Polityka Prywatności WenderSAD 1. Postanowienia ogólne 1. Polityka Prywatności określa zasady oraz warunki zbierania, przetwarzania i ochrony danych Usługobiorców i Użytkowników, w tym ich danych osobowych, przez Usługodawcę w związku z korzystaniem z Aplikacji. 2. Administratorem danych osobowych Usługobiorców oraz Użytkowników, jest Usługodawca. 3. Administratorem danych osobowych osób trzecich, które są wprowadzane do Aplikacji przez Użytkowników jest Usługobiorca. 4. Usługodawca przetwarza dane osobowe Usługobiorców oraz Użytkowników zgodnie z przepisami prawa z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności: 4.1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.), 4.2. ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r., poz. 1422), 4.3. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 5. Usługodawca zapewnia, iż dokłada wszelkich starań, by przetwarzanie przez niego danych osobowych odbywało się z największym poszanowaniem prywatności osób, których dane są przetwarzane oraz z najwyższą dbałością o bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zapewnia, iż podjął wszelkie przewidziane prawem środki zmierzające do zabezpieczenia zbiorów danych osobowych. 6. Usługodawca oświadcza, iż stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, 1 z 11
przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 2. Definicje 1. Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności, użyte w jej tekście określenia oznaczają: 1.1. Usługodawca WenderDIGITAL sp. z o.o. z siedzibą w Dzierżoniowie, ul. Słowiańska 3, 58-200 Dzierżoniów, NIP: 8822122199, REGON: 362204825, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000570367, adres e-mail: biuro@wendersad.pl, telefon: +48 606 146 517, strona www.wendersad.pl. 1.2. Usługobiorca podmiot, (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna, jednostka organizacyjna niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną), który w ramach Umowy korzysta z Usług świadczonych przez Usługodawcę. 1.3. Regulamin dokument regulujący i określający zasady korzystania z Aplikacji. Akceptacja warunków zawartych w Regulaminie oraz niniejszej Polityce Prywatności w procesie Rejestracji Konta Usługobiorcy jest niezbędna i stanowi warunek konieczny do zawiązania Umowy oraz korzystania z Aplikacji. Regulamin dostępny jest dla Usługobiorcy po naciśnięciu odpowiedniego hiperłącza w formularzu rejestracyjnym oraz na stronie www.wendersad.pl. 1.4. Aplikacja aplikacja internetowa pod nazwą WenderSAD, dostępna pod adresem www.wendersad.pl, będąca systemem archiwizacji i organizacji dokumentów, umożliwiająca wprowadzanie, przechowywanie, przeglądanie oraz zarządzanie Danymi dostępnymi dla Użytkowników w ramach Konta Usługobiorcy. 1.5. Konto Usługobiorcy - przypisany do wyłącznego użytku przez Usługobiorcę zbiór zasobów systemowych (moc obliczeniowa procesora, rekordy bazodanowe, przestrzeń dyskowa), wykorzystywanych w ramach pracy w Aplikacji. 1.6. Użytkownik osoba korzystająca z Aplikacji w ramach Umowy zawartej przez Usługobiorcę z Usługodawcą posiadająca Konto Użytkownika przypisane do Konta Usługobiorcy. 1.7. Konto Użytkownika przypisany do Użytkownika zbiór uprawnień w zakresie korzystania z Aplikacji, jak i dostępu do poszczególnych Danych (określonych 2 z 11
w Regulaminie oraz Instrukcji Obsługi) uzyskiwany po poprawnym przeprowadzeniu procesu Logowania lub Logowania Dwuetapowego. 1.8. Rejestracja jednorazowa czynność zakładania Konta Usługobiorcy, dokonywana przez osobę posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych i uprawnioną do reprezentowania Usługobiorcy, w zakresie umożliwiającym mu skuteczne dokonanie czynności związanych z procesem Rejestracji, na rzecz którego jest wykonywana. 1.9. Login - adres poczty elektronicznej Użytkownika (adres e-mail) służący do jego identyfikacji, w trakcie procesu Logowania lub Logowania Dwuetapowego. Umożliwia on identyfikację Użytkownika podczas korzystania z Aplikacji. 