Polityka prywatności Kandydaci do pracy

Transkrypt

1 Polityka prywatności Kandydaci do pracy Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy Ciebie i Twoich danych osobowych przekazanych w celu uczestnictwa w procesie rekrutacyjnym. Intrum jest firmą międzynarodową z oddziałami w wielu różnych krajach. Lokalny oddział Intrum, w którym złożyłeś aplikację będzie odpowiedzialny za ochronę Twoich danych osobowych. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa (w tym Kodeksem Pracy) jest obligatoryjne, a w pozostałym zakresie jest dobrowolne. W zakresie w jakim podanie danych osobowych jest obligatoryjne, niepodanie tych danych może być podstawą nieuwzględnienia Twojej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Poniżej wyjaśniamy w jaki sposób będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe zebranych od Ciebie lub od osób trzecich w ramach procesu rekrutacji. Jednocześnie wskazujemy, że niniejsza Polityka Prywatności ma wyłącznie charakter informacyjny. W szczególności, nie stanowi ono realizacji obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO ). Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą Politykę Prywatności bez powiadomienia o tym, więc prosimy o regularne sprawdzanie jej treści. Bieżąca wersja została opublikowana 1 kwietnia 2018 r. 1. Kategorie danych osobowych Kiedy składasz do nas podanie o pracę, zbieramy następujące kategorie Twoich danych osobowych: Dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres, adres , numer telefonu. Informacje z życiorysu/ CV: historia Twojej kariery zawodowej i zatrudnienia, wykształcenie, umiejętności, znajomość języków obcych oraz wszelkie inne informacje, jakie zostaną zawarte w Twoim CV. List motywacyjny: wszelkie informacje, jakie zdecydujesz się zawrzeć w liście motywacyjnym. Zdolność do wykonywania pracy: dokumenty potwierdzające prawo do podjęcia pracy (np. obywatelstwo, zgoda urzędowa na podjęcie zatrudnienia itp.). Zaświadczenie o niekaralności: w zależności od charakteru danego stanowiska i kraju możemy poprosić Cię o przedstawienie zaświadczenia wydanego przez organ państwowy, potwierdzający, że nie zostałaś/ -łeś skazana/ -y za żadne przestępstwa, które wykluczałyby możliwość objęcia przez Ciebie danego stanowiska. Ponadto, w zależności od stanowiska, o które się ubiegasz możemy uzyskać informacje od osób trzecich: Rekrutacja wewnętrzna: jeżeli jesteś już zatrudniony przez Intrum i ubiegasz się o inne stanowisko w ramach rekrutacji wewnętrznej, możemy wykorzystać informacje z Twoich akt pracowniczych w celu uzupełnienia informacji przedstawianych przez Ciebie w Twoim podaniu o pracę. Ocena pracy: możemy poprosić Cię o poddanie się ocenie kompetencji, swoich umiejętności, cech charakteru lub zdolności poznawczych. Takie oceny zazwyczaj przeprowadzane są za pośrednictwem zewnętrznej firmy, która przekazuje nam wyniki oceny. Przed dokonaniem takiej oceny, przekażemy Ci dalsze informacje mające zastosowanie w danej sytuacji. Badania przed zatrudnieniem: w zależności od charakteru danego stanowiska i kraju możemy poprosić eksperta specjalizującego się w badaniach kompetencyjnych dla kandydatów do pracy o zbadanie, czy występują jakiekolwiek okoliczności, które wykluczałyby

