RAPORT KOŃCOWY dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...

Transkrypt

1 Analiza skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ (w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie Komunikacji RPOWŚ na lata RAPORT KOŃCOWY dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego...

2 Analiza skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ (w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie Komunikacji RPOWŚ na lata RAPORT KOŃCOWY Publikacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego Al. IX Wieków Kielc 3, Kielce Wykonawca: Pracownia Badań i Doradztwa Re-Source Ul. Spławie 53; Poznań Tel , biuro@re-source.pl

3 Wykaz skrótów CATI DFS FGI GPI IDI ITI IZ PI PI RPOWŚ PO RPO RPOWŚ UE UMWŚ Computer Assisted Web Interview Departament Funduszy Strukturalnych Focus Group Interview Główny Punkt Informacyjny Individual in-depth Interview In-depth Telephone Interview Instytucja Zarządzająca Punkt Informacyjny Punkt Informacyjny Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego Program Operacyjny Regionalny Program Operacyjny Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego Unia Europejska Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego 3

4 Streszczenie METODOLOGIA BADANIA 1. Niniejszy raport został przygotowany przez Pracownię Badań i Doradztwa Re-Source na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego w ramach badania ewaluacyjnego pt. Analiza jakości, skuteczności oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ (w tym: Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie Komunikacji RPOWŚ na lata współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 2. Celem głównym badania ewaluacyjnego była ocena skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ (w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście weryfikowania trafności zapisów w Planie Komunikacji RPOWŚ na lata Badanie ewaluacyjne obejmowało: analizę aktywności IZ RPOWŚ w podejmowaniu działań informacyjno-promocyjnych, w tym analizę możliwości i ograniczeń prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych ocenę spójności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ ocenę wymiaru organizacyjnego i kadrowego działań informacyjno-promocyjnych 3. Zastosowana przez Wykonawcę lista metod i technik badawczych i analitycznych obejmowała: analizę desk research, analizę Web research, benchmarking witryn internetowych poświęconych RPO, audyt jakości obsługi w Punktach Informacyjnych mystery client, PI RPO WŚ N=9, GPI N=6, wywiady CATI z beneficjentami i potencjalnymi beneficjentami RPO WŚ, N=252, wywiady CATI z mieszkańcami województwa, N=401, wywiady ITI z przedstawicielami mediów oraz firm doradczych zajmujących się doradztwem w zakresie wsparcia ze środków wspólnotowych, N=8, wywiady IDI z pracownikami IZ RPO WŚ, N=10, wywiad FGI z kadrą kierowniczą i pracownikami IZ RPOWŚ, N=10, ocenę ekspercką, analizę SWOT, analizę statystyczną, analizę jakościową analizę treści. AKTYWNOŚĆ IZ RPOWŚ W PODEJMOWANIU DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH I RODZAJE PODEJMOWANYCH DZIAŁAŃ 1. Wyodrębniono następujące ogólne i szczegółowe działania informacyjno promocyjne: publikacja i dystrybucja dokumentów programowych przygotowanie akcji i kampanii informacyjno-promocyjnych: organizacja festynów rodzinnych Dni Województwa Świętokrzyskiego, angażowanie się w zewnętrzne imprezy masowe, reklama zewnętrzna na billboardach oraz reklama mobilna wykorzystującą środki komunikacji miejskiej (Kielce), przygotowanie materiałów informacyjnych oraz przygotowanie materiałów promocyjnych (gadżety) emisja i publikacja ogłoszeń (radio, prasa): zamieszczanie w lokalnych tytułach prasowych insertów zawierających informacje o działaniach w danym powiecie stworzenie i obsługa strony internetowej organizacja konferencji, seminariów, spotkań informacyjnych oraz szkoleń i warsztatów dla beneficjentów: wspólne przedsięwzięcia promocyjne (konferencje i publikacje) realizowane wspólnie z publicznymi i niepublicznymi uczelniami działającymi w regionie współpraca z mediami / lokalna / regionalna prasa, telewizja, radio/: realizacja i emisja na antenie regionalnego oddziału TVP cyklu programów Unia w pigułce, emisja spotów reklamowych, stała współpraca z największym tytułem prasowym w województwie ( Echo Dnia ) prowadzenie punktu informacyjnego ewaluacja działań informacyjno-promocyjnych 2. Można stwierdzić, iż w ramach planowanych działań przewidziano zarówno działania o charakterze informacyjnym, jak i promocyjnym, wskazując jednocześnie na konkretne instrumenty zastosowane w ramach poszczególnych działań informacyjno-promocyjnych. Wszystkie spośród działań ujętych w katalogu działań informacyjnopromocyjnych dotyczących RPOWŚ mają charakter ciągły, a ich zakres obejmuje szeroką grupę odbiorców. 3. Dokonano podziału grup docelowych na segmenty ze względu na źródła informacji o RPOWŚ, z których korzystają oraz zgrupowania źródeł informacji, ze względu na ich jednoczesne współwykorzystywanie przez poszczególne 4

