Standardowe formularze zleceń płatniczych

Transkrypt

1 Standardowe formularze zleceń płatniczych Poradnik Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. Warszawa

2 1. Historia dokumentu Numer wersji Data wersji Opis zmian Pierwsze wydanie publiczne Dodano opis sposobów wypełniania pola Numer rachunku odbiorcy dla numerów rachunków spełniających standard NRB oraz niestandardowych. 2. Dodano punkt dotyczący odcinków A i B formularza mandatu karnego Zmieniono opis sposobu wypełniania formularza ZUS na zgodny z Rozporządzeniem MF z dnia 31 marca 2003 r. oraz Rozporządzeniem MF z dnia 14 maja 2003 r. zmieniającymi rozporządzenie w sprawie określenia wzoru bankowego dokumentu płatniczego składek, do których poboru zobowiązany jest ZUS. 2. Dokonano korekty w opisach liczby znaków w polach kwota, numer rachunku zleceniodawcy i numer rachunku odbiorcy uzyskując zgodność ze specyfikacją systemu ELIXIR Dodano opis nowego formularza ZUS, zgodnego z Rozporządzeniem MF z dnia 4 września 2003 r., obowiązującego od 1 kwietnia 2004 r Zmieniono wzór formularza w związku z nowelizacją normy PN-F Usunięto opis formularza ZUS obowiązującego do 31 marca 2004 r Usunięto opisy dotyczące numerów rachunków bankowych niezgodnych ze standardem NRB. 2. Zmieniono wzór formularza podatkowego na zgodny z Rozporządzeniem MF z 29 czerwca 2004 r Usunięto opis formularza podatkowego obowiązującego do 31 stycznia 2005 r. 2. Zmieniono opis formularza ZUS na zgodny z Rozporządzeniem MF z dnia 21 grudnia 2004 r. 2

3 Od wydawcy Niniejszy poradnik wiele zawdzięcza Narodowemu Bankowi Polskiemu i Związkowi Banków Polskich, ponieważ przedstawiciele obu tych instytucji opiniowali jego pierwsze wydanie publiczne. Całkowita odpowiedzialność za kształt i zawartość kolejnych wersji poradnika spoczywa na Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A. Poradnik może być powielany z obowiązkiem wskazania źródła i udostępniany w części lub w całości wszystkim zainteresowanym. Prawo powielania nie obejmuje norm stanowiących załącznik do pierwszego wydania poradnika. Treść poradnika dostępna jest na stronach internetowych KIR S.A. pod adresem w sekcji Aktualności podsekcji KIR S.A. i standaryzacja. Wszelkie uwagi i sugestie dotyczące poradnika prosimy kierować do p. Tomasza Jończyka, kierownika Wydziału Standaryzacji Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. ( tomasz.jonczyk@kir.com.pl). 3

4 2. Spis treści Rozdział Strona 1. Historia dokumentu 2 2. Spis treści 4 3. Cel i zakres poradnika 5 4. Spis omawianych formularzy 7 5. Standardowy formularz Polecenie Przelewu/Wpłaty Gotówkowej (WP) Opis Papier Wymiary Barwy i czcionki Sposoby wypełniania Zawartość informacyjna formularza Odcinki A i B formularza mandatu karnego Wytyczne dla oddziału banku Standardowy formularz US (wzór obowiązujący od 1 lutego 2005r.) Opis Papier Wymiary Barwy i czcionki Sposoby wypełniania Zawartość informacyjna formularza Wytyczne dla oddziału banku Standardowy formularz ZUS (wzór obowiązujący od 1 kwietnia 2004r.) Opis Papier Wymiary Barwy i czcionki Sposoby wypełniania Zawartość informacyjna formularza Wytyczne dla oddziału banku Standardowe formularze czeku Opis Elementy formularza Formularz czeku Formularz czeku do rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego 52 9 Najczęstsze błędy standardowych formularzy Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP) i sposobu ich wypełnienia 54 ZAŁĄCZNIKI: Polska Norma PN-F-01101:2004 Polska Norma PN-F-01103:2001 4

5 3. Cele i zakres poradnika Niniejszy poradnik został przygotowany przez Wydział Standaryzacji Centrali Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A. Publikacja w części dotyczącej opisu standardowego formularza Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP) nawiązuje do instrukcji Druki polecenie przelewu wpłata gotówkowa powstałej na zlecenie Zespołu ds. Standaryzacji Dokumentów Bankowych przy Związku Banków Polskich wydanej po raz pierwszy we wrześniu 1997 r. w Warszawie. Ostatnie wydanie instrukcji Związku Banków Polskich miało miejsce w listopadzie 2001 r. Instrukcja ta była pierwszym dokumentem określającym standard formularza Polecenia przelewu/wpłata gotówkowa (WP). Dokument był szeroko dyskutowany w środowisku bankowym. W wyniku konsultacji powstała norma PN-F Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzory formularzy bankowych. Wzór formularza polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej (WP) ustanowiona przez Polski Komitet Normalizacyjny 23 lipca 2001 r. W tym samym dniu ustanowiono również normę PN-F Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzory formularzy bankowych. Formularze czeku. W styczniu 2004 r. ustanowiona została znowelizowana norma PN-F-01101:2004. Wprowadzono w niej zmiany wynikające z dotychczasowych doświadczeń w funkcjonowaniu normy opisującej standardowe formularze w środowisku bankowym. Do końca 2004 r. przewidziano okres przejściowy, w którym mogą być stosowane przepisy normy w wersji z 2001 r. oraz jej nowelizacji z 2004 r. W niniejszym poradniku główny akcent położono na zgodność formularzy zleceń płatniczych z normami PN-F-01101:2004 i PN-F-01103:2001. Standardowy formularz został wprowadzony przez Związek Banków Polskich, natomiast od października 2001 roku koordynacją procesu wdrażania standardowego formularza zajmuje się Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. Standardowy formularz zlecenia płatniczego jest przeznaczony do wystawienia dyspozycji polecenia przelewu lub wpłaty gotówkowej przez osoby fizyczne i osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, ale posiadające zdolność prawną, z wyłączeniem tych przypadków, gdzie przepisy prawa stanowią inaczej. Istnieją również inne typy standardowego formularza przeznaczone do regulowania zobowiązań wobec organów podatkowych o kodzie identyfikującym formularz 07 oraz do przekazywania składek na ubezpieczenie społeczne, do poboru których zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych o kodzie identyfikującym formularz 00. Obydwa typy formularzy zostały ustanowione jako obowiązujące rozporządzeniami Ministra Finansów. W październiku 2002 r. rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wprowadzony został wzór formularza mandatu karnego. Odcinki A i B formularza mandatu przeznaczone są do regulowania w formie wpłaty gotówkowej kwoty grzywny. W poradniku zawarto rozdział dotyczący formularzy czeku stosowanego w rozliczeniach gotówkowych i bezgotówkowych, związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej przez osoby prawne, fizyczne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz czeku do rachunku oszczędnościowego, stosowanego w rozliczeniach gotówkowych i bezgotówkowych, przeznaczonego dla osób fizycznych i innych podmiotów mających uprawnienia do posiadania rachunku oszczędnościowego na podstawie odpowiednich przepisów. Formularze czeku mogą być używane zarówno jako czek gotówkowy jak i czek rozrachunkowy; ten ostatni poprzez zamieszczenie odpowiedniego zastrzeżenia, wskazującego na rozrachunkowy charakter czeku. 5

