Jak zadbać o bezpieczeństwo na Osiedlu Członkowie wspólnot mieszkaniowych coraz częściej decydują się na działania zmierzające do zapewniania bezpieczeństwa na obszarach należących do wspólnoty. W tym celu podejmują współpracę z firmami zapewniającymi ochronę osób i mienia, czy też umieszczają na terenach wspólnoty systemy rejestracji obrazu i dźwięku (tzw. monitoring). Takie działania pozwalają zachować porządek i bezpieczeństwo oraz kontrolować obecność każdej osoby na terenie wspólnoty mieszkaniowej. Decyzje w sprawie stosowania środków służących ochronie właścicieli lokali oraz ich mienia powinny być podejmowane przez członków wspólnoty mieszkaniowej w drodze uchwały pojętej przez właścicieli lokali na podstawie art. 23 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. W takiej uchwale mieszkańcy wspólnoty mogą wyrazić swoją opinię na temat zasadności podejmowania działań zmierzających do zapewnienia bezpieczeństwa na terenie wspólnoty oraz sposobów ich realizacji. Na podstawie takiej uchwały zarząd lub zarządca może podejmować konkretne kroki służące ochronie obszarów wspólnoty mieszkaniowej. Jednym ze sposobów zapewnienia bezpieczeństwa członkom wspólnot mieszkaniowych jest podjęcie współpracy z firmą, która posiada koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia. Takie podmioty współpracują z pracownikami ochrony, którymi zgodnie z ustawą dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia są osoby wpisane na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego i wykonujące zadania ochrony w ramach wewnętrznej służby ochrony albo na rzecz przedsiębiorcy, który uzyskał koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia, lub osoby wykonujące zadania ochrony, w zakresie niewymagającym wpisu na te listy, na rzecz przedsiębiorcy, który uzyskał koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia. Warto wskazać, iż w ostatnim czasie zmianie uległ sposób uzyskiwania uprawnień przez pracowników ochrony fizycznej i zabezpieczenia technicznego. W poprzednio obowiązującym stanie prawnym pracownicy ochrony legitymowali się licencjami. Zgodnie z nowym brzmieniem ustawy o ochronie osób i mienia licencje pracownika ochrony fizycznej pierwszego i drugiego stopnia oraz licencje pracownika zabezpieczenia technicznego pierwszego i drugiego stopnia stracą ważność na rzecz listy
kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub listy kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego. Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie osób i mienia pracownicy ochrony przy wykonywaniu zadań ochrony osób i mienia mają prawo do podejmowania takich czynności jak : 1) ustalania uprawnień do przebywania na obszarach lub w obiektach chronionych oraz legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości; 2) wezwania osób do opuszczenia obszaru lub obiektu w przypadku stwierdzenia braku uprawnień do przebywania na terenie chronionego obszaru lub obiektu albo stwierdzenia zakłócania porządku; 3) ujęcia w granicach obszarów lub obiektów chronionych lub poza ich granicami osób stwarzających w sposób oczywisty bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia, w celu niezwłocznego oddania tych osób Policji. W tym miejscu warto przyjrzeć się uprawnieniom pracowników ochrony polegającym na legitymowaniu osób. Jeśli chodzi o wspólnoty mieszkaniowe, to takie działania sprowadzać się będą w zasadzie do sprawdzania tożsamości osób wchodzących i wychodzących na teren należący do wspólnoty mieszkaniowej, a w szczególności do jej budynków. Jak już wcześniej wspomniano, zgodnie z treścią art. 36 ust.1 pkt.1 ustawy o ochronie osób i