OSWIADCZENIE O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH DLA KURSANTÓW GOETHE- INSTITUT E.V.

Transkrypt

1 OSWIADCZENIE O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH DLA KURSANTÓW GOETHE- INSTITUT E.V.

2 Goethe-Institut e.v., Dachauer Str. 122, München ( Goethe-Institut lub My ) jako usługodawca (w szczególności kursów stacjonarnych i zaocznych oraz egzaminów) jest administratorem danych osobowych uczestników kursów i egzaminów ( Państwo ) w znaczeniu Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) UE oraz niemieckich ustaw o ochronie danych osobowych, w szczególności federalnej ustawy o ochronie danych osobowych. Spis treści 1. ZBIERANIE I PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W CELU WYKONANIA UMOWY ZBIERANIE I PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO CELÓW MARKETINGU BEZPOŚREDNIEGO 3 a) Marketing pocztowy... 3 b) Newsletter mailowy PRZEKAZYWANIE DANYCH STRONOM TRZECIM BEZPIECZEŃSTWO DANYCH PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA I MOŻLIWOŚĆ KONTAKTU PRAWO DO SPRZECIWU... 5 Goethe-Institut traktuję kwestię ochrony Państwa danych osobowych bardzo poważnie. Niniejszym oświadczeniem o ochronie danych osobowych pragniemy w przejrzysty sposób poinformować Państwa, jakie dane osobowe ( Państwa dane ) zbieramy, przetwarzamy i wykorzystujemy, gdy zapiszą się Państwo na kurs i/lub egzamin Goethe-Institut. 1. ZBIERANIE I PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W CELU WYKONANIA UMOWY Zbieramy dane osobowe, gdy Państwo nam je przekazują podczas nawiązania z nami kontaktu (np. przez formularz kontaktowy lub ) lub w ramach zapisu na kurs bądź egzamin. Z poszczególnych formularzy przeznaczonych do wprowadzania informacji wynika dokładnie, jakie dane są zbierane oraz podanie których jest obowiązkowe lub dobrowolne. W tych przypadkach zbieramy i przetwarzamy przekazane przez Państwa dane osobowe w celu wykonania danej umowy, np. do przeprowadzenia egzaminu poziomującego względem Państwa kursu językowego lub kursu językowego wraz z odbywającym się bezpośrednio po nim egzaminem językowym, oraz celem odpowiedzi na Państwa zapytania zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli w tych ramach wyrazili Państwo wyraźną zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, zbieramy dane dotyczące Państwa zdrowia (np. alergie) wyłącznie do celu, o którym informujemy w momencie wyrażania zgody. Po zrealizowaniu danej umowy Państwa dane zostają zablokowane do dalszego przetwarzania i usunięte po upływie okresu przechowywania wynikającego z prawa podatkowego i handlowego. Jeśli okres

