POWIADOMIENIE O ZASADACH OCHRONY PRYWATNOŚCI STRON TRZECICH

Transkrypt

1 POWIADOMIENIE O ZASADACH OCHRONY PRYWATNOŚCI STRON TRZECICH I. Niniejsze Powiadomienie Niniejsze Powiadomienie zostaje wydane przez każdego administratora danych wskazanego w Części II poniżej (łącznie, Rain Carbon, my, nas i nasze ) i adresowane jest do osób spoza naszej organizacji, z którymi utrzymujemy kontakty, co obejmuje naszych klientów, osoby odwiedzające nasze Strony www, innych użytkowników naszych produktów lub usług oraz osoby odwiedzające nasze placówki (łącznie Państwo ). To Powiadomienie może być okresowo zmieniane lub aktualizowane dla odzwierciedlenia praktyk naszych praktyk w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych lub zmian obowiązujących przepisów prawa. Zachęcamy Państwa do uważnego przeczytania tego Powiadomienia oraz regularnego sprawdzana tej strony, aby przejrzeć wszelkie ewentualne zmiany, które możemy wprowadzać zgodnie z warunkami tego Powiadomienia. II. Odpowiedzialność za przetwarzanie danych i kontakt Do celów niniejszego Powiadomienia, właściwymi Administratorami danych są: Administrator Dane do kontaktu: GDPR@raincarbon.com RÜTGERS POLAND SP. Z.O.O ul Szkolna 15, Kedzierzyn-Kozle, Polska III. Źródła i wykorzystywanie danych Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymaliśmy w ramach naszych relacji służbowych od dostawców, klientów, potencjalnych klientów, usługodawców i agentów. Gromadzimy lub uzyskujemy dane osobowe, kiedy ktoś odwiedza nasze Strony www lub korzysta z funkcji lub zasobów dostępnych na tych Stronach lub za ich pośrednictwem. Przetwarzamy również dane osobowe pracowników naszych spółek oraz dane osobowe otrzymane z innych spółek wchodzących w skład grupy Rain Carbon. Ponadto przetwarzamy dane osobowe otrzymane w dozwolony sposób ze źródeł publicznych (np. rejestrów handlowych, rejestrów gruntów i nieruchomości, rejestrów dłużników, prasy, mediów, Internetu) i które można przetwarzać.

2 Oto podstawowe typy danych osobowych, które możemy gromadzić i przetwarzać: Dane zbiorcze osób (nazwisko, imię, tytuł, zwrot grzecznościowy, data urodzenia, adres). Dane dotyczące sposobu komunikacji, takie jak telefon, telefon komórkowy, (domowy i służbowy). Informacje bankowe Informacje na temat klientów, dostawców, usługodawców (zlecenia, umowy, dane adresowe, dane księgowe itp.). IV. Cel i podstawa prawna przetwarzania Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z postanowieniami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych oraz konkretnymi przepisami o ochronie danych, które są istotne i mają zastosowanie do spółek Rain Carbon na terenie UE. W trakcie przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w niniejszym Powiadomieniu, możemy polegać na co najmniej jednej z następujących podstaw prawnych, zależnie od okoliczności: 1. Artykuł 6(1)(a) RODO Przetwarzanie jest zgodne z prawem w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Zgodę można wycofać w dowolnej chwili. Wycofanie w myśl niniejszego dokumentu odnosi się tylko do przyszłości. 2. Artykuł 6(1)(b) RODO Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań pomiędzy osobami, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, oraz do zarządzania relacjami pomiędzy klientem i dostawcą uwzględniające osobę, której dane dotyczą. Szczegóły dotyczące celów przetwarzania danych osobowych są zawarte w odpowiednich dokumentach umownych, dokumentach dotyczących klienta i dostawcy oraz standardowych warunkach handlowych. 3. Artykuł 6(1)(c) RODO Jako spółka podlegamy różnorodnym zobowiązaniom prawnym, takim jak przepisy podatkowe, przepisy regulujące emisje, rozporządzenia dotyczące bezpieczeństwa i zabezpieczeń, przepisy prawa handlowego lub prawa spółek oraz regulacje finansowe. Przetwarzanie danych osobowych może również zachodzić w celu spełnienia tych warunków. 4. Artykuł 6(1)(f) RODO Jeżeli jest to niezbędne, przetwarzamy Państwa dane w zakresie większym niż wynika to z realizacji umowy lub relacji pomiędzy klientem i dostawcą w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów stron trzecich, chyba że nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i swobody osoby, której dane dotyczą.

