Elektroniczna odsiecz dla zamówień sektorowych Przepisy Prawa zamówień publicznych, dotyczące zamówień sektorowych, są regulacją istotnie wpływającą na działalność objętych nimi przedsiębiorstw z sektora energetycznego. Z jednej strony wprowadzają uporządkowany proces zamówień i z załoŝenia wymuszają przejrzystość postępowania, z drugiej jednak wymagają wielu działań biurokratycznych i powodują długi czas trwania postępowań. Czy nie jest to jednak spojrzenie zbyt stereotypowe? W niniejszym artykule opiszę narzędzia elektroniczne, których uŝycie jest dozwolone przez Ustawę Prawo zamówień publicznych. WskaŜę jak korzystając z nich moŝna skutecznie przyśpieszyć postępowania zakupowe realizowane w ramach zamówień sektorowych oraz uniknąć bezwartościowych działań biurokratycznych. Narzędzia elektroniczne wprowadzenie Pierwsze narzędzia elektroniczne wspierające zakupy, czyli dedykowane systemy informatyczne pomagające realizować poszczególne etapy procesu zakupowego, pojawiły się w Polsce w latach 90-tych. Pionierami w ich uŝyciu były przedsiębiorstwa naleŝące do międzynarodowych koncernów, i z tego tytułu mające dostęp do korporacyjnych rozwiązań informatycznych. W 2001 roku, wraz z powstaniem pierwszych polskich firm dostarczających elektroniczne narzędzia zakupowe, ich wykorzystanie stawało się coraz bardziej powszechne, obejmując kolejne firmy z sektora prywatnego. Rok 2004 i nowelizacja Ustawy Prawo zamówień publicznych stały się przełomem dla sektora publicznego i firm objętych zamówieniami sektorowymi. Uzyskały one moŝliwość (chociaŝ w ograniczonym jeszcze stopniu) korzystania z nowego trybu zamówień, zakładającego wsparcie elektroniczne. Ponowna nowelizacja ustawy w 2006 roku umoŝliwiła, objętym jej działaniem jednostkom i przedsiębiorstwom dostęp do duŝo szerszego spektrum narzędzi elektronicznych.
Podstawowe narzędzia wymienione w Prawie zamówień publicznych to: - aukcja elektroniczna, która pozwala uzyskać korzystniejsze niŝ za pomocą tradycyjnych metod warunki zamówienia, w postępowaniach prowadzonych trybem przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem - dynamiczny system zakupów, który przyśpiesza i usprawnia realizację przetargów nieograniczonych - licytacja elektroniczna, której wykorzystanie stanowi odrębny tryb zamówień; W niniejszej publikacji skoncentruję się na dwóch pierwszych narzędziach, poniewaŝ licytacja elektroniczna, będąca bardzo uŝytecznym trybem dla sektora publicznego, nie jest formalnie trybem dla zamówień sektorowych. UŜycie narzędzi elektronicznych przynosi korzyści dwojakiego rodzaju: redukcji kosztu zakupu i redukcji czasu prowadzenia postępowań. Aukcja będąca nowa formą prowadzenia negocjacji pozwala uzyskiwać korzystniejsze warunki, niŝ metoda tradycyjna. Wykorzystanie dynamicznego systemu zakupowego przyśpiesza zaś realizację procesu zamówień, redukuję do minimum ilość wymaganych dokumentów papierowych i umoŝliwia elektroniczny kontakt z dostawcami. Oczywiście powyŝsze korzyści obwarowane są jednak równieŝ pewnymi wymaganiami technicznymi: - zamawiający i dostawcy muszą posiadać sprzęt komputerowy który jest w stanie współpracować z ww. narzędziami (wystarczający jest tutaj standardowy, dostępny na rynku komputer PC z przeciętną specyfikacją techniczną); - zamawiający i dostawcy muszą posiadać dostęp do Internetu (wskazane jest stałe łączę, jednak większość narzędzi da się obsługiwać równieŝ korzystając telefonicznego połączenia z internetem typu dial-up); - zamawiający