Zarządzenie nr 27 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy z dnia 27 czerwca 2018 r. w sprawie zasad rozpatrywania skarg, wniosków, petycji oraz innej korespondencji wpływającej do Wojewódzkiego Urzędu Pracy Na podstawie przepisów Działu VIII Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 1257 z późn. zm.), Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (j.t. Dz.U. z 2018 r., poz. 870), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r., Nr 5 poz. 46), 7 pkt 1 Statutu Wojewódzkiego Urzędu Pracy przyjętego Uchwałą Nr 192/1401/09 Zarządu Województwa Lubuskiego z dnia 30 czerwca 2009 r. oraz 12 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy wprowadzonego Zarządzeniem nr 5 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze z dnia 23 stycznia 2015 r. (z późn. zm.), zarządza się, co następuje: 1 Zasady ogólne 1. Rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji wpływających do Wojewódzkiego Urzędu Pracy, koordynuje Wydział Organizacyjno - Prawny, a w szczególności: a) prowadzi rejestr skarg, wniosków i petycji wpływających do WUP; b) przechowuje kopie skarg, wniosków i petycji oraz kopie wystosowanych odpowiedzi w tym zakresie; c) aktualizuje przepisy wewnętrzne dotyczące rozpatrywania skarg, wniosków i petycji, d) umieszcza na stronie internetowej urzędu skany petycji wraz z datą ich złożenia oraz w przypadku wyrażenia zgody podmiotu wnoszącego także wraz z danymi osobowymi podmiotu wnoszącego, e) umieszcza na stronie internetowej urzędu zbiorczą informację o rozpatrywanych petycjach (do dnia 30 czerwca za rok poprzedni). 2. Zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, jednostki podległe, w tym WUP, mają obowiązek sporządzić do dnia 15 stycznia każdego roku, sprawozdanie ze sposobu rozpatrywania skarg i wniosków w roku poprzednim. 2 Przedmiot skargi, wniosku lub petycji 1. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez urząd albo jego pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne rozpatrywanie spraw. 2. Przedmiotem wniosku mogą być sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności. 3. Przedmiotem petycji może być żądanie, w szczególności zmiany przepisów prawa, podjęcia rozstrzygnięcia lub innego działania w sprawie dotyczącej podmiotu wnoszącego petycję, życia zbiorowego lub wartości wymagających szczególnej ochrony w imię dobra wspólnego, mieszczących się w zakresie zadań i kompetencji adresata petycji. 4. O tym, czy pismo jest skargą, wnioskiem lub petycją, decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna. 3 Sposób i miejsce złożenia skargi/wniosku 1. Skargi i wnioski mogą być składane pisemnie, ustnie do protokołu lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. 2. Skargi/wnioski zgłaszane ustnie spisywane są w formie protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. W protokole umieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy. 3. Protokół jest podpisywany przez osobę wnoszącą skargę/wniosek i osobę przyjmującą skargę/wniosek. 4. Skargi i wnioski należy składać w sekretariacie urzędu.
