ZAPYTANIE OFERTOWE na wykonanie audytu wzorniczego i opracowanie strategii wzorniczej przedsiębiorstwa Zamawiający: MZ PACK Jakub Zimoch, ul. Mazowiecka 11 lok. 16a, 10-699 Olsztyn Przedmiot zapytania ofertowego: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie audytu wzorniczego oraz opracowanie strategii wzorniczej przedsiębiorstwa Zamawiającego. Strategia wzornicza ma być rezultatem projektu realizowanego w ramach działania 1.4 Wzór na konkurencję Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, Etap 1. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu, dokonując analizy działalności Zamawiającego pod względem jego potencjału i potrzeb wzorniczych. Audyt ma na celu opracowanie Strategii wzorniczej i obejmować będzie: analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej, zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, analizę potrzeb Zamawiającego w zakresie zarządzania wzornictwem, analizę pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego Zamawiającego. Miejsce realizacji audytu wzorniczego: MZ PACK Jakub Zimoch, ul. Mazowiecka 11 lok. 16a, 10-699 Olsztyn Szczegółowy zakres prac w ramach usługi: Audyt obejmować będzie 3 obszary tj.: a) Analiza wizerunku marki: informująca o odczuciach konsumenckich i spostrzeżeniach związanych z marką, komunikatach i ich spójności, przekazywanych w logotypie, graficznych publikacjach Zamawiającego, które docierają do odbiorców Zamawiającego. Działanie obejmować będzie nie tylko Zamawiającego, ale także głównych jego konkurentów, prowadząc do analizy porównawczej. b) Analiza wzornicza produktu: skupiać się będzie na produktach oferowanych przez Zamawiającego, pozwalając tym samym na określenie dojrzałości wzorniczej przedsiębiorstwa Zamawiającego. W jej ramach dokonana zostanie ocena jakości projektów, w tym zastosowanego wzornictwa, funkcji użytkowych, ergonomii, analizy pod kątem standaryzacji grup produktowych. Jej efektem będzie określenie pozycji produktów Zamawiającego w oczach odbiorców, a także wykazanie dostępnego rynku dla produktów Zamawiającego względem kanałów dystrybucyjnych i rynku już obsługiwanego. c) Analiza pod kątem optymalizacji produkcji: skupiać się będzie na procesie produkcji, zastosowanych rozwiązań technicznych i przyjętej technologii wykonania. Jej wynikiem będzie określenie wskazówek wykonawczych, a także określenie warunków do potencjalnego rozwoju linii produkcyjnych. 1
W wyniku przeprowadzonego audytu Wykonawca zobowiązany jest przygotować strategię wzorniczą obejmującą co najmniej następujące elementy: 1) ogólną charakterystykę Beneficjenta zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, strategii marketingowej; 2) ogólny opis otoczenia Beneficjenta w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów; 3) opis trendów rynkowych, określenie kluczowych w kontekście Beneficjenta trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek Beneficjenta; 4) ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie Beneficjenta oraz jej potencjału w tym zakresie; 5) zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie Beneficjenta (przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie); 6) możliwości rozwiązania problemów wzorniczych w firmie Beneficjenta; 7) rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla Beneficjenta. Warunki udziału w postępowaniu Wykonawca biorący udział w postępowaniu zobowiązany jest do przedstawienia następujących dokumentów: 1. Oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu 2. Dokumentu rejestrowego Wykonawcy nie starszego niż 6 m-cy licząc od daty złożenia oferty, potwierdzającego, iż osoba podpisująca ofertę posiada odpowiednie pełnomocnictwa w tym zakresie tj. jest ujawniona w dokumencie rejestrowym jako uprawniona do zaciągania zobowiązań, a w przypadku podpisywania oferty przez osobę inną niż widoczna w dokumencie rejestrowym odpowiedniego pełnomocnictwa. 3. Oświadczenia o braku zaległości wobec ZUS i US oraz o posiadaniu sytuacji finansowej i organizacyjnej pozwalającej na realizację zamówienia 4. Dokumentów potwierdzających posiadane doświadczenie specjalistów tj. a. Listy przedsiębiorstw, dla których specjaliści zaangażowani w projekt realizowali dotychczas działania wzornicze b. Oświadczenia o ilości umów przedwstępnych zawartych w ramach konkursu 1.4 Wzór na konkurencję na dzień złożenia oferty wraz z oświadczeniem, iż w przypadku wyboru złożonej oferty Wykonawca posiada potencjał niezbędny do należytego świadczenia wszystkich zawartych umów oraz zapewnia ich realizację przez osoby posiadające niezbędne kwalifikacje. Ocena wskazanych powyżej warunków zostanie dokonana na zasadzie spełnia nie spełnia. Maksymalny termin wykonania usługi: Usługi dotyczące niniejszego zapytania mają zostać wykonane w terminie 6 miesięcy od dnia podpisania przez Zamawiającego umowy na realizację projektu z Regionalną Instytucją Finansującą. 2
