Regulamin Pracy Rady Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Uchwały 13/2016 z dnia Zarządu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego Regulamin Pracy Rady Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku Piastowskiego Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Niniejszy regulamin określa uprawnienia, organizację pracy oraz tryb obradowania Rady. 2 Terminy użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają: 1. LGD Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 2. Rada oznacza organ decyzyjny Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 3. Regulamin oznacza Regulamin Rady Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 4. Walne Zebranie Członków oznacza Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 5. Zarząd oznacza Zarząd Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 6. Prezes Zarządu oznacza Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 7. Biuro oznacza biuro Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 8. LSR oznacza Strategię Rozwoju Lokalnego Kierowanego przez Społeczność Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Sąsiedzi wokół Szlaku 9. Ustawa o RLKS Ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności ( Dz. U. z 2015 r., poz. 378 ), 10. Rozporządzenie 1303/2013 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347/355 z ), 3 1. Do kompetencji Rady jako ciała decyzyjnego należy: 1) wybór operacji, w rozumieniu art. 4 ust. 3 pkt 4 lit a) ustawy o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności (Dz.U. z 2015, oz. 378), zwanych dalej operacjami, które mają być realizowane w ramach LSR, oraz 2) ustalenie kwoty wsparcia zgodnie z art.4 ust. 3 pkt 4 lit b) ustawy o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności, 3) rozpatrywanie odwołań. 2. Decyzje Rady podejmowane są w drodze uchwał przyjmowanych zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy członków Rady. 3. Wybór operacji dokonywany jest w formie uchwały Rady, podjętej zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania zgodnie z pisemną procedurą gwarantującą, że co najmniej 50 % głosów w decyzjach dotyczących naboru pochodzi od partnerów niebędących instytucjami publicznymi.

2 Rozdział II Członkowie Rady 4 1. Rada składa się z 8 do 12 członków wybieranych przez Walne Zebranie Członków spośród członków Stowarzyszenia. 2. Członek Rady nie może być równocześnie członkiem Komisji Rewizyjnej, Zarządu lub pracownikiem LGD. 3. Kadencja Rady wynosi 4 lata. 4. Członkowie Rady wybierani są w głosowaniu jawnym. 5. W skład Rady wchodzą przedstawiciele władz publicznych, lokalnych partnerów społecznych i gospodarczych oraz mieszkańców, przy czym na poziomie podejmowania decyzji ani władze publiczne określone zgodnie z przepisami krajowymi ani żadna z grup interesu nie posiada więcej niż 49% praw głosu. 6. W składzie Rady znajduje się przynajmniej jeden: 1) przedsiębiorca, 2) kobieta, 3) osoba poniżej 35 roku życia. 7. Członkowie Rady powinni posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz wiedzę na temat funkcjonowania instrumentu RLKS oraz założeń LSR. 8. Potwierdzeniem posiadania wiedzy oraz doświadczenia może być m.in.: CV, zaświadczenie o udziale w szkoleniu, certyfikat ukończenia kursu, dokumentacja potwierdzająca realizację projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej Członkowie Rady będący osobami fizycznymi uczestniczą w jej pracach, w tym biorą udział w głosowaniu nad jej uchwałami, osobiście, a członkowie będący osobami prawnymi przez organ uprawniony do reprezentowania tej osoby prawnej albo pełnomocnika umocowanego do uczestniczenia w pracach rady. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa do uczestniczenia w pracach rady jest niedopuszczalne. 2. Członkowie Rady mają obowiązek uczestniczenia w posiedzeniach Rady. 3. W razie braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu Rady, jej członek w terminie min. 3 dni przed planowanym posiedzeniem zawiadamia o tym Przewodniczącego Rady. 4. W przypadku niewywiązywania się z obowiązków członka Rady, w tym systematycznego nieuczestniczenia w posiedzeniach Rady oraz dokonywania oceny wniosków w sposób niezgodny z treścią kryteriów oceny Przewodniczący uzasadniając swoją decyzję ma prawo wystąpić do Walnego Zebrania Członków o odwołanie tego członka Rady i wybór nowego na jego miejsce Członkowie Rady mają obowiązek zachowania bezstronności przy dokonywaniu oceny i wyboru operacji. 