REGULAMIN FORUM TECHNOLOGII BANKOWYCH Artykuł 1 Postanowienia ogólne. 1. Forum Technologii Bankowych zwane dalej Forum lub FTB jest - organizacją działającą przy Radzie Bankowości Elektronicznej (zwanej dalej RBE ) przy Związku Banków Polskich. 2. Forum zostało powołane zgodnie z Regulaminem RBE i działa na podstawie Regulaminu FTB, który gwarantuje mu autonomię organizacyjną i merytoryczną. 3. Forum jest dobrowolną, autonomiczną organizacją, niezależną w swej działalności od organów władzy publicznej oraz organizacji politycznych, społecznych i zawodowych. 4. Forum Technologii Bankowych używa jednocześnie nazwy w języku angielskim Forum of Bank Technology i posługuje się skrótem nazwy FTB. 5. Siedzibą FTB jest miasto Warszawa. 6. Forum działa na terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz za granicą. 7. Forum powołane jest na czas nieoznaczony. Artykuł 2 Podstawowe cele i zadania oraz sposoby i formy ich realizacji. 1. Podstawowym celem Forum jest promocja i upowszechnianie wiedzy o nowoczesnych rozwiązaniach teleinformatycznych i ich zastosowaniu w bankowości i szerzej w gospodarce elektronicznej, jak również promocja obrotu bezgotówkowego dla sektora i środowiska finansowego, budowa platformy wymiany informacji i wiedzy pomiędzy przedstawicielami firm teleinformatycznych i banków. 2. Do zadań FTB należą w szczególności: a) Promowanie nowoczesnych instrumentów płatniczych, narzędzi bankowości internetowej i systemów transakcyjnych; b) Działalność edukacyjna związana z bezpiecznym korzystaniem z nowoczesnych usług bankowych; 1
c) Dążenie do tworzenia bezpieczeństwa sektora bankowego w kontekście ciągłości świadczenia usług bankowych, zarządzania ryzykiem operacyjnym i budowaniem polityki zarządzania komunikacją kryzysową z klientami i interesariuszami; d) Promocja rozwiązań stymulujących rozwój gospodarki elektronicznej; e) Działanie na rzecz szybkiego, racjonalnego i stabilnego rozwoju usług wspierających gospodarkę elektroniczną; f) Wypracowywanie standardów i wymiana informacji pomiędzy Członkami FTB oraz RBE; g) Promowanie standardów nowoczesnego zarządzania ryzykiem; h) Dążenie do tworzenia warunków dla budowy bezpiecznej i wygodnej infrastruktury dla klientów sektora bankowego, w szczególności w obszarze bankowości elektronicznej; i) Współpraca z wszystkimi zainteresowanymi aktywnością Forum instytucjami krajowymi oraz zagranicznymi, a w szczególności z instytucjami europejskimi (European Banking Federation EBF, European Payment Council EPC, Komisja Europejska) w obszarze gospodarki elektronicznej. 3. Powyższe cele realizowane są poprzez następujące działania: a) Opracowywanie analiz, raportów i projektów standardów, zasad i rekomendacji odnoszących się do gospodarki elektronicznej, a w szczególności obrotu elektronicznego; b) Promowanie nowoczesnych, bezpiecznych i racjonalnych ekonomicznie technologii w sektorze finansowym i jego otoczeniu; c) Promowanie rozwiązań przeciwdziałających działalności przestępczej w środowisku elektronicznym oraz wzmacniających systemy weryfikacji i autoryzacji klientów banków; d) Współpraca z organami administracji państwowej i Narodowym Bankiem Polskim w opracowywaniu projektów aktów prawnych, dotyczących rynku usług elektronicznych w Polsce oraz współdziałanie z tymi instytucjami w zakresie inicjatyw, dotyczących tego rynku w szczególności w części dotyczącej obrotu bezgotówkowego; e) Organizowanie współpracy Członków Forum w zakresie określania jednolitej strategii promocji nowych standardów wpływających na rozwój gospodarki elektronicznej; f) Podejmowanie wspólnych działań dla wdrażania nowych rozwiązań technologicznych, skutkujących rozwojem gospodarki elektronicznej w Polsce i wzrostem jej udziału w ekonomice kraju; 2
