OGŁOSZENIE O KONKURSIE. KONKURS OFERT na organizację zawodów w cyklu Ligi Mazowsza

Transkrypt

1 1. Organizator konkursu: OGŁOSZENIE O KONKURSIE KONKURS OFERT na organizację zawodów w cyklu Ligi Mazowsza Stowarzyszenie Kultury Fizycznej Klub Jeździecki HIPPICA Polonia Słupno ul. Spokojna 1 B Osoba kontaktowa: Anetta Orlicka telefon anetta.orlicka@hippicapolonia.pl lub hippica@hippicapolonia.pl 2. Opis zadania: a) Organizacja zawodów jeździeckich w skokach, zgodnie z regulaminem LM 2012 Terminy zawodów będą zatwierdzone przez WMZJ na zebraniu Dopuszcza się rozegranie dodatkowych kategorii oraz dodatkowych konkursów, jeśli zostaną one uwzględnione w ofercie i zaakceptowane przez KO LM b) Minimalne warunki, które musza spełnić oferenci, których niespełnienie skutkuje odrzuceniem oferty: Dotychczasowa bezproblemowa (w tym rozliczenie z nagród finałowych) współpraca, - warunek ten nie dotyczy, klubów które nie organizowały dotąd zawodów LM - posiadanie zaplecza sportowo- socjalnego pozwalającego na rozegranie zawodów w tym: - plac konkursowy : o min wymiarach 40x60 - rozprężalnia o min wymiarach 30x40 - posiadanie stanowisk sędziowskich oraz biura zawodów umożliwiających właściwą pracę niezależnie od warunków pogodowych - zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia obiektu - zaplecze cateringowe własne lub wynajęte - parking dla koniowozów oraz parking dla samochodów osobowych zagwarantowanie zgodnej z przepisami obsługi zawodów w tym obsady osób oficjalnych (sędziowie, gospodarz toru), obsługę medyczna, lekarza weterynarii oraz obsługę kowalską; zagwarantowanie odebranie, powieszenie na czas zawodów i oddanie banerów reklamowych sponsorów Ligi zagwarantowanie minimalnej puli nagród w wysokości 3500,00 oraz 3 pucharów w każdym konkursie zagwarantowanie samofinansowania się imprezy w ramach posiadanych środków własnych, dotacji i wpłat uczestników). zagwarantowanie maksymalnej opłaty organizacyjnej: - wpisowe max. 100,00 zł - max startowe w konkursie P-15, N-20, C- 30 zł - oraz zapewni zniżki wpisowego dla wszystkich zawodników reprezentujących barwy klubów, które w klasyfikacji klubowej LM 2011 zajęły pierwsze trzy miejsca (KJ Aromer 15%, KJ Chrobry Warszawa 10%, KU AZS UW Warszawa - 5%) zagwarantuje przekazanie KO LM kwoty lub nagród rzeczowych na nagrody finałowe w wysokości 3,00 zł od każdego przejazdu w konkursach LM, przy czym kwota minimalna

2 wynosi 500 zł. Dodatkowo klub przekazuje 250 zł do końca lutego 2012, z przeznaczeniem na druk ulotek reklamowych i druk naklejek ( w przypadku otrzymania dotacji UM kwota ta może ulec zmniejszeniu) zagwarantuje bezpłatny start (bez opłaty wpisowej) 1 konia wskazanego przez KO LM Bezpłatne starty będą zarezerwowane dla osób aktywnie uczestniczących w organizacji cyklu LM, a zwłaszcza w pozyskiwaniu sponsorów. Liga Mazowsza w zamian proponuje: publikację propozycji, wyników zawodów oraz list startowy w przeddzień zawodów (także drugiego dnia w przypadku zawodów dwudniowych) na portalu prowadzącym stronę Ligi Mazowsza 2012; Prowadzenie rankingu LM publikację baneru reklamowego organizatora zawodów na czas 2 tygodni przed mającymi odbyć się zawodami na portalu prowadzącym stronę Ligi Mazowsza Reklamę medialną zawodów należących do cyklu oraz rozpropagowanie propozycji zawodów Bezpłatne wypożyczenie fotokomórki Pomoc w zapewnieniu fachowej, zgodnej z przepisami PZJ obsługi sędziowskiej, GT, lek. wet, obsługi komputerowej itp. Rozliczenia finansowo-księgowe ze sponsorami finału LM oraz przy otrzymaniu ewentualnych dotacji 3. Warunki udziału: Oferenci muszą spełniać warunki minimalne, określone w punkcie 2 oraz potwierdzić je oświadczeniem w formularzu ofertowym. Konieczne jest złożenie wraz z ofertą skanu oświadczenia o partnerstwie wraz z pieczątką klubu. 4. Kryteria oceny Weryfikacji złożonych ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej dokona KO LM na posiedzeniu w dniu Kryteria oceny ofert: 1) warunki obiektu (wielkość placu konkursowego, podłoże, rozprężalnia, miejsca parkingowe, zaplecze socjalne, ) - max 50 punktów 2) pula nagród na zawodach powyżej minimalnej (3 500,00 zł) - max 30 punktów 3) poziom organizacji dotychczas rozegranych w ośrodku zawodów, ich obsługi, frekwencji oraz opinia środowiskowa max 20 pkt. Wybrane zostaną oferty, która otrzymają najwyższą ilość punktów łącznie. 5. Składanie ofert: Oferty należy składać do dnia do godziny na załączonym druku w formie elektronicznej na adres: hippica@hippicapolonia.pl Dodatkowo wymagane jest przesłanie pocztą lub przekazanie na zebraniu kalendarzowym WMZJ ( ) podpisanej umowy w 2 egz. 6. Ogłoszenie wyników: Klub, którego oferta zostanie wybrana do realizacji niniejszego zadania zostanie powiadomiony o wyborze. Dodatkowo opublikowana zostanie lista klubów na stronie LM ww.adkonie.pl i innych portalach jeździeckich.