2 możliwość objęcia przez Ciebie danego stanowiska. Kwestia zorganizowania takiego badania oraz jego zakres i cel zostaną z Tobą omówione przed badaniem. Referencje: możemy zdecydować się na pozyskanie referencji od osób/ instytucji, z którymi współpracowałaś/ -łeś w przeszłości. Skontaktujemy się tylko z tymi osobami, które podały nam swoje nazwiska i dane kontaktowe. Jeśli jesteś już pracownikiem Intrum, możemy poprosić - bez Twojej wiedzy - o referencje od Twojego przełożonego i/lub współpracowników. W pewnych okolicznościach możemy przetwarzać Twoje szczególne kategorie danych osobowych, takie jak dane o pochodzeniu etnicznym lub informacje o płci, aby pomóc nam w zapewnieniu zróżnicowanej puli kandydatów i pracowników. 2. Cele przetwarzania danych Administrator Danych Osobowych będzie przetwarzać Twoje dane w następujących celach: Rekrutacja: przetwarzamy informacje o Tobie w celu sprawdzenia czy jesteś wykwalifikowanym kandydatem na stanowisko, o które się ubiegasz. Rozstrzyganie sporów: możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celach związanych z rozstrzyganiem sporów, rozpatrywaniem skarg i prowadzeniem postępowań prawnych. W celu zapewnienia zgodności z prawem: możemy mieć obowiązek przetwarzania Twoich danych osobowych w celu zapewnienia zgodności z prawem lub wyrokiem sądowym. 3. Kategorie podmiotów, jakie mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych Administrator Danych Osobowych może udostępniać Twoje dane osobowe następującym kategoriom podmiotów w poniższych okolicznościach: jeżeli uzyskujemy informacje od osób trzecich (jak opisano powyżej), przekazujemy im Twoje imię i nazwisko oraz inne informacje niezbędne do tego, aby mogli nam przekazać istotne informacje o Twoich kwalifikacjach; możemy przekazywać Twoje dane osobowe stronom trzecim działającym w naszym imieniu, np. naszym usługodawcom. W takich przypadkach podmioty te mogą wykorzystywać Twoje dane osobowe wyłącznie w celach opisanych powyżej i zgodnie z naszymi instrukcjami; nasi pracownicy w związku z zakresem zadań na stanowisku (np. specjalista ds. kadr i płac) mają dostęp do Twoich danych osobowych. W takiej sytuacji dostęp jest udzielany jedynie w razie konieczności opisanej powyżej, a pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności; możemy udostępniać Twoje dane osobowe, jeśli jest to wymagane przez prawo lub na mocy nakazu sądowego, np. organom ścigania i innym instytucjom rządowym. 4. Miejsce przechowywania Twoich danych osobowych Dostęp do Twoich danych osobowych będą mieć pracownicy znajdujący się na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Dostęp do Twoich danych mogą mieć także osoby znajdujące się na terytorium Szwajcarii, w odniesieniu do której Komisja Europejska stwierdziła w drodze decyzji, że zapewnia ona właściwy poziom ochrony danych osobowych przekazywanych z Unii Europejskiej. Intrum korzysta z zewnętrznych usługodawców w celu przechowywania Twoich danych osobowych, które to dane mogą być przechowywane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych, w odniesieniu do których Komisja Europejska stwierdziła w drodze decyzji, że Stany Zjednoczone zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przekazywanych z Unii do podmiotów w Stanach Zjednoczonych w ramach Privacy Shield (Tarczy Prywatności UE-USA). Do programu mogą przystąpić te amerykańskie przedsiębiorstwa, które zobowiązują się do zapewnienia wyższego poziomu ochrony prywatności, niż wymagają tego amerykańskie przepisy. W krajach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym poziom ochrony danych osobowych ustanowiony przez prawo zazwyczaj nie jest tak wysoki jak poziom ochrony w Unii Europejskiej. Z

3 tego powodu Intrum gwarantuje, że zawarta jest stosowna umowa ze stroną trzecią, do której przekazywane są dane osobowe. Zabezpieczają one Twoje dane osobowe, poprzez stosowanie standardowych klauzul ochrony danych, przyjętych przez Komisję Europejską. Informacje o tych zabezpieczeniach zostaną udostępnione na stronie internetowej Intrum w momencie, w którym zostanie zawarta umowa, której stroną będzie podmiot spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a przedmiotowe zabezpieczenia zostaną zapewnione w sposób opisany w art. 46 ust. 2 RODO. 5. Przechowywanie danych osobowych Przechowujemy Twoje dane osobowe przez określony czas i usuwamy je, kiedy nie ma już konieczności ich dalszego przetwarzania. Oznacza to, że przechowujemy Twoje dane osobowe w trakcie trwania procesu rekrutacji i usuwamy je po znalezieniu właściwego kandydata. Jeżeli zostaniesz wybrany na dane stanowisko, będziemy przechowywać Twoje dane osobowe w naszych aktach pracowniczych zgodnie z naszymi wytycznymi dotyczącymi ochrony prywatności. Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez dłuższy czas po zakończeniu procesu rekrutacji, w przypadku toczącego się sporu prawnego lub jeżeli udzieliłaś/ -łeś nam zgody na przechowywanie Twoich danych osobowych przez dłuższy okres (na potrzeby przyszłych rekrutacji). 6. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu firmy Intrum. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest w tym przypadku proces rekrutacyjny, a więc działania podejmowane przed zaistnieniem ewentualnych relacji pomiędzy Tobą, a Intrum i opartych na umowie o pracę, umowie cywilno-prawnej lub kontrakcie B2B. W niektórych sytuacjach mamy także prawny obowiązek przetwarzania Twoich danych osobowych. Przetwarzając Twoje dane osobowe nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. 7. Twoje prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych Przysługują Ci określone prawa na mocy przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, obowiązujących w Unii Europejskiej. Twoje prawa stępu Co to oznacza? Możesz żądać informacji o sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym informacji w następujących kwestiach: Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe? Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy? Komu przekazujemy Twoje dane osobowe? Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe, lub jakie są kryteria dla ustalania tego okresu? Jakie przysługują Ci prawa? Skąd uzyskaliśmy Twoje dane osobowe? (jeżeli nie otrzymaliśmy ich od Ciebie) Czy przetwarzanie danych obejmuje automatyczne podejmowanie decyzji (tzw. profilowanie)? Jeżeli Twoje dane zostały przekazane do kraju poza EOG, jak zapewniamy ich bezpieczeństwo i ochronę? Wszystkie te informacje zostały zawarte w niniejszej Polityce Prywatności. Możesz także zażądać kopii danych osobowych, jakie posiadamy i przetwarzamy na Twój temat. Jednak wydanie dodatkowych kopii podlega opłacie równej kosztom obsługi tego żądania. Bardzo ważnym jest, abyśmy posiadali prawidłowe informacje na Twój temat.