g) Pomoc Członkom Forum w kontaktach z innymi organizacjami, których przedmiotem działania jest rozwój gospodarki elektronicznej w Polsce; h) Przygotowywanie rekomendacji i opinii dotyczących zastosowania nowoczesnych technologii w administracji, w szczególności wspomagających kontakty administracji z obywatelami z wykorzystaniem nowoczesnej technologii; i) Prezentowania opinii Forum organom administracji państwowej, ze szczególnym uwzględnieniem administracji rządowej i innych instytucji, stanowiących polityczne, społeczne i biznesowe otoczenie dla działalności Forum; j) Inne zadania określone w ramach bieżącej pracy, zgłoszone przez Członków Forum i zaakceptowane przez Prezydium Forum. Artykuł 3 Członkostwo. 1. Członkiem FTB może zostać każda firma teleinformatyczna, posiadająca co najmniej jedno wdrożenia technologiczne w banku lub instytucji kredytowej. 2. Członkami Forum są: a) Członkowie zwyczajni firmy teleinformatyczne; b) Przedstawiciele Związku Banków Polskich; c) Eksperci Forum osoby fizyczne szczególnie zasłużone dla FTB. 3. Warunki członkostwa: a) Przyjęcia kandydatów na Członków Forum odbywają się na podstawie pisemnej deklaracji o uczestnictwie w Forum podpisanej przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu danego podmiotu złożonej do Sekretariatu Forum; b) Kandydat na Członka FTB powinien złożyć w Sekretariacie Forum następujące dokumenty: opis profilu firmy, jej działalności i opis wdrożeń zgodnie z art. 3 pkt. 1 oraz wyciąg z właściwego rejestru; c) O przyjęciu w poczet Członków rozstrzyga Prezydium FTB na wniosek zainteresowanej firmy, złożony do Sekretariatu FTB. Uchwała Prezydium FTB podejmowana jest zwykłą większością głosów i powinna zostać podjęta w terminie 2 miesięcy od złożenia wniosku; d) Prezydium FTB podejmuje uchwałę o przyjęciu lub odmowie przyjęcia Kandydata na Członka Forum, zawiadamiając Kandydata o decyzji w ciągu 14 dni od jej podjęcia; 3
e) Kandydat staje się Członkiem Forum na podstawie podjętej przez Prezydium FTB uchwały po dopełnieniu formalności (podpisaniu deklaracji członkowskiej). 4. Prawa Członków: a) Członkowie Forum mają prawo uczestniczyć we wszystkich pracach Forum zgodnie z przyjętym przez Prezydium harmonogramem prac; b) Członkowie Forum mają prawo do udziału w organizowanych zgodnie z planem pracy przyjętym przez Forum na dany rok konferencjach, seminariach i szkoleniach tematycznych, po uzgodnieniu z Sekretarzem Forum szczegółów współpracy przy danym przedsięwzięciu; c) Członkowie Forum mają prawo do uczestniczenia w Zgromadzeniu Ogólnym Forum; d) Członkowie Forum mają prawo do zgłaszania kandydatów do statutowych organów FTB; 5. Członkowie Forum obowiązani są do: a) Stosowania postanowień Regulaminu FTB i uchwał Prezydium FTB oraz Forum; b) Uiszczania składek członkowskich w każdym roku członkowskim; c) Informowania o istotnych zmianach organizacyjnych i prawnych dotyczących Członka, mogących mieć wpływ na działalność Forum; d) Udziału w realizacji celów statutowych Forum; e) Kierowania się w swojej działalności zasadami etyki i normami rzetelnego postępowania; f) Dbania o dobre imię Forum; g) Nie ujawniania i nie wykorzystywania informacji poufnych poza Forum. Wszelkie informacje ujawnione w ramach działania Forum będą uznawane za informacje jawne, chyba że zostaną pisemnie oznaczone jako poufne, zgodnie z procedurą, ustaloną przez Członków. W takim przypadku Członkowie podpiszą umowę o zachowaniu poufności przed ujawnieniem wspomnianych informacji poufnych. Niniejsze postanowienia nie ograniczają członków Forum w zakresie ochrony informacji poufnych lub innych informacji chronionych wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących. 6. Dochodzenie praw Członka. a) Członek Forum uznający, że jego prawa członkowskie zostały naruszone może przedstawić swoją sprawę wraz z odpowiednim wnioskiem do Prezydium FTB; 4
