SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA. Przetarg nieograniczony na:

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Przetarg nieograniczony na: Kompleksowa organizacja konferencji oraz spotkao roboczych w ramach projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Znak sprawy: 15/PN/1.18/2011 1

2 1.1. Informacja o Zamawiającym Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej Rozdział 1. Postanowienia ogólne Zamawiającym jest: Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich ( CRZL ) z siedzibą przy ul. Tamka 3, Warszawa. Adres na który należy kierowad korespondencję: ul. Kopernika 36/40, Warszawa tel , fax ewelina.bordzol@crzl.gov.pl REGON NIP: Tryb udzielenia zamówienia 1. Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust. 1, 39 i nast., w związku z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą. 2. Postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych dla postępowao powyżej euro. 3. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu 1.18 pn. Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Postanowienia ogólne 1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 2. Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w niniejszym postępowaniu stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówieo publicznych, a w sprawach w niej nie uregulowanych - ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 3. Każdy wykonawca może złożyd jedną ofertę. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówieo uzupełniających o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. 6. Zamawiający nie zamierza zawrzed umowy ramowej, nie zamierza ustanawiad dynamicznego systemu zakupów i nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. 7. Wykonawca może powierzyd wykonanie zamówienia / części zamówienia podwykonawcom Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami 1. Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną na adres podany w pkt 1.1. SIWZ. 2. Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty wraz z załącznikami, w tym oświadczeo i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczeo 2

3 i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagao określonych przez zamawiającego, a także zmiany lub wycofania oferty. 3. Jeżeli oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4. Jeżeli wykonawca przekaże oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem i pisemnie, za datę ich złożenia przyjmuje się datę wpływu pierwszego dokumentu - dokument uważa się za złożony w terminie jeżeli jego treśd dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu, a druga strona potwierdziła fakt otrzymania dokumentu Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami: Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: Ewelina Bordzoł: ewelina.bordzol@crzl.gov.pl fax: Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest: Rozdział 2. Opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji zamówienia Kompleksowa organizacja konferencji oraz spotkao roboczych w ramach projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej. Szacunkowa wartośd poszczególnych części przedmiotu zamówienia wynosi netto: - organizacja dwóch konferencji dla 150 oraz 100 osób ,44 zł netto - organizacja czterech spotkao roboczych dla 45 osób ,22 zł netto Szczegółowy opis zamówienia znajduje się w Załączniku Nr 1 do SIWZ. 2. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówieo: : usługi hotelarskie w zakresie spotkao i konferencji, : usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, : artykuły informacyjne i promocyjne, : usługi drukowania i dostawy Termin wykonania zamówienia: Zamówienie będzie realizowane w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 marca 2012 r. Terminy realizacji poszczególnych wydarzeo zostały określone w Załączniku nr 1 do SIWZ. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów, w których organizowane będą poszczególne wydarzenia Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określa wzór umowy stanowiący Załącznik Nr 2 do SIWZ. 3

4 Rozdział 3. Warunki udziału w postępowaniu, żądane dokumenty oraz zasady dotyczące wykonawców występujących wspólnie 3.1. Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegad się Wykonawcy: 1. którzy spełniają warunki dotyczące: A. posiadania wiedzy i doświadczenia, tj.: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali co najmniej dwie usługi polegające na organizacji spotkao lub konferencji dla co najmniej 100 osób każda, trwające min. 2 dni o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych brutto), przy czym każda z nich łącznie obejmowała co najmniej następujące elementy: wynajęcie sali na konferencję, wyżywienie i zakwaterowanie uczestników, obsługę logistyczną konferencji i jej uczestników. B. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. posiada zespół realizujący spotkania lub konferencje, w skład którego wchodzi co najmniej: a) Kierownik projektu posiadający doświadczenie jako kierownik projektu w realizacji min. jednej usługi konferencji/spotkania, w której udział wzięło min. 100 uczestników i która trwała min. 2 dni; b) Oraz dodatkowe dwie osoby posiadające doświadczenie przy realizacji co najmniej dwóch spotkao lub konferencji dla co najmniej 100 osób. C. sytuacji ekonomicznej i finansowej tj. posiada środki lub zdolnośd kredytową na kwotę równą co najmniej ,00 zł (sto tysięcy złotych). 2. w stosunku do których brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy. Zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, Wykonawca może polegad na wiedzy i doświadczeniu ( ) innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnid Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 4

