9) udzielanie informacji podległym pracownikom, w tym pomoc w interpretacji przepisów dotyczących procesu rekrutacji; 10) rozwiązywanie bieżących

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 8/2017 Rektora Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach z dnia 28 marca 2017 roku w sprawie zasad organizacji rekrutacji na studia, zakresu prac związanych z rekrutacją, trybu powoływania komisji rekrutacyjnych i zespołu sekcji do spraw obsługi rekrutacji oraz zasad ich wynagradzania Działając na podstawie 61 Statutu, art. 207 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz ze zm.), nakładającym obowiązek stosowania ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 23, ze zm.), zwanej dalej Kpa, oraz 9 i 19 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 grudnia 2016 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 2063, ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem, zarządza się, co następuje Warunki i tryb rekrutacji, w tym katalog składanych przez kandydata dokumentów, określone są uchwałami Senatu AWF Katowice, uchwalonymi na podstawie art. 169 ust. 2 (uchwała w sprawie warunków i trybu rekrutacji), art. 169 ust. 8 (uchwała w sprawie zasad przyjmowania laureatów i finalistów olimpiad stopnia centralnego) oraz art. 43 (uchwała w sprawie podejmowania studiów przez osoby niebędące obywatelami polskimi) ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym. 2. Szczegółowe informacje, dotyczące postępowania rekrutacyjnego udzielane są telefonicznie, drogą mailową lub osobiście w Punkcie Rekrutacyjnym, który mieści się w sali nr 213 w nowej wielofunkcyjnej hali sportowej AWF, w Katowicach przy ul. Mikołowskiej Kandydaci zakwalifikowani do przyjęcia składają wymagane dokumenty osobiście lub przez upoważnionego pełnomocnika w terminie siedmiu dni od ogłoszenia listy. 4. W przypadku składania dokumentów przez pełnomocnika wymagane jest pełnomocnictwo w formie pisemnej z określeniem jego zakresu (do złożenia dokumentów i odbioru decyzji o przyjęciu na studia). Nie jest wymagane pełnomocnictwo notarialne. Wzór pełnomocnictwa można pobrać ze strony IRK. 5. Kandydat składający dokumenty wykorzystuje indywidualne konto bankowe, wygenerowane w systemie IRK, tylko i wyłącznie w celu dokonania opłaty za postępowanie związane z przyjęciem na studia. 6. Decyzje dotyczące przyjęć na studia, na poziomie pierwszej i drugiej instancji, wydawane są zgodnie z Kpa, a w szczególności z art. 104, 107, 132, 138. Decyzje wydawane przez organy kolegialne, którymi są komisje rekrutacyjne, podpisywane są przez wszystkie osoby wchodzące w skład tych organów. 7. Decyzja wydziałowej komisji rekrutacyjnej zawiera uzasadnienie z informacją o uzyskanej przez kandydata punktacji, a w przypadku nieprzyjęcia na studia, przyczynę takiej decyzji, odnoszącą się do warunków i trybu rekrutacji określonych uchwałami, o których mowa w ust. 1. Decyzja wydziałowej komisji rekrutacyjnej zawiera ponadto pouczenie o możliwości złożenia odwołania do uczelnianej komisji rekrutacyjnej w terminie czternastu dni od daty doręczenia decyzji, zgodnie z art. 169 ust. 12 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz art Kpa. 8. Odwołanie od decyzji wydziałowej komisji rekrutacyjnej wnosi się, wraz z kompletem wymaganych dokumentów, do uczelnianej komisji rekrutacyjnej (organu odwoławczego) za pośrednictwem wydziałowej komisji rekrutacyjnej (organu pierwszej instancji, art

