Protokó. czynno ci kontrolne przeprowadzone w dniach r.,

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie Protokó kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Nowe Miasto Lubawskie przeprowadzonej w okresie od 14 listopada do 20 grudnia 2007 r. w Urz dzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z siedzib w Mszanowie mieszcz cym si przy ul. Podle na 1, Mszanowo, przez inspektorów kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie: st. inspektora kontroli Daniela Kara niewicza dzia aj cego na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 140/2007 wydanego w dniu 8 listopada 2007 r. przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie czynno ci kontrolne przeprowadzone w dniach r., st. inspektora kontroli Jana Wadasa dzia aj cego na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 143/2007 wydanego w dniu 6 listopada 2007 r. przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie czynno ci kontrolne przeprowadzone w dniach r., inspektora kontroli Jaros awa Cie li skiego dzia aj cego na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 141/2007 wydanego w dniu 8 listopada 2007 r. przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie czynno ci kontrolne przeprowadzone w dniach r., inspektora kontroli Janusza Kitewskiego dzia aj cego na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 142/2007 wydanego w dniu 8 listopada 2007 r. przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie czynno ci kontrolne przeprowadzone w dniach r., Kontrol obj to okres od dnia r. do dnia r., a w przypadkach koniecznych lata wcze niejsze.

2 Zakres kontroli: I. Ustalenia ogólne II. Ksi gowo i sprawozdawczo bud etowa III. Gospodarka pieni na i rozrachunki IV. Wykonanie bud etu: 1) Dochody bud etowe, 2) Przychody bud etowe, 3) Wydatki bud etowe, 4) Rozchody bud etowe; V. Mienie komunalne VI. Zadania zlecone i realizowane w ramach porozumie VII. Rozliczenie finansowe jednostki samorz du terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi. Wyja nie w czasie kontroli udzielali: - Pan Roman Tr pczy ski Wójt Gminy - Pani Renata li ewska Sekretarz Gminy - Pani Ewa pi ewska Skarbnik Gminy oraz w miar potrzeb inni pracownicy w zakresie powierzonych im obowi zków. I. USTALENIA OGÓLNOORGANIZACYJNE 1. Dane ogólne. W okresie obj tym kontrol funkcj sprawowali: Wójta Gminy Pan Roman Tr pczy ski, wybrany na stanowisko w wyborach bezpo rednich w dniu 27 pa dziernika 2002 r. na kadencj , oraz ponownie wybrany w wyborach bezpo rednich w dniu 12 listopada 2006 r. na kadencj Wed ug protoko u Nr II/06 z obrad II Sesji Rady Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie, w dniu 5 grudnia Pan Roman Tr pczy ski z lubowanie i obj Urz d Wójta. Sekretarza Gminy Pani Renata li ewska, powo ana na stanowisko na podstawie Uchwa y Nr 26/90 Rady Gminy z dnia 12 pa dziernika 1990 r. 2

3 Skarbnika Gminy Pani Ewa pi ewska, powo ana na stanowisko na podstawie Uchwa y Nr XXIV/112/05 Rady Gminy Nowe Miasto Lubawskie z dnia 1 marca 2005 r Gmina dzia a na podstawie Statutu przyj tego uchwa Nr VI/33/03 Rady Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie z dnia 16 kwietnia 2003 r. w sprawie Statutu Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie. Uchwa a zosta a og oszona w Dzienniku Urz dowym Województwa Warmi sko Mazurskiego Nr 91, poz z 2003 r Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy, wed ug Statutu: L.p. Nazwa jednostki Podstawa prawna Forma dzia alno ci 1. Urz d Gminy Jednostka bud etowa 2. Gminny O rodek Pomocy Spo ecznej 3. Gminny Zespó wiaty Nowe Miasta Lubawskie z siedzib w Mszanowie 4. Zespó Szkó im. Jana Paw a II w Jamielniku 5. Zespó Szkó um. Rodu Dzia skich w Bratanie 6. Szko a Podstawowa w Radomnie Utworzenie uchwa a Rady Gminy Nr 12/90 z dnia r. Statut uchwa a Rady Gminy Nr XVII/82/04 z dnia r. Uchwa a Rady Gminy Nr XXXVI/174/06 z dnia r. Statut za cznik do ww. uchwa y. Do r. ww. Zespó funkcjonowa jako Gminny Zespó O wiaty i Kultury. Uchwa a Rady Gminy Nr VI/14/99 z dnia 12 marca 1999 r. dotycz ca przekszta cenia publicznej Szko y Podstawowej w Zespó Szko y Podstawowej i Gimnazjum w Jamielniku. Statut zatwierdzony i wprowadzony przez Rad Gminy ww. uchwa. Na podstawie uchwa y Rady Gminy Nr XXXIII/165/06 z dnia r. dokonano zmiany nazwy Zespo u Szkó. Uchwa a Rady Gminy Nr VI/13/99 z dnia 12 marca 1999 r. dotycz ca przekszta cenia Zespo u Szko y Podstawowej i Przedszkola w Zespó Szko y Podstawowej i Gimnazjum w Bratianie. Statut zatwierdzony i wprowadzony przez Rad Gminy ww. uchwa. Na podstawie uchwa y Rady Gminy Nr XXXIII/165/06 z dnia r. dokonano zmiany nazwy Zespo u Szkó. Uchwa a Rady Gminy Nr VI/12/99 z dnia 12 marca 1999 r. dotycz ca przekszta cenia 8-klasowej szko y podstawowej w 6-klasow. Statut zatwierdzony i wprowadzony przez Rad Pedagogiczn Jednostka bud etowa Jednostka bud etowa Jednostka bud etowa Jednostka bud etowa Jednostka bud etowa 3

4 L.p. Nazwa jednostki Podstawa prawna Forma dzia alno ci 7. Szko a Podstawowa w Skarlinie 8. Szko a Podstawowa w Tylicach 9. Szko a Podstawowa w Gwi dzinach 10. Gospodarstwo Pomocnicze przy Urz dzie Gminy 11. Gminna Biblioteka Publiczna 12. Gminne Centrum Kultury Uchwa a Rady Gminy Nr VI/11/99 z dnia 12 marca 1999 r. dotycz ca przekszta cenia 8-klasowej szko y podstawowej w 6-klasow. Statut zatwierdzony i wprowadzony przez Rad Pedagogiczn Uchwa a Rady Gminy Nr VI/10/99 z dnia 12 marca 1999 r. dotycz ca przekszta cenia 8-klasowej szko y podstawowej w 6-klasow. Statut zatwierdzony i wprowadzony przez Rad Pedagogiczn Uchwa a Rady Gminy Nr VI/9/99 z dnia 12 marca 1999 r. dotycz ca przekszta cenia 8-klasowej szko y podstawowej w 6-klasow. Statut zatwierdzony i wprowadzony przez Rad Pedagogiczn Powo ane przez Rad Gminy na podstawie uchwa y Nr 18/94 z dnia 24 maja 1994 r. W 1996 r. zmieniono siedzib gospodarstwa z Kurz tnika na Mszanowo. Ostatni statut nadano uchwa Rady Gminy Nr XXIV/107/05 z dnia 1 marca 2005 r. Uchwa a Rady Gminy Nr XV/72/04 z dnia r. dotycz ca przekszta cenia Gminnej Biblioteki Publicznej z jednostki bud etowej w instytucj kultury pod t sam nazw. Statut nadany ww. uchwa. Instytucja wpisana do rejestru kultury. Uchwa a Rady Gminy Nr XXXVI/173/06 z dnia r. w sprawie utworzenia instytucji kultury i nadania statutu. Instytucja funkcjonuje do dnia r. Instytucja wpisana do rejestru kultury. Jednostka bud etowa Jednostka bud etowa Jednostka bud etowa Gospodarstwo pomocnicze Instytucja Kultury Instytucja Kultury Wykaz jednostek organizacyjnych gminy zamieszczony w statucie jest zgodny ze stanem rzeczywistym. 2. Wewn trzne regulacje organizacyjno prawne W 2006 r. Urz d Gminy funkcjonowa w oparciu o Regulamin Organizacyjny wprowadzony zarz dzeniem Nr I/1/02 Wójta Gminy z dnia 2 grudnia 2002 r. Od dnia 1 wrze nia 2007 r. urz d funkcjonuje w oparciu o nowy Regulamin Organizacyjny wprowadzony zarz dzeniem Wójta Nr I/46/2007 z dnia 30 sierpnia 2007 r. Struktura organizacyjna urz du wraz z liczb etatów, na dzie kontroli, wed ug regulaminu, przedstawia a si nast puj co: 4