5 Ocena spełniania w/w warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach wyszczególnionych w rozdz. 3.2 SIWZ. Z treści załączonych dokumentów musi wynikad jednoznacznie, że Wykonawca spełnia ww. warunki Żądane dokumenty i oświadczenia: Wykonawca składa wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: a. aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku Wykonawcy będącego osobą fizyczną oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy; b. oświadczenia o: - spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy, - braku podstaw do wykluczenia z postępowania sporządzone zgodnie z wzorami stanowiącymi Załącznik nr 3 do SIWZ; c. aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; d. aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeo Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; e. aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. f. aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. g. wykaz osób, które będą uczestniczyd w wykonywaniu zamówienia wraz ze szczegółowymi informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacja o podstawie do dysponowania tymi osobami sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ. 5

6 h. wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeo okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu zamówienia, dat wykonania i odbiorców na potwierdzenie spełnienia warunków określonych w pkt ppkt 1 lit. A. Do wykazu należy załączyd dokumenty potwierdzające, że spotkania/konferencje zostały wykonane należycie. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ. i. Informacja Banku lub Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokośd posiadanych środków finansowych lub zdolnośd kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert: a) jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może przedstawid dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej wymaganej w pkt lit. i), może przedstawid inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnienie warunku określonego w pkt ppkt. 1. lit. C, b) jeżeli wykonawca wykazując spełnienie warunku, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt. 4 ustawy, polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, Zamawiający wymaga przedłożenia informacji, o której mowa w pkt lit. i), dotyczącej tych podmiotów Jeżeli wykonawca wykazując spełnienie warunków, o których mowa art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w pkt lit.: a) i b) tiret Wykonawca zagraniczny: Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów wskazanych w pkt : lit. a, c, d, e oraz f składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów wskazanych w pkt , Wykonawca składa dokument zawierający oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania wystawione z odpowiednią datą wymaganą dla tych dokumentów. 6

7 3.4. Zasady dotyczące wykonawców występujących wspólnie: W przypadku wnoszenia oferty przez wykonawców występujących wspólnie (konsorcja/spółki cywilne) obowiązują ich następujące zasady: Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Do oferty należy dołączyd pełnomocnictwo (w oryginale lub kopii potwierdzonej notarialnie), o którym mowa w pkt oraz dokumenty, wymienione w pkt Każdy z wykonawców występujących wspólnie składa: a) dokumenty, o których mowa w pkt lit. a, c, d, e, f. b) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o którym mowa w pkt lit. b tiret Wykonawcy występujący wspólnie składają łącznie: a) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, określonych w art. 22 ust. 1 ustawy, o którym mowa w pkt lit. b tiret 1, b) dokumenty określone w pkt lit. g, h, i. (warunki określone w pkt ppkt 1 powinny byd spełnione łącznie przez wszystkich wykonawców występujących wspólnie) Oferta musi byd podpisana zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 4 przez każdego z wykonawców występujących wspólnie lub ustanowionego pełnomocnika. 4. Oferta Wykonawcy Rozdział 4. Opis sposobu przygotowania ofert Oferta Wykonawcy powinna byd przygotowana zgodnie ze strukturą i opisem poszczególnych części Opisu Przedmiotu Zamówienia (Załącznik nr 1 do SIWZ) Wymogi formalne oferty Oferta musi spełniad następujące wymogi: 1 treśd oferty musi odpowiadad treści Specyfikacji (wzór Formularza oferty stanowi załącznik nr 4 do SIWZ); 2 oferta musi zostad sporządzona w języku polskim w formie pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką; 3 oferta i załączone do niej oświadczenia i dokumenty, wymagane przez Zamawiającego, sporządzone przez Wykonawcę muszą byd podpisane; za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis złożony (w sposób umożliwiający identyfikację osoby) przez osobę(-y) upoważnioną (-e) do reprezentowania Wykonawcy; 7

