Anna Borowiec, Barbara Gajewska, Grzegorz Pacut

Transkrypt

1 Raport z monitoringu sposobu konsultowania z organizacjami pozarządowymi i podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, programu współpracy Gminy Wadowice z tymi organizacjami i podmiotami na rok 2014 Anna Borowiec, Barbara Gajewska, Grzegorz Pacut Raport został opracowany przez uczestników projektu Szkoła Działań Strażniczych realizowanego przez Fundację Instytut Myśli Obywatelskiej im. Stańczyka.

2 Spis treści 1. Podstawy teoretyczne 1. Wprowadzenie 2. Podstawy prawne 3. Metody 2. Informacje wprowadzające dotyczące sytuacji 1. Informacje o Gminie Wadowice 2. Informacje o powodach wszczęcia działań 3. Wskazanie celu działań 4. Informacje o grupie prowadzącej działania i czasie, w jakim były prowadzone 3. Opis działań i wyniki 4. Wnioski i opinie 1. Ocena dot. łatwości zdobycia informacji 2. Zauważone problemy 3. Rekomendacje 5. Podsumowanie 6. Załączniki

3 1.1. Wprowadzenie 1. Podstawy teoretyczne Fundacja Stańczyka od kwietnia 2013 roku realizuje projekt Szkoła Działań Strażniczych, którego celem jest nabycie umiejętności prowadzenia działań strażniczych, zdobycie wiedzy na temat ich metodologii oraz dostępu do informacji publicznej przez 24 osoby. Uczestnicy wzięli udział w czterodniowych warsztatach oraz w spotkaniu, podczas którego konsultowali swoje plany z profesjonalnym watchdogiem. W ramach projektu zostało zaplanowanych i przeprowadzonych sześć działań strażniczych, których wyniki zostały zaprezentowane na wieńczącej projekt konferencji. Jednym z przeprowadzonych działań był monitoring sposobu konsultowania z organizacjami pozarządowymi i podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, programu współpracy Gminy Wadowice z tymi organizacjami i podmiotami na rok Konsultacje z organizacjami pozarządowymi- nie wszyscy o nich słyszeli i nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, jak poważną rolę odgrywają w życiu społecznym. Jak je budować, troszczyć się i zbierać ich owoce w postaci korzyści dla obywateli. Troje uczestników pod okiem opiekuna postanowiło wziąć pod lupę przebieg tworzenia Rocznego Programu Współpracy z organizacjami pozarządowymi na 2014 rok w Gminie Wadowice. Opisana niżej aktywność dała przede wszystkim satysfakcję uczestnikom z nawiązania dialogu z Urzędem, nowego doświadczenia i zaangażowania się w słuszny cel a w przyszłości może posłużyć innym podmiotom, które próbują z góry ocenić jakość działań urzędu w sprawie budowania współpracy- jak się okazało w naszym przypadku, pierwotne założenie było niezupełnie trafne Podstawy prawne Podstawą prawną konsultacji programu współpracy gminy Wadowice z organizacjami jest Uchwała nr XXXV/308/2010 Rady Miejskiej w Wadowicach z dnia 8 września 2010 r. w sprawie: określenia szczegółowego sposobu konsultowania z organizacjami pozarządowymi i podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, programów współpracy Gminy Wadowice z tymi organizacjami i podmiotami. Uchwałą ta jest sporządzona na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) i art. 5 a ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz z późn. zm.).

4 Zapisano w niej terminy oraz wskazówki do przeprowadzania konsultacji programu współpracy na dany rok budżetowy.. Treść uchwały stanowi załącznik do raportu. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie określa, jak powinny przebiegać konsultacje instytucji z organizacjami pozarządowymi, nie istnieją żadne kryteria, jakimi powinnien kierować się urząd ani normy, jakich musiałby przestrzegać Metody Grupa we wrześniu 2013 roku zaplanowała przeprowadzenie monitoringu poprzez: uzyskanie informacji (za pomocą Biuletynu Informacji Publicznej lub wniosków o udostępnienie informacji publicznej): o poprzednich miejscach spotkań konsultacyjnych z ngo, o kryteriach, jakimi kieruje się burmistrz, decydując o przyjęciu lub odrzuceniu uwag do programu współpracy, o tym, czy program był kiedyś zmieniany, opracowanie bazy organizacji pozarządowych i innych podmiotów z terenu Gminy Wadowice wraz z danymi kontaktowymi, opracowanie i przeprowadzenie ankiety dla organizacji pozarządowych i innych podmiotów dotyczącej sposobu konsultowania programów współpracy, obserwację spotkania konsultacyjnego obserwację, rejestrację i opublikowanie nagrania posiedzenia Rady Miejskiej, na którym zostanie uchwalony program współpracy przeprowadzenie wywiadu z burmistrzem, koordynatorem ds. organizacji pozarządowych. Grupa zaplanowała również działania informacyjne: poinformowanie o działaniu organizacji pozarządowych, mediów, Urzędu Gminy, poinformowanie organizacji o spotkaniu konsultacyjnych, poinformowanie mediów, organizacji o posiedzeniu Rady, na którym zostanie uchwalony program współpracy oraz działanie na rzecz zmiany: wniosek z kodeksu postępowania administracyjnego skierowany do Burmistrz Gminy Wadowice, w którym planowała zawrzeć swoje rekomendacje. 2. Informacje wprowadzające dotyczające sytuacji: 2.1. Informacje o obserwowanym podmiocie: Gminie Wadowice

