Przewodnik kwalifikowalności kosztów w Programie LIDER VI edycja

Transkrypt

1 Narodowe Centrum Badań i i Rozwoju Przewodnik kwalifikowalności kosztów w Programie LIDER VI edycja Spotkanie informacyjne ul. Nowogrodzka 47a Warszawa

2 PLAN PREZENTACJI Zasady finansowania podstawa prawna Kategorie kosztów Kwalifikowalność i dokumentowanie kosztów Zasady wypłaty środków Zmiany finansowe w umowie

3 ZASADY FINANSOWANIA PODSTAWA PRAWNA Źródła NCBR: umowa o wykonanie i finansowanie projektu przewodnik kwalifikowalności kosztów LIDER VI edycja Powszechnie obowiązujące przepisy prawa m.in.: ustawa Prawo zamówień publicznych ustawa o rachunkowości ustawa o VAT kodeks pracy ustawa o zasadach finansowania nauki Wewnętrzne regulacje obowiązujące w jednostce: regulamin wynagradzania regulamin dot. zasady stosowania ustawy Pzp/zasady konkurencyjności polityka księgowo-rachunkowa

4 KATEGORIE KOSZTÓW Przewodnik kwalifikowalności kosztów LIDER VI edycja dostępny na /Programy krajowe/lider/ Lider VI/materiały do pobrania. KOSZTY BEZPOŚREDNIE W - koszty wynagrodzeń A - koszty aparatury naukowo-badawczej G - koszty budynków i gruntów E koszty podwykonawstwa Op - Inne koszty bezpośrednie KOSZTY POŚREDNIE O koszty ogólne

5 W koszty wynagrodzeń KATEGORIE KOSZTÓW Kwalifikowalne są koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, osób zatrudnionych przy prowadzeniu prac merytorycznych (Kierownika projektu, członków zespołu badawczego, pracowników technicznych i pozostałych pracowników pomocniczych, brokera technologii) Kwalifikowalna jest część w jakiej wynagrodzenia są bezpośrednio związane z realizacją projektu Dokumentowanie pracy: w przypadku umowy o pracę - lista płac w przypadku niepełnego wymiaru kwalifikowalna część wynagrodzenia określana jest na podstawie oddelegowania lub karty czasu pracy (nieregularna praca) w przypadku umowy zlecenia/o dzieło rachunek, wykaz obowiązków, protokół odbioru Kwalifikowalne są składniki płacowe i pozapłacowe wynagrodzenia, w tym m.in. wynagrodzenie zasadnicze, narzuty po stronie pracodawcy, pracownika, zaliczka na podatek dochodowy, nagrody/premie/dodatki przewidziane w regulaminie wynagradza i obejmujące wszystkich pracowników Jednostki, dodatek stażowy, składka na Fundusz Pracy, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

6 A koszty aparatury naukowo-badawczej Kwalifikowalne są koszty: KATEGORIE KOSZTÓW Aparatury naukowo - badawczej i innych urządzeń służących celom badawczym Wiedzy technicznej i patentów zakupionych lub użytkowanych na podstawie licencji, zakupionych od osób trzecich dot. wartości materialnych i niematerialnych (patenty, licencje, know-how, nieopatentowana wiedza techniczna) W przypadku aparatury naukowo badawczej kwalifikowalne są: 1) zakup finansowany w 100% 2) amortyzacja 3) odpłatne korzystanie z aparatury

7 A koszty aparatury naukowo-badawczej KATEGORIE KOSZTÓW 1) Finansowany w 100% jest koszt zakupu lub wytworzenia aparatury niezbędnej do prawidłowej realizacji projektu, gdy łącznie spełnione są następują warunki: - aparatura nie stanowi dużej infrastruktury badawczej, tj. nie przekracza zł dla nauk ścisłych, inżynieryjnych lub zł dla nauk humanistycznych i społecznych - środek trwały będzie włączony w rejestr środków trwałych Jednostki - zakup został ujęty we wniosku o dofinansowanie wraz z merytorycznym uzasadnieniem - Jednostka nie dysponuje aparaturą/środkiem trwałym, który mógłby zostać użyty zamiennie