6 Standardowe formularze mają zastosowanie wyłącznie w rozliczeniach krajowych. Odpowiednie rozmieszczenie pól informacyjnych formularzy oraz ich cechy techniczne umożliwiają obróbkę formularzy z wykorzystaniem urządzeń personalizujących, odczytujących w technologii OCR lub ICR oraz sortujących. Technologia OCR umożliwia odczyt optyczny znaków alfanumerycznych pisanych pismem ręcznym lub maszynowym. Technologia ICR umożliwia natomiast odczyt obrazu dokumentu i interpretację znaków alfanumerycznych pisanych pismem ręcznym, blokowym lub maszynowym. W przypadku formularza czeku możliwy jest odczyt i interpretacja danych umieszczonych w linii kodowej. Poradnik przeznaczony jest dla wszystkich podmiotów biorących udział w procesie powstawania, stosowania i przetwarzania standardowych formularzy zleceń płatniczych. Zaliczyć do nich należy: - drukarnie zajmujące się produkcją standardowych formularzy zleceń płatniczych, - firmy dokonujące personalizacji formularzy wszystkich rodzajów, - firmy informatyczne oferujące oprogramowanie umożliwiające personalizację formularzy standardowych, - zleceniodawców (płatników, w tym w szczególności płatników zobowiązań podatkowych oraz płatników składek na ubezpieczenie społeczne), - oddziały banków oraz inne instytucje przyjmujące zlecenia płatnicze (w tym Pocztę Polską), w szczególności komórki zajmujące się bezpośrednio obsługą klientów (przyjmowaniem zleceń) oraz komórki, których zadaniem jest przygotowanie zleceń zaakceptowanych do przeprowadzenia rozliczenia pieniężnego, - wszelkie inne instytucje stosujące automatyczne przetwarzanie dokumentów bankowych. Prowadzone przez Krajową Izbę Rozliczeniową S.A. prace związane z wdrażaniem dokumentów standardowych i dedykowane potrzebom środowiska bankowego obejmują: 1. Udzielanie merytorycznego wsparcia zainteresowanym podmiotom w procesie projektowania wzorów formularzy oraz sposobów ich personalizacji, w tym: - stworzenie opracowania opisującego szczegółowo wygląd standardowego dokumentu oraz sposoby jego wypełnienia, - przygotowanie akcji informacyjnej na temat poprawności wypełniania dokumentów, - popularyzację stosowania dokumentów standardowych (konferencje, seminaria). 2. Prowadzenie bieżącego serwisu informacyjnego, w tym również z wykorzystaniem strony internetowej KIR S.A. 3. Udział w badaniach statystycznych prowadzonych przez KIR S.A. w zakresie standaryzacji. 4. Formułowanie zaleceń i rekomendacji w ramach stałej współpracy dla podmiotów zajmujących się opracowywaniem nowych standardów. Wydział Standaryzacji świadczy odpłatnie dla banków lub za ich pośrednictwem klientom banków usługi obejmujące: 1. Weryfikację wzorów dokumentów pod kątem zgodności z polską normą PN-F :2004 Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzory formularzy bankowych. Wzór formularza polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej (WP), a w szczególności badania laboratoryjne jakości papieru i farby, wielkości i krojów czcionek oraz prawidłowości rozmieszczenia danych oraz wymiarów formularza. 2. Wykonywanie ekspertyz oraz testowanie dostarczonych wzorów dokumentów przy wykorzystaniu linii technologicznej emir funkcjonujących w Bankowych Regionalnych 6

7 Izbach Rozliczeniowych wraz z wydawaniem opinii dla przetestowanych rodzajów formularzy. 3. Testowanie oraz opiniowanie dostarczonego oprogramowania służącego do personalizacji standardowych dokumentów. 4. Spis omawianych formularzy Poradnik obejmuje swoim zakresem standardowe formularze zleceń płatniczych wymienione w tabeli 1. Tabela 1. Formularze opisane w poradniku LP. KOD NAZWA FORMULARZA Formularz Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa dla płatności na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (nazywany dalej formularzem ZUS) Formularz czeku do rachunku oszczędnościoworozliczeniowego PODSTAWA STOSOWANIA Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 wraz z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzoru bankowego dokumentu płatniczego składek, do poboru których zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. nr 149, poz. 981). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzoru bankowego dokumentu płatniczego składek, do których poboru zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 56, poz.503). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 maja 1003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzoru bankowego dokumentu płatniczego składek, do których poboru zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 89, poz.827). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 września 2003 r. w sprawie określenia wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek do których poboru zobowiązany jest ZUS (Dz. U. Nr164, poz.1586). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2004r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru zobowiązany jest ZUS (DZ.U.Nr 285, poz.2850) Polska Norma PN-F Bankowość i usługi pokrewne. Wzory formularzy bankowych. Formularze czeku. ustanowiona przez Polski Komitet Normalizacyjny 23 lipca 2001 r. 7

8 3. 03 Formularz czeku Polska Norma PN-F Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzory formularzy bankowych. Formularze czeku. ustanowiona przez Polski Komitet Normalizacyjny 23 lipca 2001 r Formularz Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa WP (nazywany dalej formularzem standardowym) Uchwała nr 7 Walnego Zgromadzenia Związku Banków Polskich z dnia 23 kwietnia 1998r. Polska Norma PN-F Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzory formularzy bankowych. Wzór formularza polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej (WP) ustanowiona przez Polski Komitet Normalizacyjny 23 lipca 2001 r. i znowelizowana 20 stycznia 2004 r Formularz wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (nazywany dalej formularzem US) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2002 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie nakładania grzywien w drodze mandatu karnego (Dz. U. nr 174, poz. 1424). Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 929 wraz z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. nr 105, poz.1146). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2001 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. nr 148, poz.1654). Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2004 r. w sprawie określenia wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. nr 182, poz.1882). 1 Kod formularza zgodny z rejestrem kodów prowadzonym przez Związek Banków Polskich 8