5 Wadowice położone są w zachodniej części Pogórza Wielickiego, w kotlinie pomiędzy wzniesieniami Pogórza i pasmami Beskidu Małego, w dolinie rzeki Skawy. Centrum miasta leży w widłach Skawy i potoku Choczenka, na wysokości około 270 m n.p.m. Teren miasta jest zróżnicowany pod względem wysokościowym, najniżej położone są doliny Skawy i Choczenki, najwyżej położone punkty stanowią wyniesienia Czumówki, Łazówki i Górnicy. Gmina Wadowice liczy mieszkańców (stan na 31 grudnia 2005 r.). Powierzchnia gminy wynosi 113 km², w tym obszar miasta 10,6 km². Wadowice pełnią istotną rolę w tej części regionu, są centrum wielu inicjatyw lokalnych oraz o zasięgu ponad regionalnym, ośrodkiem administracji, kultury i edukacji, siedzibą władz gminnych, jak również powiatowych. Przez obszar Gminy biegną dwa ważne szlaki komunikacyjne o znaczeniu krajowym, krzyżujące się w Wadowicach, trasa Kraków Bielsko-Biała jako droga krajowa K-52 oraz Oświęcim Sucha Beskidzka, biegnąca przez teren gminy jako fragment drogi krajowej K-28 Zator Medyka (granica państwa). Odległość z Wadowic do stolicy województwa, Krakowa, wynosi 52 km. Miasto Wadowice jest stolicą gminy miejsko-wiejskiej i obejmuje miasto Wadowice oraz 15 sołectw: Babicę, Barwałd Dolny, Chocznię, Gorzeń Dolny, Gorzeń Górny, Jaroszowice oraz Jaroszowice-Zbywaczówkę (łącznie dwa sołectwa), Kaczynę, Kleczę Dolną, Kleczę Górną, Ponikiew, Roków, Stanisław Górny, Wysoką i Zawadkę. Według strony ngo.pl Podstawowe informacje o organizacjach pozarządowych liczba organizacji pozarządowych (nie licząc Ochotniczych Straży Pożarnych) wynosi w Polsce w przeliczeniu na 100 tysięcy mieszkańców około 211. Na postawie sporządzonej przez nas bazy organizacji pozarządowych z terenu gminy Wadowice wskaźnik ten wynosi 195 na 100 tysięcy mieszkańców (73/,37525), jest on niższy od średniej krajowej tylko o 7.6%. Możemy więc przyjąć, że liczba organizacji pozarządowych na terenie Gminy Wadowice jest zbliżona do średniej w Polsce Informacje o powodach wszczęcia działań Powodem zaangażowania się w projekt były lokalne pogłoski mówiące o tym, że Urząd w mieście jest dostępny wyłącznie dla wybranych organizacji, nie jest chętny do współpracy z pozostałymi okazując to między innymi poprzez nieprzyznawanie środków, bądź przyznawanie niewielkich kwot jako wsparcie dla ich działań, oraz nieudzielanie wszystkich informacji. Oczywiście, istotny wpływ na wybór urzędu miał fakt, iż jeden z członków grupy mieszka w Wadowicach, co nierzadko znacznie przyspieszało ciąg działań a także dawało możliwość innego spojrzenia na sytuację Wskazanie celu działań Celem naszego projektu był monitoring współpracy pomiędzy organizacjami a Urzędem oraz wskazanie sposobów na zachęcenie NGO do angażowania się w tworzenie Programu.

6 2.4 Informacje o grupie prowadzącej działania i czasie, w jakim były prowadzone Działanie zostało przeprowadzone przez trzyosobowy zespół wspierany merytorycznie i organizacyjnie przez opiekuna grupa oraz ekspertów merytorycznych Fundacji Stańczyka w okresie między wrześniem 2013 a lutym 2014 roku. 3. Opis działań i wyniki 3.1. Informacja o rozpoczęciu działań 1 października 2013 grupa wysłała do Urzędu Gminy Wadowice za pośrednictwem maila informację o rozpoczęciu działania ze wskazaniem jego celu oraz przyjętych metod. Wniosek o udostępnienie informacji W ramach działań 31 października 2013 roku wysłany został wniosek o udostępnienie informacji, skierowany do burmistrza Wadowic. Wniosek dotyczył wymienionych poniżej informacji z zakresu programu współpracy Urzędu Miasta z organizacjami pozarządowymi: - lista organizacji, które zgłosiły uwagi do projektu Programu Współpracy na 2014 rok, - treść wniesionych przez organizacje uwag, - lista organizacji, do których zostało wysłane zaproszenie do udziału w II etapie konsultacji Programu Współpracy na 2014 rok oraz wskaz wysłania zaproszeń, umieszczenia na stronie internetowej) i formy przekazania informacji o spotkaniu -miejsce spotkań konsultacji z organizacjami w latach , - dokument zawierający informację na temat przyjętych kryteriów decydujących o uwzględnieniu lub odrzuceniu uwag do programu współpracy, - wskazanie czy sporządzone zostało w formie trwałej uzasadnienie dotyczące odrzucenia uwag do programu oraz udostępnienie odpowiedniego dokumentu uzasadnienia, -protokoły (lub notatki), raporty ze spotkań konsultacyjnych z organizacjami w latach , Informacje zostały przekazane na wskazany adres mailowy w zakresie wskazanym we wniosku. Wniosek oraz dokumenty otrzymane od Urzędu stanowią załącznik do raportu. Obserwacja spotkania konsutacyjnego 8 października 2013 roku dwie osoby z naszej grupy wzięły udział w spotkaniu konsultacyjnym Programu Współpracy Gminy Wadowice, które odbyło się w Urzędzie Gminy, przy placu Jana Pawła II. Frekwencja była bardzo niska: swoich przedstawicieli na spotkanie wystawiło zaledwie pięć organizacji. Urząd zapewnił dużą salę (ponad 50 miejsc siedzących) i poczęstunek. Uczestnicy spotkania otrzymali egzemplarze projektów Programu współpracy. Spotkanie nie trwało dłużej niż pół godziny. Na początku pani kierownik z Urzędu

