Informacja o ochronie danych osobowych dla Gości Hotelu UluBIOny

Hotel UluBIOny Ul. Rynek 5a 62-025 Kostrzyn Tel. 660-444-759 Informacja o ochronie danych osobowych dla Gości Hotelu UluBIOny Hotel UluBIOny szanuje prywatność swoich Gości. Przywiązując szczególną wagę do zaufania jakim nas Państwo obdarzyliście oraz dokładając staranności w celu ochrony danych osobowych przedstawiamy stosowaną przez nas politykę prywatności. Niniejszy dokument dotyczy Państwa danych osobowych w związku z pobytem w naszym Hotelu oraz w związku z korzystaniem z oferty zabiegów w saunie i masaży. Prosimy o zapoznanie się z jego treścią. 1. Administrator Danych Osobowych Agrochest Tomasz Rybarczyk z siedzibą 62-025 Kostrzyn, ul. Cmentarna 13, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej NIP: 7860005058, Regon: 632011247, będącym operatorem obiektu Hotel UluBIOny, jest administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w dalszej części RODO). Oznacza to, że Hotel UluBIOny ustala cele i sposoby Państwa danych osobowych we własnym zakresie i na własną odpowiedzialność. W przypadku pytań albo wątpliwości, co do tego, jak przetwarzane są dane osobowe możecie Państwo skontaktować się z Hotelem (dane kontaktowe znajdują się w sekcji Kontakt poniżej). 2. Co to są dane osobowe? Wskazujemy, że dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie informacji takich jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. 3. Zakres Państwa danych osobowych przetwarzanych przez Hotel UluBIOny Hotel UluBIOny pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Państwa podczas procesu meldunku w Hotelu w postaci: imię i nazwisko, telefon, narodowość, PESEL, seria i numer dowodu osobistego,, adres zamieszkania, nr rejestracyjny samochodu (jeżeli korzystacie Państwo z naszego parkingu), w przypadku prośby o wystawienie faktury, gdy faktura dotyczy osoby fizycznej, dodatkowo: nazwa firmy, NIP, adres siedziby (ulica, nr budynku, nr lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj). Podanie danych jest dobrowolne lecz niezbędne we wskazanym na formularzu meldunkowym zakresie, w celu realizacji przez nas umowy. 1

Hotel UluBIOny pozyskuje Państwa dane osobowe bezpośrednio od Państwa przed przystąpieniem do skorzystania z sauny i masaży w postaci: imię i nazwisko, telefon. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu realizacji przez nas umowy w zakresie przedmiotowych usług. Hotel UluBIOny pozyskuje Państwa dane w postaci wizerunku poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego w częściach wspólnych obiektu, w restauracji oraz kawiarni. Hotel UluBIOny zastrzega sobie również możliwość zbierania innych danych, na podstawie kontaktów z Państwem w czasie pobytu w naszym obiekcie oraz od podmiotów trzecich dla realizacji oznaczonych, zgodnych z prawem celów, z zastrzeżeniem spełnienia w tym zakresie wymogów wynikających z powszechnie obowiązującego prawa, w tym odrębnych obowiązków informacyjnych. 4. W jakim celu, na jakiej podstawie oraz jak długo Hotel UluBIOny przetwarza Państwa dane osobowe? Zawsze przetwarzamy Państwa dane osobowe w określonym celu i przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są konieczne dla jego osiągnięcia. Jeżeli dane nie są już niezbędne do realizacji celów, są one regularnie usuwane przez Hotel UluBIOny. Przetwarzamy Państwa dane osobowe do realizacji wskazanych poniżej celów, na podstawie wskazanej podstawy prawnej, przez określony poniżej czas: Nazwa celu Opis celu Podstawa prawna Okres Zawarcie i realizacja umowy w zakresie pobytu w obiekcie Zawarcie i wykonywanie przez UluBIOny umów z pobytu w obiekcie niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą) zwykłych) i 3 lata działalności gospodarczej) - art. Dochodzenie roszczeń z tytułu zawartej umowy w zakresie pobytu w obiekcie Dochodzenie roszczeń w związku z zawarciem i wykonaniem przez UluBIOny umów z pobytu w obiekcie niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą) zwykłych) i 3 lata działalności gospodarczej) - art. Zawarcie i realizacja umowy w zakresie usług sauny i masażu Zawarcie i wykonywanie przez UluBIOny umów z usług sauny i masażu niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą) zwykłych) i 3 lata 2

