Regulamin udzielania zamówień publicznych. I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień publicznych Załącznik do Zarządzenia nr 15 Dyrektora WSSE w Gorzowie Wlkp. z dnia 13 sierpnia 2013 r. I. Postanowienia ogólne 1 Regulamin dotyczy zamówień publicznych dokonywanych ze środków znajdujących się w dyspozycji Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Gorzowie Wlkp., zwanej dalej w treści regulaminu Wojewódzką Stacją. 2 Regulamin określa procedury udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej: 1) do 3 499,99 zł brutto realizowane przez Oddział Administracyjno-Techniczny; 2) od 3 500,00 zł brutto do 7 999,99 zł brutto dotyczące nabywania usług metrologicznych, napraw, konserwacji oraz usług remontowobudowlanych realizowane przez Oddział Administracyjno-Techniczny, w zakresie dostaw realizowane przez komórkę ds. zamówień publicznych; 3) od 8 000,00 zł brutto do równowartości ,00 euro netto realizowane przez komórkę ds. zamówień publicznych; 4) powyŝej równowartości ,00 euro netto. realizowane przez komórkę ds. zamówień publicznych z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 3 Zamówienia publiczne realizowane są w sposób celowy i oszczędny, umoŝliwiający terminową realizację zamówienia z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 4 Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) Dyrektorze Wojewódzkiej Stacji naleŝy przez to rozumieć kierownika Zamawiającego a w przypadku zamówień wspólnych Głównego Zamawiającego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych; 2) Komisji naleŝy przez to rozumieć Komisję Przetargową powoływaną przez Dyrektora Wojewódzkiej Stacji; 3) Kierowniku komórki organizacyjnej naleŝy przez to rozumieć kierownika Działu/Oddziału lub samodzielne stanowisko, 1

2 4) Najkorzystniejszej ofercie naleŝy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniŝszą ceną, 5) RaŜąco niskiej cenie naleŝy przez to rozumieć cenę niewiarygodną, nierealistyczną w porównaniu do cen rynkowych dla danej usługi, dostawy lub roboty budowlanej, 6) SIWZ naleŝy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, stanowiącą podstawowy dokument podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i zawierającą przede wszystkim: warunki, jakie powinien spełnić Wykonawca, wykaz elementów, jakie powinny znaleźć się w ofercie oraz podstawowe dane dotyczące zamówienia; 7) Umowie naleŝy przez to rozumieć dokument wyraŝający chęć nabycie dostaw, usług lub robót budowlanych określający warunki realizacji zamówienia np. umowa kupna-sprzedaŝy, zlecenie, zamówienie, 8) Wojewódzkiej Stacji naleŝy przez to rozumieć Zamawiającego w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych; 9) Zamówieniach publicznych naleŝy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane miedzy Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 10) Zamówieniach wspólnych naleŝy przez to rozumieć, iŝ zamawiający mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia wyznaczając spośród siebie zamawiającego upowaŝnionego do przeprowadzania postępowania i udzielania zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz Wartość zamówienia ustala się w oparciu o opis przedmiotu zamówienia, sporządzany na podstawie przepisów art ustawy - Prawo zamówień publicznych. 2. W celu ustalenia wartości zamówienia: 1) stosuje się średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień określony w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, 2) stosuje się przepisy art ustawy Prawo zamówień publicznych, 3) stosuje się ceny rynkowe przy świadczeniu dostaw, usług lub robót budowlanych tego samego rodzaju, z uwzględnieniem w szczególności czasu i miejsca ich świadczenia. II. Obowiązki osób biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego 6 Dyrektor WSSE w postępowaniu o zamówienie publiczne: 1) zatwierdza dokumenty dotyczące procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 2) powołuje komisję przetargową do rozstrzygnięcia postępowania o zamówienie publiczne, w przypadkach przewidzianych przepisami prawa zamówień publicznych i niniejszego regulaminu; 2