7 omówiła dwie zgłoszone do projektu uwagi, tłumacząc, dlaczego nie mogą zostać przyjęte. Wobec pierwszej (propozycja finansowania bezpłatnych porad księgowych), pani kierownik wyjaśniła że podobny projekt był już realizowany i wśród wadowiczan nie było zainteresowania tego typu usługami. Druga uwaga wywołała dyskusję. Na komentarz pani kierownik, że propozycja zwiększenia środków na sporty walki byłaby niesprawiedliwa wobec przedstawicieli innych dyscyplin, głos zabrał jeden z panów reprezentujących klub sportowy i przekonywał, że obecny podział jest niesprawiedliwy: na jedne dziedziny (piłka nożna, koszykówka, siatkówka, pływanie) przeznaczane są dziesiątki, nawet setki złotych, natomiast inne, między innymi sztuki walki, wspiera się żenująco niskimi kwotami mimo że zainteresowanie nimi jest wśród dzieci i młodzieży duże co widać po ich frekwencji na darmowych zajęciach. Ostatecznie pani kierownik zgodziła się zasugerować zmianę w Programie: część pieniędzy zaplanowanej na imprezy przeznaczyć na sztuki walki. Przedstawiciel klubu zwrócił uwagę na różnicę w podejściu do sportów walki Wadowic i innych gmin, gdzie jest on znacznie lepiej wspierany, a lokalni politycy uczestniczą w zawodach. W Wadowicach zawsze są zapraszani, ale ich miejsca pozostają puste. Pod zakończeniu części oficjalnej spotkania przedstawiliśmy zebranym, na czym polega i jaki jest cel naszego działania i poprosiliśmy o wypełnienie ankiety dotyczącej procesu konsultowania Programu Współpracy z NGO. Ankietę wypełnili wszyscy uczestnicy. Reprezentantki urzędu również zapoznały się z ankietą. Prowadząca spotkanie pani bardzo przychylnie odniosła się do naszej obecności i działania, przy uzupełnianiu ankiet wyraziła nadzieję, że może dadzą one wskazówki, co można by zmienić, żeby organizacje liczniej włączyły się w proces konsultacji. Udział w sesji Rady Miejskiej W dniu dwóch uczestników Szkoły Działań Strażniczych wzięło udział w Sesji Rady Miejskiej w Wadowicach, podczas, której został przyjęty Programy Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi na rok Poniżej prezentujemy relację z przebiegu: Przedstawiony został przebieg konsultacji: na stronie internetowej Urzędu, oraz na tablicy ogłoszeń zmieszczono informacje o miejscu i dacie konsultacji z NGO. Zaproszenia mailowe dostały te organizacje, które posiadają i podały adresy . Następnie, odbyło się spotkanie konsultacyjne z organizacjami pozarządowymi, w czasie którego omówiono szczegółowo wnioski, które wpłynęły. Częściowo przyjęto jeden wniosek o powiększeniu puli pieniędzy na dyscyplinę sportową, jaką jest karate w związku z czym przesunięto środki o 5 tysięcy złotych. Odrzucono natomiast wniosek o zatrudnienie dodatkowej osoby do obsługiwania małych stowarzyszeń z zakresu księgowości z powodu braku środków. Przedstawiono najważniejsze zadania, na które zostaną przeznaczone przyszłoroczne fundusze, mianowicie: wspieranie i rozpowszechnianie kultury fizycznej, turystyki i krajoznawstwa, kultury, sztuki, ochrony dóbr i dziedzictwa narodowego, ochrona i promocja zdrowia, działalność na rzecz osób niepełnosprawnych, przeciwdziałanie uzależnieniom i patologiom społecznym, pomoc społeczna (w tym osobom i rodzinom

