ZASADY WEWNĘTRZNEJ KONTROLI JAKOŚCI

Transkrypt

1 ZASADY WEWNĘTRZNEJ KONTROLI JAKOŚCI PODMIOTU UPRAWNIONEGO DO BADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH EXPERT AUDYT SP. Z O.O. Z SIEDZIBĄ W WARSZAWIE, UL. BUKOWIŃSKA 22 M. 47 WPROWADZONE UCHWAŁĄ ZARZĄDU W DNIU R.

2 SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI... 2 #2 Zasady wewnętrznej kontroli jakości Postanowienia ogólne Cel ustanowienia zasad kontroli jakości Ogólne zadania i odpowiedzialność Zarządu, pracowników i WSPÓŁPRACOWNIKÓW Wymogi w zakresie niezależności i zachowania tajemnicy Egzekwowanie zasad kontroli jakości... 6 Zarządzenie zasobami ludzkimi Główne cele zarządzania zasobami ludzkimi Rekrutacja i utrzymanie zasobów ludzkich Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych Struktura i formy zatrudnienia... 8 Podejmowanie współpracy z Nowymi klientami oraz kontynuacja współpracy w kolejnych okresach Przygotowanie oferty i akceptacja zlecenia Podejmowanie i kontynuacja współpracy Rezygnacja ze współpracy ze zleceniodawcą Realizacja zlecenia Ogólne zasady realizacji zleceń Odpowiedzialność Zarządu Spółki w zakresie realizowanych zleceń Konsultacje i rozbieżność zdań Dokumentacja zlecenia Kontrola jakości zlecenia (weryfikacja) Archiwizacja i dostęp do akt Nadzór nad przestrzeganiem zasad kontroli jakości Założenia i cel nadzoru POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. CEL USTANOWIENIA ZASAD KONTROLI JAKOŚCI # 2

3 Celem Zarządu Spółki jest ustanowienie, wdrożenie, utrzymanie, nadzorowanie i egzekwowanie systemu kontroli jakości zapewniającego uzasadnioną pewność, że Zarząd #3 Zasady wewnętrznej kontroli jakości Spółki, pracownicy i współpracownicy przestrzegają: - Zasad wewnętrznej kontroli jakości określonych Uchwałą nr 1378/32/2009 KRBR z dnia r. w sprawie zasad wewnetrznej kontroli jakości podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finsansowych, -Międzynarodowego Standardu Kontroli Jakości (MSKJ) 1: Kontrola jakości dla firm przeprowadzających badania i przeglądy sprawozdań finansowych i inne usługi atestacyjne i pokrewne, -Międzynarodowego Standardu Rewizji Finansowej 220 sprawozdań finansowych, Kontrola jakości badania -Kodeksu etyki zasodowych ksiegowych IFAC jako zasad etyki zawodowej biegłych rewidentów, a sprawozdania (opinia i raport) z wykonania zlecenia wydane przez podmiot spełniają wymagania określone w art. 65 ust 1-4 ustawy o rachunkowosci oraz rozdziału IX-XI Krajowego Standardu Rewizji Finansowej nr 1. Przez system wewnętrznej kontroli jakości rozumie się procesy zapewniające wykonywanie przez Expert Audyt jako podmiot uprawniony do badania czynności rewizji finansowej zgodnie z obowiązującymi: - zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów, zwane dalej zasadami etyki, - krajowymi standardami rewizji finansowej, zwanymi dalej krajowymi standardami, - zasadami wewnętrznej kontroli jakości obowiązującymi w Expert Audtyt Sp. z o.o. 2. OGÓLNE ZADANIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZARZĄDU, PRACOWNIKÓW I WSPÓŁPRACOWNIKÓW Zarząd Spółki ma najwyższe uprawnienia i ponosi odpowiedzialność za system kontroli jakości. Przyjmuje on odpowiedzialność za zarządzenie i promowanie kultury kontroli jakości w firmie oraz ustanowienie i przestrzeganie niniejszej instrukcji oraz wszystkich innych niezbędnych praktycznych wskazówek podnoszących jakość zlecenia. Zarząd, wszyscy pracownicy i współpracownicy, są w zależności od przydzielonych im zadań, w różnym stopniu odpowiedzialni za wdrożenie zasad kontroli jakości w firmie. Każda osoba, która przyjmuje określoną odpowiedzialność i obowiązki będzie oceniana przez Zarząd pod względem wystarczającego i odpowiedniego doświadczenia oraz zdolności wywiązania się z nich. Od wszystkich wymaga się postępowania zgodnie z następującymi wytycznymi: 1) stawianie na pierwszym miejscu etycznego postępowania i jakości usługi, a czynniki rynkowe nie mogą być uważane za ważniejsze od jakości wykonanej pracy, # 3

