Zarządzenie Nr.fl.ł]~1.. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu z dnia.~:o;.~.~on

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr.fl.ł]~1.. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu z dnia.~:o;.~.~on w sprawie organizacji zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu Na podstawie 10 Statutu Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu w związku z art. 68 i art. 69 ust.! pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) oraz w oparciu o komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zarządzam, co następuje: l Zarządzenie określa orgamzację zasady zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu. 2 Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: l. Ośrodku - należy przez to rozumieć Miejski Ośrodek Pornocy Społecznej w Kędzierzynie Koźlu 2. Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie- Koźlu 3. kierowniku działu- należy przez to rozumieć kierownika działu lub osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu 4. pracowniku- należy przez to rozumieć pracowników Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu 5. zadania - należy przez to rozumieć działania stanowiące istotę funkcjonowania Ośrodka a także działania dotyczące sterowania i procesy wspierające oraz procesy związane z dostawą niezbędnych zasobów; 6. właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć właściciela zadania o zidentyfikowanych ryzykach, czyli osobę lub dział wskazane w Regulaminie organizacyjnym, odpowiedzialne za właściwą realizację tego zadania; 7. ryzyku- należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów lub powodują odchylenia od oczekiwanych stanów; l

2 8. czynnikach ryzyka - należy przez to rozumieć czynniki ryzyka przypisane do poszczególnych ryzyk wskazane w zał. nr l do niniejszego Zarządzenia 9. zarządzaniu ryzykiem należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celujego ograniczenia; 1 O. prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem; 11. skutkach wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem; 12. istotności ryzyka- należy przez to rozumieć iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego skutków; 13. ocenie ryzyka - należy przez to rozumieć ewaluację ryzyka w odniesieniu do jego.-... oddziaływania, jeśli ryzyko wystąpi, oraz prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka; 14. akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku. 3 Misja Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu jest tożsama z misją określoną art. 3 oraz art. 15 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009r. nr 175 poz z późn. zm.). 4 Katalog głównych celów i zadań, istotnych dla funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu określa Dyrektor w załączniku nr 5. 5 Proces zarządzania ryzykiem obejmuje: l) identyfikację i ocenę ryzyka oraz określenie jego skutku (załącznik nr l przewiduje 5 rodzajów skutków ryzyka: Finansowy, Organizacyjny, Pracownicy, Ochrona zdrowia i bezpieczeństwa osób, Reputacja); 2) ustalenie funkcjonujących mechanizmów kontrolnych; 3) ustalenie strategii wobec ryzyka, 4) analizę i hierarchizację ryzyk wg poziomu istotności ryzyka; 5) wskazanie osób/działów, odpowiedzialnych za podjęcie działań zaradczych oraz ustalenie daty, do której należy podjąć działania; 6) monitorowanie i składanie raportów dotyczących postępów w tej dziedzinie.

3 6 Identyfikację ryzyka przeprowadzają kierownicy działów. 7 Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu czynników ryzyka zagrażających prawidłowej realizacji celów i zadań. Podczas identyfikacji należy przeanalizować cele i zadania realizowane przez Ośrodek, biorąc pod uwagę: - czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka ekonomicznego i finansowego, - czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka nadużyć, - czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka organizacyjnego i zarządzania, - czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka politycznego i społecznego, - czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka prawnego, - czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka środowiskowego i działania sił wyższych, - czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka technicznego i związanego z infrastrukturą. 8 Ocena ryzyka polega na zwartościowaniu - przy pomocy skali punktowej - skutku prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. 9 Zasady określania skutku oraz prawdopodobie!\stwa wystąpienia ryzyka stanowią załącznik nr l do zarządzenia. 10 Ustalenie funkcjonujących mechanizmów kontrolnych polega na identyfikacji istniejących środków wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą. 11 Identyfikacji, oceny ryzyka oraz ustalenia funkcjonujących mechanizmów kontrolnych dokonują właściciele ryzyk na formularzu "Arkusz identyfikacji i oceny ryzyka, ustalenia jego skutków oraz funkcjonujących mechanizmów kontrolnych" będącym załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia. Wypełniony i podpisany przez właściciela ryzyka formularz przekazywany jest Dyrektorowi Podpisany formularz stanowi dokumentację systemu kontroli zarządczej. 12 Dokonuje się analizy ryzyka. Wyniki analizy ryzyka są wpisywane do Planu zarządzania ryzykiem na formularzu stanowiącym załącznik nr W oparciu o dokonaną analizę prawdopodobie1\stwa wystąpienia oraz skutków ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: - ryzyko niskie- poziom istotności od 1 do 4, J