5 kategorie grup docelowych. W największym stopniu skorelowane ze sobą pozostają: reklama na autobusie oraz festyny i pikniki. W nieco mniejszym stopniu ujawnia się powiązanie źródeł informacji tj. plakaty/ogłoszenia w budynkach urzędów oraz billboardy i plakaty na ulicach. 4. Ze względu na wykorzystywane źródło informacji o RPOWŚ podczas pierwszego kontaktu z programem wyodrębniono 2 segmenty odbiorców działań informacyjno-promocyjnych. Do 1 segmentu zaklasyfikowano 72,9% uczestników badania (odbiorcy, którzy zetknęli się z programem przede wszystkim za pośrednictwem massmediów prasy, telewizji, radia oraz dzięki prowadzonym w terenie akcjom promocyjnym takim jak festyny i pikniki), do segmentu 2-go 27,1% respondentów (odbiorcy, którzy z informacjami o RPOWŚ najczęściej zetknęli się na stronach internetowych, a nie korzystali z prasy, radia czy telewizji). 5. W ramach segmentu 1 skupieni są przede wszystkim mieszkańcy województwa (93,3% mieszkańców należy do tego segmentu). Tworzy go także większość potencjalnych beneficjentów (62,7%) oraz ponad połowa (56%) beneficjentów RPOWŚ. Segment 2 tworzy 44% beneficjentów oraz 37,3 % potencjalnych beneficjentów i 6,7% mieszkańców województwa świętokrzyskiego. IDENTYFIKACJA I OCENA PODEJMOWANYCH DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH PRZEZ POSZCZEGÓLNE KATEGORIE ODBIORCÓW 1. Wśród dostrzeganych i kojarzonych źródeł informacji na temat RPOWŚ niemal we wszystkich grupach respondentów (z wyjątkiem mieszkańców województwa) największą popularnością cieszyła się strona internetowa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego. Korzystało z niej podczas pierwszego kontaktu 59% beneficjantów, 55,3% nieskutecznych beneficjentów oraz 30,8% potencjalnych projektodawców. Mieszkańcy najczęściej o RPOWŚ dowiedzieli się z telewizji bądź prasy, odpowiednio 35,1% oraz 30,6%. Zdecydowanie najmniejszą popularnością wśród wszystkich grup respondentów cieszyły się festyny i pikniki (jedynie 2% mieszkańców wytypowało je jako źródła informacji na temat RPOWŚ). 2. Informacje na temat wypełniania wniosku o dofinansowanie a także realizacji i rozliczania projektu, beneficjenci najczęściej uzyskiwali ze strony internetowej bądź od pracownika merytorycznego UMWŚ. Potencjalni beneficjenci - nieskuteczni wnioskodawcy wskazali jako częste źródło informacji na temat wypełniania wniosku również stronę internetową rpo.swietokrzyskie.pl oraz firmę zewnętrzną (doradczą). Rzadko korzystano na tym etapie z informacji przekazywanych podczas szkoleń organizowanych przez Urząd Marszałkowski. 3. Jeśli chodzi o jakość uzyskanych informacji od poszczególnych źródeł informacji, to w przypadku skutecznych beneficjentów najlepiej zostały ocenione informacje otrzymane od opiekuna projektu (średnia ocena 4,5 na 5 stopniowej skali). Niewiele niższe oceny uzyskały informacje uzyskane za pośrednictwem strony internetowej rpo.swietokrzyskie.pl oraz szkolenia i warsztaty organizowane przez Urząd Marszałkowski. W przypadku nieskutecznych beneficjentów również wysoką ocenę uzyskały szkolenia. 4. Generalnie beneficjenci RPOWŚ ocenili obsługę w Punkcie Informacyjnym, jako dobrą, niewiele niżej ocenili ją z kolei beneficjenci nieskuteczni (średnia ocena wyniosła nieco poniżej 4). 5. Przedstawiciele firm doradczych najczęściej korzystają z informacji zawartych na stronie internetowej, a w przypadku wątpliwości z kontaktu telefonicznego z pracownikiem UMWŚ. Poddając ocenie kontakt telefoniczny oraz mailowy wskazali na występujący niekiedy niski poziom kompetencji pracowników oraz niewiążący charakter odpowiedzi zawartej w mailu. 6. Przedstawiciele mediów korzystają głównie z zasobów strony internetowej, a przy pojawieniu się ewentualnych wątpliwości z konsultacji z pracownikiem Urzędu. Dziennikarze zwrócili uwagę na relatywny brak aktywności pracowników IZ RPOWŚ w zakresie inicjowania kontaktów z dziennikarzami, zwracania uwagi na interesujące tematy dotyczące RPOWŚ i ograniczoną inicjatywę ze strony osób zajmujących się działaniami informacyjnopromocyjnymi. OCENA JAKOŚCI OBSŁUGI KLIENTÓW PUNKTÓW INFORMACYJNYCH 1. Ocenie, z wykorzystaniem techniki mystery client, poddano Punkt Informacyjny Regionalnego Programu Operacyjnego Woj. Świętokrzyskiego oraz Główny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich. 2. Ogólnie kontakt osobisty z pracownikami obu Punktów Informacyjnych został oceniony jako dobry. W przypadku PI RPO WS problem mogą stanowić warunki lokalowe, niezapewniające pełnej dyskrecji beneficjentowi. Zwrócono także uwagę na fakt ograniczonych możliwości ogólnodostępnej i efektywnej ekspozycji ewentualnych materiałów informacyjnych w PI RPOWŚ ze względu na ograniczone warunki lokalowe. 3. We wszystkich przypadkach (bez względu na stopień złożoności kwestii podejmowanych przez audytorów) udało się uzyskać odpowiedzi na wszystkie zadane pytania. Należy w związku z tym stwierdzić, iż zarówno PI RPOWŚ, jak 5

6 i GPI w sposób właściwy realizują swoją główną funkcję, jaką jest świadczenie kompleksowego wsparcia informacyjnego w zakresie tematyki funduszy unijnych. 4. Generalnie można powiedzieć, iż uprzejmość oraz komunikatywność doradców również została oceniona pozytywnie, tylko w przypadku dwóch wizyt uprzejmość doradcy w PI RPOWŚ oceniono średnio. 5. Zdecydowanie pozytywnie została oceniona łatwość nawiązania kontaktu telefonicznego z doradcą. W przypadku obu Punktów kontakt telefoniczny cechuje także duża skuteczność informacyjna. Ocena merytorycznej wiedzy doradcy była minimalnie niższa niż w przypadku kontaktu osobistego, co może jednakże wynikać ze specyfiki samego rodzaju kontaktu. 6. Zarówno zaangażowanie, jak i komunikatywność oraz uprzejmość doradców w trakcie kontaktu telefonicznego ogólnie została oceniona pozytywnie. 7. Zaobserwowano wysoką skuteczność elektronicznej formy komunikacji (100% responsywność). We wszystkich przypadkach uzyskane odpowiedzi miały także charakter szczegółowy i pogłębiony. 8. Jeśli chodzi o perspektywę pracowników Punktów Informacyjnych, to doradcy GPI często zachęcają klientów do odwiedzenia Regionalnego PI, przy tym starają się także udzielić możliwie wyczerpującej informacji. Wyraźnie rzadziej ma miejsce sytuacja, w której to pracownicy PI RPOWŚ zwracaliby się z prośbą o pomoc lub z zapytaniem do pracowników GPI. 9. Pracownicy GPI wskazali na potrzebę działań zorientowanych na zredukowanie ewentualnych deficytów informacyjnych wśród pracowników, które dotyczą różnych aspektów oceny wniosków lub wdrażania projektów 10. Wskazać należy na generalną potrzebę rozwiązania problemu przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi UMWŚ a PI, by zapewnić klientom PI dostęp do możliwie pełnej informacji za pośrednictwem PI. 11. W ramach identyfikacji głównych kategorii odbiorców usług informacyjnych świadczonych przez PI stwierdzono dominację interesentów z Kielc oraz gmin ościennych. Co się natomiast tyczy dominujących form kontaktu, to wskazywano przede wszystkim na osobiste wizyty klientów w PI oraz kontakt telefoniczny. OCENA FUNKCJONOWANIA WITRYNY INTERNETOWEJ RPOWŚ 1. Dokonując oceny strony internetowej RPO WŚ przeprowadzono benchmarking witryn internetowych poświęconych wszystkim RPO w Polsce i oceniono witrynę na tle innych stron internetowych. 2. Uwzględniono następujące kryteria oceny: dostępność, przejrzystość i funkcjonalność, atrakcyjność wizualna, aktualność oraz zawartość merytoryczna. 3. Jeśli chodzi o pozycjonowanie, strona RPOWŚ uplasowała się w rankingu witryn internetowych dotyczących Regionalnych Programów Operacyjnych na 6 miejscu. 4. W ramach oceny przejrzystości i funkcjonalności oraz zawartości merytorycznej strona RPOWŚ uzyskała maksymalną liczbę punktów i znalazła się zdecydowanie na pierwszym pod względem tego aspektu. 5. Relatywnie niską ocenę witryna RPOWŚ uzyskała w kategorii aktualność. 6. Jeśli natomiast chodzi o łączną ocenę benchmarkingu, to witryna internetowa RPOWŚ znalazła się na pierwszym miejscu, otrzymując 30,5 punktów na 35,5 możliwych. 7. W ramach oceny popularności witryny internetowej RPOWŚ przeprowadzono analizę statystyk dotyczących odwiedzin na wspomnianej stronie. 8. W oparciu o posiadane dane stwierdzono, iż w analizowanym okresie ( ) mieliśmy do czynienia z liczbą odwiedzin. Zdecydowanie dominują użytkownicy z Kielc ( odwiedzin), kolejne miejscowości, z których pochodziły osoby odwiedzające witrynę internetową RPOWŚ cechuje wyraźnie mniejsza ilość odwiedzin. Jeśli chodzi o liczbę stron odwiedzanych przez użytkowników witryny to średnio było 2,66 stron na jedną wizytę. Liczbę tę ocenić należy jako relatywnie małą. 9. Zanalizowano także tzw. współczynnik odrzuceń., to jest wskaźnik, który pozwala stwierdzić, jak duży jest odsetek odwiedzin ograniczających się tylko do jednej strony (w praktyce najczęściej identyfikuje on skalę występowania zjawiska opuszczania witryny już po wyświetleniu się strony startowej, bez dalszej eksploracji zawartości). W przypadku omawianego serwisu współczynnik ten okazał się stosunkowo wysoki i wyniósł 82,40%. POTRZEBY I OCZEKIWANIA ODBIORCÓW DOTYCZĄCE DZIAŁAŃ Z ZAKRESU PROMOCJI I INFORMACJI RPOWŚ 1. Oceniając wspomniane wyżej źródła informacji na temat programu RPOWŚ pod względem atrakcyjności beneficjenci najwyżej ocenili (4,34) stronę internetową, zaś potencjalni beneficjenci nieaplikujący najwyżej ocenili 6