3 przechowywania wynikający z prawa podatkowego i handlowego nie dotyczy poszczególnych danych, zostaną one usunięte niezwłocznie po zrealizowaniu umowy. Ta zasada obowiązuje, o ile nie wyrazili Państwo wyraźnej zgody na dalsze przetwarzanie Państwa danych osobowych lub my nie zastrzegliśmy sobie ich prawnie dopuszczonego, dalszego przetwarzania, o czym informujemy Państwa poniżej. Przekazanie danych w celu wykonania umowy W ramach rezerwacji kursów i egzaminów Państwa dane osobowe przetwarzane są przez centralny system do zarządzania kursami językowymi, do którego dostęp mają inne placówki Goethe-Institut na świecie. Odbywa się to w celu wykonania umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. b RODO oraz do celów wynikających z naszych, w ramach wyważenia interesów nadrzędnych, uzasadnionych interesów do aktualnych i poprawnych zbiorów danych podczas rezerwacji kursów zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO. Jeśli w związku z tym przetwarzanie danych osobowych odbywa się w krajach poza Unią Europejską bądź Europejskiego Obszaru Gospodarczego, wraz z właściwymi placówkami Goethe-Institut uznaliśmy standardowe klauzule ochrony danych osobowych Unii Europejskiej za odpowiednie zabezpieczenie danych w myśl art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Do realizacji umowy przekazujemy Państwa dane przedsiębiorstwu wysyłkowemu, któremu została zlecona dostawa, o ile jest to konieczne do dostarczenia zamówionych towarów. W zależności od wyboru dostawcy usług płatniczych, podczas procesu zamówienia przekazujemy do celów realizacji płatności w tym celu zebrane dane dotyczące płatności instytucji kredytowej, której zlecono płatność, oraz ewentualnie dostawcy usług płatniczych, któremu zleciliśmy wykonanie usługi, wzgl. wybranemu serwisowi płatniczemu. Wybrani dostawcy usług płatniczych zbierają te dane częściowo też samodzielnie, jeśli założą Państwo u nich konto. W takim wypadku należy podczas procesu zamówienia zalogować się u dostawcy usług płatniczych podając swoje dane dostępowe. Wtedy obowiązuje oświadczenie o ochronie danych osobowych danego dostawcy usług płatniczych. W ramach wykonywania naszych umów z Państwem, przykładowo na zrealizowanie kursów językowych, częściowo przekazujemy Państwa dane usługodawcom, którzy dane te przetwarzają na nasze zlecenie i w ramach obowiązującej umowy na przetwarzanie danych osobowych między danym usługodawcą a Goethe- Institut. 2. ZBIERANIE I PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO CELÓW MARKETINGU BEZPOŚREDNIEGO a) Marketing pocztowy Zastrzegamy sobie możliwość wykorzystania Państwa imienia, nazwiska i adresu pocztowego do własnych celów marketingowych, np. do przysłania interesujących ofert i informacji dotyczących naszych produktów za pośrednictwem poczty. To służy celom wynikającym z naszych, w ramach wyważenia interesów przeważających, uzasadnionych interesów do kontaktu marketingowego wobec naszych klientów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W każdej chwili mają Państwo możliwość sprzeciwienia się gromadzeniu i przetwarzaniu Państwa danych do tych celów pisząc wiadomość na adres datenschutz@goethe.de. b) Newsletter mailowy Gdy zapiszą się Państwo do jednego z naszych newsletterów, przetwarzamy niezbędne do tego celu lub osobno przekazane nam przez Państwa dane, aby regularnie wysyłać Państwu subskrybowany newsletter mailowy. Przesłanie newsletterów mailowych odbywa się na podstawie Państwa osobnej i wyraźnej zgody zgodnie z

4 art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Z powodów bezpieczeństwa stosujemy wtedy tzw. metodę Double opt-in. Newsletter mailowy zostanie przesłany dopiero, gdy Państwo potwierdzą wcześniej subskrypcję newslettera. W tym celu wysyłamy Państwu wiadomość do potwierdzenia subskrypcji za pomocą zawartego w niej odnośnika. Tym chcemy zagwarantować, że jedynie posiadacz podanego adresu mailowego może dokonać zapisu do newslettera. Newsletter wysyłany jest w ramach przetwarzania danych na nasze zlecenie przez usługodawcę, któremu przekazujemy w tym celu Państwa adres mailowy. Temu sposobowi wykorzystania Państwa adresu mailowego mogą Państwo sprzeciwić się w każdym momencie poprzez wysłanie wiadomości na poniżej opisany kontakt lub za pomocą do tego przeznaczonego odnośnika znajdującego się w otrzymanej wiadomości martketingowej bez ponoszenia dodatkowych kosztów, innych niż wynikających z zawartych umów między Państwem, a dostawcami usług teleinformatycznych. 3. PRZEKAZYWANIE DANYCH STRONOM TRZECIM a) Przekazywanie danych innym placówkom Goethe-Institut Na wypadek, gdyby zostali Państwo z powodów określonych w regulaminie egzaminu wykluczeni z egzaminu Goethe-Institut, a Goethe-Institut skutkiem tego nałożył na Państwa roczny zakaz zdawania egzaminów oferowanych przez placówki Goethe-Institut na całym świecie, Państwa dane zostaną przekazane do centrów egzaminacyjnych Goethe-Institut (patrz 2 Regulaminu egzaminu) na całym świecie i tam przetwarzane w celu realizacji tego środka (kontroli dotrzymania nałożonego zakazu zdawania egzaminów). Odbywa się to na podstawie wykonania wspólnej umowy na udostępnienie egzaminu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli w związku z tym nastąpi przetwarzanie danych osobowych w krajach poza Unią Europejską lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, odbywa się to również na podstawie konieczności ich przekazania do wykonania tej umowy. b) Przekazanie danych do centralnego archiwum kontrolnego O ile Państwo zgodnie z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO wyrażą na to zgodę, dane dotyczące zdawanych przez Państwa egzaminów będą zapisane i przetwarzanie w centralnym archiwum kontrolnym (maksymalnie przez 10 lat) do celów kontroli ich autentyczności oraz wydawania duplikatów zaświadczeń. 4. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH Zabezpieczamy nasze systemy wzgl. procesy przetwarzania danych za pomocą kompleksowych technicznych i organizacyjnych środków przed zgubieniem, zniszczeniem, dostępem, modyfikacją lub rozpowszechnianiu Państwa danych przez osoby nieupoważnione. 5. PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA I MOŻLIWOŚĆ KONTAKTU Jako osobie, której dane dotyczą, przysługują Państwu następujące prawa: zgodnie z art. 15 RODO i w określonym tam zakresie, prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych przez nas danych osobowych;