4 2) zapoznanie się z Kodeksem IFAC oraz postępowanie zgodnie z zapisami w nim zawartymi, #4 Zasady wewnętrznej kontroli jakości 3) zrozumienie odpowiedzialności za zidentyfikowanie, ujawnienie i udokumentowanie zagrożeń niezależności oraz następującego po tym procesu zarządzania zidentyfikowanymi zagrożeniami przez firmę i jej personel, 4) unikanie okoliczności, w których niezależność może być (lub wydaje się być) osłabiona, 5) wypełnianie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w tym przechowywanie zaświadczeń potwierdzających ich odbycie, 6) aktualizacja wiedzy o rozwoju branży rewizji finansowej, mających zastosowanie w założeniach koncepcyjnych sprawozdawczości finansowej i usług atestacyjnych (MSSF, MSRF), ujawnieniach i zasadach rachunkowości, kontroli jakości, standardach obowiązujących w firmie oraz istotnych trendach branży i działalności klienta, 7) dzielenie się wiedzą i doświadczeniem z pracownikami (w miarę potrzeb) w celu poprawienia jakości usług na rzecz klientów, 8) zabezpieczenie i właściwe użycie oraz utrzymywanie biura i sprzętu komputerowego (łącznie ze środkami komunikacji), a także innych aktywów. Obejmuje to użytkowanie zasobów technologicznych biura tylko dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, przy uwzględnieniu etyki, poufności danych klienta i prywatności, 9) przechowywanie danych Spółki i klienta, informacji o działalności gospodarczej, informacji dotyczących klientów oraz danych osobowych w sposób bezpieczny i poufny, 10) zapewnienie, aby elektronicznie generowane przez biuro informacje dotyczące klienta i firmy były zapisywane zgodnie z właściwymi procedurami przechowywania danych, 11) dokumentowanie i utrzymywanie odpowiedniej ewidencji wszystkich znaczących konsultacji, dyskusji, analiz, postanowień oraz wniosków o zagrożeniu niezależności. 3. WYMOGI W ZAKRESIE NIEZALEŻNOŚCI I ZACHOWANIA TAJEMNICY Zarząd Spółki, wszyscy pracownicy i współpracownicy muszą zachować zarówno niezależność umysłu jak i wizerunku w trakcie wykonywania usług rewizji finansowej i usług atestacyjnych na rzecz klientów. Niezależność musi być zachowana przez cały czas pracy nad zleceniem i dotyczy to wszystkich usług rewizji finansowej i usług atestacyjnych, rozpoczętych jak również zaplanowanych. Normy prawne obowiązujące w tym zakresie to: 1) Kodeks etyki zawodowych księgowych IFAC Międzynarodowej Federacji Księgowych, w szczególności zapisy Sekcji 290; 2) MSKJ 1; 3) Międzynarodowy Standard Rewizji Finansowej (MSRF) 220: Kontrola jakości badań sprawozdań finansowych. # 4

5 Zarząd Spółki musi zapewnić właściwe rozstrzyganie zagrożeń niezależności i jest za to odpowiedzialny. Zarząd Spółki musi udokumentować szczegóły zidentyfikowanych zagrożeń #5 Zasady wewnętrznej kontroli jakości łącznie ze stosunkami i okolicznościami związanymi z klientem oraz zastosowane zabezpieczenia. Od Zarządu, pracowników i współpracowników wymaga się dokonania przeglądu ich konkretnej sytuacji dotyczącej wszelkich potencjalnych zagrożeń niezależności. Pracownicy przydzieleni do zlecenia usługi atestacyjnej potwierdzają Zarządowi, że są niezależni od zleceniodawcy i samego zlecenia lub zgłaszają każde istniejące lub możliwe zagrożenie niezależności, tak aby mogły być zastosowane odpowiednie zabezpieczenia. Wzór oświadczenia o niezależności stanowi załącznik Dokumentacji Rewizyjnej. Pracownicy muszą powiadomić Zarząd, jeśli posiadają wiedzę, że którykolwiek z członków zespołu realizującego zlecenie w okresie sprawozdawczym świadczył jakiekolwiek usługi zabronione przez Sekcję 290 Kodeksu IFAC lub inne organy regulacyjne, co mogłoby uniemożliwiać kontynuację świadczenia usługi atestacyjnej przez firmę. Pracownicy podejmują wszystkie możliwe rozsądne działania niezbędne do wyeliminowania lub ograniczenia wszelkich zagrożeń niezależności do poziomu możliwego do zaakceptowania. Działania te mogą obejmować: wykluczenie z zespołu realizującego zlecenie, zaprzestanie lub zmiana konkretnych typów prac lub usług wykonywanych w ramach zlecenia, wyzbycie się powiązań finansowych lub praw własności, zaprzestanie lub zmiana charakteru związków osobistych albo kontaktów gospodarczych ze zleceniodawcą, zlecenie dodatkowego przeglądu zawodowemu księgowemu z zewnątrz lub innemu pracownikowi, podjęcie wszelkich innych rozsądnych działań, stosownych do okoliczności Gdy zagrożenia niezależności nie mogą być wyeliminowane, ani obniżone do możliwego do zaakceptowania poziomu poprzez zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, Zarząd Spółki powinien wyeliminować działania, interesy lub związki, które powodują zagrożenie lub powinien odmówić przyjęcia lub kontynuacji zlecenia (tam gdzie nie jest to zabronione przez prawo lub przepisy). Zarząd występuje do podmiotu zlecającego usługę o wydanie oświadczenia o niezależności. Zarząd, pracownicy i współpracownicy muszą postępować zgodnie z Sekcją 220 Kodeksu IFAC zawierającą wymogi dotyczące udziałów, wpływów lub stosunków, które mogą stwarzać konflikt interesów. Wszyscy muszą być wolni od wszelkich udziałów, wpływów lub związków ze sprawami klienta, które osłabiają zawodowy osąd albo obiektywizm. Po konsultacjach z innymi pracownikami, Zarząd podejmuje ostateczne decyzje rozstrzygające każdą sytuację konfliktu interesów, co może obejmować: odmowę podjęcia się usługi, zlecenia, działania lub ich przerwanie, określanie i egzekwowanie konkretnych działań i procedur mających na celu rozwiązanie konfliktu, ochronę wrażliwych i informacji specyficznych dla danego # 5

