Informacja dotycząca sprawozdania z wykonania zadania publicznego

Transkrypt

1 Informacja dotycząca sprawozdania z wykonania zadania publicznego 1. Wprowadzenie Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego należy złożyć w terminie 30 dni od dnia zakończenia zadania publicznego. Sprawozdanie musi być sporządzone na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań z dnia 17 sierpnia 2016 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300) w przypadku zadań realizowanych na podstawie otwartego konkursu ofert lub wzoru umieszczonego w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 kwietnia 2016 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego z dnia 14 kwietnia 2016 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 570) w przypadku zadań realizowanych w trybie art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz ze zm.). Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie dotyczyła zrealizowanego zadania należy wpisać: nie dotyczy. Sprawozdanie należy złożyć w Sekretariacie Starostwa Powiatowego w Mławie, parter, pok. Nr 7 lub przesłać pocztą (za datę złożenia sprawozdania uznaje się datę stempla pocztowego). 1

2 2. Sprawozdanie z wykonania zadnia publicznego na podstawie otwartego konkursu ofert W sprawozdaniu należy wypełnić wszystkie rubryki szczegółowo, zgodnie z zawartym w każdej rubryce opisie. 3. Sprawozdanie końcowe z zadań realizowanych w trybie art. 19a ustawy Część II. Opis wykonania zadania publicznego w tej części należy zawrzeć informację o tym, czy zakładany cel realizacji zadania publicznego, został osiągnięty; należy wskazać miejsce/a realizacji zadania, grupa/y odbiorców, informację o zaangażowanym wkładzie osobowym i wkładzie rzeczowym, informację o ewentualnym zaangażowaniu w realizację konkretnych działań (w ramach realizowanego zadania) przez podmiot niebędący stroną umowy. W punkcie 2 należy wskazać rezultaty trwałe, opis osiągniętych rezultatów oraz sposób, w jaki zostały zmierzone,. Część III. Zestawienie wydatków odzwierciedla faktycznie poniesione wydatki w ramach zrealizowanego zadania oraz poniesionego wkładu osobowego i rzeczowego. 4. Do każdego sprawozdania należy dołączyć: 1) potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie faktur/rachunków, dotującemu przysługuje prawo wglądu do oryginałów dokumentów podczas kontroli; 2) kopię przelewu potwierdzającego dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej dotacji) oraz kopię wpłaty odsetek; 3) kserokopie potwierdzenia opłacenia podatku/składek na ubezpieczenie społeczne; 4) kserokopie dowodów zapłaty. Są to w szczególności: wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy potwierdzający dokonane operacje bankowe; rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki; raport kasowy uwzględniający dany wydatek; KW (Kasa Wypłaci) potwierdzające dokonanie zapłaty. 5) materiały dokumentujące działania faktycznie podjęte przy realizacji zadania, jak również konieczne działania prawne np.: 2

3 listy uczestników projektu wraz z potwierdzeniem uczestnictwa (np. lista obecności), publikacje wydane w ramach projektu (m. in. ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe) raporty z realizacji zadania, wyniki prowadzonych ewaluacji, kopie umów cywilnoprawnych, w szczególności umów zlecenia, o dzieło, użyczenia, najmu; kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych. Rozliczeniu nie podlegają: koszty zakupu paliwa; koszty przesyłek; koszty na zasadzie ryczałtu; paragony; bilety wstępu; bilety komunikacji miejskiej, jednorazowe bilety za przejazdy na odległość mniejszą niż 50 km (w przypadku braku faktury/rachunku wystawione za poniesiony wydatek). Istnieje możliwość rozliczenia biletów jednorazowych uprawniających do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawianych przez podatników uprawionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeśli zawierają zgodnie z Rozporządzeniem Ministra finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (dz. U. z 2013r. poz. 1485) następujące elementy: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem. 3

4 Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowalne, które mogą zostać ujęte w zestawieniu faktur, mogą być m.in.: 1) faktury VAT; 2) faktury korygujące; 3) rachunki; 4) noty obciążeniowe; 5) noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); 6) listy płac; 7) umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne rachunki do tych umów wraz z obowiązującymi narzutami; 8) umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu; 9) rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego wraz ze sposobem obliczenia należnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu służbowego z celami projektu; 10) zastępcze dowody księgowe, tj. dokumenty, które mogą być sporządzone na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT. Uwaga! Wszystkie dokumenty składane w formie kserokopii muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione do tego osoby. Na każdej stronie potwierdzanych dokumentów należy umieścić napis (pieczątkę) Za zgodność z oryginałem, datę potwierdzania zgodności z oryginałem oraz podpisy uprawnionych osób wraz z imiennymi pieczątkami. Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi, strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem. 4

