SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Przetarg nieograniczony na : Kompleksową organizację i obsługę konferencji ogólnopolskiej oraz konferencji regionalnych w ramach projektu B.1.16 Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+. Znak sprawy: ZPC/14/B.1.16/2012

2 1.1. Informacja o Zamawiającym Rozdział 1. Postanowienia ogólne Zamawiającym jest: Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich ( CRZL ) z siedzibą przy ul. Tamka 3, Warszawa, REGON , NIP: Adres, na który należy kierować korespondencję: ul. Kopernika 36/40, Warszawa tel. (22) , fax. (22) Tryb udzielenia zamówienia 1. Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. 2. Wartość zamówienia (bez podatku VAT) przekracza równowartość kwoty euro. 3. Szacunkowa wartość zamówienia: ,50 zł netto. 4. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu B.1.16 pn. Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet I, Działanie 1.1), finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Postanowienia ogólne 1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 2. Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w niniejszym postępowaniu stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, a w sprawach w niej nieuregulowanych - ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 3. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. 7. Zamawiający nie zamierza zawrzeć umowy ramowej, nie zamierza ustanawiać dynamicznego systemu zakupów i nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 8. Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia / części zamówienia podwykonawcom. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom.

3 1.4. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami 1. Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną na adres podany pkt 1.1. SIWZ. 2. Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty wraz z załącznikami, w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez Zamawiającego, a także zmiany lub wycofania oferty. 3. Jeżeli oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4. Jeżeli Wykonawca przekaże oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem i pisemnie za datę ich złożenia przyjmuje się datę wpływu pierwszego dokumentu - dokument uważa się za złożony w terminie jeżeli jego treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu, a druga strona potwierdziła fakt otrzymania dokumentu Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: Andrzej Januszewski andrzej.januszewski@crzl.gov.pl faks: Rozdział 2. Opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji zamówienia 2.1. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest: Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji ogólnopolskiej oraz konferencji regionalnych w ramach projektu B.1.16 Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+ Wykonawca zorganizuje i zapewni kompleksową obsługę 1 konferencji ogólnopolskiej (mającej miejsce w Warszawie) oraz 16 konferencji regionalnych w miastach wojewódzkich. Konferencje przeznaczone są dla przedstawicieli administracji centralnej i regionalnej, publicznych i niepublicznych Instytucji Rynku Pracy, Jednostek Organizacyjnych Pomocy Społecznej, organizacji pozarządowych, środowisk naukowych, mediów. Konferencje organizowane są w ramach realizacji Projektu B.1.16 Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+, Priorytet I Zatrudnienie i Integracja społeczna Działanie 1.1 Wsparcie systemowa instytucji rynku pracy Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. 2. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień:

4 : usługi w zakresie organizowania seminariów, : usługi w zakresie organizacji wystaw, targów i kongresów, : usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, : usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, : artykuły informacyjne i promocyjne; : Usługi drukowania i dostawy Termin wykonania zamówienia: Zamówienie będzie realizowane w okresie od dnia udzielenia zamówienia ( podpisania umowy) do dnia 30 czerwca 2013 r. Terminy realizacji poszczególnych wydarzeń zostały określone w Załączniku nr 1 do SIWZ Warunki udziału w postępowaniu: Rozdział 3. Warunki udziału w postępowaniu, żądane dokumenty oraz zasady dotyczące wykonawców występujących wspólnie O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy, spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, tj.: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali co najmniej 2 usługi dotyczące organizacji spotkań lub konferencji dla co najmniej 100 osób każda, trwające min. 2 dni o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych brutto), przy czym każda z nich obejmowała co najmniej następujące elementy: a) wynajęcie sali na konferencję, b) wyżywienie i zakwaterowanie uczestników, c) obsługę logistyczną konferencji i jej uczestników. 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. posiada zespół realizujący spotkania lub konferencje, w skład którego wchodzi co najmniej: a) Koordynator konferencji posiadający doświadczenie jako kierownik projektu w realizacji min. 1 usługi konferencji/szkolenia/spotkania, w której udział wzięło min. 100 uczestników i która trwała min. 2 dni, b) 2 osoby do obsługi ogólnopolskiej konferencji w Warszawie posiadające doświadczenie w realizacji min. 1 usługi konferencji /szkolenia/, w której udział wzięło min. 100 uczestników. c) 1 moderatora posiadającego doświadczenie w prowadzeniu min. 1 spotkania/szkolenia w roli moderatora. d) co najmniej 2 wykładowców - ekspertów na konferencję ogólnopolską.

