Regulamin Komitetu Audytu Spółki Vivid Games S.A. z siedzibą w Bydgoszczy 1. Komitet Audytu spółki Vivid Games Spółka Akcyjna w Bydgoszczy ( Spółka ) zwany dalej Komitetem Audytu lub Komitetem pełni stałe funkcje konsultacyjno-doradcze wobec Rady Nadzorczej Spółki, zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Ustawy z dnia 11 maja 2017 o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz o nadzorze publicznym. 2. Wybór i skład Komitetu Audytu 1. Komitet Audytu składa się co najmniej z trzech członków, w tym Przewodniczącego Komitetu Audytu, powoływanych przez Radę Nadzorczą spośród jej członków na indywidualne pięcioletnie kadencje, nie dłuższe jednak niż kadencja danego członka w Radzie Nadzorczej. 2. Przewodniczący Komitetu kieruje jego pracami. 3. Większość członków Komitetu, w tym Przewodniczący jest niezależna od Spółki, tj. spełnia kryteria niezależności wskazane w art. 129 ust. 3 Ustawy o biegłych rewidentach. 4. Co najmniej jeden członek Komitetu posiada wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych. 5. Z zastrzeżeniem 3, Rada Nadzorcza dokonuje wyboru członków Komitetu, w tym Przewodniczącego, na najbliższym posiedzeniu po wygaśnięciu kadencji poprzednich członków Komitetu. 3. Zmiany w składzie Komitetu Audytu 1. W przypadku wygaśnięcia mandatu członka Rady Nadzorczej wybranego do Komitetu Audytu przed upływem kadencji w Komitecie Audytu, bądź złożenia przez niego rezygnacji z pełnienia funkcji w Komitecie Audytu,, Rada Nadzorcza uzupełnia skład Komitetu przez dokonanie wyboru nowego członka Komitetu. 2. W sytuacji, gdy w związku ze zdarzeniami, o których mowa w ust. 1 w skład Komitetu Audytu nie będzie wchodził żaden członek, spełniający wymogi, o których mowa w 2 ust. 3 i 4 niniejszego Regulaminu, wybór takiej osoby nastąpi niezwłocznie po odbyciu się walnego zgromadzenia odpowiednio zmieniającego skład Rady Nadzorczej. 3. Niezależnie od sytuacji określonej w ust. 1, członek Komitetu Audytu może być w każdym czasie, uchwałą Rady Nadzorczej, odwołany ze składu Komitetu. 4. Zadania i kompetencje Komitetu Audytu Komitet Audytu wspiera Radę Nadzorczą w wykonywaniu jej statutowych obowiązków kontrolnych i nadzorczych, w szczególności zaś do jego zadań należy: a. monitorowanie: i. procesu sprawozdawczości finansowej,
ii. skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem oraz audytu wewnętrznego, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej, iii. wykonywania czynności rewizji finansowej, w szczególności przeprowadzania przez firmę audytorską badania, z uwzględnieniem wszelkich wniosków i ustaleń Komisji Nadzoru Audytowego wynikających z kontroli przeprowadzonej w firmie audytorskiej; b. kontrolowanie i monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej, w szczególności w przypadku, gdy na rzecz Spółki świadczone są przez firmę audytorską inne usługi niż badanie; c. informowanie Rady Nadzorczej o wynikach badania oraz wyjaśnianie, w jaki sposób badanie to przyczyniło się do rzetelności sprawozdawczości finansowej w Spółce, a także jaka była rola Komitetu Audytu w procesie badania; d. dokonywanie oceny niezależności biegłego rewidenta oraz wyrażanie zgody na świadczenie przez niego dozwolonych usług niebędących badaniem na rzecz Spółki; e. opracowywanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania; f. opracowywanie polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem; g. określanie procedury wyboru firmy audytorskiej przez Spółkę; h. przedstawianie Radzie Nadzorczej rekomendacji dotyczącej powołania biegłych rewidentów lub firm audytorskich, o której mowa w art. 16 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 537/2014 z 16 kwietnia 2014, zwanego dalej Rozporządzeniem nr 537/2014, zgodnie z politykami, o których mowa w pkt 5 i 6; i. przedkładanie zaleceń mających na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej w jednostce zainteresowania publicznego. 5. Rekomendacje co do wyboru firmy audytorskiej 1. Przed dokonaniem przez Radę Nadzorczą wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych Spółki Komitet Audytu przedstawia Radzie Nadzorczej rekomendację, w której: a. wskazuje firmę audytorską, której proponuje powierzyć badanie ustawowe; b. oświadcza, że rekomendacja jest wolna od wpływów stron trzecich; c. stwierdza, że Spółka nie zawarła umów zawierających klauzule, o których mowa w art. 66 ust. 5a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tj. ograniczających możliwość wyboru firmy audytorskiej. 2. W wypadku gdy wybór o którym mowa w ust. 1 nie dotyczy przedłużenia umowy o badanie sprawozdania finansowego, rekomendacja Komitetu Audytu: a. zawiera przynajmniej dwie możliwości wyboru firmy audytorskiej wraz z uzasadnieniem oraz wskazanie uzasadnionej preferencji Komitetu Audytu wobec jednej z nich; b. jest sporządzana w następstwie procedury wyboru zorganizowanej przez Spółkę.