5 Wszystkie oryginały dokumentów stanowiących dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na Zleceniobiorcę. 5. Dokumenty księgowe Podstawowe informacje, jakie musi zawierać dokument księgowy, opisane są w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości art. 21 ust. 1. W opisie dokumentów księgowych muszą znaleźć się takie informacje jak (wzór opisu poniżej): nazwa kategorii wydatku (zgodnie z kosztorysem, stanowiącym załącznik do umowy), informacja o tym, że kwota w określonej wysokości (podaje się konkretną sumę w zł) została sfinansowana ze środków Powiatu Mławskiego, zgodnie z umową podaje się numer umowy lub że stanowi wkład własny do tego zadania, stwierdzenie, że dokument został sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym wraz z ręcznym podpisem upoważnionych osób, które odpowiadają w organizacji za zatwierdzanie dokumentów np. członków zarządu, stwierdzenie, że dokument finansowy został zaakceptowany do zapłaty (np. akceptuję do zapłaty ) oraz podpis osoby za to odpowiadającej, adnotacje księgowe (dekretacje). W przypadku umów zleceń/ o dzieło/ list płac obowiązuje dodatkowa adnotacja: Podatek i/lub składki zostały odprowadzone do właściwych urzędów w ustawowym terminie, niewykraczającym poza końcowy termin realizacji zadania określony w umowie. Opis sporządza się w sposób trwały na oryginałach dokumentów księgowych. W przypadku braku możliwości sporządzenia opisu na odwrocie dokumentu, dopuszcza się możliwość zamieszczenia opisu na kartce scalonej w sposób trwały z dokumentem księgowym. Dopuszcza się zastosowanie pieczątki w celu opisu dokumentów. Dokumenty finansowe muszą być zaksięgowane w taki sposób, by możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych. Oznacza to obowiązek prowadzenia wyodrębnionego dla zadania w dokumentacji i ewidencji - konta księgowego. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez 5 lat (wynika to m.in. z zapisu w umowie dotacyjnej), licząc od początku roku kalendarzowego następującego po okresie realizacji zadania. 5

6 Wzór opisu dokumentu księgowego pieczęć organizacji Faktura/ rachunek dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania), zgodnie z umową nr z dnia.. zawartą pomiędzy POWIATEM MŁAWSKIM a (nazwa i adres organizacji) Miejsce, termin.. Dotyczy zakupu towaru/usługi z przeznaczeniem na. Sposób finansowania: Ze środków własnych lub innych źródeł Z dotacji ze środków Powiatu Mławskiego Poza zadaniem Razem wartość faktury zł zł zł Nr pozycji w kosztorysie. Sprawdzono pod względem merytorycznym. Stwierdzam, że wydatek jest legalny, celowy, oszczędny. Zakupiony towar faktycznie dostarczony, usługa zrealizowana... data. pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby uprawnionej zgodnie z KRS Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym. data. pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgi rachunkowej Konto Wn Kwota Konto Ma Razem Słownie: data Nr z dziennika księgowego. pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej Zapłacone gotówką / przelewem w dniu 6

7 Należy koniecznie pamiętać, że daty płatności i wystawienia dokumentów finansowych muszą mieścić się w datach określonych w umowie. Dotyczy to również płatności do ZUS lub odprowadzania podatków do urzędu skarbowego w przypadku umów z pojedynczymi osobami (o pracę, dzieło, zleceń). Jeśli stowarzyszeniu/ fundacji umowa kończy się przed ustawowym terminem tych opłat (w przypadku ZUS jest to np. 5, 10 czy 15 dzień każdego miesiąca, w przypadku US jest to np. 20 dzień miesiąca), należy opłaty wnieść wcześniej przed zakończeniem projektu i umowy. Uwaga! Dokumentowane muszą być wszystkie wydatki zarówno te ponoszone ze środków pochodzących z dotacji, jak i te po stronie wkładu własnego. Po zakończeniu projektu, podczas rozliczania wszystkie rachunki i faktury będą musiały być wykazane w obowiązkowym zestawieniu faktur. Dowody zapłaty, należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. Opłaty wynikające z dokumentów księgowych winny być uregulowane. 6. Dokumentowanie wkładu osobowego Wkład osobowy przeliczona na pieniądze społeczna praca członków lub zaangażowanie wolontariuszy. Wkład taki należy udokumentować, najlepiej w postaci oświadczeń członków organizacji albo osób wykonujących daną czynność (wzór poniżej) lub zbiorczego oświadczenia pokazującego zaangażowanie pracy społecznej członków organizacji bądź za pomocą umowy o świadczenie usług wolontarystycznych. 7