działalności gospodarczej) - art. Dochodzenie roszczeń z tytułu zawartej umowy w zakresie usług sauny i masażu Dochodzenie roszczeń w związku z zawarciem i wykonaniem przez UluBIOny umów z usług sauny i masażu niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą zwykłych) i 3 lata działalności gospodarczej) - art. Obsługa reklamacji i zapytań Rozpatrywanie reklamacji i zapytań kierowanych przez klientów art. 6 ust. 1 f RODO niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora) Okres niezbędny do rozpatrzenia zapytania lub reklamacji Zapewnienie bezpieczeństwa gościom UluBIOny oraz pracownikom UluBIOny poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego Wypełnienie przez UluBIOny obowiązków w związku z zapewnieniem bezpieczeństwa gościom i pracownikom UluBIOny art. 6 ust. 1 f RODO niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora) Okres przez jaki osoba korzysta usług Hotelu UluBIOny oraz przez okres dodatkowych 4 tygodni Archiwizacja księgowa i podatkowa Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa art. 6 ust. 1 c RODO niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) Minimalny okres wymagany przepisami prawa tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku Wykonanie obowiązków publicznoprawnych (opłaty lokalne) Wykonywanie obowiązków publicznoprawnych w związku z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (np. zbieranie i zapłata opłat lokalnych) art. 6 ust. 1 c RODO niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) Minimalny okres wymagany przepisami prawa tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku Marketing elektroniczny oraz telefoniczny własnych produktów i usług Prowadzenie marketingu elektronicznego oraz telefonicznego własnych produktów i usług poprzez automatyczne systemy wysyłające emaile i sms/mms (np. wysyłanie newsletterów) art. 6 ust. 1 c RODO (potrzebna będzie Państwa dobrowolna zgoda) Do chwili odwołania zgody przez odbiorcę lub do momentu ustalenia przez administratora, że dane się zdezaktualizowały 3

5. Przekazywanie danych Nigdy nie przekazujemy Państwa danych, nie sprzedajemy ich ani nie wymieniamy się nimi w celach marketingowych z podmiotami trzecimi. Dane przekazywane podmiotom zewnętrznym są używane tylko do świadczenia Państwu naszych usług. Na podstawie i w granicach prawa Państwa dane osobowe uzyskiwane podczas dokonywania rezerwacji mogą zostać przekazane następującym podmiotom: podmiotom z którymi współpracujemy, zaangażowanym w proces świadczenia usług pobytu w obiekcie i usług z nimi powiązanych podmiotom prowadzącym na naszą rzecz obsługę księgową i kadrowo-płacową; dostawcom usług przechowywania danych; podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi IT; podmiotom procesującym i przetwarzającym rezerwacje w obiekcie. Obowiązek udostępnienia Państwa danych osobowych określonym podmiotom może wynikać również z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (organy policji, CBA, ABW organy ścigania). Państwa dane osobowe zostały zabezpieczone przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dostęp do przetwarzanych przez Hotel UluBIOny danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby, które zostały zobowiązane do zachowania danych w poufności. 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) UluBIOny nie przekazuje i nie planuje w przyszłości przekazywać Państwa danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). 7. Wycofanie zgody W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wycofania zgody wobec Państwa danych osobowych przez Hotel UluBIOny na podstawie zgody w przypadkach wskazanych w punkcie 4 niniejszej Informacji. Gdy Państwo to zrobią, Hotel UluBIOny nie będzie mógł więcej wysyłać Państwu żadnych ofert w ramach marketingu bezpośredniego ani informacji przesyłanych wcześniej na podstawie zgody na przetwarzanie danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 8. Państwa prawa realizowane przez UluBIOny w związku z przetwarzaniem danych osobowych Zgodnie z RODO, przysługuje Państwu: prawo dostępu do Państwa danych oraz otrzymania ich kopii: Macie Państwo prawo uzyskać potwierdzenie, że Państwa dane osobowe są przez nas przetwarzane. Ponadto, macie Państwo prawo do uzyskania bardziej szczegółowych informacji o przechowywanych i przetwarzanych przez nas danych osobowych oraz pod pewnymi warunkami, prawo do otrzymania kopii tych danych osobowych. 4

