KLAUZULA INFORMACYJNA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI DOTYCZĄCA PRACOWNIKÓW SŁUŻBY ZDROWIA

Transkrypt

1 KLAUZULA INFORMACYJNA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI DOTYCZĄCA PRACOWNIKÓW SŁUŻBY ZDROWIA 1. WPROWADZENIE I PODSUMOWANIE W Celgene uznajemy znaczenie ochrony danych osobowych i dokładamy wszelkich starań, aby należycie ochraniać prywatność informacji dotyczących pracowników służby zdrowia i osób związanych z innymi zawodami medycznymi (w tym lekarzy, farmaceutów, członków służby zdrowia, a także konsultantów, np. statystyków, przedstawicieli szpitali, klinik, uniwersytetów, organizacji rządowych oraz organizacji non-profit), z którymi współpracujemy. Niniejsza Klauzula informacyjna o ochronie prywatności dotycząca pracowników służby zdrowia zawiera informacje dotyczące rodzaju przetwarzanych danych i celu przetwarzania danych oraz informacje o prawach pracowników służby zdrowia. Terminy Celgene, grupa, podmioty stowarzyszone, my, nas i nasze odnoszą się do Celgene Corporation oraz jej podmiotów stowarzyszonych na całym świecie. 2. DANE OSOBOWE, KTÓRE MOGĄ BYĆ PRZETWARZANE LUB SĄ PRZETWARZANE Przechowujemy wyłącznie te informacje dotyczące pracowników służby zdrowia, które są niezbędne do zarządzania naszą relacją z nimi. Zależnie od rodzaju relacji możemy przetwarzać następujące dane osobowe: informacje ogólne, takie jak imię i nazwisko, adres korespondencyjny i/lub , numer telefonu, datę urodzenia, a także inne informacje, np.: zdjęcia i obrazy cyfrowe oraz nagrania dźwiękowe, informacje dotyczące płatności, dokumenty identyfikacyjne wydane przez rząd (np. prawo jazdy, paszport, numer identyfikacji podatkowej), umowy, preferencje dotyczące komunikacji, zapytania przesyłane do Celgene oraz specjalne warunki (preferencje lub wymogi żywieniowe, informacje dotyczące dostępności); informacje zawodowe, takie jak stanowisko, dane na temat wykształcenia, kwalifikacje zawodowe, historia preskrypcji, doświadczenie zawodowe, sieci kontaktów zawodowych i podmiotów stowarzyszonych, programy i działania, w których uczestniczyli pracownicy służby zdrowia, publikacje napisane samodzielnie lub wspólnie, nagrody, przynależność do zarządów, uczestnictwo w konferencjach i wydarzeniach, stan zatrudnienia, rankingi wpływu, indywidualne informacje dotyczące podróży i wydatków; informacje dotyczące oceny, takie jak ocena wewnętrzna, klasyfikacja albo ocena efektywności działań zawodowych; informacje z zakresu jawności, takie jak dane dotyczące płatności i dostarczonych usług oraz informacje o fakturach i podatkach.