7 (4,6) plakaty i ogłoszenia zamieszczone w budynku urzędu. Pozostałe źródła informacji zostały przez wszystkie grupy odbiorców ocenione średnio na 3-4 punkty (na 5 stopniowej skali). 2. Kolejnym aspektem oceny była zrozumiałość otrzymanych informacji i tu skuteczni beneficjenci najwyżej ocenili reklamę umieszczoną na autobusach (4,4). Potencjalni beneficjenci nieaplikujący najwyżej ocenili plakaty i ogłoszenia znajdujące się w budynku urzędu (4,6), zaś beneficjenci nieskuteczni najlepiej ocenili informację uzyskaną za pośrednictwem prasy, radia oraz billboardów i plakatów umieszczonych na ulicy (średnia ocena 4). 3. Beneficjenci, którzy uczestniczyli w szkoleniach organizowanych przez Urząd Marszałkowski ocenili je generalnie dobrze, co oznacza, że w wystarczającym stopniu zaspokajają one potrzeby ich uczestników. 4. Zarówno beneficjenci nieskuteczni, jak i nieaplikujący jako oczekiwane źródło informacji na temat RPOWŚ oraz pozostałych funduszach europejskich wskazali Internet. Z kolei, w grupie mieszkańców najbardziej pożądanym źródłem, z którego chcieliby oni otrzymywać informacje na temat RPOWŚ jest prasa, a w dalszej kolejności telewizja. Najmniej pożądanym źródłem informacji w każdej z grup respondentów okazały się billboardy i plakaty uliczne. SKUTECZNOŚĆ PODEJMOWANYCH DZIAŁAŃ Z ZAKRESU PROMOCJI I INFORMACJI RPOWŚ 1. Skuteczność podejmowanych działań informacyjno-promocyjnych została określona na podstawie zbadania poziomu świadomości oraz wiedzy na temat RPOWŚ w określonych grupach docelowych. 2. Wśród mieszkańców oraz potencjalnych beneficjentów-nieaplikujących województwa zdecydowana większość (ponad 80%) zadeklarowała, że słyszała o programach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Jednocześnie mamy jednak do czynienia z bardzo niskim poziomem znajomości nazwy RPOWŚ wśród mieszkańców, nieco lepiej sytuacja przedstawiała się w grupie potencjalnych beneficjentów. 3. Okazało się, że stopień znajomości nazw nieistniejących programów jest wśród mieszkańców województwa oraz potencjalnych beneficjentów wyższy niż stopień znajomości nazwy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego. 4. Wśród beneficjentów RPOWŚ najwięcej osób (46,6%) wskazało na działania dotyczące innowacji, nowych technologii oraz Internetu jako obszary wsparcia RPOWŚ, relatywnie duży odsetek beneficjentów (około 1/3) wytypował także działania ukierunkowane na rozwój firm oraz na remonty i budowę dróg. 5. Potencjalni beneficjenci nieaplikujący wskazali także na budowę dróg, dalej natomiast na rozwój firmy i szkolenia. Stosunkowo duży odsetek mieszkańców - 23,9% - nie miał zdania w tej kwestii, a 15% mieszkańców wskazało także inne cele, niewymienione w kafeterii, jak na przykład rolnictwo, ogólny rozwój regionu, wyrównywanie szans czy poprawę życia mieszkańców. 6. Przedsiębiorcy byli najczęściej wskazywaną grupą odbiorców RPOWŚ przez beneficjentów i potencjalnych beneficjentów nieskutecznych wnioskodawców, zaś starostwa powiatowe i gminy najczęściej wymieniali mieszkańcy oraz beneficjenci nieaplikujący. Na kolejnych miejscach znalazły się szkoły, organizacje pozarządowe, zakłady opieki zdrowotnej. Około 20-30% wskazań wśród wszystkich respondentów uzyskali bezrobotni, którzy faktycznie nie stanowią grupy docelowej RPOWŚ. 7. Najskuteczniejszym narzędziem w odniesieniu do beneficjentów RPOWŚ okazały się być materiały drukowane w formie ulotek i broszur - cechują się one 80% skutecznością mierzoną jako wiedza na temat grup docelowych RPOWŚ. 8. W przypadku mieszkańców województwa najskuteczniejszymi działaniami promocyjno-informacyjnymi są formy outdoorowe: plakaty i ogłoszenia umieszczone w budynku urzędu oraz reklama na autobusie (100%), a także billboardy i plakaty na ulicach, które cechują się 83,3% skutecznością. 9. W przypadku potencjalnych beneficjentów RPOWŚ najskuteczniejszymi źródłami informacji na temat grup docelowych RPOWŚ są billboardy i plakaty na ulicach (100%) oraz znajomi i treści publikowane w Internecie (78%). 10. Większość respondentów poprawnie wytypowała Urząd Marszałkowski jako Instytucję Zarządzającą RPOWŚ, jako najskuteczniejsze w przypadku beneficjentów nieaplikujących okazały się w tym przypadku billboardy i plakaty zewnętrzne, a w przypadku mieszkańców pikniki, festyny oraz ulotki i broszury. 11. Macierzowa analiza skuteczności oraz popularności poszczególnych narzędzi informacyjno promocyjnych w odniesieniu do znajomości grup docelowych, przeprowadzona dla wszystkich kategorii respondentów wykazała, iż łącznie pod względem tych dwóch cech ponadprzeciętnie wypadają Internet oraz znajomi. 12. Klasyfikacja rzeczonych narzędzi przeprowadzona oddzielnie dla każdej z badanych grup respondentów wykazała duże zróżnicowanie źródeł informacji, które są skuteczne i popularne wśród poszczególnych kategorii odbiorców, zatem zasadne wydaje się dostosowanie odpowiednich narzędzi informacyjno-promocyjnych do określonych grup docelowych. Pikniki/festyny oraz reklama radiowa są narzędziami, które cechują się niską skutecznością oraz niską popularnością wśród odbiorców wszystkich kategorii: mieszkańców, beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów. 7