5 STANOWISKA I KOMÓRKI ORGANIZACYJNE LICZBA ETATÓW Kierownictwo Urz du 1. Wójt 1 2. Sekretarz 1 3. Skarbnik 1 Referat Finansowy 1. Funkcj kierownika pe ni Skarbnik 2. stanowisko pracy ds. wymiaru podatków 1 3. stanowisko pracy ds. ksi gowo ci podatkowej 1 4. stanowisko pracy ds. ksi gowo ci bud etowej 1 5. stanowisko pracy ds. p ac 1 6.stanowisko pracy ds. kasowych kasjer 1 Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich 1. Funkcj kierownika pe ni Sekretarz 2. stanowisko pracy ds. organizacyjnych, kadr, 1 pe nomocnik ochrony informacji niejawnych 3. stanowisko pracy ds. Rady Gminy 1 4. stanowisko pracy ds. obywatelskich 1 5. Informatyk 1 6. Punkt Obs ugi Interesanta oraz sprawy gospodarcze 1 7. Pracownicy obs ugi ( 2 sprz taczki po ¾ etatu) 1,5 Referat Planowania Przestrzennego Gospodarki Nieruchomo ciami i Ochrony rodowiska 1. Kierownik referatu 2. stanowisko pracy ds. planowania przestrzennego 1 3. stanowisko pracy ds. komunalnych i ochrony rodowiska 1 4. stanowisko pracy ds. le nictwa (umowa zlecenie) Samodzielne stanowiska 1. ds. inwestycji i zamówie publicznych 1 2. ds. rodków unijnych i promocji gminy 1 3. ds. dróg gminnych 0,5 4. ds. zarz dzania kryzysowego, spraw obronnych 1 i dzia alno ci gospodarczej 5. Radca Prawny 1 Liczba pracowników Urz du Gminy oraz liczba etatów, na dzie kontroli, by a zgodna z wy ej przedstawion struktur urz du, opisan w rozdziale 3 regulaminu organizacyjnego. Na podstawie zarz dzenia Nr 9/2006 z dnia 16 pa dziernika 2006 r. Wójt Gminy ustali i wprowadzi do stosowania Regulamin Pracy Urz du Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie. Przed wej ciem w ycie ww. zarz dzenia, funkcjonowa w jednostce Regulamin Pracy nadany przez Wójta zarz dzeniem Nr 5/96 z dnia 2 marca 1996 r., zmieniony zarz dzeniem Nr 2/2006 z dnia 29 marca 2006 r. 5

6 W Urz dzie Gminy w 2006 r. obowi zywa y nast puj ce przepisy wewn trzne reguluj ce zasady prowadzenia gospodarki finansowej: Zarz dzenie Nr 3/2005 Wójta Gminy z dnia 16 lutego 2005 r. w sprawie zak adowego planu kont dla bud etu gminy Nowe Miasto Lubawskie oraz sposobu prowadzenia ksi g rachunkowych, wprowadzaj ce plan kont dla bud etu gminy (za cznik Nr 1), plan kont dla jednostek bud etowych, rodków specjalnych, gospodarstwa pomocniczego (za cznik Nr 2) oraz wykaz systemów informatycznych s cych przetwarzaniu danych rachunkowych wraz z ich opisem oraz opisem zbiorów danych i ich struktur tworz cych ksi gi rachunkowe, a tak e metody zabezpieczania dost pu do danych (za cznik Nr 3), obowi zuj ce do dnia r. Od dnia r. obowi zuje zarz dzenie Nr 13/2006 Wójta Gminy z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie w sprawie zak adowego planu kont dla bud etu gminy Nowe Miasto Lubawskie oraz sposobu prowadzenia ksi g rachunkowych, wprowadzaj ce sposób prowadzenia ksi g rachunkowych, w tym zak adowy plan kont, wykaz ksi g rachunkowych i przyj te zasady klasyfikacji zdarze (za cznik Nr 1), plan kont jednostki bud etowej (za cznik Nr 2) oraz wykaz systemów informatycznych cych przetwarzaniu danych rachunkowych wraz z ich opisem oraz opisem zbiorów danych i ich struktur tworz cych ksi gi rachunkowe, a tak e metody zabezpieczania dost pu do danych (za cznik Nr 3). Zarz dzenie Nr 2/05 Wójta Gminy z dnia 3 lutego 2005 r. w sprawie zatwierdzenia Instrukcji gospodarki kasowej oraz Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-ksi gowych w Urz dzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie, Instrukcja w sprawie ewidencji i poboru podatków i op at za cznik Nr 2 do zarz dzenia Nr 11/04 Wójta Gminy z dnia 15 pa dziernika 2004 r., Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków cis ego zarachowania za cznik Nr 3 do zarz dzenia Nr 11/04 Wójta Gminy z dnia 15 pa dziernika 2004 r., Instrukcja w sprawie gospodarki maj tkiem trwa ym, inwentaryzacji maj tku i zasad odpowiedzialno ci za powierzone minie za cznik Nr 4 do zarz dzenia Nr 11/04 Wójta Gminy z dnia 15 pa dziernika 2004 r. 6

