OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY Z WYKONAWCAMI

Transkrypt

1 Skrivanek Sp. z o.o. ul. Solec Warszawa tlumacze@skrivanek.pl OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY Z WYKONAWCAMI Postanowienia Ogólne 1 1. Niniejsze Ogólne Warunki Współpracy Regulamin, zwane dalej Regulaminem, określają ramowe warunki współpracy pomiędzy Skrivanek Sp. z o.o., zwaną dalej Zamawiającym, a podmiotami, które wykonują na rzecz Zamawiającego Zamówienia cząstkowe, zwanymi dalej Wykonawcą. 2. Na mocy postanowień niniejszego Regulaminu za czynności prawne zrównane w skutkach z czynnościami dokonywanymi z zachowaniem formy pisemnej uważa się czynności dokonane z wykorzystaniem faksu, poczty elektronicznej lub przy użyciu elektronicznych formularzy zamówienia Wykonawcy, chyba, że ustawa lub zawarta pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą umowa wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli oświadczenie woli zostanie złożone i przesłane drugiej Stronie z wykorzystaniem poczty elektronicznej [zwanej dalej ], a zostanie wysłany z adresu innego niż określony w zawartej pomiędzy Stronami umowie, skutki zastrzeżone dla oświadczeń woli składanych z zachowaniem formy pisemnej, uważa się za wywołane, jeśli został opatrzony podpisem elektronicznym zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym lub zawiera numer Zamówienia Wykonawcy, który służy jako hasło uzgodnione pomiędzy Stronami do komunikacji elektronicznej. Zakres przedmiotowy Zamówień 2 1. Przedmiotem Zamówień świadczonych przez Wykonawcę a podlegających uregulowaniom niniejszego Regulaminu, jest m.in. realizowanie przez Wykonawcę tłumaczeń [pisemnych, pisemnych uwierzytelnionych, ustnych symultanicznych, ustnych konsekutywnych, ustnych uwierzytelnionych], zwanych dalej Zamówieniem, wraz ze świadczeniami pomocniczymi, a w szczególności: korektami i weryfikacjami tłumaczeń pisemnych, obróbką graficzną DTP, zapewnieniem środków technicznych do świadczenia tłumaczeń ustnych, symultanicznych i konsekutywnych, tworzeniem i opracowywaniem Terminologii, przygotowaniem tłumaczenia do publikacji. 2. Zakres świadczenia oraz warunki jego realizacji określone zostaną w Zamówieniu, jakie Zamawiający złoży Wykonawcy na formularzu Zamówienia opracowanym przez Zamawiającego. 3. Określenia użyte w niniejszym Regulaminie oznaczają: a. Formularz Zamówienia formularz sporządzony przez Zamawiającego w oparciu o ustalenia poczynione z Wykonawcą], zawierający m.in. opis dzieła, cenę, informację o stosowaniu Terminologii, przeznaczeniu tłumaczenia, ewentualnym przeznaczeniu tłumaczenia do publikacji, sposób dostarczenia świadczenia, a także termin realizacji usługi wyrażony datą i godziną. b. Terminologia (zwana także wymiennie glosariuszem) lista wyrażeń w co najmniej dwóch językach zawierająca słownictwo specjalistyczne, wyrażenia, skróty itp. stosowane i preferowane przez Zamawiającego, których stosowania w realizowanych tłumaczeniach Zamawiający wymaga i oczekuje od Wykonawcy. c. Przeznaczenie tłumaczenia informacja przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego o zamierzonym sposobie korzystania z tłumaczenia, np. prezentacja,

2 materiały szkoleniowe, oferta przetargowa, dokumenty wewnętrzne, katalog, ulotka dla pacjenta, instrukcja obsługi itp. d. Przeznaczenie tłumaczenia do publikacji informacja przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego o zamiarze rozpowszechnienia i upublicznienia tłumaczonego tekstu np. w formie drukowanej, formie elektronicznej w sieci Internet, Intranet itp. w taki sposób, aby był dostępny dla nieokreślonej liczby odbiorców. e. Materiały pomocnicze dokumenty i informacje przekazywane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z realizowanym Zamówieniem, zawierające treści i słownictwo związane z tłumaczonym dokumentem lub wystąpieniem, jakie Zamawiający życzy sobie zastosować w tłumaczeniu. Zamówienie termin, sposób jego wykonania i akceptacja Postanowienia wspólne 3 1. Strony osobiście, w formie pisemnej lub z wykorzystaniem urządzeń do porozumiewania się na odległość [telefon, faks, poczta elektroniczna], ustalą wstępnie warunki realizacji zamówienia, które Zamawiający zawrze w formularzu Zamówienia. Wykonawca może zaakceptować Zamówienie wykonując jedną z poniższych czynności: 1.1. przesyłając podpisany i opatrzony pieczęcią formularz Zamówienia do Zamawiającego [faks lub skan dokumentu pocztą elektroniczną], 1.2. przesyłając zwrotnie pocztą elektroniczną do Zamawiającego oświadczenie woli o akceptacji otrzymanego od Zamawiającego Zamówienia. 