9 5. Standardowy formularz Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP) 5.1. Opis Informacje dotyczące wzoru standardowego formularza Polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej (WP) zawiera Polska Norma PN-F-01101:2004 Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzór formularza polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej (WP), opracowana przez Komitet Techniczny nr 271 (dawna nazwa: Normalizacyjna Komisja Problemowa) ds. Bankowości i Bankowych Usług Finansowych przy Związku Banków Polskich. Formularz został zarekomendowany środowisku bankowemu w Apelu IX Walnego Zgromadzenia Związku Banków Polskich z 23 kwietnia 1998 r. Standardowy formularz Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa WP przedstawiony został na rysunku 1. Numery pól oznaczono niebieskim kolorem. Rysunek 1. Standardowy formularz Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa WP (na podstawie normy PN-F-01101:2004) Standardowy formularz Polecenia przelewu/wpłata gotówkowa (WP) można stosować w zależności od potrzeb banku, w wariantach jednoodcinkowym lub wieloodcinkowym możliwych do wydrukowania na papierze w układzie jednowarstwowym np. na kartce A4 lub na papierze typu składanka komputerowa lub wielowarstwowym, przebitkowym (wielowarstwowym). Blankiety formularza WP różnią się jedynie opisem przeznaczenia. 9

10 5.2. Papier Papier stosowany do produkcji standardowych formularzy powinien mieć właściwości uwzględniające wymagania automatycznych urządzeń przetwarzających. Odcinek formularza przeznaczony dla banku zleceniodawcy powinien być drukowany na specjalnym papierze, oznaczonym symbolem OCR o gramaturze 90g/m 2. Odcinek przeznaczony dla zleceniodawcy może być drukowany z wykorzystaniem papieru przebitkowego. W przypadku druku formularzy na kartkach A4 lub na papierze komputerowym typu składanka odcinki potwierdzeń mogą być umieszczone w dowolnym miejscu i mieć formę o dowolnym układzie graficznym Wymiary Wymiary zewnętrzne formularza (WP) oraz wymiary poszczególnych pól, rubryk i kratek formularza wraz z dopuszczalnymi odchyleniami zawarte są w PN-F-01101:2004 pkt Barwy i czcionki Barwy poddruku (tła) powinny być koloru zawierającego się zgodnie z normą PN-F :2004 w widmie o przedziale od 580 nm do 705 nm (bez stosowania pigmentów, które uniemożliwiają filtrację poddruku). Poddruk na formularzu Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP) należy wykonywać zgodnie z wzorem przedstawionym w PN-F :2004. W tle pola przeznaczonego na numer rachunku bankowego odbiorcy i zleceniodawcy norma wymaga, aby wydrukowane zostały pogrubione pionowe kreski oddzielające dwie a następnie po cztery kratki. Na formularzach konieczny jest nadruk elementów charakterystycznych ułatwiających pozycjonowanie obrazu dokumentu w fazie rozpoznawania i automatycznego przetwarzania danych formularza. Znaki charakterystyczne powinny być umieszczone w polu czytelności urządzenia do automatycznego ich przetwarzania oraz w taki sposób, aby nie wpływały na proces przetwarzania danych formularza (np. narożniki o długości ramion 8 mm i grubości linii 0,5 mm umieszczone na trzech krawędziach formularza górne i lewa dolna). Nadruk elementów charakterystycznych ułatwiających pozycjonowanie należy wykonywać kolorem czarnym. Tabela 2 przedstawia wymagane przez normę PN-F-01101:2004 kolor, rodzaje czcionek oraz ich wielkość (w punktach drukarskich) dla poszczególnych rodzajów informacji występujących na standardowym formularzu Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP). Powyższe zalecenia dotyczą wyłącznie odcinka dla banku zleceniodawcy, przeznaczonego do dalszego automatycznego przetwarzania. Odcinek dla potwierdzenia wydania/przyjęcia dyspozycji przeznaczony dla zleceniodawcy nie podlega obróbce technologicznej wykorzystywanej w bankowości i nie jest objęty standardem. Informacje dotyczące graficznego sposobu wypełnienia formularza nie należą do podstawowego formatu formularza i mogą być umieszczane poza właściwym formularzem np. na grzbiecie zestawu wielowarstwowego, na zgrzewce poza formularzem lub w dowolnym miejscu poza podstawowym formatem formularza w przypadku wydruku formularzy na kartce A4 lub papierze komputerowym typu składanka. 10

11 Na odcinku przeznaczonym dla banku zleceniodawcy dopuszczalny jest nadruk znaków firmowych wystawcy tzw. logo wyłącznie pod warunkiem wykonania go w kolorze poddruku podlegającemu całkowitej filtracji. Na odcinku potwierdzającym przyjęcie dyspozycji przeznaczonym zleceniodawcy logo może być wykonane w dowolnym kolorze. Nie jest zalecane drukowanie poddruku formularzy na komputerowych kolorowych drukarkach atramentowych lub laserowych ze względu na problemy z odfiltrowywaniem się tego typu poddruku. Barwnik stosowany do wykonania poddruku nie może zawierać czarnego pigmentu. Tabela 2. Kolor, wielkość i rodzaje czcionek LP. RODZAJ INFORMACJI 1. Opis pól (np. Nazwa odbiorcy ) 2. Nazwa formularza (np. Polecenie przelewu/ Wpłata gotówkowa ) 3. Oznaczenie formularza ( WP ) 4. Kod waluty ( PLN lub inny) KOLOR Zgodny z pkt 4.4 normy PN-F :2004 (identyczny z poddrukiem) Zgodny z pkt 4.4 normy PN-F :2004 (identyczny z poddrukiem) Zgodny z pkt 4.4 normy PN-F :2004(identyc zny z poddrukiem) Czarny KRÓJ CZCIONKI WIELKOŚĆ CZCIONEK W PKT DRUKARSKICH OCR-B 6 Arial 5 Courier New 6 OCR-B 9 Arial 8 Courier New 9 OCR-B 12 Arial 10 Courier New 12 OCR-B 17 Arial 14 Courier New Sposoby wypełniania W przypadku wypełniania maszynowego należy stosować krój pisma OCR-B, Courier New lub Arial koloru czarnego (wykluczony jest kolor poddruku), w tym jeden z trzech rodzajów czcionki: - czcionkę OCR-B o wielkości 12 lub 13 pkt. drukarskich, - czcionkę Arial o wielkości 11 lub 12 pkt. drukarskich, - czcionkę Courier New o wielkości 12 lub 13 pkt. drukarskich. 11

