Formy działalności gospodarczej Zakładając działalność gospodarczą, trzeba rozważyć w jakiej formie ma ona być prowadzona, a możliwości są wielorakie i są następujące: - indywidualna działalność gospodarcza - spółka cywilna - spółka jawna - spółka komandytowa - spółka komandytowo-akcyjna - spółka partnerska - spółka z o.o. - spółka akcyjna Każda z tych form działalności ma swoje zalety i wady, w zawiązku z czym każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność powinien rozważyć, która forma jest dla niego najbardziej korzystna. Zgłoszenie do ewidencji Pierwszym krokiem, po udzieleniu pełnomocnictwa, najlepiej przed notariuszem, powinna być wizyta w urzędzie miasta / gminy, właściwym ze względu na miejsce siedziby firmy. Należy udać się do Wydziału Inicjatyw Gospodarczych, Wydziału Działalności Gospodarczej lub Wydziału Spraw Obywatelskich, ewentualnie inaczej nazwanego wydziału. Każde miasto (gmina) decyduje samodzielnie o swojej strukturze i nazewnictwie poszczególnych wydziałów. Wymaganymi dokumentami będą: - dowód osobisty - wypełniony formularz zgłoszenia o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Termin do załatwienia wniosku przez urząd to 14 dni. Czynności te mogą być przeprowadzone przez pełnomocnika. REGON Kolejnym krokiem powinna być wizyta w Głównym Urzędzie Statystycznym celem otrzymania REGON-u (to numer statystyczny firmy). Numer ten jest niepowtarzalny, wydawany tylko raz dla danego podmiotu i jest wykorzystywany do identyfikacji firm. Czas, jaki przewidział ustawodawca na rejestrację w Głównym Urzędzie Statystycznym, to 14 dni od otrzymania zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. W urzędzie statystycznym wypełniamy wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej RG-1. Wykaz urzędów statystycznych znajduje się na stronie zobacz Do wypełnienia wniosku potrzebujemy następujących danych: nazwa, nazwisko i imiona identyfikator systemu ludności PESEL lub KRS osoby prowadzącej działalność gospodarczą adres, który zawiera: województwo, powiat, gminę, kod pocztowy, miejscowość poczty, miejscowość, ulica, numer nieruchomości, numer lokalu, formę prawną podmiotu formę własności 1 / 7
wykonywaną działalność daty: powstania podmiotu, rozpoczęcia działalności, zawieszenia i wznowienia działalności rejestracja - nazwa organu rejestrowego, lub ewidencyjnego - wyciąg z właściwego rejestru lub wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej. rodzaj rejestru lub ewidencji numer nadany przez organ rejestrowy lub ewidencyjny datę wpisu do ewidencji liczbę pracujących lub zatrudnionych (jeżeli już zdążyliśmy kogoś zatrudnić) Powinniśmy go złożyć w ciągu 14 dni od dnia uzyskania wpisu do ewidencji lub rejestru. Do wniosku RG-1 musimy dołączyć kserokopie: dokumentów potwierdzających dokonanie wpisu do ewidencji, upoważnienia do zgłoszenia firmy do rejestru lub odbioru zaświadczenia o numerze REGON (w przypadku gdy zgłoszenie albo odbiór dokonywany będzie przez osobę niebędącą właścicielem, współwłaścicielem). Składając wniosek RG-1 bezpośrednio w urzędzie statystycznym, przeważnie zaświadczenie o nadaniu numeru REGON otrzymamy od ręki, bądź maksymalnie będziemy musieli na numer czekać 7 dni od dnia złożenia wniosku. Założenie rachunku bankowego Kolejnym krokiem jest założenie rachunku bankowego dla swojej firmy, jest on niezbędny w bieżącej działalności. Oznacza to oczywiście konieczność podpisania umowy z bankiem. Banki żądają z reguły przedstawienia oryginałów oraz sporządzenia kopii wszelkich możliwych dokumentów uzyskanych w trakcie rejestracji firmy (lepiej zabrać ze sobą pieczątkę). Przy zawieraniu umowy należy wnikliwie zapoznać się z treścią umowy, bowiem umowa z reguły odsyła do innych dokumentów, takich jak regulaminy, ogólne warunki, uchwały organów banku itp. Załącznikiem do umowy będzie karta wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania rachunkiem (należy mieć przy sobie pieczątkę, jeśli bank takowej wymaga). Osoby te mogą skreślić podpisy w obecności urzędnika bankowego. Wybór banku zależy oczywiście od zainteresowanego założeniem takiego rachunku. Urząd skarbowy Kolejnym krokiem jest udanie się do urzędu skarbowego w celu uzyskania NIP-u. To numer identyfikacji podatkowej nadawany przez urząd skarbowy w ramach Krajowej Ewidencji Podatników. Zasady i tryb nadawania NIP oraz posługiwania się tym numerem określa ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają wszyscy przedsiębiorcy. Ewidencję NIP prowadzą naczelnicy właściwych urzędów skarbowych, a w przypadku określonym w pytaniu będzie to naczelnik II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, z uwagi na właściwość tego urzędu dla podatników, którzy nie mają miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się we właściwym urzędzie skarbowym jednokrotnie, 2 / 7
bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez nas podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw. Raz nadany NIP nie ulega zmianie, bez względu na okoliczności. Do dokonania zgłoszeń w zakresie NIP używamy formularza: - NIP-1 zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne osoby fizycznej prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą. Załącznikami do zgłoszeń identyfikacyjnych i aktualizacyjnych mogą być: - NIP-B informacja o rachunkach bankowych (składa się ją, gdy ich liczba przekracza liczbę odpowiednich rubryk w deklaracjach NIP-1 i NIP-2), - NIP-C informacja o miejscach prowadzenia działalności (składa się ją, gdy ich liczba przekracza liczbę odpowiednich rubryk w deklaracjach NIP-1 i NIP-2; jeżeli liczba tych miejsc jest większa niż 20, należy zamiast deklaracji NIP-C dołączyć listę tych miejsc z zaznaczeniem powodu zgłoszenia każdego adresu), - NIP-1/A informacja o wpisach do rejestrów lub ewidencji w zakresie prowadzonej działalności (załącznik do zgłoszenia NIP-1), Do zgłoszenia identyfikacyjnego mamy obowiązek dołączyć uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. Dotyczy to w szczególności: - odpisu lub zaświadczenia z gminy, - dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba, - zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON, - umowy rachunku bankowego, Istnieje obowiązek dołączenia do zgłoszenia identyfikacyjnego uwierzytelnionych przez notariusza lub urzędowo poświadczonych kopii dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. Można jednak udać się do urzędu z oryginałami i kopiami dokumentów i wtedy kopie składa się w urzędzie skarbowym, a oryginały przedkłada do wglądu. Upoważniony pracownik przyjmujący zgłoszenie poświadczy zgodność przedstawionych odpisów dokumentów z oryginałem lub w uzasadnionych przypadkach może sam sporządzić taki odpis, natomiast oryginały zwraca za pokwitowaniem na odpisach. Proszę także pamiętać, że w przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika do zgłoszenia dołącza się uwierzytelnioną kopię pełnomocnictwa. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego 3 / 7
do zgłoszenia dołącza się oryginał pełnomocnictwa. Zgłoszenia NIP musimy dokonać: - w przypadku podatników VAT lub akcyzy przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, przy czym zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszeń rejestracyjnych dokonywanych w związku z podleganiem tym podatkom, - w przypadku pozostałych podatników nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej zaliczki na podatek dochodowy albo dokonania wpłaty podatku zryczałtowanego. Podatnik VAT Jeżeli zdecydujemy się zostać podatnikiem VAT od początku działalności, rejestracji tej dokonuje się razem ze zgłoszeniem NIP. Polega ona na złożeniu formularza VAT-R (zgłoszenie rejestracyjne) w dziale NIP we właściwym urzędzie skarbowym. W przypadku gdy chcemy współpracować z kontrahentami z UE, powinniśmy złożyć VAT-R wraz z załącznikiem VAT-R/UE. Powinniśmy wówczas posługiwać się tzw. NIP europejskim. Jest to normalny NIP poprzedzony jedynie kodem PL. W związku z rejestracją VAT mamy obowiązek wpłacić na konto urzędu gminy 152 zł tytułem opłaty skarbowej. Uproszczona rejestracja Od 1 stycznia 2004 r. przewidziane są ułatwienia do rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 7b ust. 4 ustawy Prawo działalności gospodarczej udając się do gminnej ewidencji działalności gospodarczej, można złożyć tam jednocześnie zgłoszenie lub wniosek o dokonanie rejestracji firmy, wniosek o nadanie REGON oraz zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP. Możliwość dokonania trzech zgłoszeń w jednym urzędzie nie oznacza, że możemy to zrobić na jednym formularzu, bowiem w zakresie rejestracji obowiązują odrębne druki dla rejestracji do celów zgłoszenia działalności gospodarczej, podatkowych i statystycznych. Po formularze rejestracyjne nie musimy udawać się do każdego z urzędów z osobna, gdyż druki podatkowe, jak i statystyczne znajdują się w organach ewidencyjnych. Organ ewidencyjny niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia dokonania wpisu, prześle te formularze do właściwego urzędu statystycznego i skarbowego. Dołączy też do nich wymagane dokumenty (np. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, PESEL). Gdy nasz wniosek o nadanie REGON zostanie przekazany przez gminę do właściwego urzędu statystycznego, ma on obowiązek wydania wnioskodawcy zaświadczenia o nadanym numerze REGON. Zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP jest wysyłane przez organ rejestracyjny do właściwego urzędu skarbowego równocześnie z wnioskiem do urzędu statystycznego o wpis do 4 / 7