4 ryzyko średnie- poziom istotności 5 do 16, ryzyko wysokie- poziom istotności od 17 do 36. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko niskie. Ryzyko średnie wymaga bieżącego monitorowania. Ryzyko wysokie przekracza akceptowany poziom istotności ryzyka. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku). 14 Właściciel wysokiego ryzyka (poziom istotności od 17 do 36), zobowiązany jest do przeanalizowania i ponownego ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku oraz określenia terminu podjęcia stosownych działań. ~ 15 Proponowane metody przeciwdziałania ryzyku oraz termin podjęcia działań należy zamieścić na formularzu "Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności - ponowne ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku", stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia. Wypełniony i podpisany przez właściciela ryzyka formularz przekazywany jest Dyrektorowi. Proponowane metody przeciwdziałania ryzyku podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora. Podpisany formularz stanowi dokumentację systemu kontroli zarządczej. 16 Wobec zidentyfikowanego, ocemonego zanalizowanego ryzyka właściciel ryzyka określa rodzaj możliwych reakcji, które mają na celu zmniejszenie danego ryzyka. 17 Reakcjami wobec ryzyka są: l) redukcja- działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, np. dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej (poprzez procedury, wytyczne, zasady, nadzór, itd. wbudowanych w realizowane procesy. 2) dywersyfikacja- rozproszenie ryzyka, 3) zabezpieczenie - przeciwdziałanie, działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, np. dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli wewnętrznej (poprzez procedury, wytyczne, zasady, nadzór, itd.) wbudowanych w realizowane procesy, 4) transfer- przeniesienie ryzyka na inną instytucję, np. poprzez ubezpieczenie, 5) akceptacja - tolerowanie ryzyka, w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu, ryzykom, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści, 4

5 6) unikanie - wycofanie się, zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko, 18 W celu określenia strategii wobec ryzyka należy przeanalizować: l) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń, 2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka, 3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiająlub utrudniająrealizację ustalonych celów i zadań. 19 Po ponownym przeanalizowania i ustaleniu metody przeciwdziałania oraz określeniu reakcji na ryzyko Dyrektor dokonuje zatwierdzenia ryzyk wypisanych do Planu zarządzania ryzykiem- załącznik nr Za terminowe podjęcie działań zaradczych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka. 21 Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez Dyrektora oraz kierowników działów w ramach bieżącego zarządzania Ośrodkiem 22 Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są również poddawane okresowej ocenie (nie rzadziej niż raz w roku) przez kierowników działów, a jego wyniki przedstawiane Dyrektorowi. 23 Zobowiązuję wszystkich pracowników Ośrodka do podejmowania działań niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem. 24 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. DYREKTOR MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY~POLECZ J w Kędzl 1 ( t.k.. J mgr Teresa Koczubik RADCA Urszula o RAWNY / arczewska 2 5

6 J '

7 Załącznik nr l Zasady oceny zidentyfikowanych ryzyk l. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka - 2. Zasady oceny skutku wystąpienia ryzyka Punktacja Znikome Znikome straty zakłócenia w Znikome odejścia finansowe realizacji pracowników działań Znikome obrażenia Ubogie informacje w mediach lokalnych Nieznaczne straty finansowe Krótkotrwale zakłócenia w działalności Ubogie informacje Nieznaczna Nieznaczne w mediach fluktuacja kadr obra~enia lokalnycl) lub regionalnych 2 Niewielkie straty finansowe Niewielkie informacje w Niewielka fluktuacja zakłócenia w Niewielkie obrażenia mediach 3 kadr działalności lokalnych lub Istotne straty Zakłócenia w Istotna fluktuacja finansowe działalności kadr w mediach Pewne obrażenia lokalnych lub 4 regionalnych Powa~ne straty finansowe Brak realizacji kluczowego celu Powama fluktuacja kadr Poważne obrażenia Pewne informacje w mediach ogólnokrajowych 5 Katastrofalne skutki finansowe Brak realizacji kluczowych celów Odejścia masowe pracowników Doniesienia Utrata zycia prasowe w całym 6 kraju

8

9 Załącznik nr 2 Arkusz identyfikacji i oceny ryzyka, ustalenia jego skutków oraz funkcjonujących mechanizmów kontrolnych

10 r v ~.u--

11 Skutki wystąpienia ryzyka (skala O- 6) Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka o- Poziom istotności ryzyka (skala 0-36) zaznaczyć właściwe FUNKCJONUJĄCE MECHANIZMY KONTROLNE: data i podpis właściciela ryzyka ZATWIERDZAM data i podpis Dyrektora

12

13 Załącznik nr 3 Ryzyko przekraczające akceptowany poziom istotności - ponowne ustałenie metody przeciwdziałania ryzyku PROPONOWANil METODY PRZECIWDZIALANIA RYZYKU (reakcja na rvzvko): data i podpis właściciela ryzyka