8 znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej), wspieranie rodzin i systemu pieczy zastępczej, ekologia i ochrona dziedzictwa przyrodniczego. Jeden z radnych wyraził opinię na temat corocznego przyjmowania Programu tj. że Program Współpracy jest przygotowywany pod konkretne organizacje, bez uwzględniania potrzeb mieszkańców. Stwierdził, że jest to poważny problem we współpracy z NGO. Pani Burmistrz absolutnie się z nim nie zgodziła, a poproszona o głos Komisja poparła zdanie Pani Burmistrz. Za przyjęciem Programu Współpracy z organizacjami pozarządowymi na rok 2014 wyraziło aprobatę 10 osób, jedna była przeciw a pięć wstrzymało się od głosu. Aby poznać zdanie organizacji pozarządowych działających w obrębie Wadowic, poprosiliśmy je o udział w naszej ankiecie, która miała na celu zbadanie satysfakcji z przeprowadzanych do tej pory konsultacji społecznych. Okazało się, że przedstawiciele pragną przede wszystkim, aby więcej działających organizacji zaangażowało się w tworzenie Programu, zarzucając im brak chęci współpracy z Urzędem Miasta Wadowice. Jeden z respondentów odpowiedział, że jego zdaniem środki nie są dysponowane ze względu na potrzeby mieszkańców, lecz politycznie. 44,4% ankietowanych nie wskazało sposobu, który przyczyniłby się do poprawy jakości współpracy NGO z UMW. Chęć udziału w ankiecie wyrazili niemal tylko ci respondenci, którzy brali udział w konsultacjach nad Programem Współpracy i mają oni dość mieszane uczucia co do ich przebiegu. Większość uważa, że powinno nastąpić kilka bardziej poważnych poprawek. Niemal połowa ankietowanych składała uwagi do projektu Programu i 80% spośród z nich zostało zaakceptowanych, co znaczy, że aktywnie wzięły udział w konsultacjach. Pojawiają się głosy niezadowolenia znajdujące winę po stronie Urzędu Miasta, które wskazują na to, że organizacje nie mają praktycznego wpływu na tworzenie Programu Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi. Innym rezultatem naszych działań jest nawiązanie dialogu z Urzędem Miejskim w Wadowicach i uzyskanie zapewnienia o tym, że jego reprezentantom bardzo zależy na tym, aby nawiązać współpracę z NGO na jak najwyższym poziomie i z jak najszerszym jej gronem. Dostaliśmy odpowiedź na nasz wniosek o udostępnienie informacji, w którym napisano, gdzie znajdziemy listę organizacji, które zgłosiły uwagi do projektu programu współpracy na 2014 rok, kiedy i które organizacje zostały zaproszone na spotkanie drogą mailową, gdzie odbywały się owe spotkania. W odpowiedzi poinformowano nas również o tym, iż nie ma dokumentu dotyczącego kryteriów decydujących o uwzględnieniu lub odrzuceniu uwag do programu współpracy a także zapoznano nas ze szczegółami rozstrzygnięć uwag do programów współpracy. W ramach naszych działam uczestnik zespołu Grzegorz Pacut przeprowadził wywiad z Panią Anną Makuch- Koordynator ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi - wydarzenie to miało miejsce 8 grudnia 2013 roku. Rozmowa odbyła się po zatwierdzeniu planu współpracy gminy Wadowice z organizacjami pozarządowymi na rok Przebiegała w miłej i rzeczowej atmosferze. Pani pełnomocnik udzieliła wyczerpujących odpowiedzi na zadane pytania. Przedstawiła przebieg konsultacji programu współpracy w roku bieżącym jest on zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zakresie. Podzieliła się

9 swoimi uwagami na temat przebiegu konsultacji. Zaobserwowała tak jak my: niską aktywność strony pozarządowej w tym procesie. Próbowaliśmy podczas spotkania znaleźć sposoby zwiększenia zaangażowania strony pozarządowej. Pani pełnomocnik stwierdziała, że jest to bardzo trudne, ale Urząd cały czas podejmuje kroki w celu zwiększenia partycypacji społecznej. Wnioski wynikające ze spotkania są zbieżne z naszą oceną, jednak uważamy, że działalność strony samorządowej w tej sytuacji powinna wykraczać ponad standardy prawne, które obowiązują, w tej kwestii. Wywiad jest załącznikiem do raportu. Dzięki projektowi została poruszona w Wadowicach kwestia jakości współpracy dotycząca braku kontaktu wielu organizacji z Urzędem, częściowego braku zaufania do niego i brak chęci zmiany istniejącego stanu. W ramach działań opracowaliśmy bazę istniejących organizacji pozarządowych w celu uaktualnienia tej, która znajduje się w posiadaniu UMW. Została ona załączona do wniosku KPA, w którym umieściliśmy także 11 wspólnie opracowanych postulatów, które przyczyniłyby się do poprawy jakości konsultacji z NGO w Wadowicach. 5. Wnioski i opinie 5.1. Ocena dot. łatwości zdobycia informacji W trakcie monitoringu grupa nie odnotowała problemów z dostępem do informacji publicznej. Odpowiedzi na wnioski ustne (osobiście i telefonicznie) były udzielane niezwłocznie, bez pytań o interes prawny lub faktyczny, włącznie z prośbami o udostępnienie dokumentów. Odpowiedź na wniosek pisemny została udzielona w terminie i była adekwatna do wniosku i kompletna Zauważone problemy. Problemy: - niewielka liczba organizacji biorących aktywny udział w konsultacjach programu (5 przedstwaicieli wzięło udział w spotkaniu konsultacyjnym), brak rzeczywistej reprezentacji ngo działających na terenie gminy, w większości organizacje zajmujące się sportem; - Urząd nie posiada aktualnej bazy organizacji działających na terenie gminy, korespondencja związana z prowadzonymi konsultacjami kierowana jest tylko do tych organizacji które podały swoje adresy mailowe w Urzędzie; - godziny spotkań konsultacyjnych nie są dostosowane do możliwości czasowych potencjalnych uczestników; - sposób komunikacji i promocji nie wykraczający poza standardowe schematy, brak promocji w mediach lokalnych, brak ekspertów zewnętrznych;

