SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE / KOŃCOWE z wykonania zadania publicznego ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ(-YCH)/PODMIOTU (-ÓW), O KTÓRYM (-YCH) MOWA W ART. 3 UST. 3 USTAWY Z DNIA 24 KWIETNIA 2003 r. O DZIAŁALNOSCI POŻYTKU PUBLICZNEGO I O WOLONTARIACIE (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm), REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO
Wprowadzenie Sprawozdanie częściowe lub końcowe składa się w terminie wyznaczonym w umowie. Sprawozdanie należy wypełnić komputerowo, maszynowo lub pismem drukowanym. Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione (w przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: nie dotyczy. Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania. UWAGA! Zadanie publiczne winno byś realizowane i rozliczone zgodnie z umową, która określa zakres i warunki realizacji i rozliczenia zadania publicznego; załącznikami stanowiącymi integralną część umowy, tj.: ofertą; zaktualizowanym kosztorysem; zaktualizowanym harmonogramem zadania publicznego! Wszelkie zmiany w strukturze finansowania projektu, terminach realizacji czy też zmiany merytoryczne powinny być zgłaszane na bieżąco, pisemnie w związku z koniecznością sporządzenia aneksu do umowy.
WZÓR SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE 1) ) 2) z wykonania zadania publicznego Niepotrzebne skreślić Wypełnić zgodnie z 1 pkt. 1 umowy... (tytuł zadania publicznego) Wypełnić zgodnie z 2 pkt. 1 umowy w okresie od... do... określonego w umowie nr... Podać nr umowy zawartej w dniu... Podać datę zawarcia umowy pomiędzy Zarządem Powiatu Wrocławskiego a... (nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji 3) ) Data złożenia sprawozdania 4) Wypełnia Starostwo Powiatowe...
Część I. Sprawozdanie merytoryczne 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. Należy opisać szczegółowo, czy i jak założone cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane. Jeśli nie zostały zrealizowane należy wyjaśnić, dlaczego (wyjaśnić odstępstwa od założeń oferty); Należy opisać grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów umieszczonych w ofercie (podać jej liczebność i istotne cechy np. wiek, płeć, miejsce zamieszkania, status materialny); Należy opisać jak realizowane zadania wpłynęło na wybraną grupę adresatów.! Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 6 część III złożonej oferty
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty. 5) Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego wraz z krótkim opisem wykonania zadania Terminy realizacji poszczególnych działań Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot, który wykonywał działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.! Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią w szczególności na pkt 9część III złożonej oferty
3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie Punkt NIE DOTYCZY zadań realizowanych w ramach konkursu ogłoszonego przez Zarząd Powiatu Wrocławskiego chodzi o inwestycje.! Za inwestycję uważa się zakupy przekraczające wartość 3.500 zł / jednostkę zakupową (środek trwały).
4. Opis osiągniętych rezultatów. Rezultaty są to bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego zadania publicznego, które powinny ściśle odnosić się do zakresu projektu i wyznaczonego w nim celu. Rezultaty twarde policzalne rezultaty, które osiągnęła organizacja realizując zadanie publiczne, np. ilość zorganizowanych wystaw, przeprowadzonych koncertów, imprez sportowych, liczba ich uczestników, ilość wydanych publikacji, wykonanych prac artystycznych. Rezultaty miękkie korzyści trudno mierzalne, np. poprawa wyników sportowych, naukowych, wzrost świadomości, umiejętność pracy w zespole, itp.! Jeżeli podane w sprawozdaniu wartości różnią się od zaplanowanych w złożonej ofercie to należy wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji.
5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania. Należy podać informacje o liczbach związanych z realizacją zadania. Grupujemy wg rezultatów twardych i miękkich z podaniem konkretnych wartości liczbowych, np. ilość osób uczestniczących w konkursie, imprezie kulturalnej, sportowej, ilość wycieczek, liczba wydanych katalogów, ilość plakatów, ulotek, itp..! Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt 10.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) koszt całkowity z tego pokryty z dotacji koszt całkowity z tego z pokryty dotacji koszt całkowity z tego pokryty z dotacji Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) 7) Bieżący okres sprawozdawczy - za okres realizacji zadania publicznego (w zł) z tego pokryty z z tego pokryty z z tego z z tego pokryty z z tego z z tego pokryty z finansowych wkładu osobowego, finansowych wkładu osobowego, finansowych wkładu osobowego, środków w tym pracy środków w tym pracy środków w tym pracy własnych, społecznej własnych, społecznej własnych, społecznej środków członków środków członków środków członków z innych źródeł, i świadczeń z innych źródeł, i świadczeń z innych źródeł, i świadczeń w tym wpłat i wolontariuszy w tym wpłat i wolontariuszy w tym wpłat i wolontariuszy opłat adresatów opłat adresatów opłat adresatów zadania zadania zadania publicznego publicznego publicznego I II III IV Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez (nazwa Zleceniobiorcy) 8) : 1).. 2).. Ogółem Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów z kosztorysu z zachowaniem wszystkich występujących w kosztorysie pozycji i w tej samej kolejności Wypełnić tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym
Dokumentowanie pracy społecznej członków organizacji i wolontariuszy 1.Wolontariusze: porozumienie wolontariackie (umowa); karta pracy wolontariusza; 2.Członkowie stowarzyszenia: karta pracy członków stowarzyszenia;! Jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. (art..44. pkt 4.)! Wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni, korzystający zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. (art..46. pkt 3.)
