Zarządzenie Nr 199/2005 Burmistrza Miasta Jedlina-Zdrój z dnia 18 października 2005 PROJEKT w sprawie wprowadzenia Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz 3 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024) Burmistrz Miasta Jedlina-Zdrój wprowadza: INSTRUKCJĘ ZARZĄDZANIA SYSTEMEM INFORMATYCZNYM W URZĘDZIE MIASTA W JEDLINIE-ZDROJU ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. 1. Niniejsza instrukcja określa sposób zarządzania systemem informatycznym, służącym do przetwarzania danych osobowych i została opracowana w celu uregulowania zasad przetwarzania danych osobowych oraz bezpiecznego ich wykorzystania. 2. Instrukcja precyzuje ogólne zasady postępowania Administratora Danych Osobowych, Administratora Bezpieczeństwa Informacji oraz wszystkich użytkowników przetwarzających dane osobowe w systemach informatycznych w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju. 3. Instrukcja reguluje przede wszystkim: 1
1) procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych osobowych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym; 2) stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem; 3) procedury rozpoczęcia, zaprzestania i zakończenia pracy w systemach informatycznych zawierających dane osobowe; 4) procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów służących do ich przetwarzania oraz sposób, miejsce i okres przechowywania elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe i kopii zapasowych zbiorów danych; 5) sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego; 6) sposób realizacji wymogów, o których mowa w 7 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia; 7) sposób wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji zawierających dane osobowe. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) ustawie rozumie się przez to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); 2) rozporządzeniu rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024); 3) Administratorze Danych Osobowych rozumie się przez to Sekretarza Gminy, działającego z upoważnienia Burmistrza Miasta, zwanego dalej w skrócie ADO; 4) Administratorze Bezpieczeństwa Informacji zwanego dalej w skrócie ABI, który nadzoruje przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju określonych w niniejszej instrukcji oraz jest odpowiedzialny za techniczne bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych, w tym w szczególności za przeciwdziałanie dostępowi osób trzecich do systemów, a także za podejmowanie działań w przypadku wykrycia naruszeń w przetwarzaniu danych w tych systemach; 5) użytkowniku systemu należy przez to rozumieć osobę posiadająca upoważnienie wydane przez ADO do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym, w zakresie wskazanym w upoważnieniu; 2
6) systemie informatycznym należy przez to zrozumieć zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych osobowych; 7) zabezpieczeniu systemu informatycznego należy przez to rozumieć wdrożenie i eksploatację przez ADO i ABI odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych, które mają na celu zabezpieczenie zasobów oraz ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem, modyfikacją, ujawnieniem, pozyskaniem lub zniszczeniem przez osobę trzecią; 8) danych osobowych rozumie się przez to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do identyfikacji osoby; 9) przetwarzaniu danych osobowych rozumie się przez to wykonywanie jakichkolwiek operacji na danych osobowych, takich jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza tych operacji, które są wykonywane w systemach informatycznych; 10) poufności danych należy rzez to rozumieć własność która zapewnia, że dane osobowe nie są udostępnianie nieupoważnionym osobom; 11) identyfikatorze użytkownika rozumie się przez to ciąg znaków literowych cyfrowych lub innych, który jednoznacznie identyfikuje osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym; 12) haśle rozumie się przez to ciąg min 6 lub 8 znaków literowych, cyfrowych lub innych, właściwy dla osoby upoważnionej do pracy w systemie informatycznym, długość hasła jest zależna od poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym; 13) poziomie bezpieczeństwa należy przez to rozumieć odpowiednie poziomy (podstawowy, podwyższony lub wysoki) zdefiniowane w rozporządzeniu, które uwzględniają kategorie przetwarzanych danych oraz zagrożenie bezpieczeństwa w systemach informatycznych. ROZDZIAŁ II Obowiązki Administratora Bezpieczeństwa Informacji oraz użytkowników systemów informatycznych 3. 1. Administrator Danych Osobowych wyznacza Administratora Bezpieczeństwa Informacji tj. osobę odpowiedzialną za techniczne bezpieczeństwo danych osobowych 3
w systemie informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe, a w szczególności za przeciwdziałanie dostępowi do tych systemów osób niepowołanych oraz za podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w przetwarzaniu danych w tych systemach. 2. Administratorem Bezpieczeństwa Informacji może być pracownik Urzędu Miasta w Jedlinie-Zdroju, któremu Burmistrz Miasta powierzy tę funkcje w formie pisemnego upoważnienia lub osoba bądź podmiot realizujący to zadanie na podstawie umowy zawartej z Gminą Jedlina-Zdrój. 3. Administrator Bezpieczeństwa Informacji jest odpowiedzialny za: 1) nadzór nad wdrożeniem niniejszej instrukcji na stanowiskach pracy oraz nad jej bieżącą aktualizacją stosownie do zmieniających się technologii informatycznych oraz zagrożeń bezpieczeństwa systemów informatycznych w Urzędzie Miasta, 2) identyfikację i analizę zagrożeń oraz ryzyka, na które narażone może być przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych, 3) określenie poziomu bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych, 4) określenie potrzeb w zakresie zabezpieczenia systemów informatycznych, służących do przetwarzania danych osobowych, 5) monitorowanie zabezpieczeń wdrożonych celu ochrony danych osobowych w systemach informatycznych oraz przetwarzania tych danych. 4. Administrator Bezpieczeństwa Informacji określa zalecenia w zakresie: 1) lokalizacji pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe; 2) lokalizacji pomieszczeń, w których przechowywane są kopie awaryjne zbiorów danych osobowych; 3) zabezpieczenia fizycznego przed dostępem osób niepowołanych do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe i miejsc przechowywania kopi awaryjnych; 4) zakupu systemów operacyjnych, baz danych, oprogramowania antywirusowego i systemów kryptograficznych podnoszących bezpieczeństwo danych osobowych oraz gwarantujących spełnienie wymogów określonych ustawą; 5) zakupu pamięci masowych, streamerów oraz innych urządzeń i nośników umożliwiających wykonanie kopi zapasowych danych osobowych w systemach informatycznych; 6) właściwego prowadzenia i zabezpieczenia okablowania sieci komputerowej służącej do przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych, w celu wyeliminowania niebezpieczeństwa podsłuchu lub zniszczenia infrastruktury sieciowej; 4
7) ustalenia zasad i formy ewidencjonowania czynności serwisowych dokonywanych w systemach informatycznych, a także kontrolowania i zabezpieczania prawidłowości przebiegu czynności serwisowych. 4. 1. Instalacji nowego oprogramowania systemowego oraz programu użytkowego, gwarantującego bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych dokonuje się w obecności Administratora Bezpieczeństwa Informacji. ABI dokonuje także sprawdzenia sprawności funkcjonowania zabezpieczeń systemowych i mechanicznych systemów, służących do przetwarzania danych osobowych. 2. Czynności sprawdzające określone w ust. 1 ABI wykonuje co najmniej raz na kwartał. Zapisów z przeprowadzonych kontroli dokonuje się w Ewidencji sprzętu i czynności serwisowych prowadzonej na każdym stanowisku pracy. 5. 