8 4 poprawki lub zmiany w ofercie, muszą byd dokonane w sposób czytelny, parafowane własnoręcznie przez osobę (-y) podpisującą(-e) ofertę, Zaleca się, aby: a) każda strona oferty była parafowana przez osobę podpisującą ofertę; b) wszystkie strony oferty wraz z załącznikami były ponumerowane oraz połączone w sposób trwały, c) materiały nie wymagane przez Zamawiającego, tj. nie stanowiące oferty (druki i foldery reklamowe) były wyraźnie oznaczone i oddzielone od oferty, d) osoba podpisująca ofertę opatrzyła swój podpis pieczątką imienną Tajemnica przedsiębiorstwa W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t. jedn. Dz. U. z 2003 r. Nr 153 poz.1503 ze zm.), Wykonawca powinien to wyraźnie zastrzec w ofercie i odpowiednio oznaczyd zastrzeżone informacje. Wskazane jest wyodrębnienie dokumentów zawierających zastrzeżone informacje. Nie podlegają zastrzeżeniu informacje obejmujące: nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności Forma dokumentów 1. Wymagane dokumenty powinny byd złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodnośd z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 2. W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodnośd z oryginałem, dokumenty te należy opatrzyd podpisem wykonawcy i odpowiednią klauzulą, np. za zgodnośd z oryginałem. 3. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyd do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodnośd z oryginałem notarialnie. 4. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w pkt , kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodnośd z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 5. W przypadku, gdy załączone do oferty dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wykonawcę zagranicznego) niezbędne jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski Opakowanie oferty Ofertę wraz z dokumentami i oświadczeniami, o których mowa w Rozdziale 3, należy złożyd w jednym egzemplarzu; Wykonawca winien zamieścid ofertę w kopercie/opakowaniu. Na kopercie/opakowaniu należy umieścid: nazwę, adres, telefon wykonawcy, nazwę i adres zamawiającego oraz oznaczenie postępowania: 8

9 Oferta na: Kompleksowa organizacja konferencji oraz spotkao roboczych w ramach projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Znak sprawy: 15/PN/1.18/2011. Nie otwierać przed terminem otwarcia ofert 4.4 Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 4.5 Opis sposobu obliczenia ceny oferty: a) Zaoferowaną cenę należy przedstawid w sposób określony w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik Nr 4 do SIWZ. b) Cena ofertowa musi zostad określona w PLN. Wykonawca może podad tylko jedną cenę łączną bez możliwości proponowania rozwiązao wariantowych. c) Cena określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom (waloryzacji) Zaoferowana cena musi uwzględniad wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierad wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, w tym przeniesienie na Zamawiającego praw autorskich, wymagane przepisami prawa obciążenia fiskalne Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w PLN Zasady rozliczeo określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do SIWZ. Rozdział 5. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, zasady zmiany i wycofania oferty 5.1. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyd w terminie do r. do godz w siedzibie Zamawiającego, ul. Kopernika 36/40, Warszawa, w sekretariacie Zamawiającego, pokój nr Otwarcie ofert nastąpi w dniu składania ofert o godz w siedzibie Zamawiającego, ul. Kopernika 36/40, Warszawa, pokój nr W przypadku wniesienia oferty po terminie, Zamawiający niezwłocznie powiadomi o tym Wykonawcę oraz zwróci ofertę po upływie terminu do wniesienia odwołania. 9

10 Oferty przesłane faxem nie będą rozpatrywane Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzid zmiany do złożonej oferty lub wycofad ofertę. Zmiany lub wycofanie winny byd doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno byd opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierad dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio: ZMIANA lub WYCOFANIE. Wykonawca nie może wycofad oferty i wprowadzid jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. Rozdział 6. Ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz badanie ofert 6.1. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach wyszczególnionych w rozdz. 3.2 SIWZ Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą Zamawiający odrzuci ofertę w przypadkach określonych w art. 89 ust. 1 ustawy W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądad od wykonawców wyjaśnieo dotyczących treści złożonych ofert. Rozdział 7. Ocena ofert kryteria oceny 7.1. Kryteria Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: Lp. Nazwa kryterium oceny ofert Waga (maksymalna liczba punktów) 1. Cena Jakośd Jakośd obiektu 18 10

11 7.2. Sposób oceny ofert: Zamawiający będzie oceniał oferty przyznając ofertom punkty, z zastosowaniem następującego wzoru: Kryterium 1 Cena 42 pkt Kryterium 2 Najniższa cena oferowana brutto x 42 = ilośd pkt Cena badanej oferty brutto Jakośd 40% Podkryterium I doświadczenie Wykonawcy 20 % Za każde zrealizowane spotkanie lub konferencje dla co najmniej 100 osób, trwające min. 2 dni (ponad to, co Zamawiający określił w warunkach udziału w postępowaniu) Wykonawca otrzyma 4 pkt. Wykonawca w tym podkryterium może otrzymad maksymalnie 20 pkt. Podkryterium II doświadczenie zespołu 20 % a) Kierownik za każde zrealizowane spotkanie lub konferencje, które trwało min. 2 dni, na stanowisku kierownika dla co najmniej 100 osób ponad to, co Zamawiający określił w warunkach udziału w postępowaniu Wykonawca otrzyma 3 pkt. Wykonawca w tym podkryterium może otrzymad maksymalnie 12 pkt. b) Dodatkowe dwie osoby za każde zrealizowane spotkanie lub konferencje dla co najmniej 100 osób, ponad to co Zamawiają określił w warunkach udziału w postępowaniu otrzymają 1 pkt. Wykonawca w tym podkryterium może łącznie otrzymad 8 pkt. Zamawiający zsumuje punkty przyznane w każdym z ww. podkryteriów. Punktacja ofert zostanie wyliczona na podstawie poniższego wzoru: Oferta oceniana x 40 = liczba pkt Najkorzystniejsza oferta pod względem jakości Kryterium 3 Jakośd obiektu 18 pkt Punkty będą przyznawane według klucza: 1. Wszystkie wydarzenia (przez określenie wydarzenia Zamawiający rozumie konferencje lub spotkania robocze) będą realizowane w hotelach posiadających 3 gwiazdki (odpowiadają standardom hotelu 3 gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 0 pkt. 11