1.10. Hasło - unikalny ciąg znaków stworzony przez Użytkownika niezbędny w procesie Logowania lub Logowania Dwuetapowego. Ze względów bezpieczeństwa Hasło składa się z małych oraz wielkich liter oraz cyfr. Minimalna długość hasła to 8 znaków. 1.11. Logowanie proces uwierzytelniania (przy użyciu Loginu oraz Hasła) pozwalający Użytkownikowi na dostęp do Aplikacji poprzez Konto Użytkownika w ramach Konta Usługobiorcy. 1.12. Logowanie Dwuetapowe proces Logowania rozszerzony o dodatkową weryfikację Użytkownika jednorazowym hasłem dostępu, który otrzymuje na przypisany do Konta Użytkownika w Aplikacji numer telefonu. Za usługę Logowania Dwuetapowego może być pobierana dodatkowa opłata na podstawie stawek określonych w Cenniku stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu. 1.13. Umowa umowa o świadczenie Usług zawierana przez Usługobiorcę z Usługodawcą. 1.14. Usługi Usługi Świadczone Drogą Elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t. j.: Dz. U. 2013 r., poz. 1422) przez Usługodawcę dla Usługobiorców w ramach Aplikacji, opisane oraz na zasadach umieszczonych w Regulaminie, w szczególności w Specyfikacji Funkcji WenderSAD stanowiącej Załącznik nr 4 do Regulaminu. 1.15. Wiadomości Systemowe - informacje związane z funkcjonowaniem Aplikacji, komunikaty o charakterze technicznym i administracyjnym oraz informacje związane z realizacją Usług. Wiadomości Systemowe przesyłane są za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail będący Loginem Użytkownika lub innego systemu używanego do komunikacji z Użytkownikami uprawnionymi do korzystania z Aplikacji w ramach Konta Usługobiorcy. 3 z 11
1.16. Dane wszelkie treści, materiały, e-dokumenty oraz pliki wprowadzone w procesie korzystania z Aplikacji przez Użytkowników. 1.17. System Teleinformatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz. 1800, z późn. zm. 3). 1.18. Urządzenie Końcowe - urządzenie elektryczne lub elektroniczne przeznaczone do zapewniania telekomunikacji oraz do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do zakończeń sieci telekomunikacyjnej. 3. Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych 1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Usługobiorcy w celu: 1.1. nawiązania, ukształtowania treści zmiany, wykonania lub rozwiązania stosunku umownego między Usługodawcą a Usługobiorcą, polegającego na świadczeniu Usług, 1.2. marketingu i promocji usług własnych. 2. Usługodawca przetwarza dane osobowe Użytkownika w celu: 2.1. wykonania Umowy między Usługodawcą a Usługobiorcą, polegającego na świadczeniu Usług, 2.2. marketingu i promocji usług własnych 3. Usługodawca przetwarza lub może przetwarzać następujące dane osobowe Usługobiorcy lub Użytkownika: 1.1. nazwisko i imię, 1.2. adresy poczty elektronicznej, 1.3. numery telefonów, 1.4. NIP, 1.5. adresy przedsiębiorstwa (rejestrowy, korespondencyjny, inne), 4 z 11
1.6. inne dane podawane przez Usługobiorcę przy Rejestracji lub w ramach zarządzania Kontem Usługobiorcy, 1.7. inne dane podane przez Użytkownika przy aktywacji Konta Użytkownika lub w ramach korzystania z Aplikacji. 2. Warunkiem niezbędnym korzystania z Aplikacji jest podanie wszystkich obowiązkowych danych osobowych określonych w formularzu rejestracji dostępnym w procesie Rejestracji. 3. Podanie innych danych osobowych przez Usługobiorcę może być również wymagane w uzasadnionych okolicznościach, w szczególności w wypadku skierowania do Usługodawcy uzasadnionego wniosku o przekazanie danych uprawnionym podmiotom. Osoba, której dane są przekazywane, zostanie o tym fakcie każdorazowo poinformowana. 4. Osoba dokonująca Rejestracji Konta Usługobiorcy, może wyrazić podczas tego procesu zgodę na otrzymywanie informacji handlowych, reklamowych i marketingowych od Usługodawcy oraz od jego kontrahentów. Osoba ta, będąca jednocześnie pierwszym Użytkownikiem Aplikacji, może w każdym momencie odwołać zgodę poprzez odznaczenie odpowiedniego checkbox a w ustawieniach Użytkownika w Aplikacji. 