Przewodnik użytkownika

Transkrypt

1 Przewodnik użytkownika strona 1/20

2 Wstęp Jeśli chcesz dowiedzieć się w jaki sposób BeeOffice wspiera twoją codzienną pracę, zapraszamy do zapoznania się z niniejszym Przewodnikiem użytkownika. Jeśli jesteś administratorem systemu i przygotowujesz BeeOffice do pierwszego uruchomienia w Twojej organizacji lub chcesz zmienić jego konfigurację, dodatkowe wskazówki znajdziesz w dokumencie Przewodnik administratora. strona 2/20

3 Spis treści Wstęp... 2 Spis treści... 3 Logowanie do BeeOffice... 4 Powiadomienia mailowe z BeeOffice i opcje użytkownika... 4 Struktura organizacyjna... 5 Pracownicy - lista... 5 Pracownicy - wyświetlanie/edycja danych... 6 Dane firmy... 6 Terminarz... 6 Terminarz - Kopiowanie aktywności... 8 Terminarz - Aktywności kompletne/niekompletne... 8 Akceptacja terminarza... 9 Akceptacja administracyjna terminarza... 9 Grupy zadań - definiowanie Zadania - definiowanie Terminarz - Lista aktywności (raportowanie czasu pracy) Rezerwacje Zapotrzebowania Urlopy Delegacje Rozliczenie samochodu prywatnego Rozliczenie samochodu prywatnego - ryczałt Rozliczenie samochodu służbowego Infobox strona 3/20

4 Logowanie do BeeOffice Możesz zalogować się do BeeOffice ze strony (klikając na link "Zaloguj się") lub bezpośrednio wchodząc na adres strony logowania: Na ekranie logowania użytkownik BeeOffice wypełnia 3 pola: - identyfikator użytkownika - hasło - organizacja Powyższe informacje niezbędne do logowania otrzymasz od administratora BeeOffice w twojej firmie. Po pierwszym zalogowaniu możesz zmienić hasło klikając na link "Moje konto" w górnym prawym rogu ekranu. Jeśli wprowadzisz błędne dane logowania 5 razy z rzędu, konto użytkownika zostanie zablokowane na 10 minut. W takiej sytuacji możesz poczekać, bądź skorzystać z opcji "Zapomniałem hasła" na ekranie logowania. Na twój adres zdefiniowany w BeeOffice zostanie wysłany specjalny link do strony www pozwalającej na zmianę hasła. Hasło użytkownika BeeOffice musi składać się co najmniej z 8 znaków, w tym co najmniej jednej wielkiej litery i co najmniej jednej cyfry (np. hasło "Pszczoła1" spełnia te warunki, hasło "pszczoła" - nie spełnia). Powiadomienia mailowe z BeeOffice i opcje użytkownika Opcje Domyślnie otrzymywanie powiadomień mailowych z BeeOffice jest wyłączony informacje o czekających na twoją akceptację dokumentach (np. wnioski o urlop, zapotrzebowania czy rozliczenie delegacji) możesz zobaczyć w menu Infobox bądź odpowiednim dla danej funkcji podmenu BeeOffice. Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia mailowe, kliknij w pozycję Opcje w prawym górnym narożniku ekranu i wybierz odpowiednie ustawienie na ekranie odpowiednio dla rezerwacji zasobów, urlopów, zapotrzebowań i delegacji. Dla każdego z tych obszarów możesz zaznaczyć osobną wartość, np. powiadamianie o czekających na akceptację zapotrzebowaniach natychmiast po ich aktywacji, ale dla wniosków urlopowych tylko raz w tygodniu. Jeśli korzystasz z BeeOffice w wersji Pro, możesz dodatkowo w tym miejscu wybierając zakładkę Filtry zdefiniować swoje własne filtry wyświetlania danych, np. zespół pracowników który nie jest oparty na strukturze organizacyjnej firmy, a dla którego chciałbyś zobaczyć np. terminarz czy listę delegacji. strona 4/20

5 Struktura organizacyjna Menu: Firma->Struktura Tutaj możesz przeglądać strukturę twojej organizacji w formie hierarchicznego "drzewa", jeśli chcesz np. szybko ustalić kto zajmuje dane stanowisko w firmie. Ekran jest podzielony na dwa panele: po lewej stronie widzisz poszczególne elementy struktury organizacyjnej twojej firmy, a po prawej stronie listę pracowników. Ikony [+] i [-] przy poszczególnych elementach struktury pozwalają rozwinąć lub ukryć elementy podrzędne. W strukturze organizacyjnej mogą występować dwa rodzaje obiektów: - jednostki organizacyjne (działy lub zespoły) - stanowiska (np. dyrektor, kierownik, specjalista) Ikona [< >] pomiędzy dwoma panelami synchronizuje widok, tzn. po zaznaczeniu wybranej jednostki organizacyjnej możemy wyświetlić listę osób, które do niej należą. Ikona [< >] przy każdej osobie (w panelu po prawej stronie) powoduje podświetlenie stanowiska danej osoby w strukturze organizacyjnej firmy. Pracownicy - lista Menu: Firma->Pracownicy Lista pracowników firmy. Możesz z niej szybko przejść do danych wybranego pracownika. Filtr po lewej stronie ekranu umożliwia wyświetlenie osoby/grupy pracowników wg ich miejsca w strukturze organizacyjnej. Pole wyszukiwania (w górnym prawym rogu, oznaczone ikoną lupy) pozwala szybko odnaleźć osobę/grupę osób wg nazwiska, stanowiska lub innych atrybutów widocznych na liście wystarczy wpisać poszukiwny tekst i nacisnąć enter bądź kliknąć na ikonę lupy. Istnieje możliwość wyświetlenia listy pracowników w różnych widokach dostępnych w pozycji widok nad listą, np. tylk opracowników nieaktywnych lub z uwzględnieniem przypisanych etykiet. Etykiety stanowią dodatkowe oznaczenia (określane niekiedy jako "tagi"), które można przypisywać do pracowników w BeeOffice, aby odnotować dodatkowe informacje. Etykiety mogą być wykorzystane w dowolny sposób - zależnie od twoich potrzeb informacyjnych - do przechowywania informacji, dla których nie przewidziano gotowych pól danych w BeeOffice. Z użyciem filtra w lewej części ekranu pozwalają też na proste przeglądanie list pracowników, którzy mają przypisane konkretne etykiety, np.pokazanie na liście pracowników posiadających czerwoną etykietę o nazwie X oraz równocześnie błękitną o nazwie Y. Wyszukując pracowników możesz wskazać dowolną liczbę etykiet do których przypisanych pracwników chcesz wyświetlić oraz dodatkowo nadać warunek strona 5/20