12 2. 1 wydarzenie będzie realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 3 pkt wydarzenia będą realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 6 pkt wydarzenia będą realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 9 pkt wydarzenia będą realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 12 pkt 6. 5 wydarzeo będzie realizowanych w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 15pkt 7. Wszystkie wydarzenia będą realizowane w hotelu posiadającym 4 lub więcej gwiazdek (odpowiadają standardom hotelu 4 lub więcej gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele ) 18 pkt Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający zsumuje punkty przyznane danej ofercie w poszczególnych kryteriach oceny ofert. Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Rozdział 8. Wynik postępowania, Informacja o formalnościach, jakie powinny zostad dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy 8.1. Wybór najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomi jednocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty o: wyborze najkorzystniejszej oferty, wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może byd zawarta Unieważnienie postępowania 1. Zamawiający unieważni postępowanie w przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w art. 93 ust. 1 ustawy. 2. Zamawiający może unieważnid postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które Zamawiający zamierzał przeznaczyd na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane. 3. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia, Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców, którzy: ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, 12

13 złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert Termin i wymogi zawiązane z zawarciem umowy 1. Zamawiający z zastrzeżeniem art. 183 ustawy zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty w przypadku przesłania zawiadomienia droga elektroniczną lub faksem, w terminie 15 dni w przypadku przesłania zawiadomienia w inny sposób. Jeżeli w postępowaniu złożona zostanie tylko jedna oferta, Zamawiający będzie mógł zawrzed z Wykonawcą umowę przed upływem ww. terminu. 2.Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrad ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania Wadium Rozdział 9. Wadium, zabezpieczenie należytego wykonania umowy Wysokośd wadium Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany wnieśd wadium w wysokości: ,00 zł (słownie: dziesięd tysięcy zł) Forma wadium Wadium może byd wniesione w jednej lub kilku z poniższych form: 1) pieniądzu, 2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, 3) gwarancjach bankowych, 4) gwarancjach ubezpieczeniowych, 5) poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jedn. Dz. U. z 2007r. Nr 42, poz.275) Termin i miejsce wniesienia wadium 1. Wadium należy wnieśd przed upływem terminu składania ofert. 2. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu ustaloną kwotę należy wpłacid przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego w banku: Narodowy Bank Polski nr rachunku z adnotacją Kompleksowa organizacja konferencji oraz spotkao roboczych w ramach projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej. Znak sprawy 15/PN/1.18/2011. Wadium winno znaleźd się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. 3. W przypadku wnoszenia wadium w pozostałych dopuszczalnych formach oryginał wadium należy złożyd razem z ofertą. 13

14 4. Z dokumentu wadium wniesionego w formie gwarancji bankowej/ ubezpieczeniowej powinno wynikad jednoznacznie gwarantowanie wypłat należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie. Wadium takie powinno obejmowad cały okres związania ofertą, poczynając od daty składania ofert. Nie wniesienie wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą lub w terminie, o którym mowa w art. 46 ust. 3 ustawy, skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania Zwrot wadium 1. Zamawiający zwróci wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem pkt ppkt 2. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano. 2. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium, na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert; 3. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszonym o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek Wykonawcy Zatrzymanie wadium 1. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana: a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, b) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 2.Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy, nie złożył dokumentów lub oświadczeo, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Zamawiający nie żąda wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Rozdział 10. Warunki zmiany umowy Zamawiający przewiduje możliwośd dokonywania zmian w umowie. Zmiana umowy może byd dokonana w granicach wyznaczonych przepisami ustawy, w tym art. 144 ustawy, wyłącznie za zgodą stron, w formie pisemnej pod rygorem nieważności Zmiany umowy mogą nastąpid w następujących przypadkach: Zaistnienia omyłki pisarskiej lub rachunkowej Zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy. 14

