załącznik nr 1 do ogłoszenia UMOWA NR. zawarta w dniu... pomiędzy Miastem Katowice ul. Młyńska 4, 40-098 Katowice, NIP 634-001-01-47 reprezentowanym przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach - mgr Annę Trepka działającego na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Katowice z dnia 01.09.2009r. nr OZ.II.01130-859-1/09 zwanym dalej Zamawiającym a reprezentowanym przez:.... zwanym dalej Wykonawcą 1 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania w ramach prowadzonego*: 1)... przygotowanie i wydawanie przez 5 dni w tygodniu do 12 posiłków dziennie dla dzieci, podopiecznych tutejszego Ośrodka w formie drugiego śniadania i podwieczorku, 2)... przygotowanie i wydawanie przez 5 dni w tygodniu do 7 posiłków dziennie dla dzieci, podopiecznych tutejszego Ośrodka w formie drugiego śniadania i podwieczorku, *w zależności od wybranej części 2 1. Przyjmuje się zasadę, że posiłek może być realizowany wyłącznie w dniu, na który był przyznany i jedynie dla dzieci objętych pomocą. 2. Posiłki będą wydawane w dni powszednie, od poniedziałku do piątku, dla dzieci i młodzieży z rodzin korzystających z pomocy MOPS Katowice. Posiłki powinny być wydawane w godz. od.. do..(zgodnie ze złożoną ofertą). 3. Podstawą realizacji usługi jest decyzja administracyjna wydana przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach. 4. Zamawiający przekazuje Wykonawcy w terminie do ostatniego dnia miesiąca, listę dzieci/młodzieży objętej pomocą w formie dożywiania dodatkowego do realizacji na następny miesiąc. Wykonawca we współpracy z Terenowymi Punktami Pomocy Społecznej (komórkami organizacyjnymi Zamawiającego, których dane teleadresowe są dostępne na stronie internetowej: www.mops.katowice.pl) w formie pisemnej, drogą elektroniczną lub telefonicznie, na bieżąco ustala zmiany na listach dzieci dożywianych. 3 1. Cena brutto jednego posiłku wynosi... zł, w tym stawka żywieniowa wynosi nie mniej niż 3,50 zł. Ustaloną stawkę żywieniową należy traktować jako ściśle obowiązującą w okresie miesiąca kalendarzowego. 1
2. W przypadku nie wykorzystania stawki żywieniowej, cenę usługi pomniejsza się o kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy ustaloną a faktycznie zrealizowaną stawką żywieniową w okresie miesiąca kalendarzowego. 3. Zapłata nastąpi za faktycznie wydaną ilość posiłków w danym miesiącu. 4. Wynagrodzenie należne Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1, podlega automatycznej zmianie odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy ustalana jest każdorazowo z uwzględnieniem aktualnej stawki podatku VAT obowiązującej na dzień wystawienia faktury (powstania obowiązku podatkowego). 1. Wykonawca zobowiązany jest do: 4 1) Zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych, zwłaszcza: zaplecza kuchennego, jadalni, 2) Zapewnienia i utrzymania wysokiego poziomu czystości i higieny w lokalu (zaplecze kuchenne wraz z wyposażeniem kuchennym oraz jadalnią) w zakresie przygotowywania i wydawania posiłków. 3) Posiadania zatwierdzającej decyzji państwowego powiatowego inspektora sanitarnego na prowadzenie działalności będącej przedmiotem niniejszej umowy (żywienia zbiorowego) zgodnie z wymogami przepisów prawa w tym na: obiekt/y, środek transportu i usługę lub zaświadczenie o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej. 4) Transportu posiłków do miejsca ich wydawania środkiem transportu dopuszczonym do przewozu żywności przez właściwego państwowego inspektora sanitarnego. 5) Zapewnienia wykwalifikowanej obsługi do przygotowania i wydawania posiłków, posiadającej aktualne orzeczenia lekarskie dla celów sanitarno-epidemiologicznych o braku przeciwwskazań do wykonywania prac przez pracowników przygotowujących, wydających oraz dowożących posiłki. 6) Okazywania dokumentów określonych w ust. 3, 4 i 5 na każde żądanie uprawnionych do kontroli realizacji umowy pracowników Zamawiającego. 7) Prowadzenia dokumentacji związanej z żywieniem dzieci: a) listy obecności dzieci korzystających z dożywiania, b) jadłospisu, c) dokumentacji potwierdzającej stawkę żywieniową, 8) Realizacji zamówienia w oparciu o przepisy ustawy z dnia 25.08.2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tekst jednolity: Dz. U. z 2017r poz. 149 z późn. zmianami), w szczególności z zachowaniem zasad systemu analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli (HACCP). 9) Stosowania urozmaiconego jadłospisu uwzględniającego nabiał, warzywa i owoce, zgodnie z wytycznymi Instytutu Żywności i Żywienia w zakresie zasad zdrowego żywienia dzieci i młodzieży. 10) W miejscu odbierania bądź spożywania posiłków przez dzieci i młodzież Wykonawca nie może prowadzić sprzedaży wyrobów tytoniowych i alkoholowych. W lokalu widnieje informacja o obowiązującym zakazie palenia papierosów i sprzedaży napojów alkoholowych. 2
5 1. Zamawiający jest Administratorem danych osobowych, których przetwarzanie powierza Wykonawcy, zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Zakres danych, których przetwarzanie administrator danych powierza Wykonawcy obejmuje wszelkie dane niezbędne do realizacji zadań określonych niniejszą umową: 1) imię i nazwisko, 2) data urodzenia, 3) numer decyzji, 4) okres na jaki przyznano pomoc. 3. Administrator danych powierza Wykonawcy przetwarzanie powyższych danych w celu realizacji zadań określonych w 1 i 2 niniejszej umowy. 4. Od dnia 25 maja 2018 r. powierzenie przetwarzania powierzenie przetwarzania realizowane będzie zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO). 5. Wykonawca jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO. 6. Czas trwania przetwarzania danych to okres na jaki zawarto umowę. 