6 #6 klienta, zapewnienie, że uzyskano odpowiednie pozwolenia oraz ujawniono informacje, o ile uznano takie działanie za dopuszczalne, Zasady wewnętrznej kontroli jakości właściwe dokumentowanie procesu, zastosowanych zabezpieczeń, wydanych decyzji lub zaleceń, stosowanie procedur dyscyplinarnych i sankcji za nieprzestrzeganie wymogów wobec partnera i pracowników, zainicjowanie i uczestnictwo we wczesnym planowaniu, mającym na celu unikanie potencjalnych sytuacji konfliktów interesu. Kiedy Zarząd decyduje się na przyjęcie lub kontynuację zlecenia, on i pracownicy dokumentują w aktach zlecenia zidentyfikowane konflikty. Mogą one zawierać wszelką korespondencję lub dyskusje dotyczące charakteru konfliktu, jak również dokumentację wszelkich konsultacji, wyciągnięte wnioski, zastosowane zabezpieczenia i wykonane procedury zarządzania sytuacjami konfliktowymi. Jeśli pracownicy nie mają pewności co do swojej odpowiedzialności dotyczącej oceny istniejącego lub potencjalnego konfliktu, zaleca się przeprowadzenie dyskusji z udziałem niezaangażowanych w sprawę członków zespołu, których należy poprosić o pomoc w ocenie. Dane i wszelkie informacje mają charakter poufny, a dostęp do nich powinien być kontrolowany. Każdy z pracowników i partnerów jest powiadamiany o konieczności zachowania tajemnicy zawodowej i podpisuje w tym zakresie stosowne oświadczenie, stanowiąca załącznik nr 3. Zasady archiwizacji i przechowywania dokumentacji opisane są w dziale Dostęp do archiwizacji i akt. Określono tam również zasady dostępu do informacji przez klienta lub inną osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia. 4. EGZEKWOWANIE ZASAD KONTROLI JAKOŚCI Zarząd ponosi główną odpowiedzialność za proces dyscyplinarny. Czynności naprawcze ustala się i administruje nimi w drodze konsultacji, a nie autokratycznie. Podjęte czynności naprawcze będą zależały od okoliczności, mogą one obejmować m.in.: przeprowadzenie rozmowy z osobą (osobami) zaangażowaną w sprawę w celu ustalenia faktów oraz przedyskutowanie przyczyn i możliwych rozwiązań, przeprowadzenie rozmów kontrolnych w celu sprawdzenia, czy poprawiło się przestrzeganie zasad oraz ostrzeżenie pracowników, że jeśli to nie nastąpi mogą być zastosowane bardziej zdecydowane czynności naprawcze chroniące interes klientów i Spółki, takie jak: - nagana (zarówno ustna jak i pisemna), - obligatoryjny wymóg ukończenia określonego kursu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, - pisemna informacja włączona do akt osobowych, - zawieszenie zatrudnienia, - zakończenie zatrudnienia, - oficjalne powiadomienie rzecznika dyscyplinarnego organizacji zawodowej. # 6

7 Poważne, umyślne powtarzające się wykroczenia lub przypadki nieposzanowania zasad obowiązujących w Spółce i zawodowych reguł nie mogą być tolerowane. Muszą być podjęte #7 Zasady wewnętrznej kontroli jakości odpowiednie kroki korygujące zachowanie pracowników, lub też należy zakończyć stosunki pracy z daną osobą. Przestrzeganie zasad kontroli jakości Spółki będzie rozpatrywane w formie indywidualnej, dokładnej i kompleksowej oceny każdego z pracowników, prowadzonej w trybie ciągłym, jak i w ramach planowanych regularnie procedur przeglądu personelu. ZARZĄDZENIE ZASOBAMI LUDZKIMI 1. GŁÓWNE CELE ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI Zarząd Spółki, mając na uwadze znaczenie zasobów ludzkich w rzetelnym wykonywaniu zleconych zadań, stawia sobie za cel stworzenie i rozwijanie zespołu, któremu powierzy się wykonywanie zleceń. Aby zapewnić wysoką jakość przeprowadzonych zleceń Zarząd czuwa nad właściwą rekrutacją, oceną i motywacją pracowników, a także dba o podnoszenie przez nich kwalifikacji poprzez działania wewnętrzne i szkolenia zewnętrzne. 2. REKRUTACJA I UTRZYMANIE ZASOBÓW LUDZKICH Zarząd mając na uwadze znaczenie wykonywanych przez pracowników czynności, a także ciążącą na Zarządzie odpowiedzialność ponoszoną za działania zatrudnionych osób wobec klientów, przeprowadza proces rekrutacji ze szczególną ostrożnością. W trakcie tego procesu zbierane są dokumenty osób aplikujących na dane stanowisko (list motywacyjny, życiorys, referencje, certyfikaty potwierdzające uprawnienia itp.). Przeprowadza się także następujące czynności uzupełniające zebrane dokumenty: rozmowa kwalifikacyjna, w trakcie której ocenia się także kulturę osobistą i cechy osobowości kandydata do pracy, niezbędne w pracy z klientem; weryfikuje się kwalifikacje naukowe i zawodowe, a także referencje przez ogląd oryginałów dokumentów, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do ich prawdziwości poprzez kontakt z podmiotem je wydającym; wyjaśnia się luki czasowe w życiorysie kandydatów; w uzasadnionych przypadkach analizuje się rejestr dłużników i rejestr karny; wyjaśnia się kandydatom wymogi Zarządu dotyczące niezależności, zachowania tajemnicy zawodowej i przedstawia się wzory oświadczeń w tym zakresie. Zarząd stara się rozpoznać możliwości rozwoju kariery personelu w celu zatrzymania kompetentnych pracowników i zapewnienia Spółce ciągłego, trwałego wzrostu. Zarząd okresowo dokonuje oceny stanu zatrudnienia i bieżących potrzeb w zakresie zasobów ludzkich i ich efektywnego wykorzystania. 3. STAŁE PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH # 7