3 (pieczęć Oferenta) (data i miejsce złożenia oferty) OFERTA na organizację zawodów w cyklu Ligi Mazowsza w terminie (max 1 termin) ````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````` `````````````` I. Dane na temat Oferenta 1) pełna nazwa:... 2) dokładny adres: miejscowość... ul.... gmina... tel.... faks ) nazwa, adres i telefon kontaktowy osoby odpowiedzialnej za realizację zadania... II. Oświadczam, że: 1)posiadam zaplecze sportowo- socjalne, pozwalające na rozegranie zawodów w tym: - plac/e konkursowy/e o wymiarach:. i podłożu. i podłożu - rozprężalnię/e : o wymiarach i podłożu o wymiarach i podłożu - posiadam stanowiska sędziowskie oraz biuro zawodów umożliwiające właściwą pracę niezależnie od warunków pogodowych - zapewnię odpowiednie nagłośnienia obiektu - zapewnię zaplecze cateringowe - zapewnię parking dla koniowozów oraz parking dla samochodów osobowych - zapewnię zgodną z przepisami obsługę zawodów w tym obsadę osób oficjalnych (sędziowie, gospodarz toru), obsługę medyczna, lekarza weterynarii oraz obsługę kowalską, zagwarantuję odebranie, powieszenie na czas zawodów i oddanie banerów reklamowych sponsorów Ligi - zagwarantuję pulę nagród w wysokości ( min 3500,00) - zagwarantuję opłatę wpisową w wysokości..i startową w wysokości.. zł od konia

4 - zagwarantuję wyżywienie obsługi karetki i sędziego obsługującego fotokomórkę -zagwarantuję bezpłatny start 1 koni wskazanego przez KO LM - przekażą na pule nagród finałowych 3 zł od każdego przejazdu w konkursach LM na danych zawodach, jednak nie mniej niż 500 zł, oraz kwotę 250,00 zł na druk ulotek i naklejek do końca lutego Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań podobnego rodzaju. Oświadczam(-my), że: 1) proponowane zadanie w całości mieści się w zakresie działalności naszej organizacji 2) wszystkie podane w ofercie informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym. *niepotrzebne skreślić Załączniki i ewentualne referencje: - oświadczenie o partnerstwie (pieczęć Oferenta) (data i miejsce złożenia oferty)

5 (pieczęć Oferenta) (data i miejsce złożenia oferty) OŚWIADCZENIE Zobowiązujemy się być partnerem KJ HIPPICA Polonia Słupno podczas organizacji cyklu imprez LIGA MAZOWSZA. W szczególności oznacza to organizacje zawodów regionalnych w naszym klubie, zaliczanych do LIGI.. Podpis