1. Każdy pracownik zatrudniony przy przetwarzaniu danych osobowych w systemie informatycznym, jest zobowiązany zapoznać się z zapisami niniejszej Instrukcji oraz wdrożyć zasady w niej zawarte na swoim stanowisku pracy, a w szczególności jest odpowiedzialny za: 1) właściwą eksploatacją systemu informatycznego; 2) rejestrowanie i wyrejestrowywanie z systemu informatycznego, przy użyciu identyfikatora i hasła; 3) właściwe przechowywanie nośników informacji zawierających dane osobowe; 4) lokalizację sprzętu komputerowego, ustawienia monitorów, drukarek uniemożliwiającą wgląd w dane osobowe osobom nieupoważnionym; 5) bieżące prowadzenie zapisów w ewidencji powierzonego sprzętu komputerowego i użytkowanego oprogramowania. 2. Naruszenie postanowień niniejszej Instrukcji i nie przestrzeganie obowiązków wynikających z ust. 1 stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. ROZDZIAŁ III Rejestrowanie i wyrejestrowywanie użytkowników 6. 1. Rejestracji i wyrejestrowywania użytkowników systemu oraz nadawania i cofania uprawnień dostępu do baz danych osobowych dokonuje Administrator Danych Osobowych w Rejestrze zbiorów danych osobowych, ich użytkowników i haseł dostępu do systemów informatycznych tych zbiorów przetwarzanych w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju. 2. W Rejestrze powinny być umieszczone następujące dane: 5
1) imię i nazwisko użytkownika; 2) datę zarejestrowania zbioru danych osobowych w systemie; 3) datę wyrejestrowania zbioru danych osobowych z systemu; 4) datę wydania upoważnienia; 5) datę cofnięcia upoważnienia; 6) rodzaj uprawnień do zasobów systemu informatycznego. 7. 1. Rejestracja nowego użytkownika systemu informatycznego wymaga: 1) złożenia pisemnego wniosku przez Kierownika komórki organizacyjnej, w której użytkownik pracuje lub Sekretarza Miasta w przypadku samodzielnych stanowisk pracy do Administratora Danych Osobowych o wydanie wskazanej osobie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. We wniosku należy również określić poziom uprawnień użytkownika systemu. Wzór wniosku o zarejestrowanie i wyrejestrowanie użytkownika stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji; 2) podpisania i złożenia przez osobę ubiegającą się o dostęp do przetwarzania danych, oświadczenia dotyczącego zapoznania się z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych i zobowiązania do zachowania tajemnicy informacji związanych z ich przetwarzaniem. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji; 3) przeszkolenia przez ADO z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz niniejszej Instrukcji; 4) przeszkolenia użytkownika przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji; 5) wydania przez ADO upoważnienia do dostępu do przetwarzania danych osobowych i dostępu do systemu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji; 6) rejestracji użytkownika systemu w prowadzonym przez ADO Rejestrze, o którym mowa w 3 ust. 1. 2. W momencie rejestracji użytkownikowi nadaje się identyfikator i hasło dostępu do bazy danych. 3. Na podstawie upoważnienia ABI rejestruje w systemie informatycznym imię i nazwisko użytkownika, przydzielony mu indywidualny identyfikator oraz hasło zabezpieczające przed dostępem do zbioru danych osobowych osób nieupoważnionych. 4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 podlegają przechowywaniu w aktach osobowych pracownika w dziale kadr. 8. 1. Wyrejestrowanie użytkownika z systemu odbywa się na wniosek Kierownika komórki organizacyjnej, w której dany użytkownik pracuje lub Sekretarza Miasta 6