7 Dokumentacja opisuj ca przyj te zasady rachunkowo ci spe nia a wymagania okre lone w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrze nia 1994 r. o rachunkowo ci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). 3. Funkcjonowanie kontroli wewn trznej 3.1. Zagadnienie kontroli wewn trznej zosta o uregulowane w rozdziale VIII Regulaminu Organizacyjnego oraz, w sposób bardziej szczegó owy, w Regulaminie kontroli wewn trznej stanowi cym za cznik Nr 1 do zarz dzenia Nr 11/04 Wójta Gminy z dnia 15 pa dziernika 2004 r. w sprawie procedury kontroli finansowej w Urz dzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie. Postanowienia ww. regulaminu okre la y: - rodzaje, formy i funkcje kontroli wewn trznej, - cele i zadania kontroli, - zasady, sposoby i tryb przeprowadzania czynno ci kontrolnych, - uprawnienia i obowi zki kontroluj cych i kontrolowanych, - sposób dokumentowania ustale kontrolnych, - tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrze do ustale kontrolnych. W 2006 r. w urz dzie przeprowadzano kontrol wst pn, bie i ko cow w trakcie wykonywania obowi zków pracowniczych, polegaj na sprawdzeniu dokumentacji pod wzgl dem formalnym, merytorycznym, rachunkowym. Uwagi dotycz ce kontroli bie cej zamieszczono w pkt 3.8 rozdzia u III niniejszego protoko u kontroli. Nie przeprowadzono natomiast kontroli problemowej w zakresie wydatków, do czego zobowi zywa 45 ust. 2 pkt 2 rozdzia u I cz ci VII Regulaminu kontroli wewn trznej, wed ug którego gminne jednostki organizacyjne, ka dego roku podlegaj kontroli problemowej w zakresie wydatków W 2006 r. pracownicy, wyznaczeni przez Wójta, przeprowadzili kontrole w ni ej wymienionych jednostkach organizacyjnych gminy: Gminnym Zespole O wiaty na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 1/06 z dnia r. wydanego przez Wójta, 7

8 Gospodarstwie Pomocniczym przy Urz dzie Gminy na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 2/06 z dnia r. wydanego przez Wójta, Gminnej Bibliotece Publicznej na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 3/06 z dnia r. wydanego przez Wójta, Gminnym O rodku Pomocy Spo ecznej na podstawie upowa nienia do przeprowadzenia kontroli Nr 4/06 z dnia r. wydanego przez Wójta. Zgodnie z art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, kontrolami obj to co najmniej pi procent wydatków w podleg ych jednostkach organizacyjnych. W jednym przypadku kontrola stwierdzi a nieprawid owo ci, które zosta y wprowadzone do protoko u kontroli. W dniu r. Wójt poinformowa Kierownika Gospodarstwa Pomocniczego o stwierdzonych, w czasie kontroli, nieprawid owo ciach i zaleci podj cie stosownych dzia zmierzaj cych do usuni cia nieprawid owo ci i do niedopuszczenia do ich ponownego wyst pienia W 2006 r. Wójt Gminy Nowe Miasto Lubawskie nie dokona kontroli przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowo ci zaci gania zobowi za finansowych i dokonywania wydatków, obejmuj cej co najmniej 5 % wydatków Urz du Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie, co by o niezgodne z art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zm.), wed ug których Wójt kontroluje przestrzeganie, przez podleg e i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowo ci zaci gania zobowi za finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola ta obejmuje w ka dym roku co najmniej 5 % wydatków podleg ych jednostek organizacyjnych W 2004 r., na podstawie art. 35a ust. 3, obowi zuj cej w dniu wydania zarz dzenia, ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148 ze zm.), Wójt Gminy wyda zarz dzenie Nr 11/04 z dnia 15 pa dziernika 2004 r. w sprawie procedury kontroli finansowej w Urz dzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie. Wójt Gminy nie ustali procedur, o których mowa w art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, dotycz cych zwrotu rodków publicznych, co by o niezgodne z art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. 8

9 Zestawienie tabelaryczne dotycz ce funkcjonowania kontroli wewn trznej stanowi za cznik Nr 21 do protoko u kontroli W Urz dzie Gminy nie wprowadzono audytu wewn trznego. czna kwota rodków publicznych zgromadzonych w 2006 roku oraz czna kwota wydatków i rozchodów dokonanych w 2006 r. przez jednostk kontrolowan nie przekroczy y progów okre lonych przepisami: rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie okre lenia kwot przychodów oraz wydatków rodków publicznych dokonywanych w ci gu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowi zek prowadzenia audytu wewn trznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 234, poz. 1970), które straci o moc obowi zuj z dniem r., rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowi zek prowadzenia audytu wewn trznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 112, poz. 763), które wesz o w ycie z dniem r. W zwi zku z powy szym nie by o obowi zku wprowadzenia audytu wewn trznego. II. KSI GOWO I SPRAWOZDAWCZO BUD ETOWA 1. Stan i kompletno urz dze ksi gowych Ksi gi rachunkowe Urz du Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie prowadzono komputerowo przy wykorzystaniu systemów pakietu Radix, tj. Systemy Komputerowe Radix, Gda sk, ul. Piastowska 33. Ksi gi rachunkowe prowadzono w ramach systemów: FKB System Finansowo Ksi gowy Ksi gowo ci Bud etowej, z ony z dwóch wyodr bnionych podsystemów: FKZ s cego do obs ugi planu kont jednostki samorz du terytorialnego, FKJ s cego do obs ugi planu kont jednostki bud etowej, POGRUN System naliczania podatków od gruntów i nieruchomo ci, WIP System windykacji podatków i op at, Kasa System obs ugi kasowej, STW System rodki trwa e, 9

10 System P ace. Wójt Gminy Nowe Miasto Lubawskie zarz dzeniami: nr 3/2005 z dnia 16 lutego 2005 roku (za cznik nr 3 do zarz dzenia), nr 13/2006 z dnia 18 grudnia 2006 r. (za cznik nr 3 do zarz dzenia) okre li wykaz systemów informatycznych s cych przetwarzaniu danych rachunkowych wraz z ich opisem oraz opisem zbiorów danych ich struktur tworz cych ksi gi rachunkowe, a tak e metody zabezpieczania dost pu do danych. Opiek autorsk nad wym. systemami sprawowa a ww. firma Radix. W roku 2006 tytu em sprawowania opieki autorskiej firma Radix wystawi a faktury VAT nr 1358/06 z dnia r. w kwocie 5.369,83 z. oraz 1359/06 z dnia r. na kwot 459,94 z. W wyniku kontroli terminowo ci zap aty ww. faktur ustalono, e zap aty dokonano w kwocie i terminie okre lonym na fakturach (WB nr 212 z dnia r.). 1.2 Dokumentacj opisuj przyj te zasady rachunkowo ci w kontrolowanej jednostce ustali Wójt Gminy Nowe Miasto Lubawskie zarz dzeniami: nr 3/2005 z dnia 16 lutego 2005 r. w sprawie zak adowego planu kont ( ), (za cznik nr 1 okre la plan kont bud etu Gminy, za cznik nr 2 okre la plan kont dla jednostki bud etowej Urz du Gminy) zarz dzenie obowi zywa o do dnia r., nr 13/2006 z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie zak adowego planu kont ( ), (za cznik nr 1 okre la plan kont bud etu Gminy, za cznik nr 2 okre la plan kont dla jednostki bud etowej Urz du Gminy) zarz dzenie obowi zywa o od dnia r. 1.3 Dla organu i jednostki prowadzono wspólny rachunek bankowy. Wydatki bud etowe ewidencjonowano na koncie 130 Rachunki bie ce jednostek bud etowych w korespondencji z odpowiednimi kontami syntetycznymi. Powy sze operacje by y równie ujmowane w organie jako powtórzenie zapisu na koncie 133 Rachunek bud etu w korespondencji z kontami 901 Dochody bud etu i 902 Wydatki bud etu zagadnienie opisano w punkcie III protoko u ppkt 1.3 Stan rachunków bankowych. 10