5 Panele- wykłady prowadzone przez ww. wykładowców ekspertów dotyczyć będą tematyki aktywizacji zawodowej kobiet i mężczyzn w wieku 50+ w Polsce i krajach UE. Wykładowcą - ekspertem może być osoba posiadająca tytuł doktora nauk: ekonomicznych, socjologicznych, demograficznych oraz udokumentowane doświadczenie w znajomości zagadnień aktywizacji zawodowej kobiet i mężczyzn w wieku 50+. Wykonawca wykaże, że osoby te przeprowadziły min. 5 wykładów lub szkoleń z ww. zakresu oraz są autorami min. 2 artykułów lub publikacji specjalistycznych z ww. zakresu. 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, tj. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, w tym: posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową w kwocie co najmniej ,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych). 5) nie podlegają wykluczeniu postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia Ocena spełniania w/w warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach wyszczególnionych w pkt 3.2 SIWZ. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, że Wykonawca spełnia w/w warunki Żądane dokumenty i oświadczenia: Wykonawca składa wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca składa wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: a. aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku Wykonawcy będącego osobą fizyczną oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy; b. oświadczenia o: - spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy,

6 - braku podstaw do wykluczenia z postępowania sporządzone zgodnie z wzorami stanowiącymi Załącznik nr 3 do SIWZ; c. aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; d. aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; e. aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art.24 ust.1 pkt. 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli, w przypadku Wykonawcy mającego siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 5-8 ustawy, mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, Wykonawca składa w odniesieniu do nich zaświadczenie właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania dotyczące niekaralności tych osób, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 5-8 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z tym że w przypadku gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się takich zaświadczeń zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób; f. aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art.24 ust.1 pkt 9 ustawy wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; g. wykaz wykonanych a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu zamówienia, dat wykonania i odbiorców na potwierdzenie spełnienia warunków określonych w pkt ) SIWZ. Do wykazu należy załączyć dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ. h. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz ze szczegółowymi informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacja o podstawie do dysponowania tymi osobami na potwierdzenie spełniania warunków określonych w pkt ) lit. a)-d). Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.

7 i. Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowej-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert: Jeżeli Wykonawca wykazując spełnienie warunku, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt. 4 ustawy, polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, Zamawiający wymaga przedłożenia informacji, o której mowa w pkt lit i), dotyczącej tych podmiotów Jeżeli wykonawca wykazując spełnienie warunków, o których mowa art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt lit. a), b) tiret 2, c)-f) Wykonawca zagraniczny: Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów wskazanych w pkt SIWZ: 1) lit a), c), d) i f) składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2) lit e) składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo miejsca zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt. 4 8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów wskazanych w pkt SIWZ Wykonawca składa dokument zawierający oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania wystawione z odpowiednią datą wymaganą dla tych dokumentów Zasady dotyczące wykonawców występujących wspólnie: W przypadku wnoszenia oferty przez Wykonawców występujących wspólnie (konsorcja/spółki cywilne) obowiązują ich następujące zasady:

8 Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (w oryginale lub kopii potwierdzonej notarialnie), o którym mowa w pkt oraz dokumenty, wymienione w pkt 3.2. SIWZ Każdy z Wykonawców występujących wspólnie składa: a) dokumenty, o których mowa w pkt lit a), c) f) b) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o którym mowa w pkt lit. b) tiret Wykonawcy występujący wspólnie składają łącznie: a) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, określonych w art. 22 ust. 1 ustawy, o którym mowa w pkt lit b) tiret 1, b) dokumenty określone w pkt lit. g), h), i). (warunki określone w pkt ) powinny być spełnione łącznie przez wszystkich Wykonawców występujących wspólnie) Oferta musi być podpisana zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 4 przez każdego z Wykonawców występujących wspólnie lub ustanowionego pełnomocnika Do oferty Wykonawca ma obowiązek załączyć: a) Proponowany harmonogram terminy i miejsca wszystkich konferencji, b) Wykaz obiektów, w których Wykonawca planuje przeprowadzenie konferencji z podaniem ich nazwy, adresu, standardu, mapy dojazdowej do obiektu, zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów - co najmniej 4 zdjęcia przedstawiające: wnętrze obiektu tj. salę konferencyjną z miejscem na serwis cateringowy i recepcją (stolikami) do obsługi konferencji, salę restauracyjną, pokój jednoosobowy, parking. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 7 do SIWZ. Rozdział 4. Opis sposobu przygotowania ofert 4.1. Wymogi formalne oferty Oferta musi spełniać następujące wymogi: a) treść oferty musi odpowiadać treści Specyfikacji (wzór Formularza oferty stanowi załącznik nr 4 do SIWZ); b) oferta musi zostać sporządzona w języku polskim w formie pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką; c) oferta i załączone do niej oświadczenia i dokumenty, wymagane przez Zamawiającego, sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane; za podpisanie uznaje się własnoręczny