3 Cele, dla których możemy przetwarzać dane osobowe z uwzględnieniem odpowiednich przepisów prawa to między innymi: 1. Zapewnianie Stron www, produktów i usług Zapewnianie naszych Stron www, produktów lub usług, zapewnianie artykułów promocyjnych na życzenie; a także komunikacja z osobami związanymi z takimi Stronami produktami lub usługami. 2. Prowadzenie naszej działalności Obsługiwanie i zarządzanie naszymi Stronami www, naszymi produktami i usługami; zapewnianie Państwu treści; wyświetlanie reklam i innych informacji; komunikowanie się z Państwem za pośrednictwem naszych Stron, naszych produktów lub naszych usług; oraz powiadamianie o wszelkich zmianach naszych Stron www, produktów lub naszych usług. 3. Komunikacja i marketing Przekazywanie Państwu różnymi środkami (w tym poprzez , telefon, SMS-y, media społecznościowe, posty lub osobiście) nowości oraz innych informacji, którymi mogą być Państwo zainteresowani, zawsze pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody na uczestnictwo oraz w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami prawa; prowadzenie oraz aktualizacja danych kontaktowych, w odpowiednich okolicznościach; oraz uzyskanie uprzedniej zgody na uczestnictwo, jeżeli jest to wymagane. 4. Zarządzanie systemami IT Zarządzanie i obsługa naszych systemów łączności, IT oraz bezpieczeństwa oraz audyty (w tym audyty bezpieczeństwa) oraz monitorowanie takich systemów. 5. BHP Ocena BHP i prowadzenie dokumentacji; zapewnianie bezpiecznego i bezpiecznego środowiska na terenie naszych placówek oraz zgodność z powiązanymi zobowiązaniami prawnymi. 6. Zarządzanie finansowe Sprzedaż; finanse; audyt spółek i zarządzanie kontrahentami. 7. Bezpieczeństwo Fizyczne bezpieczeństwo naszych placówek (w tym rejestr osób odwiedzających nasze placówki); monitoring wizyjny oraz bezpieczeństwo elektroniczne (w tym dane logowania i dostępu). 8. Dochodzenia Wykrywanie, dochodzenie i zapobieganie naruszeniom polityk oraz przestępstwom, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 9. Postępowanie prawne Ustanawianie, egzekwowanie i ochrona przysługujących praw. 10. Przestrzeganie przepisów

