INSTRUKCJA STAŁEGO DYŻURU PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 URZĄD MIASTA ZIELONA GÓRA Załącznik do zarządzenia nr 1341 /10 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 28 października 2010 r. ZATWIERDZAM... (podpis i data) INSTRUKCJA STAŁEGO DYŻURU PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA OPRACOWAŁ:... (podpis i data) ZIELONA GÓRA PAŹDZIERNIK 2010 R.

2 SPIS TREŚCI 1. ZASADY OGÓLNE Cel organizacji stałego dyżuru Zadania realizowane w ramach stałego dyżuru Skład osobowy i czas pełnienia stałego dyżuru Miejsce pełnienia stałego dyżuru i jego podległość Organizacja łączności i sposób powiadamiania Obieg informacji i terminy składania meldunków Kontrola i nadzór nad stałym dyżurem USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Uprawnienia osób pełniących stały dyżur Zadania osób pełniących stały dyżur Zadania zmiany pełniącej stały dyżur Zadania zmiany zdającej stały dyżur INFORMACJE DODATKOWE ZASADY OGÓLNE 2

3 1.1. Cel organizacji stałego dyżuru Celem organizacji stałego dyżuru jest zapewnienie ciągłości przekazywania decyzji organów uprawnionych do uruchamiania realizacji zadań związanych z podwyższaniem gotowości obronnej państwa Zadania realizowane w ramach stałego dyżuru obejmują: 1) uruchamianie, w warunkach wystąpienia zagrożenia bezpieczeństwa państwa, procedur związanych z podwyższaniem gotowości obronnej państwa na terenie miasta; 2) przekazywanie decyzji upoważnionych organów w sprawie uruchomienia określonych zadań wynikających z wprowadzenia wyższych stanów gotowości obronnej państwa; 3) przyjmowanie, ewidencjonowanie i przekazywanie właściwym organom informacji o stanie sił uruchamianych podczas podwyższania gotowości obronnej państwa oraz o stopniu realizacji zadań wynikających z wprowadzenia wyższych stanów gotowości obronnej państwa, w tym ustalonych meldunków i sprawozdań dobowych; 4) powiadamianie i alarmowanie kierownictwa i pracowników o zagrożeniach oraz o obowiązku niezwłocznego stawienia się we wskazanym miejscu; 5) ewidencjonowanie oraz przekazywanie nakazanych decyzji i informacji Urzędu Miasta do podległych, podporządkowanych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych z terenu miasta; 6) przyjmowanie oraz ewidencjonowanie i przekazywanie nakazanych informacji w ramach współpracy (współdziałania) organów; 7) uruchamianie procedur zawartych w planach i dokumentacji zarządzania kryzysowego wynikających z zaistniałych sytuacji kryzysowych lub zdarzeń o charakterze terrorystycznym, w rozumieniu przepisów o zarządzaniu kryzysowym. Stały dyżur może być uruchamiany w stanie stałej gotowości obronnej państwa na polecenie Wojewody Lubuskiego w celu: 1) reagowania na zaistniałą sytuację kryzysową lub zdarzenie o charakterze terrorystycznym; 2) prowadzenia treningów Skład osobowy i czas pełnienia stałego dyżuru Funkcjonowanie stałego dyżuru zapewnia z upoważnienia Prezydenta Miasta, kierownik jednostki organizacyjnej urzędu miasta właściwej do spraw zarządzania kryzysowego wyznaczając skład stałego dyżuru i określając czas jego pełnienia. Skład jednej zmiany stałego dyżuru stanowią co najmniej dwie osoby, w tym starszy dyżurny i dyżurny (dyżurni) oraz kierowca z dyżurnym środkiem transportowym. Czas pełnienia stałego dyżuru : 1) I zmiana od godz do 20.00; 2) II zmiana od godz do godz Skład osobowy stałego dyżuru wyznacza się z pośród pracowników urzędu miasta - załącznik nr 1 do Instrukcji. Instrukcja stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra 3