w przypadku samodzielnych stanowisk pracy. Wykreślenia z systemu dokonuje ABI, a wykreślenia z Rejestru, o którym mowa w 3 ust. 1 dokonuje ADO. 2. Wyrejestrowanie użytkownika może nastąpić w sytuacjach: 1) rozwiązania umowy o pracę; 2) zmiany zakresu obowiązków użytkownika lub stanowiska pracy; 3) naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. 3. Wyrejestrowany użytkownik traci uprawnienia do przetwarzania danych osobowych, co skutkuje natychmiastowym wyrejestrowaniem użytkownika z systemu, wykreśleniem identyfikatora z ewidencji oraz unieważnieniem jego hasła. ROZDZIAŁ IV Przydział haseł i identyfikatorów dla użytkowników 9. 1. Systemy, w których przetwarza się dane osobowe w zbiorach informatycznych w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju wyposażone są w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do nich osób. 2. Każdy użytkownik systemu jest zobowiązany przygotować dla siebie hasło dostępu do systemu. Hasła dostępu zapisywane są na ekranie monitora w formie zaszyfrowanej, w sposób uniemożliwiający ich odczytywanie przez osobę nieuprawnioną. 3. Dla zbioru Dowody osobiste stosowana jest metoda weryfikacji tożsamości użytkownika zbioru w formie karty mikroprocesowej. Proces uwierzytelnienia polega na zalogowaniu się użytkownika (włożeniu karty mikroprocesowej), a następnie wpisaniu identyfikatora i hasła użytkownika. 4. Hasło dostępu jest zmieniane nie rzadziej niż co 30 dni. Każdy użytkownik systemu zobowiązany jest zgłosić się u Administratora Danych Osobowych, w ostatni dzień roboczy miesiąca, w celu zmiany hasła i odnotowania tego faktu w Rejestrze zbiorów danych osobowych, ich użytkowników i haseł dostępu do systemów informatycznych tych zbiorów przetwarzanych w Urzędzie Miasta w Jedlinie-Zdroju, a następnie w porozumieniu z ABI wprowadzić hasło do systemu. 5. Jeżeli budowa programu użytkowego, służącego do przetwarzania danych osobowych pozwala na przydzielenie identyfikatora dla osoby posiadającej upoważnienie w zakresie zastępstwa, wówczas użytkownik na zastępstwie otrzymuje swój własny identyfikator, 7
natomiast w przypadku braku takiej możliwości dokonuje się zmiany hasła użytkownika systemu. 6. Pracownik pełniący zastępstwo, obsługujący system informatyczny jest zobowiązany na 2 dni przed objęciem zastępstwa zgłosić ADO zmianę hasła na czas zastępstwa, natomiast w przypadku nagłego zastępstwa przed podjęciem pracy na stanowisku. Jest również zobowiązany w porozumieniu z ABI wprowadzić swoje hasło do systemu. 10. 1. Identyfikatory dla użytkowników przydziela ABI. Identyfikator nadany danemu użytkownikowi, nie może być przydzielony innemu użytkownikowi. 2. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za czynności wykonywane w systemie przy użyciu identyfikatora i hasła, którymi się posługuje lub posługiwał. 3. Identyfikator wpisuje się do ewidencji prowadzonej oddzielnie dla każdego systemu, który służy do przetwarzania danych osobowych. 11. 1. System haseł jest dwustopniowy: 1) stopień I dla użytkownika systemu: a) hasło dostępu do komputera, b) dodatkowe hasło dostępu do systemu operacyjnego (logowanie do sieci komputerowej), indywidualne dla każdego pracownika. 2) stopień II hasło danego systemu i dostępu do baz danych: a) zewnętrzne podawane przy uruchamianiu systemu, b) wewnętrzne podawane przy wykonywaniu ważnych operacji. 2. Użytkownik jest zobowiązany zachować hasła dostępu w tajemnicy, w celu uniemożliwienia zapoznania się z nimi osób trzecich, także po upływie ich ważności. 3. W przypadku, gdy osoby nieuprawnione wejdą w posiadanie hasła dostępu do systemu informatycznego, należy niezwłocznie dokonać zmiany hasła. ROZDZIAŁ V Procedury rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemach informatycznych zawierających dane osobowe 12. 1. Przed rozpoczęciem pracy użytkownik systemu zobowiązany jest przestrzegać procedur, które mają na celu sprawdzenie zabezpieczenia pomieszczenia, w którym przetwarzane są dane osobowe, swojego stanowiska pracy oraz stanu wyposażenia i sprzętu komputerowego, a w szczególności: 8