15 Zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w tym zmiany ustawowej stawki podatku VAT Wystąpienia niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy istotnych okoliczności, które nie były znane przed etapem realizacji umowy a które mogą mied wpływ na termin realizacji umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów, w których organizowane będą poszczególne wydarzenia. Rozdział 11. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieśd szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 154 pkt Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności Zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy Odwołanie powinno wskazywad czynnośd lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodnośd z przepisami ustawy, zawierad zwięzłe przedstawienie zarzutów, określad żądanie oraz wskazywad okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej lub elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu Odwołanie wnosi się: - w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia jeżeli zostały przesłane droga elektroniczną lub faksem, - w terminie 15 dni jeżeli zostały przesłane w inny sposób Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu oraz postanowieo specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt 11.5 i 11.6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąd wiadomośd o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia Odwołujący zobowiązany jest przesład kopie odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznad się z jego treścią przed upływem tego terminu Szczegółowe zasady ochrony prawnej zawarte są w Dziale VI ustawy. 15

16 Wykaz załączników do SIWZ: Rozdział 12. Załączniki Załącznik Nr 1 Opis Przedmiotu Zamówienia, Załącznik Nr 2 Wzór umowy, Załącznik Nr 3 Wzór oświadczeo Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Załącznik Nr 4 Formularz ofertowy, Załącznik Nr 5 - Wykaz osób Załącznik Nr 6 Wzór wykazu wykonanych/wykonywanych spotkao/konferencji. 16

17 Załącznik Nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Opis przedmiotu zamówienia dla konferencji 1: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konferencji dla przedstawicieli Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Partnerów projektu 1.18 oraz zaproszonych gości organizowanej w ramach realizacji Projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Działanie 1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. Termin realizacji zamówienia: dwa następujące po sobie dni (z wyłączeniem sobót i niedziel) w drugiej połowie czerwca 2011 r. Ostateczny termin zostanie ustalony z wykonawcą po podpisaniu umowy. II. Lokalizacja konferencji: konferencja odbędzie się w Warszawie albo okolicy jednak w odległości nie większej niż 20 km w linii prostej od Dworca Centralnego. Obiekt w którym odbędzie się konferencja musi posiadad min 3 gwiazdki w przypadku hotelu lub odpowiadad standardom hotelu 3 gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele. Całośd konferencji w tym posiłki i noclegi musi odbywad się w jednym obiekcie albo jednym kompleksie obiektów. Obiekt musi posiadad miejsca parkingowe zarezerwowane dla uczestników którzy zadeklarują przyjazd własnym samochodem. III. Liczba uczestników konferencji: do 150 osób z całego kraju +/- 15% IV. Przebieg/plan realizacji zamówienia 1. Wykonawca po zawarciu umowy ustali z zamawiającym termin konferencji, z zastrzeżeniem, że konferencja nie może odbyd się później niż w drugiej połowie czerwca br. 2. W terminie min. 15 dni przed datą rozpoczęcia konferencji, zamawiający przekaże wykonawcy listę adresową potencjalnych uczestników (instytucji), wraz ze wzorem zaproszenia uczestnika i formularza zgłoszeniowego. Wykonawca przygotuje odpowiednią liczbę kopii zaproszeo i formularzy i wyśle je do uczestników zgodnie z lista adresową. Wysyłka zaproszeo (formularzy) nastąpi nie później niż 5 dni od otrzymania od zamawiającego zaproszeo (formularzy) wraz z lista adresową. Uczestnicy będą przekazywad wypełnione formularze uczestnictwa bezpośrednio do zamawiającego. 3. W terminie min. 7 dni przed datą rozpoczęcia konferencji, zamawiający przekaże wykonawcy ostateczną listę uczestników konferencji z informacją, którzy i ilu uczestników będzie korzystad z noclegów (przewiduje się że z noclegu skorzysta 70 % uczestników) oraz z transportu z dworca. 4. Pierwszego dnia konferencji wykonawca zapewni transport uczestników z dworca centralnego (lub innego miejsca w centrum po uzgodnieniu z zamawiającym) do miejsca odbywania się konferencji. W przypadku gdy konferencja odbędzie się w lokalu oddalonym max 4 km. od dworca centralnego, uczestnicy konferencji dotrą na miejsce we własnym zakresie (analogiczna zasada obowiązuje przy zapewnieniu transportu powrotnego po konferencji). Po dotarciu na miejsce konferencji uczestnicy zostaną zakwaterowani w pokojach. Pokoje muszą byd jedno lub dwuosobowe (dwa łóżka) z zastrzeżeniem, że pokoje nie mogą byd koedukacyjne. Każdy pokój musi posiadad odrębną łazienkę. 17