2. Strony jako zasadę przyjmują, iż komunikując się ze sobą w sprawach związanych z realizacją Zamówienia każdorazowo będą używać numeru Zamówienia. 3. Zamawiający obowiązany jest powiadomić Wykonawcę o woli stosowania w tłumaczeniach Terminologii, a Terminologia, o ile będzie to możliwe, będzie przekazana Wykonawcy jednocześnie z materiałami podlegającymi tłumaczeniu i/lub materiałami pomocniczymi lub w terminie późniejszym. Nadto Zamawiający winien wskazać osoby kompetentne po stronie Zamawiającego do zatwierdzania i współdziałania z Wykonawcą przy realizowaniu Zamówienia w zakresie tworzenia Terminologii, w wypadku, gdy Strony dopuszczą możliwość ustalenia Terminologii w trakcie realizacji Zamówienia. 4. Zamówienie uważa się za przyjęte do realizacji dopiero z chwilą łącznego spełnienia się 2 warunków: 4.1. zaakceptowania przez strony w trybie określonym w 3 ust. 1 warunków realizacji Zamówienia, 4.2. dostarczenia Wykonawcy [osobiście, pocztą, faksem lub w formie elektronicznej] materiałów przeznaczonych do tłumaczenia, przy czym dostarczenie Zamawiającemu zaakceptowanego Zamówienia lub nadesłanie oświadczenia o akceptacji Zamówienia poprzez winno nastąpić w ciągu 6 godzin od przesłania do Wykonawcy Zamówienia, nie później jednak niż do godziny 14:00 danego dnia.. Za dzień roboczy, w rozumieniu niniejszego Regulaminu, uważa się każdy dzień z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 5. W przypadku opóźnienia Zamawiającego w realizacji postanowień 3 ust. 4 Zamawiający może określić nowy termin realizacji Zamówienia. 6. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wykonane Zamówienie Zamawiającemu w terminie i w sposób uzgodniony w Zamówieniu, a Zamawiający zobowiązuje się odebrać wykonane Zamówienie i potwierdzić jego odbiór oraz zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie w terminie i w sposób określony w 6 Regulaminu. 7. W przypadku powierzenia Wykonawcy dokumentów lub materiałów do tłumaczenia, które muszą być zwrócone wraz z tłumaczeniem, dokumenty te zostaną zwrócone z chwilą wydania tłumaczenia. 8. Potwierdzenie wydania Zamawiającemu wykonanego Zamówienia [w odniesieniu do tłumaczeń pisemnych], stanowi 8.1. złożenie przez Zamawiającego podpisu na Zamówieniu; 8.2. dokument odebrania przesyłki w przypadku dostarczania Zamawiającemu Zamówienia pocztą lub pocztą kurierską; 2

3 8.3. potwierdzenie odebrania wiadomości elektronicznej [data i godzina] w przypadku dostarczania Zamawiającemu Zamówienia przy pomocy środków komunikacji elektronicznej; 8.4. raport z faksu o prawidłowej transmisji [data i godzina] do Zamawiającego w przypadku dostarczania Zamawiającemu Zamówienia faksem. 9. Zamawiający przyjmie wykonane Zamówienie w terminie nie późniejszym aniżeli 60 dni po jego wydaniu przez Wykonawcę. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania zastrzeżeń i poprawek (zgłoszenie wad) w terminie 60 dni po otrzymaniu tłumaczenia, przy czym niezgłoszenie przez Zamawiającego zastrzeżeń i poprawek w tym terminie jest równoznaczne z akceptacją tłumaczenia. W razie zgłoszenia zastrzeżeń i poprawek, Wykonawca zobowiązany jest do dokonania korekty tłumaczenia, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego. Tłumaczenia pisemne 4 Zamówienie dotyczące tłumaczenia pisemnego winno określać takie warunki jego realizacji jak: rodzaj, języki, termin realizacji, sposób dostawy, informację o przeznaczeniu tłumaczenia, nazwiska osób odpowiedzialnych za współpracę przy realizacji tłumaczenia, informację o ewentualnym przeznaczeniu tłumaczenia do publikacji oraz informację o zamiarze zastosowania Terminologii. Tłumaczenia ustne 5 1. Zamówienie dotyczące tłumaczenia ustnego winno określać takie warunki realizacji usługi jak: termin i miejsce, w jakim ma się odbyć tłumaczenie, rodzaj tłumaczenia, liczba tłumaczy, języki tłumaczeń, liczba uczestników spotkania, nazwisko osoby upoważnionej po stronie Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą, tematyka spotkania i wystąpień, termin dostarczenia materiałów pomocniczych dla tłumaczy. 