1) przed wejściem do pomieszczenia sprawdzić czy na drzwiach i zamkach nie na śladów niepowołanego ich otwierania oraz sprawdzić stan okien i krat; 2) sprawdzić stan sprzętu informatycznego oraz zamknięcie szafek i biurek; 3) po włączeniu komputera dokonać oceny jego pracy i stwierdzenia ewentualnych zmian, 4) po zalogowaniu się należy ocenić pracę systemu oraz fakt, czy zbiór nie uległ modyfikacjom. 2. Użytkownik przed przystąpieniem do pracy w systemie jest zobowiązany dbać o bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w systemie, a w szczególności: 1) ustawić ekrany monitorów w pomieszczeniach tak, aby uniemożliwić wgląd w dane osobom nieuprawnionym; 2) dopilnować, aby w pomieszczeniach stanowiących obszar przetwarzania danych osobowych przebywały osoby trzecie, jedynie obecności osób uprawnionych; 3) stosować urządzenia zabezpieczające przed utratą danych, która może być spowodowana awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci elektrycznej; 4) stosować wygaszacze ekranów. 3. Po zakończeniu pracy w systemie jego użytkownik powinien wykonać następujące czynności: 1) wylogować się z systemu, wyłączyć komputer, drukarki, monitor oraz inne urządzenia zasilane energią elektryczną, a także wylogować się z systemu w sytuacji tymczasowego zaprzestania pracy na skutek opuszczenia stanowiska; 2) zniszczyć w niszczarce wydruki zawierające dane osobowe, które nie będą podlegały dalszemu przetworzeniu; 3) zabezpieczyć nośniki informacji oraz zamknąć szafy i biurka; 4) zamknąć pomieszczenie. 4. Po godzinach pracy ADO jest obowiązany zapewnić monitoring pomieszczeń oraz ochronę pomieszczeń, gdzie są przetwarzane dane osobowe. 13. 1. W sytuacji stwierdzenia przez użytkownika systemu śladów naruszenia zabezpieczenia fizycznego pomieszczenia lub zauważenia, że stan urządzeń, zawartość zbiorów danych osobowych lub działanie systemu, wskazuje na naruszenie danych osobowych, użytkownik powinien niezwłocznie poinformować ABI oraz ADO. 2. Sposób postępowania w sytuacji podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa systemu reguluje Polityka Bezpieczeństwa. 9
ROZDZIAŁ VI Tworzenie kopii awaryjnych zbiorów danych i programów służących do ich przetwarzania oraz przechowywanie nośników informacji 14. 1. Kopie awaryjne są tworzone przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji: 1) w przypadku komputerów podłączonych do sieci, w cyklu dziennym przyrostowo, a raz w tygodniu całościowo, centralnie na bibliotece taśmowej: Streamer taśm DDS; 2) w przypadku komputerów nie przyłączonych do sieci, w cyklu miesięcznym całościowo. 2. Nośniki informacji (taśmy, płyty CD) po całkowitym nagraniu przechowywane są w specjalnej metalowej kasetce zabezpieczonej kluczem, umieszczonej w szafie pancernej usytuowanej na korytarzu na pierwszym piętrze budynku urzędu. Administrator Bezpieczeństwa Informacji przekazuje kopie awaryjne zawsze w obecności Przedstawiciela Urzędu Miasta Jedlina-Zdrój. 3. Przedstawiciel ABI odpowiedzialny za tworzenie kopii awaryjnych weryfikuje każdy nośnik informacji ze względu na odtwarzalność zapisanych danych oraz dokonuje wpisu do rejestru nośników danych osobowych. 4. Nośniki informacji są szczegółowo opisane. Każda taśma opatrzona jest numerem ewidencyjnym, a także zawiera oznaczenie okresu z jakiego pochodzą dane zapisane na taśmie oraz podpis osoby sporządzającej i sprawdzającej poprawność zapisanych danych. 5. Ze względu na dużą ilość danych zawartych na nośnikach informacji sporządza się indeks przechowywanych danych, w celu zapewnienia możliwości szybkiego określenia zawartości każdego z nośników i odnalezienia poszukiwanego zbioru danych. 6. Administrator Bezpieczeństwa Informacji sporządza taki indeks na płycie CD-ROM i udostępnia Administratorowi Danych Osobowych 15. 1. Czas przechowywania kopii awaryjnych został ograniczony dla: 1) kopii codziennych do 14 dni; 2) kopii tygodniowych do miesiąca; 3) kopii miesięcznych do roku. 2. Administrator Bezpieczeństwa Informacji co najmniej raz na pół roku testuje przydatność kopii awaryjnych do wykorzystania w przypadku awarii systemu. 3. Taśmy, które zawierają zdezaktualizowane dane i nadają się do wykorzystania można wykorzystać do ponownego zapisu danych. 10