12 Zalecenia te dotyczą zarówno pisma maszynowego, jak i wydruków komputerowych. Do wypełniania formularzy nie są zalecane drukarki igłowe ze względu na niską jakość druku. Wskazane jest wypełnianie za pomocą drukarek laserowych lub atramentowych. Dla pisma maszynowego maksymalna liczba znaków w jednej linii wynosi 54 znaki. Podczas wypełniania formularzy zaleca się używanie wyłącznie wielkich liter. Nie należy stosować czcionki pochylonej oraz podkreśleń. W przypadku stosowania pisma maszynowego dane należy wpisywać w sposób umożliwiający jednoznaczny odczyt, tzn. wpisując znaki w pola informacyjne w jednym ciągu, z wyraźnymi odstępami, ignorując podział na kratki i wyodrębnione części pola, nie wykraczając poza obrys pola. Na formularzach w polach wypełnianych maszynowo można pominąć pionowe kreski rozdzielające kratki (w kolorze poddruku) przeznaczone wyłącznie dla pisma ręcznego. Dla pisma ręcznego maksymalna liczba znaków w jednej linii wynosi 27 znaków. Pismo ręczne to wielkie drukowane litery, każda w osobnej kratce, poza polem kwota słownie. Ręczne wypełnianie dokumentu dopuszczalne jest tylko tuszem koloru czarnego lub niebieskiego z wyraźnym kontrastem np. długopis lub żelowy cienkopis. Kratki przeznaczone są wyłącznie dla pisma ręcznego. Należy stosować pismo blokowe (cyfry i wielkie litery każdy znak w oddzielnej kratce). Nie można zagęszczać pisma ignorując kratki. Zwrócić należy uwagę na prawidłowy zgodny z PN/53/N Pismo odręczne Cyfry i liczby sposób pisania cyfr. W odmienny sposób powinno być wypełniane pole nr 10 Numer rachunku zleceniodawcy/kwota słownie. W przypadku pisma ręcznego dla wpłaty gotówkowej dopuszczalne jest pisanie pismem ciągłym w dowolny sposób. W przypadku wypełniania pismem maszynowym dopuszcza się stosowanie skrótów kolejnych liczb, stosując następującą zasadę skracania: 0 zer*, 1 jed*, 2 dwa*, 3 trz*, 4 czt*, 5 pie*, 6 sze*,7 sie*, 8 osi*, 9 dzi*. W przypadku wpłaty gotówkowej, pole to nie podlega automatycznej interpretacji w systemach odczytu optycznego. Powyższe zalecenia dotyczące wypełniania odnoszą się wyłącznie do odcinka formularza przeznaczonego dla banku zleceniodawcy i podlegającego dalszemu automatycznemu przetwarzaniu. Odcinek dla potwierdzenia wydania/przyjęcia dyspozycji przeznaczony dla zleceniodawcy może posiadać skróconą formę graficzną. Odcinek ten nie podlega obróbce technologicznej wykorzystywanej w bankowości i może mieć dowolny format Zawartość informacyjna formularza Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP) Standardowy formularz Polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej (WP) zawiera 9 linii informacyjnych. Linie informacyjne podzielone są na obszary przeznaczone na: - informacje dotyczące nazwy i adresu odbiorcy oraz banku odbiorcy tj. blok Odbiorca wraz ze stałymi informacjami dotyczącymi formy płatności i kodu waluty, - informacje dotyczące nazwy i adresu zleceniodawcy oraz banku zleceniodawcy tj. blok Zleceniodawca. W bloku tym zawarte są również dodatkowe informacje dotyczące płatności np. identyfikator płatności lub dodatkowy identyfikator zleceniodawcy. Dodatkowo w formularzu wyróżnić można blok Potwierdzenie zawierający pola przeznaczone na podpis(y), pieczęć, stempel dzienny banku, opłatę manipulacyjną oraz kod identyfikujący formularz

13 Formularz WP powinien zostać wypełniony w ten sposób, aby stał się zleceniem płatniczym w świetle obowiązujących przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (Dz.U nr 149 poz. 1673). Zgodnie z 9 pkt 2 wymienionego Rozporządzenia: Za dowód księgowy uznaje się zlecenie płatnicze (dyspozycję klienta) zawierające co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu, 2) określenie stron dokonujących operacji gospodarczej poprzez podanie: a) numeru rachunku bankowego dłużnika lub jego nazwy oraz numeru rachunku bankowego wierzyciela, przy zleceniu płatniczym uznaniowym, b) numeru rachunku bankowego dłużnika oraz numeru rachunku bankowego wierzyciela lub jego nazwy, przy zleceniu płatniczym obciążeniowym, 3) kwotę i opis operacji, 4) datę dyspozycji klienta i datę dokonania operacji, 5) podpis wystawcy dowodu, a w przypadku wpłat podpis upoważnionego pracownika banku potwierdzającego wykonanie operacji, 6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie daty księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie tych danych. Zarządzenie nr 5/2002 Prezesa NBP z 6 maja 2002 w sprawie sposobu numeracji rachunków bankowych prowadzonych w bankach oraz Zarządzenie Nr 10/2003 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 27 maja 2003 r. zmieniające zarządzenie w sprawie sposobu numeracji rachunków bankowych prowadzonych w bankach określiły, że od 1 lipca 2004 roku dozwolone jest stosowanie wyłącznie numerów rachunków w standardzie NRB. Zgodnie z normą PN-F Bankowość i pokrewne usługi finansowe.numer Rachunku Bankowego (NRB). Elementy i zasady tworzenia numer rachunku bankowego w standardzie NRB jest ciągiem o stałej liczbie znaków 26 cyfr. gdzie: Krajowy standardowy numer rachunku bankowego NRB ma postać: 2n8n16n czyli ccaaaaaaaabbbbbbbbbbbbbbbb 2n 8n 2-cyfrowa liczba kontrolna wyliczana według MOD97-10 zgodnie z normą PN-ISO (w algorytmie uwzględnia się kod kraju PL) przedstawiona jako cc 8-cyfrowy numer rozliczeniowy jednostki organizacyjnej banku przedstawiony jako aaaaaaaa 16n 16-cyfrowy numer porządkowy rachunku w banku przedstawiony jako bbbbbbbbbbbbbbbb 13

14 Na dokumentach papierowych przyjmowanych lub wystawianych przez banki w relacjach zewnętrznych numer rachunku bankowego w standardzie NRB przyjmuje następującą konwencję zapisu: cc aaaa aaaa bbbb bbbb bbbb bbbb oznacza to, że należy numer rachunku bankowego prezentować w grupach: 2-cyfrowa liczba kontrolna, spacja, następnie 6 grup, każda po 4 znaki oddzielone pojedynczą spacją. W postaci elektronicznej NRB prezentowany jest jako ciąg 26 cyfr bez wprowadzania znaków rozdzielających : ccaaaaaaaabbbbbbbbbbbbbbbb Ważne jest także prawidłowe wypełnienie pola Tytułem określającego szczegóły płatności lub dodatkowy identyfikator zleceniodawcy. Zgodnie ze znowelizowaną normą istnieje możliwość połączenia linii tego pola w jedno wspólne pole, przy przystosowaniu kodu kreskowego lub słowa kodowego MPS. Rysunek 2 przedstawia połączenie linii pola Tytułem w przypadku stosowania formularzy w systemie obsługi masowych płatności MPS. Rysunek 2. Połączenie linii pola Tytułem w przypadku przeznaczenia formularza do zastosowania w systemie MPS (na podstawie normy PN-F-01101:2004) Tabela 3 przedstawia zawartość informacyjną pól standardowego Polecenia przelewu/wpłata Gotówkowa (WP). Numery pól są zgodne z oznaczeniami niebieskiego koloru na rysunku 1. Tabela 3. Zawartość informacyjna pól standardowego Polecenia przelewu/wpłata Gotówkowa (WP) NUMER POLA LUB JEGO CZĘŚCI NAZWA POLA 1,2 Nazwa odbiorcy (dwie linie) ZAWARTOŚĆ POLA LUB JEGO CZĘŚCI Pole składa się z dwóch linii. Dla wypełnienia maszynowego w każdej linii można wpisać maksymalnie 54 znaki, dla pisma ręcznego można wpisać po 27 znaków w każdej linii. 14