Kryteria wyboru: Lp Nazwa Sposób oceny Maks. ilość pkt. 1 Maksymalny czas realizacji zadań z zapytania ofertowego realizacja usług w terminie do 3 miesięcy od dnia podpisania przez Zamawiającego umowy na realizację projektu z Regionalną Instytucją Finansującą 5 pkt. realizacja usług w terminie powyżej 3 miesięcy od dnia podpisania przez Zamawiającego umowy na realizację projektu z Regionalną Instytucją Finansującą 0 pkt. 5 2 Cena całkowita za usługę netto 3 Maksymalny termin płatności za usługę 4 Doświadczenie zaangażowanych w realizację projektu specjalistów punktacja w tym kryterium wyliczona zostanie według wzoru: C= (Cmin/Cof) x 70, gdzie: C ilość przyznanych punktów za kryterium cena Cmin cena minimalna wśród złożonych ofert Cof- cena danej oferty pow. 30 dni od dnia podpisania protokołów odbioru i przekazania dokumentacji zleceniodawcy 10 pkt. harmonogram płatności realizowanych w trakcie trwania projektu (częściowe płatności po zakończeniu poszczególnych zadań projektu) 5 pkt. przedpłaty przed rozpoczęciem realizacji poszczególnych zadań projektu 0 pkt. Oferent deklaruje, że specjaliści, którzy zostaną zaangażowani w projekt realizowali dotychczas usługi wzornicze dla minimum 30 przedsiębiorstw - 15 pkt. Oferent deklaruje, że specjaliści, którzy zostaną zaangażowani w projekt realizowali dotychczas usługi wzornicze dla 16-29 przedsiębiorstw - 10 pkt. Oferent deklaruje, że specjaliści, którzy zostaną zaangażowani w projekt realizowali dotychczas usługi wzornicze dla maksymalnie 15 przedsiębiorstw - 0 pkt. 70 10 15 Razem 100 Forma i tryb składania oferty: Oferty należy składać wysyłając/dostarczając w wersji papierowej do dnia: 11 grudnia 2015 r. do godziny 15:00: MZ PACK Jakub Zimoch, ul. Mazowiecka 11 lok. 16a, 10-699 Olsztyn. Oferty dostarczone po terminie nie będą rozpatrywane. Osobą uprawnioną do kontaktu w sprawie niniejszego Zapytania ofertowego ze strony Zamawiającego jest: Jakub Zimoch Oferta powinna być wypełniona komputerowo i złożona obowiązkowo według wzoru formularza ofertowego stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego, opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta, według zasad reprezentacji. 3
Data zapytania ofertowego: 4 grudnia 2015r. Termin składania oferty: 11 grudnia 2015r. do godz. 15.00 Załączniki: Załącznik 1: wzór formularza ofertowego Załącznik 2: Oświadczenie o braku powiązań Załącznik 3: Oświadczenie o braku zaległości wobec ZUS i US oraz o posiadaniu niezbędnych zasobów technicznych i finansowych Załącznik 4: Oświadczenie o ilości podpisanych umów i zdolności do ich wykonania Załącznik 5: Lista przedsiębiorstw, dla których specjaliści biorący udział w projekcie realizowali usługi wzornicze Projekt Wzór na konkurencję współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej Program Operacyjny Polska Wschodnia 1.4 4
Załącznik 1: wzór formularza ofertowego miejscowość data oferty FORMULARZ OFERTOWY Zamawiający: MZ PACK Jakub Zimoch, ul. Mazowiecka 11 lok. 16a, 10-699 Olsztyn NIP 7393663421 Oferent: Nazwa oferenta adres kod pocztowy, miejscowość NIP W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 4 grudnia 2015 przedstawiamy ofertę wykonania audytu wzorniczego oraz strategii wzorniczej przedsiębiorstwa. Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu Wzór na konkurencję współfinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia Program 1.4. Warunki oferty: Oferujemy wykonanie prac wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym w następujących kwotach i terminach, deklarujemy następujące warunki płatności i doświadczenie specjalistów : Lp Nazwa Deklaracja oferenta 1 Maksymalny czas realizacji zadań z zapytania ofertowego. 2 Cena całkowita za usługę netto. 3 Maksymalny termin płatności za usługę. 4 Doświadczenie zaangażowanych w realizację projektu specjalistów. Wartość zamówienia zostanie powiększona o podatek VAT w wysokości 23%. 5
