Regulamin uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych w trakcie VIII Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych. I. Informacje i zasady ogólne

Transkrypt

1 Regulamin uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych w trakcie VIII Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych I. Informacje i zasady ogólne 1. Organizatorem Pikniku Inicjatyw Pozarządowych (PIP) jest Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych (OFOP) z siedzibą przy ul. Strzeleckiej 3 lok. 12, Warszawa. 2. PIP odbędzie się 9 września 2017 roku w Warszawie i ma na celu zaprezentowanie w interaktywnej, przyjaznej formie działalności organizacji pozarządowych i zachęcenie mieszkańców Warszawy do aktywnego uczestnictwa w wydarzeniach, poprzez włączanie się w inicjatywy obywatelskie, a także inspirując do samodzielnego ich podejmowania. 3. Działania przeprowadzone w ramach PIP zostaną wyłonione przez Organizatora na podstawie konkursu opisanego w niniejszym Regulaminie. 4. Zgłoszenie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu dla potrzeb niezbędnych do organizacji Pikniku (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Dz. U r. poz. 922). 5. Zgłoszenie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku (zdjęć, nagrań audio i wideo z Pikniku, logotypu organizacji) w materiałach organizatorów o charakterze informacyjno- promocyjnym. 6. Uczestnikami Pikniku mogą być organizacje pozarządowe oraz podmioty w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz podmioty i grupy nieformalne o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy. 7. Udział organizacji pozarządowych oraz grup nieformalnych działających na terenie i na rzecz mieszkańców Warszawy jest współfinansowany z budżetu Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy. 8. Organizacja działająca na rzecz Warszawy i warszawiaków to organizacja, która w 2016 lub w 2017 roku prowadziła lub prowadzi projekty na rzecz mieszkańców miasta. Projekty te mogą być finansowane z różnych źródeł lub mieć charakter wolontariacki. 9. Organizacje chcące wziąć udział w Pikniku, niedziałające na rzecz Warszawy i warszawiaków, zobligowane są do podpisania umowy z Ogólnopolską Federacją Organizacji Pozarządowych (załącznik nr 3) oraz poniesienia kosztów związanych z zapewnieniem stoiska, w tym namiotu z wyposażeniem (krzesła i stół). Płatności w wysokości 250 zł brutto, należy dokonać w przeciągu 7 dni od wystawienia rachunku, na konto Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowej. 10. Działania w przestrzeni wspólnej, bez stoiska namiotowego, są zwolnione z opłat.

2 II. Przygotowanie i złożenie formularza zgłoszeniowego 1. Wniosek należy przygotować i przesłać poprzez formularz on-line, znajdującym się na stronie 2. Zgłoszone działania muszą być zgodnie z obowiązującymi zapisami prawa, szanujące godność człowieka i przestrzegające zasady etyki. 3. Działania mogą obejmować: aktywizację społeczności lokalnej, innowacyjność, interaktywność, działania angażujące i inspirujące, wykorzystujące nowoczesne technologie, ekologiczne rozwiązania i partycypację obywatelską. Przykłady aktywności: pokazy, warsztaty, happeningi, działania sportowe, wystawy, gry obywatelskie, zabawy dla dzieci, kawiarenki obywatelskie, spacery, gry miejskie, działania performatywne, spotkania itp. 4. Przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego nie jest jednoznaczne z przyznaniem organizacji stoiska na Pikniku. 5. Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego, wypełniający otrzyma wiadomość zwrotną na podany przez siebie adres mailowy. 6. Jeden projektodawca może złożyć jeden wniosek. 7. Zgłoszenie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku (zdjęć, nagrań audio i wideo z Pikniku, logotypu organizacji) w materiałach organizatorów o charakterze informacyjno- promocyjnym. 8. Wnioski złożone nieterminowo zostaną odrzucone. III. Rozpatrywanie ofert i realizacja działania 1. Złożony wniosek oceniany będzie przez Organizatora zgodnie z kryteriami "Karty Oceny", stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Na podstawie punktacji zostanie przygotowana lista projektów rekomendowanych do udziału w PIP. 2. Organizacje rekomendowane do udziału w PIP, zostaną poinformowane drogą mailową o wynikach rekrutacji. 3. Lista projektów zostanie opublikowana na stronie OFIP-u do dnia r. 4. Na wniosek projektodawcy Organizator udostępni kartę oceny projektu. 5. Z każdym realizatorem działań zostanie podpisane porozumienie (wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu) lub umowa, w przypadku organizacji zarejestrowanych poza granicami Warszawy (załącznik nr 3).