15 1,2 cd. 3 Numer rachunku odbiorcy W polu należy wpisać nazwę i adres odbiorcy. W przypadku osoby fizycznej należy wpisać nazwisko i imię oraz adres uwzględniając odstępy i znaki rozdzielające. W przypadku osoby prawnej należy wpisać nazwę firmy i jej adres uwzględniając odstępy i znaki rozdzielające. W pierwszej linii należy wpisać nazwę firmy lub imię i nazwisko osoby, natomiast w drugiej linii adres. Dopuszczalna jest kontynuacja nazwy (lub nazwiska) w drugiej linii oraz rozpoczęcie wpisywania adresu w pierwszej linii. W przypadku gdy na koniec pierwszej linii przypada koniec wyrazu drugą linię należy rozpocząć od spacji. Rozpoczęcie wypełniania drugiej linii spacją zapobiega połączeniu wyrazów przy automatycznej interpretacji, gdy dwie linie pola łączone są w jedną. Pole składa się z jednej linii. Dla pisma ręcznego w linii można wpisać 26 znaków. Dla pisma maszynowego długość pola jest ograniczona do 34 znaków W polu należy wpisać numer rachunku bankowego odbiorcy w standardzie NRB zawierający kolejno: - liczbę kontrolną, - numer rozliczeniowy jednostki organizacyjnej banku odbiorcy, - numer porządkowy rachunku odbiorcy. W przypadku pisma ręcznego numer rachunku odbiorcy spełniający standard NRB należy wpisywać od pierwszej kratki rozpoczynając od liczby kontrolnej każda cyfra powinna być wpisana w osobnej kratce. Nie należy wpisywać znaków rozdzielających np. -. W przypadku wypełniania maszynowego numer rachunku odbiorcy spełniający standard NRB należy wpisywać od pierwszej kratki rozpoczynając od liczby kontrolnej, następnie po spacji należy wpisać numer oddziału odbierającego i numer porządkowy rachunku grupując cyfry po cztery. Grupy zawierające po cztery cyfry należy rozdzielać znakiem spacji. Nie należy wpisywać znaków rozdzielających np WP Stałe oznaczenie formy płatności: W wpłata gotówkowa P polecenie przelewu Pole wypełnia jednostka przyjmująca formularz 15

16 zlecenia płatniczego: dla polecenia przelewu należy przekreślić za pomocą X znak W, natomiast dla wpłaty gotówkowej znak P 5 Waluta Oznaczenie (czarnego koloru) kodu waluty PLN zgodnie z normą PN-ISO 4217:2000; w zależności od potrzeb można stosować wzór formularza z oznaczeniem waluty innym niż PLN (np. EUR). 6 Kwota Pole składa się z 12 znaków dla pisma ręcznego i 15 znaków dla pisma maszynowego. Ograniczenie liczby znaków dla pisma maszynowego wynika z długości pola KWOTA w komunikacie systemu ELIXIR. Kwota powinna być wpisana cyframi (grosze oddzielone przecinkiem umieszczonym w osobnej kratce) począwszy od lewej strony pola (jeśli nie ma groszy trzeba wpisać dwa zera po przecinku). Nie należy stosować kropek oddzielających tysiące, miliony itp. W przypadku wypełniania maszynowego kwotę należy poprzedzić dwoma znakami gwiazdek (**). 7 Numer rachunku zleceniodawcy (przelew) / kwota słownie (wpłata gotówkowa) W zależności od formy płatności w polu należy wpisać: w przypadku przelewu numer rachunku zleceniodawcy, w przypadku wpłaty gotówkowej kwotę słownie. Dla polecenia przelewu pole zawiera 26 znaków dla pisma ręcznego. Dla pisma maszynowego długość pola jest ograniczona do 34 znaków. W przypadku wpisywania numeru rachunku zleceniodawcy należy stosować zasady dotyczące numeru rachunku bankowego odbiorcy określone dla pola o numerze 3. Dla wpłaty gotówkowej pole to nie podlega interpretacji automatycznej. W przypadku wypełniania pismem ręcznym dopuszcza się pisanie pismem ciągłym w dowolny sposób. W przypadku wypełniania pismem maszynowym dopuszcza się stosowanie skrótów kolejnych cyfr, stosując następującą zasadę skracania: 0 zer*, 1 - jed*, 2 dwa*, 3 trz*, 4 czt*, 5 pie*, 6 sze*, 7 sie*, 8 osi*, 9 dzi*. 8,9 Nazwa zleceniodawcy Pole składa się z dwóch linii. Dla wypełnienia maszynowego w każdej linii można wpisać maksymalnie 54 znaki, dla pisma ręcznego można wpisać po 27 znaków w każdej linii. W polu należy wpisać nazwę i adres zleceniodawcy. 16

17 8,9 cd. W przypadku osoby fizycznej należy wpisać nazwisko i imię oraz adres uwzględniając odstępy i znaki rozdzielające. W przypadku osoby prawnej należy wpisać nazwę firmy i jej adres uwzględniając odstępy i znaki rozdzielające. Dopuszczalna jest kontynuacja nazwy (lub nazwiska) w drugiej linii oraz rozpoczęcie wpisywania adresu w pierwszej linii. W przypadku gdy na koniec pierwszej linii przypada koniec wyrazu drugą linię należy rozpocząć od spacji. 10,11 Tytułem Pole składa się z dwóch linii. Dla wypełnienia maszynowego w każdej linii można wpisać maksymalnie 54 znaki, dla pisma ręcznego można wpisać po 27 znaków w każdej linii. W polu należy wpisać dodatkowe informacje dotyczące płatności np. identyfikator płatności lub dodatkowy identyfikator zleceniodawcy. Fakultatywnie istnieje możliwość połączenia linii pola Tytułem w jedno wspólne pole przy stosowaniu kodu kreskowego lub w przypadku formularza dedykowanego dla systemu MPS zgodnie z rysunkiem Pieczęć, data i podpis(y) zleceniodawcy Pieczęć, która może być stosowana dowolnie (nie należy stosować czerwonego tuszu), data zlecenia oraz podpis(y) zleceniodawców. 13 Opłata Kwota opłaty manipulacyjnej cyframi (pionowa pogrubiona kreska oddziela złote od groszy. 14 Stempel dzienny W polu należy umieścić odcisk stempla (zastosować należy czarny tusz) oraz podpis pracownika instytucji realizującej zlecenie (długopis w kolorze czarnym lub niebieskim). Stempel nie powinien zasłaniać pola Identyfikator formularza zawierającego kod identyfikujący formularz Identyfikator formularza Kod identyfikujący formularz niezbędny przy automatycznym przetwarzaniu informacji umieszczonych w polach formularza. Dla standardowego Polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej kod identyfikujący formularz to 06. Na rysunku 3 przedstawiono wzór prawidłowego wypełniania pismem maszynowym pola Numer rachunku odbiorcy w przypadku stosowania numeru rachunku bankowego zgodnego ze standardem NRB. 17