6 lub lub i, co pozwala na dużą dowolność w budowaniu wynikowej listy pracowników (np. pracownicy do których przypisaliśmy równocześnie etykietę X oraz Y). Po kliknięciu na ikonę edycji po prawej stronie przejdziesz do edycji szczegółowych informacji o danym pracowniku zgromadzonych w BeeOffice. Pracownicy - wyświetlanie/edycja danych Menu: Firma->Pracownicy Ekran prezentuje szczegółowe informacje o pracowniku firmy. Możesz np. szybko odnaleźć informację o numerze telefonu, adresie lub stanowisku wybranej osoby. Ze względu na dużą liczbę atrybutów którymi można opisać osobę, w BeeOffice dane są pogrupowane w kilku zakładkach (Administracja, Kompetencje, Role,...). Dostęp do niektórych danych wymaga rozszerzonych uprawnień (np. dane HR, role które decydują o uprawnieniach danego użytkownika). W dolnej części pierwszej zakładki edycji pracownika możesz przypisać danemu pracownikowi dowolną liczbę wcześniej zdefiniowanych etykiet. Dane firmy Menu: Firma->Dane firmy Na tym ekranie możesz szybko sprawdzić podstawowe dane Twojej firmy, np. kiedy potrzebujesz adresu lub NIP firmy dla dostawcy do wystawienia prawidłowej faktury. Terminarz Menu: Aktywności->Terminarz W Terminarzu BeeOffice możesz w przejrzysty sposób wprowadzić lub przeglądać informacje o zadaniach zaplanowanych na dzień bieżący bądź dowolny okres w przyszłości i przeszłości. Zależnie od nadanych uprawnień, masz dostęp do danych tylko o aktywności własnej, twojego zespołu lub całej organizacji. Dzięki Terminarzowi możesz łatwo ustalić czym zajmują się twoi współpracownicy w najbliższych dniach albo ile godzin pracy poświęcił cały zespół na realizację konkretnego projektu. Możesz również sprawdzić kto jest w danym okresie dostępny, a kto ma zaplanowany urlop. Panel po lewej stronie ekranu pozwala ustalić zakres prezentowanych informacji: strona 6/20

7 - czyj terminarz chciałbyś zobaczyć (tylko ja, mój zespół, cała firma, wybrana inna osoba,...), a dla wersji BeeOffice Pro dodatkowo własny filtr danych zdefiniowany w Opcje - jaki okres czasu wyświetlić (wybrany miesiąc lub konkretna data) Główny panel w centralnej części ekranu przedstawia terminarz w postaci "kratek" gdzie poszczególne wiersze odpowiadają osobom, a kolumny to kolejne dni. Aktualna data jest wyróżniona oraz podana w opisie powyżej terminarza. Wprowadzanie i przeglądanie aktywności w terminarzu odbywa się na dwóch poziomach. 1. Na ekranie przeglądowym terminarza możesz wprowadzać/przeglądać skróty oznaczające poszczególne aktywności ([Grupy zadań]). Jeśli chcesz wypełnić swój terminarz, po jednokrotnym kliknięciu w odpowiedniej "kratce" pojawi się kursor oznaczający możliwość wpisania tekstu. Wprowadź tu wcześniej zdefiniowany skrót dla właściwej Grupy zadań. Możesz w ten sposób bardzo szybko wypełnić terminarz na kilka dni, na ogólnym poziomie (tylko Grupy zadań, bez uzupełniania dalszych szczegółów). 2. Po dwukrotnym kliknięciu w wybrane pole terminarza przejdziesz do ekranu szczegółów aktywności na dany dzień. W tym miejscu możesz uzupełnić dalsze szczegóły terminarza Twojego lub podwładnych: - zadanie, w ramach wybranej Grupy zadań (jeśli Grupa zadań zawiera zdefiniowane Zadania), - czas trwania danej aktywności (w godzinach) - godzina rozpoczęcia/zakończenia danej aktywności (pola opcjonalne) - czas rozliczeniowy (pole opcjonalne, może być wykorzystane np. jeśli pracujesz nad projektem dla którego chcesz rejestrować równolegle całkowity czas poświęcony na zadanie oraz czas który będzie osobno rozliczany) - dodatkowy komentarz do Zadania (w tym miejscu możesz dodać dowolny tekst, np. miejsce w którym będziesz pracował w ramach danego zadania, żeby twoi współpracownicy mogli się łatwiej z tobą skontaktować) - dodatkowe atrybuty, zależnie od systemu rejestracji czasu pracy w twojej organizacji, zdefiniowane przez administratora systemu lub twojego przełożonego (pola: Kategoria 1..3) Z ekranu danych szczegółowych możesz wprowadzić wiele aktywności w jednym dniu (np. jeśli czas pracy dzielisz między różne projekty).używając przycisku [Dodaj] masz możliwość utworzenia większej liczby aktywności w danym dniu. W każdej z nich niezależnie możesz wybrać Grupę zadań lub Zadanie i uzupełnić pozostałe informacje. Tylko jedna aktywność w danym dniu może mieć status "aktywność główna" tzn. jej skrót będzie widoczny na ekranie Terminarza. Po wprowadzeniu wielu aktywności w jednym dniu, na ekranie Terminarza kratka dla danego dnia będzie oznaczona dodatkowym symbolem wielokropka co oznacza, że dalsze informacje są dostępne po wejściu do strona 7/20

