SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) Nr postępowania KPT/AI/AM-2/2011 Przedmiot zamówienia: Obsługa Finansowa Projektu

Transkrypt

1 Zamawiający: Krakowski Park Technologiczny Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, al. Jana Pawła II 41 L, Kraków, KRS nr: , Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego NIP: , REGON: , kapitał zakładowy ,00 zł, Dane kontaktowe: tel , tel/fax SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) Nr postępowania KPT/AI/AM-2/2011 Przedmiot zamówienia: Obsługa Finansowa Projektu Postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 roku Nr 113 poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej Ustawą, dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej euro. Kraków, dnia 18 MARCA 2011 roku 1

2 I. Nazwa i adres Zamawiającego. Krakowski Park Technologiczny Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, al. Jana Pawła II 41 L, Kraków, KRS nr: , Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: , REGON: , kapitał zakładowy: ,00 zł, dane kontaktowe: tel , tel/fax II. Tryb udzielenia zamówienia. Postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie Ustawy dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej EURO. III. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest obsługa finansowe Projektu. Zamówienie zostało podzielone na części na dwie części: Część I Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest obsługa finansowa Projektu pt.: Analiza poziomu kreatywności i absorpcji innowacji w przedsiębiorstwach finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , Priorytet V Dyfuzja innowacji, Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym. Celem Projektu jest opracowanie nowej usługi biznesowej audytu poziomu kreatywności i absorpcji innowacji w przedsiębiorstwie oraz rozpowszechnienie usługi wśród instytucji otoczenia biznesu. Projekt realizowany jest przez 36 miesięcy w okresie 1 stycznia grudnia 2013 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Obsługą księgową objęty będzie okres 33 miesięcy. Realizacja zadań obsługi finansowej obejmuje prowadzenie odrębnej rachunkowości Projektu oraz rachunku bankowego zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego, umową o dofinansowanie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie obsługi finansowej Projektu. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do realizacji zadań zapewniających prawidłowe wykonanie Projektu w tym w szczególności zobowiązany jest do: 1. Prawidłowego rozliczania finansowego Projektu, 2. Obsługi subkonta bankowego Projektu, 3. Prowadzenia dokumentacji księgowej Projektu (faktury, umowy, listy płac, wyciągi bankowe itp.), 2

3 4. Rzetelne i terminowe księgowanie zdarzeń gospodarczych wynikających z realizacji Projektu. 5. Rzetelnego i terminowego księgowania dokumentów finansowych związanych z Projektem oraz ich odpowiednie archiwizowanie, 6. Kontroli prawidłowego wystawiania dokumentów finansowych Projektu, 7. Dekretowania dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, 8. Księgowania kosztów Projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych w ramach POIG 5.2., w szczególności weryfikacja pod kątem: zgodności z zadaniami określonymi w Projekcie; związku z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu Projektu i związku z realizacją Projektu; udokumentowania odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi, 9. Przestrzegania procedur i instrukcji związanych z realizacją Projektu w wymaganych i obowiązujących terminach wg wymogów sprawozdawczości POIG, 10. Prawidłowego oznaczania i opisania dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji Projektu (umieszczenia numeru umowy, oraz innych wymaganych treści stosownych dla danego dokumentu), 11. Opisywania faktur zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów dotyczących wdrażania programów współfinansowanych z POIG, 12. Monitorowania postępu finansowego Projektu dotyczącego wydatków zgodnie z wnioskiem o płatność i budżetem Projektu, 13. Dokonywania płatności finansowych związanych z Projektem, 14. Bieżącego monitoringu przepływów pieniężnych - nadzór nad płatnościami dla Wykonawców, czuwanie nad terminowym regulowaniem płatności, 15. Sporządzania i aktualizowania harmonogramu płatności Projektu i wniosku o płatność, 16. Rozliczania Projektu pod względem finansowym i sprawozdawczości związanej z Projektem (wnioski o płatność, sprawozdania, itp.); 17. Sporządzania kompletu dokumentów rozliczeniowych zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności: wniosków o płatność w aplikacji Generatora Wniosków Płatniczych (części finansowej), załączników do wniosku o płatność, składowych wynagrodzeń, wyciągów bankowych potwierdzających zrealizowane wydatki itp. 18. Sporządzania sprawozdań okresowych z realizacji wydatków Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi sprawozdawczości projektowej, 19. Współpracy w zakresie księgowości z osobami zarządzającymi Projektem, przedstawicielami lidera Projektu oraz z Instytucją Pośredniczącą, 20. Bieżącego kontaktu w sprawach finansowych z Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio w realizację Projektu, 21. Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji, 22. Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego Projektu, 23. Rozliczenia transz finansowych, 24. Przygotowywania sprawozdań na rzecz Lidera Projektu i Instytucji Pośredniczącej w wymaganych i obowiązujących terminach, 25. Przygotowania raportów o finansowym postępie w realizacji Projektu, 26. Zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich w przypadku ich wystąpienia, 3