5. Każdy Użytkownik w ramach korzystania z Aplikacji może wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji handlowych, reklamowych i marketingowych od Usługodawcy oraz od jego kontrahentów. Wyrażenie zgody odbywa się poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkbox a w ustawieniach Użytkownika w Aplikacji. Użytkownik w każdej chwili może zrezygnować z ich otrzymywania przez jego odznaczenie. Domyślnie (po utworzeniu Konta Użytkownika) zgoda na otrzymywanie informacji handlowych, reklamowych i marketingowych jest wyłączona. 6. Usługodawca przestrzega następujących zasad przetwarzania danych osobowych: 6.1. utrwala zbierane dane osobowe wyłącznie na takich nośnikach informacji, które są zabezpieczone przed dostępem osób trzecich, 6.2. wykonuje nadzór nad bezpieczeństwem danych przez cały okres ich posiadania w sposób zapewniający w szczególności ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych, uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, 6.3. przekazuje dane uprawnionym podmiotom wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa, 6.4. zachowuje poufność danych osobowych. 5 z 11
7. Przetwarzane przez Usługodawcę dane osobowe nie są udostępniane na zewnątrz w formie, która pozwalałaby na jakąkolwiek identyfikację Usługobiorców i Użytkowników, chyba że wyrazili oni na to zgodę lub jeżeli obowiązek udostępnienia zebranych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa. 4. Powierzenie danych osobowych osób trzecich 1. W związku z korzystaniem przez Usługobiorcę z Aplikacji, Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych osób trzecich, które są wprowadzane do Aplikacji przez Użytkowników. 2. Usługobiorca oświadcza, że jest administratorem wszelkich Danych, a w szczególności danych osobowych, które powierza Usługodawcy w ramach korzystania z Aplikacji przez Użytkowników. 3. Powierzone dane zawierają informacje o osobach fizycznych, w tym pracownikach, współpracownikach i kontrahentach Usługobiorcy. Mogą być to w szczególności następujące dane: 3.1. imię i nazwisko, 3.2. adresy poczty elektronicznej, 3.3. numer telefonu komórkowego, 3.4. adres zamieszkania, 3.5. adres zameldowania, 3.6. adres do korespondencji, 3.7. PESEL, 3.8. NIP, 3.9. numer rachunku bankowego, 3.10. inne dane wprowadzane do Aplikacji przez Użytkowników. 4. Usługodawca będzie przetwarzał powierzone mu dane w zakresie ich utrwalania, przechowywania i udostępniania Usługobiorcy. 5. Usługodawca będzie przetwarzał powierzone mu Dane w szczególności dane osobowe, wyłącznie w celu wykonywania Umowy. 6 z 11
6. Usługodawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Umową, a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym. 7. Usługodawca oświadcza, że: 7.1. prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych, 7.2. znajdujące się w jego posiadaniu urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych zapewniają poziom bezpieczeństwa określony jako wysoki, 7.3. stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, w zakresie, za który odpowiada Usługodawca. 8. Usługodawca zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić Usługobiorcę o: 8.1. każdym prawnie umocowanym żądaniu udostępnienia danych osobowych właściwemu organowi państwa, chyba, że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa, a szczególności przepisów postępowania karnego, gdy zakaz ma na celu zapewnienia poufności wszczętego dochodzenia, 8.2. każdym nieupoważnionym dostępie do danych osobowych, 8.3. każdym żądaniu otrzymanym od osoby, której dane przetwarza, powstrzymując się jednocześnie od odpowiedzi na żądanie. 9. Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca zobowiązany jest do zaprzestania przetwarzania powierzonych danych osobowych oraz usunięcia wszystkich danych osobowych, które były mu powierzone w związku z wykonywaniem Umowy. 5. Inne dane o Usługobiorcy i dane eksploatacyjne 1. Usługodawca może przetwarzać następujące dane, charakteryzujące sposób korzystania Użytkowników z Usług, w szczególności takie jak: 1.1. oznaczenia identyfikujące Użytkownika, w tym w szczególności jego imię oraz nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, 1.2. oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej lub System Teleinformatyczny, z którego korzysta Użytkownik, 7 z 11
