Propozycja Sekretariatu Programu Odpowiedzialność i Troska przebiegu VI edycji Akcji Drzewko za butelkę marzec - kwiecień 2008 r. 1
WSTĘP Sekretariat Programu Odpowiedzialność i Troska, w 2003 r zainicjował Akcję Drzewko za butelkę, która w latach 2004 2007 miała swoje kolejne edycje. Teraz, w roku 2008 nadszedł czas na VI juŝ edycję Akcji, do której zapraszamy wszystkich realizatorów Programu Odpowiedzialność i Troska oraz społeczności lokalne z miejscowości, gdzie firmy realizujące Program prowadzą swoją aktywność gospodarczą. Przypomnijmy, Ŝe akcja ma na celu zaktywizowanie społeczności lokalnych w zakresie dbałości o stan środowiska oraz budowanie pozytywnego wizerunku firm - uczestników Programu "Odpowiedzialność i Troska" poprzez popularyzację inicjatyw i postaw proekologicznych. Stawiamy równieŝ na promocję idei Programu i jego logo. W tym roku akcja została wzbogacona o dwa nowe elementy: konkurs dla mediów na najlepszy reportaŝ lub fotoreportaŝ z akcji, uhonorowanie przedstawicieli administracji rządowej i samorządowej oraz innych osób (poza oświatą) szczególnie zaangaŝowanych w Akcję statuetkami Mecenasów Akcji >>Drzewko za butelkę<<. Analogicznie jak w latach poprzednich Sekretariat wystąpił do Ministra Środowiska o objęcie patronatem VI edycji Akcji Drzewko za butelkę. OPIS OGÓLNY AKCJI Cel działania: Budowanie pozytywnych relacji ze społecznością lokalną oraz wizerunku - Firmy Realizatora jako firmy przyjaznej ludziom i środowisku poprzez aktywizację we wspólnym przedsięwzięciu edukacyjno ekologicznym; Popularyzacja idei Programu OiT oraz promocja logotypu; Edukacja ekologiczna, świętowanie Dnia Ochrony Środowiska; Opis działań PoniŜej prezentujemy uniwersalny opis akcji dający kaŝdej firmie - Realizatorowi Programu moŝliwość podjęcia wstępnej decyzji o przystąpieniu do Akcji. Na Ŝyczenie zainteresowanych firm, na bazie przesłanej deklaracji uczestnictwa w Akcji, przygotujemy i przedstawimy szczegółowy wariant organizacji uwzględniający miejscowe warunki. 2
Firma Realizator Programu ogłasza konkurs dla klas i (lub) grup przedszkolnych lub szkół na zebranie jak największej ilości pustych butelek PET. Logistyka zbiórki jest absolutnie dowolna i uzaleŝniona od lokalnych moŝliwości. Zbiórka odbywać się moŝe np. w wyznaczonym okresie w placówce lub teŝ konkretnego dnia na placu, w mieście lub przed siedzibą firmy. Dla grup, osób, szkół (dowolność), które dostarczą największe ilości butelek i zwycięŝą w rywalizacji lokalnej fundowane są róŝnego rodzaju nagrody. Wszystkie grupy uczestniczące w Akcji honorowane są dyplomami uczestnictwa i/lub drobnymi upominkami. Pisma i dyplomy z wyrazami uznania są przewidziane takŝe dla nauczycieli i dyrektorów placówek oświatowych szczególnie zaangaŝowanych w Akcję. W zamian za przekazane butelki grupy otrzymują sadzonki drzewek, krzewów do wykorzystania według własnego pomysłu. Dobrze jest, gdy moŝe odbyć się symboliczne - publiczne i odświętne - zasadzenie chociaŝ jednego z drzewek wspólnie przez przedstawicieli i pracowników firmy oraz przedstawicieli szkół (nauczycieli i dzieci) w wyznaczonym - po uzgodnieniu z władzami miasta miejscu (oprawa medialna sadzenia). Po podsumowaniu i przekazaniu do firmy, zajmującej się recyklingiem odpadów PET, zgromadzonych butelek następuje ogłoszenie wyników Akcji. Działanie to moŝna wzbogacić o imprezę finałową. Finał moŝe mieć formę ok. 1 godzinnej uroczystości podsumowującej z rozdaniem drzewek, dyplomów, wręczeniem nagród i uroczystym zasadzenie symbolicznego drzewka z władzami samorządowymi. MoŜe takŝe być ok. 2-3 godzinnym festynem, piknikiem ekologicznym z atrakcjami dla dzieci, zabawą, muzyką, konkursami, występami. Wówczas równieŝ powinny się naleźć elementy podsumowujące akcje statystyki ilość dzieci, ilość drzewek, nagrody, dyplomy itd. Tegoroczna, nowa propozycja W tym roku proponujemy ogólnopolski konkurs dla dziennikarzy na najciekawszy i najbardziej interesujący, nietypowy, ukazujący emocje przebiegu Akcji reportaŝ bądź fotoreportaŝ. Liczyć się będzie kreatywność i niekonwencjonalne ujęcie. Jury krajowe konkursu przyzna najlepszym reportaŝom cenne nagrody rzeczowe i wybierze 3 najlepsze, przyznając kolejno: nagrodę I stopnia, nagrodę II stopnia i nagrodę III stopnia. Na podstawie uzyskanych od firm deklaracji uczestnictwa w Akcji, Sekretariat do końca stycznia 2008 r. przygotuje bazę mediów, do których wysłane zostaną zaproszenia wzięcia udziału w konkursie. W kolejnym miesiącu zostaną wysłane do mediów niezbędne 3