4 Procedura postępowania ze skargami i wnioskami 1. Skargi/wnioski wpływające do Wojewódzkiego Urzędu Pracy, po zadekretowaniu przez dyrektora urzędu, przekazywane są do komórki merytorycznej właściwej ze względu za zakres wniesionej skargi/wniosku. 2. Pracownik merytoryczny rozpatrujący sprawę weryfikuje w pierwszej kolejności czy skarga/wniosek dotyczy zakresu funkcjonowania urzędu. Jeżeli rozpatrzenie skargi/wniosku nie należy do kompetencji WUP (dotyczy zakresu działania innej instytucji) skarga lub wniosek są przekazywane wg właściwości do odpowiedniego organu. Jeśli WUP nie jest właściwą instytucją do rozpatrzenia skargi/wniosku należy ją niezwłocznie lecz nie później niż w ciągu 7 dni przekazać właściwemu organowi i powiadomić o tym fakcie skarżącego / wnioskodawcę. 3. Jeśli z treści skargi/wniosku wynika, iż w części dotyczy zakresu działania WUP, a w części innej instytucji pracownik merytoryczny przygotowuje odpowiedź dotyczącą tylko zakresu funkcjonowania urzędu, a następnie przekazuje ją skarżącemu/wnioskodawcy wraz z informacją, że przedmiot skargi dotyczy także zakresu działania innej instytucji wraz ze wskazaniem, że dalszej części odpowiedzi należy oczekiwać od niej. Jednocześnie kopia skargi wraz z wystosowaną odpowiedzią częściową jest przekazywana do instytucji odpowiedzialnej za rozpatrzenie dalszej części skargi/wniosku. 4. Po ustaleniu kwestii, o których mowa w ust. 2 i 3 powyżej oraz po zapoznaniu się z treścią skargi/wniosku, pracownik merytoryczny rozpatruje ją w ramach kompetencji własnej komórki organizacyjnej. 5. Jeżeli z treści skargi/wniosku nie można jednoznacznie ustalić ich przedmiotu, wzywa się skarżącego / wnioskodawcę do złożenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania. 6. Skargi i wnioski niepodpisane oraz niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego, jeżeli nie ma możliwości ustalenia tych danych, pozostawia się bez rozpoznania. 7. Komórka merytoryczna rozpatrująca sprawę skargi/wniosku, powiadamia o każdym przypadku nierozpatrzenia skargi w terminie Wydział Organizacyjno - Prawny celem dokonania adnotacji w rejestrze skarg/wniosków. 8. Instytucje, które przekazały skargę/wniosek innej osoby, powinny być zawiadomione o sposobie rozpatrzenia skargi/wniosku, a jeżeli rozpoznanie sprawy wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień także o zakresie jej rozpatrzenia. 9. Wnoszącego skargę/wniosek należy zawiadomić w formie pisemnej o sposobie rozpatrzenia skargi/wniosku. Zawiadomienie powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie sposobu załatwienia oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi/wniosku lub, jeżeli zawiadomienie sporządzone zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 10. Skarga nie może być rozpatrywana przez osobę, której ona bezpośrednio dotyczy. 11. Skargi dotyczące zadań lub działalności Marszałka Województwa (zlecone WUP do realizacji na podstawie odrębnych upoważnień Marszałka Województwa, jak np. koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego, realizacja zadań sieci EURES, wykonywanie zadań z zakresu rejestrowania i kontrolowania agencji zatrudnienia, zadania dotyczące służby zastępczej) rozpatruje Sejmik Województwa. 12. W przypadku, gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności - organ właściwy do jej rozpatrzenia może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy - bez zawiadamiania skarżącego. 5 Terminy rozpatrywania skarg/wniosków 1. Zgłoszone skargi lub wnioski powinny być rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia złożenia skargi/wniosku. Rozpatrzenie skargi lub wniosku powinno być poprzedzone dogłębną analizą wszystkich okoliczności sprawy. 2. W przypadku nierozstrzygnięcia skargi/wniosku w terminie należy poinformować skarżącego/wnioskodawcę o podjętych czynnościach zmierzających do rozpatrzenia skargi/wniosku wraz z podaniem przyczyn zwłoki i wskazaniem nowego terminu rozpoznania sprawy. 2