8 Zarząd musi spełniać minimalne wymagania dotyczące stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych określonych w Międzynarodowym Standardzie Edukacji (MSE) 7 wydanym #8 Zasady wewnętrznej kontroli jakości przez IFAC: Stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych : Program kształcenia ustawicznego i stałego rozwoju zawodowych kwalifikacji oraz w MSE 8: Wymagania w zakresie kompetencji biegłych rewidentów. Zarząd dba także o stałe podnoszenie kwalifikacji przez pracowników poprzez ich udział w szkoleniach zewnętrznych i wewnętrznych. Także planując zespoły odpowiedzialne za realizację zleceń bierze się pod uwagę możliwość ćwiczenia młodszego personelu przez osoby z większym doświadczeniem. Zachęca się także pracowników do wzajemnej pomocy i współpracy, a także do konsultowania wewnątrz Spółki powstałych problemów i szukanie rozwiązań w oparciu o wiedzę i doświadczenie zatrudnionych pracowników. 4. STRUKTURA I FORMY ZATRUDNIENIA Organem uprawnionym do reprezentowania Spółki i odpowiedzialnym za jego działania i zapewnienie właściwego funkcjonowania jest Zarząd. Jego członkowie mogą wykonywać swoje działania na podstawie powołania lub umowy o pracę. Zarząd odpowiada za zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanych osób, które zapewnią rzetelne i właściwe wykonanie zleconych usług, na stanowiska: 1) Biegli rewidenci są to osoby posiadające uprawnienia do badania sprawozdań finansowych przyznane im przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów, posiadające odpowiednie doświadczenie i umiejętności pozwalające im na przeprowadzenie zleconych im zadań zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym opracowaniu. Mogą oni być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy podzlecenie (z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą). Biegli rewidenci mogą być zatrudniani jako: a) Kluczowi biegli osoba odpowiadająca za badanie sprawozdania finansowego, wydająca opinię na temat jego poprawności; b) Biegli uczestniczący w badaniu sprawozdania finansowego osoby wspomagające kluczowego biegłego w wykonaniu usługi; c) Weryfikator osoba odpowiedzialna za weryfikację dokumentacji roboczej zgromadzonej w trakcie wykonywania zlecenia. PODEJMOWANIE WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KLIENTAMI ORAZ KONTYNUACJA WSPÓŁPRACY W KOLEJNYCH OKRESACH 1. PRZYGOTOWANIE OFERTY I AKCEPTACJA ZLECENIA W celu zapewnienia właściwej jakości usług, już na etapie przygotowania oferty konieczne jest przeprowadzenie i udokumentowanie procesu przeglądu zlecenia wraz z określeniem ewentualnego ryzyka wiążącego się ze zleceniem. Oceniając potencjalne ryzyko związane ze zleceniem i ustalając, czy Spółka może zarządzać efektywnie ryzykiem należy rozważyć: # 8