8 widoku szczegółowego bądź po zaznaczeniu danego dnia, w linii poniżej ekranu Terminarza. Jeśli natomiast w danym dniu masz zdefiniowaną delegację, dodatkowo będzie tam widoczna ikona samochodu. W ten sposób osoby które widzą twój terminarz od razu widzą, że w danym dniu jesteś w delegacji bądź masz więcej niż jedną aktywność. Jeśli kod grupy zadań w danym dniu ma kolor czerwony, to oznacza że nie wybrałeś dla danej Grupy zadań odpowiedniego Zadania lub czasu trwania, bądź w przypadku urlopów że w tym dniu zdefiniowany masz urlop, który jeszcze nie został zaakceptowany przez twojego przełożonego. Terminarz - Kopiowanie aktywności Jeśli planujesz kilka dni pracy, które będą miały takie same właściwości (Grupa zadań, Zadanie, czas pracy, itp.) wystarczy że uzupełnisz dane dla jednego dnia, a następnie skopiujesz je do innych wybranych dni. Wejdź w szczegóły dnia, z którego chcesz wykonać kopię, następnie wciśnij przycisk [Kopiuj] i na wyświetlonym kalendarzu wskaż, do których dni chcesz skopiować dane. W ten sposób możesz skopiować jeden dzień na wiele innych za pomocą jednego ruchu! Terminarz - Aktywności kompletne/niekompletne Każda organizacja ustala własne szczegółowe wymagania co do sposobu rejestracji czasu pracy. Od osoby odpowiedzialnej w Twojej firmie za administrację danymi BeeOffice uzyskasz informację jakie pola w danej aktywności w Terminarzu powinny być wypełnione. Pola opisujące godzinę rozpoczęcia, zakończenia i czas trwania aktywności nie są powiązane (np. wypełnienie godzin rozpoczęcia/zakończenia aktywności nie wylicza czasu tej aktywności). Dodatkowo BeeOffice sprawdza: - czy dla każdego dnia roboczego wprowadzono Grupę zadań (jeśli wybrana Grupa zadań ma zdefiniowane zadania podrzędne, to należy wybrać również Zadanie) - czy dla każdego dnia roboczego wprowadzono czas pracy większy niż 0 godzin Aktywności, które nie spełniają ww. założeń są wyróżnione kolorem czerwonym i blokują możliwość zaakceptowania Terminarza dla miesiąca, w którym takie niekompletne aktywności występują. Podsumowanie aktywności zaplanowanych w terminarzu dla Ciebie, zespołu lub innej grupy osób możesz wyświetlić na Liście aktywności. strona 8/20

9 Akceptacja terminarza Menu: Terminarz->Akceptacje BeeOffice zawiera mechanizm akceptacji terminarza, który pozwala każdemu pracownikowi zatwierdzić czas pracy w danym miesiącu. Szczegółowe wymagania co do sposobu raportowania czasu pracy są ustalane indywidualnie przez każdą organizację. Od Twojego przełożonego uzyskasz informację czy akceptacja terminarza jest wymagana i - jeśli tak - do którego dnia następnego miesiąca należy zatwierdzić miesiąc poprzedni. Na ekranie akceptacji prezentowane są następujące informacje: - jakie miesiące można zaakceptować - które dni w tych miesiącach mają niekompletną definicję aktywności i należy je uzupełnić [Aktywności kompletne/niekompletne] - jeśli takie występują Po zaakceptowaniu Terminarza nie możesz już zmieniać informacji o wprowadzonym czasie pracy ani przypisanych aktywnościach. Pozwala to na wykonanie raportów o czasie pracy, w oparciu o "zamrożony" stan terminarza, który nie będzie zmieniany wstecznie. W szczególnych przypadkach (np. potrzeba skorygowania błędu) administrator BeeOffice w twojej firmie może wycofać akceptację terminarza. Akceptacja administracyjna terminarza Menu: Administracja->Akc. Admin W pewnych sytuacjach pracownik nie może zatwierdzić swojego terminarza za dany miesiąc (np. długotrwała choroba lub inna nieobecność). Może wystąpić również sytuacja, kiedy zatwierdzony miesiąc należy odblokować aby wprowadzić zmiany w raporcie czasu pracy (uzgodnione z administratorem i/lub działem HR). Dla takich szczególnych sytuacji BeeOffice przewiduje możliwość akceptowania lub cofnięcia akceptacji miesiąca dla dowolnego pracownika przez administratora. Na ekranie akceptacji administracyjnej można wyświetlać status poszczególnych miesięcy w terminarzu, dla pracowników firmy. Po kliknięciu na ikonę edycji danych, można zmienić status danego miesiąca na Zaakceptowany lub Niezaakceptowany. W przypadku odblokowania miesiąca (zmiana statusu na Niezaakceptowany), po wprowadzeniu potrzebnych korekt danych, pracownik lub administrator powinien ponownie zmienić jego status na Zaakceptowany. strona 9/20