4 1.4. Miejsce pełnienia stałego dyżuru i jego podległość Miejscem pełnienia stałego dyżuru jest sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania kryzysowego który znajduje się w pomieszczeniu nr...piętro...budynek Organizacja łączności i sposób powiadamiania Organizacja łączności: Na potrzeby stałego dyżuru będą wykorzystywane następujące systemy i środki łączności: 1) standardowa sieć telefoniczna - na bazie telefonii DIALOG znajdują się 4 aparaty i dwie linie; wymieniony sprzęt zabezpiecza podstawą łączność między stałym dyżurem, jednostką nadrzędną jednostkami podległymi i współdziałającymi; 2) internet i poczta elektroniczna - stanowisko wyposażone jest w internet oraz ma nadane adresy poczty elektronicznej; 3) telefonia komórkowa - stanowi uzupełnienie standardowej łączności telefonicznej; 4) telefoniczna sieć resortu MSWiA - z wszystkich aparatów uzyskujemy połączenie wybierając 8 ; 5) telefoniczna sieć resortu MON - z wszystkich aparatów uzyskujemy połączenie wybierając 1 ; 6) telefoniczna sieć PKP - z wszystkich aparatów uzyskujemy połączenie wybierając 2 ; 7) radiotelefoniczna sieć zarządzania Wojewody Lubuskiego - jest to łączność uzupełniająca na wypadek awarii łączności standardowej i komórkowej; 8) radiotelefoniczna sieć ostrzegania i alarmowania - umożliwia włączanie drogą radiową 49 syren alarmowych zlokalizowanych na terenie miasta; 9) radiostacja do nasłuchu sygnałów Korpusu Obrony Powietrznej Kraju - służy do odbioru sygnałów o zagrożeniu z powietrza a następnie mogą być przekazywane wybranymi środkami łączności do zainteresowanych odbiorców. Ponadto stały dyżur funkcjonuje w tym samym budynku, co Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego, które dysponuje bardziej rozbudowanym systemem łączności, z którego w razie konieczności stały dyżur będzie mógł korzystać Plan powiadamiania o uruchomieniu stałego dyżuru: 1) Wojewoda Lubuski przekazuje Prezydentowi Miasta polecenie uruchomienia stałego dyżuru; 2) Kierownik jednostki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania kryzysowego powiadamia obsadę stałego dyżuru o konieczności stawienia się w wyznaczonym miejscu; 3) stały dyżur Prezydenta Miasta powiadamia jednostki organizacyjne miasta biorące udział w systemie stałych dyżurów o konieczności uruchomienia ich w swojej jednostce organizacyjnej; 4) członkowie Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego uruchamiają stały dyżur w swoich jednostkach organizacyjnych; 5) do powiadomienia kadry kierowniczej urzędu miasta w celu stawienia się w określonym miejscu w razie konieczności uruchamiani są kurierzy. Plan powiadamiania kadry kierowniczej i pracowników Urzędu Miasta przedstawia załącznik nr 2 do Instrukcji. Wykaz kurierów i przydzielonych środków transportowych przedstawia załącznik nr 3 do Instrukcji. Wzór wezwania do niezwłocznego stawienia się pracowników w określonym miejscu przedstawia załącznik nr 4 do Instrukcji Obieg informacji i terminy składania meldunków Obieg informacji w relacjach stałych dyżurów: 1) stały dyżur Prezydenta, przekazuje informacje stałym dyżurom: - jednostek organizacyjnych podległych i podporządkowanych Prezydentowi Miasta z terenu miasta - jednostek współdziałających przy realizacji zadań z zakresu zarządzania kryzysowego i spraw obronnych. 4

5 Terminy składania meldunków Obowiązują meldunki stałe do stałego dyżuru Wojewody Lubuskiego na godz i 6.30 i obejmują zagadnienia: 1) nazwę stałego dyżuru; 2) zaistniałe zdarzenia; 3) podjęte przedsięwzięcia; 4) zakres udziału jednostek współdziałających; 5) potrzeby w zakresie wsparcia działań. Meldunki w sytuacji dynamiki działań w zakresie zarządzania kryzysowego i spraw obronnych obowiązują w relacji Wojewoda Lubuski Prezydent Miasta poprzez dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego LUW Kontrola i nadzór nad stałym dyżurem 1) stały dyżur mogą kontrolować: - Wojewoda Lubuski; - Prezydent Miasta; - osoby upoważnione przez Wojewodę Lubuskiego; - osoby upoważnione przez Prezydenta Miasta. 2) bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem stałego dyżuru sprawuje w imieniu Prezydenta Miasta kierujący jednostką organizacyjną urzędu właściwą ds. zarządzania kryzysowego. 3) do obowiązków sprawującego nadzór nad funkcjonowaniem stałego dyżuru należy: - przygotowanie stałego dyżuru; - nadzór nad dokumentacją i wyposażeniem stałego dyżuru; - udzielanie instruktażu osobom pełniącym stały dyżur; - kontrola pełnienia stałego dyżuru, prowadzenie szkolenia z osobami wyznaczonymi do pełnienia stałego dyżuru. Instrukcja stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra 5