2. Członkowie Rady mają obowiązek składania pisemnego oświadczenia dotyczącego powiązań lub braku powiązań z wnioskodawcami lub poszczególnymi operacjami, które są zgłaszane do Rejestru interesu członków Rady Członkom Rady w okresie sprawowania funkcji przysługuje dieta lub zryczałtowane wynagrodzenie za udział w posiedzeniach Rady. 2. Wysokość diety lub zryczałtowanego wynagrodzenia dla członków Rady oraz szczegółowe warunki ustala Zarząd w formie uchwały. Rozdział III Przewodniczący Rady 8 1. Rada ze swojego składu wybiera Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego na pierwszym posiedzeniu w swojej kadencji. 2. Przewodniczący Rady organizuje pracę Rady i przewodniczy jej posiedzeniom. 3. Przewodniczący Rady czuwa nad sprawnym przebiegiem i przestrzeganiem porządku posiedzenia, otwiera i zamyka dyskusję oraz udziela głosu w dyskusji. 4. Podczas nieobecności Przewodniczącego Rady jego obowiązki pełni Wiceprzewodniczący. 5. Pełniąc swoją funkcję Przewodniczący Rady współpracuje z Zarządem i pracownikami Biura.

3 Rozdział IV Przygotowywanie i zwoływanie posiedzeń Rady 9 1. Posiedzenia Rady są zwoływane odpowiednio do potrzeb wynikających z naborów wniosków prowadzonych przez LGD. 2. Posiedzenia Rady zwołuje Przewodniczący Rady. 3. W przypadku dużej ilości spraw do rozpatrzenia, Przewodniczący Rady może zwołać posiedzenie trwające dwa lub więcej dni. 4. Materiały na posiedzenie Rady przygotowuje Biuro Członkowie Rady powinni być zawiadomieni o miejscu, terminie i porządku posiedzenia Rady najpóźniej 5 dni przed terminem posiedzenia. 2. Zawiadomienie o posiedzeniu może zostać przekazane za pomocą: a. poczty , b. poczty tradycyjnej c. w inny skuteczny sposób np. telefonicznie. Rozdział V Posiedzenia Rady Posiedzenia Rady są jawne. 2. W posiedzeniach Rady mogą uczestniczyć członkowie Zarządu. 3. Przewodniczący Rady może zaprosić do udziału w posiedzeniu osoby trzecie Posiedzenia otwiera, prowadzi i zamyka Przewodniczący Rady, a w razie jego nieobecności Wiceprzewodniczący 2. Obsługę posiedzeń Rady zapewnia Biuro. 3. Przed otwarciem posiedzenia członkowie Rady potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności. 4. W przypadku braku quorum niezbędnego do podejmowania prawomocnych decyzji, Przewodniczący zamyka posiedzenie, wyznaczając nowy termin posiedzenia. 5. Przed rozpoczęciem każdego posiedzenia Rady wszyscy członkowie Rady wypełniają i składają Deklarację poufności i bezstronności, gwarantującą uniknięcie konfliktu interesów, tj. wyeliminowanie ewentualnych powiązań członka Rady z wnioskodawcami i/lub poszczególnymi projektami. Deklaracja poufności i i bezstronności zawiera informację od członka Rady o jego wyłączeniach z procesu decyzyjnego dotyczących konkretnych wniosków. 6. Posiedzenie Rady jest prawomocne jeżeli uczestniczy w nim co najmniej połowa członków Rady oraz zachowany został parytet gwarantujący, iż co najmniej 50 % głosów pochodzić będzie od członków Rady reprezentujących sektor: gospodarczy, społeczny i mieszkańców, a żadna z grup interesu nie posiada więcej niż 49 % głosów Przedmiotem wystąpień podczas posiedzenia mogą być tylko sprawy objęte porządkiem posiedzenia. 2. W dyskusji głos mogą zabrać członkowie Rady oraz członkowie Zarządu. 3. W części posiedzenia poświęconej omówieniu wniosków o przyznanie pomocy na realizację operacji, Przewodniczący Rady w pierwszej kolejności udziela głosu pracownikowi Biura, który przedstawia aktualnie rozpatrywany wniosek Rada rozpatruje wnioski na posiedzeniach zgodnie z zasadami: 1) procedur wyboru i oceny operacji w ramach LSR 2) procedur wyboru i oceny grantobiorców w ramach projektów grantowych 2. Nad prawidłowym przebiegiem procesu oceny i wyboru, poprawności dokumentacji, zgodności formalnej, obliczaniem wyników głosowań czuwa opiekun procesu.