10 Grupy zadań - definiowanie Menu: Aktywności->Grupy Zadań Grupy zadań w BeeOffice to podstawowy element planowania i raportowania czasu pracy nad zadaniami określają czym zajmuje się firma / zespół / konkretna osoba. Definicja Grup zadań jest oczywiście specyficzna dla każdej firmy i jest ustalona przez administratora BeeOffice w twojej firmie. W dobrze zdefiniowanym Terminarzu każdy pracownik bez problemu znajdzie aktywności, którymi się w rzeczywistości zajmuje i wybierze na dany dzień odpowiednią Grupę zadań. Zazwyczaj jest to kombinacja: - różnych rodzajów bieżącej działalności operacyjnej (np. księgowanie dokumentów, wizyty handlowe, konserwacja sprzętu,...) - projektów wewnętrznych (np. wdrożenie nowego systemu informatycznego, budowa magazynu), - projektów zewnętrznych (jeśli Twoja organizacja wykonuje usługi dla klientów zewnętrznych, to sugerujemy założenie każdego klienta jako oddzielnej 'Grupy zadań' a w ramach tej grupy poszczególne zlecenia/projekty jako pojedyncze 'Zadania') - czasu nieobecności (zwolnienie lekarskie, czas podróży, inna nieobecność) Każda grupa zadań opisana jest przez: - nazwę - skrót (od 1 do 3 znaków); dany skrót może być użyty tylko w jednej grupie zadań - osobę odpowiedzialną za daną grupę zadań - obiekt dekretacji kosztów (opcjonalne) - nazwę klienta zewnętrznego (opcjonalne) - rodzaj grupy zadań - datę rozpoczęcia/zakończenia (pola opcjonalne, ale jeśli są wypełnione, to w terminarzu nie będzie możliwe wprowadzanie zadań dla tej grupy poza wyznaczonymi datami - pozwala to np. ograniczyć raportowanie czasu pracy na projekt, tylko do dat kiedy projekt faktycznie miał miejsce) - pole uwag do dowolnego wykorzystania oraz załączniki (opcjonalne) Jeśli wybrałeś rodzaj grupy zadań Projekt, konieczne jest uzupełnienie pól z datami rozpoczęcia i zakończenia aktywności. Dla innych grup zadań są to pola opcjonalne. Grupa z podanym czasem trwania jest widoczna w terminarzu tylko w ramach zdefiniowanego okresu (pracownicy mogą planować tylko aktywności dostępne dla tego dnia). strona 10/20

11 Grupy zadań możesz dodatkowo opatrzyć wcześniej zdefiniowanymi etykietami. Możesz również określić ich stopień realizacji w przedziale od 0 do 100%, czego skutkiem będzie dodatkowo wyświetlenie wartości procentowych na tle o odpowiednim, zdefiniowanym dla poszczególnych wartości kolorze. Zarówno definicja etykiet jak i kolorów odpowiadających wartościom procentowym, jest elementem konfiguracji wykonywanym przez osobę o odpowiednich uprawnieniach w BeeOffice. Zadania - definiowanie Menu: Aktywności->Zadania Zadania stanowią następny po grupach zadań poziom szczegółów raportowania czasu pracy.. Każde zadanie jest zdefiniowane w ramach jednej (utworzonej wcześniej) grupy zadań. Podział na zadania wynika ze specyfiki i potrzeb każdej organizacji, może to być podział np. wg rodzaju aktywności, miejsca pracy, czasu pracy. Kilka przykładów grup zadań i zadań zilustruje te możliwości: -grupa zadań "Konserwacja urządzeń" -- zadanie "Konserwacja linii A", -- zadanie "Konserwacja linii B", -- zadanie "Naprawa uszkodzeń" -grupa zadań "Nadzorowanie produkcji" -- zadanie "praca na zmianie 8:00-16:00", -- zadanie "praca na zmianie 16:00-24:00" -grupa zadań "Opracowanie kampanii marketingowych" -- zadanie "kampanie prasowe" -- zadanie "kampanie mailowe" -- zadanie "kampanie telewizyjne". Możliwe jest też wykorzystanie samych grup zadań BEZ PRZYPISANYCH ZADAŃ. (np. jeśli grupa zadań "Prace biurowe" nie wymaga dalszego doprecyzowania). W takim przypadku wprowadzamy w terminarzu dla danego dnia tylko grupę zadań i aktywność będzie traktowana jako kompletna, pomimo braku zadania (uwaga: jeśli dla grupy zadań zdefiniowano co najmniej jedno zadanie, to aktywność w terminarzu musi mieć przypisane zadanie, w przeciwnym razie będzie traktowana jako niekompletna). Tak jak w przypadku Grup zadań, Zadania możesz dodatkowo opatrzyć wcześniej strona 11/20