2 1 Kpa); odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia (art. 128 Kpa). Odwołanie składa się w Punkcie Rekrutacyjnym, gdzie jest rejestrowane. Odwołanie przyjęte w innym miejscu należy przekazać niezwłocznie do Punktu Rekrutacyjnego. 9. Wydziałowa komisja rekrutacyjna ma obowiązek wezwać kandydata do uzupełnienia dokumentacji (art. 64 Kpa), jeżeli jest to konieczne do wydania decyzji lub rozpatrzenia odwołania, w szczególności w celu weryfikacji świadectwa dojrzałości, dyplomu ukończenia studiów lub innych dokumentów. 10. Decyzja uczelnianej komisji rekrutacyjnej zawiera pouczenie o możliwości jej zaskarżenia do sądu administracyjnego, za pośrednictwem uczelnianej komisji rekrutacyjnej (organu, który wydał decyzję), w terminie trzydziestu dni od daty doręczenia decyzji. 11. Do obliczania terminów i instytucji przywrócenia terminu w postępowaniu rekrutacyjnym, stosuje się przepisy art. 57 i 58 Kpa Ustala się zakres prac wydziałowych komisji rekrutacyjnych: 1) ustalanie list rankingowych kandydatów zakwalifikowanych do przyjęcia i listy rezerwowej, z zachowaniem zasady, że każdy z kandydatów dopuszczonych do postępowania rekrutacyjnego zostanie uplasowany na jednej z tych list; listy zawierają nazwiska wszystkich kandydatów, dopuszczonych do postępowania rekrutacyjnego; 2) przeliczanie punktów kandydatom posiadającym świadectwa dojrzałości lub równoważne lub dyplomy uzyskane za granicą; 3) wydawanie decyzji, dotyczących przyjęcia lub nieprzyjęcia na studia; decyzje podpisywane są przez wszystkie osoby wchodzące w skład komisji; 4) wystawianie wezwań do uzupełnienia dokumentacji (art Kpa), jeżeli jest to konieczne do podjęcia decyzji lub rozpatrzenia odwołania; 5) zatwierdzenie zbiorczych protokołów wydziałowych komisji rekrutacyjnych, odrębnie dla danego kierunku, stopnia i formy studiów, w tym dwóch jednobrzmiących egzemplarzy w układzie alfabetycznym oraz jednego w układzie rankingowym, podpisanych przez przewodniczącego i wszystkich członków komisji; 6) przekazanie jednego egzemplarza protokołu w układzie alfabetycznym oraz protokołu w układzie rankingowym, o których mowa w punkcie 5, za pośrednictwem kierownika dziekanatu do Działu Dydaktyki i Spraw Studenckich oraz jednego egzemplarza protokołu w układzie alfabetycznym właściwemu dziekanowi; protokoły zawierają nazwiska i imiona kandydatów, numery PESEL, szczegółowy zestaw punktacji uzyskanej przez kandydata w postępowaniu rekrutacyjnym, informacje o wypełnieniu innych wymogów rekrutacji (wniesionej opłaty, wyniku badań profilaktycznych zdolny/ niezdolny) oraz informację o przyjęciu bądź nieprzyjęciu na studia; protokoły są parafowane na każdej stronie przez przewodniczącego i wszystkich członków komisji; 7) w przypadku złożenia przez kandydata odwołania od decyzji wydziałowej komisji rekrutacyjnej, po zweryfikowaniu świadectwa dojrzałości, dyplomu oraz innych dokumentów, wpływających na uzyskane wyniki, w ciągu siedmiu dni od dnia jego złożenia (art. 133 Kpa), wydziałowa komisja rekrutacyjna wykonuje jedną z poniższych czynności: a) wydaje nową decyzję, w trybie autokontroli po uwzględnieniu odwołania, zmieniającą decyzję zakwestionowaną przez kandydata (art. 132 Kpa) w przypadku stwierdzenia naruszenia warunków i trybu rekrutacji na studia, określonych w uchwale, polegających w szczególności na nieprawidłowym przeliczeniu punktów lub w przypadku obniżenia się progu rankingu; od nowej decyzji służy również odwołanie; 2

3 b) opiniuje odwołanie, podając liczbę uzyskanych punktów oraz uzasadniając konieczność utrzymania w mocy decyzji i przekazuje ją, wraz z kompletną dokumentacją, w tym z kopią decyzji zaskarżanej oraz potwierdzeniem odbioru, do uczelnianej komisji rekrutacyjnej, na ręce jej sekretarza lub upoważnionego pracownika działu właściwego do spraw dydaktyki; opinię podpisuje przewodniczący i członkowie właściwej wydziałowej komisji rekrutacyjnej; opinia wydziałowej komisji rekrutacyjnej jest niewiążąca dla uczelnianej komisji rekrutacyjnej. 