11 Dochody realizowane przez Urz d Gminy gromadzono na wyodr bnionym rachunku bankowym prowadzonym przez bank PKO BP S.A. O/I awa pn. rodki w asne. W punkcie III.1.3 protoko u pt. Stan rachunków bankowych, zawarto ustalenia w zakresie ewidencjonowania rodków pieni nych gromadzonych na ww. rachunku bankowym w urz dzeniach ksi gowych, tj. na koncie 130. Zbiory danych komputerowych tworz cych ksi gi rachunkowe urz du stanowi y: dziennik ksi ga g ówna, ksi gi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont ksi gi g ównej oraz sald kont ksi g pomocniczych. 1.4 Referat finansowy Urz du Gminy Nowe Miasto Lubawskie prowadzi obs ug finansowo ksi gow Urz du Gminy (jednostka bud etowa) oraz bud etu Gminy. Obs ug finansowo ksi gow wszystkich placówek o wiatowych prowadzi a jednostka bud etowa, tj. Gminny Zespó O wiaty i Kultury w Nowym Mie cie Lubawskim z/s w Mszanowie (uchwa Nr XII/58/07 Rady Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie przekszta cono wym. jednostk w Gminny Zespó wiaty Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie). Pozosta e jednostki, tj. Gminny rodek Pomocy Spo ecznej (jednostka bud etowa), Gospodarstwo Pomocnicze przy Urz dzie Gminy (gospodarstwo pomocnicze), Gminna Biblioteka Publiczna (instytucja kultury) posiada y w asn ksi gowo prowadzono wyodr bnione ksi gi rachunkowe. 1.5 Stwierdzono, i obj te kontrol zdarzenia na kontach ksi gi g ównej zapisywane by y w uj ciu systematycznym oraz zgodnie z zasad podwójnego zapisu (co ustalono na podstawie obj tych kontrol zapisów ksi g rachunkowych wskazanych w poszczególnych punktach protoko u). Zdarzenia uj te w dzienniku oraz na poszczególnych kontach ksi gi g ównej dokonywane by y w kolejno ci chronologicznej. W zwi zku z tym, e wydruki dziennika oraz wydruki zestawienia obrotów i sald za poszczególne okresy sprawozdawcze sporz dzane by y po zamkni ciu miesi ca, po 11

12 wygenerowaniu danych przez program komputerowy, zachodzi zgodno obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont ksi gi g ównej. 2. Prawid owo i terminowo zapisów w ewidencji ksi gowej. W trakcie kontroli poszczególnych zagadnie opisanych w protokole kontroli stwierdzono nast puj ce nieprawid owo ci we wskazanym zakresie: ewidencjonowanie rodków pieni nych gromadzonych na rachunku bankowym pn. rodki w asne, w sposób uniemo liwiaj cy ustalenie zgodno ci stanu rodków na rachunku bankowym z zapisami ewidencji ksi gowej zagadnienie opisano w punkcie III protoko u, ppkt Dokumentowanie operacji kasowych, ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach: 228 Rozliczenie wydatków ze rodków funduszy pomocowych i 268 Zobowi zania z tytu u prefinansowania, tj. na kontach nie wprowadzonych do stosowania przez Wójta Gminy zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt 3.1 Uregulowania w zak adowym planie kont w zakresie kont rozrachunkowych Urz du, nie wprowadzenie do stosowania konta 290 i w praktyce nie ewidencjonowanie na koncie wyst puj cych w jednostce operacji gospodarczych zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt 3.1 Uregulowania w zak adowym planie kont w zakresie kont rozrachunkowych Urz du, nie prowadzenie do konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ewidencji analitycznej wg kontrahentów zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt Prawid owo prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 201, nieprawid owe zaewidencjonowanie w 2006 roku na koncie 201, faktury VAT nr 5/07 z dnia r. na kwot 4.063,10 z. Faktura dotyczy a kosztów miesi ca stycznia 2007 roku i nie stanowi a zobowi za roku 2006 zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie Prawid owo ewidencji na koncie 201 i wykazania salda konta na dzie r., b dne zaewidencjonowanie dowodów na koncie 201, poprzez ich ujecie w kwotach ró nych od wykazanych na fakturach stanowi cych podstaw zapisu w ewidencji ksi gowej, co skutkowa o wykazaniem zobowi za w kwotach 12

13 wy szych o 55,00 z. od wynikaj cych z dowodów ksi gowych zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie Prawid owo ewidencji na koncie 201 i wykazania salda konta na dzie r., ewidencjonowanie operacji gospodarczych na koncie 201 i wykazanie salda konta 201 po stronie Ma jedn kwot, tj. bez podzia u wykazanych zobowi za na wymagalne i niewymagalne zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie Wykazanie zobowi za z tytu u dostaw towarów i us ug w sprawozdaniu bud etowym Rb-28S i Rb-Z, nieprawid owe ewidencjonowanie na koncie 221 Nale no ci z tytu u dochodów bud etowych dotacji i subwencji, które winny by ewidencjonowane na koncie 224 prowadzonym w ksi gach rachunkowych bud etu Gminy zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt Ewidencjonowanie na koncie 221 Urz du Gminy rozrachunków z tytu u dochodów bud etowych, nieprawid owe ewidencjonowanie operacji gospodarczych na koncie 221 zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u ppkt Prawid owo ewidencjonowania zdarze gospodarczych na koncie 221, nieprawid owe wykazanie salda konta 221 tzw. per saldem, wy cznie po stronie Wn konta 221, zamiast prawid owo po stronie Wn i Ma konta 221 zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u ppkt Prawid owo wykazania salda konta 221 na dzie r., nieprawid owe ewidencjonowanie operacji gospodarczych na koncie 225 Rozrachunki z bud etami, wykazanie salda konta tzw. per saldem jedynie po stronie Ma konta, zamiast prawid owo po stronie Wn i Ma zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt konto 225 Rozrachunki z bud etami, nieprawid owe ewidencjonowanie operacji gospodarczych na koncie 226 D ugoterminowe nale no ci bud etowe zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt 3.5 konto 226 D ugoterminowe nale no ci bud etowe, nieprawid owe prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 229 Pozosta e rozrachunki publicznoprawne zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt 3.7 Pozosta e rozrachunki publicznoprawne, 13

