System finansowania oraz rozliczania projektów krajowych Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Blue Gas II Konkurs Warszawa,

Transkrypt

1 System finansowania oraz rozliczania projektów krajowych Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Blue Gas II Konkurs Warszawa, System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

2 PLAN PREZENTACJI 1. Koszty kwalifikowane a) Często popełniane błędy b) Często zadawane pytania 2. Umowa o dofinansowanie a) Wypłata środków b) Zmiany w Umowie 3. Rozliczenie projektu 4. Pytania i odpowiedzi System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

3 1. KOSZTY KWALIFIKOWANE Pełny Przewodnik kwalifikowalności kosztów znajduje się na stronie internetowej Centrum, w dokumentacji konkursowej Blue Gas II Konkurs Materiały do pobrania System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

4 KOSZTY KWALIFIKOWANE 7 Umowy są niezbędne do zrealizowania celów Projektu; są zgodne z Kosztorysem, z uwzględnieniem 10 ust. 4 pkt 1 Umowy; są zgodne z katalogiem kosztów zawartym w 12 Rozporządzenia; są zaksięgowane i udokumentowane zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz polityką rachunkowości stosowaną u Wykonawcy lub Współwykonawcy; zostały poniesione w terminach realizacji Projektu wskazanych w 3 ust. 1 Umowy zostały poniesione zgodnie z zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów. Poniesione koszty mogą być rozliczane zgodnie z zasadą memoriału Koszty kwalifikowane Umowa o dofinansowanie Wniosek o dofinansowanie Ocena eksperta merytorycznego Przewodnik po kwalifikowalności System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

5 System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

6 KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG KOSZTY BEZPOŚREDNIE OP inne koszty operacyjne W koszty wynagrodzeń A - koszty aparatury naukowo-badawczej i WNiP G - koszty budynków i gruntów E koszty podwykonawstwa KOSZTY POŚREDNIE O koszty ogólne UWAGA w kategoriach A, E, O występują różnice w stosunku do Konkursu I System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

7 OP - inne koszty operacyjne KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG W ramach kategorii kwalifikowane są m.in.: koszty materiałów, środków eksploatacyjnych i podobnych produktów, kosztów usług obcych (prawnych, kurierskich), konferencji delegacji szkoleń np. pojawienie się na rynku nowych, innowacyjnych rozwiązań - nowe materiały, nowe technologie, nowe techniki wykonania określonego zadania itp. - dzięki którym zadanie można będzie wykonać bardziej efektywnie, nadać mu nowe dodatkowe cechy, elementów składowych prototypu/demonstratora audytu zewnętrznego - Koszt przeprowadzonego audytu stanowi koszt kwalifikowany jeżeli audyt rozpoczął się co najmniej po zrealizowaniu 50% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu Promocji projektu ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu objętego pomocą. * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

8 W - koszty wynagrodzeń KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG W ramach kategorii kwalifikowane są koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań przemysłowych lub prac rozwojowych (pracowników badawczych, pracowników technicznych, pozostałych pracowników pomocniczych i kierownika projektu) oraz brokera technologii, w części, w jakiej wynagrodzenia te są bezpośrednio związane z realizacją projektu objętego dofinansowaniem. Koszt kwalifikowany stanowią także wybrane składniki płacowe i pozapłacowe wynagrodzenia personelu, proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w projekcie, np.: wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego, dodatek stażowy, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy nagrody/premie/dodatki, w tym premie uznaniowe, premie okresowe i nagrody jednorazowe, które: (i) zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, (ii) zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi zasadami wynagradzania oraz (iii) obejmują wszystkich pracowników danej instytucji. inne zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