prawo do sprostowania (poprawiania) Państwa danych: Macie Państwo prawo do poprawienia niedokładnych danych osobowych dotyczących Państwa osoby oraz z uwzględnieniem celu, do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych. prawo do usunięcia Państwa danych: W niektórych przypadkach, macie Państwo prawo do usunięcia swoich danych osobowych bez zbędnej zwłoki. Okoliczności te obejmują: a) dane osobowe nie są już potrzebne w związku z celami, dla których zostały zgromadzone lub przetworzone w inny sposób; b) wycofują Państwo zgodę na przetwarzanie oparte na zgodzie; c) przetwarzanie odbywa się w celach marketingu bezpośredniego; d) dane osobowe zostały bezprawnie przetworzone. Istnieją jednak pewne ogólne wyłączenia prawa do usunięcia. Te ogólne wyłączenia obejmują sytuacje, w którym przetwarzanie jest konieczne: a) w celu korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji; b) w celu zapewnienia zgodności z obowiązkiem prawnym; c) w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych prawo do ograniczenia Państwa danych: W niektórych przypadkach, macie Państwo prawo ograniczyć przetwarzanie Państwa danych osobowych. Jeśli przetwarzanie zostało ograniczone, możemy nadal przechowywać Państwa dane osobowe. Jednak w przeciwnym razie Hotel UluBIOny będzie je przetwarzać wyłącznie: a) za Państwa zgodą; b) w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych; c) w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej; d) ze względu na ważny interes publiczny. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec Państwa danych: W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec Państwa danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Hotelu UluBIOny, który został wskazany w tabeli zamieszczonej w punkcie 4 niniejszej Informacji. Hotel UluBIOny przestanie przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do Państwa danych istnieją dla Hotelu ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub Państwa dane będą niezbędne Hotelowi UluBIOny do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Macie również Państwo prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przez nas Państwa danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego. Jeśli złożą Państwo taki sprzeciw, przestaniemy przetwarzać Państwa dane osobowe w tym celu. 5

prawo do przenoszenia Państwa danych: W zakresie, w jakim podstawą prawną jest Państwa zgoda lub łącząca Państwa z Hotelem UluBIOny umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, macie Państwo prawo do otrzymywania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i przeznaczonym do odczytu maszynowego formacie. Prawo to nie ma jednak zastosowania, jeżeli miałoby to niekorzystny wpływ na prawa i wolności innych osób. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Informujemy, że przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli Państwa zdaniem, przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Hotel UluBIOny narusza przepisy RODO. Organem nadzorczym, któremu mogą Państwo zgłosić skargę jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane przez Hotel UluBIOny w sposób zautomatyzowany jak również nie będą w stosunku do Państwa prowadzone procesy profilowania w oparciu o dane osobowe. 10. Prawo do wniesienia skargi Informujemy, że przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli Państwa zdaniem, przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy ogólne RODO o ochronie danych. Organem nadzorczym, któremu mogą Państwo zgłosić skargę jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 11. Kontakt Jeśli mają Państwo pytania dotyczące polityki prywatności, zasad Państwa danych osobowych lub kwestii poruszonych w niniejszym dokumencie, prosimy o kontakt pod adresem email: biuro@ulubionyny.org.pl 12. Uaktualnienia naszej polityki prywatności W przyszłości może zajść konieczność aktualizacji stosowanej przez nas polityki prywatności. Będziemy informować o każdej zmianie treści polityki prywatności na przykład o zmianach dotyczących celu, w jakim korzystamy z Państwa danych osobowych lub Państwa praw. 6