10 - brak zaufania organizacji pozarządowych do urzędu, wyniki ankiet wskazują że przedstawiciele ngo nie widzą sensu w próbie nawiązania współpracy z Urzędem, - uczestnicy Szkoły Działań Strażniczych byli postrzegani przez pracowników Urzędu jako przedstawiciele opozycji politycznej Rekomendacje Postulat 1: Aktualizacja Karty Współpracy Miejskiej Gminy Wadowice z Organizacjami Pozarządowymi, która pieczętowałyby zacieśnienie więzów współpracy Urzędu Miejskiego w Wadowicach z organizacjami pozarządowymi. Uzasadnienie: Przedstawiciele UMW zobowiązaliby się w niej do chętnej i otwartej współpracy, która w rezultacie mogłaby się okazać bardziej owocna, niż jest obecnie. Uchwalenie Karty Współpracy powinno być poprzedzone konsultacjami projektu, do których zaproszone i zaangażowane zostaną wszystkie organizacje pozarządowe działające na terenie gminy. Przeredagowano by ją tak, by postawić ją w nowym świetle tym samym budząc zaufanie wśród organizacji pozarządowych. Organizacje muszą mieć możliwość i czas na wprowadzenie swoich zmian w Karcie. Postulat 2: Usprawnienie komunikacji i umocnienie partnerstwa może zostać zorganizowane poprzez pogrupowanie organizacji tematycznie zgodnie z ich działalnością (przykładowo Grupa Robocza ds. Osób Starszych i Niepełnosprawnych). Organizacje potrzebują przestrzeni do branżowych rozmów, co zapewnić może Urząd poprzez zainicjowanie funkcjonowania takich grup branżowych. Nie powinno ich być zbyt wiele, by nie komplikować struktur. Dzięki temu nie będą wzajemnie odbierać się jako konkurencje, lecz będą mogły wspólnie realizować konkretne działania zwiększając przy tym swą efektywność. W dalszym ciągu ich postępowanie byłoby niezależne od władz, jednak Urząd Miejski udostępniałby na czas ich spotkań sale. Uzgadniane propozycje działań byłyby także dostarczane bezpośrednio do odpowiednich wydziałów urzędu, gdzie odpowiedzialne za dane działania osoby rozpatrywałyby pomysły Grup, projekty uchwał, zarządzeń i regulaminów w danym temacie byłyby konsultowane przez określone osoby z przedstawicielami Grup. Spotkania konsultacyjne z udziałem organizacji i urzędu byłyby protokołowane. Koordynator ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi (stanowisko, które już istnieje w UMW) brałby udział w pracach Zespołu Konsultacyjnego i Grup Roboczych, koordynowaniu prac tych Grup, inicjowaniu działań zmierzających do zwiększenia efektywności współpracy, zaangażowanie przy opracowywaniu

11 uchwał, zarządzeń i innych dokumentów dotyczących współpracy z NGOs, bliższe poznanie działalności organizacji oraz monitorowanie współpracy z organizacjami. Zainicjowanie funkcjonowania grup branżowych umożliwiłoby zdobywanie doświadczenia przez organizacje, wypracowanie dobrych praktyk, co w przyszłości stworzyłoby podstawy do powołania GRPP. Postulat 3: Zasady konsultowania z sektorem pozarządowym projektów aktów prawa miejscowego i innych rozstrzygnięć gminnych organów władzy Wadowic ważne dla mieszkańców Wadowic w dziedzinach dotyczących działalności statutowej organizacji ustalić razem z przedstawicielami organizacji i zapisane w Programie Współpracy. Postulat 4: Weryfikacja potrzeby funkcjonowania przy Urzędzie Rady Sportu, ewentualnie przeanalizowanie, czy nie ma potrzeby utworzenia podobnych struktur związanych z innymi zagadnieniami - interdyscyplinarnych zespołów opiniująco-doradczych. Uzasadnienie: Z obserwacji wynika, że Rada Sportu decyduje o przeznaczeniu x środków. Organizacje działające w innych dziedzinach nie mają podobnej reprezentacji i wpływu na podział środków. Postulat 5: Podjęcie przez Urząd działań mających na celu zachęcenie organizacji pozarządowych do utworzenia Rady Pożytku Publicznego na bazie wspólnych rozmów z przedstawicielami NGO; Uzasadnienie: Rada Pożytku Publicznego pozwoli zaktywizować organizacje, wzmocni dialog międzysektorowy. Wola utworzenia Rady powinna wyniknąć z potrzeby trzeciego sektora, ale samorządy mogą wiele uczynić, by ten proces wzmocnić: np. wsparcie infrastrukturalne, informacyjne, szkoleniowe. Postulat 6: Dostosowanie godzin spotkań konsultacyjnych do możliwości potencjalnych uczestników, tak aby nie kolidowały z obowiązkami zawodowymi tj. godziny popołudniowe, np. ok. godziny 17. Uzasadnienie: W spotkaniu konsultacyjnym z dnia , które odbyło się o godzinie wzięło udział 5 przedstawicieli wadowickich ngo. Taka godzina organizacji spotkania mogła wykluczyć z udziału część zainteresowanych osób