8 13. Zdaniem pracowników UMWŚ najbardziej skuteczne okazują się dwie formy działań informacyjni-promocyjnych: wszelkie działania z wykorzystaniem mediów oraz na poziomie lokalnym imprezy plenerowe organizowane w poszczególnych powiatach. OCENA ZGODNOŚCI PODEJMOWANYCH DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH RPOWŚ Z DOKUMENTAMI STRATEGICZNYMI 1. Wszystkim trzem komponentom celu strategicznego działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących programów operacyjnych zostały w przypadku RPOWŚ przyporządkowane konkretne działania. 2. Zaobserwowano zgodność działań informacyjno-promocyjnych z sześcioma celami operacyjnymi Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata Jedynie w przypadku celu operacyjnego Upowszechnianie mechanizmów współpracy z partnerami społecznymi i gospodarczymi, środowiskami opiniotwórczymi oraz pobudzanie dialogu instytucji zaangażowanych we wdrażanie danego programu z beneficjentami oraz wymiany doświadczeń między nimi aktywność IZ RPOWŚ wydaje się być wyraźnie słabsza niż w odniesieniu do pozostałych celów. 3. W wyniku analizy zgodności celów operacyjnych Planu Komunikacji RPOWŚ na lata z formami i instrumentami promocji stosowanych w działaniach informacyjno-promocyjnych RPOWŚ stwierdzono relatywnie niski poziom aktywności IZ RPOWŚ w obszarze działań wpisujących się w cel Rozwijanie zasady partnerstwa i współpracy na rzecz efektywnego wykorzystania dostępnej pomocy z Funduszy Europejskich. Natomiast pozostałe formy działań zostały generalnie ocenione pozytywnie pod względem zgodności z celami Planu Komunikacji RPOWŚ STRUKTURA ORGANIZACYJNA I PODZIAŁ ZADAŃ INFORMACYJNO - PROMOCYJNYCH W INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ 1. W chwili obecnej za działania informacyjno promocyjne odpowiedzialne są głównie dwie komórki Urzędu Marszałkowskiego, Odział Pomocy Technicznej funkcjonujący w ramach Departamentu Funduszy Strukturalnych oraz Oddział Zarządzania RPO Departamentu Polityki Regionalnej. 2. Dodatkowo, w ramach struktury UMWŚ wyodrębnione zostały komórki organizacyjne zajmujące się ogólną aktywnością Urzędu w sferze informacji i promocji, a których zakres zadań może częściowo pokrywać się z zadaniami tych jednostek, które realizują działania informacyjno-promocyjne dedykowane RPOWŚ, np. Oddział Promocji Departamentu Promocji, Edukacji, Kultury, Sportu i Turystyki. 3. Obecny stan rzeczy wskazuje na relatywnie duże rozproszenie w strukturze organizacyjnej UMWŚ jednostek odpowiedzialnych za realizację bezpośrednio lub pośrednio zadań w zakresie informacji i promocji RPOWŚ, na co wskazali również pracownicy IZ, zajmujący się wspomnianymi działaniami. 4. Zidentyfikowano stosunkowo niewielką rolę pracowników Punktu Informacyjnego w procesie planowania i realizowania polityki informacyjno-promocyjnej dotyczącej RPOWŚ. 5. Stwierdzono, także że największe trudności i ograniczenia w sferze międzywydziałowej komunikacji wydają się dotyczyć nie tyle relacji pomiędzy Oddziałem Zarządzania RPO a Oddziałem Pomocy Technicznej, ale przede wszystkim pomiędzy pracownikami PI a pozostałymi osobami odpowiedzialnymi w obu ww. komórkach organizacyjnych za realizację działań informacyjno-promocyjnych. 6. Jako istotne utrudnienie zidentyfikowano również fakt, iż obecnie w Oddziale Pomocy Technicznej pracownicy oddelegowani do działań informacyjno promocyjnych są jednocześnie zobowiązani wykonywać innego rodzaju działania. 7. W opinii pracowników zajmujących się działaniami informacyjno promocyjnymi zintegrowanie obecnie rozproszonych komórek ds. informacji i promocji miałoby swoje dobre strony, wspominano jednak również o wystarczająco dobrej komunikacji i przepływie informacji miedzy obecnymi oddziałami, co powoduje, iż rekomendowana integracja nie jest zdaniem pracowników IZ konieczna. POTENCJAŁ KADROWY 1. Ocenę potencjału kadrowego przeprowadzono w dwóch wymiarach: ilościowym dotyczącym potrzebnej ilości osób do wykonywania danych zadań oraz jakościowym dotyczącym pożądanych kompetencji owych osób. 8