18 Rysunek 3. Sposób wpisywania pismem maszynowym na standardowym formularzu Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa WP numeru rachunku bankowego odbiorcy zgodnego ze standardem NRB Przykłady prawidłowego wypełnienia standardowego formularza znajdują się również w załącznikach informacyjnych normy PN-F-01101:2004 oznaczonych C-E Odcinki A i B formularza mandatu karnego W dniu 16 październiku 2002 r. rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wprowadzony został wzór formularza mandatu karnego jako obowiązujący od dnia ogłoszenia. Odcinki A i B formularza mandatu przeznaczone są do regulowania w formie wpłaty gotówkowej kwoty grzywny. W rozporządzeniu 2 ust. 3 ustalono, że parametry techniczne odcinków A i B formularza określa Polska Norma PN-F Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzory formularzy bankowych. Wzór formularza Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP). W stosunku do standardowego formularza Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP) opisanego w normie PN-F-01101:2004 zmienione zostały opisy poszczególnych pól formularza oraz zawartość linii pola Tytułem. W składającym się z pięciu odcinków formularza mandatu karnego odcinki przeznaczone są odpowiednio dla: - posiadacza rachunku - odcinek A, - poczty / banku odcinek B, - osoby ukaranej, - organu egzekucyjnego, 18

19 - organu, którego funkcjonariusz nałożył mandat. Na rysunku 4 przedstawiony został odcinek B formularza mandatu karnego opisany jako Przeznaczony dla poczty / banku. Numery pól oznaczono kolorem niebieskim. Uwaga! Przedstawiony wzór odcinka B formularza mandatu karnego jest odwzorowaniem druku ścisłego zarachowania i nie może być dalej wykorzystywany w jakikolwiek sposób. Rysunek 4. Odcinek B formularza mandatu karnego (na podstawie załącznika do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 16 października 2002 r.) Parametry techniczne odcinków A i B formularza powinny być zgodne z odpowiednimi wymaganiami normy PN-F-01101:2004.Wymagania te zostały opisane w punktach niniejszego rozdziału poradnika. Tabela 4 przedstawia zawartość informacyjną pól odcinków A i B formularza mandatu karnego. Numery pól są zgodne z oznaczeniami niebieskiego koloru na rysunku 4. 19

20 Tabela 4. Zawartość informacyjna pól odcinków A i B formularza mandatu karnego NUMER POLA LUB JEGO CZĘŚCI NAZWA POLA 1,2 Nazwa i adres urzędu (dwie linie) ZAWARTOŚĆ POLA LUB JEGO CZĘŚCI Pole składa się z dwóch linii. Dla wypełnienia maszynowego w każdej linii można wpisać maksymalnie 54 znaki, dla pisma ręcznego można wpisać po 27 znaków w każdej linii. W polu należy wpisać nazwę i adres urzędu uwzględniając odstępy i znaki rozdzielające. W pierwszej linii należy wpisać nazwę urzędu, natomiast w drugiej linii adres. Dopuszczalna jest kontynuacja nazwy w drugiej linii oraz rozpoczęcie wpisywania adresu w pierwszej linii. W przypadku gdy na koniec pierwszej linii przypada koniec wyrazu drugą linię należy rozpocząć od spacji. Rozpoczęcie wypełniania drugiej linii spacją zapobiega połączeniu wyrazów przy automatycznej interpretacji, gdy dwie linie pola łączone są w jedną. Dopuszczalne jest stosowanie w polu odcisku odpowiedniej pieczęci pod warunkiem zachowania wymagań normy PN-F-01101:2004 pkt 4.4 dotyczących koloru, rodzaju i wielkości użytej czcionki. 3,4,5,6 Numer rachunku urzędu Pole składa się z dwóch linii. Dla pisma ręcznego w pierwszej linii można wpisać 27 znaków oraz 7 znaków w drugiej linii. Dla pisma maszynowego długość pola jest ograniczona do 34 znaków w pierwszej linii. Nie należy uzupełniać drugiej linii pola. W polu należy wpisać numer rachunku bankowego urzędu w standardzie NRB zawierający kolejno: - liczbę kontrolną, - numer rozliczeniowy jednostki organizacyjnej banku urzędu, - numer porządkowy rachunku urzędu. W przypadku pisma ręcznego numer rachunku urzędu spełniający standard NRB należy wpisywać od pierwszej kratki rozpoczynając od liczby kontrolnej każda cyfra powinna być wpisana w osobnej kratce. Nie należy wpisywać znaków rozdzielających np. -. W przypadku wypełniania maszynowego numer rachunku urzędu spełniający standard NRB należy 20

21 3,4,5,6 cd. wpisywać od pierwszej kratki rozpoczynając od liczby kontrolnej, następnie po spacji należy wpisać numer oddziału odbierającego i numer porządkowy rachunku grupując cyfry po cztery. Grupy zawierające po cztery cyfry należy rozdzielać znakiem spacji. Nie należy wpisywać znaków rozdzielających np. -. Dopuszczalne jest stosowanie w polu odcisku odpowiedniej pieczęci pod warunkiem zachowania wymagań normy PN-F-01101:2004 pkt 4.5 dotyczących koloru, rodzaju i wielkości użytej czcionki. 7 WP W odcinkach A i B formularza mandatu karnego w procesie produkcyjnym w sposób stały oznaczono formę płatności jako W wpłata gotówkowa. 8 Waluta Stałe oznaczenie (czarnego koloru) kodu waluty PLN 9 Kwota Pole składa się z 12 znaków dla pisma ręcznego i 15 znaków dla pisma maszynowego. Ograniczenie liczby znaków dla pisma maszynowego wynika z długości pola KWOTA w komunikacie systemu ELIXIR. Kwota powinna być wpisana cyframi (grosze oddzielone przecinkiem umieszczonym w osobnej kratce) począwszy od lewej strony pola (jeśli nie ma groszy trzeba wpisać dwa zera po przecinku). Nie należy stosować kropek oddzielających tysiące, miliony itp. 10 Kwota słownie W polu należy wpisać kwotę słownie. Pole to nie podlega interpretacji automatycznej. W przypadku wypełniania pismem ręcznym dopuszcza się pisanie pismem ciągłym w dowolny sposób. W przypadku wypełniania pismem maszynowym dopuszcza się stosowanie skrótów kolejnych cyfr, stosując następującą zasadę skracania: 0 zer*, 1 - jed*, 2 dwa*, 3 trz*, 4 czt*, 5 pie*, 6 sze*, 7 sie*, 8 osi*, 9 dzi*. 11,12 Ukarany imię i nazwisko Ukarany adres Pole składa się z dwóch linii. Dla wypełnienia maszynowego w każdej linii można wpisać maksymalnie 54 znaki, dla pisma ręcznego można wpisać po 27 znaków w każdej linii. W pierwszej linii pola należy wpisać imię i nazwisko ukaranego uwzględniając odstępy i znaki rozdzielające.w drugiej linii pola należy wpisać adres ukaranego uwzględniając odstępy i znaki rozdzielające. 21