6 Sposób i miejsce złożenia petycji 1. Petycja może być złożona przez osobę fizyczną, osobę prawną, jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną lub grupę tych podmiotów. 2. Petycję składa się w formie pisemnej albo za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. 3. Petycje można składać osobiście w sekretariacie urzędu, przesłać pocztą tradycyjną na adres urzędu bądź w formie elektronicznej używając bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 4. Petycja powinna zawierać: a) oznaczenie (nazwę) podmiotu wnoszącego petycję, b) wskazanie miejsca zamieszkania lub siedziby podmiotu oraz adres do korespondencji wnoszącego petycję, c) oznaczenie adresata petycji, d) wskazanie przedmiotu petycji, e) jeśli petycja jest składana w interesie podmiotu trzeciego - zgodę tego podmiotu na złożenie petycji w jego interesie w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, f) podpis wnoszącego. 5. Petycja może zawierać zgodę na ujawnienie na stronie internetowej podmiotu rozpatrującego petycję danych osobowych podmiotu wnoszącego petycję. 6. Wzór petycji stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. 7 Procedura rozpatrywania petycji 1. Petycje wpływające do Wojewódzkiego Urzędu Pracy, po zadekretowaniu przez dyrektora urzędu, przekazywane są do komórki merytorycznej właściwej ze względu za zakres wniesionej petycji. 2. Pracownik merytoryczny rozpatrujący sprawę weryfikuje w pierwszej kolejności czy petycja dotyczy zakresu funkcjonowania urzędu. Jeżeli rozpatrzenie petycji nie należy do kompetencji WUP (dotyczy zakresu działania innej instytucji) petycja jest przekazywana wg właściwości do odpowiedniego organu. Jeśli WUP nie jest właściwą instytucją do rozpatrzenia petycji należy ją niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 30 dni, przekazać właściwemu organowi i powiadomić o tym fakcie wnoszącego. 3. Jeśli z treści petycji wynika, iż w części dotyczy zakresu działania WUP, a w części innej instytucji pracownik merytoryczny przygotowuje odpowiedź dotyczącą tylko zakresu funkcjonowania urzędu, a następnie przekazuje ją wnoszącemu wraz z informacją, że przedmiot petycji dotyczy także zakresu działania innej instytucji wraz ze wskazaniem, że dalszej części odpowiedzi należy oczekiwać od niej. 4. Po ustaleniu kwestii, o których mowa w ust. 2 i 3 powyżej oraz po zapoznaniu się z treścią petycji, pracownik merytoryczny rozpatruje ją w ramach kompetencji własnej komórki organizacyjnej. 5. Jeżeli petycja nie spełnia wymogów określonych w ustawie o petycjach (brak wskazania adresata i przedmiotu petycji, brak spełnienia wymogów właściwych dla korespondencji konwencjonalnej lub elektronicznej, brak oznaczenia i adresu podmiotu trzeciego, w imieniu którego składana jest petycja oraz brak zgody podmiotu trzeciego na złożenie petycji w jego interesie), wzywa się, w terminie 30 dni od dnia złożenia petycji, podmiot wnoszący do uzupełnienia lub wyjaśnienia treści petycji w terminie 14 dni z pouczeniem, że petycja, której treść nie zostanie uzupełniona lub wyjaśniona, nie będzie rozpatrzona. 6. Petycje niepodpisane oraz niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) czy adresu wnoszącego, jeżeli nie ma możliwości ustalenia tych danych, pozostawia się bez rozpoznania. Bez rozpoznania pozostawia się także petycję złożoną w sprawie, która była przedmiotem petycji już rozpatrzonej, jeżeli w petycji nie powołano się na nowe fakty lub dowody w takim przypadku urząd niezwłocznie informuje podmiot wnoszący petycję o pozostawieniu petycji bez rozpatrzenia i poprzednim sposobie rozpatrzenia petycji. 7. Komórka merytoryczna rozpatrująca petycję, powiadamia o każdym przypadku nierozpatrzenia skargi w terminie Wydział Organizacyjno - Prawny celem dokonania adnotacji w rejestrze petycji. 8. Instytucje, które przekazały petycję wg właściwości, powinny być zawiadomione o sposobie rozpatrzenia petycji, a jeżeli rozpoznanie sprawy wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień także o zakresie jej rozpatrzenia. 9. Wnoszącego petycję należy zawiadomić w formie pisemnej o sposobie jej rozpatrzenia (wraz z uzasadnieniem). 3