9 2. Stwierdzono, iż liczba pracowników Oddziału Pomocy Technicznej oddelegowanych do działań promocyjnych (2 na 6 osób) jest niewystarczająca w tym względzie, iż wymusza niejednokrotnie realizację poszczególnych elementów rzeczonych działań przez wszystkich pracowników tej komórki organizacyjnej. 3. Pracownicy obu PI ocenili generalnie, że w kontekście realizowanych przez nich zadań liczba pracowników jest wystarczająca. Wyjątek w przypadku PI RPOWŚ stanowią tu okresy naboru wniosków w ramach prowadzonych konkursów. 4. Jeśli chodzi o zagadnienia bezpośrednio związane z wdrażaniem programu RPOWŚ, to wiedza pracowników PI została oceniona pozytywnie, pewne deficyty w wiedzy pojawiły się kiedy chodziło o ogólną wiedzy na temat specyfiki funkcjonowania podmiotów będących potencjalnymi beneficjentami Programu (chodzi tu głównie o podstawową wiedzę z zakresu prawodawstwa dotyczącego sektora przedsiębiorstw). DOKUMENTACJA PODEJMOWANYCH DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH 1. Na podstawie wypowiedzi pracowników IZ stwierdzono, iż działania polegające na dokumentacji prowadzonej aktywności informacyjno-promocyjnej postrzegane są przede wszystkim przez pryzmat wymogów kontrolnych chodzi o potwierdzenie faktu, zakresu i formy podejmowanych działań. Niezauważona wydaje się możliwość wykorzystywania dokumentacji dotyczącej poszczególnych przedsięwzięć informacyjno-promocyjnych na potrzeby uzyskiwania informacji zwrotnej od innych pracowników UMWŚ, którzy w tych przedsięwzięciach nie uczestniczą, lecz mogliby je zaopiniować. 2. Jednocześnie jak wynika z przeprowadzonej analizy w przypadku badania skuteczności zrealizowanej kampanii promocyjnej, jego wyniki zostały wykorzystane na etapie projektowania kolejnej jej edycji, co ocenić należy zdecydowanie pozytywnie. 3. Jeśli chodzi o dokumentację podejmowanych działań informacyjno-promocyjnych w przypadku obu PI, to występują tam dwa wymiary rzeczonej dokumentacji: inwentaryzacja świadczonych usług informacyjnych oraz ocena jakości świadczonych usług dokonywana przez ich odbiorców. W wypowiedziach pracownicy wskazują z jednej strony na niejednoznaczny obecny status ankiet ewaluacyjnych wypełnianych przez klientów PI, czy szerzej na brak jednoznacznej decyzji, co do tego, czy w ogóle ankiety te powinny być stosowane. 4. Sytuacja, w której wypełnione ankiety są jedynie archiwizowane lub przekazywane kierownictwu (bez widocznych później efektów tego przekazania, tj. podejmowania przez kierownictwo działań uzasadnionych wynikami zebranymi dzięki ankiecie) kwestionuje celowość stosowania tego narzędzia pomiaru opinii klientów PI. WSPÓŁPRACA Z PARTNERAMI SPOŁECZNO-GOSPODARCZYMI, ŚRODOWISKAMI OPINIOTWÓRCZYMI ORAZ MEDIAMI 1. Współpraca z partnerami społeczno-gospodarczymi, środowiskami opiniotwórczymi oraz mediami przebiega głównie na dwóch polach, jest to współpraca wewnętrzna z komórkami Urzędu, które w działania informacyjnopromocyjne dotyczące RPOWŚ nie są zaangażowane w sposób bezpośredni i po drugie, są to media, za pośrednictwem których realizowane są działania informacyjne i w większym stopniu promocyjne. 2. Stwierdzono, iż współpraca z partnerami społeczno-gospodarczymi czy środowiskami opiniotwórczymi ma w zasadzie charakter incydentalny i jako taka nie jest wpisana w Plan Komunikacji RPOWŚ na lata Na podstawie przeprowadzonej analizy wydaje się, że to właśnie partnerzy reprezentujący sektor pozarządowy, a nie instytucje samorządowe, powinny być domyślnym partnerem UMWŚ w realizacji przedsięwzięć informacyjno-promocyjnych na terenie województwa. 4. Czwartą obok komórek organizacyjnych RPOWŚ, mediów oraz partnerów społeczno-gospodarczych kategorią podmiotów, które należy włączać w proces partnerskiej współpracy na rzecz skutecznej promocji RPOWŚ są sami beneficjenci Programu. Pozytywnie można ocenić fakt, iż jak wynika to z badań w pewnym stopniu działanie takie mają już miejsce. 9

10 Executive summary 1. RESEARCH METHODOLOGY 1. The evaluation report was prepared by Pracownia Badań i Doradztwa Re-Source. The evaluation research was entitled An analyze of quality, effectiveness and usefulness of informational and promotional activities performed in RPOWŚ (also Promotion Campaign) in view of the Communication Plan of RPOWŚ and was financed by the European Social Fund. 2. The main objective of the study was to examine the quality, efficiency and usefulness of informational and promotional activities carried out in RPOWŚ in view of the Communication Plan of RPOWŚ The evaluation research included: an analyze of informational and promotional activity of Managing Authority of RPOWS and also its opportunities and barriers in carrying out such activities an evaluation of cohesion of these activities an evaluation of organizational and personal aspect of informational and promotional activities 3. The following research methods were applied: desk and web research, benchmarking of RPOWS website, audit of quality of customer service in Information Point, IP RPO WŚ, N=9, GIP, N=6, CATI interviews with beneficiaries and potential beneficiaries, N=252, CATI interviews with Voivodship inhabitants N=401, ITI interviews with media and consulting companies staff (dealing with EU funds) N=8, IDI interviews with staff of MA, N=10, FGI interview with management and staff of MA, expert evaluation, SWOT analyze, statistic analyze and quality analyze a content analyze. 2. INFORMATION AND PROMOTIONAL ACTIVITY OF MA OF RPOWS AND DIFFERENT SORT OF THESE ACTIVITIES 1. The main and specific activities was identified: A publication and distribution of programme documents An information and promotion campaign: organizing the family street party Days of Świętokrzyskie Voivodship, taking part in external popular events, external advertisement billboards and advertisements on means of municipal transport (in Kielce) Preparation of informational an promotional materials (gadgets) Announcements publication in radio and press, publishing in the local press inserts included information about current activities in administrative district Creation of RPOWS website Organizing conferences, seminars, information meetings, training and workshops for beneficiaries: a joint promotion event, organizing with public and non-public universities of Świętokszyskie Voivodship Cooperation with local mass media (the local press, radio and television): realization in regional TVP department a entitled Unia w pigułce, making a television commercial, cooperation with the biggest local Press in the region ( Echo Dnia ) Running the Information Point Evaluation of the informational and promotional activity 10

