REGULAMIN KORZYSTANIA Z INTERNETOWEGO SYSTEMU OBIEGU DOKUMENTÓW CIRCULAR DZIAŁ I. Postanowienia ogólne 1. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają: a) Administrator Systemu SoftwareMill spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, kod pocztowy 00-382, przy ul. Solec 81B lok. A60 zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawa Śródmieście w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000346586, będący usługodawcą w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, Poz. 1204 ze zm.). b) Usługobiorca osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy prawa przyznają zdolność prawną, będąca usługobiorcą w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, korzystająca z usługi dostępu do Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów CIRCULAR na podstawie zawartego OWU oraz Regulaminu. c) Umowa umowa o świadczenie usługi dostępu do Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów CIRCULAR zawarta pomiędzy Usługobiorcą a Administratorem Systemu. Zawarcie Umowy następuje przez złożenie Zamówienia przez Usługobiorcę zgodnie z Ogólnymi Warunkami Umowy (OWU) i akceptację Regulaminu. d) Użytkownik osoba fizyczna korzystająca na podstawie Regulaminu z Systemu za pomocą Konta Administratora, Konta Użytkownika lub Konta Tymczasowego przydzielonego mu przez Usługobiorcę. e) Konto Użytkownika indywidualny profil w Systemie służący do korzystania z funkcjonalności Systemu, przydzielany przez Usługobiorcę konkretnej osobie fizycznej. f) Konto Administratora Konto Użytkownika wzbogacone o dodatkowe uprawnienia w Systemie, w szczególności polegające na możliwości zakładania, przydzielania innym osobom fizycznym oraz usuwania Kont Użytkowników. Kontem Administratora jest pierwsze Konto Użytkownika założone przez Usługobiorcę w Systemie (w trakcie rejestracji) oraz inne Konta Użytkownika o ile Usługobiorca nada im uprawnienia Konta Administratora. g) Konto Użytkownika Tymczasowego Konto Użytkownika przeznaczone dla osób 1/7
fizycznych współpracujących z Usługobiorcą i przez niego przydzielane tym osobom. h) Konto Usługobiorcy indywidualne konto Usługobiorcy w Systemie służące do kompleksowego zarządzania obiegiem dokumentów oraz zarządzania kontami poszczególnych Użytkowników. i) Regulamin niniejszy dokument, określający warunki korzystania z Systemu oraz regulujący prawa i obowiązki Usługobiorcy, Użytkowników, Tymczasowych Użytkowników oraz Administratora Systemu. j) System Internetowy System Obiegu Informacji CIRCULAR. 2. Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. nr 144, poz. 1204 z późn. zm.) Administrator Systemu ustala niniejszym Regulamin korzystania z Internetowego Systemu Obiegu Dokumentów CIRCULAR. DZIAŁ II. Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną 1. Administrator Systemu świadczy usługę dostępu do Systemu za pomocą Konta Usługobiorcy oraz Kont: Administratora, Użytkownika i Użytkownika Tymczasowego. System umożliwia korzystanie z następujących funkcjonalności: a) zakładanie kont Administratorów, Użytkowników oraz Użytkowników Tymczasowych, b) umieszczanie, uaktualnianie, usuwanie, zmiana nazw i położenia dokumentów w Systemie, c) przeglądanie dokumentów Użytkownika i plików współdzielonych z innymi Użytkownikami, ściąganie plików i przeglądanie katalogów, d) tworzenie, usuwanie, zmiana nazw i położenia katalogów, e) przypisywanie Użytkowników jako odpowiedzialnych za określone dokumenty, f) podgląd listy dokumentów za które jest odpowiedzialny zindywidualizowany Użytkownik, g) podgląd listy dokumentów w danym procesie za które jest odpowiedzialny Użytkownik oraz wyświetlanie historii obiegu dokumentu. h) dostęp do historycznych wersji umieszczonych w Systemie dokumentów, i) przeglądanie ostatnich zdarzeń, które zaszły w Systemie (powiadomienia, zmiany 2/7
i uaktualnienia w dokumentach), j) udostępnianie dokumentów Użytkownikom Tymczasowym, k) powiadomienia dla Użytkownika wysyłane za pomocą poczty e-mail lub wiadomości SMS. 2. Administrator Systemu zastrzega możliwość zmiany funkcjonalności Systemu w dowolnym czasie, w szczególności poprzez wprowadzanie nowych funkcji i udogodnień dla Usługobiorców i Użytkowników. DZIAŁ III. Warunki korzystania z Systemu i zasady odpowiedzialności 1. Do korzystania z usług Systemu niezbędny jest komputer z dostępem do sieci Internet, na którym zainstalowano: - system operacyjny Windows XP lub wyższy, Linux lub Mac OS X, - przeglądarkę internetową Internet Explorer w wersji 7 lub 8, FireFox w wersji 3 lub wyższej, Chrome w wersji 8 lub wyższej. Ponadto wymagany jest: - dostęp do konta poczty elektronicznej, - telefon komórkowy (niezbędny do korzystania jedynie z niektórych funkcjonalności Systemu). 2. Usługobiorca i Użytkownicy przed rozpoczęciem korzystania z Systemu są zobowiązani do uprzedniego zapoznania się z postanowieniami zawartymi w Regulaminie. 