14 nieprawid owe wykazanie salda konta 231 Rozrachunki z tytu u wynagrodze, tzw. per saldem, zamiast prawid owo po stronie Wn i Ma konta wykazuj c odpowiednio nale no ci i zobowi zania z tytu u wynagrodze zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u, ppkt 3.7 Rozrachunki z tytu u wynagrodze, nieprawid owe ewidencjonowanie wyp aty ze rodków zak adowego funduszu wiadcze socjalnych zagadnienie opisano szczegó owo w punkcie III protoko u ppkt Stan rodków zak adowego funduszu wiadcze socjalnych, nieprawid owe ewidencjonowanie na koncie 140 odsetek od rodków gromadzonych na rachunku bankowym (sumy depozytowe) zagadnienie opisano w punkcie III protoko u ppkt 3.10 Pozosta e rozrachunki, nieprawid owe ewidencjonowanie (w ksi gach rachunkowych bud etu Gminy) po yczki na koncie 134, zamiast prawid owo na koncie 260 zagadnienie opisano w punkcie III protoko u, ppkt 5.1 Kredyty, nieterminowe ewidencjonowanie operacji na koncie 011 zagadnienie opisano w punkcie IV, ppkt oraz V, ppkt 2.1, nieprawid owe zaewidencjonowanie dotacji udzielonej instytucji kultury zagadnienie opisano w punkcie VII protoko u ppkt 4 Samorz dowe osoby prawne. 3. Sprawozdawczo bud etowa. 3.1 Sprawozdania bud etowe Gminy Nowe Miasto Lubawskie. Ustalenia kontroli w zakresie sprawozda bud etowych zawarto w poszczególnych punktach protoko u, z czego ustalenia w przedmiocie: sprawozdania Rb-NDS o nadwy ce/deficycie jst za 2006 rok zawarto w punkcie III.5 oraz IV.2 i IV.4 protoko u, w zakresie prawid owo ci wykazania kwoty planowanych i wykonanych przychodów i rozchodów. Nieprawid owo ci nie stwierdzono, sprawozdania Rb-Z o stanie zobowi za jst za 2006 rok oraz sprawozdania Rb- 28S z wykonania planu dochodów bud etowych jst za 2006 rok, zawarto w punkcie III.3.2 protoko u w opisie konta 201. W wyniku kontroli ustalono b dne sporz dzenie sprawozda poprzez nie wykazanie w sprawozdaniach 14

15 zobowi za wymagalnych z dostaw towarów i us ug w kwocie ,59 z. Ustalenia w wym. zakresie zawarto w punkcie III protoko u kontroli pt. Wykazanie zobowi za z tytu u dostaw towarów i us ug w sprawozdaniu bud etowym Rb-28S i Rb-Z. Jak opisano w ww. punkcie przyczyn nieprawid owego sporz dzenia sprawozda by o prowadzenie ewidencji na koncie 201 bez podzia u zobowi za (strona Ma konta) na zobowi zania wymagalne i niewymagalne, W wyniku kontroli sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów bud etowych jst za 2006 rok, przeprowadzonej w zakresie zgodno ci kwot wykonanych dochodów wykazanych w sprawozdaniu z zapisami ewidencji ksi gowej, ustalono, e kwoty dochodów w poszczególnych podzia kach klasyfikacji bud etowej wykazano w wysoko ci zgodnej z zapisami ewidencji ksi gowej (porównano z wydrukiem komputerowym konta 221 pn. Zestawienie stanów kont subsyntetyczne (paragraf) od pocz tku roku do dnia r.). Kontrol prawid owo ci wykazania kwot wykonanych wydatków w sprawozdaniu Rb- 28S z wykonania planu wydatków bud etowych jst za 2006 rok przeprowadzono przyjmuj c do kontroli wydatki, których prawid owo realizowania obj to kontrol i opisano w punkcie IV.3 protoko u pt. Wydatki bud etowe, tj. w paragrafach: 2820 Dotacja celowa z bud etu na finansowanie lub dofinansowanie zada zleconych do realizacji stowarzyszeniom, 3030 Ró ne wydatki na rzecz osób fizycznych, 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników, 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne, 4110 Sk adki na ubezpieczenia spo eczne, 4120 Sk adki na Fundusz Pracy, 4410 Podró e s bowe krajowe, 4420 Podró e s bowe zagraniczne, 4440 Odpis na Zak adowy Fundusz wiadcze Socjalnych, 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek bud etowych, 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek bud etowych. Kwoty wykonanych wydatków we wskazanych paragrafach (we wszystkich dzia ach i rozdzia ach podzia ki klasyfikacji), ustalone na podstawie wydruku komputerowego konta 130 pn. Zestawienie stanów kont subsyntetyczne (paragraf) od pocz tku 15

16 roku do dnia r. porównano z zapisami sprawozdania Rb-28S jst za 2006 roku. W wyniku kontroli ustalono, e kwoty wydatków w ww. paragrafach wykazano w sprawozdaniu w wysoko ci zgodnej z zapisami ewidencji ksi gowej. 3.2 Sprawozdania jednostek organizacyjnych. Kontrol obj to ustalenie czy kierownicy jednostek organizacyjnych podleg ych Gminie Nowe Miasto Lubawskie sporz dzili i przekazali Wójtowi Gminy sprawozdania bud etowe Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-Z i Rb-N. Na podstawie przed onych do kontroli ww. sprawozda poszczególnych jednostek organizacyjnych ustalono, e kierownicy jednostek sporz dzili i przekazali Wójtowi Gminy wym. sprawozdania za 2006 rok. 3.3 Niezale nie od kontroli prawid owo ci sporz dzenia i wykazania w sprawozdaniach bud etowych kwot w zakresie ich zgodno ci z zapisami ewidencji ksi gowej w protokole kontroli zawarto ustalenia w zakresie prawid owo ci wykazania kwot w poszczególnych pozycjach aktywów i pasywów w sprawozdaniach finansowych bilansach Urz du Gminy i Gminy Nowe Miasto Lubawskie. Szczegó owe ustalenia w tym zakresie zawarto w punkcie III.3 protoko u Rozrachunki i roszczenia. III. GOSPODARKA PIENI NA I ROZRACHUNKI 1. Gospodarka rodkami pieni nymi 1.1 Organizacja obs ugi kasowej W kasie Urz du prowadzono obs ug operacji pieni nych: Urz du, Gminnego Zespo u O wiaty i Kultury w Nowym Mie cie Lubawskim z/s w Mszanowie (dalej GZOiK) na podstawie porozumienia z dnia 15 listopada 2004r., zawartego pomi dzy dyrektorem GZOiK a Wójtem Gminy, Gminnego O rodka Pomocy Spo ecznej w Nowym Mie cie Lubawskim z/s w Mszanowie (dalej GOPS) na podstawie porozumienia z dnia 03 stycznia 2005r., zawartego pomi dzy kierownikiem GOPS a Wójtem Gminy. 16