3 3) zatwierdza dokumenty wymagane w postępowaniu o zamówienie publiczne, w szczególności specyfikację istotnych warunków zamówienia i wynik postępowania; 4) przyjmuje oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu. 7 Główny Księgowy: 1) dokonuje pisemnej adnotacji na wniosku o zabezpieczeniu środków finansowych na realizację zamówienia, 2) kieruje wnioski do poszczególnych komórek organizacyjnych tj. Oddziału Administracyjno- Technicznego i komórki ds. zamówień publicznych; 3) odpowiada za bilansowanie zamówień pod względem asortymentu, grup towarowych i wielkości zamówień udzielanych Wykonawcy w danym roku. 8 Kierownik komórki organizacyjnej: 1) sporządza wniosek rozpoczynający procedurę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 2) opisuje przedmiot zamówienia; 3) określa wartość szacunkową zamówienia, za wyjątkiem zbiorczych zamówień rocznych; 4) sprawdza pod względem merytorycznym dokumenty wymagane do opisu przedmiotu zamówienia np. wyjaśnienia dotyczące spraw merytorycznych oraz dokonuje oceny zgodności opisu przedmiotu zamówienia z rzeczywistym zapotrzebowaniem Wojewódzkiej Stacji; 5) niezwłoczne przygotowuje wyjaśnienia w zakresie przedmiotu zamówienia w trakcie prowadzonego postępowania i przekazuje prowadzącemu postępowanie. 9 Do czynności powierzonych pracownikom Oddziału Administracyjno-Technicznego naleŝy: 1) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości do 3 499,99 zł brutto, 2) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości od 3 500,00 zł brutto do 7 999,99 zł brutto dotyczącego nabywania usług metrologicznych, napraw, konserwacji oraz usług remontowo-budowlanych realizowane przez Oddział Administracyjno- Techniczny. 10 Do czynności powierzonych pracownikom komórki ds. zamówień publicznych naleŝy: 1) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości od 3 500,00 zł brutto do 7 999,99 zł brutto w zakresie dostaw; 2) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości od 8 000,00 zł brutto do równowartości ,00 euro netto; 3) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyŝej równowartości ,00 euro netto. 3

4 11 Do czynności powierzonych pracownikom Oddziału Organizacyjno-Prawnego naleŝy: 1) zaopiniowanie i akceptacja pod względem formalno-prawnym wzoru lub ogólnych warunków umowy stanowiących element specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 2) zaopiniowanie i akceptacja pod względem formalno-prawnym umowy będącej wynikiem przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne wartości brutto powyŝej 7 999,99 zł. 3) wydawanie opinii o moŝliwości uniewaŝnienia postępowania o wartości powyŝej ,00 euro netto; 4) rozpatrywanie odwołań; 5) występowanie w postępowaniu odwoławczym oraz przed sądem powszechnym. III. Obieg dokumentacji Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje po złoŝeniu pisemnego wniosku przez Kierownika komórki organizacyjnej do Głównego Księgowego Wojewódzkiej Stacji. 2. Główny Księgowy składa pisemną adnotację w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizacje zamówienia a następnie przedkłada Dyrektorowi Wojewódzkiej Stacji w celu wyraŝenia zgody na realizację zamówienia. 3. Po pisemnym uzyskaniu zgody Kierownika Zamawiającego Główny Księgowy przekazuje wniosek do odpowiedniej komórki organizacyjnej tj. Oddziału Administracyjno-Technicznego lub komórki ds. zamówień publicznych, celem wdroŝenia stosownej procedury w celu udzielenia zamówienia. 