2. Ustala się dodatkowo obowiązki przewodniczącego wydziałowej komisji rekrutacyjnej: 1) organizacja i nadzorowanie prac komisji; 2) wdrażanie zasad przyjęć na studia ustalonych w uchwałach Senatu AWF, zapoznanie członków wydziałowych komisji rekrutacyjnych z ich treścią, z treścią aktualnego Informatora dla kandydatów na studia oraz przepisami Kpa; 3) odbieranie, osobiście lub przez wyznaczonego członka komisji, decyzji dotyczących przyjęć na studia, wydrukowanych przez sekcję do spraw obsługi systemu IRK, i przekazywanie ich, podpisanych przez wszystkie osoby wchodzące w skład komisji, właściwej wydziałowej sekcji do spraw przyjmowania dokumentów; 4) instruowanie osób, wchodzących w skład wydziałowych komisji rekrutacyjnych o zasadach postępowania z dokumentacją o zastrzeżonym charakterze; 5) zgłaszanie przewodniczącemu zespołu do spraw IRK nieprawidłowości, dotyczących wprowadzonych przez kandydatów do systemu IRK wyników egzaminu maturalnego lub dojrzałości, będących podstawą przyjęcia na studia pierwszego stopnia i zlecenie wydruku nowych decyzji; dotyczy to kandydatów, którzy nie figurują w Krajowym Rejestrze Egzaminu Maturalnego lub zdawali egzamin dojrzałości, po weryfikacji danych przez zespoły do spraw przyjmowania dokumentów; 6) zgłaszanie przewodniczącemu zespołu do spraw IRK nieprawidłowości, dotyczących wprowadzonych przez kandydatów na studia drugiego stopnia do systemu IRK średnich ocen, jeżeli były one podstawą ustalenia miejsca na liście rankingowej zakwalifikowanych do przyjęcia i zlecenie wydruku nowych decyzji; 7) niezwłoczne wnioskowanie do właściwego dziekana o odwołanie osób powołanych do wydziałowych komisji rekrutacyjnych uchylających się od pracy. 3. Dodatkowo ustala się zakres prac i obowiązków przewodniczących i członków wydziałowych komisji rekrutacyjnych obsługujących postępowanie kwalifikacyjne w skład którego wchodzą testy kompetencji: 1) zatwierdzanie harmonogramów testów kompetencji, obciążeń sal dydaktycznych i list kandydatów z przydziałem do poszczególnych sal przygotowanych przez sekcję do spraw obsługi kandydatów; 2) przeprowadzanie i sprawdzanie testów kompetencji w ramach egzaminu wstępnego, przyznawanie punktów, zabezpieczanie dokumentacji przebiegu testów kompetencji oraz przekazywanie ich kierownikom właściwych dziekanatów Ustala się zakres prac uczelnianej komisji rekrutacyjnej: 1) rozpatrywanie składanych przez kandydatów odwołań od decyzji wydziałowych komisji rekrutacyjnych; 2) wystawianie wezwań do uzupełnienia dokumentacji (art. 64 Kpa), jeżeli jest to konieczne do rozpatrzenia odwołania; 3) utrzymywanie w mocy decyzji wydziałowych komisji rekrutacyjnych, w przypadku bezzasadności odwołania; 4) uchylanie decyzji wydziałowych komisji rekrutacyjnych, po uwzględnieniu odwołania; 3

4 5) wydawanie nowych decyzji, po uwzględnieniu odwołań kandydatów na studia, niezadowolonych z decyzji wydziałowych komisji rekrutacyjnych; decyzje podpisywane są przez wszystkie osoby wchodzące w skład komisji; 6) wydawanie postanowień o uchybieniu terminu do złożenia odwołania, innych postanowień oraz pism, niezbędnych w toku postepowania administracyjnego. 2. Ustala się obowiązki przewodniczącego uczelnianej komisji rekrutacyjnej: 1) organizacja i nadzorowanie pracy uczelnianej komisji rekrutacyjnej; 2) wdrażanie przepisów ustalonych w uchwałach, o których mowa w 1 pkt 1, zapoznanie wydziałowych komisji rekrutacyjnych z jej treścią oraz z treścią aktualnego Informatora dla kandydatów na studia oraz przepisami Kpa; 3) instruowanie osób pracujących przy rekrutacji o zasadach postępowania z dokumentacją o zastrzeżonym charakterze; 4) zabezpieczanie dokumentacji na poziomie odwoławczym Prorektor właściwy do spraw dydaktyki i studentów, wnioskuje do rektora o powołanie zespołu sekcji do spraw obsługi i koordynacji rekrutacji. Prorektor właściwy do spraw dydaktyki i studentów po powołaniu przez rektora zespołu sekcji do spraw obsługi i koordynacji procesu rekrutacji zobligowany jest do pełnienia nadzoru nad jego funkcjonowaniem. 