12 zdefiniowanymi etykietami. Możesz również określić ich stopień realizacji w przedziale od 0 do 100%, czego skutkiem będzie dodatkowo wyświetlenie wartości procentowych na tle o odpowiednim, zdefiniowanym dla poszczególnych wartości kolorze. Zarówno definicja etykiet jak i kolorów odpowiadających wartościom procentowym, jest elementem konfiguracji wykonywanym przez osobę o odpowiednich uprawnieniach w BeeOffice. Terminarz - Lista aktywności (raportowanie czasu pracy) Menu: Aktywności-> Terminarz-Lista Z pomocą listy aktywności możesz sporządzać zestawienia aktywności dla dowolnego okresu i dowolnej grupy osób (zależnie od uprawnień użytkownika w BeeOffice). Kryteria wyboru danych ustawiamy w panelu po lewej stronie ekranu. Wykorzystując listę wyboru widok znajdującą się powyżej listy aktywności,,masz możliwość wyboru różnych widoków, zawierajacych różne zakresy danych. Dla dalszego przetwarzania, sporządzania raportów, itp. należy wyeksportować listę do pliku tekstowego - wybierz ikonę z symbolem "Excel" powyżej listy, a następnie potwierdź ewentualne ostrzeżenia o zapisie pliku wyświetlone przez przeglądarkę internetową. Rezerwacje Menu: Zasoby->Rezerwacje W każdej firmie istnieją wspólne zasoby, z których korzysta wiele osób - np. sale konferencyjne, rzutniki, narzędzia, samochody czy mieszkania służbowe. BeeOffice pozwala w prosty i wygodny sposób sprawdzić, które zasoby są dostępne oraz zarezerwować zasoby na wybrany okres czasu. Definicja zasobów i ich podział na umowne grupy również jest decyzją firmy. Na ekranie rezerwacji zobaczysz tabelę, w której wiersze to poszczególne zasoby twojej firmy, a kolumny oznaczają kolejne daty (podobnie jak w Terminarzu). Po dwukrotnym kliknięciu w wybrane pole tabeli możesz wyświetlić szczegóły istniejącej rezerwacji lub wprowadzić nową dla siebie bądź innej osoby. Jeśli administrator umożliwił rezerwację zasobów z dokładnością do godziny (a nie tylko daty), możesz wprowadzić wiele rezerwacji danego zasobu w jednym dniu, pod warunkiem że ich czas trwania nie pokrywa się. Kolejne rezerwacje tworzymy przyciskiem strona 12/20

13 [Dodaj]. Wprowadzający rezerwację możesz utworzyć ją dla siebie lub dla innej wybranej osoby wybierając odpowiednie nazwisko w polu 'Dla kogo'. Z ekranu danych szczegółowych rezerwacji możesz również usunąć swoją rezerwację przyciskiem [Usuń]. Zapotrzebowania Menu: Zasoby->Zapotrzebowania Zapotrzebowania są wnioskami o zakup produktów lub usług które wymagają akceptacji. Zależnie od potrzeb twojej firmy, możesz je wykorzystać do różnych rodzajów zakupów, np. sprzętu, oprogramowania, artykułów biurowych czy szkoleń... Twój przełożony lub administrator BeeOffice w twojej organizacji powinien przekazać instrukcję jakie rodzaje zakupów należy zgłaszać za pomocą zapotrzebowań w BeeOffice i ewentualne inne ograniczenia (np. maksymalna wysokość kosztów na pojedynczym wniosku). Zapotrzebowanie pozwala łatwo śledzić proces akceptacji wydatków. Będąc użytkownikiem BeeOffice wprowadzasz i aktywujesz Zapotrzebowanie, twój przełożony potwierdza, że koszt jest uzasadniony (akceptacja merytoryczna), inna upoważniona osoba (np. dyrektor finansowy) akceptuje koszty (akceptacja finansowa). W każdej chwili możesz wyświetlić swoje Zapotrzebowania i zobaczyć ich aktualny status. Z poziomu listy zapotrzebowań możesz utworzyć nowy wniosek przyciskiem "(+)" po lewej stronie ekranu. BeeOffice wyróżnia dwa rodzaje zapotrzebowań: - licencje (na oprogramowanie) - zapotrzebowania ogólne. W przypadku licencji, nazwę programu należy wybrać z rozwijanej listy (lista jest definiowana przez twojego administratora BeeOffice) a wartość zapotrzebowania na podstawie ceny danej licencji zostanie automatycznie uzupełniona. W przypadku zapotrzebowań ogólnych, wszystkie informacje takie jak opis wydatków i cena powinny być uzupełnione przez ciebie. Tabela "Przydział Kosztów" na zapotrzebowaniu pozwala przypisać wydatki do poszczególnych użytkowników BeeOffice. Ta informacja może zostać później wykorzystana przez dział zakupów lub księgowość do analizy alokacji kosztów. Domyślnie 100% kosztów w zapotrzebowania jest przypisane do użytkownika, który tworzy zapotrzebowanie. Można zmienić osoby oraz podział kosztów, na przykład jeśli jesteś strona 13/20

14 przełożonym i zgłaszasz zakup dla swojego pracownika albo wprowadzasz jedno zapotrzebowanie na szkolenie, w którym weźmie udział wiele osób. Przed zapisaniem zapotrzebowania należy jednak upewnić się, że łącznie podział kosztów sumuje się do 100% - BeeOffice nie pozwoli zapisać zapotrzebowania, które nie spełnia tego warunku. Po wprowadzeniu zapotrzebowania możesz zapisać je w statusie 'Nowy' (jako dokument roboczy, nie przekazany jeszcze do akceptacji) lub aktywować. Tylko aktywowane zapotrzebowania będą możliwe do zatwierdzenia przez twojego przełożonego. Jeśli jesteś przełożonym, możesz zatwierdzać lub odrzucać aktywowane przez twoich pracowników zapotrzebowania. Zależnie od firmy, na tym etapie proces obsługi zapotrzebowania może się zakończyć lub być prowadzony dalej - aż do akceptacji finansowej oraz księgowania kosztów przez odpowiedzialne za to osoby w zewnętrznym systemie księgowym, potwierdzone przez zmianę statusu zapotrzebowania w BeeOffice na Zrealizowany. Urlopy Menu: Sprawy osobowe ->Urlopy Menu: Sprawy osobowe ->Urlopy-limity W tej części BeeOffice możesz w prosty sposób planować urlop, przeglądać wnioski urlopowe własne lub twoich pracowników, śledzić status ich akceptacji oraz sprawdzić pozostający do wykorzystania limit dni urlopu. Aby sprawdzić liczbę dni urlopu które pozostały do wykorzystania, przejdź do zakładki Urlopy-limity. Z poziomu listy urlopów możesz utworzyć nowy wniosek przyciskiem "(+)" w lewej części okna BeeOffice lub wybrać istniejący wniosek i przejść do ekranu danych szczegółowych. Na ekranie wniosku urlopowego w centralnym miejscu znajdziesz kalendarz, w którym zaznaczając poszczególne dni określasz daty urlopu. Wniosek urlopowy nie może dotyczyć dni z różnych miesięcy. Jeśli planujesz urlop na przełomie miesięcy, to utwórz dla niego dwa oddzielne wnioski / odpowiednio dla końcówki pierwszego miesiąca i początku drugiego miesiąca. To ograniczenie ułatwia księgowanie i rozliczanie urlopów w ramach każdego miesiąca. Przed aktywacją wniosku urlopowego, w dolnej części ekranu powinieneś wybrać typ urlopu (np. wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy,...) oraz rok z limitu którego chcesz skorzystać (w sytuacji gdy np. posiadasz niewykorzystany urlop z poprzednich lat). Możesz też wprowadzić opcjonalny komentarz dla przełożonego, który będzie akceptował urlop (np. wskazanie kto będzie Ciebie zastępować podczas nieobecności). Użycie przycisku Sprawdź spowoduje odświeżenie informacji o pozostalych i wykorzystanych po wprowadzaniu wniosku liczbach dni urlopów różnych typów. strona 14/20