2 3. ŹRÓDŁA DANYCH OSOBOWYCH W większości przypadków gromadzimy dane bezpośrednio od pracowników służby medycznej, czasem jednak możemy również pozyskiwać informacje na ich temat z innych źródeł, m.in. ze źródeł publicznie dostępnych (takich jak strony internetowe, media społecznościowe i inne platformy cyfrowe, bazy publikacji, dzienniki, redagowane strony internetowe, rejestry krajowe, katalogi profesjonalistów oraz zewnętrzne bazy danych pracowników służby zdrowia) lub od zewnętrznych sprzedawców i dostawców usług działających w naszym imieniu. 4. PRZYPADKI, W KTÓRYCH DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE Przetwarzamy informacje na temat pracowników służby zdrowia wyłącznie w celach dozwolonych przez obowiązujące prawo, które może się różnić w zależności od ich miejsca zamieszkania oraz miejsca, w którym prowadzimy naszą działalność. Przetwarzamy informacje dotyczące pracowników służby zdrowia w celu: realizowania naszych działań biznesowych, np. odpowiadania na pytania i komentarze, zarządzania współpracą i płatnościami, zarządzania danymi w sytuacjach, gdy podróże międzynarodowe lub służbowe są niezbędne do realizacji celów związanych z edukacją lub doradztwem, zapraszania pracowników służby zdrowia na organizowane przez nas wydarzenia lub do uczestnictwa w naszych działaniach, świadczenia usług doradczych w zakresie działalności z udziałem pracowników służby zdrowia, organizacjami opieki zdrowotnej, organizacjami pacjentów, indywidualnymi pacjentami oraz organizacjami prowadzącymi badania kliniczne, dostarczania pracownikom służby zdrowia materiałów niezbędnych do podjęcia decyzji o leczeniu oraz innych działań komercyjnych, takich jak m.in. dostarczanie informacji naukowych; zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi, regulacyjnymi, w tym najlepszymi praktykami branżowymi oraz zobowiązaniami etycznymi, np. raportowaniem interakcji z pracownikami służby zdrowia celem zachowania przejrzystości, egzekwowania naszych zasad i warunków oraz innych postanowień prawnych, zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, realizowaniem poleceń agencji rządowych (np. pełnienia obowiązków w zakresie pozyskiwania danych i raportowania w ramach systemu nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii) i zapewniania zgodności ze standardami branżowymi oraz naszymi wewnętrznymi zasadami; realizacji celów strategicznych i naukowych, np. nawiązywania współpracy z liderami opinii w celu podejmowania bardziej świadomych i obiektywnych decyzji; komunikacji w ramach realizacji działań biznesowych, np. komunikacji z osobami fizycznymi, podmiotami i instytucjami w ramach realizacji naszych działań biznesowych; dostarczania usług i zarządzania relacjami z istniejącymi oraz potencjalnymi klientami, komunikacji marketingowej i komercyjnej zgodnie z obowiązującym prawem; wykrywania naruszeń bezpieczeństwa i oszustw oraz zapobiegania takim przypadkom, np. celem zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych pracowników służby zdrowia lub zapewnienia bezpiecznego środowiska w naszych obiektach i sieciach oraz na organizowanych przez nas wydarzeniach;

3 realizowania wszelkich innych czynności istotnych dla relacji między Celgene a pracownikami służby zdrowia. Będziemy również przetwarzać informacje w innych celach, jeśli jest to dozwolone prawnie (np. do celów archiwizacji lub badań naukowych bądź rynkowych) lub jeśli jest to prawnie wymagane (np. raportowanie informacji w związku z wymogami dotyczącymi zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwem leków). Podstawa prawna do przetwarzania informacji Możemy przetwarzać informacje na podstawie: wyrażenia przez pracownik służby zdrowia zgody na przetwarzanie informacji (w takich przypadkach zgodę można w dowolnym momencie wycofać); przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków określonych w umowie zawartej z pracownikiem służby zdrowia; przetwarzanie jest wymagane w celu ochrony żywotnych interesów pracowników służby zdrowia; przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia zgodności naszej działalności z obowiązkiem prawnym. W niektórych przypadkach przetwarzanie informacji jest niezbędne w celu ochrony uzasadnionego interesu Celgene lub strony trzeciej, np. przetwarzamy informacje w celu prowadzenia badań naukowych i statystycznych, zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwem leków oraz aby utrzymywać stosunki handlowe i prowadzić działalność biznesową, w tym działalność strategiczną lub marketingową. Przetwarzanie informacji w celu prowadzenia badań naukowych uznawane jest za zgodne z celami, dla których informacje zostały pierwotnie zebrane. Należy pamiętać, że jeśli pracownik służby zdrowia ma zawartą umowę z nami lub informacje są niezbędne w celu realizacji obowiązku ustawowego, a wymagane informacje nie zostały podane, możemy nie być w stanie wywiązać się z naszych zobowiązań wobec niego lub zobowiązań w zakresie sprawozdawczości wobec organów regulacyjnych (np. gdy pracownicy służby zdrowia podają informacje o zdarzeniach niepożądanych). Specjalne kategorie danych Oprócz powyższych przypadków, wyłącznie w zgodzie z obowiązującym prawem, możemy przetwarzać specjale kategorie danych osobowych dotyczące osób w określonych jurysdykcjach (w tym w Europejskim Obszarze Gospodarczym), takie jak dane dotyczące zdrowia. Przetwarzamy takie dane, jeśli spełnione zostaną m.in. następujące warunki: jeśli dana osoba udzieli wyraźnej zgody na przetwarzanie takich danych (np. zgodzi się na przetwarzanie informacji o dostępności podczas uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych przez Celgene);