4 15 1. Po stwierdzeniu quorum Przewodniczący Rady przeprowadza wybór dwóch lub więcej sekretarzy posiedzenia, stanowiących Komisję skrutacyjną. Komisja skrutacyjna oblicza wyniki głosowania, kontroluje wraz z Przewodniczącym Rady quorum przed każdym głosowaniem oraz wykonuje inne czynności niezbędne do prawidłowego przebiegu posiedzenia. 2. Po dokonaniu wyboru Komisji skrutacyjnej Przewodniczący Rady przedstawia porządek posiedzenia i poddaje go pod głosowanie. 3. Członek Rady może zgłosić wniosek o zmianę porządku posiedzenia. Rada poprzez głosowanie przyjmuje lub odrzuca zgłoszone wnioski. 4. Przewodniczący Rady prowadzi posiedzenie zgodnie z porządkiem przyjętym przez Radę. 5. W chwili rozpoczęcia części posiedzenia dotyczącej oceny wniosków o przyznanie pomocy, Przewodniczący Rady udziela głosu pracownikowi Biura, który przedstawia aktualnie rozpatrywany wniosek. W dalszej kolejności Przewodniczący Rady może udzielić głosu pozostałym uczestnikom posiedzenia. 6. Po wyczerpaniu głosów Przewodniczący Rady zamyka dyskusję i rozpoczyna procedurę głosowania zgodnie z Rozdziałem VIII niniejszego Regulaminu. Rozdział VI Dokumentacja z posiedzeń Rady Po każdym posiedzeniu Rady sporządza się protokół z posiedzenia, który zawiera: 1) datę posiedzenia 2) imiona i nazwiska wraz z informacją o przynależności do określonego sektora wszystkich członków Rady obecnych na posiedzeniu oraz innych osób obecnych podczas posiedzenia 3) stwierdzenie prawomocności posiedzenia 4) przyjęcie porządku obrad 5) przedmiot poszczególnych głosowań 6) informacje o wyłączeniach z głosowania, zawierające imię i nazwisko osoby wyłączonej z głosowania ze wskazaniem, których wniosków dotyczy wyłączenie 7) wyniki głosowań 8) listę operacji zgodnych z LSR 9) listę operacji wybranych do finansowania 10) teksty podjętych uchwał jako załącznik do protokołu 2. Protokół podpisuje Przewodniczący oraz protokolant. 3. Protokół z posiedzenia publikowany jest na stronie internetowej LGD. 4. Uchwały rady posiadają charakter odrębnego dokumentu i opatruje się je kolejnym numerem łamane przez rok. 5. Uchwały Rady podpisuje Przewodniczący Rady. 6. Protokoły i dokumentacja z posiedzeń Rady jest gromadzona i przechowywana w biurze LGD. Protokoły z posiedzeń mają charakter jawny. Rozdział VII Szczegółowe zasady dotyczące wyłączenia z oceny i wyboru operacji W dyskusji oraz w głosowaniu nad oceną i wyborem operacji nie bierze udziału członek Rady, którego udział w dokonywaniu oceny i wyboru operacji może budzić wątpliwości co do jego bezstronności. 2. Wykluczeniu z głosowania nad wyborem operacji podlegają przede wszystkim: 1) osoby składające wniosek o wybór operacji w ramach wdrażania LSR LGD Sąsiedzi wokół Szlaku 2) osoby pozostające w związku małżeńskim lub w innej zależności z wnioskodawcą, będące w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, 3) osoby zasiadające w organach lub będące przedstawicielami osób prawnych składających wniosek, 4) członkowie Rady pozostający w stosunku podległości służbowej w stosunku do wnioskodawcy, 5) pozostałe osoby, które nie podpiszą deklaracji poufności i bezstronności, 6) w przypadkach innych niż wymienione w pkt 1-5, o wykluczeniu decyduje głosowanie Rady 3. Członek Rady wyłączony z głosowania opuszcza salę, w której odbywa się głosowanie, co najmniej w momencie głosowania nad wyborem operacji, z której jest wyłączony.

