UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA W TORUNIU R E G U L A M I N ARCHIWUM UNIWERSYTECKIEGO na podstawie 19 ust. 1 Statutu U M K Senat u c h w a l a, co następuje: I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Archiwum Uniwersyteckie, zwane dalej Archiwum, działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. nr 38, poz. 173 i z 1989 nr 34, poz. 178), zwanej dalej ustawą, 2) Statutu UMK, zwanego dalej statutem, 3) niniejszego regulaminu. 2 1. Archiwum jest ogólnouczelnianą jednostką organizacyjną Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, zwanego dalej Uniwersytetem. 2. Archiwum wchodzi w skład państwowej sieci archiwalnej, pełniąc funkcje archiwum zakładowego uprawnionego do posiadania zasobu historycznego. Archiwum podlega Rektorowi, który sprawuje nadzór nad jego działalnością. 3 II. ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM 4 Zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej, naukowej oraz informacyjnej. 5 1. Podstawowym zadaniem Archiwum jest prowadzenie działalności archiwalnej polegającej na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, przechowywaniu, opracowywaniu, zabezpieczaniu i udostępnianiu materiałów archiwalnych. 2. Archiwum prowadzi działalność archiwalną w stosunku do organów i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. 3. Archiwum może prowadzić działalność archiwalną także w stosunku do organizacji i stowarzyszeń działających przy Uniwersytecie, jak również osób fizycznych związanych z Uniwersytetem. 6 W zakresie działalności archiwalnej, do Archiwum należy: 1. Sprawowanie nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu, a w szczególności nad: a) kształtowaniem narastającego zasobu, 1
b) sposobem przechowywania dokumentacji aktowej, c) brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej. 2. Gromadzenie i zabezpieczanie dokumentacji powstającej w toku działalności organów i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w tym również powstającej w toku działalności naukowej i dydaktycznej jego pracowników. 3. Pozyskiwanie i gromadzenie materiałów archiwalnych: a) organizacji i stowarzyszeń działających przy Uniwersytecie, jak również osób fizycznych z nim związanych, b) pochodzenia poza kancelaryjnego przydatnych do badania dziejów Uniwersytetu. 4. Ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5. Udostępnianie materiałów archiwalnych na zasadach określonych przez Rektora. 6. Uwierzytelnianie odpisów i wyciągów z posiadanych materiałów archiwalnych oraz wydawanie dokumentów i zaświadczeń. 7 1. W zakresie działalności naukowej, do Archiwum należy prowadzenie prac badawczych dotyczących: 1) historii nauki i szkolnictwa wyższego, ze szczególnym uwzględnieniem dziejów Uniwersytetu, 2) problematyki archiwalnej. 2. Archiwum opracowuje się i redaguje wydawnictwa zawierające materiały historyczne do dziejów Uniwersytetu, organizacji i stowarzyszeń oraz osób fizycznych z nim związanych, a także przygotowuje się inne wydawnictwa i formy popularyzujące wiedzę o materiałach archiwalnych. 8 W zakresie działalności informacyjnej, do Archiwum należy: 1. udzielanie informacji dotyczących dziejów Uniwersytetu, własnego zasobu i zasobu archiwalnego archiwów innych szkół wyższych, na zasadach określonych przez Rektora, 2. prowadzenie działalności popularyzującej wiedzę o materiałach archiwalnych i archiwach. Archiwum tymczasowo gromadzi muzealia związane z historią Uniwersytetu. 9 10 Archiwum współpracuje z: 1. Instytutem Historii i Archiwistyki w zakresie prowadzonej działalności naukowej i wydawniczej, odbywania w Archiwum praktyk studenckich, udostępniania materiałów archiwalnych i pomieszczeń dla celów dydaktycznych oraz doskonalenia metod pracy Archiwum, 2. archiwami państwowymi i archiwami szkół wyższych w zakresie działalności archiwalnej. III. ZASÓB ARCHIWUM 11 1. Zgromadzony w Archiwum zasób stanowi część narodowego zasobu archiwalnego. 2. Na zasób, o którym mowa w ust. 1, składają się materiały archiwalne takie jak: wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i 2
plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytworzenia, powstała w wyniku działalności oraz w związku z działalnością Uniwersytetu. 12 1. Zasób archiwalny tworzą w szczególności: 1) materiały archiwalne i innego rodzaju dokumentacja wytworzona lub zgromadzona przez jednostki organizacyjne i organy Uniwersytetu, 2) wszelkiego rodzaju materiały źródłowe do dziejów Uniwersytetu, zgromadzone lub powstałe w wyniku inicjatywy samego Archiwum. 2. W skład zasobu mogą wchodzić dary lub depozyty od organizacji i stowarzyszeń działających w Uniwersytecie i od osób fizycznych. IV. ORGANY ARCHIWUM R a d a A r c h i w u m 13 Organem kolegialnym Archiwum jest rada Archiwum, zwana dalej radą. 14 1. W skład rady wchodzą: 1) kierownik Archiwum, jako przewodniczący, 2) jeden przedstawiciel pozostałych pracowników Archiwum, wybrany przez nich z ich grona, 3) trzech przedstawicieli Instytutu Historii i Archiwistyki, wybranych przez Radę Instytutu spośród nauczycieli akademickich, 4) Dyrektor Administracyjny lub delegowany przez niego przedstawiciel. 2. Na zaproszenie kierownika Archiwum, w posiedzeniach rady mogą brać udział z głosem doradczym inne osoby. 15 1. Kadencja członków Rady trwa trzy lata i rozpoczyna się 1 września a kończy się 31 sierpnia. 2. Przed zakończeniem kadencji kierownik Archiwum podejmuje działania związane z zapewnieniem wyboru i delegowania do składu Rady na następną jej kadencję. 16 Wyboru przedstawiciela określonego w 14 ust. 1 pkt. 2 dokonują pracownicy Archiwum na zebraniu zwołanym przez kierownika Archiwum, któremu przewodniczy pracownik, wybrany przez nich z ich grona. 17 Do statutowych zadań rady należy: 1. opiniowanie kandydata na stanowisko kierownika Archiwum, zaproponowanego przez rektora, 2. występowanie do rektora z uzasadnionym wnioskiem o odwołanie kierownika Archiwum, 3. wyrażanie opinii w sprawie inicjatywy rektora dotyczącej odwołania kierownika Archiwum. 3
18 Rada w szczególności: 1. opiniuje plany pracy Archiwum, przygotowane przez kierownika Archiwum, 2. rozpatruje i zatwierdza roczne sprawozdania kierownika Archiwum oraz sprawozdania z działalności Archiwum w okresie kadencji, 3. inicjuje lub opiniuje tematy badawcze podejmowane przez pracowników Archiwum oraz rozpatruje sprawozdania z ich opracowania, 4. inicjuje przygotowywanie wydawnictw dotyczących Uniwersytetu, opartych na materiałach archiwalnych oraz innych form popularyzujących wiedzę o dziejach Uniwersytetu, 5. inicjuje lub opiniuje rozwiązania usprawniające działalność Archiwum w zakresie gromadzenia, opracowywania i udostępniania zasobu archiwalnego, a w szczególności zasobu historycznego, 6. inicjuje lub opiniuje zmiany organizacyjne w Archiwum, w tym zmiany regulaminu Archiwum, 7. opiniuje wnioski w sprawach zatrudniania, awansowania, zwalniania, nagradzania, kierowania na kursy i staże, udzielania urlopów dla celów kształcenia zawodowego pracowników Archiwum. 