9 W - koszty wynagrodzeń KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG Dokumentowanie pracy wykonanej na rzecz projektu w przypadku umowy o pracę lista płac, Jeżeli dany pracownik nie jest zaangażowany w projekt w wymiarze pełnego etatu, określenie kwalifikowanej części wynagrodzenia dokonuje się na podstawie; - oddelegowania pracownika do projektu w częściowym wymiarze etatu, ze wskazaniem zakresu obowiązków w ramach projektu (najbardziej optymalne rozwiązanie) - karta czasu pracy z opisem wykonywanych zadań - dla osób, które pracują nieregularnie na rzecz projektu objętego dofinansowaniem w przypadku umowy zlecenia rachunek, wykaz obowiązków w ramach projektu, protokół odbioru w przypadku umowy o dzieło rachunek, wykaz obowiązków w ramach projektu, protokół odbioru * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

10 KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG A - Koszty aparatury naukowo-badawczej i WNiP - koszty aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń służących celom badawczym - koszty wiedzy technicznej i patentów zakupionych lub użytkowanych na podstawie licencji, uzyskanych od osób trzecich na warunkach rynkowych tj. Wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) w formie patentów, licencji, know-how i nieopatentowanej wiedzy technicznej. 1. Zakup finansowany w 100 % 2. Amortyzacja 3. Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo badawczej, innych urządzeń UWAGA- w I Konkursie możliwe było kwalifikowanie WNiP także w kategorii E. W II Konkursie WNiP rozliczane w kat. E kwalifikowane są w kategorii A. * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

11 A - Koszty aparatury naukowo-badawczej i WNiP 1/ Zakup finansowany w 100 % KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG Koszt zakupu lub wytworzenia aparatury/urządzeń służących celom badawczym będzie w 100% kosztem kwalifikowanym jeżeli koszt ten dotyczy środka, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i jest bezpośrednio wykorzystywany do jego realizacji oraz będą spełnione łącznie następujące warunki: aparatura, inne urządzenia (sprzęt) nie stanowi dużej infrastruktury badawczej zgodnie z art. 20, ust. 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki, środek trwały będzie włączony w rejestr środków trwałych podmiotu dokonującego zakupu, w części Uzasadnienie Wniosku o dofinansowanie Projektu zakup został ujęty w wykazie aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń (sprzętu) służących celom badawczym wraz z merytorycznym uzasadnieniem, jednostka nie dysponuje aparaturą/środkiem trwałym który mógłby zostać użyty zamiennie. Jeżeli spełnione są wszystkie powyższe przesłanki, Wykonawca wykazuje jednorazowo we wniosku o płatność 100 % wartości zakupu lub wytworzenia aparatury/urządzeń służących celom badawczym. * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System System finansowania i realizacji i realizacji projektów projektów w ramach w ramach programu programu Blue BLUE Gas GAS

12 A - Koszty aparatury naukowo-badawczej i WNiP 2/ Amortyzacja KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG Koszt wykorzystania aparatury, innych urządzeń (sprzętu) stanowiącego dużą infrastrukturę badawczą zgodnie z art. 20, ust. 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki, rozliczany może być w projekcie tylko za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aparatury stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: aparatura jest niezbędna do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywana w związku z projektem aparatura, inne urządzenia (sprzęt), służące celom badawczym będą ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów dokonujących zakupu Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu oraz proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu. Wartość rezydualna środka trwałego po zakończeniu realizacji projektu nie jest kosztem kwalifikowanym. * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System System finansowania i realizacji i realizacji projektów projektów w ramach w ramach programu programu Blue BLUE Gas GAS

13 KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG A - Koszty aparatury naukowo-badawczej i WNiP 3/ Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń Koszty ponoszone w ramach odpłatnego korzystania z aparatury stanowią koszty kwalifikowane w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji projektu objętego pomocą. W przypadku: leasingu operacyjnego - kwalifikowane są tylko raty kapitałowe (bez części odsetkowej i innych opłat) leasingu finansowego - odpisy amortyzacyjne. * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System System finansowania i realizacji i realizacji projektów projektów w ramach w ramach programu programu Blue BLUE Gas GAS