6 2. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Uprawnienia osób pełniących stały dyżur: 1) wydawanie poleceń w sprawach będących w gestii stałego dyżuru w razie nieobecności Prezydenta Miasta; 2) przyjmowanie i przekazywanie sygnałów; 3) egzekwowanie od pracowników urzędu miasta informacji w celu uaktualnienia dokumentacji stałego dyżuru; 4) wydawanie poleceń kierowcom przydzielonych środków transportowych w sprawie wykorzystania pojazdów na potrzeby stałego dyżuru Zadania osób pełniących stały dyżur: 1) znajomość instrukcji stałego dyżuru Prezydenta Miasta; 2) znajomość struktury organizacyjnej urzędu miasta; 3) znajomość aktualnej sytuacji w mieście; 4) znajomość sygnałów powszechnego ostrzegania i alarmowania; 5) umiejętność posługiwania się technicznymi środkami łączności oraz sprzętem komputerowym i innymi urządzeniami znajdującymi się na wyposażeniu stałego dyżuru; 6) utrzymanie łączności z Prezydentem Miasta, ze stałym dyżurem organu nadrzędnego, jednostek podległych lub nadzorowanych i współdziałających; 7) przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy dyżurnego Zadania zmiany przyjmującej stały dyżur: 1) pobranie dokumentacji stałego dyżuru zgodnie z zamieszczonym w niej opisem dokumentów; 2) przyjęcie wyposażenia pomieszczenia, w którym pełniony będzie stały dyżur zgodnie z opisem; 3) zapoznanie się z Instrukcją działania stałego dyżuru i przystąpienie do pracy; 4) zapoznanie się z aktualną sytuacją na terenie miasta; 5) sprawdzenie funkcjonowania technicznych środków łączności i oraz urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stałego dyżuru; 6) sprawdzenie stanu dyżurnego środka transportu wraz z dyżurnym kierowcą; 7) potwierdzenie faktu przyjęcia stałego dyżuru w książce pełnienia stałego dyżuru Zadania zmiany zdającej stały dyżur: 1) sporządzenie w formie pisemnej meldunku z przebiegu służby pełnionego stałego dyżuru; 2) zapoznanie zmiany przyjmującej dyżur z sytuacją na terenie miasta oraz otrzymanymi zadaniami; 3) przekazanie zmianie przyjmującej dyżur, wszystkich spraw niezałatwionych i wskazanie stanu i sposobu ich realizacji; 4) poinformowanie zmiany przyjmującej dyżur o miejscu pobytu Prezydenta Miasta oraz wydanych przez niego dyspozycjach. 6

7 3. INFORMACJE DODATKOWE: 1) zmiana pełniąca służbę nosi identyfikator z napisem: STAŁY DYŻUR oraz funkcją Starszy Dyżurny; Dyżurny; Dyżurny kierowca; 2) tryb spożywania posiłków oraz czas odpoczynku dyżurnych reguluje kierownik stałego dyżuru; 3) dyżurni w okresie dyżuru nocnego mogą odpoczywać na zmianę w pomieszczeniu stałego dyżuru; 4) korzystanie z pomocy medycznej; - w razie niedyspozycji chorobowej lub lekkiego zranienia dyżurni korzystają z leków i opatrunków znajdujących się w apteczce w pomieszczeniu stałego dyżuru, - w ciężkich przypadkach dyżurny wzywa pogotowie ratunkowe (tel. 999) i powiadamia odpowiedzialnego za organizację i funkcjonowanie stałego dyżuru kierownika; 5) dokumentację stałego dyżuru przechowuje się w oddzielnej teczce w sekretariacie Wydziału Zarządzania Kryzysowego; 6) każdorazowe otwarcie teczki stałego dyżuru odnotowuje się w dzienniku ewidencji informacji stałego dyżuru; 7) dokumentacja stałego dyżuru podlega aktualizacji arkusz aktualizacyjny stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji. Instrukcja stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra 7