1.3. informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz czynności wykonanych w trakcie korzystania z Aplikacji przez Użytkownika, 1.4. informacje stanowiące podstawę do identyfikacji urządzenia oraz jego parametrów technicznych w zakresie sprzętu i oprogramowania oraz operatora usług internetowych z którego korzysta Użytkownik. 2. Dane, o których mowa w punkcie 1 powyżej Usługodawca przetwarza w sposób anonimowy i wykorzystuje wyłącznie w celach: 2.1. związanych z badaniem funkcjonalności Aplikacji, 2.2. statystycznych, 2.3. oceny możliwości technicznych Aplikacji, 2.4. ulepszania funkcjonalności oraz oferowanych przez Usługodawcę Usług. 6. Polityka cookies 1. Usługodawca wykorzystuje w Aplikacji pliki cookies o charakterze: 1.1. tymczasowym, które są usuwane po zakończeniu korzystania z Aplikacji, 1.2. stałym, które przechowywane są na Urządzeniu Końcowym Użytkownika przez czas nieokreślony, bądź do momentu w którym Użytkownik samodzielnie je usunie. 2. Usługodawca wykorzystuje pliki cookies następujących rodzajów: 2.1. funkcjonalne, umożliwiające personalizację Aplikacji w stosunku do Użytkownika, 2.2. niezbędne, warunkujące korzystanie z Aplikacji przez Użytkownika, 2.3. bezpieczeństwa, służące do zapewnienia ochrony w zakresie dostępu oraz korzystania z Aplikacji. 3. Usługodawca może dodatkowo wykorzystywać okresowo lub stale pliki cookies następujących rodzajów: 3.1. statystyczne i wydajnościowe, umożliwiające śledzenie ruchu oraz sposobu korzystania z Aplikacji, 3.2. reklamowe, umożliwiające dostarczenie Użytkownikom treści dostosowanych do ich osobistych preferencji, 8 z 11
4. Usługodawca wykorzystuje lub może wykorzystywać pliki cookies w następujących celach: 4.1. optymalizacji i zwiększenia wydajności i jakości świadczonej Usługi, 4.2. poprawnej konfiguracji funkcji oferowanych w Aplikacji, 4.3. personalizacji wyświetlanych treści oraz dopasowywania reklam do odwiedzających Aplikację, 4.4. utrzymania sesji Użytkownika w Aplikacji (po zalogowaniu), dzięki czemu nie musi on dokonywać procesu Logowania lub Logowania Dwuetapowego, po każdej wykonanej czynności, 4.5. zapewnienia bezpieczeństwa i niezawodności Aplikacji, 4.6. zbierania i wykorzystywania ogólnych, a także widocznych publicznie danych statycznych za pośrednictwem narzędzi analitycznych. 5. Dla zapewnienia jak najwyższej jakości Aplikacji pliki cookies są analizowane, w celu określenia, które funkcje i elementy Aplikacji odwiedzane i wykorzystywane są najczęściej, jakie przeglądarki stron internetowych są stosowane przez Użytkowników oraz czy struktura Aplikacji nie zawiera błędów. 6. Użytkownik może samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu do plików cookies w urządzeniu Użytkownika. Zmiany ustawień tych, Użytkownik może dokonać za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o każdorazowym zamieszczeniu cookies na urządzeniu Użytkownika, z zastrzeżeniem punktu 7 poniżej. 7. Użytkownik może w każdej chwili usunąć pliki cookies korzystając z dostępnych funkcji w przeglądarce internetowej, której używa. 8. Ograniczenie lub zablokowanie plików cookies przez przeglądarkę internetową stosowaną przez Użytkownika uniemożliwia korzystanie z Aplikacji, dlatego powinien on stosować oprogramowanie z włączoną obsługą plików cookies. 7. Dane osobowe przetwarzane po zakończeniu korzystania z Aplikacji 1. Po zakończeniu Umowy Usługodawca nie będzie przetwarzać danych osobowych Usługobiorcy lub Użytkownika, z wyjątkiem tych danych, które są: 1.1. niezbędne do rozliczenia Umowy, 9 z 11