9 podpis złożony (w sposób umożliwiający identyfikację osoby) przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania Wykonawcy; d) poprawki lub zmiany w ofercie, muszą być dokonane w sposób czytelny, parafowane własnoręcznie przez osobę (-y) podpisującą(-e) ofertę Zaleca się, aby: a) każda strona oferty była parafowana przez osobę podpisującą ofertę; b) wszystkie strony oferty wraz z załącznikami były ponumerowane oraz połączone w sposób trwały, c) materiały nie wymagane przez Zamawiającego, tj. nie stanowiące oferty (druki i foldery reklamowe) były wyraźnie oznaczone i oddzielone od oferty, d) osoba podpisująca ofertę opatrzyła swój podpis pieczątką imienną Tajemnica przedsiębiorstwa W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t. jedn. Dz. U. z 2003 r. Nr 153 poz ze zm.), Wykonawca powinien to wyraźnie zastrzec w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. Wskazane jest wyodrębnienie dokumentów zawierających zastrzeżone informacje. Nie podlegają zastrzeżeniu informacje obejmujące: nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności Forma dokumentów 1. Wymagane dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę/osobę(y) uprawnioną(e) do reprezentowania Wykonawcy. 2. W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, dokumenty te należy opatrzyć podpisem wykonawcy i odpowiednią klauzulą, np. za zgodność z oryginałem. 3. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby, wskazane we właściwym rejestrze bądź upoważnione w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem notarialnie. 4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w pkt oraz pkt kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 5. W przypadku, gdy załączone do oferty dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wykonawcę zagranicznego) niezbędne jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski Opakowanie oferty Wykonawca winien zamieścić ofertę w kopercie/opakowaniu. Na kopercie/opakowaniu należy umieścić: nazwę, adres, telefon wykonawcy, nazwę i adres Zamawiającego oraz oznaczenie postępowania:

10 Oferta na: Kompleksową organizację i obsługę konferencji ogólnopolskiej oraz konferencji regionalnych w ramach projektu B.1.16 Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+, Znak sprawy: ZPC/14/B.1.16/2012. Nie otwierać przed dniem r. godziną Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 4.5 Opis sposobu obliczenia ceny oferty: a) Zaoferowaną cenę należy przedstawić w sposób określony w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik Nr 4 do SIWZ. b) Cena ofertowa musi zostać określona w PLN. Wykonawca może podać tylko jedną cenę łączną bez możliwości proponowania rozwiązań wariantowych. c) Cena określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom (waloryzacji) Zaoferowana cena musi uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, w tym, wymagane przepisami prawa obciążenia fiskalne Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN Zasady rozliczeń określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do SIWZ Rozdział 5. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, zasady zmiany i wycofania oferty 5.1. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w terminie do r. do godz w siedzibie Zamawiającego, ul. Kopernika 36/40, Warszawa, w sekretariacie Zamawiającego, pokój nr Otwarcie ofert nastąpi w dniu składania ofert o godz w siedzibie Zamawiającego, ul. Kopernika 36/40, Warszawa, pokój nr W przypadku wniesienia oferty po terminie, Zamawiający niezwłocznie zwróci ofertę.