4 jeśli wymagają tego prawa i obowiązki związane z zatrudnieniem; jeśli jest to niezbędne do realizacji celów związanych z zapewnianiem opieki zdrowotnej lub medycyny pracy; jeśli wymagają tego interesy publiczne obszaru zdrowia publicznego, np. w razie ochrony przed transgranicznymi zagrożeniami dla zdrowia lub zapewniania najwyższych standardów jakości i bezpieczeństwa służby zdrowia, produktów leczniczych i urządzeń medycznych. 5. MIEJSCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Celgene z siedzibą główną w Stanach Zjednoczonych prowadzi działalność w Europie, Azji oraz Ameryce Południowej i Północnej. Dane osobowe mogą być dostępne dla centrali Celgene w Stanach Zjednoczonych i niektórych oddziałów Celgene oraz dla określonych partnerów biznesowych lub dostawców na całym świecie. W przypadku gdy Celgene przetwarza dane osobowe w krajach, w których może nie obowiązywać taki sam poziom ochrony informacji osobowych, jak w kraju osoby, której dane są przetwarzane, Celgene jest zobowiązana wprowadzić uzasadnione i odpowiednie środki bezpieczeństwa i zabezpieczenia prawne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem lub ujawnieniem, w tym m.in. w odniesieniu do realizowania wiążących umów, które wymagają odpowiedniej ochrony danych osobowych. W przypadku przesyłania danych osobowych mieszkańców Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) poza granice EOG lub do Szwajcarii Celgene podejmuje niezbędne działania w celu zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych osobowych. Zabezpieczenia te obejmują zastosowanie zatwierdzonych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych. 6. UJAWNIANIE DANYCH OSOBOWYCH Celgene ujawnia dane osobowe w przypadku gdy jest to w uzasadniony sposób niezbędne do osiągnięcia zgodnych z prawem celów biznesowych lub wymagane regulacjami prawnymi. Dane osobowe mogą zostać ujawnione wyłącznie zgodnie z lokalnie obowiązującym prawem i po wprowadzeniu tam, gdzie to możliwe stosownych zabezpieczeń mających na celu ich ochronę. Celgene może ujawnić dane osobowe dowolnemu członkowi naszej grupy kapitałowej, czyli oddziałom Celgene, spółce dominującej i jednostkom od niej zależnym. Mając na celu prowadzenie swojej działalności, Celgene może też ujawniać informacje podmiotom zewnętrznym, takim jak organy publiczne/regulacyjne/rządowe (przedstawiciele rządu, w tym jednostki ds. świadczeń oraz spraw społecznych), podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi dla nas (w tym m.in. prowadzących audyty, dostarczających usługi IT, asystujących w badaniach klinicznych i innych lub dokonujących przeglądy zgodności), partnerom biznesowym i współpracownikom (np. badaczom zewnętrznym). Jeśli Celgene lub całość naszych aktywów zostanie nabyta przez podmiot zewnętrzny, posiadane przez nas dane osobowe będą częścią przekazywanych aktywów.

5 Możemy również ujawniać informacje w celu egzekwowania umów zawartych z pracownikami służby zdrowia oraz w celu ochrony praw, własności oraz bezpieczeństwa naszych pracowników i pacjentów oraz innych osób (np. gości odwiedzających obiekty firmy). 7. KLASYFIKACJA, ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PRAWA PRACOWNIKÓW SŁUŻBY ZDROWIA Dane osobowe pracowników służby zdrowia mogą być łączone z innymi informacjami na ich temat, którymi już dysponujemy i/lub które uzyskamy z wykorzystaniem dostępnych publicznie źródeł, w tym m.in. publikacji naukowych i medycznych, rejestrów krajowych lub internetu. Możemy także przeprowadzić wewnętrzną ocenę albo klasyfikację działalności pracownika służby zdrowia i/ lub jego efektywność (gdzie dotyczy). Celgene używa algorytmu, który dzieli pracowników służby zdrowia na kategorie w zależności od ich działalności w zakresie badań naukowych (wliczając publikacje) oraz umiejętności (takich jak staż i kwalifikacje). Stawki za wystąpienia publiczne i uczestnictwo w wydarzeniach są ustalane na podstawie kategorii pracowników służby zdrowia. Wszystkie ostateczne decyzje są podejmowane przez pracownika służby zdrowia. 8. DOKONYWANIE INDYWIDUALNYCH: WYBORÓW I DOSTĘP DO INFORMACJI Dostęp, poprawianie, usuwanie Zgodnie z obowiązującym prawem prywatności danych (np. z przepisami europejskiej polityki prywatności) każda osoba może zażądać kopii swoich informacji osobowych przechowywanych przez Celgene. Ma ona także prawo do przeglądania, poprawiania lub usuwania takich informacji. Prawo do zarządzania swoimi informacjami osobowymi może być ograniczone względami prawnymi lub regulacyjnymi patrz niżej punkt Poszanowanie praw jednostki do ochrony prywatności. Zgoda marketingowa Pracownik służby zdrowia ma prawo odmówić zgody na przetwarzanie jej danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego, przekazywania informacji naukowej lub wysyłki newsletterów. Tam, gdzie ma to zastosowanie należy skorzystać z opcji optout lub anulować subskrypcję przy użyciu funkcji Unsubscribe; w przypadku dysponowania zarejestrowanym łączem internetowym lub korzystania z jakichkolwiek zasobów Celgene i posiadania konta użytkownika można zaktualizować swoje dane osobowe i preferencje tutaj. Prawo do niewyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych i dodatkowe prawa Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa ochrony prywatności w sytuacjach, w których przetwarzamy informacje w oparciu o uzasadniony cel lub interes publiczny, a