11 2. Activities integrated both an informational and promotional tasks and also included a specific tools which were applied in these activities. All of them are constant activities and are addressed to wide range of recipients. 3. Target groups were divided into segments regard information source of RPOWS which was used by them, and information sources were classified regard its simultaneous use by recipients. As it occurred the most correlated are bus commercials and street parties. A bit less correlated are posters in Marshal Office and street billboards and posters. 4. Two groups of receivers were indentified in relation to information source used during first contact. First segment included 73,9% of recipients who had information about EU programmmes from press, television, radio and street parties. Second segment included 27,1% of recipients who had information from websites, and had not any information from press, radio or television. 5. In first segment were mostly inhabitants of Voivodship (93,3%), potential beneficiaries (62,7%) and more than a half (56%) beneficiaries of RPOWS. Second segment included 44% of beneficiaries and 37,3% of potential beneficiaries and 6,7% of inhabitants of Voivodship. 3. IDENTIFICATION AND EVALUATION OF INFORMATIONAL AND PROMOTIONAL ACTIVITIES DONE BY RECIPIENTS 1. The most popular source of information among noticed and indentified information sources about RPOWS for almost all respondents (an exception were inhabitants) was a website of Marshal Office. It was used by 59% of beneficiaries, 55,3% of unsuccessful beneficiaries and 30,8% of potential beneficiaries. Among inhabitants the most common source of information about RPOWS were television (35,1%) and press (30,6%). In all four groups of responders the least popular were street parties (only 2% of inhabitants indicated them as an information source). 2. Information about filling in application form and filling in claim for realization and payment were most frequently gained by beneficiaries via website or from a member of the MA staff. Potential unsuccessful beneficiaries indicated also the website rpo.swietokrzyskie.pl and additional a consulting company. Relatively rare responders benefited from training provided by Marshal Office. 3. According to survey the highest note concerning quality obtained information from project provider (on average grade 4,5 when 5 was the maximum). Information from website rpo.swietokrzyskie.pl and from training (organized by MA) gained only a little lower note. Also among unsuccessful beneficiaries trainings got quite a high rank. 4. In general beneficiaries of RPOWS evaluated customer service in Information Point as good, unsuccessful beneficiaries estimated it only a little lower (an average rank was slightly below 4). 5. Staff of consulting companies the most often make use of a website when they looking for information about RPOWS, and in case they have doubts also use a phone contact to member of the Marshal Office. During evaluation of phone and contact there were indentified some lack of knowledge among workers of IP and not stable answer. 6. Media personnel makes use usually of website, and in case of having doubts contact with MA Staff. Journalists noticed a relatively poor engagement among MA staff concerning initiatives related to informational and promotional activities. 4. EVALUATION CONCERNING CUSTOMER SERVICE IN INFORMATION POINT 1. Evaluation (by means of mystery client technique) concerned Information Point of Regional Operational Programme of Świętokrzyskie Viovodship and Main Information Point of European Funds. 2. In general personal contact was estimated as good and does not raise any serious reservations. In IP RPOWS as an obstacle was indentified local infrastructure which was insufficient to provide private and discretional contact. As well it was noticed that there is not enough space to proper exposition promotional and informational materials. 3. During personal contact in all cases persons gained responses to all asked questions. It is indentified that both IP RPOWS and MIP meet its standards concerning complex assistance regarding EU funds. 4. In general we can say that communication skills as well as courtesy were evaluated positive, only in case of two situations in IP RPOWS provider s courtesy was estimated as average. 5. According to survey it was quite easy to get in contact with member of IP. Also in both IPs efficiency was estimated as good. Only factual knowledge gained a little lower note in phone contact that in personal one. 6. As well engagement as communication skills and courtesy of providers were estimated positive. 11

12 7. High effectiveness of electronic type of communication was noticed. In all cases answers were specific and detailed. 8. Staff of Main Information Point quite frequently encourage clients to visit IP of RPOWS, but as well they try to provide as detailed information as they can. Rarely workers of IP RPOWS ask for an advice MIP staff. 9. Staff of MIP indicated a necessity in reducing lack of knowledge among workers, which is related to implantation of the projects and evaluation of applications forms. 10. As it was noticed it is needed to improve communication among different departments of Marshal Office, in order to provide clients full and detailed information. 11. According to survey the main group of clients of IP are inhabitants of Kielce and its environs. In turn the main forms of contact are personal and phone contact. 5. EVALUATION OF RPOWS WEBSITE 10. Evaluation was done using benchmarking and comparing website rpo.swietokrzyskie.pl with other websites concerning Regional Operational Programmes in Poland. 11. The following criteria were applied: accessibility, clarity, functionality, visual attractiveness, current information, factual content of sites. 12. Regard placing website of RPOWS gained 6th place among other websites of Regional operational Programmes. 13. RPOWS website obtained the maximum points in three fields, clarity, functionality and factual content and has raised first rank. 14. Relatively low was the note concerning current information. 15. In turn whole rank of benchmarking was 30,5 points (when 35,5 was maximum) and in that case website of RPOWS has a first rank. 16. Evaluation regard popularity of the website was based on visiting statistics. 17. It was noticed that: in that time ( ) people visited the website, the most people came from Kielce ( ) and other cities had definitely lower number of visiting. Number of sites visited by one person was estimated to be 2,66 of site per person, so it is relatively small. 18. The analyze included also a reject factor which enable to say how often people leave the website after visiting first - start site. In this case this factor was quite high and came out 82,4%. 6. RECEIVERS NEEDS AND EXPECTATIONS CONCERNING INFORMATIONAL AND PROMOTIONAL ACTIVITIES 5. During evaluation of information sources of RPOWS (mentioned above) beneficiaries claimed that the best source of information was the website (general rank 4,34), in turn potential beneficiaries who did not apply said that the best source of information are posters in Marshal Office (4,6). The rest of sources was judged as average (rank between 3 and 4) 6. Regarding comprehensibility successful beneficiaries the best source was bus commercial (4,4). To potential beneficiaries who did not apply the most comprehensive were posters in Marshal Office (4,6). In turn to unsuccessful beneficiaries the most clear and comprehensive occurred information in press, radio, billboard and street posters (average rank 4). 7. Beneficiaries who participate in trainings were generally satisfied and evaluated them as good. So it means that the trainings which were organized by MA meet the beneficiaries needs. 8. Potential beneficiaries expect to acquire information about RPOWS and other EU funds by Internet, while inhabitants wish to get information from press and television. In all groups of responders the least required source of information were billboards and street posters. 7. EFFECTIVENESS OF INFORMATIONAL AND PROMOTIONAL ACTIVITIES 14. Research of effectiveness of informational and promotional activities was based on knowledge level concerning RPOWS among different groups of responders. 15. The vast majority (80%) of inhabitants and potential beneficiaries declared that they heard about EU Programmes. At the same time there is very poor knowledge about RPOWS name among inhabitants and potential beneficiaries, although in that last group situation seems to be better. 12