1.2. niezbędne do celów reklamy, badania rynku oraz zachowań i preferencji Użytkowników z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby poprawy jakości Usługi, 1.3. niezbędne do wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z Usług, 1.4. dopuszczone do przetwarzania na podstawie odrębnych ustaw lub Umowy. 2. Akceptując niniejszą Politykę Prywatności Usługobiorca wyraża zgodę na: 2.1. przetwarzanie jego danych osobowych do celów reklamy, badania rynku oraz zachowań i preferencji Użytkowników z przeznaczeniem wyników tych badań na potrzeby poprawy jakości Usługi, także po zakończeniu Umowy; 2.2. wysyłanie na adres e-mail stanowiący Login Użytkowników Wiadomości Systemowych, nie będących informacją handlową, także po zakończeniu Umowy, w szczególnie uzasadnionych przypadkach. 8. Uprawnienia Usługobiorcy 1. Usługodawca zapewnia, że przyjęte przez niego zasady przetwarzania danych osobowych zapewniają wszystkim Użytkownikom realizację ich uprawnień wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), w szczególności prawo wglądu do własnych danych, prawo żądania aktualizacji i usunięcia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadkach określonych w tej ustawie. 2. Usługodawca może odmówić usunięcia danych osobowych Usługobiorcy oraz Użytkowników, jeżeli: 2.1. Usługobiorca nie uregulował wszystkich należności wobec Usługodawcy 2.2. Użytkownik działający w ramach Konta Usługobiorcy naruszył warunki korzystania z Aplikacji lub obowiązujące przepisy prawa, a dane osobowe Usługobiorcy lub Użytkowników są Usługodawcy niezbędne do wyjaśnienia tych okoliczności i ustalenia odpowiedzialności. 3. Wyraźnie wyrażone (w formie pisemnej, przesłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oświadczenie woli o żądaniu zaniechania przetwarzania danych osobowych lub ich usunięcia skierowane do Usługodawcy uniemożliwiające korzystanie z Aplikacji stanowi podstawę do rozwiązania Umowy i usunięcia Konta Usługobiorcy. 10 z 11
4. W celu realizacji praw opisanych w punktach niniejszego paragrafu, Usługobiorca może w dowolnym czasie skontaktować się z Usługodawcą pod adresem wskazanym w 2 podpunkt 1.1 niniejszej Polityki Prywatności. 9. Postanowienia końcowe 1. Aplikacja może zawierać odnośniki (hiperłącza) do innych stron internetowych. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za stosowaną przez te strony politykę prywatności i sposoby ochrony danych osobowych. 2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednostronnego dokonywania zmian niniejszej Polityki Prywatności. Zmiany obowiązują od dnia wskazanego w zmienionej Polityce Prywatności, nie wcześniej jednak, niż od dnia opublikowania zmienionej Polityki Prywatności na stronie www.wendersad.pl. 3. O zmianach Polityki Prywatności Usługodawca poinformuje Usługobiorcę poprzez wiadomość wysłaną na adresy e-mail będące Loginami wszystkich Użytkowników. 4. W terminie 7 (siedmiu) dni od dnia wejścia w życie zmienionej Polityki Prywatności Usługobiorca jest uprawniony do złożenia oświadczenia o braku zgody na obowiązywanie wobec niego zmienionej Polityki Prywatności. Oświadczenie takie jest równoznaczne z wypowiedzeniem przez Usługobiorcę Umowy, ze skutkami opisanymi w 10 punkt 5 Regulaminu. 5. Brak złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu, zgodnie z punktem 4 powyżej poczytuje się, jako wyrażenie zgody na zmienioną Politykę Prywatności. 6. Akceptując niniejszą Politykę Prywatności Usługobiorca wyraża zgodę na zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych wszystkich Użytkowników w związku z korzystaniem z Aplikacji, opisane w niniejszym dokumencie. Usługobiorca oświadcza ponadto, że każdy z Użytkowników wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności. 11 z 11