8 Wzór oświadczenia wkład osobowy.. (miejscowość, data) Oświadczenie dotyczące wkładu osobowego w ramach zadania publicznego Ja niżej podpisany/a.. (imię i nazwisko oraz adres osoby wykonującej prace).. legitymujący/a się dowodem osobistym nr. wydanym przez.oświadczam, że w dniu/dniach.... wykonałem/łam pracę społeczną/pracę wolontariusza* na rzecz organizacji (nazwa wraz adresem)......, następujące działania:. Działania te były przeprowadzone w ramach projektu finansowanego/współfinansowanego przez Powiat Mławski w ramach umowy nr. z dnia.. Szacowana wartość wykonanej pracy wynosi... zł Wycena wykonanej pracy: ilość jednostek wraz z rodzajem miary x koszt jednostkowy = wycena wykonanej pracy (np. 10 godzin x 12 zł = 120 zł).. (Czytelny podpis wykonawcy prac) (pieczątki imienne i podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy a w przypadku braku pieczątki imiennej - czytelne podpisy) *niepotrzebne skreślić 8

9 7. Dokumentowanie wkładu rzeczowego Wkład rzeczowy stanowi zasób będący własnością organizacji (w tym nieruchomości, środki transportu, maszyny, urządzenia) lub zasób udostępniony organizacji. Wkład rzeczowy zaangażowany w realizację projektu może zostać rozliczony w szczególności na podstawie: 1) umowy użyczenia; 2) oświadczenia Zleceniobiorcy o wykorzystywanych, na realizację zadania, zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną. Zarówno w umowie użyczenia, jak i w oświadczeniu należy zawrzeć szacowaną wartość wkładu rzeczowego. Wzór oświadczenia wkład rzeczowy.. (miejscowość, data) Oświadczenie dotyczące wkładu rzeczowego Oświadczam/y, że w ramach realizacji zadania publicznego pn.: określonego w umowie nr. z dnia. został poniesiony wkład rzeczowy w kwocie zł. Do wyliczenia wkładu rzeczowego przyjęto założenia:... Wykaz wkładu rzeczowego Lp Rodzaj wkładu rzeczowego/opis ilość Koszt jednostkowy według ceny rynkowej Ogółem Wartość (pieczątki imienne i podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy a w przypadku braku pieczątki imiennej - czytelne podpisy) 9

10 8. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe i kompletne, jeżeli 1) złożone jest na właściwym formularzu; 2) złożone jest w wymaganym w umowie terminie; 3) wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania; 4) zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania, ponadto wyjaśniono ewentualne odstępstwa od planu (zarówno w zakresie merytorycznym, jak i finansowym); 5) sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione; 6) jest czytelne; 7) jest spójne, tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania; 8) termin realizacji zadania jest zgodny z umową; 9) nie zawiera błędów rachunkowych; 10) poniesione wydatki są zgodne z kosztorysem stanowiącym załącznik do umowy. 11) zawiera wszystkie wymagane załączniki. 9. Odsetki Jeżeli dotacja przekazywana jest na rachunek organizacji, który jest oprocentowany to należy pamiętać, że odsetki narosłe od dotacji należy wykorzystać wyłącznie na realizację zadania publicznego, po stronie dotacji. W przypadku ich niewykorzystania, środki te należy zwrócić. 10. Przesuwanie środków między pozycjami kosztorysu Przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków można dokonywać zgodnie z zapisami 6 umowy o realizację zadania publicznego. Udział środków z poszczególnych źródeł normują zapisy zawarte w 3 umowy, natomiast procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego wraz z możliwym jego zwiększeniem 5. W zakresie przekraczającym w/w zapisy, wszelkie odstępstwa należy zgłaszać w Starostwie Powiatowym w Mławie na formularzu zaktualizowanej kalkulacji kosztów. Konieczne może być podpisanie aneksu do umowy. 10