11 Oferty przesłane faxem nie będą rozpatrywane Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio: ZMIANA lub WYCOFANIE. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzić jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. Rozdział 6. Ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert 6.1. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na zasadzie spełnia/nie spełnia, na podstawie dokumentów wymienionych w Rozdziale Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą Zamawiający odrzuci ofertę w przypadkach określonych w art. 89 ust. 1 ustawy W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Rozdział 7. Ocena ofert kryteria oceny 7.1. Kryteria Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert:

12 Lp. Nazwa kryterium oceny ofert Waga (maksymalna liczba punktów) 1. Cena Jakość Atrakcyjność obiektu Sposób oceny ofert: Zamawiający będzie oceniał oferty przyznając ofertom punkty, z zastosowaniem następującego wzoru: Kryterium 1 Cena 42 % Kryterium 2 Jakość 40% Najniższa cena oferowana brutto x 42 = ilość pkt Cena badanej oferty brutto Podkryterium I doświadczenie Wykonawcy 20 % Za każde zrealizowane spotkanie lub konferencje dla co najmniej 100 osób (ponad to, co Zamawiający określił w warunkach udziału w postępowaniu) Wykonawca otrzyma 4 pkt. Wykonawca w tym podkryterium może otrzymać maksymalnie 20 pkt. Podkryterium II doświadczenie zespołu 20 % a) Koordynator konferencji za każde zrealizowane spotkanie lub konferencje na stanowisku koordynatora konferencji (kierownika) dla co najmniej 100 osób ponad to, co Zamawiający określił w warunkach udziału w postępowaniu Wykonawca otrzyma 3 pkt. Wykonawca w tym podkryterium może otrzymać maksymalnie 12 pkt. b) Dodatkowe 2 osoby za każde zrealizowane spotkanie lub konferencje dla co najmniej 100 osób, ponad to co Zamawiają określił w warunkach udziału w postępowaniu otrzymają 1 pkt. Wykonawca w tym podkryterium może łącznie otrzymać 8 pkt. Zamawiający zsumuje punkty przyznane w każdym z ww. podkryteriów. Kryterium 3 Atrakcyjność obiektu 18 pkt Punkty będą przyznawane według klucza:

13 Wszystkie konferencje (1 ogólnopolska i 16 regionalnych), będą realizowane w hotelach posiadających 3 gwiazdki 1 (odpowiadają standardom hotelu 3 gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 0 pkt, Konferencja ogólnopolska będzie realizowana w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 3 pkt, 4 konferencje regionalne będą realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 6 pkt, 8 konferencji regionalnych będzie realizowanych w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 9 pkt, 12 konferencji regionalnych będzie realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 12 pkt, 16 konferencji regionalnych będzie realizowanych w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 15pkt, Wszystkie konferencje (1 ogólnopolska i 16 regionalnych) będą realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 18 pkt Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający zsumuje punkty przyznane danej ofercie w poszczególnych kryteriach oceny ofert. Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów Przez pojęcia oferta badana oraz złożonych ofert zamawiający rozumie oferty nie podlegające odrzuceniu. Rozdział 8. Wynik postępowania, Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy 8.1. Wybór najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomi jednocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty o: wyborze najkorzystniejszej oferty, wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. 1 Zaszeregowanie hoteli do odpowiedniej kategorii w oparciu o Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169).

14 8.2. Unieważnienie postępowania 1. Zamawiający unieważni postępowanie w przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w art. 93 ust. 1 ustawy. 2. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane. 3. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców, którzy: ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert Termin i wymogi zawiązane z zawarciem umowy 1. Zamawiający z zastrzeżeniem art. 183 ustawy - zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie zgodnym z art. 94 ust 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. Rozdział 9. Wadium, zabezpieczenie należytego wykonania umowy 9.1. Wadium 1. Zamawiający żąda od Wykonawców wniesienia wadium w wysokości: 2.500,00 PLN (słownie: dwa tysiące pięćset złotych brutto) 2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. 3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: 1) pieniądzu, 2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, 3) gwarancjach bankowych, 4) gwarancjach ubezpieczeniowych 5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. Nr 109, poz z późn. zm.) 4. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu ustaloną kwotę należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego w banku: Narodowy Bank Polski nr rachunku z adnotacją: Wadium ZPC/14/B.1.16/2012. Wadium winno znaleźć się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. 5. W przypadku wnoszenia wadium w pozostałych dopuszczalnych formach oryginał wadium należy złożyć razem z ofertą.