4. Zdezaktualizowane taśmy zawierające kopie awaryjne, które nie nadają się do ponownego zapisu lub uległy uszkodzeniu należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich ponowne użycie. 5. Płyty CD zawierające kopie awaryjne podlegają zniszczeniu w sposób uniemożliwiający ich odczytanie. 16. 1. Kopiowanie danych osobowych na nośniki informacji oraz robienie wydruków jest zabronione, chyba, że obowiązek taki wynika z obowiązków nałożonych na użytkownika lub zezwalają na to przepisy prawa. 2. Wykorzystanie nośników informacji lub wydruków w celu innym niż wskazany w ust. 1 jest niedozwolone. 3. Nośniki informacji lub wydruki komputerowe są przechowywane, gdy jest to konieczne lub zezwalają na to przepisy prawa, w wyznaczonych pomieszczeniach w zamykanych szafach i biurkach. ROZDZIAŁ VII Zabezpieczenie systemu informatycznego przed wirusami komputerowymi oraz wymogi dla systemów służących do przetwarzania danych osobowych 17. 1. Dla zabezpieczenia systemów informatycznych przed wirusami komputerowymi zabrania się samowolnego instalowania nielegalnego oprogramowania i gier komputerowych. Identyfikacja takich instalacji stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. 2. Na komputerze użytkownika systemu powinien być zainstalowany program antywirusowy, który automatycznie sygnalizuje obecność wirusów, w trakcie włączania systemu, jak i wprowadzania danych z zewnętrznych źródeł informacji. 3. Kontroli antywirusowej powinny podlegać wszystkie nośniki magnetyczne, które służą zarówno do przetwarzania danych osobowych jak również do celów instalacyjnych. 4. Obowiązkiem ABI jest monitorowanie działania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych w systemach informatycznych (programów antywirusowych), zgłaszanie potrzeb w tym zakresie ADO, aktualizacja tego programowania nie rzadziej niż raz w tygodniu oraz instalowanie nowego oprogramowania antywirusowego. 5. W przypadku wykrycia wirusa użytkownik jest zobowiązany poinformować o tym ABI, którego zadaniem jest jego usunięcie, sprawdzenie systemu i przywrócenie go do pełnej funkcjonalności. Procedura postępowania użytkowników na okoliczność zidentyfikowania określonego typu zagrożeń została uregulowana w Polityce Bezpieczeństwa. 11
18. 1. Możliwymi źródłami przedostawania się szkodliwego programowania do systemów są dyskietki, płyty CD oraz poczta elektroniczna (WWW). 2. Aktualizacja definicji wirusów dokonywana jest poprzez: 1) firewall - dla stron WWW; 2) skaner antywirusowy na serwerze dostawcy i program antywirusowy (lokalny) dla poczty elektronicznej, dyskietek i płyt. 19. 1. Dla systemów służących do przetwarzania danych osobowych wymagane jest posiadanie opcji umożliwiającej rejestrację daty, zakresu udostępniania danych odbiorcom z wyjątkiem systemów służących do przetwarzania danych zawartych w zbiorach jawnych. 2. Systemy, o których mowa w ust.1 zostaną na bieżąco wyposażone w opcje umożliwiające rejestrację osoby, której dane zostały udostępnione, datę i zakres udostępnienia. 3. Informacje dotyczące udostępnienia powinny być rejestrowane w taki sposób, aby dla każdej osoby, której dane są zawarte w zbiorze, możliwe było odczytanie tych danych i sporządzenie stosownego raportu. 4. Pola informacyjne przeznaczone do wpisania udostępnień w strukturze zbioru danych zostaną powiązane relacją przyporządkowania wskazującą osobę, której dotyczą. ROZDZIAŁ VIII Sposób dokonywania przeglądów i konserwacji systemów, w których przetwarzane są dane osobowe 20. 1. Okresowych oraz bieżących przeglądów i konserwacji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania dokonują przedstawiciele firm serwisowych, z którymi zawarto stosowne umowy. Czynności te są wykonywane w porozumieniu z ABI. 2. Umowy winny zawierać postanowienia zobowiązujące do przestrzegania zasad poufności informacji uzyskanych w trakcie realizacji umowy. 3. Urządzenia, dyski lub inne informatyczne nośniki informacji przeznaczone do naprawy w firmach zewnętrznych należy przed rozpoczęciem czynności serwisowych, pozbawić zapisu lub zabezpieczyć przed ich zniszczeniem i skopiowaniem bądź też naprawiać je w obecności Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 12