8 Załączników 5 na 7 ark. Załącznik nr 1 - Wykaz składu osobowego stałego dyżuru. Załącznik nr 2 - Plan powiadamiania kadry kierowniczej i pracowników Urzędu Miasta o obowiązku niezwłocznego stawienia się w miejscu pracy (wg kolejności powiadamiania). Załącznik nr 3 - Wykaz kurierów i przydzielonych środków transportowych. Załącznik nr 4 - Wzór wezwania do niezwłocznego stawienia się pracowników w określonym miejscu. Załącznik nr 5 - Arkusz aktualizacyjny dokumentacji stałego dyżuru. 8

9 Załącznik nr 1 do Instrukcji stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra WYKAZ SKŁADU OSOBOWEGO STAŁEGO DYŻURU Lp. Stanowisko oraz nazwisko i imię Nr zmi any Adres zamieszkania Nazwa komórki organizacyjnej Służbowy Telefon Domowy Kierownik stałego dyżuru Merda Włodzimierz Pełnomocnik Ochrony Starszy dyżurny Marek Suski I Wydział Zarządzania Kryzysowego Dyżurny Barbara Kora I Wydział Zarządzania Kryzysowego Dyżurny kierowca Sztukowski Tomasz I Biuro Zarządzania Drogami Starszy Dyżurny Kobiela Jerzy II Wydział Zarządzania Kryzysowego Dyżurny Wojtkowiak Jerzy Dyżurny kierowca Kraszewski Roman II II Biuro Rzecznika Praw Mieszkańców Zielonej Góry Biuro Obsługi Urzędu Starszy dyżurny Szwarc Witold III Wydział Zarządzania Kryzysowego Dyżurny Nitschka Józefa Anna III Wydział Zarządzania Kryzysowego Dyżurny kierowca Starosta Marek III Biuro Prezydenta Miasta Instrukcja stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra 9

10 Lp. Stanowisko oraz nazwisko i imię Nr zmi any Adres zamieszkania Nazwa komórki organizacyjnej Służbowy Telefon Domowy

11 Załącznik nr 2 do Instrukcji stałego dyżuru Prezydenta Miasta P L A N P O W I A D A M I A N I A KADRY KIEROWNICZEJ I PRACOWNIKÓW JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ *) O OBOWIĄZKU NIEZWŁOCZNEGO STAWIENIA SIĘ W MIEJSCU PRACY (WG KOLEJNOŚCI POWIADAMIANIA) Uwaga: Sporządzić w.. egzemplarzach - 1egz. do dokumentacji i po jednym dla każdego z kurierów. WYKAZ KADRY KIEROWNICZEJ I PRACOWNIKÓW DO POWIADAMIANIA O NIEZWŁOCZNYM STAWIENIU SIĘ W MIEJSCU PRACY I KOLEJNOŚĆ POWIADAMIANIA Lp. Sposób powiadamiania Nazwisko i imię osoby powiadamianej Tel. służb. Tel. dom. Stanowisko służbowe Adres zamieszkania Nazwisko i imię Środek kuriera transportu Kubicki Janusz Prezydent Miasta Jałtuszewska-Adam Stanisława 2 Haręźlak Wioleta Zastępca Prezydenta Kaliszuk Krzysztof Zastępca Prezydenta Sawicka Jolanta Kierownik Biura Organizacyjnego Trzcińska Ewa Sekretarz Wojtuściszyn Emilia Skarbnik

12 Sokół Andrzej Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich Naczelnik Wydziału 8 Sługocki Zbigniew Zarządzania Kryzysowego Kost-Adamiak Marzena Kierownik Biura Obsługi Urzędu 10 Frątczak Marian Kierownik Kancelarii Tajnej Karnecki Dariusz Komendant POADiAl Germata Tomasz pierwszy analityk