15 6. Z dokumentu wadium wniesionego w formie gwarancji bankowej/ ubezpieczeniowej powinno wynikać jednoznacznie gwarantowanie wypłat należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie. Wadium takie powinno obejmować cały okres związania ofertą, poczynając od daty składania ofert. 7. Nie wniesienie wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą lub w terminie, o którym mowa w art. 46 ust. 3 ustawy, skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania Zwrot wadium 1. Zamawiający zwraca wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem art. 46 ust 4a ustawy. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium, na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert; 3. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonym o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek Wykonawcy Zatrzymanie wadium 1. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana: 1) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, 2) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 3) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 2. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie Zabezpieczenie należytego wykonania umowy Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza zobowiązany jest wnieść przed podpisaniem umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 3% ceny oferty zawierającej podatek VAT Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w jednej lub kilku z następujących form: a) pieniądzu, b) poręczeniu bankowym lub poręczeniu spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,

16 c) gwarancji bankowej, d) gwarancji ubezpieczeniowej, e) poręczeniu udzielonym przez podmioty, o których mowa w art.6 b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst.jedn..dz. U. z 2007r. Nr 42, poz.275) W przypadku wnoszenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy: a) w pieniądzu - odpowiednią kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego: Narodowy Bank Polski, nr rachunku: , z adnotacją Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Znak sprawy ZPC/14/B.1.16/2012. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w pozostałych dopuszczanych formach, dokument zabezpieczenia należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, najpóźniej przed podpisaniem umowy Z dokumentu gwarancji bankowej / ubezpieczeniowej, winno wynikać jednoznacznie gwarantowanie wypłat należności z ustanowionego zabezpieczenia w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie Warunki i termin zwolnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostały we wzorze umowy. Rozdział 10. Warunki zmiany umowy Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian w umowie. Zmiana umowy może być dokonana w granicach wyznaczonych przepisami ustawy, w tym art. 144 ustawy, wyłącznie za zgodą stron, w formie pisemnej pod rygorem nieważności Zmiany umowy mogą nastąpić w następujących przypadkach: W zakresie zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy i zasad płatności tego wynagrodzenia w sytuacji, kiedy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, które nie były znane w chwili zawarcia Umowy, lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego, w szczególności w przypadku zmniejszenia zakresu Umowy Zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy Zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy (w tym zmiany ustawowej stawki podatku VAT) oraz wytycznych Instytucji Zarządzającej (Instytucja Zarządzająca dla PO KL Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) w zakresie mającym wpływ na realizację umowy Gdy nastąpi konieczność wprowadzenia zmian w harmonogramie realizacji poszczególnych działań w ramach zamówienia poprzez: przesunięcie w czasie, uszczegółowienie, spowodowane obiektywnymi czynnikami, niezależnymi od Wykonawcy, uniemożliwiającymi realizację zamówienia

17 zgodnie z pierwotną wersją harmonogramu, z zastrzeżeniem, że zmiana końcowego terminu realizacji zamówienia dopuszczalna jest tylko w przypadku jego wydłużenia jako korzystna dla Zamawiającego Gdy nastąpi konieczność wprowadzenia zmian w składzie osób realizujących zamówienie (wymienionych w Załączniku nr 5). Wykonawca nie może wprowadzić zmian w składzie bez wcześniejszej pisemnej zgody Zamawiającego. W przypadku zmian w ww. składzie osób, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia osób o co najmniej takich samych kwalifikacjach i doświadczeniu o których mowa w pkt SIWZ. Rozdział 11. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy, tj. od następujących czynności: - opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu, - wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia, - odrzucenia oferty odwołującego W przypadku podjęcia przez Zamawiającego czynności niezgodnej z przepisami ustawy lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy, na które nie przysługuje odwołanie (zgodnie z rozdz. 11 ust 2.), Wykonawca może w terminie przewidzianym do wniesienia odwołania poinformować o tym fakcie Zamawiającego Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej lub elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu Odwołanie wnosi się: - w terminie 5 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia jeżeli zostały przesłane droga elektroniczną lub faksem, - w terminie 10 dni jeżeli zostały przesłane w inny sposób.

18 11.6. Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu oraz postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej Odwołanie wobec czynności innych niż określone w rozdz. 11ust.5 i rozdz. 11ust. 6 wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia Odwołujący zobowiązany jest przesłać kopie odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu Szczegółowe zasady ochrony prawnej zawarte są w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. Rozdział 13. Załączniki Wykaz załączników do SIWZ: Załącznik Nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia, Załącznik Nr 2 Wzór umowy, Załącznik Nr 3 Wzór oświadczeń wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia,, Załącznik Nr 4 Formularz Oferty, Załącznik nr 5 Wykaz osób, Załącznik nr 6 Wykaz wykonanych usług, Załącznik nr 7 Wykaz obiektów