3. Usługobiorca i Użytkownicy zobowiązują się do przestrzegania postanowień Regulaminu. 4. Usługobiorca i Użytkownicy zobowiązują się powstrzymać od wszelkich działań mogących utrudnić, bądź destabilizować funkcjonowanie Systemu lub korzystanie z jego funkcjonalności. 5. Usługobiorca i Użytkownicy mają obowiązek podawania swoich aktualnych danych niezbędnych do właściwego funkcjonowania Systemu i rozliczania należności z tytułu korzystania z Systemu. W szczególności są zobowiązani do podawania swoich aktualnych danych w formularzach rejestracyjnych, a w przypadku zmian danych do ich niezwłocznej aktualizacji. 6. Administrator Systemu zobowiązuje się do zachowania w poufności danych przechowywanych przez Usługobiorcę i Użytkowników w Systemie. 3/7
7. Administrator Systemu zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych przez Usługobiorcę i poszczególnych Użytkowników danych w Systemie. W szczególności zapewnia tworzenie kopii bezpieczeństwa przechowywanych danych za okres ostatniego miesiąca. 8. Administrator Systemu zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych danych w Systemie również poprzez zapewnienie dedykowanego dla danego Usługobiorcy Konta Usługobiorcy oraz przysługujących w jego ramach Kont: Administratorów, Użytkowników oraz Tymczasowych. Jednakże Administrator Systemu zastrzega, a Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że nie ponosi odpowiedzialności za działania Użytkowników, którym Usługobiorca nadał dostęp do poszczególnych Kont: Administratorów, Użytkowników oraz Tymczasowych. 9. Administrator Systemu zobowiązuje się do zapewnienia możliwie najwyższej jakości i stabilności Systemu, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za przerwy i zakłócenia spowodowane działaniem siły wyższej bądź działaniem Usługobiorcy, Użytkowników oraz podmiotów trzecich. 10. Administrator Systemu zastrzega sobie prawo do krótkiej przerwy technicznej w funkcjonowaniu Systemu w przypadku planowanej, bieżącej obsługi i konserwacji Systemu. W przypadku planowanej przerwy, trwającej co najmniej 2 godziny, Usługobiorcy i Użytkownicy zostaną o tym wyraźnie poinformowani na stronie www.circular.pl. 11. Administrator Systemu nie ponosi odpowiedzialności za czasową niemożność korzystania z Systemu, spowodowaną wprowadzaniem nowych rozwiązań i udogodnień w ramach Systemu. W przypadku planowanej przerwy, trwającej co najmniej 5 godzin, Usługobiorcy i Użytkownicy zostaną o tym wyraźnie poinformowani na stronie www.circular.pl. 12. W szczególnych przypadkach mających wpływ na bezpieczeństwo lub stabilność Systemu, Administrator Systemu zastrzega sobie możliwość czasowego ograniczenia lub zaprzestania świadczenia usługi dostępu do Systemu bez wcześniejszego powiadomienia Usługobiorcy oraz Użytkowników oraz do przeprowadzenia prac konserwacyjnych w celu przywrócenia bezpieczeństwa i stabilności Systemu. W takim przypadku Administrator Systemu nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Usługobiorcy i Użytkowników. 13. Administrator Systemu nie odpowiada za treści dostarczane lub zamieszczane w Systemie przez Usługobiorcę oraz Użytkowników. 14. Administrator Systemu nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z niewłaściwym korzystaniem przez Usługobiorcę lub Użytkownika z Systemu oraz nieprawidłowym funkcjonowaniem sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego czy też systemu łączności, za pomocą których Usługobiorca lub Użytkownik łączy się z Systemem. 4/7
15. Administrator Systemu nie jest odpowiedzialny za jakiekolwiek szkody i straty bezpośrednio lub pośrednio (łącznie ze szkodami z tytułu utraty zysków z prowadzenia przedsiębiorstwa, przerw w działalności przedsiębiorstwa lub utraty informacji gospodarczej oraz innymi szkodami o charakterze majątkowym) powstałymi z powodu użycia, niemożliwości użycia lub błędnego działania Systemu. DZIAŁ IV. Moment zawarcia i rozwiązania umowy o świadczenie usługi dostępu do Systemu 1. Zawarcie umowy o świadczenie usługi dostępu do Systemu następuje z chwilą złożenia przez Usługobiorcę Zamówienia oraz akceptacji niniejszego Regulaminu. 2. Usługobiorca może rozwiązać umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną razem z Umową, na zasadach określonych w Umowie. 3. Użytkownicy mają możliwość zaprzestania korzystania z Systemu w każdej chwili, korzystając z opcji wylogowania z używanego konta. DZIAŁ V. Reklamacje 1. Usługobiorca oraz Użytkownicy są uprawnieni do złożenia reklamacji, w przypadku gdy Administrator Systemu nie wywiązuje się ze swoich obowiązków opisanych w niniejszym Regulaminie względem Usługobiorcy lub Użytkowników lub gdy wywiązuje się z nich w sposób niezgodny z postanowieniami Regulaminu. 2. Reklamację można złożyć w formie elektronicznej na adres reklamacje@circular.pl Reklamacja powinna zawierać w szczególności opis problemu będącego podstawą reklamacji oraz dane kontaktowe Usługobiorcy (Użytkownika) zgłaszającego reklamację (reklamującego): imię i nazwisko lub nazwa Usługobiorcy, adres e-mail, nr telefonu. 3. Administrator Systemu rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od daty jej otrzymania w prawidłowej postaci. Jeżeli reklamacja nie może zostać rozpatrzona w danym terminie, Administrator Systemu powiadomi w formie elektronicznej w tym terminie reklamującego o przyczynach opóźnienia i przewidywanym terminie rozpatrzenia reklamacji. 4. Reklamacja może zostać zgłoszona w ciągu 30 dni, licząc od momentu ujawnienia się przyczyn reklamacji. 5/7