9 czy Zarząd Spółki i pracownicy są lub mogą stać się wystarczająco kompetentni, aby podjąć się zlecenia (kwestia znajomości branży, przedmiotu usługi i doświadczenia w #9 Zasady wewnętrznej kontroli jakości stosowaniu wymogów regulacyjnych lub sprawozdawczych), dostępność rzeczoznawców, którzy mogą być potrzebni, dostępność osoby mającej dokonać kontroli jakości zlecenia (jeśli jest wymagana), każde planowane wykorzystanie pracy innego biegłego rewidenta lub księgowego, możliwość dotrzymania terminów sporządzenia sprawozdania wykonanego zlecenia, czy występują jakiekolwiek rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów, czy wszystkie zidentyfikowane zagrożenia niezależności są lub mogą być ograniczone do możliwego do zaakceptowania poziomu poprzez zastosowanie zabezpieczeń, jakość zarządzania u klienta (potencjalnego klienta), jak również osób sprawujących nadzór nad jednostką oraz tych, którzy kontrolują lub wywierają znaczący wpływ na jednostkę, uwzględniając ich uczciwość, kompetencje, reputację biznesową (łącznie z analizą wszystkich procesów sądowych lub negatywnego wizerunku organizacji), a także obecne i przyszłe doświadczenia firmy, postawę tych osób i grup wobec środowiska kontroli wewnętrznej i ich poglądy na ryzykowne lub niewłaściwe interpretacje standardów rachunkowości (łącznie z analizą wszystkich opinii z zastrzeżeniem wydanych wcześniej i charakteru tych zastrzeżeń), charakter działalności jednostki, łącznie z jej sposobami prowadzenia interesów i kondycją podatkową organizacji, czy Zarząd Spółki jest pod presją klienta, aby utrzymywać rozliczane godziny (opłaty pobierane za usługę) na nieracjonalnie niskim poziomie, czy Zarząd Spółki spodziewa się jakichkolwiek ograniczeń zakresu badania, czy są jakiekolwiek oznaki powiązań kryminalnych, wiarygodność prac wykonanych przez poprzednią firmę audytorską i odpowiedzi poprzedniego biegłego rewidenta udzielone na nasze zapytanie (w tym informacje o przyczynach zakończenia współpracy). W celu pozyskania informacji o nowych klientach pozyskuje się również informacje z publicznych źródeł (stron internetowych, KRS itp.), a w uzasadnionych przypadkach korzysta się także z wywiadowni gospodarczych i innych źródeł informacji. 2. PODEJMOWANIE I KONTYNUACJA WSPÓŁPRACY Współpraca z klientem rozpoczyna się od podpisania umowy na badanie sprawozdania finansowego lub umowy na wykonanie innych usług atestacyjnych. Do dokumentacji zlecenia dołącza się kopie uchwały organu dokonującego wyboru biegłego rewidenta. Dokumenty organizacyjne klienta, a także wieloletnie umowy, uchwały organów jednostki, wypisy z ksiąg wieczystych itp. gromadzone są jako dokumentacja stała wraz z listą zleceń wykonywanych na rzecz danego klienta. # 9

10 3. REZYGNACJA ZE WSPÓŁPRACY ZE ZLECENIODAWCĄ #10 Zasady wewnętrznej kontroli jakości Zarząd Spółki spotyka się z kierownictwem klienta i osobami sprawującymi nadzór nad jednostką w celu przedyskutowania faktów i okoliczności prowadzących do rezygnacji za zlecenia. Zarząd Spółki udokumentuje znaczące zagadnienia prowadzące do rezygnacji, łącznie z podaniem wyników konsultacji, wyciągniętych wniosków oraz podstaw ich wyciągnięcia. Jeżeli istnieją wymogi zawodowe, regulacyjne lub prawne, które zmuszają firmę do kontynuowania zlecenia, powody kontynuacji powinny być udokumentowane, łącznie z uwzględnieniem konsultacji z radcą prawnym. REALIZACJA ZLECENIA 1. OGÓLNE ZASADY REALIZACJI ZLECEŃ Wymaga się od wszystkich pracowników przeprowadzających zlecenie: przestrzegania obowiązujących w Spółce zasad planowania, nadzoru i przeglądu, wykorzystywania (właściwie zmodyfikowanych) wzorów dokumentacji do przygotowywania akt, dokumentacji i korespondencji, a także oprogramowania, narzędzi badawczych, procedur podpisywania i wydawania właściwych dla zlecenia, przestrzegania zasad etycznych Spółki, wykonywania swojej pracy z należytą starannością i uwagą, zgodnie ze standardami zawodowymi i standardami firmy, dokumentowania swojej pracy, analiz, konsultacji i wniosków wystarczająco i odpowiednio, wykonywania swojej pracy zachowując obiektywizm i niezależność, terminowo i efektywnie, dokumentując ją w sposób zorganizowany, systematyczny, kompletny i czytelny, upewnienia się czy wszystkie dokumenty robocze, dokumenty z akt, notatki, są parafowane, datowane i posiadają stosowne odnośniki i czy sprawy trudne i sporne zostały odpowiednio skonsultowane, upewnienia się czy kwestie właściwej komunikacji z klientem, oświadczenie, przeglądy i odpowiedzialność są jasno ustalone i udokumentowane, zadbania aby opinia i raport z wykonania zlecenia odzwierciedlało wykonaną pracę i zamierzony jej cel oraz aby wydano go zaraz po zakończeniu prac w jednostce. Badanie sprawozdań finansowych przeprowadzane jest przez biegłych rewidentów. Biegli rewidenci są odpowiedzialni za przeprowadzone badanie, w tym również za czynności wykonane przez asystentów. Przed rozpoczęciem badania/przeglądu odbywa się szkolenie wewnętrzne, podczas którego zespół (jeśli jest powoływany) zapoznawany jest z programem badania w tym: harmonogramem badania wstępnego; harmonogramem inwentaryzacji; # 10