b) Prezydium FTB rozstrzyga w sprawie, o której mowa w art. 3 pkt. 6a, w terminie jednego miesiąca od wniesienia sprawy w drodze uchwały podjętej większością 2 3 głosów w obecności co najmniej 1 2 Członków wchodzących w jego skład. Rozstrzygnięcia Prezydium w tym zakresie są ostateczne. 7. Składka członkowska. a) Składki opłacane są za dany rok do dnia 31 grudnia; b) Okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy; c) W przypadku przystąpienia Członka do Forum w czasie trwania roku kalendarzowego składka obowiązuje w pełnej wysokości i jest płatna jak wyżej; Wysokość składki rocznej ustalana jest indywidualnie z każdym z Członków przez przedstawiciela Prezydium FTB reprezentującego ZBP i Sekretarza FTB; d) Składki roczne są regulowane zgodnie z podpisaną deklaracją członkowską; e) Składkę członkowską uznaje się za opłaconą w przypadku poniesienia przez Członka FTB równoważnych kosztów organizacji konferencji lub innych podobnych działań promujących gospodarkę elektroniczną po uzgodnieniu tych działań z Sekretarzem FTB; f) Brak regulowania opłat składek członkowskich skutkuje utratą członkowstwa w Forum; h) W szczególnie uzasadnionych wypadkach Prezydium FTB może podjąć uchwałę o rozłożeniu płatności składki na raty lub jednorazowym obniżeniu wysokości składki. 8. Eksperci FTB: a) Ustanawia się tytuł Eksperta Forum Technologii Bankowych; b) Ekspertem FTB może być osoba fizyczna działająca na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej, która przyczyniła się w szczególny sposób do rozwoju działalności FTB; c) Tytuł Eksperta FTB nadaje Prezydium FTB w drodze uchwały; d) Rejestr Ekspertów FTB prowadzi Sekretariat FTB; e) Prezydium może podjąć uchwałę o pozbawieniu tytułu Eksperta FTB. 9. Prawa Ekspertów FTB: a) Ekspert FTB na zaproszenie Prezydium może uczestniczyć w pracach Forum zgodnie z przyjętym przez Prezydium harmonogramem prac; 5
b) Na zaproszenie Prezydium może brać udział w organizowanych zgodnie z planem pracy przyjętym przez Forum na dany rok konferencjach, seminariach i szkoleniach tematycznych, po uzgodnieniu z Sekretarzem Forum szczegółów współpracy przy danym przedsięwzięciu; c) Na zaproszenie Prezydium FTB może uczestniczyć w Zgromadzeniu Ogólnym Forum bez prawa głosu; d) Na zaproszenie Przewodniczącego Prezydium RBE oraz Przewodniczących Grup Roboczych RBE, ma prawo uczestniczyć w pracach RBE. 10. Ekspert FTB jest obowiązany do: a) Stosowania postanowień Regulaminu FTB i uchwał Prezydium FTB oraz Forum; b) Udziału w realizacji celów statutowych Forum; c) Kierowania się w swojej działalności zasadami etyki i normami rzetelnego postępowania; d) Dbania o dobre imię Forum; e) Nie ujawniania i nie wykorzystywania informacji poufnych poza Forum. Wszelkie informacje ujawnione w ramach działania Forum będą uznawane za informacje jawne, chyba że zostaną pisemnie oznaczone jako poufne zgodnie z procedurą, ustaloną przez Członków. W takim przypadku Członkowie podpiszą umowę o zachowaniu poufności przed ujawnieniem wspomnianych informacji poufnych. Niniejsze postanowienia nie ograniczają członków Forum w zakresie ochrony informacji poufnych lub innych informacji chronionych wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących. 