4 27. Weryfikacji i akceptacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowymi prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających zasady kwalifikowalności wydatków, 28. Współpracy z organami kontrolującymi oraz przygotowywanie dokumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli i audytów Projektu, a także wykonywanie innych czynności związanych z przeprowadzanymi kontrolami, 29. Zapewnienia pomocy Zamawiającemu w trakcie przeprowadzania kontroli zewnętrznych i wewnętrznych w okresie trwania Projektu, jak również po jego realizacji, 30. Realizowania zaleceń pokontrolnych, 31. Wykonywania innych czynności księgowe wynikających z bieżących potrzeb realizacji Projektu 32. Dyspozycyjności w siedzibie jednostki realizującej Projekt w godzinach realizacji zadań projektowych. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiadają pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich. 33. Z powodu realizacji Projektu od 1 stycznia 2011 r. Wykonawca zobowiązany będzie do sprawdzenia poprawności dokonanych księgowań od dnia 1 stycznia 2011 r. Miejsce wykonania zamówienia: miejscem wykonania zamówienia będzie Biuro Projektu zlokalizowane w budynku Krakowskiego Parku Technologicznego przy Al. Jana Pawła 41 L, Kraków. Wykonawca zobowiązuję się oddelegować pracownika do wykonywania czynności objętych umową w siedzibie Zamawiającego w wymiarze czasu minimum dwa dni w tygodniu. Oddelegowana osoba zostaje zobowiązana do przestrzegania procedur oraz obiegu dokumentów obowiązującego u Zamawiającego. Część II: Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest obsługa finansowa Projektu pt AUDYT MARKETINGOWY MŁODEJ FIRMY finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Budżetu Państwa. Projekt realizowany będzie od do r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Obsługą księgową objęty będzie okres 27 miesięcy. Realizacja zadań obsługi finansowej obejmuje prowadzenie odrębnej rachunkowości Projektu oraz rachunku bankowego zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego, umową o dofinansowanie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie obsługi finansowej Projektu. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca 4

5 zobowiązany jest do realizacji zadań zapewniających prawidłowe wykonanie Projektu w tym w szczególności zobowiązany jest do: 1. Prawidłowego rozliczania finansowego Projektu, 2. Obsługi subkonta bankowego Projektu, 3. Prowadzenia dokumentacji księgowej Projektu (faktury, umowy, listy płac, wyciągi bankowe itp.), 4. Rzetelne i terminowe księgowanie zdarzeń gospodarczych wynikających z realizacji Projektu. 5. Rzetelnego i terminowego księgowania dokumentów finansowych związanych z Projektem oraz ich odpowiednie archiwizowanie, 6. Kontroli prawidłowego wystawiania dokumentów finansowych Projektu, 7. Dekretowania dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, 8. Księgowania kosztów Projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych w ramach POIG 5.2., w szczególności weryfikacja pod kątem: zgodności z zadaniami określonymi w Projekcie; związku z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu Projektu i związku z realizacją Projektu; udokumentowania odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi, 9. Przestrzegania procedur i instrukcji związanych z realizacją Projektu w wymaganych i obowiązujących terminach wg wymogów sprawozdawczości POIG, 10. Prawidłowego oznaczania i opisania dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji Projektu (umieszczenia numeru umowy, oraz innych wymaganych treści stosownych dla danego dokumentu), 11. Opisywania faktur zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów dotyczących wdrażania programów współfinansowanych z POIG, 12. Monitorowania postępu finansowego Projektu dotyczącego wydatków zgodnie z wnioskiem o płatność i budżetem Projektu, 13. Dokonywania płatności finansowych związanych z Projektem, 14. Bieżącego monitoringu przepływów pieniężnych - nadzór nad płatnościami dla Wykonawców, czuwanie nad terminowym regulowaniem płatności, 15. Sporządzania i aktualizowania harmonogramu płatności Projektu i wniosku o płatność, 16. Rozliczania Projektu pod względem finansowym i sprawozdawczości związanej z Projektem (wnioski o płatność, sprawozdania, itp.); 17. Sporządzania kompletu dokumentów rozliczeniowych zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności: wniosków o płatność w aplikacji Generatora Wniosków Płatniczych (części finansowej), załączników do wniosku o płatność, składowych wynagrodzeń, wyciągów bankowych potwierdzających zrealizowane wydatki itp. 18. Sporządzania sprawozdań okresowych z realizacji wydatków Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi sprawozdawczości projektowej, 19. Współpracy w zakresie księgowości z osobami zarządzającymi Projektem, przedstawicielami lidera Projektu oraz z Instytucją Pośredniczącą, 20. Bieżącego kontaktu w sprawach finansowych z Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio w realizację Projektu, 21. Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji, 22. Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego Projektu, 5