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Źródło finansowania Koszty pokryte z dotacji: Z tego z odsetek bankowych od dotacji Koszty pokryte ze środków finansowych własnych: Całość zadania (zgodnie z umową) Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania zł % zł % Kolumna musi być odzwierciedleniem tabeli: Całość zadania pkt 2 część IV oferty, znajdującej się w złożonej ofercie lub zaktualizowanym kosztorysie Kolumna ma odzwierciedlać rzeczywiste źródła i koszty realizowanego zadania Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł (ogółem): Z tego: Z wpłat i opłat adresatów zadania publicznego: Z finansowych środków z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środków z funduszy strukturalnych: Z pozostałych źródeł: Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków) Ogółem: 100% 100%! Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego wynosi nie więcej niż: OKREŚLONY W UMOWIE ( 4 pkt 2).
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków: Należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych... objaśnień, podać uzasadnienia dokonanych przesunięć. Powinny się tu znaleźć... również informacje na temat ewentualnego zwiększenia kosztów całkowitych zadania jak i również zwrotu niewykorzystanych środków. 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z celem, na jaki ją uzyskał, i na warunkach określonych niniejszą umową. Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji, oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków, które należy wykorzystać wyłącznie na realizację zadania publicznego ( 2 pkt 3 umowy. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy w terminie do 15 dni od zakończenia realizacji zadania publicznego ( 11 pkt 1,4 umowy)
4. Zestawienie faktur (rachunków). Lp. Numer dokumentu księgowego Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1 rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego (zł) Data zapłaty Nr dokumentu księgowego w prowadzonej ewidencji księgowej! Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno zawierać: numer dokumentu księgowego, datę wystawienia dokumentu księgowego, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi.
Każda faktura (rachunek) powinna: 1. Być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 2. Zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę (osoby) odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy (zgodnie ze statutem organizacji).
Opis faktury: Drugostronnie wymieniona faktura / rachunek dotyczy zakupu / zapłaty za zgodnie z umową Nr z dnia na realizację zadania: Opłacono ze środków własnych / z dotacji Powiatu Wrocławskiego na realizację powyższego Zadania. Podpis osoby (osób) upoważnionej oraz pieczęć firmowa
Wszelkie wydatki związane z realizacja zadania muszą być poniesione w okresie realizacji zadania. Do sprawozdania nie załącza się oryginałów faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę. Załącznik do sprawozdania końcowego stanowią potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur, rachunków dokumentujących koszty związane z realizacją zadania pokryte z dotacji przekazanej przez Zleceniodawcę ( 9 pkt 3 umowy).
Część III. Dodatkowe informacje... Należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające... bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania... Załączniki: 1. Kopie faktur, rachunków (umów cywilnoprawnych wraz z rachunkami) opłaconych z dotacji 2.... 3.... Zleceniodawca może żądać załączenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów); 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) 11) ; 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). (pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów) 12) )... Podpisy osób upoważnionych do składania...... oświadczeń woli w sprawach majątkowych (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy(-ów)
Poświadczenie złożenia sprawozdania 4) Wypełnia Starostwo Powiatowe Adnotacje urzędowe 4) Wypełnia Starostwo Powiatowe
UWAGA!!! Przekazane środki finansowe z dotacji Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać nie później niż do dnia zakończenia realizacji zadania publicznego! Kwotę dotacji niewykorzystaną w terminie Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego! Od niewykorzystanej kwoty dotacji zwróconej po terminie, naliczane są odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych i przekazywane na rachunek bankowy Zleceniodawcy! Sprawozdania należy składać zgodnie z terminami podanymi w umowie!!! Proszę o przekazanie wraz ze sprawozdaniami kopii wszystkich faktur dotyczących realizacji zadania publicznego potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez oferenta. Proszę o dołączanie do sprawozdań protokołów odbioru nagród, list uczestników zadania, plakatów, ulotek, informacji z prasy i innych informacji dotyczących realizowanego zadania publicznego.
W składanych sprawozdaniach należy dokładnie sprawdzić w części rozliczeniowej prawidłowość wpisywanych kwot z faktur jak również wszystkie wyliczenia. Proszę wypełniać wszystkie pola i dokonywać wszystkich wymaganych skreśleń w składanych sprawozdaniach. W przypadku poprawiania kwoty, lub innych zapisów w sprawozdaniach należy zaparafować zmianę. Należy z wyprzedzeniem informować o wszelkich zmianach terminów realizacji zadań oraz o ich przyczynach ( wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z umową wymagają pod rygorem nieważności zawarcia w formie pisemnej aneksu)!!! Proszę o przekazywanie z wyprzedzeniem zaproszeń na poszczególne imprezy.