17 Uregulowania w przedmiocie organizacji obs ugi kasowej normowa a instrukcja w sprawie gospodarki kasowej stanowi ca za cznik nr 1 do zarz dzenia Nr 2/05 Wójta Gminy Nowe Miasto Lubawskie z dnia 03 lutego 2005 r. W wyniku kontroli zapisów ww. instrukcji stwierdzono nast puj ce nieprawid owo ci: instrukcja odnosi a si do nieaktualnych przepisów, tj.: obowi zuj cej do dnia r. ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), obowi zuj cego do dnia 30 czerwca 2006 r. rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowo ci i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i op at dla organów podatkowych jednostek samorz du terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.), w zakresie rodzajów raportów kasowych w kasie Urz du Gminy, w 17 ww. instrukcji, zapisano, e prowadzi si je z podzia em na: 1) Urz d Gminy wp aty, pogotowie kasowe, pobrania gotówkowe, ZF S, znaki skarbowe, 2) Gminny rodek Pomocy Spo ecznej konto podstawowe, pogotowie kasowe, wp aty ró ne, 3) Gminny Zespó O wiaty i Kultury konto podstawowe, ZF S, rodki specjalne. Na podstawie prowadzonych w jednostce raportów kasowych, ustalono, e prowadzono je wg rodzajów: 1) Urz d Gminy wp aty (dochody), pogotowie kasowe, konto podstawowe wydatki, wp aty ró ne pozosta e, 2) Gminny O rodek Pomocy Spo ecznej konto podstawowe, pogotowie kasowe, 3) Gminny Zespó wiaty konto podstawowe, ZF, dochody w asne. Na podstawie powy szego ustalono, e: w praktyce w Urz dzie Gminy prowadzono inne rodzaje raportów kasowych (ewidencja analityczna do konta 101 Kasa ) ni okre lone 17 ww. instrukcji, w instrukcji wskazano na prowadzenie raportów kasowych dla Gminnego Zespo u O wiaty i Kultury dla rodków specjalnych, zlikwidowanych jako forma organizacyjno prawna jednostek sektora finansów publicznych z dniem r. Jednostka bud etowa uzyskuj ca dochody z tytu ów okre lonych przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. mo e je gromadzi na wydzielonym rachunku dochodów w asnych 17

18 (funkcjonuj cym od dnia 01 stycznia 2005 r. jako forma organizacyjno prawna jednostek sektora finansów publicznych). w miejsce Gminnego Zespo u O wiaty i Kultury powo ano uchwa nr XXXVI/174/06 Rady Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie Gminny Zespó O wiaty (jednostk bud etow ). w zakresie druków stanowi cych podstaw dokumentowania operacji kasowych wskazano w 9 i 21 instrukcji na nie funkcjonuj ce w praktyce czeki rozliczeniowe, wszystkie wp aty w kasie Urz du Gminy przyjmowano na podstawie dowodu wp aty generowanego w systemie komputerowym w którym prowadzono obs ug kasow, w tym wp aty z tytu u podatków i op at stanowi cych dochody bud etowe. Dowodu wp aty i jego wzoru Wójt Gminy nie zatwierdzi do dokumentowania wp at z wym. tytu ów, co stanowi o naruszenie przepisu 4 ust. 2 pkt 6 obowi zuj cego do dnia 30 czerwca 2006 r. rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowo ci i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i op at dla organów podatkowych jednostek samorz du terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 ze zm.), 4 ust. 3 pkt 6 obowi zuj cego od dnia 01 lipca 2006 roku rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowo ci i planu kont w zakresie ewidencji podatków, op at i niepodatkowych nale no ci bud etowych dla organów podatkowych jednostek samorz du terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Zgodnie z przepisem art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrze nia 1994 r. o rachunkowo ci (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) jednostka powinna posiada dokumentacj opisuj w j zyku polskim przyj te przez ni zasady (polityk ) rachunkowo ci. Zgodnie z przepisem art. 10 ust. 2 wym. ustawy kierownik jednostki jest obowi zany do jej aktualizacji. W trakcie kontroli opracowano i wprowadzono do stosowania zarz dzeniem Wójta Gminy nr 6/2007 z dnia 19 grudnia 2007 r. instrukcj kasow eliminuj wy ej wymienione nieprawid owo ci. W trakcie kontroli kompleksowej przeprowadzono w dniu 19 listopada 2007 roku kontrol kasy w Urz dzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie. W wyniku kontroli nie stwierdzono ró nic pomi dzy rzeczywistym stanem gotówki, a 18

19 stanem ewidencyjnym. Ustalenia z kontroli kasy zawarto w protokole, stanowi cym za cznik nr 1 do niniejszego protoko u kontroli. 1.2 Dokumentowanie operacji kasowych. Kontrol przeprowadzono przyjmuj c raporty kasowe sporz dzane w kasie Urz du Gminy dla wydatków, tj. raporty pn. Urz d Gminy pogotowie kasowe, Urz d Gminy wp aty dochody Raporty kasowe dla wydatków realizowanych w kasie Urz du. Kontrol obj to losowo wybrane raporty kasowe pn. Urz d Gminy pogotowie kasowe od numeru 185 do numeru 197. Zakresem kontroli obj to ustalenie prawid owo ci: ewidencjonowania na kontach 101, 130 i 140 operacji gospodarczych pobrania gotówki czekiem z banku i jej przychodowania do kasy, w dniu jej pobrania, ewidencjonowania w urz dzeniach ksi gowych jednostki wydatków realizowanych za po rednictwem kasy na w ciwych kontach syntetycznych, bie cego i we w ciwej cz stotliwo ci sporz dzania raportów kasowych, dokonywania operacji kasowych i zapisów w raportach wy cznie na podstawie ciwych dowodów ród owych, spe niaj cych wymagania okre lone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowo ci, uj cia w raportach kasowych wyp at gotówki w dniu dokonania wyp aty, zgodnie z przepisem art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowo ci, przechowywania w kasie gotówki do wysoko ci ustalonego pogotowia kasowego, tj z. (limit gotówki na wydatki). Kontrol obj to: raporty kasowe (sporz dzane za okres jednego dnia) o numerach: 185 za dzie r., 186 za dzie r., 187 za dzie r., 188 za dzie r., 189 za dzie r., 190 za dzie r., 191 za dzie r., 192 za dzie r., 193 za dzie r., 19

20 194 za dzie r., 195 za dzie r., 196 za dzie r., 197 za dzie r., czek gotówkowy którym podj to gotówk z banku, celem jej przychodowania do kasy, tj. czek o numerze: (pobrano i przychodowano gotówk w kwocie 4.082,68 z.), wyci g bankowy o numerze: 239 z dnia r. (w którym zaewidencjonowano pobranie gotówki ww. czekiem), wszystkie dowody ksi gowe uj te w wym. raportach b ce podstaw rozchodowania gotówki. W wyniku kontroli ustalono, e: prawid owo ewidencjonowano operacje gospodarcze pobrania gotówki z banku i jej przychodowania do kasy (w dniu jej pobrania), tj. pobranie gotówki czekiem z banku Wn 140/Ma 130, przychodowanie gotówki do kasy Wn 101/Ma 140, wydatki realizowane w kasie Urz du Gminy prawid owo ewidencjonowano zapisem po stronie Ma konta 101 z drugostronnym zapisem na odpowiednich kontach zespo u 2 Rozrachunki i roszczenia lub kontach zespo u 4 Koszty wed ug rodzajów, raporty sporz dzano i zamykano codziennie, tj. zgodnie z 18 ust.1 ww. instrukcji gospodarki kasowej, operacje kasowe dokumentowano dowodami spe niaj cymi wymogi okre lone przepisem art. 21 ust.1 ustawy z dnia 29 wrze nia 1994 r. o rachunkowo ci, wyp at gotówki ewidencjonowano w raportach kasowych w dniu jej dokonania, w kasie nie przechowywano gotówki ponad ustalony limit pogotowia kasowego, tj. kwot z Raporty kasowe dla dochodów z tytu u podatków i op at realizowanych w kasie Urz du Gminy, pn. Urz d Gminy wp aty dochody. Do kontroli przyj to losowo wybrane raporty kasowe o numerach: od 172 do 176 (tj. 5 raportów kasowych). Kontrol przeprowadzono w zakresie ustalenia: sporz dzania raportów kasowych na bie co i we w ciwej cz stotliwo ci, 20