3. Jeżeli decyzja Rady Nadzorczej w zakresie wyboru firmy audytorskiej będzie odbiegać od rekomendacji Komitetu Audytu, Rada Nadzorcza zobowiązana jest uzasadnić na piśmie przyczyny niezastosowania się do rekomendacji Komitetu Audytu oraz niezwłocznie przekazać ją wraz z uchwałą o wyborze Audytora do wiadomości zarówno Zarządu jak i Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy. 6. Uprawnienia Komitetu Audytu W celu wykonywania czynności określonych w 4 i 5, Komitet Audytu ma prawo, bez odrębnego upoważnienia Rady Nadzorczej, do: a. kontrolowania, w zakresie zadań Komitetu Audytu, w szczególności: i. Komitet Audytu uprawniony jest do żądania od Zarządu Spółki przedłożenia określonych informacji z zakresu księgowości, finansów, audytu wewnętrznego i zarządzania ryzykiem, niezbędnych do wykonania jego obowiązków, ii. Komitet Audytu ma prawo przeglądać wszelkie księgi i dokumenty Spółki a także żądać wyjaśnień od pracowników Spółki w zakresie odpowiednim dla prawidłowego wykonywania zadań Komitetu iii. Komitet Audytu może zapraszać na posiedzenia Komitetu Członków Zarządu, biegłych rewidentów oraz pracowników Spółki kompetentnych do udzielenia informacji na temat badanych zagadnień b. zapraszania na spotkania Komitetu osób trzecich posiadających odpowiednie doświadczenie, wiedzę i umiejętności potrzebne do właściwej oceny zagadnień związanych z zadaniami Komitetu. 7. Relacja Komitetu Audytu do Rady Nadzorczej Wykonywanie przez Komitet Audytu czynności określonych niniejszym Regulaminem, nie zastępuje ustawowych i statutowych uprawnień i obowiązków Rady Nadzorczej ani też nie zwalnia członków Rady Nadzorczej z ich odpowiedzialności. 8. Organizacja prac Komitetu Audytu 1. Pracami Komitetu Audytu kieruje Przewodniczący Komitetu Audytu. Sprawuje on również nadzór nad przygotowaniem porządku obrad, organizowaniem dystrybucji dokumentów i sporządzaniem protokołów z posiedzeń Komitetu. 2. Komitet Audytu działa i podejmuje uchwały kolegialnie. Uchwały podejmowane są zwykłą większością głosów. W wypadku równej liczby głosów rozstrzygający jest głos Przewodniczącego. 3. Komitet Audytu odbywa posiedzenia co najmniej raz na kwartał, w terminach ustalonych przez Przewodniczącego Komitetu. W przypadkach szczególnych posiedzenie Komitetu Audytu może zostać zwołane przez Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej.
