Informacja o Polityce Prywatności Esselte Polska

Transkrypt

1 Zaktualizowano dnia 25 maja 2018 r. Informacja o Polityce Prywatności Esselte Polska Esselte Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Postępu 18A, , Warszawa zobowiązuje się do zarządzania Twoją prywatnością. Opracowaliśmy niniejszą Informację o Polityce Prywatności jako przewodnik po naszej organizacji, żeby poinformować Cię, w jaki sposób możemy zbierać, zarządzać i wykorzystywać dane osobowe, które od Ciebie zebraliśmy zarówno elektronicznie, jak i w inny sposób. Opisuje ona również, w jaki sposób sam/a możesz zarządzać własnymi danymi osobowymi. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej polityki lub swoich danych osobowych, zawsze możesz skontaktować się z nami pod adresem DataPrivacy@acco.com. Co zawiera niniejsza polityka? Niniejsza polityka opisuje, w jaki sposób Esselte Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Postępu 18A, , Warszawa, numer kontaktowy , DataPrivacy@acco.com (dalej określane również jako my lub nas ) zbiera, wykorzystuje i udostępnia dane osobowe, które nam dostarczasz, w ramach współpracy z naszą firmą, pracownikami lub w inny sposób. Określa ona również Twoje prawa ochrony danych, w tym prawo do wniesienia sprzeciwu wobec danego przetwarzania, które wykonujemy. Więcej informacji o Twoich prawach oraz tego, w jaki sposób możesz z nich korzystać znajduje się w sekcji Jakie prawa mi przysługują?. Pamiętaj, że niniejsza polityka nie ma zastosowania do witryn internetowych lub innych platform cyfrowych, które zawierają inną informację o polityce prywatności. Jakie informacje zbieramy? Zbieramy i przetwarzamy dane osobowe o Twojej osobie, gdy kontaktujesz się z naszymi przedstawicielami ds. sprzedaży lub obsługi klienta, kiedy dokonujesz u nas zakupu towarów i usług lub współpracujesz z naszą firmą lub pracownikami w dowolny inny sposób. Dane, które możemy zbierać i przetwarzać mogą obejmować (w zakresie dozwolonym przez lokalne przepisy prawa): Imię i nazwisko; Adres służbowy, numer telefonu i adres ; Stanowisko, funkcję i dział; Podpis; Narodowość; Informacje o limicie kredytowym;

2 Imiona i nazwiska udziałowców lub ostatecznych rzeczywistych beneficjentów Twojej działalności; Imiona i nazwiska członków zarządu Twojej działalności; Dane konta finansowego Twojej działalności; Numer identyfikacji podatkowej lub REGON; Szczegóły zamówienia; Korespondencję prowadzoną za pośrednictwem poczty elektronicznej lub chatów; Kopie dokumentów tożsamości, takich jak uprawnienia do użytkowania pojazdu lub paszport; Zdjęcia z wydarzeń; Obszar działalności Twojej firmy; Branżę Twojej firmy; Preferencje żywieniowe i inne, które możesz mieć przy uczestniczeniu w wydarzeniach; Preferencje marketingowe, w tym wszelkie zgody, które nam przekazałeś/aś, i Wszelkie pozostałe podane dobrowolnie dane osobowe. Jakie informacje otrzymujemy od osób trzecich? Czasami otrzymujemy informacje o Tobie od osób trzecich. W szczególności nasi hurtownicy mogą zbierać od Ciebie dane i udostępniać je nam, żeby zagwarantować, że zapewniamy Ci doskonałą obsługę klienta oraz wsparcie techniczne. Dodatkowo w czasie przeprowadzania kontroli referencji kredytowych w zakresie dozwolonym przez lokalne przepisy prawa i innych finansowych badań due diligence możemy otrzymywać informacje od agencji informacji kredytowej osób trzecich, które zbierają różnorodne wskaźniki, takie jak kapitał zakładowy, konta finansowe oraz historia płatności w celu oszacowania istotnego ryzyka kredytowego. Jak wykorzystujemy te informacje i na jakiej podstawie prawnej się to odbywa? Wspomniane dane osobowe przetwarzamy dla następujących celów: Do spisania umowy lub podjęcia kroków związanych z umową, w szczególności: o zawierania i wykonywania umowy między Tobą lub Twoją firmą, a Esselte Polska Sp. z o. o. o weryfikacji Twojej tożsamości; o otrzymywania lub dokonywaniem płatności; o realizowania zamówień;