21 dokonywania operacji kasowych i zapisów w raportach dot. przyj cia do kasy wp at z tytu u dochodów i op at wy cznie na podstawie w ciwych dowodów ród owych, spe niaj cych wymagania okre lone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowo ci, uj cia w raportach kasowych wp at gotówki w dniu jej przyj cia, zgodnie z przepisem art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowo ci, odprowadzania do banku przyj tej do kasy gotówki w dniu jej przyj cia, czy nast pi przypadek dokonywania wydatków bezpo rednio z uzyskanych dochodów, Kontrol obj to: raporty kasowe (sporz dzane za okres jednego dnia) o numerach: 172 za dzie r., 173 za dzie r., 174 za dzie r., 175 za dzie r., 176 za dzie r., wszystkie dowody wp at (zaewidencjonowane w ww. raportach), na podstawie których w kasie Urz du przyjmowano wp aty tytu em podatków i op at (tj. dowody generowane w systemie komputerowy w którym prowadzono obs ug kasow ), tj. dowody o numerach od do , wyci gi bankowe (wyodr bniony rachunek bankowy dochodów: ) o numerach: 182 z dnia r., 183 z dnia r., 184 z dnia r., 185 z dnia r., 186 z dnia r., w których wykazano odprowadzenie do banku gotówk przyj tej do kasy w ww. raportach kasowych, Ustalenia: raporty sporz dzano i zamykano codziennie, tj. zgodnie z 18 ust.1 ww. instrukcji gospodarki kasowej, wp aty z tytu u podatków i op at realizowanych w kasie Urz du przyjmowano na podstawie dowodów wp at generowanych w systemie komputerowym, w którym prowadzono obs ug kasow. Dowodu wp aty nie zatwierdzi do stosowania Wójt Gminy, co opisano powy ej w punkcie 1.1 Organizacja obs ugi kasowej, w raportach kasowych ewidencjonowano przychód gotówki pod dat jej wp aty w kasie Urz du Gminy, gotówk w wysoko ci wp at dokonanych w danym dniu odprowadzano do banku w dniu jej przyj cia, 21

22 gotówk odprowadzano na rachunek bankowy pn. rodki w asne w wysoko ci dokonanych wp at, nie stwierdzono dokonywania wydatków bezpo rednio z uzyskanych dochodów. 1.3 Stan rachunków bankowych Obs ug bankow bud etu Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie prowadzi bank PKO BP S.A. Oddzia Centrum w I awie Oddzia w Nowym Mie cie Lubawskim, na podstawie umowy z dnia 01 czerwca 2004 r. Wyboru banku do obs ugi bud etu dokonano po przeprowadzeniu post powania przetargowego w trybie przetargu nieograniczonego. Uchwa nr XVI/75/04 z dnia 31 maja 2004 r. Rada Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie dokona a wyboru ww. banku do obs ugi bud etu na okres od dnia 01 czerwca 2004 r. do dnia 31 maja 2009r. W 4 ww. umowy zapisano, e umowa zostaje zawarta na okres od dnia 01 czerwca 2004 r. do dnia 31 maja 2009 r. Umow zawarto na okres 5 lat, tj. na okres przewidziany przepisem art. 142 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych. Stan rodków pieni nych na rachunkach bankowych jednostki na dzie r. przedstawia si nast puj co (zgodnie z zawiadomieniem banku o stanie rodków na poszczególnych rachunkach bankowych): Lp. Numer rachunku bankowego Nazwa rachunku bankowego Kwota w otych Numer konta Rachunek bud etu ,22 Wn Rachunek ZF S 6.209,36 Wn 135/ Gminny Fundusz Ochrony rodowiska i Gospodarki Wodnej 4.943,12 Wn 135/ Sumy depozytowe ,39 Wn ¹ Rachunek rodków w asnych¹ 0,00 Wn 130¹ Stwierdzono zgodno, wg stanu na dzie r., stanu rodków na ww. rachunkach bankowych mi dzy ewidencj banku a ewidencj jednostki dotyczy rachunków wykazanych w ww. tabeli w wierszach 1-4. ¹ Bank PKO BP S.A. Oddzia Centrum w I awie Oddzia w Nowym Mie cie Lubawskim prowadzi rachunek bankowy Urz du Gminy pn. rodki w asne o 22

23 numerze Stan rodków na rachunku wg zawiadomienia banku oraz wyci gu bankowego nr 250 z dnia r. wynosi na dzie r. 0,00 z. Na rachunku ewidencjonowano dochody bud etowe realizowane przez Urz d Gminy Ewidencjonowanie rodków gromadzonych na rachunku bankowym pn. rodki asne Ewidencja podatkowa Na podstawie zapisów ewidencji podatkowej dokonywanych w programie komputerowym pn. System Windykacji Op at i Podatków WIP systemy komputerowe RADIX ustalono, e ewidencjonowano w niej zrealizowane dochody na podstawie dowodów wp at oraz wyci gów bankowych (pod dat dokonania wp aty), tj. na poszczególnych kontach podatników (zapis Wn 130/Ma 221 w podzia ce klasyfikacji bud etowej). Na koniec ka dego miesi ca, w cznej kwocie dokonanych i zaewidencjonowanych wp at miesi ca (w ewidencji podatkowej), dokonywano dekretacji, tj. przes ania danych z ewidencji podatkowej do Systemu Ksi gowo ci Bud etowej FKB, zawieraj cych kwoty podatków i op at, zaksi gowanych w systemie WIP. rodki gromadzone na rachunku rodków w asnych przekazywano na rachunek bud etu. Na podstawie wyci gów bankowych z ww. rachunków ustalono, e w 2006 roku dokonano 11 przelewów rodków z rachunku bankowego pn. rodki w asne na rachunek bud etu co obrazuje za cznik nr 2 do protoko u kontroli. Kontroluj cy stwierdza, e wed ug stanu na dzie r. przekazano w ca ci rodki z rachunku pn. rodki w asne (tj. dokonane w 2006 roku wp aty) na rachunek bud etu, tj. w kwocie ,20 z Ewidencja bud etowa Jak wskazano powy ej wp aty z tytu u dochodów realizowanych przez Urz d Gminy ewidencjonowano w ewidencji podatkowej zapisem Wn 130/Ma 221. Na koniec ka dego miesi ca przesy ano dane dot. dokonanych wp at z ewidencji podatkowej do systemu ksi gowo ci bud etowej. Obejmuj c kontrol stany rodków na rachunkach bankowych pn. rodki w asne i Rachunek bud etu za okres od dnia r. do r. (dobór próby do kontroli losowy) ustalono, e suma rodków zgromadzonych na ww. rachunkach nie 23