mienia pracownik ochrony przy wykonywaniu zadań ochrony osób i mienia w granicach chronionych obiektów i obszarów ma prawo do ustalania uprawnień do przebywania na obszarach lub w obiektach chronionych oraz legitymowania osób, w celu ustalenia ich tożsamości. Tożsamość osoby legitymowanej ustala się na podstawie dowodu osobistego lub innych dokumentów potwierdzających tożsamość, zaopatrzonych w fotografię i adres osoby legitymowanej. Należy przy tym wskazać, iż przy wykonywaniu powyższego uprawnienia pracownicy ochrony nie mogą stosować środków przymusu. Osoba zamierzająca wejść na teren chronionego osiedla może odmówić poddania się legitymowaniu. Pracownik ochrony nie może w żaden sposób zmusić osoby do okazania dowodu tożsamości. W przypadku odmowy okazania stosownego dokumentu, pracownik ochrony może wówczas wezwać funkcjonariuszy policji. Należy także podkreślić, iż pracownik nie może od nikogo żądać wydania mu dowodu osobistego ani innego dowodu stwierdzającego tożsamość. Stanowczy zakaz zatrzymywania dowodów osobistych (poza przypadkami określonymi w ustawie) zawarty został w art. 33 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności. Zatrzymanie
dowodu osobistego bez podstawy prawnej podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny. Warto podkreślić, że na żądanie legitymowanej osoby, pracownik ochrony musi podać swoje imię i nazwisko oraz dokument potwierdzający jego uprawnienia w taki sposób, aby osoba legitymowana miała możliwość odczytania i zanotowania zawartych w tym dokumencie danych. Pracownik ochrony musi też podać podstawę prawną i przyczynę swoich czynności. Z czynności legitymowania pracownik ochrony powinien również sporządzić notatkę służbową, zawierającą dane personalne osoby legitymowanej, wskazanie rodzaju dokumentu oraz jego numeru i serii, a także czasu, miejsca i przyczyny legitymowania. Należy także pamiętać, iż pracownik ochrony uprawniony jest do określonego działania wyłącznie na danych obszarze, czyli np. na terenie osiedla wspólnoty mieszkaniowej, a ochrona sprowadza się do działań wyłącznie prewencyjnych w celu zapobiegania i przeciwdziałania niebezpieczeństwom. Sposób ustalania uprawnień i legitymowania przez pracowników ochrony jest ponadto ściśle określony w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 listopada 1998 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony, podejmowanych wobec osób znajdujących się w granicach chronionych obiektów i obszarów. Paragraf 7 powyższego rozporządzenia stanowi, iż pracownik ochrony po okrzyku Ochrona! i podaniu swojego imienia i nazwiska może wezwać osobę nieposiadającą uprawnienia do przebywania na obszarze chronionym albo zakłócającą porządek do opuszczenia obszaru. Przy ujęciu osoby stwarzającej, w sposób oczywisty, bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia, pracownik ochrony po okrzyku Ochrona! może wzywać osobę do zachowania zgodnego z prawem oraz uniemożliwić oddalenie się osoby ze wskazanego miejsca. Następnie powinien wezwać Policję i przekazać funkcjonariuszom zatrzymaną osobę. Interpretując przepisy ustawy o ochronie osób i mienia można dojść do wniosku, iż legitymowanie osób przez pracowników ochrony powinno być stosowane na zasadzie wyjątku. Należy bowiem wskazać, iż zgodnie z ustawową definicją, ochrona sprowadza się do wyłącznie prewencyjnych działań, które mają na celu zapobieganie i przeciwdziałanie określonym negatywnym zachowaniom. Należałoby zatem opowiedzieć się za zakazem nadużywania przez pracowników ochrony uprawnienia do legitymowania osób, w szczególności wchodzących do budynków należących do wspólnoty mieszkaniowej.
