Poznań, dn

Transkrypt

1 Poznań, dn KLAUZULA INFORMACYJNA Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) stosowanego począwszy od 25 maja 2018r., informuję, że: Administrator Danych Osobowych Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest ARS Fundacja Wspierania Twórczości, Kultury i Sztuki ul. Nowowiejskiego 15/15a, Poznań zwana dalej Administratorem. Kontakt z Administratorem ARS Fundacja Wspierania Twórczości, Kultury i Sztuki ul. Nowowiejskiego 15/15a, Poznań Moment pozyskania Danych Osobowych Administrator pozyskał Pani/Pana Dane Osobowe w związku z procesami rekrutacji oraz zawarcia i realizacji umowy. Podstawowy cel przetwarzania Danych Osobowych Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe wraz z innymi danymi niezbędnymi do sporządzenia i zawarcia umowy, realizacji zobowiązań w niej zawartych oraz przestrzegania ciążących na nim obowiązków prawnych. Przetwarzaniu podlegać też będą dane zebrane w trakcie wykonywania obowiązków wynikających z podpisanej umowy, a które będą przetwarzane w celach określonych poniżej. Szczegółowe cele przetwarzania Danych Osobowych Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach: a. zawarcia umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. b) RODO); b. wykonania zawartej umowy, a w szczególności do realizacji zadań w niej zawartych (zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. b) RODO); c. zawarcia innych umów dotyczących usług suplementarnych i dodatkowych, w tym umowy z ubezpieczycielami (zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. b) RODO);

2 d. w przypadku, w którym Pan/Pani zdecyduje się skorzystać z dodatkowych usług oferowanych przez Administratora, przekazanie Pana/Pani danych jest dobrowolne, ale bez ich podania nie będzie możliwe należyte świadczenie usług, wykonanie umowy lub jej zawarcie; e. prowadzenia ewidencji osób współpracujących, w tym również ewidencji w systemach informatycznych Administratora, na potrzeby realizacji zawartych umów (zgodnie z obowiązującym stanem prawnym) (zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt. c) RODO), f. wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, w tym rachunkowych, m.in. dokonywanie przelewów z tyt. realizacji umowy, wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych oraz ich przechowywania przez okres przewidziany prawem (zgodnie z art. 6 ust.1 pkt. c) RODO); g. wykonania ciążących na Administratorze obowiązków sprawozdawczych wobec innych organów, a w szczególności w celu wypełnienia obowiązków raportowania i przekazywania danych do odpowiednich organów sprawujących nadzór nad działalnością Administratora, np.: Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, PFRON, Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Kuratorium Ośwaty (zgodnie z art. 6 ust. 1 c) RODO); h. zapewnienia Administratorowi realizacji prawnie uzasadnionego interesu, w tym w celu dochodzenia roszczeń, procesów windykacyjnych oraz sprzedaży wierzytelności przysługujących wobec Pana/Pani. W takim zakresie osoby te staną się samodzielnym administratorem Pana/Pani danych, w zakresie koniecznym dla dochodzenia roszczeń. (zgodnie z art. 6 ust. 1 f) RODO); i. zapewnienia Administratorowi realizacji prawnie uzasadnionego interesu związanego z zapewnieniem bezpieczeństwa pracowników / współpracowników, w tym m.in. monitoring infrastruktury wykorzystywanej przez Administratora (zgodnie z art. 6 ust. 1 f) RODO) j. marketingu bezpośredniego usług własnych Administratora, o ile Pan/Pani nie wyrażą swojego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym zakresie. Cel ten mieści się w zakresie prawnie uzasadnionych interesów Administratora. Udzielona zgoda na marketing bezpośredni może być przez Pana/Panią w każdym czasie odwołana (zgodnie z art. 6 ust. 1 f) RODO); k. prowadzenia badań i analiz statystycznych (zgodnie z art. 6 ust. 1 f) RODO); l. przechowywania danych dla spełnienia obowiązków archiwizacyjnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 c) i f) RODO); m. pozostałych, na które udzielił/a Pan/Pani zgodę Administratorowi, o ile nie będziemy mogli przetwarzać Pani/Pana danych osobowych na podstawie:

3 uzasadnionego interesu prawnego, obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, obowiązku należytego wykonania zawartej umowy lub podjęcia działań prowadzących do jej zawarcia tj. w oparciu, o inne cele niż te wymienione powyżej (zgodnie z art.6 ust. 1 RODO). Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, w zakresie niezgodnym z celami przetwarzania. Udzielona przez Pana/ Panią zgoda może zostać wycofana w każdym momencie. Pragniemy jednak podkreślić, iż powyższa decyzja nie wpływa na zgodność przetwarzania danych z obowiązującym prawem (np. przechowywanie, modyfikowanie, usunięcie danych czy wykorzystanie ich w celu, zgodnym z wyrażoną zgodą), których dokonano przed jej wycofaniem. Udostępnianie Danych osobowych Dane osobowe mogą zostać udostępnione: a. organom państwowym, zwłaszcza tym czuwającym nad poprawnością realizacji zawartej umowy (w tym., m.in. Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd Pracy, Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych) oraz organom takim jak: Policja, Urząd Ochrony Danych Osobowych, Urząd Ochrony Konsumentów i Konkurencji, a także organom właściwym dla spraw cudzoziemców kształcących się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Część z tych podmiotów będzie przetwarzać Pana/Pani dane osobowe w swoich rejestrach i systemach jako oddzielny administrator tych danych i w rezultacie niezależnie od Administratora. Należy wskazać, iż część przepisów prawa wymaga od Administratora aktualizowania zebranych danych osobowych; b. podmiotom, w tym firmom obsługującym platformy teleinformatyczne Administratora jak np. ISAPS czy ONTE czy też udostępniającym Administratorowi narzędzia teleinformatyczne, w zakresie, w jakim jest to konieczne dla utrzymania platform i aktualności danych na nich zawartych; c. podwykonawcom Administratora, którzy wspierają procesy realizowane przez Administratora w ramach zawartej z Panem/Panią umów, np.: podmiot, odrębny od Administratora, a będący właściciel infrastruktury, do której dostęp może być ograniczony za pomocą listy obecności oraz osoby nadzorującej; d. podmiotom świadczącym na rzecz Administratora różnego rodzaju usługi doradcze, audytowe, pomoc prawną, ochronę obiektów, pomoc podatkową czy rachunkową. W tych zakresach zaznaczamy, iż część z tych podmiotów po przekazaniu im danych stanie