i dostawcy muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, którym podpisują prowadzoną elektronicznie korespondencję oraz przesyłane oferty. Temu ostatniemu wymaganiu, które często niesłusznie odstrasza potencjalnych uŝytkowników warto poświęcić kilka zdań, aby rozwiać wszelkie obawy i wątpliwości. Podpis elektroniczny w swoim materialnym wymiarze na pierwszy rzut oka przypomina kartę kredytową. Podobnie jak karta kredytowa nosi zapisaną informację pozwalającą na identyfikację jego właściciela. Kwalifikowane podpisy elektroniczne są wydawane imiennie i zgodnie z polskim prawem ich uŝycie jest równowaŝne podpisowi odręcznemu. Sam proces podpisywania równieŝ przypomina uŝycie karty kredytowej gdy napiszemy e-mail 2
lub dokument elektroniczny, który chcemy podpisać elektronicznie, przed jego wysłaniem wkładamy kartę do czytnika (podłączane do komputera urządzenie wielkości pudełka od płyt CD) i wpisujemy kod PIN (zna go tylko właściciel podpisu). Odpowiedni program wykonuje zdjęcie podpisywanego dokumentu i dołącza je do niego wraz z informacjami pobranymi z naszej karty. Odbiorca dokumentu w podobnym programie stwierdza czy dokument róŝni się od zdjęcia oraz czy nasz podpis jest oryginalny i w ten sposób weryfikuje oryginalność samego dokumentu. Koszt podpisu elektronicznego to ok. 450 PLN za wystawienie podpisu (karty), czytnik i pierwszy rok uŝytkowania, następnie ok. 150 PLN rocznie. Dostępność kwalifikowanych podpisów elektronicznych jest obecnie powszechna poprzez odziały firm uprawnionych do ich wystawiania, oraz w mniejszych miejscowościach poprzez kancelarie adwokackie z nimi współpracujące. Czas uzyskania od złoŝenia wniosku do otrzymania karty to ok. 2 dni roboczych. Aukcja elektroniczna usprawnia tradycyjne tryby Aukcja elektroniczna nie jest odrębnym trybem zamówień. SłuŜy usprawnieniu innych trybów zamówień, takich jak przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony lub negocjacje z ogłoszeniem. Zgodnie z Prawem zamówień publicznych (Art. 91a) w postępowaniach prowadzonych według powyŝszych trybów, zamawiający po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty przeprowadza aukcję elektroniczną, jeŝeli przewidział to w ogłoszeniu oraz złoŝono co najmniej 3 oferty nie podlegające odrzuceniu. Aukcję elektroniczną stosuje się zatem jako finalny element postępowania zgodnego z wyŝej wspomnianymi trybami. Nie przytaczając specyficznych wymagań kaŝdego z tych trybów, trzeba jednak wymienić trzy wspólne wymagania, których spełnienie pozwoli na uŝycie aukcji elektronicznej: - umieszczenie informacji o chęci jej przeprowadzenia w ogłoszeniu o zamówieniu, wraz z odpowiednimi informacjami (min. wymagania techniczne) - umieszczenie kryteriów oceny ofert w toku aukcji elektronicznej w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (dopuszczone są kryteria inne niŝ cena np. termin dostawy, kaŝde kryterium musi być jednak tak skwantyfikowane, aby moŝliwa była automatyczna ocena ofert, a w przypadku zastosowania kilku kryteriów konieczne jest podanie wagi kaŝdego z nich) 3