4 Zachowanie zgodności z naszymi zobowiązaniami prawnymi i ustawowymi w myśl obowiązujących przepisów prawa. 11. Ulepszanie naszych Stron www, produktów i usług Identyfikacja problemów dotyczących naszych Stron www, naszych produktów lub usług; planowanie ulepszeń naszych Stron www, naszych produktów lub usług oraz tworzenie nowych Stron, produktów i usług. 12. Zapobieganie oszustwom Wykrywanie, zapobieganie i dochodzenia w sprawach oszustw. 13. Rekrutacja i wnioski o zatrudnienie Działania rekrutacyjne; ogłaszanie wolnych stanowisk; czynności związane z rozmowami kwalifikacyjnymi; analiza przydatności na dane stanowisko; dokumentacja decyzji o zatrudnieniu; szczegóły ofert; szczegóły przyjęcia. V. Kto otrzymuje dane W obrębie grupy Rain Carbon, dostęp do danych otrzymują podmioty, którym dane są niezbędne do realizacji zobowiązań umownych lub ustawowych. Przedstawiciele wykonujące zobowiązania umowne oraz inni wykonawcy lub usługodawcy, z których korzystamy, również mogą uzyskać dostęp do przekazanych danych, pod warunkiem przestrzegania naszych wskazówek dotyczących ochrony danych. Dotyczy to zwykle następujących typów odbiorców: - Organa i instytucje publiczne (np. organa podatkowe, nadzorcze, celne) w zakresie, w jakim podlegają one zobowiązaniom ustawowym lub urzędowym. - Inne instytucje i administratorzy danych, którym dane są przesyłane w celu ich wdrożenia do relacji służbowych, np. aplikacje EDP/IT, archiwizacja, kontrola, zgodność, zakupy/zamówienia, technologie medialne, marketing, raportowanie, rejestry prawne, systemy telefoniczne, wideo, audyty, narzędzia płatności. Te instytucje i podmioty mogą być również odbiorcami danych, w odniesieniu do których udzielono zgody na przesyłanie danych. VI. Kraje trzecie i organizacje międzynarodowe Przesyłanie danych do krajów poza UE lub EOG ( kraje trzecie ) ma miejsce jedynie w zakresie, w jakim jest to konieczne do realizacji zobowiązań (np. wobec banków, firm logistycznych), wymagane przepisami prawa (np. wymogami raportowania w myśl przepisów podatkowych lub celnych) lub w zakresie, w jakim udzielono na nie zgody lub w zakresie ich przetwarzania w Państwa imieniu. O ile dane są przesłane do krajów trzecich, które nie są uznawane za Odpowiednią jurysdykcję (to znaczy nie są jurysdykcją formalnie wskazaną przez Komisję Europejską jako zapewniającą odpowiedni poziom

5 ochrony danych osobowych), jest to dokonywane na podstawie wzorcowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską lub zatwierdzonych przez Organ odpowiedzialny za ochronę danych ( Standardowe klauzule umowne ). Mają Państwo prawo zwrócić się o kopię Standardowych klauzul umownych, korzystając z informacji podanych powyżej w Części II. VII. Okres przechowywania danych Przetwarzamy i przechowujemy dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do spełnienia naszych zobowiązań umownych i ustawowych. Ponieważ relacje biznesowe mogą być również oparte na zobowiązaniach długoterminowych, czas przechowywania może być dłuższy. Jeżeli potrzeba przetwarzania lub przechowywania danych w celu spełnienia zobowiązań umownych lub ustawowych przestaje mieć zastosowanie, dane są regularnie usuwane, z następującymi wyjątkami: - Przetwarzanie i przechowywanie jest konieczne w celu zapewnienia zgodności z okresami przechowywania w myśl przepisów handlowych i podatkowych. Dane są usuwane natychmiast po wygaśnięciu takich limitów czasowych. - Zachowanie dowodów w zakresie określonym przepisami o przedawnieniu roszczeń, co może trwać do 30 lat w zależności od przepisów. VIII. Prawa ochrony danych osób, których dotyczą dane Każdej osobie, której dotyczą dane, przysługują następujące prawa: 1. Artykuł 15 RODO: prawo dostępu Prawo ubiegania się o dostęp lub kopię danych osobowych, których jesteśmy administratorem ( Przedmiotowe dane osobowe ) wraz z informacją na temat charakteru, przetwarzania i ujawniania takich Przedmiotowych danych osobowych. 2. Artykuł 16 RODO: prawo sprostowania danych Prawo do ubiegania się o sprostowanie wszelkich nieprawidłowych Przedmiotowych danych osobowych. 3. Artykuł 17 i 18 RODO: prawo do usunięcia danych i ograniczenia przetwarzania Prawo do żądania, w oparciu o zasadne podstawy: (i) usunięcia Przedmiotowych danych osobowych; lub (ii) ograniczenia przetwarzania Przedmiotowych danych osobowych; 4. Artykuł 20 RODO: prawo przenoszenia danych Prawo do przeniesienia Przedmiotowych danych osobowych do innego administratora, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie 5. Artykuł 21 RODO: prawo sprzeciwu. Bardziej szczegółowe informacje - zob. Część IX poniżej.