4 się osobnym, nowym administratorem (nie każdy z tych podmiotów będzie miał obowiązek poinformowania Pani/a o przetwarzaniu danych np. z uwagi na ustawową tajemnicę zawodową). W tej grupie będą też podmioty nabywające dane osobowe od Administratora celem uzyskania od Pana/Pani wierzytelności, o ile takie powstaną na gruncie wykonywania zawartych umów. Podobnie, w ramach uzasadnionego interesu prawnego Administratora, spowodowanego koniecznością obrony, ustalenia i dochodzenia roszczeń, Pana/Pani dane mogą zostać przekazane do ubezpieczyciela Administratora, czy też brokera/pośrednika ubezpieczeniowego w zakresie, w jakim będzie to konieczne dla realizacji tego interesu prawnego i np. w związku z tym dla wypłaty ubezpieczenia. Zaznaczamy, ponadto że obecnie nie zamierzamy przekazać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a więc poza terytorium Unii Europejskiej i pozostałych Państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego jak Liechtenstein, Norwegia, Islandia. O wyjątkach od tej zasady zostanie Pan/ Pani odpowiednio poinformowany/a. Zakres Danych Osobowych Zakres przekazywanych danych wynika z formularzy rejestracyjnych (pierwotnych i wtórnych) niezbędnych do przygotowania, zawarcia i realizacji umowy, zgodnych z ww. celami przetwarzania danych osobowych. Uprawnienia związane z ochroną Danych Osobowych Posiada Pan/Pani prawo do: a. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych; b. żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania ( prawo do bycia zapomnianym ). Żądania te spełnimy, o ile nie będziemy mieć podstaw lub obowiązku ich dalszego przetwarzania; c. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; d. wniesienia skargi do organu nadzorczego. Skargę w tym zakresie można wnieść w dowolnym momencie, jeżeli uważa Pan/Pani, że powierzone dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa. W roli organu nadzorczego będzie, po wejściu w życie RODO, występował Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, do którego będzie mógł Pan/Pani wnieść skargę; e. przenoszenia danych tj. prawo otrzymania danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pan/Pani przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy

5 przesłali dane do innego administratora. Administrator wykona żądanie, jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe; f. prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji opartej na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych. Prawa wymienione w pkt. a) d) i f) powyżej można zrealizować m.in. poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych (dane kontaktowe w pkt. Kontakt z Administratorem). Pan/Pani ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych Pana/Pani szczególną sytuacją odnośnie przetwarzania przez Administratora danych osobowych opartych na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO (zakres wykorzystywanych danych określony został w pkt. 3 niniejszej klauzuli), w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Od momentu wycofania zgody, odstąpimy od przetwarzania Pana/Pani danych osobowych. Zaznaczamy jednak, że jeżeli po stronie Administratora wystąpią ważne, prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności nie mamy obowiązku uwzględnić Pani/Pana sprzeciwu. Podobnie, mamy prawo dalej wykorzystywać dane dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jak i przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora. Czas przechowywania danych osobowych Pani/Pana dane osobowe planujemy przechowywać: a. dla umów związanych z procesem dydaktycznym przez okres wynikający z przepisów wydanych w oparciu o Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów lub przepisami, które przedmiotowe Rozporządzenie zastąpią, w zakresie danych, jakie jesteśmy zobowiązani przetwarzać, a zwłaszcza archiwizować od daty zakończenia procesu dydaktycznego; b. dla umów o pracę przez okres wynikający z przepisów zgodnych z Ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 108 t.j.), c. dla celów emerytalno rentowych przez okres wynikający z przepisów zgodnych z Ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 17 grudnia 1998 r. d. dla celów podatkowych przez okres wynikający z przepisów zgodnych z Ustawą z dnia r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, e. dane wykorzystywane dla celów marketingu bezpośredniego będą przechowywane przez okres trwania umowy, o ile nie zostanie wyrażony Pana/Pani sprzeciw. W tej sytuacji zaprzestaniemy wykorzystywania danych w tym zakresie;

6 f. w przypadku danych wykorzystywanych przez Administratora w ramach uzasadnionego interesu prawnego, będą przetwarzane tak długo jak interes ten istnieje, a w przypadku roszczeń - do czasu ich wygaśnięcia lub przedawnienia, w szczególności w celu realizacji przepisów podatkowych, księgowych czy rachunkowych, g. w przypadku danych pozyskanych na podstawie zgody, do czasu jej odwołania albo do upływu czasu, na jaki zgoda została udzielona.