nieprawidłowych zapisów, - prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rozrachunku z kontrahentami, - dokonywania zapisów w sposób trwały. II. W zakresie spraw budżetowych, finansowych 1. Przestrzeganie przepisów ustawy o finansach publicznych i Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych 4
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie wymogu prawidłowego ewidencjonowania i przekazywania dochodów jednostki z tytułu darowizn do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. 2. Przestrzeganie przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie rzetelnego i bezbłędnego wprowadzania do ksiąg rachunkowych zapisów zgodnych ze stanem rzeczywistym. Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Domu Dziecka. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe stosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia. Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zalece ń lub o przyczynach ich niewykonania. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie mgr Józef Chodarcewicz Do wiadomości: Szanowny Pan Paweł Czapkin Starosta Powiatu Kamieńskiego 5