4. Administrator Bezpieczeństwa Informacji rejestruje usterki, awarie, instalację lub naprawę sprzętu objętego zawartą umową w Ewidencji czynności serwisowych dla danego systemu, która jest prowadzona przez użytkownika bazy danych. 5. Ewidencja sprzętu i czynności serwisowych powinna zawierać dane dotyczące: 1) rodzaju wykonywanej czynności serwisowej lub naprawy; 2) daty rozpoczęcia i zakończenia tej czynności; 3) osoby lub osób dokonujących czynności serwisowych lub naprawy; 4) w sytuacji wymiany elementów sprzętu lub oprogramowania także nazwę wymienianych części lub programów. 6. Zapisy w Ewidencji, o której mowa w ust. 4 są potwierdzane podpisami użytkownika oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji lub przedstawiciela firmy zewnętrznej dokonującej napraw serwisowych. 7. Wymienione części zawierające dane osobowe (np. twarde dyski) są pozostawiane u użytkownika i niszczone w obecności Administratora Bezpieczeństwa Informacji. 8. Adnotacje o działaniach opisanych w ust. 7 odnotowuje się w Ewidencji, o której mowa w ust. 4. 21. 1. Urządzenia, dyski lub inne informatyczne nośniki informacji przeznaczone do likwidacji należy pozbawić zapisu, a w sytuacji gdy nie jest to możliwe uszkodzić mechanicznie, w sposób uniemożliwiający ich odczytanie. 2. Urządzenia, dyski lub inne informatyczne nośniki informacji zawierające dane osobowe, przeznaczone do przekazania innemu podmiotowi, który nie jest uprawniony do otrzymania tych danych należy pozbawić zapisu. 3. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2 należy wykonać w obecności ABI. ROZDZIAŁ IX Postępowanie w zakresie komunikacji w sieci komputerowej 22. 1. Komunikacja w sieci komputerowej jest możliwa po podaniu nazwy użytkownika oraz indywidualnego hasła użytkownika. 2. Wprowadzenie do systemu informacji z zewnątrz jest dozwolone przez użytkownika, jedynie w przypadku stwierdzenia legalności i wiarygodności źródła informacji. 3. Konfiguracja sieci jest wykonywana przez ABI. 23. 1. Pomieszczenie, w którym znajdują się serwery systemów, powinno znajdować się w miejscu posiadającym odpowiednie zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych. 13
ROZDZIAŁ X Postanowienia końcowe 24. Zobowiązuje się Kierowników komórek organizacyjnych, w których przetwarzane są dane osobowe do nadzorowania ich ochrony oraz współpracy z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji. 25. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Jedlina-Zdrój. 26 Traci moc Zarządzenie Nr 3/99 Burmistrza Miasta Jedlina Zdrój z dnia 30 sierpnia 1999 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Jedlinie Zdroju. 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 14
Uzasadnienie Zgodnie z 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024) organy samorządu terytorialnego zobowiązane są do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne, które zapewniają ochronę przetwarzanych danych osobowych. Obowiązujące dotychczas Zarządzenie Nr 3/99 Burmistrza Miasta Jedlina Zdrój z dnia 30 sierpnia 1999 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczących ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Jedlinie Zdroju, którego załącznik Nr 2 stanowi Instrukcja określająca sposób zarządzania systemem informatycznym w Urzędzie Miejskim w Jedlinie-Zdroju, nie zawierało wszystkich elementów wymaganych dla Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym, dlatego też wymagane było przeprowadzenie jej aktualizacji. Sporządził: A. Pietrasik Sprawdził: 15