11. Utrata członkostwa. a) Członkostwo w Forum ustaje w razie: wystąpienia z Forum, rozwiązania Forum, wykluczenia z Forum przez Prezydium FTB w skutek działalności Członka na szkodę Forum, stwierdzenia uchwałą Prezydium utraty członkostwa z powodu uchylania się od płacenia składek członkowskich przez okres jednego roku, zakończenia działalności przez Członka FTB; b) Uchwała o wykluczeniu z Forum podejmowana jest przez Prezydium FTB większością 2 3 głosów w obecności co najmniej 1 2 składu w głosowaniu jawnym; c) Wykluczonemu Członkowi przysługuje odwołanie do Zgromadzenia Ogólnego według następującej procedury (Uchwała o wykluczeniu musi zawierać uzasadnienie). Po podjęciu Uchwały, Przewodniczący Forum lub Członek Przedstawiciel Związku Banków Polskich w formie pisemnej w terminie 7 dni 6
zobowiązany jest poinformować Członka o wykluczeniu wraz z przedstawieniem uzasadnienia. Wykluczony Członek w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia ma prawo odwołać się od decyzji Prezydium. Odwołanie powinno być złożone w formie pisemnej do Sekretarza Prezydium. Prezydium zobowiązane jest do przedstawienia odwołania oraz uchwały o wykluczeniu pod głosowanie na najbliższym posiedzeniu Ogólnym Zgromadzeniu Forum. Ogólne Zgromadzenie Forum podejmuje uchwałę o odrzuceniu uchwały wykluczającej członka zwykłą większością głosów przy quorum 1 2. Jeżeli termin najbliższego posiedzenia Ogólnym Zgromadzeniu Forum jest późniejszy niż 30 dni, Prezydium poddaje pod głosowanie uchwałę w trybie korespondencyjnym. Uchwała podjęta przez Ogólnym Zgromadzeniu Forum jest ostateczna. Do czasu rozpatrzenia odwołania Członkowi nie przysługuje prawo głosu; d) Uchwała stwierdzająca utratę członkostwa z powodu uchylania się od płacenia składek członkowskich podejmowana jest przez Prezydium FTB większością głosów. Uchwała stwierdzająca utratę członkostwa musi być poprzedzona pisemnym wezwaniem Członka przez Sekretarza FTB do uiszczenia zaległych składek pod rygorem utraty członkostwa; e) Członek Forum ma prawo wystąpienia z Forum ze skutkiem natychmiastowym. Wypowiedzenie składa się na piśmie członkowi Prezydium FTB - reprezentującemu ZBP lub Sekretarzowi Forum; f) W przypadku wystąpienia Członka z Forum składki członkowskie obowiązujące na dany rok członkowski, w którym Członek występuje z Forum, nie podlegają zwrotowi. Artykuł 4 Reprezentacja. 1. Członek Forum wykonuje swoje prawa i obowiązki w Forum przez wyznaczenie dwóch przedstawicieli stałych, zasiadających w Forum oraz przedstawicieli biorących udział w pracach Grup Roboczych FTB. 2. Członek Forum ma prawo w każdym czasie zmienić osoby upoważnione do jego reprezentacji. 3. Osoby upoważnione do reprezentacji mogą reprezentować tylko jednego Członka FTB. 7
Artykuł 5 Organy FTB. 1. Organami Forum są: a) Ogólne Zgromadzenie Forum; b) Prezydium Forum; c) Gruby Robocze Forum; d) Biuro FTB Sekretariat. 2. Każdy Członek ma jeden głos z zastrzeżeniem punktu 3. 3. W posiedzeniach Zgromadzenia Ogólnego Forum i Prezydium Forum uczestniczą, z prawem głosu, przedstawiciel ZBP (Dyrektor ZBP lub Członek Zarządu ZBP) oraz Sekretarz Forum. 4. Uchwały Forum podejmowane są zwykłą większością głosów Członków Forum biorących udział w posiedzeniu. 5. Organy Forum mogą podejmować uchwały w trybie korespondencyjnym za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, w szczególności takich jak poczta elektroniczna. Artykuł 6 Zgromadzenie Ogólne Członków Forum. 