12 aktywnych zawodowo. Niewielka zmiana godzin organizowanych spotkań może przyczynić się do zwiększenia frekwencji. Postulat 7: Uzupełnienie istniejącej bazy NGO i innych podmiotów ujętych w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, aktualizowanie jej na bieżąco oraz udostępnienie bazy na stronie Urzędu. Uzasadnienie: Zgodnie z wynikami monitoringu danych zawartych w KRS, przeprowadzonego przez uczestników Szkoły Działań Strażniczych, w obszarze gminy Wadowice funkcjonuje 97 organizacji pozarządowych (załącznik nr 1). Wysyłanie zaproszeń do wszystkich organizacji zwiększy zainteresowanie organizacji pozarządowych udziałem w spotkaniach konsultacyjnych. Korzystanie z aktualnej bazy NGO usprawniłoby współpracę urzędu z organizacjami. Postulat 8: Poprawa komunikacji i aktywizacja organizacji pozarządowych do szerszego udziału w konsultacjach wzajemne informowanie się JST i NGO o planowanych działaniach, współdziałanie w tym zakresie. Proponujemy przykładowe działania, które mogłyby realizować postulat: Przygotowanie listy interesariuszy, do których kierowany jest program do konsultacji, Umieszczanie informacji w mediach lokalnych na lokalnych portalach internetowych (np. wadowice.naszemiasto.pl, wadowiceonline.pl), a także na portalach skierowanych do organizacji pozarządowych (np. ngo.pl). Włączenie ngo w promocję poprzez przekazanie informacji medialnej dotyczącej planowanych konsultacji z prośbą o umieszczenie jej na stronach internetowych poszczególnych organizacji. Organizacja w urzędzie szkoleń/ warsztatów/ konferencji skierowanych do przedstawicieli ngo, dotyczących procesu konsultacji, obustronnych korzyści wynikających z aktywnego udziału organizacji w konsultacjach. Uzasadnienie: W konsultacjach Programu współpracy bierze udział niewiele organizacji, głównie organizacje sportowe (reprezentowane też przez Radę Sportu). poprawa komunikacji umożliwiłaby innym organizacjom udział w konsultacjach. Postulat 10: Korzystanie ze wsparcia ekspertów - zewnętrznych moderatorów w procesie tworzenia Programu Współpracy. Uzasadnienie:

13 Zatrudnienie profesjonalnego, niezależnego moderatora może znacząco podnieść jakość konsultacji. Moderator ułatwia dyskusję, dbając, aby każdy z uczestników miał możliwość zabrania głosu, aby uczestnicy poświęcali uwagę równomiernie wszystkim tematom, łagodzi spory oraz zwiększa wiarygodność procesu, co może zwiększyć udział organizacji w konsultacjach. Postulat 11: Prowadzenie monitoringu wdrażania Programu współpracy. Publikowanie w Internecie i przekazywanie organizacjom pozarządowym sporządzonych z monitoringu raportów i sprawozdań z realizacji programu. Uzasadnienie: Regularne przesyłanie sprawozdań, napisanych przystępnym językiem, prezentujących sukcesy osiągnięte dzięki realizacji projektów dofinansowanych ze środków gminy, przyczyni się do aktywizacji NGO i zachęci do współpracy z urzędem. Będzie to potwierdzenie dla przedstawicieli organizacji, że środki są przekazywane na cenne inicjatywy, i że warto angażować się we wspólne inicjatywy z urzędem. Organizacje będą miały kontrolę nad efektywnością wydatkowania środków, ponadto sprawozdania takie będą pomocne podczas konsultacji Programu Współpracy na kolejny rok. 6. Podsumowanie Z uzyskanych wyników działań można wysnuć wniosek, że proces konsultacji prowadzony jest w sposób poprawny, jednak nie jest wykorzystywany potencjał lokalnych organizacji. Organizacje Pozarządowe działające w obrębie Wadowic z różnych przyczyn nie chcą podejmować partnerstwa w tworzeniu Programu Współpracy z Urzędem Miejskim w Wadowicach. W związku z powyższym, aby kooperacja pomiędzy OP a UMW uległa poprawie, należy zachęcić i przekonać NGO, iż warto współdziałać. Przykładowo, poprzez wdrożenie zmian, mających na celu ułatwienie komunikacji pomiędzy organizacjami, oraz na linii organizacje- urząd, poprawę jakości i zadowolenia obu stron z współpracy. Pożądanym efektem będzie także zmiana wizerunku samego Urzędu, gdyż część organizacji jest przekonana o jego niedostępności i zamknięciu dla większości z nich. Uczestnicy projektu przekonali się, że nie jest prosto zarządzać środkami, które są pożądane przez wiele organizacji jednocześnie nie mających wiary, iż są one możliwe do uzyskania. Dzięki podjętym działaniom stali się naocznymi świadkami powstawania projektu będącym fundamentem rocznej współpracy w gminie a także przebiegu tego partnerstwa, to znaczy wiążącymi się z nim przedsięwzięciami, problemami, konfliktami, kompromisami. Co najbardziej zaskakujące okazało się dla członków grupy, słaba współpraca nie zupełnie jest wynikiem złego funkcjonowania Urzędu, lecz brakiem zaangażowania lokalnych organizacji, które ze swej definicji powinny aktywnie uczestniczyć w życiu społecznym. Mimo to, grupa postanowiła przygotować projekty działań, które zaproponuje UMW, aby w niedalekiej przyszłości podniosła się jakość i zadowolenie obydwu stron z przebiegu współpracy, oraz jej rezultatów. GP: zbudowany postawą Gminy, czytał w opozycyjnych portalach, że nie można się nic dowiedzieć, a okazało się, że wszystkiego można się dowiedzieć, na temat, w terminie; zaskoczeniem była silna pozycja Rady Sportu przy dzieleniu