- niezaleŝnie od trybu, aby przeprowadzić aukcję elektroniczną, zamawiający musi otrzymać co najmniej 3 waŝne oferty. Aukcja elektroniczna trwa przeciętnie 30-90 minut i ma tylko jeden etap. Zaproszenie do aukcji otrzymują (co istotne) drogą elektroniczną wszyscy uczestnicy postępowania, których oferty nie podlegają odrzuceniu. W zaproszeniu określany jest termin otwarcia aukcji (nie wcześniej niŝ 2 dni robocze od wysłania zaproszenia). Ofertą wejściową kaŝdego z uczestników aukcji jest oferta złoŝona w przetargu. Oferty podlegają automatycznej ocenie oraz klasyfikacji i są przeliczane na punkty. Uczestnicy mają cały czas dostęp do informacji o punktacji i pozycji swoich ofert oraz o punktacji oferty, która w danym momencie aukcji jest najkorzystniejsza. Nie mają natomiast dostępu do informacji pozwalających na identyfikację pozostałych oferentów. W czasie trwania aukcji jej uczestnicy pozostają w trybie bezpośredniego połączenia z systemem aukcyjnym i uŝywając podpisu elektronicznego mogą dowolną ilość razy poprawiać warunki swojej oferty aŝ do ogłoszenia zwycięzcy. Zostaje nim firma, która w przewidzianym czasie trwania aukcji złoŝyła najkorzystniejszą ofertę. W przypadku gdyby podczas aukcji nie została złoŝona Ŝadna oferta, samo postępowanie pozostaje waŝne, a zwycięŝa najlepsza oferta dopuszczona do etapu aukcji elektronicznej. Aukcja elektroniczna moŝe stanowić kluczowy etap postępowań prowadzonych zgodnie z trybem przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego i negocjacji z ogłoszeniem. Jej podstawowymi zaletami są: - umoŝliwienie dalszych negocjacji warunków w trybach stosowanych dla strategicznych ze względu na ich wartość zamówień - skrócenie do minimum procesu negocjacji (wszyscy potencjalni dostawcy w jednym momencie, w czasie 30-90 minut) - odciąŝenia biurokratycznego w normalnym procesie negocjacji wymagane byłoby przygotowanie protokołów z kaŝdej z sesji negocjacyjnych - przejrzystość dla dostawców. 4
Dynamiczny system zakupów szybkie przetargi nieograniczone Zgodnie z Prawem zamówień publicznych, dynamiczny system zakupów jest to ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych. Ustanawiany moŝe być on w celu usprawnienia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego. Uproszczając: jest to narzędzie elektroniczne które umoŝliwia w ramach określonych przedmiotów zamówień prowadzenie całości komunikacji z dostawcami, Urzędem Zamówień Publicznych i Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich na drodze elektronicznej (łącznie z przekazywaniem dokumentacji), ustalenie listy stale współpracujących dostawców i przeprowadzanie szybkich (w porównaniu do tradycyjnej metody) przetargów nieograniczonych. Dynamiczny system zakupów moŝe być ustanowiony na maksymalnie 4 lata (z wyjątkami pozwalającymi na wydłuŝenie tego okresu), dla określonego przedmiotu zamówienia (jednego rodzaju usługi lub produktu). Warto tu podkreślić, iŝ zamawiający moŝe ustanowić w dowolnym momencie dowolnie wiele dynamicznych systemów zakupów dla róŝnych przedmiotów zamówień. Podpisane cyfrowo ogłoszenie o ustanowieniu dynamicznego systemu zakupów zamawiający przesyła elektronicznie do Urzędu Zamówień Publicznych lub Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Jednocześnie na swojej stronie internetowej publikuje specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz ustanawianego systemu: - określenie przedmiotu zamówienia objętego systemem - czas trwania dynamicznego systemu zakupów - przewidywane terminy dokonywania zakupów - wymagania teleinformatyczne dotyczące urządzeń teleinformatycznych niezbędnych do porozumiewania się pomiędzy zamawiającym a dostawcami. W odpowiedzi na ogłoszenie dostawcy zainteresowani udziałem w danym dynamicznym systemie zakupów przesyłają zamawiającemu swoje oferty orientacyjne oraz oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wraz z wymaganymi dokumentami) w formie elektronicznej opatrzone podpisem elektronicznym. W ciągu 15 dni zamawiający dokonuje oceny ofert i akceptuje te, które spełniają wymagania formalne. Dostawcy, którzy je złoŝyli, zostają włączeni do dynamicznego systemu zakupów. 5