2. W celu zapewnienia jak najwyższej jakości tłumaczeń Zamawiający może przekazać Wykonawcy na co najmniej 2 dni przed terminem realizacji tłumaczeń, materiałów pomocniczych, tj. wystąpień, prezentacji, informacji o prelegentach, omawianych dokumentów itp. Wynagrodzenie 6 1. Wynagrodzenie za zrealizowanie Zamówienia ustalane jest przez Zamawiającego w Zamówieniu, które Wykonawca akceptuje przy akceptacji warunków realizacji Zamówienia. 2. Wynagrodzenie należne Wykonawcy zostanie zapłacone przez Zamawiającego po przyjęciu i zaakceptowaniu Zamówienia w terminach płatności ustalonych w Zamówieniu, chyba, że w umowie Strony poczynią odmienne ustalenia co do terminu zapłaty wynagrodzenia. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy 7 1. Wykonane Zamówienie uznaje się za wykonane nienależycie, jeśli: 1.1. nie zostało wykonane na stosownym poziomie fachowym, 1.2. nie zostało dostarczone lub nie było gotowe do przekazania w uzgodnionym terminie. 2. W przypadku wykazania przez Zamawiającego, że wykonane Zamówienie obciążone jest którąś z wymienionych w ust. 1 wad, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego ich usunięcia, w terminie ustalonym z Zamawiającym. 3. Jeżeli wad określonych w ust. 1.1 nie można usunąć, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania kary umownej w wysokości 25% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia, a gdyby wady miały charakter wad istotnych, co zostanie stwierdzone w toku postępowania reklamacyjnego przeprowadzonego w trybie określonym w 9 Regulaminu, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania kary umownej w wysokości 70% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia. 3

4 4. W wypadku opóźnienia w wykonaniu Zamówienia [ust Regulaminu] Zamawiający uprawniony jest do obciążenia Wykonawcy karą umowną w wysokości 5% wynagrodzenia netto ustalonego za realizację danego Zamówienia za każdą godzinę opóźnienia. 5. Strony nie ponoszą wobec siebie odpowiedzialności z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania swych zobowiązań w wypadku, gdy spowodowane to zostało wystąpieniem okoliczności o charakterze siły wyższej. Za zdarzenia o charakterze siły wyższej, w rozumieniu niniejszego Regulaminu, uważa się wyłącznie: strajki, blokady, zamachy terrorystyczne, wystąpienie epidemii. Strona dotknięta skutkami zdarzeń o charakterze siły wyższej winna niezwłocznie zawiadomić drugą Stronę o ich wystąpieniu i preliminowanym terminie ustąpienia. Terminy zgłaszania wad w wykonanym Zamówieniu 8 W odniesieniu do przyjętych i zaakceptowanych przez Zamawiającego Zamówień w wypadku wykrycia wad takiego Zamówienia w okresie 1 roku od dnia ich przyjęcia przez Zamawiającego, Zamawiający jest zobowiązany zgłosić Wykonawcy wady w wykonanym Zamówieniu w terminie nie dłuższym aniżeli 21 dni od ich wykrycia. Reklamacje 9 1. W przypadku wystąpienia między Stronami sporu co do wystąpienia wad, o jakich mowa w 7 Regulaminu, w wykonanym Zamówieniu, Strony zobowiązują się niniejszy spór rozwiązać na drodze polubownej, na podstawie opinii przedstawionej przez niezależnego arbitra, wybranego wspólnie przez obie Strony z listy biegłych sądowych tłumaczy przysięgłych mających swą siedzibę lub miejsce zamieszkania na terenie kognicji Sądu Okręgowego w Warszawie. 2. Wysokość kary umownej wynikającej z postanowień ust. 3 7 Regulaminu uzależniona jest od wyniku oceny dokonanej przez arbitra. 3. Do pokrycia kosztów sporządzenia opinii przez niezależnego arbitra zobowiązana jest ta Strona umowy, która w postępowaniu reklamacyjnym przegra spór. Odstąpienie od umowy Zamawiający ma prawo do odstąpienia w każdym czasie od realizacji Zamówienia za jednoczesną zapłatą Wykonawcy odstępnego w wysokości odpowiadającej wartości faktycznie wykonanego przez Wykonawcę Zamówienia do chwili złożenia oświadczenia o odstąpieniu od realizacji Zamówienia, pod warunkiem wydania mu wykonanej części Zamówienia. 