14 środków na NGO; karatecy jako przykład dobrej praktyki - warto się jednoczyć, wtedy łatwiej coś uzyskać BG: to wszystko ją dziwi, bo niby wszystko jest ok, a tak naprawdę nic z tej współpracy nie wynika AB: zaskoczyło ją, że to nie Urząd, a organizacje się nie angażują; zaciekawiły ją dobre praktyki z innych miast, jak sobie z tym radzą, jak to może wyglądać 7. Załączniki Wywiad z Panią Pełnomocnik ds. organizacji pozarządowych Anną Makuch UM Wadowice przeprowadzony w dniu 18 grudnia 2013 roku (autoryzowany) odbyło się spotkanie konsultacyjne z organizacjami pozarządowymi w sprawie Programu Współpracy z organizacjami pozarządowymi na rok Jak wyglądały przygotowania? Kiedy rozpoczęły się przygotowania? Rola Pani Pełnomocnik w przygotowaniach? Odp. Zgodnie z naszym zarządzeniem konsultacje prowadzimy w terminach zapisanych w nim i tak też było w tym roku. Pierwsze została umieszczona informacja / / na naszej stronie internetowej, na tablicy UM, wysłano informację drogą mailową no niestety tylko do tych organizacji, które nam go podają. Niektóre z niech nie życzą sobie przesyłania takich informacji. Jest taka procedura, że jeżeli ktoś podaje nam maila to tą drogą wysyłamy. Po tych działaniach oczekujemy na uwagi do programu a następnie przeprowadzamy zgodnie z procedurą drugi etap konsultacji spotkanie konsultacyjne, gdyż uważamy że są osoby którym łatwiej jest wypowiedzieć swoje uwagi do programu. Gmina już wcześniej konsultowała programy współpracy, chociaż nie było jeszcze takiego obowiązku ustawowego. Posiadaliśmy Kartę Współpracy już od 2004 roku. Etap II konsultacji, który Państwo monitorowaliście, nie cieszył się w tym roku zainteresowaniem. Na początku powstawania programu zainteresowanie było duże, a już trzeci rok tych organizacji do konsultacji jest niewiele. W tym roku w spotkaniu konsultacyjnym uczestniczyło pięć organizacji, i wniosły trzy uwagi do programu. Natomiast jak miałam spotkanie odnośnie składania wniosków tych organizacji było znacznie więcej/ 16 organizacji/ oraz więcej pytań. Konsultacje były udzielane również przez telefon, dotyczyły one konkretnych obszarów w których organizacje mogły zgłaszać projekty. Poczyniłam pewne kroki związane z wnioskiem Towarzystwa Miłośników Ziemi Wadowickiej dotyczącym obsługi finansowo księgowej. Opracowaliśmy ankietę odnośnie budżetu rocznego wszystkich organizacji i postaramy się przeanalizować propozycję powtórnie. Aczkolwiek była wcześniej tego typu pomoc, prowadzona przez Stowarzyszenie Dać szansę nawet sama w niej uczestniczyłam. W ramach projektu były prowadzone porady księgowe, ZUS, Urząd Skarbowy oraz wypełnianie wniosków aplikacyjnych. Porady trwały dwie godziny w tygodniu. Gdy prowadziłam szkolenie z pisania wniosków w Urzędzie to uczestniczyło dużo osób z naszych organizacji, natomiast wówczas tylko trzy organizacje z terenu Gminy Andrychów, od nas nie było nikogo. Zainteresowanie było małe, program był realizowany 5-6 lat temu.