22 11,12 cd. Dopuszczalna jest kontynuacja nazwy (lub nazwiska) w drugiej linii oraz rozpoczęcie wpisywania adresu w pierwszej linii. W przypadku gdy na koniec pierwszej linii przypada koniec wyrazu drugą linię należy rozpocząć od spacji. 13,14 Tytułem Pole zostało dostosowane do potrzeb określonych przez MSWiA i składa się z dwóch linii. W pierwszej linii należy wpisać numer PESEL ukaranego. W przypadku pisma ręcznego każda cyfra numeru PESEL powinna być wpisana w osobnej kratce. W przypadku pisma maszynowego cyfry numeru PESEL mogą być wpisywane z pominięciem podziału na kratki. Zgodnie z wytycznymi MSWiA wpisanie numeru PESEL osoby ukaranej jest obowiązkowe. W drugiej linii w procesie produkcji formularzy wpisana jest seria i numer mandatu karnego. Linia ta nie wymaga dalszego wypełniania. 15 Pole przeznaczone na wpisanie daty wpłaty oraz podpis osoby wpłacającej. 16 Opłata Kwota opłaty manipulacyjnej cyframi (pionowa pogrubiona kreska oddziela złote od groszy. 17 Stempel dzienny W polu należy umieścić odcisk stempla (zastosować należy czarny tusz) oraz podpis pracownika instytucji realizującej zlecenie (długopis w kolorze czarnym lub niebieskim). Stempel nie powinien zasłaniać pola Identyfikator formularza zawierającego kod identyfikujący formularz Identyfikator formularza Kod identyfikujący formularz niezbędny przy automatycznym przetwarzaniu informacji umieszczonych w polach formularza. Dla standardowej wpłaty gotówkowej kod identyfikujący formularz to Wytyczne dla oddziału banku Podstawowe zasady dalszej obsługi zlecenia złożonego na standardowym formularzu Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP): - do dalszego automatycznego przetwarzania przeznaczony powinien być odpowiedni odcinek formularza spełniający wymogi normy dotyczące rodzaju papieru, formatu, kolorów, rodzajów czcionek (odcinek przeznaczony dla banku zleceniodawcy), - należy prawidłowo wypełnić pole Stałe oznaczenie formy płatności WP - dla polecenia przelewu należy przekreślić za pomocą symbolu X znak W, natomiast dla wpłaty gotówkowej znak P, - zwrócić należy uwagę na prawidłowość wypełnienia formularza z uwzględnieniem najczęściej popełnianych błędów np. pieczęć koloru czerwonego zamiast wpisanej w odpowiednim polu nazwy odbiorcy lub zleceniodawcy, 22

23 - na odcinkach zlecenia płatniczego zaakceptowanego do przeprowadzenia rozliczenia pieniężnego nie należy umieszczać na dokumentach adnotacji o trybie realizacji przelewu (np. ELIXIR), ani żadnych innych adnotacji (np. II zmiana), - stempel oddziału powinien być przystawiony dokładnie w przeznaczonym dla niego polu nie zasłaniając pola Tytułem lub kodu identyfikującego formularz 06, - nie należy stosować zszywek, spinaczy oraz kleju do łączenia odcinków, - nie należy zginać ani składać formularzy. 23

24 6. Standardowy formularz US Polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej dotyczącego płatności na rachunek organu podatkowego 6.1. Opis Standardowy formularz US Polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej (WP) dotyczący płatności na rachunek organu podatkowego wprowadzony został Rozporządzeniem Ministra Finansów z 29 czerwca 2004r. jako obowiązujący od 1 lutego 2005 r. Paragraf 1 ust. 2 Rozporządzenia określa, że parametry techniczne formularza US podane są w normie PN-F Bankowość i pokrewne usługi finansowe. Wzory formularzy bankowych. Wzór formularza Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP). W stosunku do standardowego formularza Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP), opisanego normą PN-F :2004, modyfikacji uległy linie pola Tytułem. Wprowadzony został również inny kod identyfikujący formularz a mianowicie 07. Standardowy formularz US Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa (WP) na rachunek organu podatkowego przedstawiono na rysunku 5. Numery pól oznaczono niebieskim kolorem. Rysunek 7. Standardowy formularz US Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa na rachunek organu podatkowego. 24

25 Standardowy formularz US Polecenia przelewu/wpłata gotówkowa (WP) na rachunek organu podatkowego można stosować w zależności od potrzeb banku, w wariantach jednoodcinkowym lub wieloodcinkowym możliwych do wydrukowania na papierze w układzie jednowarstwowym np. na kartce A4 lub papierze typu składanka komputerowa lub wielowarstwowym przebitkowym. W przypadku formularza US składającego się z dwóch odcinków, ich przeznaczenie jest następujące: - dla banku zobowiązanego, - dla zobowiązanego. Kolejność ułożenia odcinków w formularzu US drukowanym na papierze przebitkowym jest dowolna. Dowolny jest również sposób ułożenia odcinków drukowanych na kartkach formatu A4 lub na papierze komputerowym typu składanka. Bez względu na sposób ułożenia formularzy data i oryginał podpisu oraz pieczęć zobowiązanego powinny być składane na odcinku przeznaczonym dla banku zobowiązanego. Warunki standardu powinien spełniać odcinek przeznaczony dla banku zobowiązanego. Odcinek potwierdzający przyjęcie dyspozycji, nie podlegający przetwarzaniu w banku i przeznaczony dla zobowiązanego, nie musi spełniać wymogów standardu i może mieć formę o dowolnym układzie graficznym Papier Papier stosowany do produkcji standardowych formularzy US powinien mieć właściwości uwzględniające wymagania automatycznych urządzeń przetwarzających. Odcinek formularza przeznaczony dla banku powinien być drukowany na specjalnym papierze, oznaczonym symbolem OCR o gramaturze 90g/m 2. Odcinek przeznaczony dla zobowiązanego może być drukowany z wykorzystaniem papieru przebitkowego. W przypadku druku formularzy na kartkach A4 lub na papierze komputerowym typu składanka odcinki potwierdzeń mogą być umieszczone w dowolnym miejscu i mieć formę o dowolnym układzie graficznym Wymiary Wymiary zewnętrzne formularza US oraz wymiary poszczególnych pól, rubryk i kratek formularza wraz z dopuszczalnymi odchyleniami zawarte są w PN-F-01101:2004 pkt Barwy i czcionki Barwy poddruku (tła) powinny być koloru zawierającego się zgodnie z normą PN-F :2004 w widmie o przedziale od 580 nm do 705 nm (bez stosowania pigmentów, które uniemożliwiają filtrację poddruku). Poddruk na formularzu należy wykonywać zgodnie z wzorem przedstawionym w PN- F-01101:2004. W tle pola przeznaczonego na numer rachunku bankowego organu podatkowego zaleca się wydrukowanie pogrubionych pionowych kresek oddzielających dwie a następnie po cztery kratki. 25