18 W pierwszym dniu konferencji zajęcia rozpoczną się o godz. 10:00 od plenarnego spotkania wszystkich uczestników (w jednej sali). Zajęcia będą trwały do godz. ok. 17: Drugiego dnia zajęcia będą się w 3 grupach po ok. 45 osób. Dodatkowo zorganizowana zostanie konferencja prasowa (zaproszenie i akredytacja dziennikarzy pozostaje w gestii zamawiającego) w której udział weźmie ok. 20 osób. 6. Podczas trwania konferencji uczestnicy mają zapewniony wolny dostęp do zaplecza rekreacyjnego obiektu (np. basenu, siłowni itd. w zależności od tego co oferuje obiekt). 7. Konferencja zakooczy się drugiego dnia po obiedzie. V. Wyżywienie uczestników: (wykonawca przedstawi do akceptacji zamawiającego ostateczne, dokładne menu na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji) Dzieo pierwszy: całodzienny serwis kawowy, obiad, kolacja. Dzieo drugi: śniadanie, serwis kawowy do godziny 14.00, obiad. Serwis kawowy (obok sal konferencyjnych, dostępny w czasie trwania konferencji: na początku serwisu pierwszego dnia: kanapki donoszone w razie potrzeby (kanapki na białym i ciemnym pieczywie, z wędlinami, rybami, serami i warzywami), słodkie bułeczki, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, (uzupełniane w razie potrzeby), 3 rodzaje kruchych ciasteczek lub ciast (uzupełnianych w razie potrzeby), 2 rodzaje soków owocowych (uzupełniane w razie potrzeby), woda mineralna gazowana i niegazowana (uzupełniana w razie potrzeby), serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna). serwis kawowy obok sali konferencyjnej (dostępny w czasie trwania spotkania). Śniadanie zasiadane: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemy owocowe, jogurty owocowe, wybór warzyw krojonych (ogórek świeży i kiszony, pomidor, papryka konserwowa), 2 ciepłe dania, płatki kukurydziane, płatki czekoladowe, musli, mleko, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, soki owocowe (jabłkowy, pomaraoczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby), serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana,). Obiad zasiadany: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) 2 rodzaje zup do wyboru, 3 drugie dania do wyboru, w tym 1 wegetariaoskie, 3 rodzaje surówek, w tym z warzyw gotowanych, woda mineralna gazowana i niegazowana, deser (w tym ciasta oraz owoce), świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, 18

19 soki owocowe, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Kolacja zasiadana: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzaje wędlin, 2 rodzaje sera (żółty, pleśniowy), 2 dania ciepłe, 2 rodzaje sałatek, 3 rodzaje przekąsek, deser (w tym ciasta oraz owoce), napoje, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana). Na stołach w salach konferencyjnych: woda mineralna gazowana i niegazowana (donoszona w razie potrzeby), VI. Zaplecze techniczne i obsługa: 1. Wyposażenie sal konferencyjnych. Sala na spotkanie plenarne pierwszego dnia: miejsca siedzące dla uczestników z możliwością notowania (np. krzesła z pulpitami); 6 miejsc siedzących przy dodatkowym stole dla prowadzących, nagłośnienie, 2 mikrofony dla prowadzących, 2 dodatkowe mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik, flipchart, klimatyzacja. Sala na spotkanie w grupach i konferencję prasową: miejsca siedzące dla uczestników przy stołach, cztery miejsca siedzące przy dodatkowym stole dla prowadzących, nagłośnienie, 2 mikrofony dla prowadzących, 1 dodatkowy mikrofon bezprzewodowy, ekran, flipchart, zaplecze sanitarne, klimatyzacja. 2. Informacja i promocja Wykonawca zapewni oznaczenie miejsca konferencji zgodnie z wytycznymi zamawiającego (np. poprzez ustawienie dostarczonych przez zamawiającego stand-up, wizytówki na drzwiach) właściwych dla realizowanego projektu PO KL. Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika identyfikator (wzór identyfikatora musi uzyskad akceptację zamawiającego) Wykonawca zapewni druk oraz dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych dla każdego uczestnika, - wzór otrzyma od zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji (format B-5, sztywna oprawa, papier powlekany, druk kolorowy, zdjęcia). Wykonawca przeprowadzi wśród uczestników ankietę ewaluacyjną konferencji. Wzór ankiety musi zostad zaakceptowany przez zamawiającego 3. Osoby skierowane do realizacji zamówienia przez wykonawcę. Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia kierownika projektu - zarządzającego i koordynującego całośd realizacji, który jednocześnie będzie uprawniony do kontaktów z zamawiającym i z którym ustalane będą wszelkie szczegóły dotyczące realizacji zamówienia. Kierownik projektu musi pozostawad w stałym kontakcie z zamawiającym przez cały okres realizacji zamówienia. Kierownik 19