7. Charakter przetwarzania: przetwarzanie danych osobowych w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych. 8. Kategorie osób, których dane dotyczą: dzieci i młodzież z rodzin korzystających z pomocy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach. 9. Rodzaj danych osobowych: dane osobowe nie zawierające danych, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych oraz szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. 10. Wykonawca przetwarza dane osobowe wyłącznie w sposób określony w niniejszej umowie lub na udokumentowane polecenie Zamawiającego, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Wykonawca. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Wykonawca informuje Zamawiającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. 11. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z prawem, a w szczególności do: 1) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, 2) podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO, w tym w szczególności: a) uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, Wykonawca wdraża odpowiednie 3
środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, b) Wykonawca oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, uwzględnia w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych, c) Wykonawca podejmuje działania w celu zapewnienia, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Zamawiającego lub Wykonawcy, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na Zamawiającego, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, 3) prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w ppkt 1) oraz 2) niniejszego punktu, 4) powołania administratora bezpieczeństwa informacji i zgłoszenia go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, a od 25 maja 2018 r. powołanie inspektora ochrony danych osobowych*, 5) do 24 maja 2018 r. realizacji zadań przez powołanego przez Zamawiającego Administratora Bezpieczeństwa Informacji zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11 maja 2015 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji (Dz. U. z dnia 29 maja 2015 r.), a od 25 maja 2018 r. realizacji zadań przez powołanego przez Zamawiającego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z RODO, 6) dopuszczenie do przetwarzania jedynie osób zobowiązanych do zachowania w poufności danych oraz sposobu ich zabezpieczenia a od 25 maja 2018 r. zapewnienie, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy; 7) wydawania indywidualnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, 8) dopuszczania do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających upoważnienie, 9) prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, 10) zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do zbiorów danych oraz komu są przekazywane, 11) spełniania warunków technicznych i organizacyjnych, którym odpowiadać powinny urządzenia i systemy informatyczne stosowane przez niego do przetwarzania danych osobowych, określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024); 12) udostępnienia Zamawiającemu wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w artykule 28 RODO, 13) umożliwiania audytorowi upoważnionemu przez Zamawiającego, Administratorowi Bezpieczeństwa informacji lub Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych powołanemu przez Zamawiającego przeprowadzania audytów, w tym inspekcji, i przyczyniania się do nich. 12. Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 2 tygodni od dnia podpisania umowy: 4
1) Kopię polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, w zakresie objętym powierzeniem przetwarzania. 2) informacje kto został powołany jako Administrator bezpieczeństwa informacji*. 13. Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy, kopię sprawozdania o którym mowa w art. 36a ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o Ochronie danych osobowych, dotyczącego sprawdzenia w zakresie zgodności powierzonego przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych*. 14. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji Zamawiającego, Wykonawca usunie lub zwróci mu wszelkie dane osobowe oraz usunie wszelkie ich istniejące kopie. 15. Wykonawca z usunięcia danych sporządza protokół, który przekazuje Zamawiającemu. 16. Jeżeli do wykonania w imieniu Zamawiającego konkretnych czynności przetwarzania podmiot przetwarzający będzie korzystał z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający nałożone zostaną - na mocy umowy lub innego aktu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego - te same obowiązki ochrony danych jak w niniejszej umowie. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Wykonawcy. 17. Zamawiający wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Wykonawcę z usług innego podmiotu przetwarzającego. 18. Podmiot przetwarzający będzie informował Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, w terminie co najmniej 2 tygodni przed planowaną zmianą, dając tym samym Zamawiającemu możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. 19. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszystkich naruszeniach ochrony danych osobowych. 20. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszelkich żądaniach udostępnienia danych, w tym żądaniach udostępnienia danych przez upoważnione organy państwa. 21. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, Wykonawca w miarę możliwości pomaga Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO. 22. Uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, Wykonawca pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO. 23. W wypadku zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do dostosowania zasad przetwarzania danych, do nowych przepisów. W szczególności po wejściu w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Wykonawca zobowiązuje się do stosowania. 1. Wykonawca w okresach miesięcznych przedstawia Zamawiającemu: 1) rachunek bądź fakturę VAT, 5 6