REGON. Zatem w formularzu NIP przesyłanym do urzędu skarbowego nie jest wpisywany numer REGON, bo nie jest on jeszcze znany. Obowiązujące przepisy wymagają jednak podawania w formularzu NIP numeru identyfikacyjnego REGON. W związku z tym, jeśli skorzystamy z pośrednictwa organu rejestrowego w złożeniu formularza NIP do urzędu skarbowego i otrzymamy już z urzędu statystycznego zaświadczenie o nadaniu numeru REGON, obowiązani jesteśmy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne NIP, w którym wskażemy swój numer REGON oraz numer rachunku bankowego, który w tym czasie powinniśmy założyć. Do zgłoszenia należy dołączyć uwierzytelnioną lub urzędowo poświadczoną kopię zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON. Należy jednak zauważyć, iż skorzystanie z pośrednictwa organu rejestrowego wcale nie oznacza, że procedura rejestracji firmy zostanie przyspieszona, może się nawet wydłużyć, ale zaoszczędza nam konieczności wizyt w urzędach. Wybór należy do podejmującego działalność gospodarczą, ponieważ procedura uproszczona nie jest obligatoryjna. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Kolejnym punktem w drodze do złożenia firmy jest dokonanie stosownych zgłoszeń w ZUS. Musimy to zrobić bezpośrednio w ZUS, ponieważ na razie nie ma możliwości dokonania zgłoszeń do ZUS w miejscu rejestracji działalności w urzędzie gminy. Taka możliwość zgodnie z art. 44 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zaistnieje od 1 stycznia 2007 r. Teoretycznie, od tej daty będzie można załatwić wszystkie formalności związane z rejestracją firmy w organie ewidencyjnym gminy. Osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ubezpieczeniu wypadkowemu i zdrowotnemu (ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie). Poza tym przedsiębiorca może podlegać zgłoszeniu do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia (np. od zatrudnionych pracowników). Obowiązki w tym zakresie określa ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Obowiązek ubezpieczenia powstaje w dniu rozpoczęcia wykonywania działalności i trwa do dnia jej zakończenia. Zarówno do ubezpieczeń społecznych, jak i ubezpieczenia zdrowotnego należy zgłosić się w ciągu 7 dni od dnia podjęcia działań faktycznie związanych z zarejestrowaną działalnością lub uzyskania 5 / 7
statusu płatnika (np. zatrudnienia pierwszej osoby). Przedsiębiorcy powinni dokonać podwójnego zgłoszenia do ZUS jako płatnicy i jako ubezpieczeni. Jako płatnik składek jesteśmy zobowiązani do złożenia we właściwej dla swojej siedziby terenowej jednostce organizacyjnej ZUS druku zgłoszenie płatnika składek: - dla płatników będących osobami fizycznymi będzie to ZUS ZFA (zgłoszenie lub zmiana danych płatnika składek osoby fizycznej), - dla pozostałych płatników, w tym spółek nieposiadających osobowości prawnej, ZUS ZPA (zgłoszenie lub zmiana danych płatnika składek osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej). Do dokumentu zgłoszeniowego powinniśmy dołączyć na formularzu ZUS ZBA informację o numerach rachunków bankowych, jeśli posiadamy więcej niż jeden rachunek bankowy. Formularz ten stosujemy także wówczas, gdy chcemy zawiadomić ZUS o nowym rachunku bankowym lub zamknięciu dotychczasowego rachunku. Ponadto, jeśli adres prowadzenia naszej działalności jest inny niż adres siedziby, jesteśmy obowiązani złożyć formularz ZUS ZAA, który jest stosowany także w celu zawiadomienia o nowym adresie prowadzenia działalności lub likwidacji działalności pod wcześniej wskazanym adresem. Zgłoszenia płatnika składek dokonujemy w formie pisemnej na właściwym formularzu lub wydruku programu PŁATNIK. Nie jest możliwe dokonanie zgłoszenia w formie elektronicznej. Do zgłoszenia należy dołączyć kopię decyzji o nadaniu NIP i zaświadczenia o numerze REGON. O zmianie danych lub korekty danych wykazanych w zgłoszeniu obowiązani jesteśmy zawiadomić jednostkę ZUS w ciągu 14 dni od zaistnienia tych zmian. W tym celu powinniśmy użyć odpowiednio formularzy ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Natomiast zmiany danych identyfikacyjnych (NIP, REGON, PESEL, numer dowodu lub paszportu, nazwa skrócona, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia) dokonuje się na formularzu ZUS ZIPA. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą podlega także zgłoszeniu do ZUS jako ubezpieczony. Zgłoszenia tego obowiązani jesteśmy dokonać na formularzu ZUS ZUA. Jeżeli ubezpieczony podlega jedynie powszechnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZZA. Do zgłoszeń tych możemy dołączyć druki ZUS ZCZA albo ZUS ZCNA, które służą do zgłaszania danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego. Pierwszy jest stosowany wówczas, gdy adres członków rodziny jest taki sam jak adres zamieszkania ubezpieczonego, zaś drugi wówczas, gdy adres ten jest inny. O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ZUS jako ubezpieczony lub ich korekcie mamy obowiązek zawiadomić ZUS w ciągu 7 dni od daty zaistnienia tych zmian. 6 / 7
Służą temu formularze ZUS ZUA lub ZUS ZZA albo ZUS ZIUA (w przypadku zmiany danych identyfikacyjnych). 7 / 7