materiały (w tym regulamin konkursu), a w uzasadnionych przypadkach na przestrzeni lutego i marca będą organizowane przez Sekretariat spotkania robocze z udziałem mediów i firmy realizatora Programu biorącego udział w Akcji. Tegoroczna Akcja Drzewko za butelkę poszerzona zostanie równieŝ o uhonorowanie Statuetkami Mecenasów Akcji >>Drzewko za butelkę<< sympatyków Akcji z grona władz lokalnych oraz innych osób (spoza oświaty) szczególnie zaangaŝowanych w Akcję. KaŜda z firm biorąca udział w Akcji wytypuje do 3 osób, którym winny zostać wręczone takie statuetki. Podział kompetencji: Sekretariat Programu: Przygotowuje scenariusz, koncepcję działania, zasady, uwagi pomocnicze, wzory pism, ogłoszeń, ulotek, plakatów, dyplomów, gadŝety do rozdania podczas Akcji lub finałów (np. balony, słodycze, maskotki, czapeczki itp.), materiały prasowe. Ponadto Sekretariat występuje do Ministra Środowiska oraz wybranych znaczących mediów o objęcie patronatów. Zapewnia medialne nagłośnienie centralne oraz organizuje konkurs dla mediów i oprawę uhonorowania osób statuetkami Mecenasa Akcji >>Drzewko za butelkę<<. Zapewnia wszelka pomoc logistyczną, np. nawiązanie współpracy z firmą która zajmie się odbiorem butelek, organizacją pikniku itp. W działaniach Sekretariatu leŝy równieŝ organizacją spotkania roboczego dotyczącego przebiegu Akcji (4 lutego 2008 r w Warszawie) oraz spotkania podsumowującego przebieg Akcji (29 maja 2008 r.) Sekretariat zapewni funkcjonowanie na stronie www.rc.com.pl bieŝącego serwisu informacyjnego dotyczącego przebiegu Akcji wraz z wszelkimi dokumentami, tekstami, wzorami pism do pobrania. Na potrzeby wymiany informacji, składania raportów obsługiwać będzie odrębną skrzynkę e-mailową: dzb@rc.com.pl Organizacja Odzysku/Firma recyklingowa: Zapewnia współpracę z firmą Realizatorem Programu zaangaŝowanym w Akcję oraz placówkami oświatowymi w celu zorganizowania miejsca zbiórki butelek, dokonuje ich spakowania oraz wywozu do firmy zajmującej się recyklingiem tych opakowań, w zamian za przekazane do recyklingu odpady refunduje np. zakup sadzonek drzewek. 4
Realizator Programu OiT: Uzgodnienie akcji z władzami lokalnymi, oświatą, rozesłanie i dystrybucja materiałów, lokalna reklama imprez, (rozwieszenie przekazanych przez Sekretariat plakatów), nagłośnienie akcji w mediach, w mieście, nadzór i koordynacja (szczególnie pobudzanie inicjowanie zbiórki), ufundowanie ciekawych nagród dla zwycięskich klas-grup, np. zaproszenie całej klasy do kina, na wystawę lub refundacja części lub całości kosztów wycieczki szkolnej, pikniku; wypełnienie i dystrybucja dyplomów uczestnictwa, przy współpracy z Organizacją Odzysku/firmą recyklingową zorganizowanie zbiórki butelek, ogłoszenie wyników w mediach lokalnych, zorganizowanie sadzenia drzewek, raport z przeprowadzonej akcji. W zaleŝności od zaistniałych potrzeb współpraca z mediami biorącymi udział w ogłoszonym konkursie (poprzez uzgodnienia logistyczne, udzielanie wywiadów itp.) oraz wytypowanie 3 osób do uhonorowania statuetkami Mecenas Akcji >>Drzewko za butelkę<<. MATERIAŁY Na potrzeby akcji zostaną przez Sekretariat udostępnione: scenariusze i harmonogramy działań ( w zaleŝności od zgłoszonych przez firmy potrzeb); dyplomy dla zwycięskich klas, za uczestnictwo i dla nauczycieli; Informacje materiały prasowe dla mediów lokalnych i centralnych; Zestawy gadŝetów; Wzór pisma do współorganizatorów (organizacje odzysku, samorządy, instytucje, patronaty medialne); Wzór pisma do dyrektorów szkół, przedszkoli z propozycją udziału w akcji; Wzór pisma z podziękowaniem dla dyrektorów placówek za przystąpienie do akcji, z zasadami i z harmonogramem działań; Wzór pisma z podziękowaniami dla róŝnych odbiorców; Warianty rywalizacji w zbieraniu butelek i rozliczania efektów zbiórki; Protokoły zbiórki w róŝnych wariantach; Procedury współpracy w zakresie odbioru butelek; a więc wszystko co moŝe się przydać, a przede wszystkim ułatwić Państwa pracę. 5