6 UMOWA w sprawie organizacji zawodów w ramach Ligi Mazowsza 2012 Zawarta w dniu... w... Pomiędzy Komitetem Organizacyjnym Ligi Mazowsza, reprezentowanym przez: p.... p.... zwanym dalej Komitetem LM a Klubem Jeździeckim... reprezentowanym przez: zwanym dalej Organizatorem Zawodów 1 1. Komitet LM oświadcza, że jest uprawniony do organizacji serii zawodów jeździeckich w konkurencji skoków przez przeszkody, w postaci zawodów eliminacyjnych oraz dwudniowego finału o nazwie Liga Mazowsza Wyniki osiągnięte w tych zawodach łącznie składają się na klasyfikację Ligi Mazowsza Zasady i warunki organizacji zawodów oraz zasady obliczania wyników ustala Regulamin Ligi Mazowsza 2012 stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2. Organizator Zawodów oświadcza, że zorganizuje w dniach... na terenie klubu jeździeckiego (nazwa, adres) zawody sportowe, stanowiące eliminacje Ligi Mazowsza 2012 zgodnie z Regulaminem Ligi Mazowsza 2012, wg Warunków organizacji zawodów jeździeckich w ramach Ligi Mazowsza 2012, stanowiących załącznik nr 2 do niniejszej umowy Komitet LM zobowiązuje się umieścić zawody, o których mowa w 1 ust. 2 w kalendarzu zawodów Ligi Mazowsza 2012 oraz informować i promować tę imprezę we wszystkich publikacjach dotyczących zawodów Ligi Mazowsza. 2. Organizator zawodów oświadcza, że został poinformowany o zobowiązaniach Ligi Mazowsza wobec Sponsorów Ligi w zakresie promocji sponsorów na każdych zawodach i podejmuje się tych obowiązków.

7 3. Organizator Zawodów oświadcza, że został poinformowany o obowiązku wypłaty odszkodowań umownych Sponsorom Ligi w razie nie odbycia się zawodów z przyczyn leżących po stronie Organizatorów Zawodów lub niemożności zaliczenia tych zawodów do rozgrywek Ligi Mazowsza 2012 z powodu naruszenia Regulaminu przez Organizatora Zawodów. 4. Organizator Zawodów zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Komitetu LM kwoty odpowiadającej kwocie odszkodowań umownych należnych Sponsorom Ligi w przypadku nie odbycia się zawodów, o których nowa w 1 ust. 2 z przyczyny leżącej po stronie Organizatora Zawodów lub niemożności zaliczenia tych zawodów do rozgrywek Ligi Mazowsza 2012 z powodu naruszenia Regulaminu przez Organizatora Zawodów, w terminie 7 dni od doręczenia przez Komitet LM Organizatorowi zawodów, na adres podany w umowie, pisemnego wezwania do zapłaty. Kwota ta wynosi 500 zł. 5. Odszkodowanie nie przysługuje, jeśli zawody nie odbyły się na skutek działania siły wyższej tj. np. klęski żywiołowej, powodzi, huraganu, zamieszek itp 1. Komitet LM zobowiązuje się wobec Organizatora Zawodów do: 3 1). prowadzenia rankingu i strony internetowej Ligi Mazowsza, w której będą umieszczane propozycje, relacje i wyniki zawodów, 2). reklamy medialnej zawodów należących do cyklu oraz rozpropagowania propozycji zawodów, 3). bezpłatnego wypożyczenia fotokomórki na zawody, 4). pomocy w zapewnieniu fachowej, zgodnej z przepisami PZJ obsługi sędziowskiej, GT, lek. wet, obsługi komputerowej itp., 5). rozliczenia finansowo-księgowego ze sponsorami finału Ligi Mazowsza oraz przy otrzymaniu ewentualnych dotacji. 2. Komitet LM zobowiązuje się do przekazania Organizatorowi Zawodów nagród rzeczowych lub pieniężnych ufundowanych przez Sponsorów Ligi Mazowsza na zawody, o których mowa w 1 ust. 2. Przekazanie nagród nastąpi najpóźniej w dniu zawodów przed rozpoczęciem konkursu, którego dotyczy nagroda. 3. Komitet LM nie ponosi odpowiedzialności wobec Organizatora Zawodów za wysokość puli nagród zapowiedzianą w propozycjach zawodów, w przypadku niedotrzymania zobowiązań przez Sponsora Ligi Mazowsza. 4. Organizator Zawodów zobowiązuje się przekazać Komitetowi LM protokół wręczenia nagród rzeczowych lub rozliczenie nagród pieniężnych podpisany przez osobę reprezentującą Organizatora Zawodów zgodnie z niniejszą umową lub osobę przez nią pisemnie upoważnioną, w ciągu 7 dni od zakończenia zawodów, na których były wręczane. 4