4. Dodatkowe posiedzenia Komitetu mogą być zwoływane przez jego Przewodniczącego z inicjatywy członka Komitetu lub innego członka Rady Nadzorczej, a także na wniosek Zarządu, wewnętrznego lub zewnętrznego audytora Spółki. 5. Porządek obrad posiedzenia Komitetu Audytu ustala osoba zwołująca posiedzenie. Osoba taka może zlecić przygotowanie odpowiednich materiałów na posiedzenie właściwemu członkowi Zarządu Spółki. 6. Posiedzenie Komitetu Audytu zwoływane jest w sposób i w terminie właściwym dla zwoływania posiedzenia Rady Nadzorczej. Postanowienia Regulaminu Rady Nadzorczej Spółki stosuje się odpowiednio. O terminie i miejscu posiedzenia Komitetu Audytu należy powiadomić także pozostałych członków Rady Nadzorczej oraz Zarząd. 7. Komitet Audytu podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu Komitetu Audytu jest obecna co najmniej połowa jego członków, a wszyscy jego członkowie zostali właściwie zaproszeni. 8. Komitet Audytu może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Postanowienia Regulaminu Rady Nadzorczej Spółki stosuje się odpowiednio. 9. Przewodniczący Komitetu Audytu przedkłada Radzie Nadzorczej opinie, wnioski, i sprawozdania w sprawach objętych porządkiem posiedzenia Rady Nadzorczej. 10. W razie nieobecności Przewodniczącego Komitetu Audytu lub niemożności pełnienia przez niego funkcji jego kompetencje wykonuje tymczasowo wybrany jeden z obecnych członków Komitetu Audytu. 11. W posiedzeniu Komitetu mogą uczestniczyć, bez prawa udziału w głosowaniu, pozostali członkowie Rady Nadzorczej, członkowie Zarządu, dyrektor departamentu audytu wewnętrznego, przedstawiciel audytora zewnętrznego oraz inni zaproszeni goście. Przewodniczący Komitetu może zwołać posiedzenie Komitetu bez udziału wszystkich lub części wymienionych wyżej osób, z tym jednak, że przynajmniej raz w roku, w ramach posiedzenia Komitetu, powinno odbyć się spotkanie członków Komitetu, wyłącznie z udziałem przedstawicieli audytora zewnętrznego i wewnętrznego. 12. Komitet Audytu, w celu wykonywania swoich zadań ma prawo również spotykania się z pracownikami Spółki bez obecności Zarządu. Komitet informuje Zarząd o przeprowadzaniu takich spotkań. 13. Prawo wnoszenia spraw na posiedzenia Komitetu przysługuje Radzie Nadzorczej oraz poszczególnym członkom Komitetu, a także członkom Zarządu. 8. Protokoły z posiedzeń Komitetu Audytu 1. Z przebiegu każdego posiedzenia Komitetu Audytu sporządza się protokół, który jest podpisywany przez wszystkich członków Komitetu uczestniczących w posiedzeniu. 2. Protokoły z posiedzeń Komitetu Audytu wraz z wnioskami, zaleceniami i rekomendacjami przedkładane są Radzie Nadzorczej, a także Zarządowi Spółki. 3. Do protokołów stosuje się odpowiednio postanowienia Regulaminu Rady Nadzorczej.
9. Specjaliści i eksperci 1. Komitet Audytu może występować z wnioskiem do Rady Nadzorczej o zlecenie opracowania ekspertyz i opinii na użytek Komitetu Audytu w celu właściwej realizacji jego zadań. 2. Komitet może samodzielnie żądać wyboru ekspertów spoza grona członków Komitetu Audytu. 3. Eksperci, o których mowa w ust. 2, mogą otrzymywać wynagrodzenie. W takim przypadku Spółka obowiązana jest zawrzeć odpowiednią umowę z ekspertem, chyba że wysokość żądanego wynagrodzenia będzie nadmiernie wygórowana. 10. Obowiązki Komitetu Audytu 1. Komitet Audytu przedkłada Radzie Nadzorczej: a. podjęte wnioski, stanowiska, i rekomendacje wypracowane w związku z wykonywaniem funkcji Komitetu Audytu w terminie umożliwiającym podjęcie przez Radę Nadzorczą niezwłocznie odpowiednich działań, b. sprawozdanie ze swej działalności w danym roku obrotowym w terminie umożliwiającym Radzie Nadzorczej uwzględnienie treści tego sprawozdania w rocznej ocenie sytuacji Spółki. 2. Komitet Audytu powinien wypełniać swoje obowiązki zgodnie z zakresem uprawnień i zapewnić systematyczne informowanie Rady Nadzorczej o swojej działalności i wynikach prac. 3. Komitet Audytu obowiązany jest do weryfikacji wypełniania przez Spółkę wymogów istniejących przepisów odnośnie do możliwości zgłaszania przez pracowników istotnych nieprawidłowości w Spółce, w formie skarg albo anonimowych doniesień i niezależnego badania takich spraw w celu podjęcia ewentualnych środków zaradczych 11. Postanowienia końcowe 1. Przewodniczący Komitetu Audytu po zakończeniu kadencji obowiązany jest przekazać całość dokumentacji dotyczącej spraw prowadzonych przez Komitet Audytu nowemu Przewodniczącemu Komitetu Audytu. 2. Obsługę Komitetu Audytu w zakresie organizacyjno-technicznym zapewnia Spółka 3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają odpowiednie przepisy Regulaminu Rady Nadzorczej.