5 4. Dokumentem pozwalającym na identyfikację charakteru powiązań członków Rady z wnioskodawcami i/lub poszczególnymi projektami jest prowadzony Rejestr interesów członków Rady. Rozdział VIII Szczegółowe zasady podejmowania decyzji w sprawie wyboru operacji Wszystkie głosowania Rady są jawne. 2. Rada podejmuje decyzje w następujących formach: 1) Głosowanie przez podniesienie ręki na wezwanie Przewodniczącego Rady 2) Oceny wniosków przez wypełnienie kart oceny operacji i oddanie wypełnionych kart Komisji skrutacyjnej. 3. W trakcie każdego z głosowań konieczne jest zachowanie parytetu równowagi sektorów, tj. liczba członków reprezentujących sektor publiczny musi być mniejsza lub równa liczbie członków reprezentujących sektor społeczny i gospodarczy, biorących udział w głosowaniu. Ponadto żadna z grup interesu nie może mieć więcej niż 49% praw głosu w podejmowaniu decyzji przez Radę. 4. Przynależność do sektorów oraz do grup interesu i wszelkie powiązania identyfikowane są na podstawie Deklaracji poufności i bezstronności oraz Rejestru interesu członków Rady Głosowanie w trybie 18 ust. 2 pkt 1 odbywa się poprzez podniesienie ręki przez każdego uprawnionego do głosowania członka Rady po odczytaniu tekstu projektu uchwały poprzez Przewodniczącego Rady i poddaniu przedmiotowego projektu pod głosowanie. 2. Komisja skrutacyjna zlicza głosy oddane w danym głosowaniu i informuje Przewodniczącego Rady o wyniku głosowania. 3. Wynik głosowania uznaje się za pozytywny, gdy zwykła większość członków Rady uprawnionych go głosowania oddała głos za. 4. Przewodniczący Rady ogłasza wynik głosowania Ocena operacji obejmuje: 1) ocenę pod kątem spełnienia wymogów formalnych, 2) ocenę pod kątem zgodności operacji z LSR, 3) ocenę zgodności operacji z lokalnymi kryteriami wyboru, 4) ocenę wydatków i ustalenie kwoty wsparcia oraz wybór operacji do finansowania Członkowie Rady dokonują oceny wniosków za pomocą kart oceny operacji: a) karta oceny zgodności z LSR, b) karta oceny operacji wg. lokalnych kryteriów wyboru dla każdego przedsięwzięcia. 2. Głos oddany przez Członka Rady w formie wypełnionej karty oceny jest nieważny, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności: 1) na karcie brakuje imienia i nazwiska lub podpisu Członka Rady, 2) na karcie brakuje informacji pozwalających na zidentyfikowanie operacji, której dotyczy ocena (numer wniosku, nazwa wnioskodawcy, tytuł operacji). 3. Karta oceny powinna być wypełniona w sposób trwały i nie budzący wątpliwości. 4. W przypadku stwierdzenia błędów i/lub braków w sposobie wypełnienia karty oceny, Przewodniczący Rady (lub w jego zastępstwie Wiceprzewodniczący Rady) wzywa Członka Radym który wypełnił tę kartę do złożenia wyjaśnień, uzupełnienia braków i/lub dokonania poprawek, stawiając przy tych poprawkach swój podpis. 5. Jeśli po dokonaniu poprawek i/lub dokonaniu uzupełnień karta nadal zawiera błędy w sposobie wypełnienia, zostaje uznana za głos nieważny.