6 23. Rozliczenia transz finansowych, 24. Przygotowywania sprawozdań na rzecz Lidera Projektu i Instytucji Pośredniczącej w wymaganych i obowiązujących terminach, 25. Przygotowania raportów o finansowym postępie w realizacji Projektu, 26. Zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich w przypadku ich wystąpienia, 27. Weryfikacji i akceptacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowymi prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających zasady kwalifikowalności wydatków, 28. Współpracy z organami kontrolującymi oraz przygotowywanie dokumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli i audytów Projektu, a także wykonywanie innych czynności związanych z przeprowadzanymi kontrolami, 29. Zapewnienia pomocy Zamawiającemu w trakcie przeprowadzania kontroli zewnętrznych i wewnętrznych w okresie trwania Projektu, jak również po jego realizacji, 30. Realizowania zaleceń pokontrolnych, 31. Wykonywania innych czynności księgowe wynikających z bieżących potrzeb realizacji Projektu 32. Dyspozycyjności w siedzibie jednostki realizującej Projekt w godzinach realizacji zadań projektowych. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiadają pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich. 33. Z powodu realizacji Projektu od 1 marca 2011 r. Wykonawca zobowiązany będzie do sprawdzenia poprawności dokonanych księgowań od dnia 1 marca 2011 r. Miejsce wykonania zamówienia: miejscem wykonania zamówienia będzie Biuro Projektu zlokalizowane w budynku Krakowskiego Parku Technologicznego przy Al. Jana Pawła 41 L, Kraków. Wykonawca zobowiązuję się oddelegować pracownika do wykonywania czynności objętych umową w siedzibie Zamawiającego w wymiarze czasu minimum dwa dni w tygodniu. Oddelegowana osoba zostaje zobowiązana do przestrzegania procedur oraz obiegu dokumentów obowiązującego u Zamawiającego. IV. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): V. Zamawiający dopuszcza do składani ofert częściowych. W ramach danej części zamówienia oferta musi być kompletna. VI. Zamawiający nie dopuszcza do składania ofert wariantowych. VII. Wykonawca może posługiwać się podwykonawcami w wykonaniu zamówienia. VIII. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: Dla części I od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2013 r. Dla części II od dnia podpisania umowy do dnia 30 czerwca 2013 r. 6

7 IX. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 1. udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy, mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w postępowaniu: 1) w zakresie warunku wskazanego w punkcie IX.1.1) SIWZ, Zamawiający wymaga posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów i/lub oświadczeń, o których mowa w punkcie X.1.1) SIWZ. 2) W zakresie warunku wskazanego w punkcie IX.1.2) SIWZ, Zamawiający wymaga posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia w zakresie wykonywania obsługi finansowej projektów finansowanych ze środków UE, których wielkość i wartość odpowiada wielkości niniejszego zamówienia. Za zamówienie odpowiadające swoim rodzajem i wartością przedmiotowi niniejszego zamówienia uważa się usługi polegające na obsłudze finansowej projektu o wartości min zł brutto każda. Wykonawca winien się wykazać co najmniej dwoma usługami, których wielkość i wartość odpowiada wielkości niniejszego zamówienia. Do oferty należy załączyć dokumenty potwierdzające, że w/w usługi zostały wykonane lub są wykonane należycie. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów i oświadczeń, o których mowa w punkcie X.1.2) SIWZ. 3) W zakresie warunku wskazanego w punkcie IX.1.3) SIWZ, Zamawiający wymaga dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna, że warunek zostanie spełniony jeżeli Wykonawca będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. dysponuje co najmniej dwoma osobami, które posiadają: a) wykształcenie wyższe: kierunek ekonomiczny o specjalności rachunkowość, rachunkowość i finanse, b) minimum pięcioletnie doświadczenie w pracy w dziale księgowości, c) szkolenia i kursy z zakresu rozliczania projektów współfinansowanych ze środków UE, w szczególności POIG, 7