3 o kontaktowania się z Tobą; o świadczenia klientom usług i organizacją dostawy lub innego dostarczenia produktów, nagród lub usług; oraz o świadczenia usług posprzedażowych oraz usług gwarancyjnych. Zgodnie z wymogami Esselte Polska Sp. z o. o. w celu prowadzenia działalności i realizowania prawnie uzasadnionych interesów, w szczególności: o wykorzystujemy dane, żeby dostarczać zamówione przez Ciebie produkty i usługi oraz żeby odpowiadać na wszelkie komentarze i skargi, które możesz nam wysłać; o jeżeli jako środek płatności wskażesz kartę kredytową lub debetową, wykorzystujemy osoby trzecie, żeby zweryfikować ważność kodu bankowego, numeru konta oraz numeru karty, które podajesz w celu zapobiegania oszustwom (zobacz udostępnianie danych poniżej); o kontrolujemy konta, żeby zapobiegać, śledzić i/lub zgłaszać oszustwa, terroryzm, udzielanie błędnych informacji, incydenty naruszające bezpieczeństwo lub przestępstwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; o wykorzystujemy podane przez Ciebie dane, żeby badać skargi, które otrzymaliśmy od Ciebie lub innych osób, dotyczące naszej firmy, produktów lub usług oraz żeby zapewnić bezpieczeństwo naszych produktów; o wykorzystujemy dane do organizowania szkoleń i innych wydarzeń; o wykorzystujemy dane do realizowania naszych praw własności intelektualnej; o wykorzystujemy dane do przeprowadzania naszych wewnętrznych procesów finansowych, takich jak wewnętrzna księgowość i płacenie odpowiednich podatków; o wykorzystujemy dane do przeprowadzania ocen ryzyka kredytowego; o w razie potrzeby wykorzystujemy dane w związku z roszczeniami prawnymi, zgodnością z przepisami, i dla celów związanych z regulacjami i dochodzeniami (w tym ujawnieniem danych informacji w związku z procesem lub sporem prawnym); oraz o wykorzystujemy dane niektórych osób, żeby zaprosić je do wzięcia udziału w programach marketingowych lub promocyjnych. Kiedy wyrazisz zgodę:

4 o będziemy Ci przesyłać marketing bezpośredni w związku z odpowiednimi naszymi produktami i usługami lub innymi produktami i usługami, które świadczy nasza firma, jednostki zależne lub starannie dobrani partnerzy; oraz o w innych okolicznościach, kiedy prosimy o Twoją zgodę, będziemy wykorzystywać niniejsze dane dla celów, które wyjaśnimy w danym momencie. Dla celów wymaganych przez przepisy prawa: o odpowiadanie na żądanie o kopię Twoich informacji, w celu poprawienia ich, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania lub prośby o przekazanie części informacji do innych organizacji; o w związku z roszczeniami prawnymi, zgodnością z przepisami, i dla celów związanych z regulacjami i dochodzeniami, jeśli to konieczne (w tym ujawnieniem danych informacji w związku z procesem lub sporem prawnym); oraz o w odpowiedzi na prośby złożone przez rząd lub organy ścigania przeprowadzające dochodzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie W niektórych przypadkach wykorzystujemy dostarczone przez Ciebie dane do przeprowadzania szczegółowych badań, by zapewnić zgodność z właściwymi przepisami prawa. W tym procesach, nazwiska są badane pod kątem danych dostępnych publicznie, żeby zidentyfikować potencjalne ryzyka braku zgodności oraz, jeśli takie ryzyko zostanie zidentyfikowane, możemy skontaktować się z Tobą w celu potwierdzenia prawidłowości wszelkich danych lub podania dodatkowych danych. Ponadto wykorzystujemy dostarczone przez Ciebie dane do przeprowadzania kontroli referencji kredytowych i innych finansowych badań due diligence w zakresie dozwolonym przez lokalne przepisy prawa. W tym celu przesyłamy podstawowe informacje do agencji informacji kredytowej osób trzecich, które zbierają różnorodne wskaźniki, takie jak kapitał zakładowy, konta finansowe oraz historia płatności w celu oszacowania istotnego ryzyka kredytowego. Wycofanie zgody lub wniesienie sprzeciwu w inny sposób wobec przetwarzania i profilowania W każdym przypadku gdy powołujemy się na Twoją zgodę, zawsze możesz ją wycofać, pomimo że możemy posiadać inną postawę prawną do przetwarzania Twoich danych dla innych celów, takich jak te określone powyżej. W niektórych przypadkach możemy przesyłać Ci marketing bezpośredni bez Twojej zgody, jeżeli powołujemy się na nasze prawnie uzasadnione interesy. W każdym momencie masz pełne prawo do zrezygnowania z marketingu bezpośredniego lub