2. W skład zespołu sekcji do spraw obsługi i koordynacji procesu rekrutacji wchodzą: 1) przewodniczący zespołu sekcji, którym jest kierownik działu właściwego do spraw dydaktyki i studentów; 2) sekcja do spraw obsługi systemu IRK, której przewodniczy kierownik działu właściwego do spraw aparatury informatycznej; 3) sekcja do spraw obsługi kandydatów, której przewodniczy pracownik działu właściwego do spraw dydaktyki i studentów; 4) sekcja do spraw przyjmowania dokumentów na Wydziale Fizjoterapii, której przewodniczy kierownik dziekanatu, a w jej skład wchodzą pracownicy Wydziału, w tym pracownicy dziekanatu; 5) sekcja do spraw przyjmowania dokumentów na Wydziale Wychowania Fizycznego, której przewodniczy kierownik dziekanatu, a w jej skład wchodzą pracownicy Wydziału, w tym pracownicy dziekanatu; 6) sekcja do spraw przyjmowania dokumentów na Wydziale Zarządzania Sportem i Turystyką, której przewodniczy kierownik dziekanatu, a w jej skład wchodzą pracownicy Wydziału, w tym pracownicy dziekanatu. 3. Do zakresu zadań przewodniczącego zespołu sekcji do spraw obsługi i koordynacji rekrutacji należy w szczególności: 1) przygotowywanie preliminarza rekrutacji; 2) przygotowywanie projektów zarządzeń regulujących proces rekrutacji; 3) opracowanie wzoru pełnomocnictwa do złożenia dokumentów i odbioru decyzji; 4) opracowanie wzorów skierowań na badania, decyzji, protokołów, oświadczeń i innych wydruków z systemu IRK; 5) zatwierdzanie tekstów informacji przekazywanych kandydatom drogą ową lub przez stronę IRK; 6) monitorowanie i kontrolowanie prac sekcji do spraw obsługi systemu IRK oraz sekcji do spraw koordynacji i obsługi kandydatów; 7) koordynowanie obsługi procesu rekrutacji na poziomie uczelni; 8) przygotowywane list do wypłaty wynagrodzeń; 4

5 9) udzielanie informacji podległym pracownikom, w tym pomoc w interpretacji przepisów dotyczących procesu rekrutacji; 10) rozwiązywanie bieżących problemów, związanych z przebiegiem procesu rekrutacji w ramach uczelni; 11) zatwierdzenie harmonogramów dyżurów w Punkcie Rekrutacyjnym lub w miejscach ustalonych odrębnie, z uwzględnieniem dyżurów od maja do października włącznie; 12) opracowanie wzorów decyzji, wezwań i protokołów w trakcie implementacji do IRK; 13) zapewnienie ciągłości obsługi procesu rekrutacyjnego; 14) monitorowanie przychodów z opłat rekrutacyjnych; 15) monitorowanie liczby kandydatów; 16) monitorowanie procesu realizacji badań profilaktycznych kandydatów; 17) przyjmowanie skarg i wniosków, dotyczących procesu rekrutacji; 18) przygotowywanie sprawozdania EN-1 z rekrutacji. 4. Do zakresu zadań sekcji do spraw obsługi systemu IRK należy informatyczna obsługa procesu rekrutacji na poziomie uczelni i na wszystkich wydziałach, w szczególności: 1) faza przygotowawcza: przygotowanie serwera lub miejsca na serwerze wirtualizacyjnym, instalacja systemu operacyjnego i aplikacji IRK, przygotowanie bazy, wstępne przygotowanie i szkolenie użytkowników administracyjnych i komisji rekrutacyjnych, rejestracja, ustalenie haseł oraz ról i uprawnień użytkowników, lokalizacja aplikacji dla potrzeb AWF adresy, telefony, konta, interfejs graficzny itp., przygotowanie systemu rejestracji opłat rekrutacyjnych uzgodnionych z bankiem, przygotowanie systemu archiwizacyjnego, przygotowanie niezbędnej dokumentacji systemu; 2) obsługa cykliczna, powtarzana przez cały okres rekrutacji: nadzór nad poprawnością działania systemu i aplikacji, monitoring i kontrola logów systemowych, bieżąca archiwizacja danych na serwerze i nośnikach zewnętrznych, kontrola procesu i poprawności archiwizacji; 3) obsługa płatności masowych, w tym rejestracja, zmiany tytułów wpłat przy zmianie kierunku lub formy studiów, etc.; 4) rozwiązywanie problemów kandydatów i pomoc przy logowaniu do systemu IRK (bezpośrednio, telefonicznie, owo), z uwzględnieniem dyżurów w Punkcie Rekrutacyjnym od maja do października; 5) obsługa