20 musi byd obecny podczas trwania konferencji aby na bieżąco reagowad na wszelkie powstałe problemy. Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia osobę prowadzącą konferencję (moderatora). Po zakooczeniu konferencji wykonawca przekaże Zamawiającemu w ciągu 3 dni krótki raport z przebiegu konferencji. Załącznikami do raportu będą: zestaw materiałów konferencyjnych, pełna lista uczestników konferencji, zawierająca: imiona i nazwiska, nazwy firm/instytucji i podpis, ankiety ewaluacyjne. Opis przedmiotu zamówienia dla konferencji 2: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konferencji programowej dla przedstawicieli Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz zaproszonych gości organizowanej w ramach realizacji Projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Działanie 1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. Termin realizacji zamówienia: jeden dzieo roboczy (z wyłączeniem sobót i niedziel) od II połowy września nie później niż do połowy grudnia 2011 r. Wykonawca ma dodatkowo obowiązek zapewnid 1 nocleg (ze śniadaniem) po konferencji, dla uczestników którzy zadeklarują chęd wyjazdu następnego dnia po konferencji Ostateczny termin konferencji zostanie ustalony z wykonawcą po podpisaniu umowy. II. Lokalizacja konferencji: konferencja odbędzie się w Warszawie lub innym mieście wojewódzkim w odległości nie większej, niż 20 km w linii prostej od Dworca PKP Centralnego lub Głównego w danym mieście ) Obiekt w którym odbędzie się konferencja musi posiadad min 3 gwiazdki w przypadku hotelu lub odpowiadad standardom hotelu 3 gwiazdkowego w przypadku ośrodków/pensjonatów innych niż hotele. Całośd konferencji w tym posiłki i noclegi musi odbywad się w jednym obiekcie albo jednym kompleksie obiektów. Obiekt musi posiadad miejsca parkingowe zarezerwowane dla uczestników którzy zadeklarują przyjazd własnym samochodem. III. Liczba uczestników konferencji: do 100 osób z całego kraju +/- 15 % IV. Przebieg/plan realizacji zamówienia 1. Wykonawca po zawarciu umowy ustali z zamawiającym termin konferencji. 2. W terminie min. 28 dni przed datą rozpoczęcia konferencji, zamawiający przekaże wykonawcy listę adresową potencjalnych uczestników (instytucji), wraz ze wzorem zaproszenia uczestnika i formularza zgłoszeniowego. Wykonawca przygotuje odpowiednią liczbę kopii zaproszeo i formularzy i wyśle je do uczestników zgodnie z lista adresową. Wysyłka zaproszeo (formularzy) nastąpi nie później niż 5 dni od otrzymania od zamawiającego zaproszeo (formularzy) wraz z lista adresową. Uczestnicy będą przekazywad wypełnione formularze uczestnictwa bezpośrednio do zamawiającego. 3. W terminie min. 10 dni przed datą rozpoczęcia konferencji, zamawiający przekaże wykonawcy ostateczną listę uczestników konferencji z informacją, którzy i ilu uczestników będzie korzystad z noclegów (przewiduje się że z noclegu skorzysta ok. 60 uczestników) oraz z transportu z dworca. 4. W dniu konferencji wykonawca zapewni transport uczestników z dworca PKP (lub innego miejsca w centrum po uzgodnieniu z zamawiającym) do miejsca odbywania się konferencji. W przypadku gdy konferencja odbędzie się w lokalu oddalonym max 4 km. od dworca, uczestnicy konferencji dotrą na miejsce we własnym zakresie (analogiczna zasada obowiązuje przy zapewnieniu transportu powrotnego po konferencji). Po dotarciu na miejsce konferencji wykonawca dokona rejestracji uczestników, a ci którzy zadeklarowali chęd noclegu zostaną zakwaterowani w pokojach. Pokoje 20