14 KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG G - koszty gruntów i budynków Koszty budynków i gruntów kwalifikowane są w zakresie i przez okres niezbędny do realizacji projektu; w przypadku budynków są to koszty amortyzacji odpowiadające okresowi realizacji projektu objętego pomocą, obliczone na podstawie przepisów o rachunkowości. W przypadku gruntów są to koszty transferu handlowego lub rzeczywiste poniesione koszty kapitałowe W ramach tej kategorii kwalifikowane są m.in. następujące rodzaje kosztów: dzierżawa gruntów wieczyste użytkowanie gruntów amortyzacja budynków * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

15 E - koszty podwykonawstwa KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG Koszty podwykonawstwa, rozumianego jako zlecanie stronie trzeciej istotnej części merytorycznych prac projektu, które nie są wykonywane na terenie i pod bezpośrednim nadzorem Wykonawcy/Współwykonawców. Za podwykonawstwo nie uznaje się czynności pomocniczych, niezbędnych do wykonania zadań projektowych takich jak usługi prawne lub księgowe. Kategoria wyłączona z podstawy naliczania kosztów ogólnych projektu Koszty te zostają uznane jedynie w wysokości do 70% całkowitych kosztów kwalifikowanych fazy badawczej realizowanej przez przedsiębiorcę UWAGA w II Konkursie w kategorii E kwalifikowane jest wyłącznie podwykonawstwo. W I Konkursie kategoria ta poszerzona była m.in. o WNIP, usługi badawcze, równorzędne. * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

16 O - koszty ogólne KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG Dodatkowe koszty ogólne ponoszone w związku z realizacją projektu objętego pomocą. Koszty, których wielkości nie można jednoznacznie przyporządkować do projektu lub, których przyporządkowanie do projektu wymaga zastosowania klucza podziału. Koszty ogólne rozliczane są ryczałtem, jako procent od pozostałych kosztów kwalifikowanych projektu, z wyłączeniem kosztów kategorii E, zgodnie ze wzorem: O = (Op + W + A + G) x max 25% Koszty ogólne rozliczone ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. Wykonawca nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne. UWAGA zmiana sposobu wyliczania ryczałtu w stosunku do Konkursu I *Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

17 KOSZTY KWALIFIKOWANE - KATALOG O - koszty ogólne W ramach tej kategorii mieszczą się m.in. następujące rodzaje kosztów: koszty wynajmu lub utrzymania budynków, w tym: koszty wynajmu, czynszu, sprzątania i ochrony pomieszczeń, koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji Projektu, koszty utrzymania infrastruktury koszty mediów (elektryczności, gazu, ogrzewania, wody), utylizacji odpadów, okresowej konserwacji i przeglądu urządzeń, koszty wynagrodzeń personelu zarządzającego, administracyjnego, technicznego i pomocniczego związanego ze stałą działalnością jednostki i tylko w pośredni sposób związanego z realizacja Projektu (kierownicy jednostki, księgowość, kadry, BHP), usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, kurierskie, koszty materiałów biurowych i piśmienniczych, usług drukarskich i ksero koszty urządzeń i sprzętu biurowego, np. sprzęt komputerowy nie służący do prowadzenia badań naukowych, oprogramowanie biurowe * Pełny opis kategorii kosztu znajduje się w Przewodniku kwalifikowalności kosztów na stronie internetowej NCBR w zakładce Blue Gas II Konkurs. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

18 KOSZTY KWALIFIKOWANE - WKŁAD WŁASNY System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

19 KOSZTY KWALIFIKOWANE - WKŁAD RZECZOWY W przypadku wniesienia przez Wykonawcę/Współwykonawców wkładu niepieniężnego do projektu, dofinansowanie ze środków NCBR nie może przekroczyć wartości całkowitych kosztów kwalifikowanych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego - wkład niepieniężny nie może przekroczyć wartości wkładu własnego. Wkład własny: Powinien być skategoryzowany i mieć charakter nakładów kwalifikowanych zgodnie z Przewodnikiem po kwalifikowalności kosztów Podlega ocenie merytorycznej pod kątem zasadności wniesienia do projektu Podlega ocenie finansowej pod względem prawidłowości, rzetelności wiarygodności przeprowadzonej wyceny Wycena wkładu niepieniężnego powinna być dokonywana prze rzeczoznawcę albo według wartości rynkowej System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