8 A koszty aparatury naukowo-badawczej 2) Amortyzacja KATEGORIE KOSZTÓW Koszt wykorzystania aparatury, innych urządzeń stanowiących dużą infrastrukturę badawczą (zgodnie z art. 20, pkt 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki) rozliczany może być w projekcie tylko za pomocą odpisów amortyzacyjnych Odpisy amortyzacyjne kwalifikowalne są w przypadku spełnienia łącznie następujących przesłanek: - aparatura jest niezbędna do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywana w związku z projektem - aparatura jest ewidencjonowana w rejestrze środków trwałych Jednostki Odpisy amortyzacyjne kwalifikowalne są tylko w okresie realizacji projektu oraz w proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu.

9 A koszty aparatury naukowo-badawczej KATEGORIE KOSZTÓW 3) Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej Kwalifikowalne są: a) Koszty odpłatnego korzystania z aparatury w zakresie i czasie niezbędnym do realizacji projektu. b) W przypadku leasingu operacyjnego - Raty kapitałowe (bez części odsetkowej i innych opłat) W przypadku leasingu finansowego - Odpisy amortyzacyjne. Koszty kategorii A zostają uznane jedynie w wysokości do 15% kosztów kwalifikowalnych projektu

10 G koszty budynków i gruntów KATEGORIE KOSZTÓW Kwalifikowalne są koszty poniesione w zakresie i czasie niezbędnym do realizacji Projektu. Dzierżawa gruntów - raty dzierżawne bez części odsetkowej Wieczyste użytkowanie gruntów raty użytkowania wieczystego (bez części odsetkowej) Amortyzacja budynków odpisy amortyzacyjne (koszty amortyzacji obliczane na podstawie przepisów o rachunkowości)

11 E koszty podwykonawstwa KATEGORIE KOSZTÓW Kwalifikowalne są koszty zlecenia stronie trzeciej istotnej części merytorycznych prac projektu, które nie są wykonywane na terenie i pod bezpośrednim nadzorem Beneficjenta. Za podwykonawstwo nie uznaje się czynności pomocniczych, takich jak usługi prawne/księgowe. Koszty podwykonawstwa są wyłączone z podstawy naliczania kosztów ogólnych projektu.

12 KATEGORIE KOSZTÓW Op inne koszty operacyjne Koszty materiałów, środków eksploatacyjnych i innych produktów związanych bezpośrednio z realizowanym projektem. Przykłady: Sprzęt laboratoryjny, niezbędne surowce, materiały oraz elementy służące do budowy i na stałe zainstalowane w prototypie Koszty utrzymania linii technologicznych (w okresie i w proporcji wykorzystania w projekcie) Koszty usług doradczych (usługi brokera technologii, doradztwa w zakresie ochrony patentowej wraz z opłatami za pierwsze zgłoszenie patentowe) Koszty usług obcych (usługi serwisowe, koszty napraw, usługi transportowe) Koszty delegacji, organizacji warsztatów, uczestnictwa w konferencjach, niezbędnych szkoleniach Kierownika i Zespołu Badawczego. Koszty prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego Koszty promocji projektu (publikacje, strona internetowa) Koszty wymienione w kategorii O mogą być rozliczone w kategorii OP, tylko jeżeli koszty te niezbędne i bezpośrednio związane z realizowanym projektem, a ich wartość została wiarygodnie określona.

13 O koszty ogólne KATEGORIE KOSZTÓW Dodatkowe koszty ponoszone w związku z realizacją projektu Przykłady: Koszty wynajmu i utrzymania budynków (czynsz, media, utylizacja odpadów, sprzątanie, ochrona) Koszt adaptacji pomieszczeń Koszt wynagrodzeń personelu związanego ze stała działalnością Jednostki i tylko w pośredni sposób związanego z realizacją projektu (personel zarządzający, administracyjny, pomocniczy) Koszt usług pocztowych, telefonicznych, kurierskich Koszt materiałów biurowych, urządzeń i sprzętu biurowego, usług drukarskich i ksero

14 O koszty ogólne KATEGORIE KOSZTÓW Koszty ogólne rozliczane są ryczałtem, jako procent od pozostałych kosztów, z wyłączeniem kategorii E, według wzoru: O=(Op+W+A+G) x max. 25 % Koszty ogólne rozliczone ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione Brak obowiązku zbierania i opisywania dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne

15 KATEGORIE KOSZTÓW Załącznik nr 3 KOSZTORYS wykonania Projektu Nr ZADANIA CAŁKOWITY KOSZT OGÓŁEM W A G E OP O ( ) =12/ KATEGORIA BADAŃ PODMIOT REALIZUJĄCY BN1;BN2,BN3,PR* Uniwersytet Warszawski BN1;BN2,BN3 Uniwersytet,PR* Warszawski BN1;BN2,BN3 Uniwersytet,PR* Warszawski RODZAJ PODMIOTU uczelnia publiczna uczelnia publiczna uczelnia publiczna KATEGORIE KOSZTÓW KWALIFIKOWANYCH DOFINANSOWANIE NCBR POZIOM WKŁAD DOFINANSO WŁASNY WANIA % , , , , , , , ,00 0,00 100,00% ,00 0, , , , , , ,00 0,00 100,00% 6 000, , , , , , , ,00 0,00 100,00% OGÓŁEM: , , , , , , , ,00 0,00 100,00% * BN1- badania naukowe podstawowe, BN2 - badania naukowe stosowane, BN3 - badania naukowe przemysłowe, PR - prace rozwojowe niepotrzebne skreslić W imieniu Wykonawcy: Kierownik Projektu Kierownik Jednostki (imię i nazwisko, podpis) (pieczęć imienna, podpis)

16 KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Koszty kwalifikowane spełniają łącznie następujące warunki: 1. poniesione w okresie kwalifikowalności (okres realizacji projektu) 2. niezbędne do zrealizowania celów projektu 3. zgodne z kosztorysem projektu i katalogiem kosztów kwalifikowanych 4. udokumentowane i możliwe do zweryfikowania 5. poniesione w sposób efektywny i racjonalny 6. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa 7. poniesione zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakład/rezultat

17 DOKUMENTOWANIE PONIESIONYCH KOSZTÓW Koszty powinny być udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji projektu pod względem finansowym i merytorycznym. Należy stosować politykę księgowo-rachunkową obowiązującą w Jednostce, w której realizowany jest projekt. Jednostka realizująca projekt zobowiązana jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych. Dowodem poniesienia kosztu jest wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

18 DOKUMENTOWANIE KOSZTÓW Wszystkie oryginały dokumentów księgowych dotyczące ponoszonych kosztów bezpośrednich muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z realizowanym projektem. W opisie dokumentu należy uwzględnić informacje takie jak: nr umowy, nr zadania/etapu, kwotę kwalifikowaną w odniesieniu do danego zadania/etapu, kategorię kosztu. Wszystkie wykazane w rozliczeniu koszty muszą być faktycznie poniesione i opłacone w terminie max. do 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu nie później niż na dzień złożenia raportu końcowego. W przypadku kwalifikacji kosztu pod względem terminów decydująca jest data wystawienia /zaksięgowania dokumentu. Zapłata za dany towar lub usługę może nastąpić w terminie późniejszym.

19 KWALIFIKOWALNOŚĆ VAT Podatek VAT stanowi koszt kwalifikowany jedynie wówczas, gdy został poniesiony przez Jednostkę w związku z kosztami kwalifikowalnymi, zaś Jednostka nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT. Możliwość odzyskania podatku VAT rozpatruje się w świetle ustawy o VAT. Jednostka zobowiązana jest złożyć oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT w każdym wniosku o płatność. W przypadku zaistnienia przesłanek umożliwiających odzyskanie podatku VAT, Jednostka zobowiązana jest poinformować o tym fakcie Centrum oraz dokonać stosownej korekty w zakresie rozliczeń.

20 PODWÓJNE FINANSOWANIE Zakaz podwójnego sfinansowania kosztu, całkowite lub częściowe Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: wykazanie tego samego kosztu w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków krajowych lub wspólnotowych, sfinansowanie kosztów podatku VAT ze środków projektu, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o VAT, zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej lub dofinansowania innego projektu, a następnie wykazanie kosztów amortyzacji tego środka w projekcie objętym dofinansowaniem.