11 harmonogramem badania zasadniczego obejmującego m.in.: skład zespołu badającego i plan badania. #11 Zasady wewnętrznej kontroli jakości Zespół (biegły rewident) zapoznaje się z dokumentacją stałą i dokumentacją rewizyjną z lat poprzednich w przypadku klientów, z którymi kontynuowana jest współpraca lub z informacjami zgromadzonymi na etapie przygotowywania oferty w przypadku klientów nowych. 2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZARZĄDU SPÓŁKI W ZAKRESIE REALIZOWANYCH ZLECEŃ Zarząd Spółki jest odpowiedzialny za: ogólną jakość każdego z przydzielonych mu zleceń, sformułowanie wniosku o przestrzeganiu wymogów niezależności w stosunku do klienta i uzyskanie w tym celu informacji wymaganej dla zidentyfikowania zagrożeń niezależności oraz podjęcie działań eliminujących takie zagrożenia lub ograniczających je do możliwego do zaakceptowania poziomu poprzez zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń i dopilnowanie, aby dokumentacja dotycząca problemu była kompletna, dopilnowanie, aby zastosowano odpowiednie procedury związane z podejmowaniem i kontynuacją współpracy ze zleceniodawcą a wyciągnięte wnioski były właściwe i zostały udokumentowane, upewnienie się czy zespół realizujący zlecenie ma odpowiednie zdolności, kompetencje i czas na wykonanie zlecenia zgodnie z zawodowymi standardami, regulacjami i wymogami prawnymi, nadzorowanie i/lub wykonywanie zlecenia zgodnie z zawodowymi standardami, regulacjami i wymogami prawnymi oraz zagwarantowanie, że wydane opinie i raporty biegłych rewidentów są właściwe w danych okolicznościach, poinformowanie kluczowych członków kierownictwa klienta oraz osób sprawujących nadzór nad jednostką o tożsamości i roli Zarządu Spółki odpowiedzialnego za zlecenie, zagwarantowanie poprzez przegląd dokumentacji i dyskusję przeprowadzoną z zespołem realizującym zlecenie, uzyskania odpowiednich dowodów badania wspierających wyciągnięte wnioski i wydane sprawozdanie, ustalenie, kiedy należy przeprowadzić kontrolę jakości zlecenia zgodnie ze standardami zawodowymi i polityką Zarządu Spółki, kiedy omówić z osobą dokonującą kontroli jakości zlecenia istotne zagadnienia wynikłe w toku jego realizacji, zidentyfikowane podczas kontroli jakości zlecenia, jak również nie datowanie sprawozdania biegłego rewidenta przed zakończeniem tego przeglądu. 3. KONSULTACJE I ROZBIEŻNOŚĆ ZDAŃ Zarząd konsultuje każdą istotną, trudną i sporną kwestię rozpoznaną podczas planowania lub w trakcie zlecenia z odpowiednio wykwalifikowaną osobą z zewnątrz. # 11

12 Porady zewnętrznego rzeczoznawcy będą zwykle wdrażane jako rozwiązanie lub będą stanowiły część rozwiązania spornej kwestii. Gdy porady nie zastosowano lub gdy jest ona #12 Zasady wewnętrznej kontroli jakości znacząco różna od wniosku, proponuje się, aby Zarząd przedstawił wyjaśnienie dokumentujące powody i rozważane alternatywy, wraz z zapisem konsultacji (lub w odniesieniu do niego). Zarząd podejmie ostateczną decyzję dotyczącą tych zagadnień, dokumentując przeprowadzone konsultacje i powody podjęcia decyzji. Zarząd i pracownicy starają się być obiektywnymi, sumiennymi, wolnymi od uprzedzeń, kierować się zdrowym rozsądkiem w ułatwianiu lub osiąganiu bez zbędnej zwłoki rozwiązania sporów oraz rozbieżności zdań. Spory i rozbieżność zdań powinny być dokumentowane. We wszystkich przypadkach sprawozdanie z wykonania zlecenia nie może być datowane zanim zagadnienia nie zostaną rozwiązane. 4. DOKUMENTACJA ZLECENIA Dla ułatwienia spójnej i zgodnej ze standardami zawodowymi oraz regulacjami i wymogami prawnymi realizacji zlecenia przez pracowników, Zarząd zapewnia szablon dokumentacji roboczej. Jest to Dokumentacja Robocza opracowana przez Expert Audyt Sp. z o.o. Wzór dokumentacji jest bieżąco aktualizowany w celu zapewnienia jego zgodności z obowiązującymi standardami zawodowymi. Pracownicy wykorzystują je do dokumentowania kluczowych faktów, szacowania ryzyka, planowania badania i dokonywania ocen w ramach wykonywanego zlecenia. Pracownikom zleca się stosowanie zawodowego osądu w trakcie dokumentowania procesu badania zgodnie ze standardami zawodowymi i zasadami firmy. W trakcie realizacji zleceń może być tworzona także dokumentacja stała klienta ułatwiająca pracę w przypadku kontynuacji współpracy z kontrahentem w latach następnych. Do dokumentacji stałej dołącza się w szczególności: dokumenty organizacyjne klienta (statut, umowę spółki, uchwały organów podmiotu); dokumenty potwierdzające rejestrację podmiotu we właściwych urzędach i rejestrach (KRS, ewidencja działalności gospodarczych, Urząd Skarbowy, GUS, ZUS); wieloletnie umowy handlowe (w szczególności z jednostkami powiązanymi, dotyczące znaku towarowego, stałych usług itp.); wieloletnie umowy finansowe (pożyczki, kredyty, umowy leasingu). Dokumentacja bieżąca zlecenia odzwierciedla czynności wykonane podczas realizacji zlecenia. Poza dowodami badania, dokumentacja powinna w szczególności zawierać: program badania sprawozdania finansowego, zidentyfikowane kwestie odnoszące się do wymogów etycznych (łącznie z potwierdzeniem ich przestrzegania), spełnienie wymogów niezależności i dokumentację wszystkich dyskusji odnoszących się do tych kwestii, # 12