8 d) ukończony kurs dotyczący realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE, e) co najmniej trzyletnie doświadczenie w obsłudze finansowej projektów współfinansowanych z funduszy UE między innymi jako księgowy projektu, obsługa finansowa projektów, nadzór finansowy projektów, f) znajomość zagadnień związanych z polityką UE, g) dobrą znajomość obsługi programów finansowo-księgowych, h) wiedzę z zakresu rachunkowości i księgowości, Należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań w zakresie punktu a Ocena spełnienia warunków nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń i dokumentów, o których mowa w punkcie X.1.3) SIWZ. 4) W zakresie warunku wskazanego w punkcie IX.1.4) SIWZ, Zamawiający wymaga znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. Zamawiający uzna, że warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca będzie znajdował się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Ocena spełnienia warunków nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń, o których mowa w punkcie X.1.4) SIWZ. 3. Ocena spełnienia warunków, których mowa w pkt IX.1. i IX.2. SIWZ zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach wyszczególnionych w punkcie X. SIWZ. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnił. Nie spełnienie chociażby jednego z w/w warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy nie złożyli pełnomocnictw albo którzy złożyli dokumenty zawierające błędy lub wadliwe pełnomocnictwa, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienia postępowania. Zamawiający wezwie, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust.1 Ustawy. Wykonawca na żądanie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym jest zobowiązany wykazać odpowiednio, nie później niż na dzień składania ofert spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy, i brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust.1 Ustawy. X. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca dołączy do oferty następujące oświadczenia lub dokumenty. 8

9 1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w niniejszym postępowaniu, Wykonawca przedłoży wraz z formularzem oferty (załącznik nr 1 do SIWZ) następujące oświadczenia i dokumenty: 1) warunki szczegółowe określone w punkcie IX.1.1) i IX.2.1) SIWZ wraz z ofertą każdy z Wykonawców musi złożyć: a) oświadczenie, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności polegających na świadczeniu usług w zakresie przedmiotu zamówienia zgodnie z treścią załącznika nr 2 do SIWZ; 2) warunki szczegółowe określone w punkcie IX.1.2 i IX.2.2) SIWZ wraz z ofertą każdy z Wykonawców musi złożyć: a) oświadczenie, że posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia załącznik nr 2 do SIWZ, b) wykaz wykonywanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, o których mowa w punkcie IX.2.2) SIWZ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, z podaniem następujących informacji, zgodnie z treścią załącznika nr 3 do SIWZ: (i) data wykonywanej obsługi finansowej (ii) nazwa i dane kontaktowe Zamawiającego, (iii) opis wykonywanej obsługi finansowej i nazwa projektu (iv) wartość wykonywanej obsługi finansowej, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane w sposób należyty; 3) warunki szczegółowe określone w punkcie IX.1.3) i IX.2.3) SIWZ wraz z ofertą każdy z Wykonawców musi złożyć a) oświadczenie, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia zgodnie z treścią załącznika nr 2 do SIWZ; b) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ, 4) warunki szczegółowe określone w punkcie IX.1.4. i IX.2.4) SIWZ wraz z ofertą każdy z Wykonawców musi załączyć oświadczenie potwierdzające, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia zgodnie z treścią załącznika nr 2 do SIWZ. 2. Zamawiający wymaga wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania w przypadkach, o których mowa w art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy. W celu udokumentowania, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania, Zamawiający wymaga dołączenia do oferty następujących dokumentów: 1) oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania załącznik nr 2 do SIWZ; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 Ustawy - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 Ustawy; 9

10 3) oświadczenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub oświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu; 4) oświadczenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczeni zdrowotne lub społeczne lub oświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu. 3. W przypadku, gdy Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w punkcie X.2.2) SIWZ składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 4. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w punkcie X.3 SIWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym oraz organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 5. W przypadku wnoszenia oferty wspólnej przez dwóch lub więcej Wykonawców ustanawiają oni pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarciu umowy. Dokumenty, o których mowa w punktach X.2.1)-4), X.3. oraz X.4 SIWZ muszą dotyczyć każdego Wykonawcy wnoszącego ofertę wspólną. Oferta powinna być podpisana w taki sposób, aby wiązała prawnie wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną. 6. Wszystkie oświadczenia, wykazy i poświadczone za zgodność kopie dokumentów muszą być podpisane przez umocowanych do tego przedstawicieli Wykonawcy lub przez Wykonawcę. Wraz z ofertą musi zostać złożony dokument, z którego wynika umocowanie osoby do składania oświadczenia woli w imieniu Wykonawcy w zakresie wymaganym czynnością prawną lub umocowanie do reprezentacji Wykonawcy. Zamawiający wymaga dołączenia do oferty oryginał pełnomocnictwa, odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (jeśli Wykonawca dołącza do oferty kopię musi być ona poświadczona za zgodność). XI. Informacje o sposobie porozumiewania się z Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami. 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 2. Oświadczenie, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub faksem. W przypadku, gdy oświadczenie, wnioski, zawiadomienie oraz informacje są przekazane za pomocą faksu uważa się, za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. 10