24 odpowiada zapisom ewidencji ksi gowej (patrz za cznik nr 3 do protoko u kontroli). W praktyce zapisy przed onej do kontroli ewidencji ksi gowej pozwala y ustali zgodno stanu rodków pieni nych zgromadzonych na rachunku bud etu z odpowiedni ewidencj konta 133. Do kontroli nie przed ono ewidencji potwierdzaj cej zgodno stanu rodków pieni nych na rachunku bankowym pn. rodki w asne z ewidencj prowadzon na kontach zespo u pierwszego. W zwi zku z powy szym zwrócono si do Skarbnika Gminy Pani Ewy pi ewskiej o wskazanie sposobu ewidencjonowania dochodów gromadzonych na rachunku rodków asnych w ksi gowo ci bud etowej oraz odpowiedniego konta zespo u pierwszego rodki pieni ne i inne rachunki bankowe na którym ewidencjonowano ww. rodki, celem ustalenia zgodno ci stanu rodków pieni nych na wym. rachunkach bankowych mi dzy ewidencj ksi gow banku a ewidencj jednostki. W z onych wyja nieniach (za cznik nr 4 do protoko u kontroli) Skarbnik wyja ni a, e Zgodno stanu rodków pieni nych na rachunku bankowym pn. rodki w asne a ewidencj ksi gow jednostki jest kontrolowana na stanowisku ewidencji dochodów, gdzie pod dat wyci gu bankowego w systemie WIP dochody s ksi gowane na kontach podatników z jednoczesn klasyfikacj na kontach Wn 130, Ma 221. rodkami z rachunku pn. rodki w asne okresowo jest zasilane konto Gminy. Wp yw rodków na rachunek Gminy jest ewidencjonowany pod dat przelewu bankowego na kontach Wn 133, Ma 222. W roku 2006 przekazano w pe nej wysoko ci wp aty dokonane na rachunek pn. rodki w asne na rachunek bud etu. Pragn podkre li, ze zgodno stanu rodków na rachunkach bankowych prowadzonych przez bank PKO BP SA O/I awa zarówno dla Urz du Gminy jak i Gminy Nowe Miasto Lubawskie jest mo liwy do ustalenia zarówno na podstawie wyci gów bankowych jak i programu komputerowego s cego do obs ugi systemu bankowo ci elektronicznej pn. MultiCash. Przyj ty sposób ewidencji operacji gospodarczych i program komputerowy firmy RADIX pn. Finanse i ksi gowo (FKJ) s cy do ewidencjonowania operacji gospodarczych w jednostce Urz dzie Gminy, w tym na koncie 130 uniemo liwia mi uzyskanie i udost pnienie inspektorom kontroli danych potwierdzaj cych zgodno stanu rodków na rachunku bankowym pn. rodki asne z ewidencj na kontach zespo u pierwszego. Podsumowuj c ustalenia kontroli w powy szym zakresie oraz z one przez Skarbnika Gminy wyja nienia kontroluj cy stwierdza, e: 24

25 dochody wp acane na rachunek bankowy pn. rodki w asne ewidencjonowano w ksi gowo ci podatkowej na kontach podatników (zapis Wn 130/Ma 221 w podzia ce klasyfikacji bud etowej). Zapisy ewidencji uniemo liwia y ustalenie stanu rodków na rachunku rodków w asnych, prowadzona w jednostce ewidencja ksi gowa uniemo liwia a ustalenie stanu rodków pieni nych gromadzonych na rachunku bankowym pn. rodki w asne. W praktyce nie prowadzono konta, którego saldo umo liwia oby ustalenie ww. zgodno ci pomi dzy ewidencj banku a ewidencj jednostki. Opisany sposób prowadzenie ewidencji ksi gowej uniemo liwiaj cy w praktyce ustalenie zgodno ci stanu rodków pieni nych pomi dzy ewidencj ksi gow banku a ewidencj jednostki, co dotyczy rodków gromadzonych na rachunku rodków w asnych, stanowi w zakresie funkcjonowania kont zespo u 1 rodki pieni ne i rachunki bankowe oraz konta 130 naruszenie przepisów: za cznika nr 2 do obowi zuj cego do dnia 30 czerwca 2006 roku rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowo ci oraz planów kont dla bud etu pa stwa, bud etów jednostek samorz du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz ze zm.), za cznika nr 2 do obowi zuj cego od dnia 24 sierpnia 2006 r. rozporz dzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowo ci oraz planów kont dla bud etu pa stwa, bud etów jednostek samorz du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), za cznika nr 2 do ZPK z dnia 16 lutego 2005 r. i z dnia 18 grudnia 2006 r. Zgodnie z powy szymi przepisami konta zespo u 1 rodki pieni ne i rachunki bankowe do m.in. ewidencji krajowych i zagranicznych rodków pieni nych, lokowanych na rachunkach w bankach. Konta zespo u 1 maj odzwierciedla operacje pieni ne oraz obroty i stany rodków pieni nych. Zgodnie z przepisami zak adowego planu kont dochody wp acane na rachunek bankowy pn. rodki w asne winny by ewidencjonowane na koncie 130, które y do ewidencji stanu rodków bud etowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki bud etowej z tytu u dochodów i wydatków bud etowych. Przepisy wym. rozporz dze wskazuj, e zapisy na koncie 130 s dokonywane na podstawie wyci gów bankowych, w zwi zku z czym musi zachodzi pe na zgodno zapisów mi dzy bankiem a jednostk. 25

26 Osob odpowiedzialn za opisan nieprawid owo by a Skarbnik Gminy Pani Ewa pi ewska. 2. Gospodarka drukami cis ego zarachowania. Przyj te w jednostce uregulowania wewn trzne w zakresie gospodarki kasowej, w tym gospodarki drukami cis ego zarachowania, opisano powy ej w punkcie III.1.1 protoko u, pn. Organizacja obs ugi kasowej. Druki cis ego zarachowania przechowywano w kasie Urz du Gminy. Odpowiedzialnymi za prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów tych druków w ksi dze druków cis ego zarachowania byli pracownicy, którym powierzono obowi zki w zakresie prowadzenia kasy. Wg stanu na dzie roku przeprowadzono inwentaryzacj druków cis ego zarachowania, co udokumentowano stosownym protoko em (ró nic nie stwierdzono). Stan ilo ciowy druków cis ego zarachowania w odniesieniu do obowi zuj cych w kontrolowanej jednostce ewidencji druków sprawdzono w trakcie kontroli kasy w Urz dzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie w dniu 19 listopada 2007r., a wyniki kontroli opisano w protokole z kontroli kasy, stanowi cym za cznik nr 1 do protoko u kontroli. 3. Rozrachunki i roszczenia. W zakresie rozrachunków i roszcze kontrol obj to: - poprawno rejestrowania obrotów na kontach rozrachunkowych syntetycznych i analitycznych, - realno sald nale no ci i zobowi za na koniec roku, - prawid owo regulowania zobowi za i windykacji nale no ci. 3.1 Uregulowania w zak adowym planie kont (dalej ZPK) w zakresie kont rozrachunkowych Urz du. ZPK dla Gminy i Urz du Gminy wprowadzi do stosowania Wójt Gminy Nowe Miasto Lubawskie ni ej wymienionymi zarz dzeniami: 26