Składanie zamówień za pośrednictwem dynamicznego systemu zakupów składa się z dwóch etapów. W pierwszym zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej uproszczone ogłoszenie o zamówieniu. Podczas następnych 15 dni, do systemu mogą zgłosić swój akces nowi, zainteresowani dostawcy (są kwalifikowani zgodnie z wyŝej opisanymi kryteriami). Czas trwania drugiego etapu określa sam zamawiający. W tym etapie przesyła on do wszystkich dostawców dopuszczonych do dynamicznego systemu zakupów zaproszenie do składania ofert. Oferty składane przez dostawców nie mogą być mniej korzystne niŝ wcześniej złoŝone oferty orientacyjne. Porównania i oceny ofert dokonuje się w oparciu o kryteria opisane w specyfikacji istotnych warunków zmówienia. Informacja o wyborze zwycięzcy jest publikowana zgodnie z zasadami określonymi dla trybu przetargu nieograniczonego, z tą róŝnicą Ŝe jest przesyłana drogą elektroniczną. Dynamiczny system zakupów jest zaawansowanym narzędziem elektronicznego wsparcia zakupów. Na pierwszy rzut oka moŝe wydać się nieco skomplikowany, posiada jednak konkretne zalety: - pozwala (a właściwie, zgodnie z Prawem zamówień publicznych wymaga) na uŝycie drogi elektronicznej we wszelkiej korespondencji związanej z prowadzeniem przetargu nieograniczonego (z wymogiem kaŝdorazowego stosowania podpisu elektronicznego) - ułatwia współpracę ze stałymi dostawcami, wymagając jedynie jednorazowego przekazania oświadczenia i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków postępowań (przy kwalifikacji do udziału w systemie) - pomaga znacznie skrócić czas postępowania w przypadku zamówień sektorowych o znacznej wartości (gdzie tradycyjny przetarg nieograniczony wymaga w przypadku zamówień na towary i usługi wartości powyŝej 422 tys. zachowania 52 dniowego terminu składania ofert). Podsumowanie UŜycie opisanych w niniejszym artykule dwóch narzędzi elektronicznych wspierających realizację zamówień sektorowych jest bezsprzecznie krokiem na przód do sprawnej i szybkiej realizacji zakupów zgodnych z Prawem zamówień publicznych. Trzeba jednak podkreślić, iŝ aukcja elektroniczna i dynamiczny system zakupów nie wyczerpują katalogu narzędzi usprawniających proces zakupów, a wybrane zostały ze względy na ich explicite wspomnienie w Ustawie Prawo zamówień publicznych i moŝliwość stosowania w 6
zamówieniach sektorowych. Z jednej strony istnieją narzędzia takie jak katalogi elektroniczne czy system obsługi zamówień, które mimo Ŝe nie wymienione w Ustawie, mogą być z powodzeniem stosowane do wsparcia realizacji umów ramowych. Z drugiej strony narzędzia wymienione w Ustawie mogą być takŝe z powodzeniem uŝywana przez firmy branŝy energetycznej do wsparcia zakupów nie objętych przepisami dla zamówień sektorowych. Przykłady z rynku, takie jak np. wykorzystanie aukcji elektronicznych przez PGNiG S.A. (informacja ze strony internetowej firmy), pokazują Ŝe narzędzia elektroniczne przynoszą korzyści kaŝdemu przedsiębiorstwu. Autor: Michał Mazur Michał Mazur jest ekspertem firmy Marketplanet specjalizującej się w doradztwie zakupowym i dostarczaniu narzędzi informatycznych wspierających proces zakupowy. MoŜesz zadać pytanie, pisząc na adres: michal.mazur@marketplanet.pl 7