2. Wykonawca ma prawo do odstąpienia od realizacji Zamówienia za jednoczesną zapłatą Zamawiającemu odstępnego w następujących wysokościach: 2.1. W przypadku, gdy Zamówienie obejmowało realizację tłumaczeń ustnych, symultanicznych lub konsekutywnych, a odstąpienie nastąpiło: na 3 dni przed terminem tłumaczenia 20% wartości Zamówienia; na 2 dni przed terminem tłumaczenia 30% wartości Zamówienia; na 1 dzień przed terminem tłumaczenia 50% wartości Zamówienia. Brak wpłaty odstępnego w pełnej wysokości czyni odstąpienie bezskutecznym W przypadku, gdy Zamówienie obejmowało realizację tłumaczeń pisemnych, a odstąpienie nastąpiło: po upływie 50% czasu ustalonego na wykonanie Zamówienia w przypadku tłumaczenia w trybie zwykłym i 20% czasu ustalonego na wykonanie Zamówienia w przypadku trybu ekspresowego 25% wartości Zamówienia; po upływie 60%, ale przed upływem 70% czasu ustalonego na wykonanie Zamówienia w przypadku tłumaczenia w trybie zwykłym i po upływie 40%, ale przed upływem 50% 4

5 czasu ustalonego na wykonanie Zamówienia w przypadku trybu ekspresowego 50% wartości Zamówienia; po upływie 70% czasu ustalonego na wykonanie Zamówienia w przypadku tłumaczenia w trybie zwykłym i po upływie 50% czasu ustalonego na wykonanie Zamówienia w przypadku trybu ekspresowego 95% wartości Zamówienia. Klauzula poufności Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich informacji udzielanych i udostępnionych mu na potrzeby prawidłowego zrealizowania Zamówienia przez Zamawiającego. Informacje takie mogą być udostępniane wyłącznie pracownikom i podwykonawcom pracującym bezpośrednio nad realizacją danego Zamówienia. 2. W wypadku naruszenia obowiązku zachowania poufności przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości zł za każde stwierdzone naruszenie takiego obowiązku. 3. Wykonawca zobowiązuje się, że wszystkie ustalenia dotyczące realizowanego Zamówienia będą podejmowane jedynie w drodze kontaktów bezpośrednich wyłącznie z Zamawiającym. Zakazane jest prowadzenie przez Wykonawcę jakichkolwiek rozmów i ustaleń dotyczących Zamówienia bezpośrednio z osobami trzecimi, a w szczególności z klientem Zamawiającego. Każde ewentualne odstępstwo od tej zasady musi zostać sformułowane na piśmie pod rygorem nieważności na formularzu Zamówienia zaakceptowanym i podpisanym przez Strony. 4. Jeżeli Wykonawca naruszy zakaz określony w ust Regulaminu, zobowiązany jest do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej w wysokości 50% wartości Zamówienia. Postanowienia końcowe Kwestie nieuregulowane w niniejszym Regulaminie podlegają właściwym postanowieniom Kodeksu Cywilnego, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów o dziele, przy czym Strony zgodnie postanawiają wyłączyć wszelkie inne uprawnienia Wykonawcy płynące z niewykonania lub/i nienależytego wykonania Zamówienia poza tymi, które zostały przyznane w niniejszym Regulaminie. 2. Regulamin jest dla Stron wiążący z chwilą przyjęcia przez Wykonawcę Zamówienia [podpisania lub jego akceptacji w trybie określonym w 1 i 3 niniejszego Regulaminu]. 3. Postanowienia Regulaminu mogą być zmieniane pomiędzy Stronami wyłącznie z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem postanowień ust Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiana postanowień zawartych w Regulaminie dla swej ważności i wejścia w życie wymaga przesłania nowego Regulaminu na adres poczty elektronicznej Wykonawcy, wskazany przy składaniu Zamówienia w terminie co najmniej 7 dni przed datą wejścia w życie nowego Regulaminu i nie będzie wymagała podpisania aneksu do umowy. Zmiana Regulaminu uprawnia Wykonawcę do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy w drodze wypowiedzenia ze skutkiem na dzień wejścia w życie nowego Regulaminu, z tym, że Zamówienia przyjęte do realizacji przez Wykonawcę w okresie obowiązywania dotychczasowego Regulaminu będą zrealizowane na dotychczasowych zasadach. Oświadczenie Wykonawcy winno być złożone z zachowaniem formy pisemnej w terminie 3 dni od dnia otrzymania nowego Regulaminu. 5. W wypadku, gdyby szkoda wywołana niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązań przez Wykonawcę przekraczała kwotę ustalonych w Niniejszym Regulaminie lub umowie dla danej okoliczności kar umownych, Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania również ponad kwotę ustalonych kar umownych do wysokości pełnej szkody. 6. Ewentualne spory powstałe na tle realizacji Zamówienia lub łączącej Strony umowy, Strony poddają pod rozstrzygnięcia sądów powszechnych w Warszawie. 7. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia r. 5