15 Po wprowadzeniu wniosku możesz zapisać go i pozostawić w statusie "Nowy" (jako dokument roboczy, nie przekazany jeszcze do akceptacji) lub aktywować. Tylko aktywowane urlopy mogą być zaakceptowane przez twojego przełożonego. Jeśli składasz wniosek urlopowy a dla danego typu urlopu posiadasz jeszcze niewykorzystany urlop z wcześniejszych lat, BeeOffice poinformuje o takiej sytuacji i poprosi o dodatkowe potwierdzenie. Ten mechanizm pomaga zadbać, aby w pierwszej kolejności składać wnioski które będą korzystały z zaległych, niewykorzystanych limitów urlopowych. Przełożony może zatwierdzić lub odrzucić aktywowane wnioski urlopowe swoich pracowników. Pozostawienie wniosków urlopowych w statusie "Nowy" może być też sposobem wprowadzenia długoterminowych planów urlopowych. Na przykład przełożony może poprosić zespół o wypełnienie wstępnych planów urlopowych z góry na cały rok, a poszczególne wnioski będą aktywowane dopiero przed rozpoczęciem urlopów. Po zapisaniu wniosków przez pracowników, przełożony w widoku Terminarza widzi plany urlopowe wszystkich swoich pracowników ( U jako kod aktywności w danym dniu) i w ten sposób jest w stanie bardzo szybko ocenić czy np. w danym okresie urlopy zastępujacych się osób nie pokrywają się. Delegacje Menu: Rozliczenia->Delegacje Delegacje pozwalają rejestrować i rozliczać koszty związane z podróżami służbowymi pracowników. Z poziomu listy delegacji możesz utworzyć nowy wniosek przyciskiem "(+)". Aby właściwie wypełnić wniosek, powinieneś uzupełnić wszystkie pola dostępne do edycji na ekranie wniosku, takie jak: - środek transportu - cel wyjazdu - data i godzina rozpoczęcia podróży, data i godzina zakończenia podróży - miejsce rozpoczęcia / docelowe / zakończenia podróży itp. Jeśli wybierzesz kraj podróży inny niż Polska, zostaniesz poproszony dodatkowo o uzupełnienie pól z datą/godziną przekroczenia granicy, które wynikają z regulacji polskiego prawa. Wprowadzone informacje pozwolą prawidłowo obliczyć wysokość diet krajowych i zagranicznych związanych z podróżą służbową, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ze względu na możliwe różne scenariusze wyliczania diet za odcinki krajowe strona 15/20

16 w podróżach zagranicznych, administrator BeeOffice twojej firmy ma możliwość zadecydowania w jaki sposób BeeOffice ma obliczać wartość diet dla takich podróży. W środkowej części ekranu masz możliwość wpisania planowanych lub poniesionych wydatków. Pozycje diety krajowej i zagranicznej są przez BeeOffice uzupełniane i obliczane automatycznie. Pozostałe rodzaje wydatków muszą być wprowadzone przez osobę wypełniającą delegację, na podstawie planowanych lub rzeczywiście poniesionych kosztów związanych z podróżą. W przypadku poniesionych wydatków określonych jako hotel, inne, kolej, samolot bądź taxi masz dodatkowo możliwość wskazania czy dany wydatek został opłacony przec Ciebie, firmową kartą kredytową bądź przelewem. W przypadku wyboru karty firmowej i przelewu, poniesione wydatki nie będą uwzględnione przy wyliczaniu kwoty zwrotu, ponieważ nie ten koszt poniosła firma a nie pracownik, ale będą wykazane na rozliczeniu danej delegacji. Dodatkowym typem pozycji wydatków jest Zaliczka. W przypadku tego typu wydatku, kwota rozliczana jest w ramach danej delegacji z innymi poniesionymi wydatkami (umniejsza kwotę do zwrotu). W podsumowaniu rozliczenia delegacji w dolnej części okna, znajdziesz szczegółowe podsumowanie kwot rozliczenia: całkowitego kosztu delegacji, kosztów które poniosłeś z własnych pieniędzy, pobranych zaliczek oraz kosztów opłaconych przez firmę. Znajduje się tam również ostateczna kwota rozliczenia: do zwrotu pracownikowi, bądź do zwrotu przez pracownika (jeśli pobrane zaliczki były wyższe niż poniesione koszty), w zależności od kwoty rozliczenia. Jeśli żaden z możliwych do wyboru rodzajów kosztu nie odpowiada poniesionym wydatkom, należy wybrać typ "Inne" i uzupełnić pole "Opis". Sekcja "Przypisanie kosztów do zadań" umożliwia przypisanie kosztów delegacji do zadań lub projektów realizowanych przez twoją firmę. W tej sekcji możesz wprowadzić ręcznie poszczególne Grupy zadań/zadania bądź pobrać je automatycznie z terminarza (zostaną przejęte zadania z terminarza z okresu trwania delegacji). Łączne koszty delegacji mogą być przypisane do pojedynczego zadania lub rozbite na kilka zadań (np. pracownik serwisu odwiedza kilku klientów w ramach pojedynczej podróży), natomiast suma udziału poszczególnych zadań musi wynosić 100%. Uwaga - BeeOffice oferuje dwa podstawowe scenariusze rozliczania delegacji: 1. Wniosek jest wprowadzany przez pracownika PRZED rozpoczęciem podróży (planowane koszty), wstępnie autoryzowany przez przełożonego, następnie uzupełniany (rzeczywiste koszty) i akceptowany po zakończeniu podróży. 2. Wniosek jest tworzony przez pracownika po zakończeniu podróży (wypełniany rzeczywistymi kosztami), następnie akceptowany przez przełożonego w stosunku do scenariusza 1 nie ma tutaj etapu akceptacji zgody na wyjazd. Twój przełożony lub administrator BeeOffice w organizacji powinien przekazać informację, który z powyższych scenariuszy należy zastosować. Możliwe jest też ich strona 16/20