5 profilowania, które wykonujemy w związku z marketingiem bezpośrednim. Możesz to zrobić albo podążając za wskazówkami zawartymi w komunikacie, jeśli jest to wiadomość elektroniczna, albo kontaktując się z nami za pomocą danych określonych poniżej. W sytuacji, gdy przeprowadzamy automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie, masz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania poprzez skontaktowanie się z nami za pomocą danych określonych poniżej. Komu będziemy udostępniać te dane oraz dokąd i kiedy będą one wysyłane? Możemy udostępniać Twoje dane osobowe spółkom należącym do grupy ACCO Brands w celu: zapobiegania, śledzenia i/lub zgłaszania oszustw, terroryzmu, udzielania błędnych informacji, incydentów naruszających bezpieczeństwo lub przestępstw, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; zarządzania funkcją należności; zarządzania programem lojalnościowym klientów; umożliwienia oferowania produktów rynkowych, którymi możesz być zainteresowany/a; badania skarg, które otrzymaliśmy od Ciebie lub innych osób, dotyczące naszej firmy, produktów lub usług; oraz w związku z roszczeniami prawnymi, zgodnością z przepisami, i dla celów związanych z regulacjami i dochodzeniami, jeśli to konieczne (w tym ujawnieniem danych informacji w związku z procesem lub sporem prawnym). Możemy udostępniać Twoje dane następujących osobom trzecim: dostawcom usług będącymi osobami trzecimi, którzy będą je przetwarzać w imieniu Esselte Polska Sp. z o. o. dla celów określonych powyżej, do których zaliczają się: o dostawców, o dostawców usług naprawy, o nasze spółki zajmujące się magazynowaniem, transportem oraz wszelką pozostałą logistyką, o dostawców usług dotyczących zgodności z przepisami, oraz o dostawców usług internetowych;

6 organizatorom szkoleń i wydarzeń, agencjom turystycznym, hotelom i innym obiektom, które mogą pomagać przy koordynowaniu działań; księgowym, audytorom, aktuariuszom, prawnikom lub innym podmiotom świadczącym profesjonalne usługi, pod warunkiem zachowania odpowiednich zabezpieczeń umownych, jeśli dozwolone przepisami prawa lub wymagane dla celów ochrony prawnej naszych uzasadnionych interesów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; agentom sprzedaży, którzy mają za zadanie pomagać w prowadzeniu stosunków handlowych; dostawcom usług płatniczych oraz bankom dla celów przetwarzania płatności jak również celów związanych ze zgodnością z przepisami prawa i regulacjami; agencjom informacji kredytowej dla celów kontroli referencji kredytowych; organom rządowym, podmiotom zgłaszającym roszczenia, śledczym, jeśli jest to wymagane do wyżej wymienionych celów, dozwolone przepisami prawa lub wymagane dla celów ochrony prawnej naszych uzasadnionych interesów zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz naszym doradcom, przyszłym nabywcom oraz wszelkim doradcom przyszłych nabywców, w sytuacji, gdy nasza firma lub majątek zostaną sprzedane lub zintegrowane z inną firmą. W powyższych przypadkach Twoje dane mogą być przekazane do nowej jednostki. Ze względu na charakter naszej działalności może się zdarzyć, że będziemy musieli przekazać dostarczone nam przez Ciebie dane do członków grupy ACCO Brands lub osób trzecich mieszczących się w państwach, które mają inne przepisy prawne i wymagania zgodności w zakresie ochrony danych, w tym państwach, których przepisy dotyczące prywatności i ochrony danych mogą być mniej kompleksowe niż przepisy w Twoim państwie. Jeżeli informacja jest przekazywana poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz do państwa, które nie podlega decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, podjętej przez Komisję Europejską, dane będą odpowiednio chronione standardowymi klauzulami umownymi zatwierdzonymi przez Komisję Europejską, odpowiednim certyfikatem Tarczy Prywatności lub wiążącymi regułami korporacyjnymi dla przetwarzających obowiązującymi sprzedawcę. Kopia odpowiedniego mechanizmu może zostać udostępniona do wglądu na prośbę wysłaną na adres DataPrivacy@acco.com. Jakie prawa mi przysługują? Masz prawo zażądać od nas kopii Twoich danych osobowych, żeby je sprostować, usunąć lub ograniczyć (zatrzymać wszelkie aktywne) przetwarzanie Twoich danych osobowych; oraz