11 3. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest: w zakresie cz. I i II p. Agata Skolmowska, tel: Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu do składania wniosku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ. XII. Zamawiający nie żąda wadium od Wykonawcy. XIII. Termin związania ofertą: 30 (trzydzieści) dni od ostatecznego terminu składani ofert. XIV. Opis sposobu przygotowania oferty. 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zaleca się, aby oferta została złożona w zamkniętej kopercie, opieczętowanej i opakowanej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści i nienaruszalność. Koperta powinna być opisana w następujący sposób: Przetarg Obsługa Finansowa Projektu Nr postępowania KPT/AI/AM-2/ Ofertę należy przygotować na lub w oparciu o formularz Oferty (bez istotnej zmiany jej treści), stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ. 3. Oferta musi być kompletna tj. zawierać wszystkie elementy wymagane w SIWZ i być zgodna z jej treścią. Zaleca się, aby każda kartka oferty, a także załączników była ponumerowana i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu. W przypadku podpisywania oferty lub załączników przez pełnomocnika pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. 4. Dokumenty, będące załącznikami do oferty powinny być przedłożone w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu. 5. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Każdy Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty niezależnie od wyniku 11

12 postępowania, z wyłączeniem przypadków, gdy ustawa zastrzega zwrot tych kosztów na rzecz Wykonawcy. 6. Wykonawca może zastrzec, że wskazane przez niego informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie mogą zostać udostępnione. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86. ust. 4 Ustawy. Zastrzeżenie powinno być dokonane nie później niż w terminie składania ofert. XV. Miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego tj. Krakowski Park Technologiczny Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie al. Jana Pawła II 41 L, Kraków I piętro, sekretariat, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28 marca 2011 roku godzina 10:00. XVI. Miejsce i termin otwarcia ofert. 1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 28 marca 2011 roku godzina 10:20 w siedzibie Zamawiającego al. Jana Pawła II 41 L, Kraków 2. Otwarcie ofert jest jawne. 3. Bezpośrednio przez otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 4. Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia i warunków płatności zawartych w ofertach. Informacje te Zamawiający przekaże niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert. XVII. Wyjaśnienie treści oferty. 1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. 2. Zamawiający poprawia w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie; 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, które oferta została poprawiona. XVIII. Odrzucenie oferty. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1) jest niezgodna z Ustawą; 2) jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem art. 87 ust. 2 pkt 3 Ustawy; 3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; 12

13 4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 5) została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia; 6) zawiera błędy w obliczeniu ceny; 7) Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 Ustawy; 8) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. XIX. Opis sposobu obliczania ceny. Oferta powinna zawierać całkowitą cenę za wykonanie całego przedmiotu zamówienia. Cena oferty netto i brutto będzie podana w złotych polskich (PLN) cyfrowo i słownie. XX. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Zamawiający podda ocenie oferty Wykonawców nie podlegające odrzuceniu zgodnie z następującymi kryteriami: CENA OFERTY BRUTTO ZA WYKONANIE CAŁEGO ZAMÓWIENIA = 100 % Cena oferty brutto za wykonanie całego zamówienia o najniższej cenie Liczba punktów = x 100 Cena brutto oferty badanej za wykonanie całego zamówienia 2. Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę o największej liczbie punktów. 3. Zamawiający zaokrągli wynik do dwóch miejsc po przecinku. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w SIWZ i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o kryteria wyboru podane w SIWZ. XXI. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy. 1. Informacje o wynikach postępowania zostaną umieszczone na tablicy ogłoszeń Zamawiającego w jego siedzibie, a także na stronie internetowej pod adresem: 2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający równocześnie zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze 13

14 streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierających punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację; 2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 3) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne; 4) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 Ustawy, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. 3. Zamawiający zawiadomi pisemnie Wykonawcę, którego oferta została wybrana o terminie i miejscu zawarcia umowy. XXII. Wykonanie zamówienia nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XXIII. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego załącznik nr 5 do SIWZ. XXIV. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących w toku postępowania o zamówienie. Wykonawcom oraz innym osobom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub mógł doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego Ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach określonych w dziale VI Ustawy. XXV. Wykaz załączników będących integralną częścią SIWZ. Załącznik nr 1 do SIWZ Formularz oferty Załącznik nr 2 do SIWZ Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 do SIWZ Wykaz usług Załącznik nr 4 do SIWZ Wykaz osób Załącznik nr 5 do SIWZ Istotne postanowienia umowy 14