17 wykorzystanie równoległe, w różnych sytuacjach (np. podróże krajowe wg scenariusza 2. a podróże zagraniczne wymagają wcześniejszej autoryzacji - scenariusz 1). Jeśli wykorzystany jest scenariusz 1., po utworzeniu nowej delegacji wybierz opcję "Do autoryzacji" w górnej części ekranu (przyciski workflow). Twój przełożony następnie autoryzuje planowaną delegację - co oznacza zgodę na wyjazd służbowy. Po powrocie z podróży służbowej uzupełnij rzeczywiste wartości: rachunki/koszty zgodnie z faktycznie poniesionymi wydatkami i aktywuj delegację do ostatecznego zatwierdzenia. W przypadku scenariusza 2, powinieneś wprowadzić delegację dopiero po zakończeniu podróży służbowej i po wypełnieniu wniosku wybrać od razu opcję "Aktywuj" (możesz też wprowadzić ją wcześniej ale pozostawić do aktywacji do czasu, w którym będziesz w stanie podać rzeczywiste poniesione koszty delegacji). Po etapie aktywacji scenariusze 1. i 2. przebiegają tak samo: przełożony ostatecznie zatwierdza (lub odrzuca) delegację, która następnie trafia do osób odpowiedzialnych za jej rozliczenie w celu dalszego przetwarzania. Kolejne statusy rozliczania delegacji zależne są od ustaleń przyjętych w danej firmie i ustawiane są przez osoby zajmujące się rozliczaniem delegacji. Dla każdej delegacji możliwy jest wydruk odpowiednego dokumentu za pomocą ikony drukarki w danej delegacji. Wydruki dokonane dla delegacji w statusach Do autoryzacji oraz Autoryzowana mają nagłówek Polecenie wyjazdu służbowego. Wydruki delegacji w kolejnych statusach mają nagłówek Rozliczenie wyjazdu slużbowego. Możesz również wydrukować dokumenty dla wielu delegacji w jednym kroku: w tym celu na liście delegacji zaznacz interesujące Cię pozycje i naciśnij przycisk drukarki. Rozliczenie samochodu prywatnego Menu: Rozliczenia->Rozliczenia sam. pryw. Wnioski rozliczeń samochodów prywatnych podsumowują wykorzystanie samochodu pracownika do celów służbowych, w wybranym okresie czasu. Domyślny zakres dat dla nowego dokumentu rozliczenia to ubiegły miesiąc. W polu tekstowym Adres należy wpisać adres osoby rozliczającej podróże samochodem. Jeśli istnieją wcześniejsze wnioski dla tej samej osoby, to wartość domyślna adresu jest kopiowana z ostatniego wniosku. Przycisk [Pobierz dane o delegacjach] tworzy automatycznie pozycje rozliczenia, które odpowiadają pozycjom podróży samochodem prywatnym wprowadzonym w delegacjach danego pracownika, w okresie rozliczeniowym (miejsce rozpoczęcia/zakończenia podróży i liczba kilometrów). Stawka rozliczenia 1 km podróży jest ustalana przez BeeOffice automatycznie. Podczas akceptacji wniosku BeeOffice kontroluje, czy istnieją delegacje w zakresie dat strona 17/20