6 także w sytuacjach, w których prowadzimy działania z zakresu marketingu bezpośredniego, pracownik służby zdrowia może formalnie sprzeciwić się przetwarzaniu jego informacji do tych celów. Osoby, chcące skorzystać z prawa do wrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych przez Celgene winny wyraźnie sformułować taki brak zgody w komunikacji z Celgene. W pewnych okolicznościach pracownikom służby zdrowia mogą przysługiwać dodatkowe prawa w zakresie ograniczania przetwarzania ich informacji; lub żądania, aby kopia ich danych została dostarczona im lub podmiotowi zewnętrznemu w formacie cyfrowym. Prosimy skorzystać z Formularza kontaktowego. Złożenia skargi do organów ds. ochrony danych Pracownicy służby zdrowia mogą mieć prawo do złożenia skargi bezpośrednio do odpowiednich organów ds. ochrony danych jeśli uważają, że przetworzyliśmy informacje w sposób niezgodny z prawem lub naruszyliśmy ich prawa. Nie ograniczając żadnych praw do składania skarg bezpośrednio do organu ds. ochrony danych osobowych, dokładamy starań, aby chronić dane osobowe, a skargi można przesyłać bezpośrednio do nas. Prosimy o skorzystanie z formularza kontaktowego. 9. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH Dane osobowe są przechowywane przez Celgene nie dłużej niż to konieczne do realizacji określonych celów biznesowych lub celów w jakich były one gromadzone. Dane osobowe mogą być przechowywane przez Celgene przez dłuższy okres w przypadkach, w których tak stanowi obowiązujące prawo lub wymogi regulacyjne, lub gdy jest to przez nie dopuszczalne. 10. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH BEZPIECZEŃSTWO W Celgene stosujemy odpowiednie środki techniczne i działania organizacyjne mające na celu ochronę prywatności. Podejmujemy stosowne kroki w celu zabezpieczenia danych pracowników służby zdrowia przed ich utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją lub zniszczeniem. 11. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI Celgene może od czasu do czasu zmieniać niniejszą Politykę prywatności poprzez publikację zmian na stronie W przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian Celgene poinformuje o tym bezpośrednio wszystkich zainteresowanych, jeśli będzie miała taki obowiązek prawny, lub opublikuje widoczne zawiadomienie na stronie Prosimy o regularne sprawdzanie treści naszej Polityki prywatności.

7 12. POLITYKA PRYWATNOSCI - KONTAKT Informacja dla pracowników służby zdrowia z Europejskiego Obszaru Gospodarczego/Szwajcarii, Azji, Bliskiego Wschodu oraz Afryki w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Klauzuli informacyjnej o ochronie prywatności dotycząca pracowników służby zdrowia lub w razie chęci uzyskania dalszych informacji na temat praktyk Celgene w zakresie ochrony prywatności należy skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych, wypełniając Formularz kontaktowy lub wysyłając list na adres: EU Data Protection Officer Route de Perreux 1, 2017 Boudry, Switzerland Informacja dla pracowników służby zdrowia z USA i Kanady prosimy o kontakt z Globalnym Biurem Celgene za pośrednictwem Formularza kontaktowego lub poczty tradycyjnej: Chief Privacy Officer 86 Morris Avenue, Summit, NJ 07901, USA Ostatnia aktualizacja: Maj 2018 r.