DAR-BS-II.271.6.2018 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/URM/2018 I. Wprowadzenie: 1. Postępowanie prowadzone jest w ramach projektu Urban- Regeneration- Mix, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (w skrócie EFRR) w ramach Programu Urbact III. 2. Zapytanie ofertowe dotyczy procedury postępowania o udzielenie zamówień, których wartość szacunkowa przekracza kwotę 10 000 PLN, a nie przekracza kwoty 60 000 PLN (zgodnie z Zarządzeniem Nr 4679/VII/16 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 18.10.2016r., 11 wraz z późn zm.) II. Dane dotyczące Zamawiającego: Miasto Łódź ul. Piotrkowska 104 90-926 Łódź NIP: 725-002-89-02 Prowadzący postępowanie: Biuro Strategii Miasta ul. Piotrkowska 113 90-430 Łódź Tel. 42 638 41 00 e-mail: strategia@uml.lodz.pl III. Opis przedmiotu zamówienia: Usługa rezerwacji, zakupu oraz dostarczenie biletów na zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze na wybranych trasach europejskich (zgodnie z wstępnym harmonogramem wyjazdów studyjnych) według najkorzystniejszej oferty cenowej, z wykorzystaniem wszystkich dostępnych promocji i taryf specjalnych, z uwzględnieniem preferencji Zamawiającego co do linii lotniczej, terminu wyjazdu i godzin przelotu. Kod CPV 63512000-1, Zamawiający przewiduje zakup 24 biletów (2-4 bilety na każdy wyjazd), jednocześnie informując, że zarówno ostateczne terminy wyjazdów, dokładne trasy, jak i liczba biletów będą uzgadniane na bieżąco z wyłonionym Wykonawcą. Liczba biletów może ulec zmniejszeniu maksymalnie o 4 bilety. Wstępny harmonogram wyjazdów studyjnych: 1. Polska Birmingham (Wielka Brytania), Birmingham Polska - 03-05 lipca 2018r. 2. Polska Baena (Hiszpania), Baena Polska 11-12 lipca 2018r.
3. Polska Braga (Portugalia), Braga Polska 18-19 lipca 2018r. 4. Polska Bolonia (Włochy), Bolonia Polska 23 24 lipca 2018r. 5. Polska Zagrzeb (Chorwacja, ), Zagrzeb Polska 7-8 sierpnia 2018r. 6. Polska Tuluza (Francja), Tuluza Polska (4 tydzień sierpnia 2018r.,) 7. Polska Kuldiga (Łotwa), Kuldiga Polska (połowa sierpnia 2018r.) Szczegółowy zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 1. Rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników z uwzględnieniem najkorzystniejszych ofert (obejmujących najtańsze i najkrótsze połączenia) oraz wszystkich dostępnych promocji i ofert specjalnych, jak również doradztwo w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży, z uwzględnieniem preferencji Zamawiającego co do linii lotniczej, terminu wyjazdu, godzien przelotu. Zamawiający dopuszcza loty z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym czas przesiadki nie powinien przekraczać 2 godzin. 2. Sprzedaż biletów tanich linii lotniczych w przypadkach wskazanych przez Zamawiającego. 3. Przedstawienie Zamawiającemu każdorazowo na potrzeby rezerwacji biletów, najkorzystniejszych (obejmujących najtańsze i najkrótsze połączenia) dostępnych na rynku ofert na zakup biletów lotniczych wraz z podaniem w przypadku wskazanym przez Zamawiającego jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę biletu lotniczego, w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Zamawiającego. 4. Każdorazowe informowanie Zamawiającego (potwierdzenie) drogą elektroniczną, na wskazane adresy, o dokonanych rezerwacjach biletów, w tym: dane rezerwacji, cena biletu oraz termin wykupu. 5. Każdorazowo, w dniu wykupu biletu, informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazane adresy o konieczności wystawienia (zakupu) biletu lotniczego w związku z upływającym terminem rezerwacji. 6. Zapewnienie możliwości bezkosztowego zwrotu biletu w dniu jego wykupu. 7. Zamawiane bilety to bilety elektroniczne. Jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca zaoferuje bilet papierowy. 8. Wystawianie faktur z informacjami: numer zlecenia, data, trasa i klasa przelotu, imię i nazwisko pasażera, cena biletu według taryfy przewoźnika, wysokość opłaty lotniskowej, opłata transakcyjna, wysokość podatku VAT, ostateczna cena biletu płatna przez Zamawiającego. 9. Bezpłatne dostarczanie dokumentów podróży (biletów) oraz faktur do siedziby Zamawiającego lub do innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego (pod podany adres) w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, w ramach przewidzianego wynagrodzenia (bez dodatkowych opłat). 10. Wynagrodzenie naliczone na sprzedaż biletów będzie obejmować wszystkie czynności wymienione powyżej (związane z wykonaniem usługi). Wykonawca nie będzie pobierać żadnych opłat manipulacyjnych (poza wynikającymi z taryfy przewoźnika) z tytułu rezygnacji z biletu, zmian dotyczących trasy, terminu lub osób podróżujących zgłoszonych przez Zamawiającego.
IV. Składanie ofert częściowych Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych V. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 04 października 2018 roku. VI. Opis warunków udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu: 1. Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania 2. Posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia. 3. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia. 4. Sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. VII. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz wykaz innych wymaganych dokumentów Zamawiający żąda dołączenia do oferty oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). VIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje mogą być przekazywane przez Strony drogą elektroniczną, pisemnie oraz faksem. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz innych informacji faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Osobami(ą) upoważnionymi(ą) przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są: Katarzyna Koszyczarska, e-mail@k.koszyczarska, tel. 42 272 63 42 IX. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w niniejszym postępowaniu. 2. Oferta, oświadczenia oraz dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników do niniejszego zapytania ofertowego, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami co do treści oraz opisu kolumn i wierszy.
3. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Oferta i załączniki do oferty (tj. wymagane oświadczenia i dokumenty) muszą być podpisane przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do jego reprezentacji. 5. Pełnomocnictwo jeżeli dotyczy - musi zostać załączone do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. W przypadku pełnomocnictwa złożonego w innym języku niż język polski winno być ono złożone wraz z przysięgłym tłumaczeniem na język polski. 6. Dokumenty do oferty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 7. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Oznacza to, że oferta, oświadczenia oraz każdy dokument złożony wraz z ofertą sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski. 8. Zaleca się, aby strony oferty i jej załączniki były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. 9. Zaleca się, aby ewentualne poprawki w tekście oferty były naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osoby uprawnione. 10. Na ofertę składają się następujące dokumenty: 10.1 Formularz ofertowy, przygotowany wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 10.2 Oświadczenie potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. VI i VII zapytania ofertowego. 11. Obok wymaganych oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, do oferty należy dołączyć także w przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowę o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. X. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty 1. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej, na wskazany przez Zamawiającego Miasto Łódź (Biuro Strategii Miasta) e-mail:mailto: strategia@uml.lodz.pl, (w nazwie e- maila dodać oferta biletów lotniczych lub, przesłać faxem, ewentualnie pocztą tradycyjną lub osobiście w sekretariacie Biura Strategii Miasta ul. Piotrkowska 113, 90-430 Łódź, w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 27 czerwca 2018 r. 2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za: złożenie przez Wykonawcę oferty po terminie składania ofert, złożenie oferty w innym niż określonym w pkt. X miejscu, złożenie oferty nieopisanej w sposób uniemożliwiający identyfikację oferty, lub postępowania, którego dotyczy.
XI. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Ceną ofertową wymienioną w formularzu ofertowym jest całkowita cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. 2. W ofercie należy podać całkowitą cenę oferty brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. W cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym. Przez cenę rozumie się także stawkę taryfową. Ustalenie prawidłowej stawki podatku VAT/ podatku akcyzowego, zgodnej z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług/ podatku akcyzowym, należy do Wykonawcy. 3. Cena brutto oferty, określona w Formularzu ofertowym, musi być wyrażona w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (ostatnią pozostawioną cyfrę powiększa się o jednostkę). 4. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w niniejszym zapytaniu ofertowym, obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytego oraz zgodnego z umową i obowiązującymi przepisami wykonania przedmiotu zamówienia. 5. Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację niniejszego zamówienia, określony zostanie w umowie. XII. Przesłanki odrzucenia oferty: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń. Oferta złożona po terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym nie podlega ocenie. XIII. Termin związania ofertą Złożona oferta przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta, albo gdy zapytanie ofertowe zostało unieważnione lub zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert. XIV. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert W wyborze Wykonawcy Zamawiający kierować się będzie następującymi kryteriami:
- cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego waga 100%, obliczana w ten sposób, że maksymalną punktację 100 punktów otrzymuje wykonawca, który zaoferował najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymują punktację obliczoną według wzoru: Gdzie: NC najniższa zaoferowana cena C cena oferty punktowanej NCx100/C Wynik podawany jest w zaokrągleniu do 1 miejsca po przecinku. Cena opłaty transakcyjnej musi być wyższa od 0 zł i musi być podana w PLN, cyfrowo oraz słownie, i określona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena opłaty transakcyjnej od ceny biletu lotniczego pozostaje niezmienna przez okres obowiązywania umowy. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową liczbę punktów. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów. Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty otrzymały taką samą ilość punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych, niż zaoferowane w złożonych ofertach XV. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Umowa zostanie zawarta w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie i miejscu. 2. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy zawieraniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty. XVI. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy Zamawiający nie żąda od Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XVII. Informacje o prawie Zamawiającego Zamawiający ma prawo do: - odwołania lub zmiany warunków postępowania,
- do zamknięcia postępowania bez wyboru oferty. XVIII. Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą: Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich (PLN). XIX. Informacje dodatkowe: 1. Zapłata za usługę nastąpi w przeciągu 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wypełnionej faktury na adres Zamawiającego. Podstawą do wystawienia faktury będzie przyjęcie wykonania usługi przez Miasto stwierdzone protokołem odbioru przedmiotu umowy podpisanym przez Strony w terminie 1 dnia od dnia realizacji usługi. 2. Ostateczne terminy wyjazdów, dokładne trasy, jak i liczba biletów będą uzgadniane na bieżąco z wyłonionym Wykonawcą. Liczba biletów może ulec zmniejszeniu maksymalnie o 4 bilety.. XX. Wykaz załączników do zapytania ofertowego: Załącznik Nr 1: Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Załącznik Nr 2: Formularz ofertowy Wskazane powyżej załączniki Wykonawca wypełnia stosownie do treści pkt. IX niniejszej zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza zmiany wielkości pól załączników oraz odmiany wyrazów wynikające ze złożenia oferty wspólnej. Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać treści załączników. Złożenie niniejszego zapytania ofertowego nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego i otrzymanie w jego konsekwencji oferty nie jest równorzędne ze złożeniem zamówienia przez Miasto Łódź - Urząd Miasta Łodzi i nie stanowi podstawy do roszczenia sobie praw ze strony Wykonawcy do zawarcia umowy.