19 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik Nr 1 do SIWZ Zamówienie dotyczy kompleksowej organizacji i obsługi konferencji ogólnopolskiej oraz konferencji regionalnych w ramach projektu B.1.16 Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+. Opis przedmiotu zamówienia dla konferencji ogólnopolskiej: Przedmiotem Zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji dla przedstawicieli administracji centralnej i regionalnej, Instytucji Rynku Pracy, Jednostek Organizacyjnych Pomocy Społecznej, organizacji pozarządowych, środowisk naukowych, mediów organizowanej w ramach realizacji Projektu B.1.16 Wyrównywanie szans na rynku pracy dla osób 50+, Priorytet I Zatrudnienie i Integracja społeczna Działanie 1.1 Wsparcie systemowe instytucji rynku pracy Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Miejsce konferencji: Warszawa Obiekt w Warszawie powinien: - znajdować się w granicach administracyjnych Warszawy, - posiadać min. 3 gwiazdki 2 w przypadku hotelu lub odpowiadać standardom hotelu 3 gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele, - posiadać salę konferencyjną dla 200 osób, oraz cztery sale na 50 osób ( dla 4 grup tematycznych), jednoosobowe pokoje z łazienkami dla co najmniej 100 osób, salę restauracyjną na 200 osób. Miejsce na podanie serwisu kawowego w trakcie trwania konferencji, - posiadać miejsce, przy głównej sali konferencyjnej, w którym Wykonawca zorganizuje recepcję niezbędną do obsługi konferencji, oraz miejsce przygotowane do wystawienia materiałów reklamowych projektu. Całość konferencji (w tym posiłki i noclegi) musi odbywać się w jednym obiekcie albo jednym kompleksie obiektów. Wykonawca ma obowiązek przedstawienia w ofercie Wykaz obiektów, w których planuje przeprowadzenie konferencji z podaniem ich nazwy, adresu, standardu, mapy dojazdowej do obiektu, zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów - co najmniej 4 zdjęcia przedstawiające: wnętrze obiektu tj. salę konferencyjną z miejscem na serwis cateringowy i recepcją (stolikami) do obsługi konferencji, salę restauracyjną, pokój jednoosobowy, parking. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 7 do SIWZ. 2 Zaszeregowanie hoteli do odpowiedniej kategorii w oparciu o Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169).

20 I. Termin realizacji zamówienia: dwa następujące po sobie dni (z wyłączeniem sobót i niedziel), nie później niż w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy. Ostateczny termin zostanie ustalony z Wykonawcą po podpisaniu umowy. II. Lokalizacja konferencji: konferencja odbędzie się w granicach administracyjnych Warszawy. Obiekt w którym odbędzie się konferencja musi posiadać min. 3 gwiazdki w przypadku hotelu lub odpowiadać standardom hotelu 3 gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele. Całość konferencji w tym posiłki i noclegi muszą odbywać się w jednym obiekcie albo jednym kompleksie obiektów. Obiekt, w którym znajduje się sala konferencyjna musi posiadać miejsce, w którym Wykonawca zorganizuje recepcję niezbędną do obsługi konferencji, oraz miejsce wystawienia materiałów reklamowych projektu. III. Liczba uczestników konferencji: 200 osób z całego kraju ( opcjonalnie +/- 15%) IV. Przebieg/plan realizacji Zamówienia 1. Wykonawca po podpisaniu umowy ustali z Zamawiającym ostateczny termin konferencji, z zastrzeżeniem, że konferencja nie może odbyć się później niż w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy. 2. W terminie min. 20 dni przed datą rozpoczęcia konferencji, Zamawiający przekaże Wykonawcy listę adresową potencjalnych uczestników (instytucji), wraz ze wzorem zaproszenia uczestnika i formularza zgłoszeniowego). Wykonawca przygotuje odpowiednią liczbę zaproszeń i formularzy zgłoszeniowych i wyśle je do uczestników zgodnie z listą adresową. Wykonawca potwierdzi elektronicznie i telefonicznie u potencjalnych uczestników otrzymanie zaproszenia i stworzy listę uczestników, którzy deklarują udział w konferencji i potwierdzą ten fakt odesłaniem wypełnionego formularza zgłoszeniowego. Wysyłka zaproszeń (formularzy) nastąpi nie później niż 5 dni od otrzymania od Zamawiającego zaproszeń (formularzy) wraz z lista adresową. Uczestnicy będą przekazywać wypełnione formularze uczestnictwa bezpośrednio do Wykonawcyww. rekrutację prowadzić będzie koordynator konferencji. 3. W terminie min. 7 dni przed datą rozpoczęcia konferencji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu ostateczną listę uczestników konferencji z informacją, którzy i ilu uczestników będzie korzystać z noclegów (przewiduje się że z noclegu skorzysta 50 % uczestników). 4. Uczestnicy konferencji dotrą na miejsce we własnym zakresie (analogiczna zasada obowiązuje przy zapewnieniu transportu powrotnego po konferencji). Po dotarciu na miejsce konferencji uczestnicy, którzy korzystają z noclegu, zostaną zakwaterowani w pokojach. Pokoje muszą być jednoosobowe. Każdy pokój musi posiadać odrębną łazienkę. W pierwszym dniu, konferencja rozpocznie się o godz. 12:00 od plenarnego spotkania wszystkich uczestników (w jednej sali). Obrady będą trwały do godz. ok. 18:00 (z przerwami kawowymi oraz przerwą na obiad). 5. Drugiego dnia spotkania rozpoczną się ok. godz. 10:00, będą się odbywały w czterech grupach tematycznych (każda grupa w osobnej sali). Zamawiający przewiduje uruchomienie czterech grup tematycznych (po ok. 50 osób każda). Ok. godz. 12:00 przewiduje się plenarne spotkanie wszystkich uczestników (w jednej sali). Obrady będą trwały do godz. ok. 13:30. Dodatkowo zorganizowana zostanie konferencja prasowa