1. Zgromadzenie Ogólne jest najwyższym organem Forum. 2. Zgromadzenie Ogólne Członków Forum zbiera się co najmniej dwa razy w roku. W posiedzeniach biorą udział wszyscy Członkowie Forum. 3. W okresie między posiedzeniami Zgromadzenie Ogólne podejmuje uchwały w drodze korespondencyjnej. 4. Uchwały Zgromadzenia Ogólnego podejmowane są zwykłą większością głosów, chyba że statut stanowi inaczej. 5. Przewodniczący Prezydium Forum w porozumieniu z co najmniej dwoma Członkami Prezydium Forum, w tym Członkiem reprezentującym ZBP, mogą podjąć decyzję o zaproszeniu na posiedzenie Forum: a) członków RBE; b) Ekspertów FTB, o których mowa w art. 3 pkt. 8; c) ekspertów osoby będące specjalistami w zakresie nowoczesnych technologii, bankowości elektronicznej, gospodarki elektronicznej; d) przedstawicieli innych podmiotów zewnętrznych. 8
6. Posiedzenia odbywają się w miejscu i terminie ustalonym przez Prezydium Forum z wyprzedzeniem co najmniej 30 dniowym przed planowanym terminem spotkania, z zastrzeżeniem art. 6 pkt. 7. Zaproszenia na posiedzenie Forum przesyłane są przez Sekretarza FTB. 7. W uzasadnionych przypadkach posiedzenie Zgromadzenia Ogólnego Forum może być zwołane bez zachowania terminu, o którym mowa w art. 6 pkt. 6. 8. Do kompetencji Zgromadzenia Ogólnego Forum należą w szczególności: a) Wybór i odwołanie Członków Prezydium; b) Ustalanie liczby Członków Prezydium; c) Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania FTB; d) Uchwały dotyczące przyjęcia obowiązujących standardów; e) Ustalanie kierunków prac FTB; f) Zatwierdzanie przedłożonego przez Prezydium projektu planu działania na kolejny rok działalności Forum; g) Inicjowanie działania w obszarach aktywności Forum. Artykuł 7 Prezydium FTB. 1. Organem wykonawczym Forum jest Prezydium, które liczy do dziesięciu osób w skład którego wchodzi: a) 8 przedstawicieli Członków Forum; b) Członek reprezentujący ZBP; c) Sekretarz Forum. 2. Kadencja Prezydium Forum trwa 3 lata. 3. Wybór i odwołanie Prezydium następuje w drodze głosowania na posiedzeniu Zgromadzenia Ogólnego Forum na zasadzie zwykłej większości głosów w obecności co najmniej 1 2 Członków Forum. Dopuszcza się uzupełnienie głosowania w drodze korespondencyjnej wyłącznie w przypadku braku quorum na posiedzeniu Zgromadzenia Ogólnego. 4. W przypadku uzupełnienia lub rozszerzenia składu Prezydium nowi Członkowie Prezydium powoływani są na okres do końca bieżącej kadencji Prezydium. Postanowienia dotyczące wyboru Prezydium stosuje się odpowiednio. 5. Wybory uzupełniające składu Prezydium przeprowadza się w następujących wypadkach: a) Ustąpienia z funkcji Członka Prezydium; 9
b) W przypadku odwołania z funkcji Członka Prezydium przez Zgromadzenie Ogólne Forum; c) W przypadku odwołania Członka Prezydium z powodu trzech kolejnych nieobecności na posiedzeniu Prezydium FTB; d) W przypadku cofnięcia Członkowi Prezydium przez Członka FTB, którego reprezentuje, pełnomocnictwa do udziału w pracach Forum; e) W przypadku śmierci Członka Prezydium. 6. Z grona Prezydium Członkowie Forum dokonują wyboru Przewodniczącego oraz dwóch Wiceprzewodniczących. 7. Uchwały Prezydium podejmowane są w drodze głosowania i zapadają większością głosów. 8. W przypadku równej ilości głosów decydujący jest głos Przewodniczącego Prezydium. 9. Posiedzenia Prezydium odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej jak raz na kwartał. 