20 KOSZTY NIEKWALIFIKOWANE Co do zasady za koszty niekwalifikowalne uważa się: koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności koszty niespełniające warunków kwalifikowalności określonych w ZASADACH koszty nieudokumentowane lub nienależycie udokumentowane koszty poniesione niezgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych podatek od towarów i usług (VAT), który w świetle prawa może być odzyskany grzywny, mandaty, kary finansowe, opłaty i odsetki karne koszt audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę jeżeli rozpoczął się przed zrealizowaniem 50% planowych wydatków związanych z projektem w przypadku leasingu - podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, opłaty ubezpieczeniowe, koszty ogólne wybrane składniki płacowe i pozapłacowe wynagrodzeń: Koszty niekwalifikowane nie mogą stanowić części ani całości wymaganego wkładu własnego Wykonawcę/Współwykonawcę realizującego projekt. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

21 KOSZTY KWALIFIKOWANE CZĘSTO POPEŁNIANE BŁĘDY Kwalifikowanie do kategorii G kosztów wynajmu powierzchni Kategorią właściwą jest kategoria kosztów Op./O. W kategorii G kwalifikowane są: dzierżawa gruntów, wieczyste użytkowanie gruntów, amortyzacja budynków. Kwalifikowanie do kategorii E kosztó usług kurierskich, edytorskich, kosztów audytu, delegacji Kategorią właściwą jest kategoria kosztów O/Op. W kategorii E kwalifikowane jest jedynie podwykonawstwo. Kwalifikowanie do kategorii A sprzętu i oprogramowania biurowego Sprzęt komputerowy nie służący bezpośrednio realizacji badań przemysłowych, prac rozwojowych z podstawowym oprogramowaniem biurowym (np. MS Office) - powinien być zakupiony w ramach kat. O. W kategorii A kwalifikowana jest aparatura, sprzęt pomocniczy, specjalistyczne oprogramowanie do realizacji projektu, osiągnięcia celów projektu, prowadzenia badań przemysłowych i prac rozwojowych. Zbyt duża liczba zadań, wpisywanie kosztów na zasadzie kopiuj wklej, powtarzające się koszty w każdym zadaniu. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

22 KOSZTY KWALIFIKOWANE CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Czy w ramach kategorii W można rozliczać osoby zaangażowane w realizację projektu od strony formalnej, np. osobę, która nadzoruje realizację projektu, sprawozdawczość, osobę z działu zamówień publicznych, płac czy księgowości bądź osobę do zarządzania projektem. W katalogu kosztów kwalifikowanych wymieniono jakiego rodzaju koszty mają charakter ogólny (pośredni) i rozliczane są ryczałtem. Tych kosztów nie można wykazywać jako bezpośrednich (tj. koszty wynagrodzeń personelu zarządzającego, administracyjnego, technicznego i pomocniczego związanego ze stałą działalnością jednostki i tylko w pośredni sposób związanego z realizacja projektu (kierownicy jednostki, księgowość, kadry, BHP). Zgodnie z powyższym prace osób z działu zamówień publicznych, płac czy księgowości można rozliczać tylko w ramach ryczałtu. Płace osoby zatrudnionej do prowadzenia rozliczeń, sprawozdawczości projektu oraz do merytorycznego zarządzania projektem można wykazać w ramach kategorii W/Op. zależności od formy zatrudnienia. Czy koszty ogólne liczone są także od wkładu własnego? Tak. Koszty ogólne kwalifikowane są od kosztów kwalifikowanych, z wyłączeniem kategorii E. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