4. Pracownik prowadzący postępowanie przygotowuje dokumentację adekwatną do zastosowanej procedury zakupu. 5. Pracownik prowadzący postępowanie przygotowuje projekt umowy na realizację przedmiotu zamówienia i przekazuje go do zatwierdzenia: 1) Kierownikowi komórki organizacyjnej w celu sprawdzenia zgodności przedmiotu zamówienia z wymogami określonymi we wniosku, 2) Głównemu Księgowemu w zakresie sposobu dokonywania płatności wynikającej z realizacji zamówienia, 3) Oddziałowi Organizacyjno-Prawnemu w celu sprawdzenia umowy pod względem formalno-prawnym. 6. Przy postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej równowartość ,00 euro projekt umowy, o którym mowa w ust. 5 stanowi załącznik do SIWZ. 7. Przy postępowaniach realizowanych na podstawie Działu V i VI projekt umowy sporządzany zostaje po wyborze najkorzystniejszej oferty. 8. Na etapie wyboru Wykonawcy dokumentacja z rozpoznania ofert zostaje przekazana do wnioskodawcy, w celu określenia zgodności oferty z przedmiotem zamówienia. 9. Po wyborze najkorzystniejszej oferty komplet dokumentacji przekazany zostaje do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji w celu zatwierdzenia wyboru Wykonawcy. 10. O decyzji Dyrektora Wojewódzkiej Stacji informowany zostaje wnioskodawca. 4

5 11. Informacja dotycząca wyłonionego Wykonawcy wraz z warunkami określającymi udzielenie zamówienia (np. kopia umowy) przekazywana jest do Kierownika Oddziału Administracyjno-Technicznego w celu realizacji umowy, Głównemu Księgowemu oraz do Kierownika zainteresowanej komórki organizacyjnej. 13 Pracownik Kancelarii Głównej o kaŝdym wpływie korespondencji dotyczącej aktualnie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego niezwłocznie powiadamia komórkę ds. zamówień publicznych. Komórka ds. zamówień publicznych niezwłocznie odbiera dokumentację równolegle z przekazaniem dokumentów do dekretacji Dyrektorowi Wojewódzkiej Stacji Wojewódzka Stacja w toku prowadzonego postępowania zobligowana jest do udzielenia wyjaśnień Wykonawcom. 2. Korespondencja Wykonawcy dotycząca wyjaśnień przekazywana jest niezwłocznie komórce ds. zamówień publicznych. 3. Komórka ds. zamówień publicznych przekazuje niezwłocznie korespondencję wraz ze SIWZ, o której mowa w ust. 2 odpowiedniemu kierownikowi komórki organizacyjnej w celu przygotowania wyjaśnień. 4. Kierownik komórki organizacyjnej niezwłocznie przekazuje w formie pisemnej lub elektronicznie wyjaśnienia do komórki ds. zamówień publicznych. 5. Komórka ds. zamówień publicznych po otrzymaniu wyjaśnień od kierownika komórki organizacyjnej przekazuje je Wykonawcom W przypadku konieczności przekazania dokumentacji dotyczącej udzielanego zamówienia do innej komórki organizacyjnej, pracownik ds. zamówień publicznych zakłada Kartę obiegu dokumentacji - wzór karty stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Karta, o której mowa w ust. 1 powinna zawierać datę, godzinę i rodzaj wykonanej czynności oraz podpisy wszystkich osób wykonujących czynności w prowadzonym postępowaniu. 16 UniewaŜnienie postępowania o udzielenie zamówienie publicznego 1. Komplet dokumentacji przekazany zostaje do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji z propozycją uniewaŝnienia postępowania w przypadku: a) braku zgodności przedmiotu zamówienia z ofertą, b) braku ofert, c) gdy oferta zawiera cenę przekraczającą kwotę, jaką Wojewódzka Stacja moŝe przeznaczyć na realizację zamówienia. 2. Kierownik Zamawiającego pisemnie uniewaŝnia postępowanie. 5