14

15 ::! o ;!;! :E ;::l o! OJ "' ~ 1-.~.g o...: ~ N ""

16

17 Załącznik nr 5 Cele, zadania Miejskiego Ośrodka Pornocy Społecznej w Kedzierzynie-Koźlu Lp. l Cel Ośrodka Zadania do realizacji Praca socjalna Organizowanie Prac Społecznic Użytecznych Klub Integracji Społecznej. Osoba lub dział Szczegółowy opis zadań Mierniki odpowiedzialne za Świadczenie pracy socjalnej w środowisku w tym tylko pracy socjalnej Podejmowane działania na rzecz osób bezdomnych Kontrakt socjalny Działania w ramach niebieskiej karty Zatrudnienia socjalne dla osób podlegających wykluczeniu społecznemu (osoby bezdomne, długotrwale bezrobotnc, uzależnione) Prowadzenic zaj~ dla osób bezrobotnych, bezdomnych, uzależnionych od alkoholu i Ilość osób/rodzin objętych pracą socjalna w tym tylko pracą socjalną w stosunku do roku ubieglego Ilość osób/rodzin objętych działaniami w stosunku do roku ubiegłego Ilość osób, z którymi podpisano kontrakt socjalny do ilości z roku ubiegłego Ilość rodzin objętych działaniami w stosunku do roku ubiegłego Ilość osób uczestniczących w pracach w stosunku do roku poprzedniego realizac.ię DPŚ DPŚ DPŚ DPŚ - Punkt Pornocy Rodzinie Kierownik DPŚ Ilość spotkań w ramach Klubu w stosunku do roku narkotyków, zwolnionych z poprzedniego Rodzinie zakładów kamych, ubogich Przyznawanie i wypłata zasiłków stałych llość przyznanych zasiłków w stosunku do roku ubiegłego/ kwota wypłaconych zasiłków Ilość pr.ąznanych zasilków umożliwienie Przyznawanie i wypłata w stosunku do roku osobom i rodzinom zasiłków okresowych ubiegłego/ kwota przezwyciężanie wypłaconych zasiłków trudnych sytuacji Przyznawanie i Ilość prlyznanych zasiłków PrLYznawanie i wypłata życiowych, których wyplacanie lub w stosunku do roku zasiłków nie celowych w tym są one w stanie odmowa prz:yznania ubiegłego/ kwota pokonać, cełowych specjalnych świadczeń wypłacm_1_ych zasiłków wykorzystując pieniężnych Przyznawanie i wypłata własne uprawnienia, Ilość przyznanych zasiłków zasiłków celowych na zasoby i możliwości w st<;~s\.lnku dq.[oku, _ paktycie wydatków ubiegłego/ kwota powstałych w wyniku wypłaconych zasiłków zdarzenia losowego Wynagrodzenie należne Ilość wypłaconych opiekunowi z tytułu świadczeń w stosunku do sprawowania opieki roku ubiegłego/ kwota przyznane przez sąd wypłaconych świadczeń Opłata składki na Kwota przeznaczona na ten ubezpieczenie zdrowotne za cel w odniesieniu do roku osoby pobierające zasiłek poprzedniego Przyznawanie łub odmowa przyznania świadczeń niepieniężnych stajy DPŚ - Punkt Pornocy DPŚ,DŚ DPŚ,DŚ DPŚ,DŚ DPŚ, DŚ Ilość wydanych decyzji o czę..~ciowym paktyciu Przyznanie i opłata pobytu w kosztów pobytu w DPS w domu pomocy społecznej stosunku do roku ubiegłego DPŚ,DŚ l kwota przeznaczona na ten cel Ilość os<)b, któtym Usługi opiekuilcze w miejscu prlyznano usługi zamieszkania opiekwlcze w stosunku do DPŚ, DŚ, DUO roku poprzedniego Ilość osób, któ1ym przyznano spcqjalistycznc usługi opiekuńcze w Usługi specjalistyczne dla stosunku do roku osób z zaburzeniami poprzedniego/ Kwota DPŚ,DŚ,DUO psychicznymi uzyskanej dotacji z budżetu Państwa prleznaczona na ten cel w odniesieniu do roku popr...:edniego DŚ DŚ