problemów użytkowników administracyjnych i komisji rekrutacyjnych; 6) przygotowanie i realizacja pobierania ocen maturalnych z krajowego rejestru matur (KREM) oraz weryfikacja i przeliczenie wyników maturalnych i egzaminacyjnych wprowadzonych przez kandydatów na punkty rekrutacyjne według bieżących ustaleń, obsługa ogłoszeń i powiadomień systemu IRK udostępnianych przez stronę internetową oraz wysyłanych poprzez wewnętrzny serwer poczty elektronicznej; 7) przygotowywanie list rankingowych kandydatów na poszczególne kierunki, stopnie i formy studiów, uwzględniających sumę punktów oraz udział w finałach olimpiad stopnia centralnego; 8) przygotowanie i zamieszczenie na stronie internetowej IRK listy kandydatów zakwalifikowanych do przyjęcia oraz listy rezerwowej; 9) wysyłanie kandydatom drogą ową informacji o listach osób zakwalifikowanych i listach rezerwowych (link) oraz terminach i miejscach składania dokumentów; 10) przygotowywanie list kandydatów na studia pierwszego stopnia, których wyniki nie były pobierane z krajowego rejestru matur (KREM), celem weryfikacji przy przyjmowaniu dokumentów wprowadzonych przez kandydatów danych o wynikach; 11) przygotowywanie list egzaminacyjnych dla komisji przeprowadzającej test kompetencji; 5

6 12) generowanie w systemie IRK, na podstawie obowiązujących przepisów i otrzymanych wytycznych, wzorów decyzji i protokołów; 13) wydruk dla poszczególnych komisji według zadanych kryteriów decyzji o przyjęciu lub nieprzyjęciu kandydata, w tym decyzji w trybie autokontroli; decyzje o przyjęciu i nieprzyjęciu kandydatów drukowane są z kolejno nadanymi numerami; 14) wysyłanie decyzji kandydatom nieprzyjętym na studia, poczta elektroniczną, za potwierdzeniem odbioru; 15) wpisywanie do systemu IRK na indywidualne konta kandydatów, danych o przyjęciu lub nieprzyjęciu na studia, na podstawie listy wydanych decyzji, przygotowanych przez kierowników dziekanatów; 16) przygotowanie i zamieszczenie na stronie IRK list kandydatów przyjętych na studia; 17) przygotowanie kolejnych tur rekrutacji w przypadku niewypełnienia limitów przyjęć; 18) wydruk zwrotnych potwierdzeń odbioru, niezbędnych do wysyłania decyzji kandydatom nieprzyjętym na studia, w przypadku wysyłania decyzji przesyłkami poleconymi za potwierdzeniem odbioru; 19) procesy końcowe: zamknięcie tur rekrutacji, podsumowanie wyników sprawozdania, weryfikacja zestawień finansowych we współpracy z innymi komórkami, przygotowanie przeniesienia danych przyjętych kandydatów do systemu USOS, zamknięcie systemu i archiwizacja danych na nośniku zewnętrznym, przechowywanych przez rok, usunięcie danych z serwera; 20) pobieranie niezbędnych do wykonywania wydruków materiałów biurowych (np. papieru do wydruków, kopert, formularzy zwrotnych potwierdzeń odbioru); 21) dodatkowym zadaniem przewodniczącego sekcji jest nadzór, koordynacja i zapewnienie ciągłości prac oraz kontrola podległych pracowników w zakresie powierzonych zadań, w tym przygotowanie harmonogramu obciążeń poszczególnych pracowników. 5. Do zakresu zadań sekcji do spraw obsługi kandydatów należy w szczególności: 1) pełnienie dyżurów w punkcie rekrutacyjnym, zgodnie z harmonogramami podanymi do wiadomości na stronie internetowej w systemie IRK, z uwzględnieniem dyżurów od czerwca do października włącznie; 2) udzielanie na bieżąco informacji, dotyczących warunków i trybu rekrutacji; 3) instruowanie kandydatów i udzielanie im wyjaśnień, bezpośrednio, telefonicznie i owo, dotyczących procesu rekrutacji oraz zasad korzystania z systemu IRK; 4) udzielanie kandydatom pomocy bezpośrednio przy logowaniu do systemu; 5) skanowanie fotografii kandydatów na studia i wprowadzanie ich na indywidualne konta w systemie IRK; 6) wykonywanie kserokopii dokumentów składanych przez kandydatów; 7) przyjmowanie oraz wykonywanie kserokopii zaświadczeń stwierdzających