Warto wskazać, iż często wspólnoty mieszkaniowe zatrudniają również osoby, które nie są pracownikami ochrony w rozumieniu ustawy o ochronie osób i mienia. Należy zauważyć, iż takie osoby nie posiadają uprawnień analogicznych do uprawnień jakimi legitymują się pracownicy kwalifikowani. W szczególności nie mogą oni zatem legitymować osób wchodzących lub wychodzących z terenu należącego do wspólnoty mieszkaniowej. Ich praca sprowadzać się może zatem jedynie do standardowych czynności związanych z pilnowaniem porządku na terenie wspólnoty i zawiadamianiem odpowiednich służb w przypadku jego naruszenia. Warto również zwrócić uwagę na kwestię ochrony danych osobowych we wspólnocie mieszkaniowej. Legitymowanie osób wchodzących i wychodzących z budynków związane jest bowiem z ich przetwarzaniem. Często zdarza się także, iż dane legitymowanych osób gromadzone są przez pracowników ochrony poprzez tworzenie przez nich tzw. księgi wejść i wyjść. Zbierane w taki sposób dane osobowe podlegają ochronie na postawie ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Należy pamiętać, iż na wspólnocie mieszkaniowej ciążą określone obowiązki. Zgodnie z art. 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych administratorem danych osobowych jest organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych. Administratorem danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej jest sama wspólnota, ponieważ zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali jest ona podmiotem praw i obowiązków, w związku z czym to na niej spoczywają obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych dozwolone jest przetwarzanie danych osobowych, jeśli jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych oraz nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą. Wydaje się, iż tworzenie księgi wejść i wyjść stanowi taki właśnie prawnie usprawiedliwiony cel, przy czym gromadzenie w nich danych osobowych musi odbywać się z poszanowaniem praw osób, których te dane dotyczą. Wspólnota Mieszkaniowa może również określonym podmiotom powierzyć przetwarzanie danych osobowych swoich członków. Podmiot, któremu dane zostały powierzone może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w zawartej w związku z tym umowie. Taka umowa powinna zawierać określenie celu, w jakim podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych może je przetwarzać oraz zakresu powierzonych do przetwarzania danych. Jeśli umowa zawarta z podmiotem, który zapewnia wspólnocie mieszkaniowej ochronę zawiera odpowiednie postanowienia dotyczące przetwarzania danych
osobowych, to nie jest już wymagana odrębna umowa o przetwarzaniu danych osobowych, o której mowa w art. 31 rzeczonej ustawy. Należałoby ponadto wspomnieć, iż z zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, każda osoba która posiada dostęp do danych osobowych powinna posiadać stosowne upoważnienie nadane przez administratora danych. Tym samym, każdy pracownik ochrony, bez względu na to czy jest pracownikiem kwalifikowanym czy też nie, który może mieć dostęp do takich danych powinien legitymować się stosownym upoważnieniem. Ustawa o ochronie danych osobowych wskazuje również obowiązek wspólnoty mieszkaniowej polegający na prowadzeniu ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Z tworzeniem księgi wejść i wyjść związana jest także kwestia ochrony i zakresu danych osobowych w niej gromadzonych. Każdy administrator danych, a w tym przypadku wspólnota mieszkaniowa powinna dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a zwłaszcza jest obowiązana zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i adekwatne do celów, w jakich są przetwarzane. Gromadzenie danych osobowych w celu tworzenia księgi wejść i wyjść na teren wspólnoty powinno obejmować tylko dane adekwatne do celu oraz wykorzystywane tylko w tym zakresie, dla którego zostały zebrane, a więc tylko na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa członków wspólnoty mieszkaniowej. Warto również wskazać, iż księga wyjść i wejść stanowi zbiór danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych, który co do zasady powinien podlegać rejestracji. Wydaje się jednak, iż w tym obszarze przepisy ustawy o ochronie danych osobowych przewidują zwolnienie z takiej rejestracji na mocy art. 43 ust. 1 pkt. 11 rzeczonej ustawy. Warto także wspomnieć o obowiązku odpowiedniego zabezpieczania danych osobowych. Administrator danych powinien stosować środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią właściwą ochronę gromadzonym danym osobowym, tak, by nie dostały się one w ręce osób nieupoważnionych w szczególności poprzez stosowanie zabezpieczeń, o których mowa w ustawie o ochronie danych osobowych i aktach wykonawczych, a więc normami art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych i rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Jest to o tyle istotne, iż ustawa o ochronie danych osobowych zawiera także przepisy karne, zgodnie z którymi naruszenie obowiązku zabezpieczenia danych przed ich zabraniem przez osobę
nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega grzywnie, karze pozbawienia wolności do roku albo karze ograniczenia wolności.