23 KOSZTY KWALIFIKOWANE CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Czy kosztem kwalifikowanym może być koszt adaptacji pomieszczeń? Możliwe jest kwalifikowanie kosztów modernizacji/adaptacja pomieszczeń (zakup sprzętu, aparatury itp..) w kategorii kosztów Op. Proszę jednak pamiętać, iż: Centrum udziela pomocy na badania a nie modernizację i inwestycje! adaptacja może być dokonana tylko w zakresie niezbędnym dla przeprowadzenia badań na rzecz projektu koszt takiej adaptacji nie może być znaczący w stosunku do kosztów projektu ponoszonych przez danego partnera konsorcjum we wniosku o dofinansowanie należy szczegółowo opisać zakres prac i dobitnie uzasadnić ich niezbędność dla realizacji projektu trzeba mieć na względzie ekonomiczność wydatków, czyli udowodnić we wniosku o dofinansowanie, iż koszt adaptacji pomieszczeń i badań w nich przeprowadzonych jest tańszy niż zlecenie usługi przeprowadzenia tych badań innemu podmiotów Czy audyt zewnętrzny przeprowadzany jest dla każdego z partnerów osobno, czy ogółem na projekt. Kto ponosi koszty audytu. Kwalifikowany jest jeden audyt, który jest audytem całego projektu, a nie poszczególnych członków konsorcjum. Audyt może być kosztem kwalifikowanym (na warunkach określonych w Przewodniku kwalifikowalności kosztów) zaś to członkowie konsorcjum decydują, który z partnerów uwzględni koszty audytu w swoim budżecie. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

24 KOSZTY KWALIFIKOWANE CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Czy biorąc udział w projekcie jesteśmy zobowiązani do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych nawet, gdy jako jednostka nie podlegamy tej ustawie? Nie Ustawę PZP stosują tylko te jednostki, które są zobowiązane do jej stosowania. Jeśli otrzymuję pomoc publiczną, czy każdy koszt należy podzielić zgodnie z przyznanym poziomem intensywności pomocy publicznej? Nie ma takiej konieczności. Część kosztów może zostać pokryta w całości z dofinansowania, część w całości z wkładu własnego. Ważne, aby sumarycznie na koniec projektu udział dofinansowania nie został zwiększony. Czy mogę opłacić fakturę z konta bieżącego jednostki, zaś następnie zrefundować ją ze środków zaliczki? Tak. W przypadku, gdy z konta bieżącego opłacanych jest kilka faktur, można dokonywać refundacji jednym zbiorczym przelewem (i np. podpiąć do dokumentacji listę z numerami dokumentów, za które dokonano refundacji). System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

25 KOSZTY KWALIFIKOWANE CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Na etapie realizacji projektu okazało się, że we Wniosku o dofinansowanie nie zaplanowaliśmy pewnych kosztów, które są niezbędne. Czy w takim wypadku możemy je sfinansować ze środków projektu. Tak. Jeśli są niezbędne do realizacji projektu a ich zakup nie przekroczy budżetu projektu mogą zostać zakupione ze środków projektu. W takiej sytuacji należy poinformować Centrum o zaistniałej sytuacji. W przypadku konieczności zakupu dodatkowej aparatury wymagany jest aneks do Umowy. Czy opisując projekt należy szczegółowo opisać formę wnoszenia wkładu własnego - jeśli jest inna niż gotówka np. know-how? Tak, opisując projekt nalży szczegółowo opisać formę wnoszenia wkładu własnego. Wkład własny powinien być skategoryzowany i mieć charakter nakładów kwalifikowanych zgodnie z Przewodnikiem Kwalifikowalności Kosztów, powinien zostać wyszczególniony i opisany w punkcie Cost justification. Dowodem poniesienia kosztu jest wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Przedstawiony wkład własny powinien zostać udokumentowane zgodnie z praktykami stosowanymi w Państwa jednostce przy danego typu kosztach. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