Szczegółowy opis oferowanej usługi W ramach niniejszej usługi wykonane zostaną następujące prace: Lp. Nazwa usługi 1. Wykonanie audytu wzorniczego oraz opracowanie strategii wzorniczej przedsiębiorstwa.. Audyt obejmować będzie 3 obszary tj.: d) Analiza wizerunku marki: informująca o odczuciach konsumenckich i spostrzeżeniach związanych z marką, komunikatach i ich spójności, przekazywanych w logotypie, graficznych publikacjach Zamawiającego, które docierają do odbiorców Zamawiającego. Działanie obejmować będzie nie tylko Zamawiającego, ale także głównych jego konkurentów, prowadząc do analizy porównawczej. e) Analiza wzornicza produktu: skupiać się będzie na produktach oferowanych przez Zamawiającego, pozwalając tym samym na określenie dojrzałości wzorniczej przedsiębiorstwa Zamawiającego. W jej ramach dokonana zostanie ocena jakości projektów, w tym zastosowanego wzornictwa, funkcji użytkowych, ergonomii, analizy pod kątem standaryzacji grup produktowych. Jej efektem będzie określenie pozycji produktów Zamawiającego w oczach odbiorców, a także wykazanie dostępnego rynku dla produktów Zamawiającego względem kanałów dystrybucyjnych i rynku już obsługiwanego. f) Analiza pod kątem optymalizacji produkcji: skupiać się będzie na procesie produkcji, zastosowanych rozwiązań technicznych i przyjętej technologii wykonania. Jej wynikiem będzie określenie wskazówek wykonawczych, a także określenie warunków do potencjalnego rozwoju linii produkcyjnych. W wyniku przeprowadzonego audytu Wykonawca zobowiązany jest przygotować strategię wzorniczą obejmującą co najmniej następujące elementy: 8) ogólną charakterystykę Beneficjenta zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, strategii marketingowej; 9) ogólny opis otoczenia Beneficjenta w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów; 10) opis trendów rynkowych, określenie kluczowych w kontekście Beneficjenta trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek Beneficjenta; 11) ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie Beneficjenta oraz jej potencjału w tym zakresie; 12) zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie Beneficjenta (przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie); 13) możliwości rozwiązania problemów wzorniczych w firmie Beneficjenta; 14) rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla Beneficjenta. 6
Dodatkowe informacje do składanej oferty.. Termin ważności oferty 30 dni Oświadczenie oferenta Oświadczam, że zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i nie wnoszę do niego zastrzeżeń Oferuję realizację zamówienia zgodnie z opisem przedstawionym w zapytaniu ofertowym. Posiadam wiedzę, doświadczenie oraz niezbędne zasoby do realizacji niniejszego zamówienia. Podpis i pieczęć Oferenta 7
Załącznik 2: Oświadczenie o braku powiązań. Nazwa i adres wykonawcy Oświadczenie Niniejszym oświadczamy, że nie istnieją pomiędzy nami a Zamawiającym powiązania osobowe lub kapitałowe, przez które rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Data i podpis osoby upoważnionej 8
Załącznik 3: Oświadczenie o braku zaległości wobec ZUS i US oraz o posiadaniu niezbędnych zasobów technicznych i finansowych. Nazwa i adres wykonawcy Oświadczenie Będąc upoważnionym do reprezentacji oświadczam, że przedsiębiorstwo nie posiada zaległości wobec ZUS i US oraz znajduje się w sytuacji finansowej i organizacyjnej pozwalającej na realizację zamówienia Data i podpis osoby upoważnionej 9
Załącznik 4: Oświadczenie o ilości podpisanych umów i zdolności do ich wykonania. Nazwa i adres wykonawcy Oświadczenie Będąc upoważnionym do reprezentacji /nazwa wykonawcy/ oświadczam, że do dnia złożenia oferty zawarliśmy szt. umów przedwstępnych w ramach konkursu 1.4 Wzór na konkurencję Program Operacyjny Polska Wschodnia. Jednocześnie oświadczam, ze w przypadku wyboru złożonej przez nas oferty posiadamy potencjał niezbędny do należytego świadczenia wszystkich zawartych umów oraz zapewniamy ich realizację przez osoby posiadające niezbędne kwalifikacje Data i podpis osoby upoważnionej 10
Załącznik 5: Lista przedsiębiorstw, dla których specjaliści biorący udział w projekcie realizowali usługi wzornicze Lista przedsiębiorstw, dla których specjaliści biorący udział w projekcie realizowali usługi wzornicze Będąc upoważnionym do reprezentacji /nazwa wykonawcy/ oświadczam, że specjaliści, którzy zostaną zaangażowani w realizację projektu w ramach konkursu 1.4 Wzór na konkurencję realizowali dotychczas usługi wzornicze dla następujących przedsiębiorstw: 1... 2... 3... 4... 5... 6... 7... 8... 9... 10... 11... 12... 13... 14... 15... 16... 17... 18... 19... 20... 21... 22... 23... 24... 25... 26... 27... 28... 29... 30... Data i podpis osoby upoważnionej 11