13 wnioski wyciągnięte w odniesieniu do podejmowania i kontynuacji współpracy z klientem, #13 Zasady wewnętrznej kontroli jakości przeprowadzone procedury w celu oszacowania ryzyka istotnych nieprawidłowości wynikających z oszustwa lub błędu w sprawozdaniu finansowym oraz na poziomie stwierdzeń, harmonogram i zakres wykonanych procedur w odpowiedzi na oszacowane ryzyko, łącznie z rezultatami i wnioskami, zakres i wnioski wynikające z konsultacji, wszystkie przekazane i otrzymane informacje, wyniki weryfikacji ukończonej na datę lub przed datą sprawozdania biegłego rewidenta, wniosek, że zebrano i oceniono wystarczające, odpowiednie dowody badania oraz, że potwierdzają one sprawozdanie biegłego rewidenta, które ma być wydane. 5. KONTROLA JAKOŚCI ZLECENIA (WERYFIKACJA) Weryfikacja jest wymagana przed datowaniem opinii i raportu biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego. Przeprowadzenie przeglądu kontroli jakości musi być wykonane przed datowaniem opinii z wykonania zlecenia, gdy: jest ona elementem zbioru zabezpieczeń zastosowanych, w sytuacji gdy Zarząd narażony jest na znaczące i powtarzające się zagrożenie niezależności, wynikające z długotrwałego bliskiego osobistego związku lub kontaktów gospodarczych z klientem, które ograniczono poprzednim razem do możliwego do zaakceptowania poziomu poprzez stosowanie innych zabezpieczeń, zidentyfikowane zagrożenie niezależności dotyczące Zarządu powtarza się, jest uznane za znaczące i nie może być ograniczone do możliwego do zaakceptowania poziomu przez inne zabezpieczenia, przedmiot usługi zlecenia dotyczy organizacji, które są ważne dla określonych społeczności lub ogółu społeczeństwa, użytkownicy opinii to duża liczba biernych udziałowców (akcjonariuszy), posiadaczy równorzędnych jednostek własności, partnerów, wspólników przedsięwzięć, beneficjentów lub innych podobnych stron, występuje zidentyfikowane znaczące ryzyko związane z decyzją akceptacji lub kontynuacji zlecenia, zgodnie z Rozdziałem 3, podejmowaniem i kontynuacją współpracy z klientem oraz akceptacją konkretnych zleceń, możliwość zachowania zdolności do kontynuacji działalności jednostki jest problematyczna, a potencjalny wpływ opinii na korzystające strony trzecie (inne niż kierownictwo) jest znaczny, występuje istotne ryzyko dla użytkowników dotyczące nowych i bardzo złożonych wyspecjalizowanych transakcji, takich jak transakcje pochodne i zabezpieczające, wynagrodzenia bazujące na kursie giełdowym akcji, nietypowe instrumenty # 13

14 #14 finansowe, szeroki zakres oszacowań kierownictwa oraz osądy, które potencjalnie mają znaczący wpływ na innych użytkowników, Zasady wewnętrznej kontroli jakości całkowite wynagrodzenie zapłacone przez klienta stanowi duży udział w całkowitych przychodach rocznych Spółki (np. większy niż 30%). Mogą też wystąpić czynniki, które wymuszą przeprowadzenie kontroli jakości zlecenia po jego rozpoczęciu, jak np.: wzrost ryzyka zlecenia podczas jego realizacji, na przykład w sytuacji, gdy klient staje się celem przejęcia, obawa członków zespołu realizującego zlecenie, że opinia biegłego rewidenta może być nieodpowiednia do okoliczności, zidentyfikowanie nowych i znaczących użytkowników sprawozdania finansowego, znaczące spory sądowe których stroną jest klient wszczęte po zakończeniu procesu przyjęcia zlecenia, objęcie uwagą znaczenia i charakteru skorygowanych i nieskorygowanych błędów zidentyfikowanych w trakcie zlecenia, pojawienie się rozbieżności poglądów z kierownictwem badanej jednostki dotyczące istotnych zagadnień rachunkowości lub ograniczenia zakresu badania, pojawienie się ograniczeń zakresu badania. Decyzja o przeprowadzeniu weryfikacji, nawet gdy zlecenie spełnia kryteria wymienione powyżej, jak i zakres weryfikacji, będzie zależeć od złożoności zlecenia i związanego z nim ryzyka. Weryfikacja zawiera co najmniej: przegląd sprawozdania finansowego lub innych informacji dotyczących przedmiotu zagadnienia oraz projektu opinii biegłego rewidenta, rozważenie, czy projekt opinii biegłego rewidenta jest odpowiedni do okoliczności, przegląd wybranych akt dokumentacji zlecenia dotyczących znaczących osądów dokonanych przez zespół realizujący zlecenie oraz wyciągniętych na ich podstawie wniosków. Zarząd posiada standardowe listy kontrolne dotyczące kontroli jakości zlecenia aby przegląd był kompletny i odpowiednio udokumentowany. Zarząd powinien zapewnić minimum 1 dodatkowy dzień przed datą wydania opinii na weryfikację. Czas ten w przypadku większych i bardziej skomplikowanych zleceń będzie odpowiednio dłuższy. Sprawozdanie biegłego rewidenta z wykonania zlecenia nie może być datowane przed zakończeniem kontroli jakości zlecenia. Weryfikator musi być obiektywną, niezależną i odpowiednio wykwalifikowaną osobą z zewnątrz lub z Expert Audyt sp. z o.o., która ma czas na wypełnienie tej roli. Weryfikator nie może być członkiem zespołu realizującego zlecenie, nie może też, bezpośrednio lub pośrednio, przeglądać swojej własnej pracy lub decydować o realizacji zlecenia. # 14