21 STOSOWANIE USTAWY PZP Jednostka zobowiązana jest stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień publicznych w ramach Projektu, gdy wymóg stosowania ustawy wynika z jej przepisów lub przepisów odrębnych. W sytuacji kiedy ustawa Prawo zamówień publicznych wyłącza jej stosowanie, np.: na podstawie art. 4 pkt 8 Jednostka zobowiązana jest stosować wewnętrzne regulaminy obowiązujące w tym zakresie. Wszystkie koszty kwalifikowalne ponoszone są z zachowaniem naczelnych zasad Prawa zamówień publicznych, w szczególności zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości jak również jest zobowiązany do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności.

22 STOSOWANIE USTAWY PZP Personel projektu może być zaangażowany w jego realizację na podstawie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych. Umowa o pracę zastosowanie ma kodeks pracy Umowa cywilnoprawna zastosowanie ma ustawa Prawo zamówień publicznych lub umowa o dofinansowanie (nie dotyczy osób wskazanych jako członkowie zespołu badawczego we wniosku o dofinansowanie) istnieje możliwość kwalifikowania w projekcie wynagrodzenia osób, z którymi Jednostka zawarła umowy cywilnoprawne przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, pod warunkiem archiwizowania dokumentacji potwierdzającej wybór takich osób zgodnie z przepisami ustawy lub wniosku o dofinansowanie (nie dotyczy osób wskazanych jako członkowie zespołu badawczego we wniosku o dofinansowanie)

23 STOSOWANIE ZASADY KONKURENCYJNOŚCI Jeżeli Jednostka nie jest zobowiązana do stosowania ustawy Pzp, w przypadku realizacji w ramach Projektu zakupu towarów lub usług, których wartość netto przekracza wyrażoną z złotych polskich równowartość kwoty o której mowa w art. 4 pkt. 8 ustawy dokonuje zakupu w oparciu o najbardziej korzystna ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości jak również jest zobowiązany do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności. W tym celu należy: zamieścić zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej, w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym skierować pisemnie lub drogą elektroniczną zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych dostawców lub wykonawców (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia) zasadę konkurencyjności uważa się za spełnioną w przypadku otrzymania tylko jednej oferty, pod warunkiem udokumentowania wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców

24 STOSOWANIE ZASADY KONKURENCYJNOŚCI Zobowiązanie wysłana zapytania ofertowego uznaje się za prawidłowo wykonane w przypadku wysłania zapytania do podmiotów niepowiązanych lub niebędących jednostką zależną, współzależną lub dominującą w relacji do Jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz niebędących podmiotem pozostającym z Jednostką w takim stosunku faktycznym lub prawnym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze dostawcy towaru lub usługi. Udzielenie zamówienia podmiotowi niespełniającemu powyższych warunków możliwe jest wyłącznie w sytuacji uzasadnionej względami ekonomicznymi lub celowościowymi oraz wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Centrum. Powyższe nie dotyczy przypadków, w których wartość netto zakupu towarów lub usług nie przekracza kwoty 3 500,00 zł.

25 ZASADY WYPŁATY ŚRODKÓW FINANSOWYCH Dofinansowanie przekazywane jest Jednostce w transzach w formie zaliczek wypłacanych w wysokości określonej w harmonogramie płatności. Załącznik nr 5- Harmonogram płatności Projektu ŹRÓDŁO FINANSOWAN IA ZAPOTRZEBOWANIE NA ŚRODKI FINANSOWE KOSZT OGÓŁEM ROK 2015 ROK 2016 ROK NCBR WKŁAD WŁASNY OGÓŁEM W imieniu Wykonawcy: Kierownik Projektu Kierownik Jednostki (imię i nazwisko, podpis) (pieczęć imienna, podpis)