26 KOSZTY KWALIFIKOWANE CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Czy w ramach projektu możliwe jest wystawienie faktury członkowi konsorcjum, zlecenie mu pewnych prac na zasadzie podwykonawstwa? Co do zasady nie ma takiej możliwości. Konsorcjum zawiązywane jest w celu wspólnej realizacji projektu, nie zaś w celu świadczenia wzajemnych usług. Natomiast sytuacja taka jest dopuszczalna w uzasadnionych przypadkach, np. gdy konsorcjum wykaże, że partner konsorcjum jest jedynym dostawcą danej usługi na rynku. Zgodnie z Umową: Wykonawca oraz Współwykonawcy zobowiązani są do ponoszenia wszystkich kosztów kwalifikowalnych z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązani są dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności. Jakie są zasady naliczania amortyzacji aparatury Koszty kwalifikowalne to koszty obliczone zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości i zasadami należytego zarządzania finansami oraz praktykami Wykonawcy (polityka rachunkowości). Każdy z Partnerów rozliczając koszty Projektu stosuje praktyki (wytyczne) przyjęte w jego instytucji. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

27 KOSZTY KWALIFIKOWANE CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Jaka jest różnica pomiędzy materiałami a aparaturą Zgodnie z definicją GUSu: Aparatura naukowo badawcza to - zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych (zazwyczaj wyższych o kilka rzędów dokładności pomiaru w stosunku do typowej aparatury stosowanej dla celów produkcyjnych lub eksploatacyjnych). Do aparatury naukowobadawczej nie zalicza się sprzętu komputerowego i innych urządzeń nie wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji prac B+R. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

28 2. UMOWA O DOFINANSOWANIE System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

29 UMOWA O DOFINANSOWANIE - WYPŁATA ŚRODKÓW Pierwsza zaliczka - wypłacana w terminie do 30 dni od daty podpisania Umowy o finansowanie projektu. Kolejne zaliczki - wypłacane na podstawie złożonego Wniosku o płatność Warunkiem otrzymania kolejnej zaliczki jest wykorzystanie co najmniej 70% wszystkich przekazanych dotychczas zaliczek Otrzymane środki finansowe (zaliczki) niewykorzystane w danym roku budżetowym mogą być wykorzystane w kolejnym roku Zaliczki wypłacane są zgodnie z Harmonogramem płatności ŹRÓDŁO FINANSOWA NIA ZAPOTRZEBOWANIE NA ŚRODKI FINANSOWE KOSZT OGÓŁEM ROK. ROK. ROK. ROK I półrocze II półrocze I półrocze II półrocze I półrocze II półrocze I półrocze II półrocze NCBR WKŁAD WŁASNY OGÓŁEM 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

30 WYPLATA ŚRODKÓW - WNIOSEK O PŁATNOŚĆ Wniosek o płatność składany jest nie później niż do 15 listopada danego roku budżetowego. Do Wniosku nie załącza się zestawienia poniesionych kosztów ani kopi dokumentów księgowych. W przypadku niezłożenia Wniosku o płatność w wymaganym terminie Wykonawca zobowiązany jest do skorygowania Harmonogramu płatności, nie później jednak niż od dnia 15 listopada. Brak odpowiedniej korekty Harmonogramu płatności może oznaczać utratę prawa do Dofinansowania w wysokości niewypłaconych środków na dany rok bez zmiany rzeczowego zakresu realizowanego projektu. Wypłata zaliczki nie oznacza zatwierdzenia wniosku o płatność w zakresie rozliczenia kosztów. Beneficjent jest zobowiązany do posiadania dokumentów potwierdzających wszystkie poniesione na rzecz realizacji projektu koszty. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