3 6. Realizacja projektu przebiegać musi zgodnie z zapisami umowy/porozumienia, których integralną część stanowi wniosek zgłoszeniowy. 7. Organizacja prezentująca się podczas Pikniku jest zobowiązana do prowadzenia stanowiska przez cały czas trwania imprezy (w godzinach ). 8. Projektodawca, po zakończeniu realizacji projektu określonego w umowie, sporządza sprawozdanie merytoryczne i składa je w ustalonym terminie u Organizatora (do roku ). Wzór sprawozdania z realizacji projektu stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.

4 Załącznik nr 1 do Regulaminu uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych Nr wniosku: Data wpłynięcia: Karta oceny zgłoszenia na Piknik Inicjatyw Pozarządowych. Wniosek może dostać max 14 punktów, każde kryterium jest oceniane w skali 0-3 punkty, gdzie punkty oznaczają: 0 - brak spełnianie kryterium 1 - kryterium spełnione w niepełnym stopniu 2 - kryterium spełnione w bardzo dobrym stopniu Kryterium: Punktacja: Komentarz: 1. Wniosek został złożony terminowo. 2. Wniosek został przygotowany starannie, wszystkie pola zostały wypełnione. 3. Organizacja ma doświadczenie w pracy na rzecz społeczności lub ma potencjał do jej przeprowadzenia. 4. Proponowana aktywność wpisuje się w cele PIP. 5. Proponowana aktywność jest możliwa do przeprowadzenia w ramach PIP. 6. Proponowane działanie w aktywny sposób angażuje uczestników Pikniku. Dodatkowy komentarz: Data i podpis eksperta: 7. Proponowana aktywność jest atrakcyjna i innowacyjna.

5 Załącznik nr 2 do Regulaminu uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych POROZUMIENIE NR... na realizację działań w ramach Pikniku Inicjatyw Pozarządowych w trakcie VIII Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych zawarta w dniu... w Warszawie pomiędzy: Ogólnopolską Federacją Organizacji Pozarządowych, z siedzibą w Warszawie /03-433/ przy ul. Strzeleckiej 3 lok. 12, zwanym dalej Zleceniodawcą, reprezentowanym przez: 1)... 2) a: A)... z siedzibą w..., zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym pod nr. lub innym rejestrze/ewidencji. pod numerem., zwanym dalej Zleceniobiorcą reprezentowanym przez: 1)... 2)..* B)... zamieszkałym/-łą w... legitymującym/-ą się dowodem osobistym o nr., zwanym/-ą dalej Zleceniobiorcą.* (*dla organizacji pozarządowej wypełnić tylko część "A", dla grupy nieformalnej lub lokalnego lidera wypełnić tylko część "B")

6 1. Przedmiot porozumienia 1. Przedmiotem niniejszego porozumienia jest realizacja przez Zleceniobiorcę działania w ramach Pikniku Inicjatyw Pozarządowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) i Regulaminem uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych w trakcie VIII Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych, o nazwie: Opis działania znajduje się w przesłanym wcześniej i zaakceptowanym przez Organizatora zgłoszeniu, który stanowić ma załącznik nr 1 do niniejszego Porozumienia. 3. Termin realizacji zadania ustala się od dnia 09 września Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazywania ustnej informacji kierowanej do odbiorców działań w trakcie realizacji zadania o fakcie, iż zadanie to jest realizowane w ramach PIP i VIII OFIP i finansowane ze środków m.st. Warszawy. 2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do umieszczania logo m.st. Warszawy, logo OFOP i logo OFIP na wszystkich materiałach i produktach promocyjnych w celu promocji stoiska na PIP. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do dołączenia do komunikacji promocyjnej OFIPu, przeprowadzanej przez Organizatora (tj. wydarzenie na facebooku, mailing, dystrybucja plakatów). 3. Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy 1. Sprawozdanie z wykonania zadania powinno zostać sporządzone przez Zleceniobiorcę według wzoru stanowiącego załącznik do Regulaminu uczestnictwa w PIP i dostarczone do Zleceniodawcy w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji zadania tj. najpóźniej do dnia 16 września 2017r. 4. Rozwiązanie porozumienia za porozumieniem Stron 1. Porozumienie może być rozwiązane na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonywanie porozumienia 5. Rozwiązanie porozumienia przez Zleceniobiorcę lub Zleceniodawcę 1. Porozumienie może być rozwiązane przez Zleceniobiorcę i Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) braku kontaktu przez czas dłuższy niż 10 dni, pomimo 3 prób nawiązania go; 2) wykorzystywania udzielonego wsparcia niezgodnie z przeznaczeniem;