15 Każdy zaangażowany przez Spółkę profesjonalista wypełniający funkcję weryfikatora musi wypełnić standardową listę kontrolną weryfikacji będącą udokumentowaniem przeglądu. #15 Zasady wewnętrznej kontroli jakości Musi ona obejmować potwierdzenia, dowody potwierdzające lub odniesienia do nich, stwierdzające że: odpowiednio wykwalifikowany profesjonalista przeprowadził procedury wymagane dla weryfikacji, przegląd ukończono na datę lub przed datą opinii biegłego rewidenta, wyciągnięto wnioski z procesu weryfikacji, osoba dokonująca kontroli jakości zlecenia nie zauważyła żadnych nierozwiązanych kwestii, które mogłyby wpływać na jego przekonanie, że zlecenie nie było przeprowadzone zgodnie ze standardami zawodowymi oraz mającymi zastosowanie regulacjami i wymogami prawnymi. Zaangażowany przez Spółkę profesjonalista z zewnątrz wypełniający funkcję weryfikatora może być zatrudniony na podstawie umowy cywilno-prawnej. Współpraca z weryfikatorem z zewnątrz może opierać się także na zasadach wzajemnego świadczenia usług weryfikacji między Expert Audyt sp. z o. o. a podmiotem współpracującym na zasadach nieodpłatności. 6. ARCHIWIZACJA I DOSTĘP DO AKT Polityka Spółki nakazuje stosowanie odpowiednich okresów archiwizacji w zależności od rodzaju akt. Okresy archiwizacji wynoszą odpowiednio: Dokumentacja stała 5 lat po zakończeniu współpracy; Dokumentacja podatkowa 5 lat po roku wydania opinii; Sprawozdania finansowe i opinia biegłego rewidenta wraz z uzupełniającym ją raportem i dokumentacją roboczą 5 lat po wydaniu opinii; Korespondencja 2 lata; Dokumentacja z audytu zewnętrznego projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez okres przewidziany w umowach o realizację projektów. Wszystkie dokumenty robocze przygotowane przez Spółkę, jak również otrzymane od klienta w toku realizacji zlecenia są poufne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Zarząd Spółki musi zatwierdzać wszystkie zewnętrzne wnioski o przegląd dokumentów roboczych. Dokumenty robocze będą ujawniane stronie trzeciej wyłącznie w sytuacji, gdy: Klient upoważni na piśmie do ich ujawnienia; Istnieje zawodowy obowiązek ujawnienia informacji; Ujawnienie jest wymagane w trakcie procesu prawnego lub sądowego; Ujawnienie jest wymagane przez inne regulacje prawne. NADZÓR NAD PRZESTRZEGANIEM ZASAD KONTROLI JAKOŚCI 1. ZAŁOŻENIA I CEL NADZORU Zasady i procedury kontroli jakości stanowią kluczową część systemu kontroli wewnętrznej firmy. # 15

16 Zarząd weźmie także pod uwagę opinie otrzymane podczas wizytacji od wizytatorów Krajowej Komisji Nadzoru oraz Komisji Nadzoru Audytowego. #16 Zasady wewnętrznej kontroli jakości Zabezpieczenia, które działają jako mechanizmy nadzoru w Spółce obejmują: programy edukacji i szkoleń wewnątrz firmy jak i poza nią, wymóg, aby zaangażowani przez Spółkę zewnętrzni profesjonaliści znali, rozumieli i przestrzegali zasad i procedur ustalonych dla przeglądu zlecenia, przeglądu kontroli jakości i zatwierdzania osób odpowiedzialnych za zlecenie. Zarząd jest świadomy potrzeby sprawdzania systemu kontroli jakości pod kątem stałej jego skuteczności w świetle ostatnich zmian, okresowego testowania procedur kontrolnych poprzez formalne nadzorowanie akt zlecenia, aby upewnić się, że funkcjonuje on skutecznie, oraz że nie jest celowo pomijany lub stosowany mniej rygorystycznie, niż to było zamierzone. Irena Kantorska Wiceprezes Zarządu Halina Dobruchowska Prezes Zarządu Warszawa, r. # 16