13 16. As it occurred inhabitants and potential beneficiaries know better the names of nonexistent Programmmes than name of RPOWS. 17. Among beneficiaries the biggest group of people (46,6%) indicated activities concerning innovation, new technology and Internet to be RPOWS assistance areas. Relatively big number of people (1/3) pointed out also developing companies and roads renovation. 18. Potential beneficiaries pointed out also roads renovation and further developing companies. Relatively big number of inhabitants (23,9%) had no opinion and 15% of inhabitants indicated other goals which was not mentioned in cafeteria: developing of region, agriculture, general improvement living conditions, equalization of opportunities. 19. Businessmen were the most often indicted group to be receivers of RPOWS by beneficiaries and potential unsuccessful beneficiaries, whereas local government unit were the most often mentioned by inhabitants and beneficiaries who did not apply. Also schools, NGOs, ZOZs were further pointed out. About 20-30% indications concerned the unemployed which actually is not a group of receivers of RPOWS. 20. The most efficient source of information (80%) for beneficiaries were leaflets and brochures, as it is measured as knowledge about RPOWS receivers. 21. The most efficient source of information for inhabitants (100%) were outdoor sources, bus commercial and billboards (83,3%). 22. The most efficient source of information for potential beneficiaries were billboards (100%) and Internet (78%). 23. The most of responders correctly pointed out Marshal Office as Managing Authority, and the most efficient source of information in this case were - for beneficiaries who did not apply - billboards and street posters, and for inhabitants street parties and leaflets. 24. The matrix analyze of effectiveness and popularity (concerning knowledge about receivers of RPOWS) for all categories of responders showed that above average are Internet and friends. 25. Classification done by means of this method has showed that in each group of responders different source of information are effective and popular. It means that information sources should be adjusted to each group. Street parties and radio commercial are ineffective and unpopular among every group of responders. 26. In the opinion of MA the most effective are two forms of informational and promotional activities: media actions and local street parties organized in different administrative districts. 8. EVALUATION OF INFORMATIONAL AND PROMOTIONAL ACTIVITIES IN THE CONTEXT OF CONFORMITY WITH STRATEGIC DOCUMENTS 4. All three components of strategic goal have their own promotional and informational activities. 5. There is a conformity with the six operational goals of Communication Strategy of European Funds in Poland within National Cohesion Strategy Only in the case of Popularizing the cooperation with social and economic partners and opinion leaders, also establish the dialog between institutions and beneficiaries and exchange of experience between them the activity of MA RPOWS was noticeable lower. 6. As a result of analyze of conformity with Communication Plan RPOWŚ it was showed that the activity of MA RPOWS was noticeable lower in a sphere concerning Developing of partnership principle and cooperation in order to provide an effective implementation of available assistance of EU Funds. The rest forms of activities was evaluated as consistent with Communication Plan RPOWS ORGANIZATION STRUCTURE AND TASK DIVISION IN THE MANAGING AUTHORITY 8. Currently responsible for informational and promotional tasks are two departments in Marshal Office, Department of Technical Assistance and Department of Management of RPO Department of Regional Politics. 9. In addition in the structure of MA there were established departments which in general deal with information and promotion. It may cause overlapping activities of these institutions which are dedicated to RPOWS. 10. Current responsibility of work seems to be relatively disperse among several units of MA which was indicated also by MA staff who deal with information and promotion. 11. It was indentified that workers of IP have a tiny role to play in planning and implementing the information and promotion campaign of RPOWS. 13

14 12. It was said that the biggest problem and barrier in interdepartmental communication is not a relation between Department of Management and Department of Technical Assistance but a relation between IP workers and staff of these two units who perform informational and promotional activities. 13. It was identified as an obstacle that workers of MA who are obliged to deal with promotional and informational tasks are also responsible for doing other activities which are not related to their main job. 14. In the opinion of staff integration of different departments which now handle information and promotion activity would have good sites. Although employees claim that there is very good communication between them, so this suggested integration is not necessary. 10. PERSONNEL CAPACITY 5. The evaluation of personnel capacity was made in two dimensions: quantitative, concerning amount of people which is needed to perform the activities and qualitative, concerning favorable competences. 6. It is claimed that current number of workers who handle the informational and promotional activities in Department of Technical Assistance (2 of 6 persons) is not sufficient because quite frequently all employees of this unit are obliged to deal with these tasks. 7. Employees of IPs said that generally number of the staff is adequate. Only during competition period in IP of RPOWS when there are many applications the number is not enough. 8. Knowledge of IP employees in view of implementation of RPOWS was evaluated positive, only some lack of proficiency were indentified in the area of functioning of the potential beneficiaries business (it is mainly the law system which regard companies sector) 11. DOCUMENTATION OF CURRENT AND PAST ACTIVITIES 5. It is based on statements of MA workers that documentation of current and past activities is treated as a matter of control if such an activity is taken up, its form and scope. The possibility of using this documentation in order to get some evaluating information - from other workers which are not involved in these tasks is not mentioned. 6. In turn as research showed the analyze of effectiveness of promotion campaign which was made in MA, was applied in the preparation of next edition of this campaign. 7. In IPs the documentation has two dimensions: inventory of services and evaluation of these services made by customers. But IPs employees claimed that there is no specific system of making use of these evaluation questionnaires. 8. The situation when such questionnaires are only archived or sent to management and the managing staff do not benefit from its effects is an evidence that such an evaluation is useless. 12. COOPERATION WITH ECONOMIC PARTNERS, MEDIA AND OPINION LEADERS 5. The cooperation usually included two fields, the internal cooperation with other units of MA (which normally are not responsible for informational and promotional activities) and the external cooperation with media which fulfill mainly the promotional tasks. 6. Cooperation with economic partners and opinion leaders is minor and incidental and is not mentioned in Communication Plan of RPOWS According to conducted research it seems that primarily NGOs, not local government institutions, should be Marshal Office s partners in the area of information and promotion. 8. Fourth group of partners, beside MA units, media and economic partners, should be beneficiaries of RPOWS. It is positive that according to survey such cooperation takes place. 14

15 Spis treści Wprowadzenie Metodologia Cele, kryteria i zakres badania Cele badania Kryteria ewaluacyjne Zakres badania Pytania badawcze Ocena spójności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ Analiza aktywności IZ RPOWŚ w podejmowaniu działań informacyjno-promocyjnych, w tym analiza możliwości i ograniczeń prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych Ocena profesjonalizmu kadr Ocena trafności, skuteczności i efektywności działań informacyjno-promocyjnych RPO WŚ Ocena potrzeb informacyjnych i szkoleniowych w zakresie konkretnych i praktycznych aspektów przygotowania i wdrażania projektów Pytania dodatkowe zaproponowane przez Wykonawcę Metody i przebieg badania Wyniki badania Analiza aktywności IZ RPOWŚ w podejmowaniu działań informacyjno-promocyjnych, w tym analiza możliwości i ograniczeń prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych Aktywność IZ RPOWŚ w podejmowaniu działań informacyjno-promocyjnych i rodzaje podejmowanych działań Identyfikacja i ocena podejmowanych działań informacyjno-promocyjnych przez poszczególne kategorie odbiorców Ocena jakości obsługi klientów Punktów Informacyjnych Kontakt osobisty Kontakt telefoniczny Kontakt owy Perspektywa pracowników Punktów Informacyjnych Określenie optymalnego modelu świadczenia usług informacyjnych za pomocą PI Ocena funkcjonowania witryny internetowej RPOWŚ Ocena funkcjonalności witryny internetowej RPOWŚ benchmarking witryn internetowych poświęconych RPO Ocena popularności witryny internetowej RPOWŚ Potrzeby i oczekiwania odbiorców dotyczące działań z zakresu promocji i informacji RPOWŚ Skuteczność podejmowanych działań z zakresu promocji i informacji RPOWŚ Znajomość RPOWŚ