8 1. Organizator Zawodów zobowiązuje się do wpłaty na rzecz Komitetu LM kwoty 250,- zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych) na rachunek bankowy Bank Pekao S.A w terminie do dnia 20 marca 2012 r. 2. Komitet LM oświadcza, że środki te zostaną wykorzystane w całości na publikacje promocyjne Ligi Mazowsza, w których wymieniony będzie Klub Organizatora Zawodów, jako jeden z Organizatorów Ligi Mazowsza Organizator Zawodów zobowiązuje się do wpłaty na rzecz Komitetu LM kwoty w wysokości 3,00 zł trzy złote) od każdego przejazdu na organizowanych przez siebie zawodach Ligi Mazowsza, przy czym kwota minimalna wynosi 500 zł (pięćset zł) na rachunek bankowy podany w ust. 1 w terminie 7 dni od zakończenia zawodów. Środki te zostaną przeznaczone w całości na nagrody finałowe Ligi Mazowsza. Po ustalenie z Komitetem LM można kwotę przelać bezpośrednio na podane przez Komitet konto sklepu jeździeckiego, w którym zrealizowane będą kupony, będące nagrodami w finale. 4. Jeżeli Organizator Zawodów nie wpłaci kwoty od startów zawodników, o której mowa w ust. 4, Komitet LM obciąży go opłatą za wypożyczenie fotokomórki i reklamę zawodów wystawiając fakturę na kwotę 500,- zł (pięćset złotych) płatną w terminie 7 dni. 5 W przypadku niewywiązania się Organizatora Zawodów z obowiązków określonych niniejszą umową, Komitet LM może nie uwzględnić udziału Organizatora Zawodów w rozgrywkach Ligi Mazowsza przez trzy kolejne lata, w których Liga Mazowsza będzie organizowana. 6 Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania Umowa zostaje zawarta na czas trwania rozgrywek Ligi Mazowsza 2012 z zastrzeżeniem, że umowa wygasa z dniem 20 marca 2012 r. jeżeli w tym terminie Organizator Zawodów nie wpłaci na rzecz Komitetu LM kwoty wymienionej w 4 ust Zmiana umowy wymaga pisemnego aneksu podpisanego przez obie strony. 3. Umowa zostaje sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Komitet LM Organizator Zawodów

9 Załącznik nr 2 do umowy w sprawie organizacji zawodów w ramach Ligi Mazowsza 2012 WARUNKI ORGANIZACJI ZAWODÓW JEŹDZIECKICH W RAMACH LIGI MAZOWSZA 1. Dopuszcza się rozegranie dodatkowych kategorii oraz dodatkowych konkursów, jeśli zostaną one uwzględnione w ofercie i zaakceptowane przez Komitet LM 2. Minimalne warunki, które musza spełnić oferenci, których niespełnienie skutkuje odrzuceniem oferty: 1). dotychczasowa bezproblemowa (w tym rozliczenie z nagród finałowych) współpraca przy organizacji zawodów Ligi Mazowsza - warunek ten nie dotyczy klubów które nie organizowały dotąd zawodów LM, 2). posiadanie zaplecza sportowo- socjalnego pozwalającego na rozegranie zawodów, w tym: - plac konkursowy : o min wymiarach 40x60 - rozprężalnia o min wymiarach 30x40 - posiadanie stanowisk sędziowskich oraz biura zawodów umożliwiających właściwą pracę niezależnie od warunków pogodowych - zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia obiektu - zaplecze cateringowe własne lub wynajęte - parking dla koniowozów oraz parking dla samochodów osobowych 3). zagwarantowanie zgodnej z przepisami obsługi zawodów w tym obsady osób oficjalnych (sędziowie, gospodarz toru), obsługę medyczna, lekarza weterynarii oraz obsługę kowalską; zagwarantowanie odebranie, powieszenie na czas zawodów i oddanie banerów reklamowych sponsorów Ligi 4). zagwarantowanie minimalnej puli nagród w wysokości 3500,00 oraz 3 pucharów w każdym konkursie 5). zagwarantowanie samofinansowania się imprezy w ramach posiadanych środków własnych, dotacji i wpłat uczestników). 6). zagwarantowanie maksymalnej opłaty organizacyjnej: - wpisowe max. 100,00 zł 0 - max startowe w konkursie P-15, N-20, C- 30 zł - zagwarantowanie zniżki dla wszystkich zawodników klubów, które zwyciężyły w LM 2011 w wysokości KJ Aromer 15%, KJ Chrobry Warszawa 10%, KU AZS UW Warszawa - 5% 7). zapewnienie bezpłatnego startu (bez opłaty wpisowej) 1 konia wskazanego przez Komitet LM. Bezpłatne starty będą zarezerwowane dla osób aktywnie uczestniczących w organizacji cyklu LM, a zwłaszcza w pozyskiwaniu sponsorów.