13 WYKAZ KADRY KIEROWNICZEJ I PRACOWNIKÓW DO POWIADAMIANIA O NIEZWŁOCZNYM STAWIENIU SIĘ W MIEJSCU PRACY II KOLEJNOŚĆ POWIADAMIANIA Lp. Sposób powiadamiania Nazwisko i imię osoby powiadamianej Tel. służb. Tel. dom. Stanowisko służbowe Adres zamieszkania Nazwisko i imię Środek kuriera transportu Nesterowicz Tomasz p.o. Kierownika Biura Szklarz-Czajka Ida (GG) Prezydenta Kabała Renata (GG) Naczelnik Wydziału 2 Szczęsny Jarosław Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej 3 Holak Mirosław Naczelnik Wydziału Komunikacji Smuda Irena Naczelnik Wydziału Świadczeń Rodzinnych Rzecznik Praw Mieszkańców 5 Pięta Maria Zielonej Góry Naczelnik Wydziału 6 Gaweł Jerzy Oświaty i Spraw Społecznych Naczelnik Wydziału 7 Tarnawski Stanisław Sportu, Kultury i Turystyki itd. 5

14 WYKAZ KADRY KIEROWNICZEJ I PRACOWNIKÓW DO POWIADAMIANIA O NIEZWŁOCZNYM STAWIENIU SIĘ W MIEJSCU PRACY III KOLEJNOŚĆ POWIADAMIANIA Lp. Sposób powiadamiania Nazwisko i imię osoby powiadamianej Tel. służb. Tel. dom. Stanowisko służbowe Adres zamieszkania Nazwisko i imię Środek kuriera transportu Naczelnik Wydziału 1 Szczepański Zdzisław Geodezji Rybacka Ilona (SO) i Gospodarowania Mieniem Janka Hanna (OŚ) 2 Kazimierczak Witold Kierownik Biura Informatyki Brzózka Tomasz Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Krzesiński Zbigniew drugi analityk 5 Fedyniuk Piotr trzeci analityk 6 Rogoziński Ireneusz rachmistrz planszecista 7 Jonas Marek rachmistrz planszecista itd. 6

15 Załącznik nr 3 do Instrukcji stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra WYKAZ KURIERÓW I PRZYDZIELONYCH ŚRODKÓW TRANSPORTOWYCH Lp. Stanowisko Nazwisko i imię Adres Dom. Telefon Służb. Przydzielony środek transportu (Nr rej.) Nazwisko i imię kierowcy SO Inspektor GG Inspektor GG Inspektor GG Inspektor OŚ Inspektor Rybacka Ilona Jałtuszewska- Adam Stanisława Szklarz-Czajka Ida Kabała Renata Janka Hanna X X X X X itd. 7

16 Załącznik nr 4 do Instrukcji stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra WZÓR WEZWANIA DO NIEZWŁOCZNEGO STAWIENIA SIĘ PRACOWNIKÓW W OKREŚLONYM MIEJSCU + KOPERTA W e z w a n i e Pan /i (imię i nazwisko) Proszę o natychmiastowe stawienie się w miejscu pracy (innym miejscu......). Sprawa bardzo pilna.... (pieczęć i podpis kierownika jednostki organizacyjnej, lub pracownika z up. kierownika jedn. organizacyjnej) Koperta (stanowi jednocześnie pokwitowanie odbioru wezwania przez osobę powiadomioną o obowiązku stawienia się w określonym miejscu po godzinach urzędowania) KOLEJNOŚĆ POWIADAMIANIA... Pan /i.... (imię i nazwisko) zam telefon nr tel. komórkowy nr... WEZWANIE OTRZYMAŁEM/AM/ Dnia.... Godz (czytelny podpis powiadomionego) 8

17 Załącznik nr 5 do Instrukcji stałego dyżuru Prezydenta Miasta Zielona Góra ARKUSZ AKTUALIZACYJNY DOKUMENTACJI STAŁEGO DYŻURU Lp. Data aktualizacji Zmiany aktualizacyjne Stanowisko, nazwisko i imię wprowadzającego zmiany

18 10