19 Rada ponadto może: 1. wyrażać opinię w każdej sprawie należącej do zakresu działania kierownika Archiwum oraz w tym zakresie może występować do kierownika z inicjatywą podjęcia określonych działań, 2. przedstawiać opinię w każdej sprawie dotyczącej Archiwum, która ma być rozpatrywana przez Senat albo przez Rektora, 3. występować do Senatu lub Rektora z inicjatywą podjęcia działań w sprawach dotyczących Archiwum. 20 1. Posiedzeniom Rady przewodniczy kierownik Archiwum, z wyjątkiem posiedzeń, o których mowa w ust. 2. 2. Posiedzeniom Rady poświęconym ocenie działalności kierownika Archiwum, sprawom związanym z jego powołaniem i odwołaniem oraz jego sprawozdaniom z działalności Archiwum przewodniczy przedstawiciel Instytutu Historii i Archiwistyki w Radzie, wybrany przez jej członków. 21 1. Posiedzenia zwyczajne Rady zwołuje kierownik Archiwum w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w semestrze. 2. Posiedzenia nadzwyczajne Rady zwołuje kierownik Archiwum na wniosek członka Rady, nie później niż w ciągu 7 dni od daty zgłoszenia wniosku, który powinien zawierać proponowany przedmiot obrad. 22 1. Do działania Rady stosuje się przepisy 43 i 44 statutu. 2. Członek Rady, którego dotyczy podejmowana uchwała, nie bierze udziału w głosowaniu w tej sprawie; jest on uwzględniany przy ustalaniu quorum, lecz pomijany przy obliczaniu wyników głosowania. 4
3. Rada określa tryb swojej pracy. K i e r o w n i k A r c h i w u m 23 1. Organem jednoosobowym Archiwum jest kierownik Archiwum, zwany dalej kierownikiem, powoływany i odwoływany przez Rektora. 2. Kierownik reprezentuje Archiwum i kieruje nim oraz jest przełożonym służbowym pracowników Archiwum, 3. Kierownik odpowiada za: a) organizację i poziom działalności prowadzonej w Archiwum, b) zabezpieczenie zgromadzonego materiału archiwalnego, c) składniki majątkowe Archiwum. 24 1. Do kierownika należy: 1) organizowanie i nadzorowanie działalności prowadzonej w Archiwum, 2) zapewnianie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, 3) zapewnianie przestrzegania wymogów ochrony przeciwpożarowej, 4) dysponowanie przydzielonymi środkami finansowymi zgodnie z obowiązującymi przepisami, 5) opracowywanie planu pracy Archiwum oraz przedkładanie Rektorowi sprawozdania z jego realizacji, 6) ustalanie zakresów czynności pracowników zatrudnionych w Archiwum, 7) przedstawianie wniosków w sprawach zatrudniania, awansowania, zwalniania, nagradzania, kierowania na kursy i staże, udzielania urlopów dla celów kształcenia zawodowego, 8) wykonywanie innych zadań. zleconych przez Rektora lub wynikających z przepisów szczególnych. V. PRACOWNICY ARCHIWUM 25 1. W Archiwum zatrudnia się pracowników dokumentacji i informacji naukowej oraz innych pracowników nie będących nauczycielami akademickimi. 2. W Archiwum można zatrudnić pracowników o statusie nauczyciela akademickiego tylko w celu prowadzenia określonych badań naukowych lub pracy dydaktycznej. VI. PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE 26 Pierwsze wybory do Rady Archiwum należy przeprowadzić w ciągu 7 dni od dnia wejścia w życie niniejszego regulaminu; kadencja członków Rady kończy się dnia 31 sierpnia 1994 r. 27 Traci moc Regulamin Archiwum UMK z dnia 22 stycznia 1985 r. 28 5
Ustalanie wiążącej wykładni przepisów regulaminu należy do Senatu. 29 1. Zmiany regulaminu dokonuje się w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia. 2. Rektor, kierownik lub Rada mogą wystąpić z inicjatywą wprowadzenia zmian do regulaminu. 30 Regulamin uchwalony na posiedzeniu Senatu w dniu 16 czerwca 1992 r., wchodzi w życie z dniem 16 czerwca 1992 r. R e k t o r prof. dr hab. Sławomir Kalembka 6