21 muszą byd jedno lub dwuosobowe (dwa łóżka) z zastrzeżeniem, że pokoje nie mogą byd koedukacyjne. Każdy pokój musi posiadad odrębną łazienkę. Zajęcia rozpoczną się o godz. 10:00 od plenarnego spotkania wszystkich uczestników (w jednej sali). Ok. godziny 14:00 rozpoczną się spotkania w grupach tematycznych, każda grupa w oddzielnej sali. Zamawiający przewiduje uruchomienie 3 grup tematycznych. Zajęcia będą trwały do godz. ok. 18: Konferencja zakooczy się kolacją dla wszystkich uczestników a w przypadku uczestników korzystających z noclegu śniadaniem dnia następnego. V. Wyżywienie uczestników (wykonawca przedstawi do akceptacji zamawiającego ostateczne, dokładne menu na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji) Dzieo pierwszy: całodzienny serwis kawowy, obiad, kolacja. Dzieo drugi: śniadanie dla uczestników korzystających z noclegu. Serwis kawowy (obok sal konferencyjnych, dostępny w czasie trwania konferencji: na początku serwisu do godz. 11:00: kanapki donoszone w razie potrzeby (kanapki na białym i ciemnym pieczywie, z wędlinami, rybami, serami i warzywami), słodkie bułeczki, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, (uzupełniane w razie potrzeby), 3 rodzaje kruchych ciasteczek lub ciast (uzupełnianych w razie potrzeby), 2 rodzaje soków owocowych (uzupełniane w razie potrzeby), woda mineralna gazowana i niegazowana (uzupełniana w razie potrzeby), serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna). serwis kawowy obok sali konferencyjnej (dostępny w czasie trwania spotkania). Obiad zasiadany: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) 2 rodzaje zup do wyboru, 3 drugie dania do wyboru, w tym 2 mięsne i jedno wegetariaoskie, 3 rodzaje surówek, w tym z warzyw gotowanych, woda mineralna gazowana i niegazowana, deser (w tym ciasta oraz owoce), świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, soki owocowe, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Kolacja zasiadana: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzaje wędlin, 2 rodzaje sera (żółty, pleśniowy), 2 dania ciepłe, 2 rodzaje sałatek, 3 rodzaje przekąsek, deser (w tym ciasta oraz owoce), napoje, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana). 21

22 Śniadanie zasiadane: (potrawy podane w formie szwedzkiego stołu) pieczywo, 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemy owocowe, jogurty owocowe, wybór warzyw krojonych (ogórek świeży i kiszony, pomidor, papryka konserwowa), 1 ciepłe danie, płatki kukurydziane, płatki czekoladowe, musli, mleko, świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, soki owocowe (jabłkowy, pomaraoczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby), serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana,). Na stołach w salach konferencyjnych: woda mineralna gazowana i niegazowana (donoszona w razie potrzeby), VI. Zaplecze techniczne i obsługa. 1. Wyposażenie sal konferencyjnych. Sala na spotkanie plenarne: miejsca siedzące dla uczestników z możliwością notowania ( p. krzesła z pulpitami); 6 miejsc siedzących przy dodatkowym stole dla prowadzących, nagłośnienie, 2 mikrofony dla prowadzących, 2 dodatkowe mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik, flipchart, klimatyzacja. Sala na spotkania w grupach: miejsca siedzące dla uczestników przy stołach, cztery miejsca siedzące przy dodatkowym stole dla prowadzących, nagłośnienie, 2 mikrofony dla prowadzących, 1 dodatkowy mikrofon bezprzewodowy, ekran, flipchart, rzutnik, laptop, zaplecze sanitarne, klimatyzacja. 2. Informacja i promocja Wykonawca zapewni oznaczenie miejsca konferencji zgodnie z wytycznymi zamawiającego ( p. poprzez ustawienie dostarczonych przez zamawiającego stand-up, wizytówki na drzwiach) właściwych dla realizowanego projektu PO KL. Wykonawca przygotuje dla każdego uczestnika identyfikator (wzór identyfikatora musi uzyskad akceptację zamawiającego) Wykonawca zapewni druk oraz dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych dla każdego uczestnika, - wzór otrzyma od zamawiającego nie później niż na 5 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji Wykonawca przeprowadzi wśród uczestników ankietę ewaluacyjną konferencji. Wzór ankiety musi zostad zaakceptowany przez zamawiającego 3. Osoby skierowane do realizacji zamówienia przez wykonawcę. Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia kierownika projektu - zarządzającego i koordynującego całośd realizacji, który jednocześnie będzie uprawniony do kontaktów z zamawiającym i z którym ustalane będą wszelkie szczegóły dotyczące realizacji zamówienia. Kierownik projektu musi pozostawad w stałym kontakcie z zamawiającym przez cały okres realizacji zamówienia. Kierownik musi byd obecny podczas trwania konferencji aby na bieżąco reagowad na wszelkie powstałe problemy. Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia osobę prowadzącą konferencję (moderatora) Po zakooczeniu konferencji wykonawca przekaże Zamawiającemu w ciągu 3 dni krótki 22