Ramowy harmonogram działań w ramach VI edycji Akcji Drzewko za butelkę : 1. Do dnia 31.12.2007 wystąpienie przez Sekretariat o objecie patronatu nad Akcją do Ministra Środowiska oraz wybranych mediów o zasięgu krajowym; 2. Do dnia 18.01.2008 - zgłoszenie przez Realizatorów chęci udziału w akcji poprzez przesłanie faxem załączonej do niniejszego pisma deklaracji uczestnictwa; 3. W dniu 04.02.2008 - spotkanie organizacyjne, szkoleniowe-konsultacyjne w Warszawie dla Realizatorów przystępujących do tegorocznej akcji DzB. 4. W dniach 04.02 29.02.2008 - przygotowania akcji, pisma, plakaty, druki, gadŝety, koordynacja, kontakty z mediami i ogłoszenie dla nich konkursu na najlepszy reportaŝ z Akcji Drzewko za butelkę ; 5. W dniach 03.03 01.04.2008 - akcja informacyjna w środowiskach lokalnych oraz w mediach centralnych i branŝowych, rozpoczęcie zbierania butelek; 6. W dniach 01.04 30.04.2008 - finały akcji w poszczególnych środowiskach; 7. Do dnia 09.05.2008 r.- przesłanie prac w konkursie dla mediów; 8. W dniu 23.05.2008 r. - ogłoszenie wyników konkursu dla mediów; 9. Około 29.05.2008 r. - spotkanie podsumowujące akcję; 10. Październik/listopad (Forum ekologiczne lub POLEKO) wręczenie nagród w konkursie dla mediów na najlepszy reportaŝ z Akcji Drzewko za butelkę oraz statuetek Mecenas Akcji Drzewko za butelkę. Dodatkowe informacje: Liczenie butelek moŝe odbywać się jak dotychczas na dwa sposoby: na sztuki lub na wagę. Wybór pozostawiamy Państwu, bowiem z dotychczasowych doświadczeń wynika, Ŝe nie ma idealnie sprawiedliwego sposobu rozliczenia. Stosujcie zatem wersję, co do której macie wewnętrzne przekonanie. WaŜne jest jednak to, aby przyjęta przez Was zasada obowiązywała wszystkie miejsca zbiórki podległe waszej akcji tak aby móc wytypować jednoznacznie zwycięzców. NaleŜy pamiętać o ścisłej współpracy z władzami samorządowymi i lokalnymi mediami. W Akcji Drzewko za butelkę oprócz aspektu edukacyjno-zabawowego istotne jest budowanie wizerunki Państwa firmy oraz Programu Odpowiedzialność i Troska. Po przeprowadzeniu akcji naleŝy sporządzić raport końcowy zawierający wszelkie informacje podsumowujące, liczbowe i opisowe oraz fotki. NaleŜy nie zapomnieć o zebraniu notatek na temat doniesień medialnych oraz wycinków czy skanów artykułów prasowych. Jak się okazuje jest to bardzo przydatny materiał w późniejszych działaniach rozliczeniowych. 6
Przypomnijmy, jak było do tej pory Akcja Drzewko za butelkę - zestawienie ilościowe 2004 2007 Sumarycznie ilość placówek 2004 89 2005 98 zmiany % w stosunku 2006 100 2,0 do 2005 2007 122 22,0 do 2006 Ilość dzieci Ilość zebranych butelek Średnia efektywność 2004 20409 2005 22374 zmiany % w stosunku 2006 17596-21,4 do 2005 2007 23657 34,4 do 2006 2004 280776 2005 687303 zmiany % w stosunku 2006 825 288 20,1 do 2005 2007 1 501 923 82,0 do 2006 2004 23,9 2005 38,2 zmiany % w stosunku 2006 81,0 112,1 do 2005 2007 188,8 133,0 do 2006 Ilość posadzonych drzewek 2004 1027 2005 871 zmiany % w stosunku 2006 1034 18,7 do 2005 2007 1687 63,2 do 2006 Fotogaleria Drzewko za butelkę 2007 7
Ciekawostka - matematyka lubi Drzewko za butelkę Wszelkich informacji i wyjaśnień udziela: W zakresie spraw organizacyjnych: Magdalena Ozimek i Justyna Rutkowska Sekretariat Programu OiT, kontakt:(0 54), 237 21 76; (0 54)237 28 07; dzb@rc.com.pl, W zakresie współpracy z mediami: Joanna Kowalska konsultant PR Sekretariatu, kontakt: dzb@rc.com.pl, tel: 0-516-187-167 8