udział w finałach olimpiad stopnia centralnego; pracownik przyjmujący dokument, wykonuje dla kandydata kserokopię, na której potwierdza fakt i datę złożenia dokumentu; złożone dokumenty rejestruje się w księdze podawczej i przekazuje, za potwierdzeniem odbioru, właściwej wydziałowej komisji rekrutacyjnej; 8) przygotowanie harmonogramu testu kompetencji, obciążeń sal dydaktycznych oraz przydziału kandydatów do poszczególnych sal i podawanie ich do wiadomości, po zatwierdzeniu przez przewodniczącego właściwej wydziałowej komisji rekrutacyjnej; 9) obsługa prowadzonej korespondencji, związanej z rekrutacją; 10) wykonywanie wydruków związanych z rekrutacją na poziomie uczelni; 11) wysyłanie decyzji kandydatom nieprzyjętym na studia, pocztowymi przesyłkami poleconymi za potwierdzeniem odbioru, w przypadkach, kiedy niemożliwe będzie wysłanie decyzji poczta elektroniczną; 6

7 12) obsługa administracyjna uczelnianej komisji rekrutacyjnej, w tym wysyłanie kandydatom decyzji uczelnianej komisji rekrutacyjnej, pocztowymi przesyłkami poleconymi za potwierdzeniem odbioru; 13) przyjmowanie odwołań od decyzji wydziałowych komisji rekrutacyjnych składanych przez kandydatów nieprzyjętych na studia, wraz z kompletem dokumentów, rejestrowanie tych odwołań w księdze podawczej i przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru właściwej wydziałowej komisji rekrutacyjnej; 14) wysyłanie wezwań do uzupełnienia dokumentacji (art Kpa); 15) przygotowywanie bieżących zestawień statystycznych, niezbędnych do monitorowania wnoszonych opłat oraz liczby kandydatów; 16) realizacja bieżącego zaopatrzenia uczelnianej komisji rekrutacyjnej w materiały biurowe, niezbędne w procesie rekrutacji; 17) dodatkowym zadaniem przewodniczącego sekcji jest nadzór, koordynacja i zapewnienie ciągłości prac oraz kontrola podległych pracowników, w zakresie powierzonych zadań, w tym przygotowanie harmonogramu obciążeń poszczególnych pracowników. 6. Do zakresu zadań wydziałowych sekcji do spraw przyjmowania dokumentów należy obsługa administracyjna rekrutacji na poziomie wydziału, w szczególności: 1) przyjmowanie kompletów dokumentów kandydatów zakwalifikowanych do przyjęcia oraz potwierdzanie zgodności z oryginałem kserokopii składanych dokumentów (świadectwa, dyplomów, zaświadczeń, etc.); potwierdzenie zawiera klauzulę Stwierdzam zgodność z oryginałem, imienną pieczątkę osoby potwierdzającej lub jej czytelny podpis imieniem i nazwiskiem; 2) weryfikacja wprowadzonych przez kandydatów na studia pierwszego stopnia do systemu IRK wyników egzaminu maturalnego, którzy nie figurują w Krajowym Rejestrze Egzaminu Maturalnego lub wyników egzaminu dojrzałości i niezwłoczne zgłaszanie nieprawidłowości przewodniczącemu właściwej wydziałowej komisji rekrutacyjnej; 3) weryfikacja wprowadzonych przez kandydatów na studia drugiego stopnia do systemu IRK średnich, jeżeli były one podstawą do miejsca na liście rankingowej zakwalifikowanych do przyjęcia i niezwłoczne zgłaszanie nieprawidłowości przewodniczącemu właściwej wydziałowej komisji rekrutacyjnej; 4) doręczanie decyzji o przyjęciu na studia; decyzję wręcza się kandydatowi, który potwierdza jej odbiór własnoręcznym podpisem i datą na kopii decyzji (drugim egzemplarzu), zawierającej sformułowanie Potwierdzam odbiór decyzji miejsce na datę doręczenia (odbioru decyzji) i podpis kandydata; 5) informowanie ustne i wręczanie kandydatom składającym dokumenty pisemnej informacji, dotyczącej wykorzystania indywidualnego konta bankowego, wygenerowanego w systemie IRK, tylko i wyłącznie w celu dokonania opłaty za postępowanie związane z przyjęciem na studia; 6) przekazywanie sekcji do spraw obsługi IRK listy wydanych decyzji, celem wpisania do systemu IRK na indywidualne konta kandydatów informacji o przyjęciu lub nieprzyjęciu na studia; 7) obsługa prowadzonej korespondencji, związanej z rekrutacją; 8) ustalenie i podanie do wiadomości kandydatom terminów i miejsca dyżurów w okresie przyjmowania w/w dokumentów; 9) wykonywanie innych zadań, wynikających z bieżących potrzeb postępowania rekrutacyjnego; 10) dodatkowym zadaniem przewodniczącego sekcji (kierownika dziekanatu) jest: 7