7 uzyskać dane osobowe dostarczone przez Ciebie na potrzeby umowy lub wraz z Twoją zgodą w formie o jasnej strukturze umożliwiającej ich maszynowe odczytywanie, oraz zażądać od nas udostępnienia tych danych innemu administratorowi. Dodatkowo, w niektórych okolicznościach możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych (w szczególności, gdy nie mamy obowiązku przetwarzania Twoich danych, żeby dopełnić wymagań wynikających z umowy lub innych przepisów prawa lub gdy wykorzystujemy Twoje dane do marketingu bezpośredniego). Te prawa mogą zostać ograniczone, na przykład jeżeli spełnienie Twojego żądania wiązałoby się z ujawnieniem danych osobowych innej osoby lub jeżeli żądasz od nas usunięcia informacji, których przechowywania wymaga od nas prawo lub posiadamy ważne prawnie uzasadnione interesy, żeby je przechowywać. Jeżeli chcesz skorzystać z tych praw, możesz się z nami skontaktować za pomocą danych określonych poniżej. Jeżeli Twoje zastrzeżenia nie zostały wyjaśnione, masz prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych UE w miejscu, w których mieszkasz, pracujesz lub uważasz, że doszło do naruszenia ochrony danych. Masz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Za wyjątkiem preferencji marketingowych i danych osobowych podanych dobrowolnie, podanie informacji określonych powyżej jest obowiązkowe jeżeli natomiast istotne dane nie zostaną dostarczone, wówczas nie będziemy w stanie zapewnić Ci istotnych produktów, usług, płatności ani nagród. Podanie preferencji marketingowych oraz wszelkich pozostałych danych, które nam podajesz, jest dobrowolne. Jednak w przypadku braku niniejszych informacji może dojść do sytuacji, w której nie będziemy w stanie zaprezentować Ci odpowiednich produktów czy promocji, którymi możesz być zainteresowany/a. Jak mogę się z Wami skontaktować? Mamy nadzieję, że będziemy mogli udzielić satysfakcjonujących odpowiedzi na Twoje pytania dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych. Jeżeli masz jakiekolwiek zastrzeżenia do sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane lub chcesz zrezygnować z marketingu bezpośredniego, skontaktuj się z nami pod adresem DataPrivacy@acco.com lub napisz na adres administratora podany poniżej. Która jednostka należąca do ACCO Brands jest administratorem moich danych i którym jednostkom powiązanym mogą zostać udostępniane moje dane? Administratorem Twoich danych jest Esselte Polska Sp. z o.o.

8 ul. Postępu 18A Warszawa Lista jednostek należących do grupy ACCO Brands wraz z danymi kontaktowymi, jest dostępna tutaj. Jak długo będziecie przechowywać moje dane? Przechowujemy i chronimy Twoje dane tak długo, jak jest to konieczne w związku z realizacją celów, dla których je zbieramy lub przetwarzamy zgodnie z prawem, w tym zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa i okresów ograniczenia. Jeżeli przetwarzamy dane osobowe dla celów marketingowych lub za Twoją zgodą, przetwarzamy niniejsze dane do czasu, gdy zażądasz od nas wstrzymania tego działania oraz przez krótki okres po tej prośbie (żeby umożliwić nam wdrożenie Twoich żądań). Zachowujemy również informacje o tym, że poprosiłeś nas o zaprzestanie wysyłania marketingu bezpośredniego lub przetwarzania Twoich danych przez czas nieokreślony, dzięki czemu może respektować Twoje żądanie w przyszłości.