6 22 1. Po zakończeniu oceny i ustaleniu kwoty wsparcia, Komisja skrutacyjna przygotowuje listę operacji wybranych. Operacja zostaje wybrana do realizacji jeżeli: jest zgodna z celami Programu, w ramach którego ma być finansowana; jest zgodna z LSR oraz uzyskała minimalną liczbę punktów w ocenie wg. lokalnych kryteriów wyboru. W ramach danego naboru Rada stosuje jednakowe kryteria wyboru w całym procesie oceny i wyboru wniosków do finansowania. 2. Lista operacji wybranych do finansowania zawiera: 1) imię i nazwisko / nazwę wnioskodawcy, 2) tytuł operacji, 3) numer nadany wnioskowi, 4) kwotę ustalonego wsparcia. 3. Lista operacji wybranych zawiera wskazanie, które spośród operacji wybranych mieszczą się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze. 4. Rada rozstrzyga nabór operacji przyjmując listę operacji wybranych w drodze uchwały. 5. Wyniki głosowania w sprawie przyjęcia listy operacji odnotowuje się w protokole z oceny i wyboru operacji Rada w formie uchwały decyduje o wyborze operacji do finansowania. 2. W terminie 7 dni od zakończenia wyboru, LGD zamieszcza na stronie internetowej listę operacji zgodnych z LSR oraz listę operacji wybranych, ze wskazaniem, które z operacji mieszczą się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze wniosków o udzielenie wsparcia. Rozdział IX Procedura odwoławcza Od decyzji Rady dotyczących negatywnej oceny zgodności operacji z LSR, nieuzyskania przez operację wymaganej liczby punktów lub wyniku wyboru, który powoduje, że operacja nie mieści się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze wniosków o udzielenie wsparcia, wnioskodawcy przysługuje wniesienie protestu. 2. Protest jest składany w LGD, która przystępuje do weryfikacji wyników dokonanej przez siebie oceny operacji w zakresie kryteriów i zarzutów podnoszonych w proteście. Jednocześnie LGD informuje Samorząd Województwa o wniesionym proteście, po czym LGD przekazuje protest do Samorządu Województwa. Protest jest rozpatrywany przez Zarząd Województwa. 3. Do wnoszenia protestu i postępowania wszczętego na skutek jego wniesienia zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 11 lipca 2014r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz.U. z 2014, poz z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 20 lutego 2015r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności (Dz.U. z 2015r., poz. 378 z późn. zm.) W przypadku wniosku o udzielenie grantu w ramach projektu grantowego, od negatywnej oceny zgodności z LSR, nieuzyskania minimalnej liczby punktów lub wyniku wyboru, który powoduje, że operacja nie mieści się w limicie środków wskazanym w ogłoszeniu o naborze wniosków, wnioskodawcy przysługuje prawo wniesieniu sprzeciwu wobec dokonanej oceny. 2. Sprzeciw jest wnoszony do Zarządu i rozpatrywany przez Radę, przy czym przy rozpatrywaniu sprzeciwu zastosowanie mają przepisy 12 ust. 6 i 7 niniejszego Regulaminu. 3. Szczegółową procedurę postępowania w przypadku sprzeciwu wobec oceny wniosku o udzielenie grantu w ramach projektu grantowego określa Regulamin konkursów grantowych w ramach LGD.

7 Rozdział X Postanowienia końcowe 26 W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie decyduje Zarząd kierując się postanowieniami statutu bądź innymi przepisami prawa. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia. 27