31 System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

32 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ CZĘSTE BŁĘDY Wskazanie błędnego okresu, za który składany jest Wniosek nadpisywanie z wniosków poprzednich Wskazanie błędnej kwoty wnioskowanej do wypłaty nadpisywanie z wniosków poprzednich Wskazanie błędnego numeru rachunku bankowego np. Centrum nie zostało poinformowane, że rachunek bankowy został zmieniony Błędy rachunkowe Wykazana aparatura niezgodna z Umową bądź niemożliwa od zweryfikowania należy wpisywać aparaturę zgodnie z Umową, aby można było zweryfikować, która pozycja aparatury wykazana we Wniosku odpowiada pozycjom aparatury w Umowie Brak wersji elektronicznej, która zgodnie z Umową jest wymagana Wniosek złożony na niewłaściwym formularzu System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

33 UMOWA O DOFINANSOWANIE ZMIANY W UMOWIE 10 ust. 4. Umowy Nie uważa się za zmianę warunków w realizacji Projektu: 1. przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów nieprzekraczających 15% kwoty w ramach kategorii z jakiej następuje przesunięcie i w ramach kategorii do jakiej następuje przesunięcie (+/- 15%), z zastrzeżeniem, że koszty ogólne są rozliczane ryczałtowo i nie mogą zostać zwiększone; 2. zmiany terminów realizacji poszczególnych zadań Harmonogramu wykonania Projektu nie więcej niż o 4 miesiące, przy niezmienionym terminie zakończenia realizacji Projektu; 3. przesunięć środków między kolejnymi latami budżetowymi, o ile nie wpływają na ustalenia Harmonogramu wykonania Projektu i Kosztorysu; 4. przesunięcia kosztów pomiędzy poszczególnymi zadaniami Projektu do 20 % kwoty Dofinansowania zadania, z którego dokonywane jest przesunięcie, przy zachowaniu dopuszczalnych poziomów intensywności pomocy publicznej, z zastrzeżeniem przesunięć, o których mowa w pkt 1. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

34 UMOWA O DOFINANSOWANIE ZMIANY W UMOWIE Przykład 1. Partner B chce przesunąć środki z kategorii W do kategorii Op. Jaka jest maksymalna wartość, którą może przesunąć? Kategori KATEGORIE KOSZTÓW Wykonawca a Badań W A G E Op O Nr zadania KOSZT OGÓŁEM 1 PBR PARTNER B 1 000, ,00 0, ,00 0,00 500, ,00 Zad. nr. 1 koszty ogółem 1 000, ,00 0, ,00 0,00 500, ,00 2 BPR PARTNER A 3 000, ,00 0, , , , ,00 PARTNER B 1 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 250, ,00 Zad. nr. 2 koszty ogółem 4 000, ,00 0, , , , ,00 Ogółem 5 000, ,00 0, , , , ,00 rozliczenie narastająco 5 000*15% = 750 +/- 15% 2 500*15%= 375 zwiększenie kategorii Op o max 375 liczymy przesunięcia od niższej kwoty Ogółem po przesunięciach 4 650, ,00 0, , , , ,00 System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

35 UMOWA O DOFINANSOWANIE ZMIANY W UMOWIE Przykład 2. Partner B chce przesunąć środki z Zadania 2 do Zadania 1. Jaka jest maksymalna wartość, którą może przesunąć? Nr zadania Kat. Badań Wykonawca KATEGORIE KOSZTÓW W A G E Op O KOSZT OGÓŁEM PBR PARTNER B 1 000, ,00 0, ,00 0,00 500, ,00 Zad. nr. 1 koszty ogółem 1 000, ,00 0, ,00 0,00 500, ,00 2 BPR PARTNER A 3 000, ,00 0, , , , ,00 PARTNER B 1 000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 250, ,00 Zad. nr. 2 koszty ogółem 4 000, ,00 0, , , , ,00 Ogółem 5 000, ,00 0, , , , ,00 koszty Zadania 1 mogą zwiększyć się o max 2 800zł + 20 % *20% = KOSZT OGÓŁEM PO ZMIANACH , , , , , ,00 zwiększenie kategorii Op o max 375 System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