2) listę obecności dzieci korzystających z dożywiania, zgodnie z ilością przygotowanych i wydawanych posiłków w oparciu o decyzje określone w 2 ust. 3 stanowiącej załącznik nr 1 do umowy, 3) potwierdzenie o realizacji stawki żywieniowej. 2. Zamawiający uiszcza należność za zrealizowane posiłki na konto wskazane przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty otrzymania dokumentów określonych w ust. 1. 3. Dopuszcza się możliwość zaliczkowej zapłaty za częściowe wykonanie usługi za miesiąc grudzień w grudniu. 4. Faktury VAT będą wystawiane na: Miasto Katowice ul. Młyńska 4, 40-098 Katowice NIP 634-001-01-47 Odbiorcą faktury będzie: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach ul. Jagiellońska 17 40-032 Katowice Faktury VAT przesyłane na adres Zamawiającego: ul. Jagiellońska 17, 40-032 Katowice. 7 Umowa obowiązuje od 01.04.2017r. do 31.12.2020r. 8 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli realizacji usługi, w zakresie określonym w 2, 3, 4 oraz w 5 niniejszej umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikowania na każdym etapie wykonania umowy czy przedmiot umowy realizowany jest przez osoby zatrudnione na podstawie umów o prac, zgodnie z wykazanym przez Wykonawcę procentowym wskaźnikiem zatrudnienia w pkt 7 formularza ofertowego. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: 1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogu i dokonywania ich oceny, 2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogu, 3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób zaangażowanych do realizacji zamówienia.** 3. W przypadku stwierdzenia : 1) nieprawidłowości realizacji usług, tj. niezgodnie z zapisami 2 i 4 umowy, Zamawiający ma prawo do zastosowania kary umownej w formie obniżenia należności: - o 5% należności za dany miesiąc, w przypadku pierwszego stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w pkt 1), 6
- o 10% należności za dany miesiąc, w przypadku ponownego stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w pkt 1), 2) Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób zaangażowanych do realizacji zamówienia zgodnie z podanym w pkt 7 formularza ofertowego procentowym wskaźnikiem, zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia umownego brutto przypadającego za 1 rok, obliczonego przy 100 % obsadzie dzieci. ** 4. W przypadku stwierdzenia nieprzekazywania informacji wymaganych w 5 ust. 12 lub ust. 13 Zamawiający ma prawo do zastosowania kary umownej w formie obniżenia należności: o 10% należności za dany miesiąc. 5. W wypadku gdy: 1) Wykonawca przekroczy zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych określony w niniejszej Umowie, Zamawiający ma prawo do zastosowania kary umownej w formie obniżenia należności: o 10% należności za dany miesiąc, 2) organy administracji państwowej odpowiedzialne za nadzór nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych osobowych stwierdzą, że Wykonawca nie respektuje zasad przetwarzania danych osobowych, Zamawiający ma prawo do zastosowania kary umownej w formie obniżenia należności: o 50% należności za dany miesiąc. 6. Kary umowne podlegają sumowaniu. 7. W przypadku, jeżeli kary umowne nie pokryją całości szkody, Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. 8. Wykonawca ponosi pełnię odpowiedzialności względem osób trzecich i jest zobowiązany do naprawienia szkody powstałej w związku z niezgodnym z prawem lub zapisami niniejszej umowy przetwarzaniem danych osobowych. 1. Umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie za porozumieniem stron. 9 2. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego, pod warunkiem wystąpienia następujących okoliczności: 1) ograniczenia środków finansowych na realizację przedmiotu umowy, wynikającego z uchwalonego budżetu Zamawiającego w danym roku budżetowym, 2) innych ważnych przyczyn. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, w przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z warunków niniejszej umowy, tj. w przypadku stwierdzenia, iż pomimo dwukrotnego nałożenia kary umownej nieprawidłowości występują nadal, a dalsze nakładanie kary umownej jest niecelowe. 4. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 6. Strony dopuszczają możliwość zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w zakresie ceny, w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia lub świadczenia stron 7
(np. zmiana stawki podatku VAT, wzrost najniższego wynagrodzenia). Zmiana w zakresie ceny może nastąpić w drodze negocjacji pod warunkiem posiadania przez Zamawiającego środków finansowych na ten cel. 10 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej. 2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy będą rozstrzygane przed sądem właściwym dla siedziby Zamawiającego. 11 Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, dwóch dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA zapis zostanie usunięty w przypadku zawarcia umowy z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, ** zapisy zostaną usunięte w przypadku zawarcia umowy z Wykonawca, który w pkt 7 formularz ofertowego wpisze wartość 0, PROJEKT 8
Załącznik do umowy nr Lista obecności dzieci/młodzieży korzystających z dodatkowych posiłków w miesiącu.. r. Lp. Nazwisko i imię 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Suma 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Sporządził: Podpis: 9