10. Prezydium ma prawo do odwołania Członka Prezydium w przypadku trzech kolejnych nieobecności na posiedzeniu Prezydium FTB. Uchwała podejmowana jest zwykła większością głosów na wniosek Członka reprezentującego ZBP. 11. Posiedzenia Prezydium zwołuje Sekretarz Forum po konsultacji z Przewodniczącym Prezydium oraz Członkiem Prezydium reprezentującym ZBP. 12. Prezydium sprawuje bieżącą kontrolę nad realizacją budżetu oraz przedkłada Forum informacje o jego wykonaniu nie później niż na dwa tygodnie przed Zgromadzeniem Ogólnym Członków Forum. 13. Prezydium akceptuje przygotowane przez Sekretarza projekty i wnosi je do rozpatrzenia na Forum. 14. Protokoły, uchwały oraz inne materiały ze spotkań Prezydium są przygotowywane przez Sekretarza FTB i zatwierdzane w imieniu Prezydium przez Przewodniczącego Prezydium oraz Członka reprezentującego ZBP. Artykuł 8 Biuro FTB sekretariat. 1. Forum oraz Prezydium są obsługiwane przez Sekretariat działający przy biurze Związku Banków Polskich. 2. Pracami sekretariatu kieruje Sekretarz zatrudniony w biurze ZBP, w uzgodnieniu z Zarządem Związku Banków Polskich. 3. Sekretariat prowadzi obsługę Forum w szczególności w zakresie: 10
a) organizowania i przygotowywania spotkań Forum oraz Prezydium i Grup Roboczych FTB; b) obsługi kancelaryjnej; c) koordynacji prowadzonych prac; d) wykonywania zleconych przez Prezydium analiz i raportów. 4. Zakres zadań Sekretariatu ustala Prezydium i akceptuje Zarząd ZBP. Artykuł 9 Grupy robocze. 1. W ramach Forum mogą być tworzone Grupy Robocze powoływane do realizacji określonych zadań Forum. 2. Grupy Robocze na wniosek Członków powoływane są uchwałą Prezydium Forum. 3. Warunkiem powołania Grupy Roboczej w Forum jest określenie przez Członków wnioskujących jej zakresu zadań i czasu na ich wykonanie. 4. Na pierwszym spotkaniu Grupy jest wybierany Przewodniczący Grupy, który wspólnie z Sekretarzem Forum koordynuje prace Grupy, kontaktuje się z jej Członkami i zatwierdza sporządzone protokoły, projekty i raporty Grupy. 5. W pracach Grup Roboczych biorą udział przedstawiciele Forum, przedstawiciele Rady Bankowości Elektronicznej i zaproszeni przez Przewodniczącego Grupy, w uzgodnieniu z Przewodniczącym Prezydium FTB lub Członkiem FTB reprezentującym ZBP, eksperci. 6. Przewodniczący Grupy Roboczej przedstawia sprawozdania z prowadzonych prac Prezydium FTB oraz podczas posiedzenia Zgromadzenia Ogólnego Forum. 7. Działalność Grup Roboczych finansowana jest z budżetu FTB. Artykuł 10 Finanse FTB. 1. Forum na wniosek Prezydium zatwierdza w formie uchwały swój budżet na posiedzeniu Zgromadzenia Ogólnego Forum, raz w roku, nie później niż do końca II kwartału. 2. Wydatkowanie środków z budżetu FTB odbywa się zgodnie z regulacjami Związku Banków Polskich. 3. Składki roczne Członków Forum regulowane są zgodnie z zapisami regulaminu art. 3 pkt. 7. oraz zapisami deklaracji członkowskiej. Składki członkowskie wykorzystywane 11
są na działalność Forum, w tym: organizowanie posiedzeń Zgromadzenia Ogólnego Forum, posiedzeń Prezydium FTB, spotkań Grup Roboczych FTB, prac Biura FTB oraz działań promocyjnych i edukacyjnych związanych z funkcjonowaniem FTB. 4. Koszty FTB uwzględniają wynagrodzenie Sekretarza FTB. Artykuł 11 Postanowienia końcowe. 1. Niniejszy regulamin może być zmieniony tylko zgodnie z uchwałą podjętą na Zgromadzeniu Ogólnym Forum lub w trybie korespondencyjnym (art. 6 pkt. 3), 2 3 większością głosów. 2. Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego przyjęcia przez Forum. 3. Umowy o współpracy podpisane przed wejściem w życie niniejszego regulaminu do czasu ich zastąpienia deklaracjami o których mowa w art. 3 pkt. 3 są ważne. 12