7 3) nieterminowego oraz nienależytego wykonywania działania 4) niedoprowadzenia przez Zleceniodawcę w terminie określonym do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 6. Forma pisemna oświadczeń 1. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z niniejszym porozumieniem wymagają pod rygorem nieważności zawarcia w formie pisemnej aneksu. 2. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszego porozumienia wyjaśniane będą w formie pisemnej. 7. Odpowiedzialność wobec osób trzecich 1. Zleceniobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją zadania. 2. W zakresie związanym z realizacją zadania, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, Zleceniobiorca odbiera stosowne oświadczenia osób, których te dane dotyczą, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r. poz. 922). Postanowienia końcowe 8. W zakresie nieuregulowanym porozumieniem stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938, 1646.). 9. Ewentualne spory powstałe w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszego porozumienia Strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie właściwego ze względu na siedzibę Zleceniodawcy sądu powszechnego. 10. Porozumienie zostało sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Zleceniobiorca(-cy): Zleceniodawca: ZAŁĄCZNIKI: 1) zaktualizowany formularz zgłoszeniowy;

8 Załącznik nr 3 do Regulaminu uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych UMOWA NR... na realizację działań w ramach Pikniku Inicjatyw Pozarządowych w trakcie VIII Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych zawarta w dniu... w Warszawie pomiędzy: Ogólnopolską Federacją Organizacji Pozarządowych, z siedzibą w Warszawie /03-433/ przy ul. Strzeleckiej 3 lok. 12, zwanym dalej Zleceniodawcą, reprezentowanym przez: 3)... 4) a: A)... z siedzibą w..., zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym pod nr. lub innym rejestrze/ewidencji. pod numerem., zwanym dalej Zleceniobiorcą reprezentowanym przez: 1)... 2)..* B)...zamieszkałym/-łą w... legitymującym/-ą się dowodem osobistym o nr., zwanym/-ą dalej Zleceniobiorcą.* (*dla organizacji pozarządowej wypełnić tylko część "A", dla grupy nieformalnej lub lokalnego lidera wypełnić tylko część "B")

9 1. Przedmiot porozumienia 1. Przedmiotem niniejszego porozumienia jest realizacja przez Zleceniobiorcę działania w ramach Pikniku Inicjatyw Pozarządowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) i Regulaminem Uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych w trakcie VIII Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych, o nazwie: Opis działania znajduje się w przesłanym wcześniej i zaakceptowanym przez Organizatora zgłoszeniu, który stanowić ma załącznik nr 1 do niniejszego Porozumienia. 3. Termin realizacji zadania ustala się od dnia 09 września Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazywania ustnej informacji kierowanej do odbiorców działań w trakcie realizacji zadania o fakcie, iż zadanie to jest realizowane w ramach PIP i VIII OFIP i współfinansowane ze środków m.st. Warszawy. 2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do umieszczania logo m.st. Warszawy, logo OFOP i logo OFIP na wszystkich materiałach i produktach promocyjnych w celu promocji stoiska na PIP. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do dołączenia do komunikacji promocyjnej OFIPu, przeprowadzanej przez Organizatora (tj. wydarzenie na facebooku, mailing, dystrybucja plakatów). 3. Udostępnienie miejsca do przeprowadzenia działań 4. Zleceniodawca zobowiązuje się do udostępnienia miejsca na przeprowadzenie działań zgodnie z Regulaminem Pikniku Inicjatyw Obywatelskich. 5. Zleceniobiorca zobowiązuje się w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury pokryć koszty związane z organizacją miejsca, takie jak: wynajęcie namiotu, dwóch krzeseł, stołu i inne koszty organizacyjne w wysokości 250 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych). Dane do przelewu: Tytuł przelewu: Uczestnictwo i współorganizacja miejsca programowego w czasie PIP zgodnie z umową nr Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych ul. Strzelecka 3 lok. 12, Warszawa Nr. konta