26 Na formularzach zaleca się nadruk elementów charakterystycznych ułatwiających pozycjonowanie obrazu dokumentu w fazie rozpoznawania i automatycznego przetwarzania danych formularza. Znaki charakterystyczne powinny być umieszczone w polu czytelności urządzenia do automatycznego ich przetwarzania oraz w taki sposób, aby nie wpływały na proces przetwarzania danych formularza (np. narożniki o długości ramion 8 mm i grubości linii 0,5 mm umieszczone na trzech krawędziach formularza górne i lewa dolna). Nadruk elementów charakterystycznych ułatwiających pozycjonowanie należy wykonywać kolorem czarnym. Tabela 5 przedstawia wymagane przez normę PN-F-01101:2004 kolor, rodzaje czcionek oraz ich wielkość (w punktach drukarskich) dla poszczególnych rodzajów informacji występujących na standardowym formularzu US Polecenie przelewu/wpłata gotówkowa. Tabela 5. Kolor, wielkość i rodzaje czcionek LP. RODZAJ INFORMACJI 1. Opis pól (np. Nazwa i adres organu podatkowego ) 2. Nazwa formularza (np. Polecenie przelewu/ Wpłata gotówkowa ) 3. Oznaczenie formularza ( WP ) 4. Kod waluty ( PLN ) KOLOR Zgodny z pkt 4.4 normy PN-F :2004 (identyczny z poddrukiem) Zgodny z pkt 4.4 normy PN-F :2004 (identyczny z poddrukiem) Zgodny z pkt 4.4 normy PN-F :2004 (identyczny z poddrukiem) Czarny KRÓJ CZCIONKI WIELKOŚĆ CZCIONEK W PKT DRUKARSKICH OCR-B 6 Arial 5 Courier New 6 OCR-B 9 Arial 8 Courier New 9 OCR-B 12 Arial 10 Courier New 12 OCR-B 17 Arial 14 Courier New 17 Powyższe zalecenia dotyczącą wyłącznie odcinka dla banku zobowiązanego, przeznaczonego do dalszego automatycznego przetwarzania. Odcinek dla potwierdzenia wydania/przyjęcia dyspozycji może posiadać skróconą formę graficzną. Nie podlega on obróbce technologicznej wykorzystywanej w bankowości i nie jest objęty standardem. Informacje dotyczące graficznego sposobu wypełnienia formularza nie należą do podstawowego formatu formularza i mogą być umieszczane poza właściwym formularzem np. na grzbiecie zestawu wielowarstwowego, na zgrzewce poza formularzem lub w dowolnym miejscu poza podstawowym formatem formularza w przypadku wydruku formularzy na kartce A4 lub papierze komputerowym typu składanka. 26

27 Zgodnie z wzorem wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2004r. konieczne jest wykonanie nadruku napisu PODATKI na formularzu. Napis powinien być wykonany w kolorze poddruku podlegającemu całkowitej filtracji. Nie jest zalecane drukowanie poddruku formularzy na komputerowych kolorowych drukarkach atramentowych lub laserowych ze względu na problemy z odfiltrowywaniem się poddruku tego typu. Barwnik stosowany do wykonania poddruku nie może zawierać czarnego pigmentu Sposoby wypełniania W przypadku wypełniania maszynowego należy stosować krój pisma OCR-B, Courier New lub Arial koloru czarnego (wykluczony jest kolor poddruku), w tym jeden z trzech rodzajów czcionki: - czcionkę OCR-B o wielkości 12 lub 13 pkt. drukarskich, - czcionkę Arial o wielkości 11 lub 12 pkt. drukarskich, - czcionkę Courier New o wielkości 12 lub 13 pkt. drukarskich. Zalecenia te dotyczą zarówno pisma maszynowego, jak i wydruków komputerowych. Do wypełniania formularzy nie są zalecane drukarki igłowe ze względu na niską jakość druku. Wskazane jest wypełnianie za pomocą drukarek laserowych lub atramentowych. Dla pisma maszynowego maksymalna liczba znaków w jednej linii wynosi 54 znaki. Podczas wypełniania formularzy zaleca się używanie wyłącznie wielkich liter. Nie należy stosować czcionki pochylonej oraz podkreśleń. W przypadku stosowania pisma maszynowego dane należy wpisywać w sposób umożliwiający jednoznaczny odczyt, tzn. wpisując znaki w pola informacyjne w jednym ciągu, z wyraźnymi odstępami, ignorując podział na kratki i wyodrębnione części pola, nie wykraczając poza obrys pola. Dopuszczalne jest również wpisywanie maszynowo znaków w osobnych kratkach tak jak w przypadku wypełniania pismem ręcznym. Na formularzach w polach wypełnianych maszynowo można pominąć pionowe kreski rozdzielające kratki (w kolorze poddruku), które przeznaczone są wyłącznie dla pisma ręcznego. Dla pisma ręcznego maksymalna liczba znaków w jednej linii wynosi 27 znaków. Pismo ręczne to wielkie drukowane litery, każda w osobnej kratce, poza polem kwota słownie. Ręczne wypełnianie dokumentu dopuszczalne jest tylko tuszem czarnym lub niebieskim z wyraźnym kontrastem np. długopis lub żelowy cienkopis. (kolor czerwony jest wykluczony). Kratki przeznaczone są dla pisma ręcznego. Należy stosować pismo blokowe (cyfry i wielkie litery każdy znak w oddzielnej kratce). Nie można zagęszczać pisma ignorując kratki. Zwrócić należy uwagę na prawidłowy zgodny z PN/53/N Pismo odręczne Cyfry i liczby sposób pisania cyfr. Powyższe zalecenia dotyczące wypełniania odnoszą się wyłącznie do odcinka formularza przeznaczonego dla banku zobowiązanego, podlegającego dalszemu automatycznemu przetwarzaniu. Odcinek dla potwierdzenia wydania/przyjęcia dyspozycji może posiadać skróconą formę graficzną. Nie podlega on obróbce technologicznej wykorzystywanej w bankowości, nie jest objęty standardem i może mieć dowolny format. 27