15 2. Drugie moje pytanie dotyczy: Czy miała Pani wpływ na to, które organizacje zostaną zaproszone przez UM Wadowice odpowiedziała Pani, że te które mają adresy w Bazie UM. Odp. Wszystkie, poprzez informację na stronie Urzędu Miejskiego. Kto technicznie zajmuje się zapraszaniem organizacji? Moje pracownice, które obsługują wnioski na zadania. Nasza baza powstaje poprzez składanie przez organizacje wniosków, albo poprzez zgłoszenie i udostępnienie danych adresowych (też elektronicznie). 3. Czym Pani Burmistrz kieruje się przy wyborze o odrzuceniu, bądź zaakceptowaniu wniesionych uwag. Każda uwaga jest szczegółowo dyskutowana. Po konsultacji ze mną Pani Burmistrz decyduje o losie uwagi do programu. Z większością moich uwag się zgada. Jest przychylna organizacjom pozarządowym i to widać. Budżet nie jest z gumy, Burmistrz chce dać jak najwięcej. Jednak nie można obcinać jednym kosztem drugich, a takie uwagi przeważają. Czy istnieje formalny dokument pozwalający rozpatrzyć każdą uwagę? Czy są kryteria? Odp. Sprawa kryteriów. Musielibyśmy wiedzieć jakie są rodzaje wniosków, aby przygotować kryteria. Kryterium może być tylko jedno: Czy są większe wpływy do budżetu? Co rok kwota dla organizacji ulega zwiększeniu. Jesteśmy jedną z gmin, gdzie kwota corocznie ulega zwiększeniu. Nie wiem jakie by tu musiało być kryterium? Każda sprawa jest inna. Dziwię się, że organizacje nie wnioskują np. o pożyczki na realizację projektów. Staramy się zapewnić organizacjom nowe lokale, za darmo lub za symboliczną złotówkę w zależności od tego kiedy i na jaki lokal umowa została podpisana. Aby organizacje miały godne warunki pracy staramy się znajdować lokale w zasobach gminnych, oraz często je wyposażamy w sprzęt oraz meble. Pomagamy również w transporcie głównie żywności,. 4. Dużo już Pani wspomniała o współpracy z NGO. Jaki jest kluczowy problem utrudniający tą współpracę? U nas jest bardzo dużo małych organizacji, w których członkowie działają wyłącznie społecznie w miarę swojego wolnego czasu. Nie mają na tyle czasu, aby częściej przyjść do nas na konsultacje. Brak osób zatrudnionych w organizacjach, które na bieżąco kontaktują się z UM oraz są przygotowane do prowadzenia organizacji pozarządowych gdyż przepisy zmieniają się bardzo często. Każda organizacja powinna mieć dobrze prowadzoną obsługę administracyjno biurową. My pomagamy organizacjom w wielu dziedzinach, kontrolujemy również na bieżąco dokumenty tych organizacji które realizują zadania zlecone im przez nas, aby nie miały później problemów i nie musiały zwracać dotacji. 5. Co Pani sądzi o dotychczasowej Współpracy z organizacjami pozarządowymi? Czego Pani oczekuje ze strony NGO, aby ta współpraca zmieniała się na lepsze? Odp. Aby współpraca zmieniła się na lepsze, dobrze by było aby organizacja miała stałą osobę do kontaktu z Urzędem. Tak jest w dużych organizacjach gdzie są zatrudnione osoby. W małych jest różnie, presja czasu powoduje, że wiele spraw jest nie do końca dopatrzona. Jestem stale do dyspozycji, każda organizacja otrzyma pomoc merytoryczną w urzędzie.

16 6. Co Pani uważa na temat tego, że najpierw odbywa się spotkanie konsultacyjne, a potem uchwalenie budżetu? Jakie konsekwencje tych zdarzeń mogą z tego wynikać? Czy wpływa to na jakość konsultacji, czy nie? Odp. Sądzę, że dobrze. Bo radni mając przegląd potrzeb organizacji mogą na nie reagować. Znając wysokość kwot przewidzianych w programie współpracy raczej nikt jej nie obniży. Taka sytuacja nie miała miejsca. Radni raczej starają się podwyższać kwoty na dotacje. Wcześniejsze konsultacje przyspieszają przekazanie środków do organizacji, które w okresie styczeń marzec mają największe kłopoty ze swoimi finansami. Urząd stara się, aby umowy były podpisywane już w styczniu. Pozwala to organizacjom lepiej zaplanować swoje działania. 7. Czy zmieniał się Program Współpracy przez poprzednie lata? Głównie zwiększył się obszar współpracy, na początku nie było zadań z zakresu Pomocy Społecznej w takim rozmiarze. Doszło zadanie z Pieczy Zastępczej oraz Ochrony Środowiska. Zawsze od początku były zadania z zakresu Sportu i Rekreacji oraz Kultury. 8. Jakie działania planuje Pani podjąć w najbliższej przyszłości? v Konkursy, spotkania z organizacjami. v Zwiększenie liczby szkoleń dla organizacji, przekazywanie informacji o bezpłatnych szkoleniach. v Chciałabym aby pojawiły się nowe lokale dla organizacji, v Więcej środków finansowych dla NGO. v Proponuję im pomoc w staraniu się o środki pozagminne. v Promocja NGO w terenach zwłaszcza wiejskich, gdzie jest ich niewiele.