16 1.6.2 Wiedza na temat RPOWŚ Perspektywa pracowników IZ RPOWŚ Ocena spójności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ Ocena zgodności podejmowanych działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ z dokumentami strategicznymi Ocena doboru stosowanych form i instrumentów promocji pod kątem ich adekwatności do wyznaczonych celów Ocena wymiaru organizacyjnego i kadrowego działań informacyjno-promocyjnych Struktura organizacyjna i podział zadań Potencjał kadrowy Dokumentacja podejmowanych działań informacyjno-promocyjnych Współpraca z partnerami społeczno-gospodarczymi, środowiskami opiniotwórczymi oraz mediami Analiza SWOT Wnioski i rekomendacje Spis wykresów Spis tabel Spis rysunków Spis schematów Spis map

17 Wprowadzenie Niniejszy raport został przygotowany przez Pracownię Badań i Doradztwa Re-Source na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego w ramach badania ewaluacyjnego pt. Analiza jakości, skuteczności oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ (w tym: Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w planie komunikacji RPOWŚ na lata współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Struktura dokumentu jest następująca. Raport otwiera część zawierająca opis zastosowanej metodologii i informacje na temat przebiegu badania. Zasadniczą część raportu stanowi rozdział prezentujący wyniki analizy zebranego materiału empirycznego, która została podzielona na dwa główne bloki tematyczne wynikające z przyjętych celów badania, tj.: analiza aktywności IZ RPOWŚ w podejmowaniu działań informacyjno-promocyjnych, w tym analiza możliwości i ograniczeń prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych, ocena spójności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ oraz ocena wymiaru organizacyjnego i kadrowego działań informacyjno-promocyjnych. Część trzecią stanowi tabela prezentująca wyniki analizy SWOT. Merytoryczną część raportu zamyka tabela prezentująca w sposób syntetyczny: wnioski, rekomendacje do wniosków, adresatów rekomendacji oraz sugerowany termin wdrożenia rekomendacji. Całość raportu zamykają spisy, odpowiednio: wykresów oraz tabel zawartych w niniejszym raporcie. W formie odrębnych dokumentów do raportu załączono narzędzia badawcze, transkrypcje wywiadów IDI, ITI oraz FGI oraz tabelaryczne zestawienie wyników badania CATI. 17

18 Metodologia W niniejszym rozdziale przedstawione zostaną najważniejsze informacje dotyczące metodologii przeprowadzonego badania ewaluacyjnego, w szczególności wskazany zostanie cel badania, jego zakres i problematyka oraz zastosowane techniki badawcze, informacje o doborze próby i przebiegu badania. 13. CELE, KRYTERIA I ZAKRES BADANIA 13.1 Cele badania Głównym celem przeprowadzonego badania ewaluacyjnego była: Jednocześnie określone zostały szczegółowe cele badania wskazane poniżej które stanowią punkt wyjścia do precyzyjnego sformułowania pytań badawczych. 18

19 CEL I CEL II CEL III CEL IV CEL V OCENA SPÓJNOŚCI DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH RPOWŚ ANALIZA AKTYWNOŚCI IZ RPOWŚ W PODEJMOWANIU DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH, W TYM ANALIZA MOśLIWOŚCI I OGRANICZEŃ PROWADZENIA DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH OCENA PROFESJONALIZMU KADR OCENA TRAFNOŚCI, SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH RPO WŚ OCENA POTRZEB INFORMACYJNYCH I SZKOLENIOWYCH W ZAKRESIE KONKRETNYCH I PRAKTYCZNYCH ASPEKTÓW PRZYGOTOWANIA I WDRAśANIA PROJEKTÓW 13.2 Kryteria ewaluacyjne W badaniu zastosowane zostały następujące kryteria ewaluacyjne: 13.3 Zakres badania Zakres podmiotowy badania obejmował następujące kategorie respondentów/informatorów: Władze lokalne, regionalne oraz inne jednostki publiczne Beneficjenci1 i potencjalni beneficjenci RPOWŚ (w tym: organizacje biznesowe i środowiska przedsiębiorców, organizacje pozarządowe, oraz jednostki wspierające rozwój gospodarczy i społeczny, JST, instytucje kultury, nauki, zdrowia, inne) Mieszkańcy Województwa Świętokrzyskiego w wieku produkcyjnym próba reprezentatywna Pracownicy IZ RPOWŚ zajmujący się działem informacji i promocji Pracownicy punktów informacyjnych IZ RPOWŚ Zakres przedmiotowy badania obejmował działania informacyjne i promocyjne prowadzone dla RPOWŚ, zdefiniowane jako trzy typy aktywności: Działania promocyjne i informacyjne za pośrednictwem mediów 19

20 Bezpośrednie działania promocyjne i informacyjne (konferencje tematyczne, punkty informacyjnokonsultacyjne, organizacja bezpłatnych szkoleń, organizacja kameralnych spotkań dyskusyjnych, imprezy masowe i plenerowe, kampania promocyjna Wizerunkowa kampania reklamowa Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata ) Publikacje i materiały informacyjne Zakres czasowy badania obejmował okres programowania (do końca 2009r.). Zakres terytorialny badania obejmował teren całego woj. świętokrzyskiego w ujęciu regionalnym (w podziale na gminy/powiaty/województwo). 14. PYTANIA BADAWCZE W poniższej tabeli przedstawiono pytania badawcze, które określają w sposób precyzyjny problematykę zrealizowanego badania Ocena spójności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ Pytanie główne Czy działania IZ RPOWŚ opowiadają celom Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata ? Czy instrumenty służące realizacji wyznaczonych celów zostały dobrane do nich odpowiednio? Pytanie szczegółowe W jakich aspektach/obszarach mamy do czynienia z niespójnością podejmowanych przez IZ RPOWŚ działań z celami Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata ? Jakie działania korygujące należy podjąć, by działania IZ RPOWŚ pozostawały spójne z celami Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata ? W przypadku jakich instrumentów mamy do czynienia ze szczególnie wysokim poziomem nieadekwatności zastosowanych instrumentów do wyznaczonych celów? Jakie instrumenty należy zastosować w celu zapewnienia spójności celów i stosowanych narzędzi? 14.2 Analiza aktywności IZ RPOWŚ w podejmowaniu działań informacyjnopromocyjnych, w tym analiza możliwości i ograniczeń prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych Pytanie główne Pytanie szczegółowe Jakie typy działań informacyjno-promocyjnych zostały podjęte? Które z podejmowanych działań mają charakter jednorazowy, a które systematyczny? Czy w określonych przypadkach należy zmienić tryb podejmowania działań (z jednorazowego na systematyczny lub odwrotnie)? Jakiego typu działania z zakresu promocji i informacji były zauważane i kojarzone z RPOWŚ przez mieszkańców, beneficjentów i potencjalnych beneficjentów? Które spośród podejmowanych działań z zakresu promocji i informacji cechuje najwyższy poziom rozpoznawalności (ranking skuteczności)? Które spośród podejmowanych działań z zakresu promocji i informacji cechuje najniższy poziom rozpoznawalności? Jakie mogą być potencjalne 20