10. Pracownik merytoryczny, po otrzymaniu petycji do rozpatrzenia, jest zobowiązany niezwłocznie przekazać jej kopię do wydziału właściwego ds. organizacyjno-prawnych celem umieszczenia jej skanu na stronie internetowej (a w przypadku wyrażenia zgody przez wnoszącego także danych osobowych wnoszącego). 8 Terminy rozpatrywania petycji 1. Petycja powinna być rozpatrzona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej złożenia. 2. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od WUP uniemożliwiających rozpatrzenie petycji w terminie, termin ten ulega przedłużeniu, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy, licząc od upływu pierwotnego terminu rozpatrzenia. 3. W przypadku przekazania petycji do rozpatrzenia innemu podmiotowi wg właściwości lub jeżeli petycja nie spełnia wymogów określonych w 7 ust. 5, termin na rozpatrzenie petycji liczy się odpowiednio od dnia otrzymania petycji przez podmiot właściwy do jej rozpatrzenia albo od dnia uzupełnienia lub wyjaśnienia treści petycji. 9 Sposób postępowania z inną korespondencją wpływającą do WUP, której nie można zakwalifikować do grupy skarg, wniosków lub petycji 1. Korespondencja wpływająca do WUP, której nie można zaklasyfikować jako skargi, wniosku lub petycji, jest rozpatrywana zgodnie z przyjętymi normami określonymi w Instrukcji kancelaryjnej WUP. 2. Żadne pismo wpływające do urzędu nie powinno zostać pozostawione bez odpowiedzi. 3. Bez odpowiedzi pozostawia się pisma zawierające ewidentne braki formalne, w tym brak imienia i nazwiska (nazwy) nadawcy, brak adresu korespondencyjnego bądź e-mailowego czy numeru telefonu umożliwiającego kontakt albo wystosowanie pisemnej odpowiedzi lub też brak wskazania przedmiotu korespondencji (którego nie można ustalić w inny sposób). 10 Rejestr skarg, wniosków i petycji Wydział Organizacyjno - Prawny prowadzi rejestry skarg, wniosków i petycji wpływających do urzędu według wzorów określonych odpowiednio w załączniku nr 3, załączniku nr 4 oraz załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia. 11 Postanowienia końcowe 1. Korespondencję stanowiącą odpowiedź na wniesioną skargę/wniosek/petycję podpisuje dyrektor urzędu lub osoba działająca w jego zastępstwie. 2. W celach rejestrowych wydział merytoryczny rozpatrujący skargę/wniosek/petycję jest zobowiązany przekazać do Wydziału Organizacyjno Prawnego informacje o sposobie załatwienia sprawy niezwłocznie po jej rozpoznaniu (w tym kopię skargi/wniosku/petycji oraz kopię odpowiedzi). Zakres informacji, które należy przekazać wydziałowi NZ zawiera również wzór rejestru skarg/wniosków/petycji. 3. Ogólny nadzór w sprawach skarg/wniosków/petycji sprawuje dyrektor urzędu. 4. Sposób rozpatrzenia petycji nie może być przedmiotem skargi. 5. Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad przestrzeganiem zasad niniejszego zarządzenia należą do Naczelnika Wydziału Organizacyjno Prawnego, a w zakresie merytorycznym (treści udzielanych odpowiedzi) także do kierowników komórek organizacyjnych WUP, które rozpatrywały skargę/wniosek/petycję. 6. W sprawach nieregulowanych w zarządzeniu stosuje się przepisy działu VIII Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach. 7. Wydział Organizacyjno Prawny rozpoczyna prowadzenie rejestru petycji od dnia wejścia w życie zarządzenia. 8. Procedury postępowania w przypadku wniosków o udzielenie informacji publicznej reguluje odrębne zarządzenie dyrektora WUP. 4