26 ZASADY WYPŁATY ŚRODKÓW FINANSOWYCH Pierwsza zaliczka na realizację projektu w wysokości do 50 % środków zaplanowanych w harmonogramie płatności na dany rok budżetowy wypłacana jest Jednostce w terminie 30 dni od daty rozpoczęcia jego realizacji. Kolejne zaliczki w wysokości do 50 % środków zaplanowanych w harmonogramie płatności na dany rok budżetowy wypłacane są na podstawie złożonego wniosku o płatność. Zaliczki dofinansowania przekazywane są na rachunek bankowy Jednostki wskazany w umowie. Kierownik Projektu, zobowiązany jest, w porozumieniu z Jednostką do przedłożenia do Centrum wniosku o płatność w wersji papierowej i elektronicznej nie później niż do 15 listopada danego roku budżetowego. Warunkiem otrzymania kolejnej zaliczki jest wykorzystanie co najmniej 70 % wszystkich przekazanych dotychczas zaliczek. Otrzymane środki finansowe (zaliczki) niewykorzystane w danym roku budżetowym mogą być wykorzystane w kolejnym roku realizacji projektu. Centrum może zmienić wysokość transzy zaliczki w zależności od sytuacji finansowej Centrum lub Jednostki.

27 ZASADY ZWROTU ŚRODKÓW FINANSOWYCH Zwrotowi na rachunek Centrum podlegają: Dochody ze sprzedaży aparatury zakupionej lub wytworzonej ze środków stanowiących dofinansowanie. Suma odsetek bankowych uzyskanych od kwoty dofinansowania, wykazywana w raporcie końcowym. Niewykorzystane środki finansowe na realizację projektu, po zakończeniu realizacji.

28 ZMIANY W REALIZACJI PROJEKTU W przypadku gdy zmiany dotyczą harmonogramu płatności Kierownik Projektu zobowiązany jest przedłożyć do Centrum aktualizację harmonogramu w celu akceptacji. Aktualizacja harmonogramu płatności nie wymaga formy aneksu do umowy o dofinansowanie. Nie uważa się za zmianę warunków umowy 1) przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów nieprzekraczających 15% kwoty w ramach kategorii z jakiej następuje przesunięcie i w ramach kategorii do jakiej następuje przesunięcie (+/- 15%) z zastrzeżeniem, że koszty ogólne są rozliczane ryczałtowo i nie mogą zostać zwiększone; przesunięcia nie mogą zwiększać wysokości wynagrodzenia Kierownika Projektu; 2) zmiany terminów realizacji poszczególnych zadań harmonogramu wykonania projektu z zachowaniem ustaleń kosztorysu i harmonogramu płatności oraz przy niezmienionym terminie zakończenia realizacji Umowy; 3) przesunięć otrzymanych niewykorzystanych w danym roku środków między kolejnymi latami budżetowymi, o ile nie wpływają na ustalenia harmonogramu wykonania projektu i kosztorysu; 4) przesunięcia kosztów pomiędzy poszczególnymi zadaniami projektu do 20 % kwoty dofinansowania zadania, z którego dokonywane jest przesunięcie, przy zachowaniu limitu przesunięć wskazanych w pkt. 1.

29 PRZESUNIĘCIA POMIĘDZY KATEGORIAMI/ZADANIAMI Załącznik nr 3 KOSZTORYS wykonania Projektu Nr ZADANIA CAŁKOWITY KOSZT OGÓŁEM W A G E OP O ( ) =12/11 1 KATEGORIA BADAŃ BN1;BN2,BN3,PR* PODMIOT REALIZUJĄCY Uniwersytet Warszawski RODZAJ PODMIOTU uczelnia publiczna KATEGORIE KOSZTÓW KWALIFIKOWANYCH DOFINANSOWANIE NCBR POZIOM WKŁAD DOFINANSO WŁASNY WANIA % , , , , , , , ,00 0,00 100,00% BN1;BN2,BN3 Uniwersytet uczelnia 2,PR* Warszawski publiczna ,00 0, , , , , , ,00 0,00 100,00% max. - 20% BN1;BN2,BN3 Uniwersytet uczelnia , , , , , , , ,00 0,00 100,00%,PR* Warszawski publiczna OGÓŁEM: , , , , , , , ,00 0,00 100,00% * BN1- badania naukowe podstawowe, BN2 - badania naukowe stosowane, BN3 - badania naukowe przemysłowe, PR - prace rozwojowe niepotrzebne skreslić +/- 15%

30 Narodowe Centrum Badań i i Rozwoju Dziękujemy za uwagę Dział Finansowy Sekcja Finansowania Projektów B+R ul. Nowogrodzka 47a Warszawa