5 zgodnie z art. 16 RODO prawo żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych, bądź uzupełnienia niekompletnych danych osobowych zebranych przez nas; zgodnie z art. 17 RODO prawo żądania usunięcia zebranych przez nas danych osobowych, o ile ich dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji; do wywiązania się z prawnego obowiązku; z uwagi na względy interesu publicznego lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; zgodnie z art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania, gdy: kwestionują Państwo prawidłowość danych osobowych; przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Państwo sprzeciwiają się usunięciu danych osobowych; nie potrzebujemy już danych osobowych, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; wnieśli Państwo sprzeciw na mocy art. 21 RODO wobec przetwarzania; zgodnie z art. 20 RODO prawo otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego Państwa danych osobowych oraz prawo żądania przesłania tych danych innemu administratorowi danych osobowych; zgodnie z art. 77 RODO prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Z reguły mogą zwrócić się Państwo do organu nadzorczego odpowiedniego dla swojego miejsca pobytu lub miejsca pracy albo naszej siedziby. W przypadku pytań do zbierania, przetwarzania lub wykorzystania Państwa danych osobowych lub w sprawie uzyskania informacji, sprostowania, ograniczenia przetwarzania i usunięcia danych oraz cofnięcia ew. udzielonych zgód albo wniesienia sprzeciwu przeciwko określonego sposobu wykorzystania danych oraz prawa do przenoszenia danych prosimy o zwrócenie się do naszych zakładowych inspektorów ochrony danych: Die Datenschutzbeauftragte Goethe-Institut e.v. Dachauer Str München datenschutz@goethe.de 6. PRAWO DO SPRZECIWU O ile przetwarzamy dane osobowe do celów wynikających z naszych, w ramach wyważenia interesów przeważających, uzasadnionych interesów, jak wyjaśniono powyżej, mogą Państwo sprzeciwić się temu przetwarzaniu ze skutkiem na przyszłość. Gdy przetwarzanie odbywa się do celów marketingu bezpośredniego, mogą Państwo wykonywać to prawo w dowolnym momencie, jak opisano powyżej. Gdy przetwarzanie odbywa się do innych celów, przysługuje Państwo prawo sprzeciwu wyłącznie w przypadku istnienia powodów, które wynikają z Państwa szczególnej sytuacji. Po wykonaniu przysługującego Państwu prawa sprzeciwu, Państwa dane nie będą więcej przez nas przetwarzane, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do

6 przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. To nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie odbywa się do celów marketingu bezpośredniego. Wtedy Państwa dane osobowe nie będą więcej przetwarzane w tych celach.