4 sprostowania danych usunięcia danych oraz do bycia zapomnianym ograniczenia przetwarzania Prawo wniesienia sprzeciwu przenoszenia danych Wycofanie zgody Zachęcamy, abyś informował nas, gdy Twoje dane osobowe są niezgodne ze stanem faktycznym, np. gdy zmieniłeś nazwisko lub adres. W przypadku chęci skorygowania danych, prosimy o dostarczenie dokumentu potwierdzającego zmiany. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe w sposób niezgodny z prawem, np. dłużej niż to konieczne lub bez powodu, możesz poprosić nas o skasowanie tych informacji. Od chwili, gdy zwrócisz się do nas z wnioskiem o korektę Twoich danych osobowych lub jeżeli zgłosiłeś sprzeciw wobec ich przetwarzania, do czasu, aż będziemy w stanie zbadać sprawę lub potwierdzić dokładność Twoich danych (lub zmienić je zgodnie z Twoimi instrukcjami), masz prawo do ograniczenia przetwarzania. Oznacza to, że (poza przechowywaniem danych) możemy przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie zgodnie z treścią Twojej zgody, w razie konieczności dotyczącej roszczeń prawnych, w celu ochrony praw innej osoby lub jeżeli z ich przetwarzaniem związany jest ważny interes publiczny. Możesz także poprosić nas o ograniczenie przetwarzania Twoich danych, jeżeli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale nie chcesz, abyśmy skasowali Twoje dane osobowe. Jeżeli uważasz, że nie mamy prawa by przetwarzać Twoje dane osobowe, lub chciałbyś, aby kwestia dotycząca automatycznego podejmowania decyzji została ponownie rozstrzygnięta, możesz zgłosić sprzeciw w odniesieniu do przetwarzania danych. W takiej sytuacji wolno nam kontynuować przetwarzanie tylko wówczas, jeżeli potrafimy przedstawić przekonujące uzasadnienia, które są ważniejsze od Twoich interesów, praw i swobód. Jednak zawsze możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, gdy jest to wymagane w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń. Możesz poprosić, aby Twoje dane osobowe, które podałeś nam w celu przetwarzania na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy, zostały Ci przekazane w odpowiednio przygotowanym, powszechnie używanym i czytelnym dla urządzeń formacie. Masz także prawo żądać przekazania tych informacji do innego Administratora Danych Osobowych. Pamiętaj, że uprawnienie to możesz realizować u Administratora Danych Osobowych, a nie u podmiotu przetwarzającego Twoje dane na zlecenie tego Administratora Danych Osobowych. Nie przetwarzamy danych osobowych na podstawie zgód. Jednak, biorąc pod uwagę fakt, że niektóre czynności przetwarzania powinny odbywać się na podstawie zgody, masz prawo do wycofania swojej zgody w dowolnym momencie i w związku z tym na tej podstawie zaprzestaniemy przetwarzania, jeżeli Twoje żądanie będzie uzasadnione. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Posiadasz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, celem skorzystania z możliwości ochrony prawnej przewidzianej przez prawo. 8. Dane kontaktowe Jeśli potrzebujesz skontaktować się z Administratorem (Twoich) Danych Osobowych lub naszym Inspektorem Ochrony Danych, w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, prosimy przesłać na: Intrum Justitia Sp. z o.o.: Marta Rutkowska, kontakt: IOD@intrum.pl

5 Intrum S.A.: Katarzyna Powroźnik, kontakt: Poniżej podajemy pozostałe dane kontaktowe Administratora i Inspektora Ochrony Danych: Intrum Justitia Sp. z o.o., ul. Węglowa 5, Białystok Intrum S.A., ul. Czesława Miłosza 13, Wrocław