12 Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacyjno Prawnego przy współudziale kierowników komórek organizacyjnych WUP. 13 Traci moc Zarządzenie nr 43 Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy z dnia 18 sierpnia 2015 r. w sprawie zasad rozpatrywania skarg, wniosków, petycji oraz innej korespondencji wpływającej do Wojewódzkiego Urzędu Pracy 14 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Waldemar Stępak Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy 5
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 27 Dyrektora WUP z dnia 27.06.2018 PROTOKÓŁ przyjęcia skargi ustnej / wniosku ustnego* W dniu... do Wojewódzkiego Urzędu Pracy zgłosił/a się Pan/Pani... zam.... i przedstawił/a ustnie następującą skargę / następujący wniosek*: Osobę wnoszącą informowano o trybie rozpatrywania skarg i wniosków w Wojewódzkim Urzędzie Pracy...... (podpis osoby wnoszącej ustnie skargę/wniosek) (podpis osoby przyjmującej skargę ustną) Zielona Góra, dnia.. /podpis wnoszącego skargę lub wniosek/ * niepotrzebne skreślić 6
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 27 Dyrektora WUP z dnia 27.06.2018.... /oznaczenie - nazwa podmiotu wnoszącego 1, w tym adres zamieszkania lub siedziby oraz adres do korespondencji/.... /oznaczenie adresata petycji/ PETYCJA Na podstawie Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach składam następującą petycję:...... /opisać przedmiot petycji/ /podpis wnoszącego petycję lub osoby reprezentującej grupę podmiotów wnoszących petycję/ Wyrażam zgodę na ujawnienie na stronie internetowej Wojewódzkiego Urzędu Pracy moich danych osobowych jako wnoszącego petycję lub reprezentującego grupę podmiotów wnoszących petycję 2. /podpis wnoszącego petycję lub osoby reprezentującej grupę podmiotów wnoszących petycję/ 1 jeśli wnoszącym petycję jest grupa podmiotów, w petycji należy wskazać oznaczenie, adres zamieszkania lub siedziby oraz adres do korespondencji każdego z tych podmiotów. 2 zgoda na ujawnienie danych osobowych wnoszącego na stronie internetowej urzędu nie jest obligatoryjna. 7
Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 27 Dyrektora WUP z dnia 27.06.2018 REJESTR SKARG wpływających do Wojewódzkiego Urzędu Pracy Lp. Data wpływu skargi Imię, nazwisko lub nazwa podmiotu oraz adres wnoszącego skargę Przedmiot skargi Podmiot właściwy do rozpatrzenia skargi Komórka org. WUP Inny pozytywnie (skarga zasadna) Sposób rozpatrzenia skargi negatywnie (skarga bezzasadna) skarga przekazana wg właściwości rozpatrzono w terminie 1 miesiąca Termin rozpatrzenia skargi przedłużono termin rozpatrzenia skargi zgodnie z art. 237 4 Kpa rozpatrzono po terminie Uwagi 1. 2. 3. 4. 5.
Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 27 Dyrektora WUP z dnia 27.06.2018 REJESTR WNIOSKÓW wpływających do Wojewódzkiego Urzędu Pracy Lp. Data wpływu wniosku Imię, nazwisko lub nazwa podmiotu oraz adres wnoszącego wniosek Przedmiot wniosku Podmiot właściwy do rozpatrzenia wniosku Komórka org. WUP Sposób rozpatrzenia wniosku Inny pozytywnie negatywnie wniosek przekazany wg właściwości rozpatrzono w terminie 1 miesiąca Termin rozpatrzenia wniosku przedłużono termin rozpatrzenia wniosku zgodnie z art. 237 4 Kpa rozpatrzono po terminie Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 9
Załącznik nr 5 do Zarządzenia Nr 27 Dyrektora WUP z dnia 27.06.2018 REJESTR PETYCJI wpływających do Wojewódzkiego Urzędu Pracy Lp. Data wpływu petycji Imię, nazwisko lub nazwa podmiotu / grupy podmiotów oraz adres zamieszkania/ siedziby oraz adres do korespondencji wnoszącego petycję Przedmiot petycji Podmiot właściwy do rozpatrzenia petycji Komórka org. WUP Inny pozytywnie (data udzielenia odpowiedzi) Sposób rozpatrzenia petycji Termin rozpatrzenia petycji Zgoda na umieszczenie negatywnie (pozostawiono bez rozpatrzenia wskazać powody) petycja przekazana wg właściwości rozpatrzono w terminie 3 miesięcy przedłużono termin rozpatrzenia petycji o kolejne 3 miesiące (podać powody) danych podmiotu wnoszącego na stronie internetowej urzędu (tak/nie) Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 10