21 (zaproszenie i akredytacja dziennikarzy pozostaje w gestii Zamawiającego), w której udział weźmie ok. 20 osób. 6. Podczas trwania konferencji uczestnicy mają zapewniony wolny dostęp do zaplecza rekreacyjnego obiektu (np. basenu, siłowni itd. w zależności od tego co oferuje obiekt). 7. Konferencja zakończy się drugiego dnia po obiedzie. V. Wyżywienie uczestników (Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego ostateczne, dokładne menu najpóźniej na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji) Dzień pierwszy: całodzienny serwis kawowy, obiad, kolacja dla wszystkich uczestników konferencji Dzień drugi: śniadanie ( dla osób korzystających z noclegu), serwis kawowy do godziny 14.00, obiaddla wszystkich uczestników konferencji) Serwis kawowy (obok sal konferencyjnych, dostępny w czasie trwania konferencji: na początku serwisu pierwszego dnia: kanapki donoszone w razie potrzeby (kanapki na białym i ciemnym pieczywie, z wędlinami, rybami, serami i warzywami), słodkie bułeczki, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, (uzupełniane w razie potrzeby), 3 rodzaje kruchych ciasteczek lub ciast (uzupełnianych w razie potrzeby), 2 rodzaje soków owocowych (uzupełniane w razie potrzeby), woda mineralna gazowana i niegazowana (uzupełniana w razie potrzeby), serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna). serwis kawowy obok sali konferencyjnej (dostępny w czasie trwania spotkania). Śniadanie zasiadane: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemy owocowe, jogurty owocowe, wybór warzyw krojonych (ogórek świeży i kiszony, pomidor, papryka konserwowa), 2 ciepłe dania, płatki kukurydziane, płatki czekoladowe, musli, mleko, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby), serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana,). Obiad zasiadany: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) 2 rodzaje zup do wyboru, 3 drugie dania do wyboru, w tym 1 wegetariańskie, 3 rodzaje surówek, w tym z warzyw gotowanych, woda mineralna gazowana i niegazowana, deser (w tym ciasta oraz owoce),