8 a) nadzór, koordynacja i zapewnienie ciągłości prac oraz kontrola podległych pracowników w zakresie powierzonych zadań; b) przygotowanie harmonogramu obciążeń poszczególnych pracowników; c) bieżące przekazywanie sekcji ds. obsługi systemu IRK list wydanych decyzji o przyjęciu na studia, a po wypełnieniu limitu przyjęć list kandydatów nieprzyjętych na studia; d) przekazanie zbiorczych protokołów wydziałowych komisji rekrutacyjnych do Działu Dydaktyki i Spraw Studenckich Rektor powołuje, w roku, którego dotyczy rekrutacja, uczelnianą komisję rekrutacyjną oraz zespół sekcji do spraw obsługi i koordynacji procesu rekrutacji, na wniosek prorektora właściwego ds. dydaktyki: 1) nie później niż do 20 kwietnia, w przypadku przewodniczącego zespołu sekcji oraz sekcji ds. obsługi systemu IRK; 2) nie później niż do 15 maja, w przypadku sekcji ds. obsługi kandydatów; 3) nie później niż do 15 czerwca, w przypadku sekcji ds. przyjmowania dokumentów. 2. Dziekani powołują trzyosobowe wydziałowe komisje rekrutacyjne, nie później niż do 15 czerwca roku, którego dotyczy rekrutacja: 1) dwie na Wydziale Fizjoterapii; 2) cztery na Wydziale Wychowania Fizycznego; 3) dwie na Wydziale Zarządzania Sportem i Turystyką. 3. Dziekan może powołać komisję pięcioosobową w miejsce trzyosobowej, w przypadku komisji, w której zadaniach będzie przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego zawierającego test kompetencji. 4. Dziekan lub upoważniony przez dziekana prodziekan sprawuje nadzór nad powołanymi przez siebie wydziałowymi komisjami rekrutacyjnymi. Upoważniony przez dziekana do sprawowania nadzoru prodziekan nie może wchodzić w skład komisji rekrutacyjnej. 5. Nauczyciel akademicki lub pracownik niebędący nauczycielem akademickim może uczestniczyć w danym roku w pracach tylko jednej komisji rekrutacyjnej Za nadzór nad komisjami rekrutacyjnymi z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, dziekanowi lub upoważnionemu przez niego prodziekanowi przyznaje się jednorazowy dodatek specjalny, nie wyższy niż 70% stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego asystenta, wypłacany z dołu nie później niż do końca listopada roku, którego dotyczy rekrutacja. 2. Za udział w pracach wydziałowych komisji rekrutacyjnych oraz uczelnianej komisji rekrutacyjnej przyznaje się w zależności od liczby kandydatów i pełnionej funkcji: 1) nauczycielom akademickim, na podstawie 9 rozporządzenia, jednorazowe dodatkowe wynagrodzenie, nie wyższe niż 70% stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego asystenta, wypłacane z dołu nie później niż do końca listopada roku, którego dotyczy rekrutacja; 2) pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi, z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, jednorazowy dodatek specjalny, nie wyższy niż 70% stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego asystenta, wypłacany z dołu nie później niż do końca listopada roku, którego dotyczy rekrutacja. 3. Za nadzór nad całym procesem rekrutacji z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych, prorektorowi właściwemu do spraw dydaktyki przyznaje się miesięczny dodatek 8