11 11. Niewykorzystanie środków z dotacji Niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi na rachunek bankowy Starostwa Powiatowego w Mławie do dnia 31 stycznia następnego roku kalendarzowego (gdy zadanie jest realizowane do 31 grudnia), a w przypadku, gdy termin realizacji zadania jest krótszy niż rok budżetowy zwrotu należy dokonać w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. 12. Dodatkowe informacje Zgodność z harmonogramem Jeżeli podczas realizacji zadania nastąpią istotne zmiany dotyczące harmonogramu, należy je niezwłocznie zgłosić do urzędu, celem ewentualnego aneksowania umowy dotacyjnej (w tym przypadku należy złożyć zaktualizowany harmonogram). Udokumentowanie działań i rezultatów Dokumentując imprezę otwartą należy dołączyć plakaty, ulotki lub inne materiały promocyjne zawierające datę wydarzeń. Większe imprezy mogą być odnotowywane w mediach wycinki prasowe, zrzuty ekranów z informacjami opublikowanymi w serwisach internetowych. W przypadku działań zamkniętych, adresowanych do określonych odbiorców, dokumentacja może być bardzo różna i zależeć od charakteru projektu. Przykładowo: w działalności edukacyjnej, szkoleniowej czy sportowej zazwyczaj używa się list obecności (koniecznie z datą i tematem spotkania). W działalności terapeutycznej, prowadzeniu ośrodków wsparcia zazwyczaj stosuje się różnego rodzaju dzienniki i inne formy notatek sporządzanych przez kadrę odpowiedzialną za prowadzenie poszczególnych zajęć. Dokumentacja taka musi być przechowywana w siedzibie organizacji, może być udostępniana w trakcie kontroli, może być także wymagana jako załącznik do sprawozdania. Dokumentacja zdarzeń i weryfikacja liczby odbiorców, łączy się z rezultatami twardymi (można je policzyć). Trudniejsze natomiast do udokumentowania są rezultaty miękkie czyli zmiany, które zaszły wskutek realizacji projektu w ludziach, otoczeniu. Jeśli organizacja wpisała do wniosku osiągnięcie tego typu zmian, powinna także zaplanować w jaki sposób będzie je mierzyć i podczas realizacji projektu przeprowadzać te pomiary i je dokumentować. Najpopularniejszą formą mierzenia są tego typu zmian są ankiety (np. ankiety uczestników szkoleń) lub zewnętrzne ewaluacje. Do sprawozdania z realizacji projektu 11

12 wpisywane są wnioski (lecz ankiety i raporty ewaluacyjne, stanowiące dokumentację projektu powinny być przechowywane). Organizacje powinny przechowywać powstałe w ramach projektu przedmioty czy materiały np. publikacje, materiały promocyjne (po jednej ulotce czy plakacie) itp. na które otrzymały dofinansowanie).wiele organizacji do celów archiwalnych prowadzi dokumentację zdjęciową czy filmową. Obowiązek informacyjny Zgodnie z postanowieniami umowy, organizacja realizująca zadanie publiczne zobligowana jest do informowania, że zadanie jest współfinansowane/finansowane ze środków otrzymanych od Powiatu Mławskiego. Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego. Również herb Powiatu Mławskiego udostępniany organizacjom powinien być umieszczany na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych środkach trwałych, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność. Jeśli organizacja pozarządowa w żaden sposób nie wywiąże się z zapisów dotyczących promocji i informacji o projekcie umowa może zostać rozwiązana razem ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami. Może się zdarzyć, że dotujący zażąda zwrotu części przyznanych pieniędzy, np. na zaprojektowanie i druk materiałów promocyjnych, na których nie umieszczono loga. Zakaz zbywania rzeczy zakupionych w ramach zadania Organizacja realizująca zadanie publiczne zobowiązuje się do nie zbywania związanych z realizacją zadania rzeczy zakupionych na swoją rzecz za środki pochodzące z dotacji przez okres 5 lat od dnia dokonania ich zakupu. Możliwe jest, z ważnych przyczyn zawarcie aneksu do umowy, zezwalającego na zbycie rzeczy przed upływem terminu 5 lat, pod warunkiem, że organizacja zobowiąże się przeznaczyć środki pozyskane ze zbycia rzeczy na realizację celów statutowych. Pod pojęciem zbycia, należy rozumieć zmianę właściciela rzeczy (np. sprzętu), która może odbyć się w drodze sprzedaży lub darowizny. Zbyciem nie będzie zatem użyczenie. 12

13 Dane osobowe Jeżeli w zadaniu zbierane są dane osobowe, a zatem takie informacje, po których jesteśmy w stanie zidentyfikować konkretną osobę (np. imię, nazwisko, PESEL i adres) to wówczas w zakresie związanym z realizacją zadania publicznego, organizacja ma obowiązek zbierania stosownych oświadczenia osób, których te dane dotyczą, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (zgody na przetwarzanie danych osobowych). 13