10 4. Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy 1. Sprawozdanie z wykonania zadania powinno zostać sporządzone przez Zleceniobiorcę według wzoru stanowiącego załącznik do Regulaminu uczestnictwa w PIP i dostarczone do Zleceniodawcy w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji zadania tj. najpóźniej do dnia 16 września 2017r. 5. Rozwiązanie porozumienia za porozumieniem Stron 2. Porozumienie może być rozwiązane na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonywanie porozumienia. 6. Rozwiązanie porozumienia przez Zleceniobiorcę lub Zleceniodawcę 2. Porozumienie może być rozwiązane przez Zleceniobiorcę i Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) braku kontaktu przez czas dłuższy niż 10 dni, pomimo 3 prób nawiązania go; 2) wykorzystywania udzielonego wsparcia niezgodnie z przeznaczeniem; 3) nieterminowego oraz nienależytego wykonywania działania 4) niedoprowadzenia przez Zleceniodawcę w terminie określonym do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. 7. Forma pisemna oświadczeń 1. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z niniejszym porozumieniem wymagają pod rygorem nieważności zawarcia w formie pisemnej aneksu. 2. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszego porozumienia wyjaśniane będą w formie pisemnej. 8. Odpowiedzialność wobec osób trzecich 1. Zleceniobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją zadania. 2. W zakresie związanym z realizacją zadania, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, Zleceniobiorca odbiera stosowne oświadczenia osób, których te dane dotyczą, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r. poz. 922).

11 Postanowienia końcowe 9. W zakresie nieuregulowanym porozumieniem stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121) oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938, 1646.). 10. Ewentualne spory powstałe w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszego porozumienia Strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie właściwego ze względu na siedzibę Zleceniodawcy sądu powszechnego. Porozumienie zostało sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 11. Zleceniobiorca(-cy): Zleceniodawca: ZAŁĄCZNIKI: 1) zaktualizowany formularz zgłoszeniowy;

12 Załącznik nr 4 do Regulaminu uczestnictwa w Pikniku Inicjatyw Pozarządowych SPRAWOZDANIE z wykonania działania w ramach Pikniku Inicjatyw Pozarządowych... (tytuł projektu) w okresie od... do... określonego w porozumieniu nr... zawartej w dniu... r. pomiędzy Ogólnopolską Federacją Organizacji Pozarządowych a... Cz. I. Sprawozdanie merytoryczne 1. OPIS DZIAŁANIA: Opiszcie zrealizowane działanie, uwzględniając szacunkową liczbę osób, która wzięła w nich udział. Opiszcie odbiorców Waszych działań - kim byli, dlaczego brali udział w Waszym działaniu. 2. SUKCESY: Opiszcie, co udało się osiągnąć dzięki Waszemu działaniu. Co udało się najlepiej? Z czego jesteście szczególnie dumni? Co poradzilibyście innym organizacjom biorącym udział w PIP? 3. TRUDNOŚCI: Czy w trakcie realizacji projektu napotkaliście jakieś problemy? Czy i jak udało się je przezwyciężyć? Co sprawiło największy problem? Co poprawilibyście na przyszłość? 4. DODATKOWE INFORMACJE: Podzielcie się swoimi spostrzeżeniami, uwagami i pomysłami, które mogą usprawnić realizację kolejnego OFIPu: Cz. III. Załączniki: 1. Np. Zdjęcia z realizacji działania (pieczęć Zleceniobiorcy) (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy)... Data, miejscowość