9 specjalny, nie wyższy niż 70% stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego asystenta, wypłacany z dołu w miesiącach ustalonych przez rektora, począwszy od miesiąca uruchomienia do zakończenia procesu rekrutacji. 4. Za udział w pracach zespołu sekcji do spraw obsługi i koordynacji procesu rekrutacji z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań przyznaje się, w zależności od pełnionej funkcji, miesięczny dodatek specjalny nie wyższy niż 70 % stawki minimalnego wynagrodzenia zasadniczego asystenta, wypłacany z dołu, w przypadku osób, o których mowa w 4 ust. 2 pkt 1-2 począwszy od miesiąca uruchomienia do zakończenia procesu rekrutacji, w przypadku osób, o których mowa w 4 ust. 2 pkt 3 od czerwca do września, a w przypadku osób, o których mowa w 4 ust. 2 pkt 4-6 w miesiącach przyjmowania dokumentów kandydatów przyjętych na studia, jednak nie dłużej niż od lipca do września. 5. Szczegółowa wysokość dodatkowych wynagrodzeń oraz dodatków specjalnych, o których mowa w ust. 1-4 oraz miesiące, w których one przysługują, zatwierdzane są przez rektora w postaci preliminarza rekrutacji na dany rok akademicki, opracowanego przez kierownika działu właściwego do spraw dydaktyki i studentów, zatwierdzonego przez prorektora właściwego ds. dydaktyki, ustalonego zgodnie z zapisami 1 uchwały Nr AR001-1-II/2017 Senatu Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach z dnia 28 lutego 2017 r. w sprawie zasad ustalania wysokości opłat za postępowanie związane z przyjęciem na studia i przeznaczenia przychodów z tych opłat Listy do wypłaty wynagrodzeń i dodatków specjalnych, o których mowa w 6 niniejszego zarządzenia zatwierdza prorektor właściwy ds. dydaktyki. 2. Minimalne wynagrodzenie asystenta, o którym mowa w niniejszym zarządzeniu, oznacza aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie asystenta, określone w załączniku do rozporządzenia. 3. Dodatki specjalne, o których mowa w niniejszym zarządzeniu, pokrywane są w całości z przychodów, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, czyli wyłącznie ze źródeł innych niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i uzależnione są od faktycznie uzyskanych przez AWF Katowice środków ze wskazanego źródła. 4. Łączna kwota dodatków specjalnych, o których mowa w niniejszym zarządzeniu, nie może przekroczyć miesięcznie 80% sumy wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika, zgodnie z 19 ust. 3 rozporządzenia. 5. Dodatkowe wynagrodzenia i dodatki specjalne, o których mowa w niniejszym zarządzeniu, wypłacane są w danym roku budżetowym w łącznej wysokości zatwierdzonej przez rektora w preliminarzu rekrutacji na dany rok akademicki, przeznaczonej przez Senat AWF Katowice na dodatkowe wynagrodzenia i dodatki specjalne, zgodnie z 1 ust. 3 uchwały, o której mowa w 6 ust. 5, uchwalonej zgodnie z art. 151 ust. 8 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym. 6. W przypadku nadwyżki przychodów z opłat rekrutacyjnych w stosunku do preliminarza, po rozliczeniu przychodów i kosztów rekrutacji, w grudniu danego roku budżetowego rektor może zatwierdzić wypłatę wyrównania dodatkowych wynagrodzeń i dodatków specjalnych. 7. W przypadku niedoboru przychodów z opłat rekrutacyjnych w stosunku do preliminarza, po rozliczeniu przychodów i kosztów rekrutacji, nie pokryte przychodami koszty potrącane będą z przychodów z opłat rekrutacyjnych w następnym roku budżetowym. 9

10 8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy o finansach publicznych, Statutu i uchwał Senatu AWF Katowice. 9. Niniejsze zarządzenie nie narusza praw i obowiązków kandydatów. 10. W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszym zarządzeniem a uchwałami Senatu, o których mowa w 1 pkt 1, stosuje się uchwały Senatu. 8. Traci moc zarządzenie Nr 10/2016 Rektora Akademii Wychowania Fizycznego im. Jerzego Kukuczki w Katowicach z dnia 31 marca 2016 roku w sprawie zasad organizacji rekrutacji na studia pierwszego i drugiego stopnia, zakresu prac związanych z rekrutacją, trybu powoływania komisji rekrutacyjnych i zespołu sekcji do spraw obsługi rekrutacji oraz zasad ich wynagradzania. 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 28 marca 2017 r. Rektor prof. dr hab. Adam Zając 10