5. Odpowiedź na reklamację oraz informacja, o której mowa w pkt 25 zdanie 2, wysyłana jest na adres e-mail wskazany przez reklamującego. W szczególnych okolicznościach odpowiedź może zostać wysłana z wykorzystaniem innych środków komunikacji (np. tradycyjną pocztą). 6. Administrator Systemu nie będzie rozpatrywać reklamacji wynikających z nieznajomości obowiązujących przepisów prawa lub postanowień Umowy oraz niniejszego Regulaminu. 7. W przypadku naruszenia warunków postępowania reklamacyjnego, reklamacja może nie zostać uznana. DZIAŁ VI. Ochrona i zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników oraz danych osobowych zapisanych w dokumentach przechowywanych w Systemie 1. Administrator Systemu na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, Poz. 926 ze zm.) w związku z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, Poz. 1204 ze zm.) jako administrator danych jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych Użytkowników oraz Usługobiorcy w celach zgodnego z Regulaminem świadczenia usługi drogą elektroniczną, rozliczenia usługi oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za korzystanie z usługi oraz niezbędnych do wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z usługi. Zakres niezbędnych do świadczenia usługi danych Użytkowników, przetwarzanych przez Administratora Systemu obejmuje: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu komórkowego. Administrator Systemu przetwarza ponadto dane eksploatacyjne (oznaczenia identyfikujące Użytkowników w Systemie, adres IP, informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie korzystania z usługi, informacja o skorzystaniu z usługi) na potrzeby wdrażania usprawnień w Systemie. 2. Użytkownicy mają prawo wglądu do swoich danych i ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do świadczenia przez Administratora Systemu usług i funkcjonalności opisanych w niniejszym Regulaminie. 3. Administrator Systemu zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych Użytkowników, gdyż stosuje środki ochrony fizycznej, organizacyjnej oraz sprzętowej niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych w ramach Systemu. Administrator Systemu spełnia wszelkie wymogi ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Ponadto zapewnia środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych przesyłanych drogą 6/7
elektroniczną. W szczególności są to stosowane szyfrowane łącza połączone z rozpoznawaniem (uwierzytelnianiem) Użytkowników. 4. Administrator Systemu jest uprawniony do ujawnienia danych osobowych Użytkowników jedynie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa. 5. W przypadku korzystania z Systemu w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem lub obowiązującymi przepisami prawa, Administrator Systemu ma prawo do wykorzystania danych Użytkownika w zakresie niezbędnym do ustalenia jego odpowiedzialności. W takim przypadku Administrator Systemu powiadomi Użytkownika o niedozwolonych działaniach z żądaniem ich niezwłocznego zaprzestania. DZIAŁ VII. Przepisy końcowe 1. Administrator Systemu zwraca uwagę, że System zawiera treści chronione prawem własności intelektualnej, w szczególności utwory chronione prawem autorskim. Usługobiorcy zobowiązują się do przestrzegania praw własności intelektualnych (w tym autorskich praw majątkowych oraz praw własności przemysłowej takich jak prawa do znaków towarowych) przysługujących Administratorowi Systemu. 2. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 25.01.2011 r. 3. Obowiązujący Regulamin jest dostępny dla Usługobiorcy i Użytkowników na głównej stronie Konta Usługobiorcy. 4. Administrator Systemu ma prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu lub wprowadzenia nowego. O zmianie postanowień Regulaminu lub wprowadzeniu nowego Administrator Systemu powiadomi Usługobiorcę oraz Użytkowników za pomocą wiadomości e-mail. 5. Nowy Regulamin lub zmiany postanowień dotychczasowego wchodzą w życie po upływie 14 dni od daty powiadomienia Usługobiorcy i Użytkowników o zmianie postanowień Regulaminu lub wprowadzeniu nowego. 6. Prawem właściwym jest prawo polskie. 7/7