6 Z uwzględnieniem odpowiednich przepisów prawa, przysługują Państwu następujące dodatkowe prawa dotyczące przetwarzania Przedmiotowych danych osobowych: prawo wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec przetwarzania przez nas lub w naszym imieniu Przedmiotowych danych osobowych oraz prawo wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec przetwarzania przez nas lub w naszym imieniu Przedmiotowych danych osobowych do celów marketingowych. W przypadku prawa do dostępu i usunięcia danych, zastosowanie mają ograniczenia ustalone w odnośnych przepisach o ochronie danych poszczególnych państw członkowskich. Ponadto osoba, której dotyczą dane, ma prawo wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzorczego. Aby skorzystać z któregokolwiek z przysługujących praw lub w przypadku pytań na temat takich praw lub dowolnego innego postanowienia zawartego w niniejszy Powiadomieniu, proszę skorzystać z danych kontaktowych podanych w Części II powyżej. Uwaga: 1. W niektórych przypadkach konieczne będzie okazanie dowodu tożsamości, zanim będzie można skorzystać z tych praw; oraz 2. w przypadkach, gdy taki wniosek wymaga ustalenia dodatkowych faktów (np. ustalania zgodności przetwarzania z obowiązującymi przepisami prawa), zbadamy Państwa wniosek w zasadnie szybkim czasie, zanim podejmiemy decyzję o określonym działaniu. IX. Informacje na temat prawa do sprzeciwu zgodnie z Artykułem 21 RODO Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f), w tym profilowania na podstawie tych przepisów 2. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wniesie sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego, danych osobowych nie wolno już przetwarzać do takich celów. Najpóźniej w chwili pierwszego kontaktu z osobą, której dane dotyczą, wyraźnie informuje się ją o prawie, o którym mowa w ust. 1 i 2, oraz przedstawia się je jasno i odrębnie od wszelkich innych informacji.

7 W związku z korzystaniem z usług społeczeństwa informacyjnego i bez uszczerbku dla dyrektywy 2002/58/WE osoba, której dane dotyczą, może wykonać prawo do sprzeciwu za pośrednictwem zautomatyzowanych środków wykorzystujących specyfikacje techniczne. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. X. Bezpieczeństwo danych Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub nielegalnym zniszczeniem, utratą, zmianą, niedozwolonym ujawnieniem, niedozwolonym dostępem, jak również przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania; zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Ponieważ Internet jest otwartym systemem, przesłanie informacji przez Internet nie jest całkowicie bezpieczne. Chociaż wdrożymy wszelkie rozsądne środki w celu ochrony danych osobowych, nie możemy zagwarantować bezpieczeństwa danych przesyłanych do nas przez Internet - takie przesyłanie odbywa się na Państwa własne ryzyko i ponoszą Państwo odpowiedzialność za zapewnienie, że wszelkie dane przesłane nam są przesłane w sposób bezpieczny. XI. Dokładność danych Stosujemy wszelkie rozsądne kroki, aby zapewnić, że: 1. przetwarzane przez nas dane osobowe są dokładne i uaktualniane w razie konieczności; oraz 2. wszelkie przetwarzane przez nas dane osobowe, które są niedokładne (z uwzględnieniem celów, dla których są przetwarzane), będą niezwłocznie usuwane lub korygowane. Okresowo możemy prosić Państwa o potwierdzanie dokładności Państwa danych osobowych. XII. Minimalizacja danych Podejmujemy wszelkie zasadne kroki dla zapewnienia, że wszelkie przetwarzane przez nas dane osobowe są ograniczone do danych osobowych koniecznych do osiągnięcia celów wskazanych w niniejszym Powiadomieniu. XIII. Cookies i podobne technologie W niektórych miejscach naszych stron www posługujemy się plikami cookies. Pliki cookies to małe pliki tekstowe, które pozwalają nam udostępniać Państwu nasze usługi w sposób bardziej indywidualnie dopasowany do Państwa potrzeb podczas Państwa wizyty na naszej stronie.