22 świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, soki owocowe, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Kolacja zasiadana: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzaje wędlin, 2 rodzaje sera (żółty, pleśniowy), 2 dania ciepłe, 2 rodzaje sałatek, 3 rodzaje przekąsek, deser (w tym ciasta oraz owoce), napoje, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana). Na stołach w salach konferencyjnych: woda mineralna gazowana i niegazowana (donoszona w razie potrzeby), VI. Zaplecze techniczne i obsługa. 1. Wyposażenie sal konferencyjnych. Sala konferencyjna na spotkanie plenarne (pierwszego i drugiego dnia): miejsca siedzące dla uczestników, 6 miejsc siedzących przy stole prezydialnym dla prowadzących, nagłośnienie, 3 mikrofony dla prowadzących, 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik, flipchart, klimatyzacja. Sale na spotkania w 4 grupach i konferencję prasową drugiego dnia: miejsca siedzące dla uczestników, 4 miejsca siedzące przy stole dla prowadzących (w salach dla grup tematycznych), nagłośnienie, 2 mikrofony dla prowadzących, 1 mikrofon bezprzewodowy, ekran, rzutnik, flipchart, zaplecze sanitarne, klimatyzacja. Przy sali konferencyjnej na spotkania plenarne Wykonawca zorganizuje stanowisko- recepcję, w której będzie osoba obsługująca uczestników konferencji. Wykonawca prowadzić będzie rejestrację uczestników konferencji- listę obecności, którą przekaże po realizacji zamówienia Zamawiającemu. Wykonawca zapewni miejsce przy sali konferencyjnej na spotkania plenarne, do umieszczenia materiałów promocyjnych dotyczących projektu. 2. Informacja i promocja. Wykonawca zapewni oznaczenie miejsca konferencji zgodnie z wytycznymi zamawiającego (np. poprzez ustawienie dostarczonych przez Zamawiającego stand-up, wizytówki na drzwiach) właściwych dla realizowanego projektu PO KL. Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika identyfikator (wzór identyfikatora musi uzyskać akceptację zamawiającego) Wykonawca zapewni druk oraz dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych dla każdego uczestnika, - wzór otrzyma od Zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem

23 rozpoczęcia konferencji (format B-5, sztywna oprawa, papier powlekany, druk kolorowy, zdjęciaok. 100 str.) Wykonawca przygotuje i przeprowadzi wśród uczestników ankietę ewaluacyjną konferencji. Wzór ankiety musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego. 3. Osoby skierowane do realizacji zamówienia przez Wykonawcę. Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia koordynatora konferencji - zarządzającego i koordynującego całość realizacji, który jednocześnie będzie uprawniony do kontaktów z Zamawiającym i z którym ustalane będą wszelkie szczegóły dotyczące realizacji zamówienia. Koordynator konferencji musi pozostawać w stałym kontakcie z Zamawiającym przez cały okres realizacji zamówienia. Koordynator musi być obecny podczas trwania konferencji aby na bieżąco reagować na wszelkie powstałe problemy. Ponadto do realizacji konferencji Wykonawca zapewni dwie osoby zapewniające bieżącą obsługę i nadzór nad prawidłowym przebiegiem konferencji. Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia osobę prowadzącą konferencję (moderatora). Wykonawca do udziału w części merytorycznej zapewni co najmniej 2 wykładowcówekspertów, na organizowaną konferencję ogólnopolską. Panele/wykłady prowadzone przez ekspertów dotyczyć będą tematyki aktywizacji zawodowej kobiet i mężczyzn w wieku 50+ w Polsce i krajach UE. Zakres ww. wykładów/paneli obejmował będzie min. informacje dotyczące przeprowadzonych badań i ich wyników dotyczących ww. tematu, prezentację wniosków i rekomendacji wypracowanych w trakcie realizacji projektu ( w tym w oparciu o wyniki przeprowadzonych badań). Wystąpienia ekspertów przeprowadzone będą na zorganizowanej konferencji ogólnopolskiej i oprócz wykładu zawierać będą przygotowane przez Wykonawcę prezentacje multimedialne. Szczegółowy zakres merytoryczny i czas trwania prowadzonych wykładów/paneli zostanie uzgodniony z Zamawiającym przed przystąpieniem do realizacji zamówienia. Wykładowcą-ekspertem może być osoba posiadająca tytuł doktora nauk: ekonomicznych, socjologicznych, demograficznych oraz udokumentowane doświadczenie w znajomości zagadnień aktywizacji zawodowej kobiet i mężczyzn w wieku 50+. Wykonawca wykaże, że osoby te przeprowadziły min 5 wykładów lub szkoleń z ww. zakresu oraz posiadają min 2 artykuły lub publikacje specjalistyczne z ww. zakresu. Wykonawca przedstawi koncepcję merytoryczną konferencji do szczegółowego uzgodnienia i akceptacji z Zamawiającym. Po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu w ciągu 3 dni krótki raport z przebiegu konferencji. Załącznikami do raportu będą: zestaw materiałów konferencyjnych, pełna lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, stanowisko służbowe, nazwy firm/instytucji i podpis, ankiety ewaluacyjne.