18 2 Wsparcie dla rodzin z dziećmi Organizowanie nadzoru i wsparcia w mieszkaniach chronionych Przyznanie dożywiania w mmach programu "Pomoc państwa w zakresie dożywiania" Sprawienie pogrzebu Udz.ielenie schronienia %wskaźnik ilości wolnych mieszkań w stosunku do całości mieszkań w danym roku Ilość osób (dzieci i dorosłych) korzystających z posiłku w stosunku do roku poprzedniego /kwota orzeznaczona na ten cel Ilość sprawionych pogrzebów, w stosunku do roku poprzedniego Ilość osób, którym udzielono pomocy w tonnie schronienia w stosunku do roku poprledniego l kwota orzeznaczona na ten cel Ilość osób objętych poradnictwem Poradnictwo specjalistyczne specjalistycznym w odniesieniu do roku poprzedniego Aktywizacja osób Organizowanie zajęć i Liczba osób korzystających starszych i przcdsi~wzi~ o różnym z Domów Dziennego niepełnosprawnych charakterze i zasięgu, Pobytu w stosunku do roku podopiecznych lokalnym lub ponadlokalnym poprzedniego MOPSw tj.: Miejskie Obchody Dni Kędzierzynie-Koźlu Seniom, Olimpiada Seniorów MCH DPŚ,DŚ DPŚ, DŚ DPŚ, DŚ DPŚ- Punkt Pornocy Rodzinie oraz mieszkańców i Osób Niepełnosprawnych, DDPI, DDP2, DDP3, Kędzierzyna-Koźla Plastyczne Klimaty Jesienny Collage, Przegląd DDP4,DDP5 Integracyjny, Piosenki, Turnusy Rehabilitacyjne, Wczasy Rekreacxjne, Wycieczki, Uroczystości o różnym charakterze Wytywienie w Gotowanie posiłków Ilość spot7.-ądzonych postaci posiłku obiadowych. posiłków w stosunku do obiadowego dla osób roku popr~.:edniego starszych i niepełnosprawnych podopiecznych Domów Dziennego Pobytu MOPS w Kędzierzynie-Koiło oraz Katering l nosiłków Realizacja Projektu systemowego współfinansowanego ze środków U E pt. Program aktywizacji społeczno-zawodowej bezrobotnych "Nowe Szanse" Przyznawanie i wypłacanie lub odmowa przyznania świadczeń rodzinnych Fundusz alimentacyjny Aktywizacja społecznozawodowa osób bezrobotnych z wykarąstaniem instrumentów aktywnej Ilość uczestników programu DDP2, DDP3, DDP5 integmcji ~.praca socjalna, w stosunku do roku Zespól Projektowy konsultacje psychologiczne, doradztwo zawodowe, szkolenia i kursy, zajęcia warsztatowe, PSU, wsparcie finansowe Zasiłek rodzinny wraz z dodatkami Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka Zasiłek pielęgnacyjny Świadczenie pielęgnacyjne Świadczenia z funduszu alimentacyjnego Działania podejmowane wobec dłużników alimentacyjnych poprzedniego Ilość przyznanych świadcze1l w stosunku do ~~<ubiegłego/ kwota w aconvch świadczeń Ilość przyznanych świadczeń w stosunku do roku ubiegłego/ kwota wvołaconvch świadczeń Ilość pr~.:yznanych zasiłków w stosunku do roku ubiegłego/ kwota wvnłaconvch zasiłków Ilość pr~.:yz.nanych świadczeń w stosunku do roku ubiegłego/ kwota wypłaconych świadczeń Ilość przyznanych świadczeń w stosunku do roku ubiegłego/ kwota wvolaconvch Świadczell Ilość działa1l podjętych wobec dłużników alimentacyjnych w stosunku do roku ubic2lc20 DRA DRA DRA DRA DRA DRA

19 Planowanie 3 finansowania MOPS Sporządzenie Planu Finansowego Prawidłowe (celowe, oszczędne i terminowe) gospodarowanie środkami budzetowymi - Wydatki rzeczowe Wydatki osobowe Realizacja spraw - osobowych i kadrowych pracowników - Opracowanie ostatecznej wersji Planu finansowego do dnia 30 września każdeg:o roku Nie mniej niż 95% zgodności wydatków z planem finansowym Nie mniej niż 95 % zgodności wydatków z planem finansowym Ilość przyznanych nagród w ramach funduszu nagród w stosunku do roku ubiegłego Ilość przyznanych nagród jubileuszowych w stosunku do roku ubieglego OK OK OK DA DA 4 Działalność admhlistracyjna Realizacja skarg i wniosków Realizacja wniosków klientów % wskaźnik ilości wydanych decyzji odmownych w stosunku do ilości decyzji administracyjnych wydanych w danym roku oś Skargi klientów Ilość skarg klientów w stosunku do roku ubiegłego DA Utrzymanie budynków MOPS Zamówienia publiczne Opłaty związane z utrzymaniem budynków Reali7..aeja przetargów zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych Nie mniej niż 95% zgodności wydatków z planem finansowym %wskaźnik ilości odwołań do ilości przeprowadzonych przetargów w danym roku OK OK AKCEPTUJE DYREKTOR MIEJSKIEGO OliRODKA -/.~C'}_.W?I(:.. ~~~~~~~i'f~j data i podpin~~~ a Koczubik

20 ' l