36 UMOWA O DOFINANSOWANIE ZMIANY W UMOWIE Przesunięcia liczymy narastająco od kosztów całkowitych przypadających na daną kategorię kosztów bądź na dane zadanie, nie zaś od kosztów danego partnera, który dokonuje przesunięć środków. O wszelkich zmianach dopuszczonych Umową należy informować pracownika Centrum ze wskazaniem kategorii kosztu/numeru zadania w ramach których przesuwane są środki wraz z podaniem kwoty przesunięcia. W przypadku, gdy na daną kategorię kosztów nie zaplanowano w projekcie żadnych środków nie ma możliwości ponoszenia kosztów w tej kategorii wymagany jest aneks. Przy dokonywanych przesunięciach koszty ogólne i poziom dofinansowania narastająco na projekt nie mogą zostać zwiększone. Przesunięć należy dokonywać w porozumieniu z pozostałymi członkami konsorcjum, którzy też we własnym zakresie mają możliwość przesunięć środków, aby narastająco nie przekroczyć progów dopuszczonych Umową. Przy planowaniu projektu rekomendowane jest ograniczenie liczby zadań, co ułatwi rozliczanie i sprawozdawanie kosztów. System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

37 3. ROZLICZENIE PROJEKTU System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

38 ROZLICZENIE PROJEKTU RAPORT KOŃCOWY Składany w ciągu 60 dni od daty zakończenia projektu Raport końcowy w części finansowej: pokazuje realizację całości projektu od strony finansowej pełni funkcję korekty złożonych wcześniej Wniosków o płatność (jeśli zajdzie taka konieczność w wyniku sprawdzenia przez opiekuna finansowego zgodności poniesionych kosztów pod względem rachunkowym z poszczególnymi częściami raportu) System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

39 ROZLICZENIE PROJEKTU WERYFIKACJA KOSZTÓW Projekty, w których całkowita wartość dofinasowania nie przekracza 2 mln zł na podstawie pełnej specyfikacji poniesionych kosztów stanowiącej załącznik do Raportu końcowego. Weryfikacja kosztów będzie odbywała się za pomocą ustalonego przez Centrum algorytmu Projekty, w których całkowita wartość dofinansowanie przekracza 2 mln zł na podstawie Sprawozdania z audytu zgodnie z art. 44 Ustawy o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju dla projektów, w których dofinansowanie przekracza 2 mln zł audyt zewnętrzny jest obowiązkowy. Sprawozdanie z audytu jest jednoznaczne z weryfikacją kosztów kwalifikowanych projektu Koszt przeprowadzonego audytu stanowi koszt kwalifikowany jeżeli audyt rozpoczął się co najmniej po zrealizowaniu 50% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

40 ROZLICZENIE PROJEKTU WERYFIKACJA KOSZTÓW Koszty powinny być udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji projektu pod względem finansowym i merytorycznym. Wykonawca i Współwykonawcy realizujący projekt zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych. Dowodem poniesienia kosztu jest wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Wszystkie oryginały dokumentów księgowych dotyczące ponoszonych kosztów bezpośrednich muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z realizowanym projektem. W opisie dokumentu należy uwzględnić informacje takie jak: nr Umowy, nr zadania/etapu zgodnie z Harmonogramem projektu, w ramach którego koszt został poniesiony, kwotę kwalifikowaną w odniesieniu do danego zadania/etapu, kategorię kosztu. Decydująca w przypadku kwalifikacji kosztu pod względem terminów jest data wystawienia /księgowania dokumentu System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas

41 4. PYTANIA I ODPOWIEDZI System finansowania i realizacji projektów w ramach programu BLUE GAS

42 Dziękuję za uwagę Anna Wagner Dział Finansowy Sekcja Finansowania Projektów B+R tel. (22) System finansowania i realizacji projektów w ramach programu Blue Gas