18 od.. do.. które mają status "nowy". Jeśli istnieją, to wniosek można zapisać lecz nie można go zaakceptować. Zapobiega to sytuacji, kiedy dane z delegacji zostałyby przeniesione do rozliczenia samochodu, a później zmodyfikowane w ramach delegacji. Pracownik księgowości w firmie może następnie zmienić status zaakceptowanego wniosku na "zaksięgowany", aby odzwierciedlić rozliczenie dokumentu w systemie finansowym. Rozliczenie samochodu prywatnego - ryczałt Menu: Rozliczenia->Rozliczenia sam. pryw.-ryczałt BeeOffice umożliwia rozliczanie wykorzystania samochodów prywatnych do celów służbowych wg ryczałtu, zgodnie z przepisami określonymi w Dzienniku Ustaw z 26 marca 2002 poz Pracodawca ustala dla pracownika ekwiwalent pieniężny za wykorzystanie samochodu prywatnego. Ekwiwalent jest obliczony jako liczba kilometrów przebiegu x stawka za 1 km. Liczba kilometrów zależy od wielkości miasta i jest zdefiniowana w przepisach. W szczególnych przypadkach takich jak np. praca na część etatu, pracodawca może uzgodnić z pracownikiem inną liczbę km (ułamek pełnej wartości). Rozliczenie następuje w okresach miesięcznych. Po utworzeniu nowego wniosku rozliczenia ryczałtu należy wprowadzić: - markę samochodu - numer rejestracyjny - miejscowość - typ ryczałtu (do 900 i powyżej 900 ccm pojemności) - liczbę kilometrów Powyższe dane będą automatycznie kopiowane dla danego pracownika, podczas wystawiania wniosków w kolejnych miesiącach. Dodatkowo w każdym miesiącu rozliczeniowym mogą wystąpić potrącenia wynikające z dni, kiedy pracownik nie korzystał z samochodu. Dlatego wniosek zawiera dodatkowe pola reprezentujące różne kategorie: - dni choroby - dni urlopu - inne nieobecności (w tym delegacje powyżej 8h trwania) - dni kiedy samochód był niedostępny (np. w serwisie). Dla pierwszych 3 z powyższych kategorii, możliwe jest pobranie danych z terminarza, jeśli strona 18/20

19 zostały tam wprowadzone zwolnienia lekarskie (L4), urlopy i/lub delegacje. Można również uzupełnić lub zmienić pobrane dane ręcznie. Wartość ryczałtu i potrąceń jest następnie obliczana automatycznie przez BeeOffice. Kiedy wniosek jest wypełniony i sprawdzony przez pracownika należy zmienić jego status przyciskiem "akceptuj", co spowoduje przesłanie rozliczenia do księgowości. Pracownik księgowości w firmie może następnie zmienić status zaakceptowanego wniosku na "zaksięgowany", aby odzwierciedlić rozliczenie dokumentu w systemie finansowym. Możliwe jest również wydrukowanie papierowej wersji rozliczenia. Rozliczenie samochodu służbowego Menu: Rozliczenia->Rozliczenia sam. służb. Wnioski rozliczeń samochodów służbowych podsumowują wykorzystanie samochodu służbowego pracownika, w wybranym okresie. Domyślny zakres dat dla nowego dokumentu rozliczenia to ubiegły miesiąc. Przycisk [Pobierz dane o delegacjach] tworzy automatycznie dwa rodzaje pozycji rozliczenia: 1. podróże - odpowiadają pozycjom podróży danym samochodem służbowym wprowadzonym w delegacjach danego pracownika, w okresie rozliczeniowym (miejsce rozpoczęcia/zakończenia podróży i liczba kilometrów). 2. tankowania przeniesione podczas importu danych z kart paliwowych lub wprowadzone ręcznie. Wniosek rozliczeniowy jest początkowo tworzony w statusie "nowy", a następnie akceptowany przez pracownika. W danym czasie tylko jeden wniosek może istnieć w statusie "nowy" dla danej osoby. Podczas akceptacji wniosku BeeOffice kontroluje, czy istnieją delegacje w zakresie dat od.. do.. które mają status "nowy". Jeśli istnieją, to wniosek można zapisać lecz nie można go zaakceptować. Zapobiega to sytuacji, kiedy dane z delegacji zostałyby przeniesione do rozliczenia samochodu, a później zmodyfikowane w ramach delegacji. Akceptacja jest możliwa tylko wtedy, gdy wszystkie delegacje zawierające informacje o korzystaniu z danego auta w tym okresie zostały zaakceptowane. Pracownik księgowości w firmie może następnie zmienić status zaakceptowanego wniosku na "zaksięgowany", aby odzwierciedlić rozliczenie dokumentu w systemie finansowym. Bilans paliwa jest zapisywany dla każdego rozliczenia, w ramach tego rozliczenia (tzn. tankowania pomniejszone o kilometry przejechane x zużycie). Bilans początkowy paliwa oraz informacja o średnim spalaniu jest pobierana z danych podstawowych samochodu strona 19/20

20 (menu: Zasoby->Samochody). Infobox Menu: Infobox -> Infobox W Infobox BeeOffice znajdziesz informację o zdarzeniach/dokumentach wymagających twojego działania, zebraną w wygodnej postaci, w jednym miejscu. Dzięki Infobox nie musisz przeglądać wielu list w BeeOffice i ustawiać na nich różnych kryteriów filtrowania, aby odszukać najważniejsze dokumenty wszystkie elementy zebrane są w jednym miejscu. Infobox przedstawia informacje o następujących rodzajach dokumentów BeeOffice: - delegacje - wnioski urlopowe - zgłoszenia zapotrzebowania. Kiedy jeden z tych dokumentów zostanie utworzony w statusie Nowy, to pojawi się w Infobox autora dokumentu, jako przypomnienie że dany wniosek wymaga aktywowania do jego dalszego przetwarzania. Natomiast po aktywowaniu, odpowiedni dokument pojawi się w Infobox osoby odpowiedzialnej za jego akceptację (zazwyczaj jest to przełożony pracownika, który inicjował wniosek). Wybierając ikonę edycji po prawej stronie listy przejdziesz do odpowiedniego ekranu edycji dokumentu, gdzie możesz zapoznać się z jego zawartością i/lub zmienić status. Domyślnie w Infobox widzisz tylko elementy czekające na twoje działanie inaczej niż w miejscach odpowiedzialnych za poszczególne funkcje (np.delegacje, urlopy, zapotrzebowania) gdzie domyślnym widokiem są obiekty do akceptacji nie tylko twoje, ale również twoich podwładnych. W każdej chwili możesz jednak zmienić zakres widocznych danych tak, aby pokazywane były również te wnioski, które czakają na twoich podwładnych użyj do tego celu filtra. strona 20/20