6 IV. Procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości do 3 499,99 zł. brutto Wybór wykonawcy następuje na podstawie rozpoznania bezpośredniego, wywiadu telefonicznego, internetowego rozpoznania na podstawie ogólnodostępnych informacji handlowych. 2. W bieŝącym postępowaniu nie wymaga się pisemnej dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia. 3. Datę realizacji zamówienia pracownik Oddziału Administracyjno-Technicznego odnotowuje na wniosku. V. Procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości od 3 500,00 zł. brutto do 7 999,99 zł. brutto W bieŝącym postępowaniu wymagane jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Wybór wykonawcy następuje na podstawie rozpoznania bezpośredniego, wywiadu telefonicznego, internetowego rozpoznania na podstawie ogólnodostępnych informacji handlowych, zapytania ofertowego składanego za pomocą faksu lub poczty elektronicznej. 3. Zapytania kierowane są minimum do dwóch Wykonawców. 4. Wojewódzka Stacja udziela zamówienia wykonawcy, który złoŝył najkorzystniejszą ofertę. 5. Wybór oferenta dokumentowany jest w Karcie realizacji zakupu/usługi zgodnie z procedurą ogólną PO/WSSE-10 Zakupy usług i dostaw. 6. Udzielenie zamówienia następuje w oparciu o umowę określającą warunki realizacji zamówienia lub innym dokumencie np. druku zamówienia/zlecenia stanowiącego zał. nr 2 do niniejszego Regulaminu. 7. Po wyłonieniu Wykonawcy komórka ds. zamówień publicznych przekazuje kopię dokumentu potwierdzającego udzielenie zamówienia wraz z załącznikami do Kierownika Oddziału Administracyjno-Technicznego, Głównego Księgowego oraz Kierownika komórki organizacyjnej celem realizacji zamówienia. VI. Przeprowadzenie procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości od 8 000,00 zł. brutto do równowartości ,00 euro netto W bieŝącym postępowaniu wymagane jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia. 2. Wybór wykonawcy następuje na podstawie pisemnego zapytania ofertowego składanego za pomocą faksu lub poczty elektronicznej. 3. Zapytania kierowane są do minimum trzech Wykonawców. 4. Wojewódzka Stacja udziela zamówienia wykonawcy, który złoŝył najkorzystniejszą ofertę. 6

7 5. Wybór oferenta dokumentowany jest w Karcie realizacji zakupu/usługi zgodnie z procedurą ogólną PO/WSSE-10 Zakupy usług i dostaw. 6. Udzielenie zamówienia następuje w oparciu o pisemną umowę określającą warunki realizacji zamówienia. 7. Po wyłonieniu Wykonawcy komórka ds. zamówień publicznych przekazuje kopię dokumentu potwierdzającego udzielenie zamówienia wraz z załącznikami do Kierownika Oddziału Administracyjno-Technicznego, Głównego Księgowego oraz Kierownika komórki organizacyjnej celem realizacji zamówienia. VII. Przeprowadzenie procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości zamówienia powyŝej równowartości ,00 euro netto 20 Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej równowartość ,00 euro netto przeprowadza komisja Komórka ds. zamówień publicznych przygotowuje wniosek o powołanie komisji i składa go do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji. 2. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu Dyrektor Wojewódzkiej Stacji. powołuje stałe komisje przetargowe mając na uwadze specyfikację przedmiotu zamówienia wzór powołania komisji stanowi zał. nr 4 do niniejszego Regulaminu. 2. W przypadku zamówień publicznych przeprowadzonych w trybie z wolnej ręki nie ma obowiązku powoływania Komisji. Skład Komisji W skład komisji wchodzą pracownicy Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Gorzowie Wlkp. lub inne osoby powoływane na podstawie indywidualnej decyzji Dyrektora Wojewódzkiej Stacji. 2. W skład komisji wchodzą: przewodniczący komisji, sekretarz komisji, członkowie komisji w liczbie od 1 do Komisja musi składać się z minimum trzech osób będących w zespole powołanym zarządzeniem Dyrektora Wojewódzkiej Stacji a jej skład moŝe być rozszerzony stosowanie do potrzeb prowadzonego postępowania i pozostaje stały przez cały czas trwania postępowania przetargowego, o ile nie staną na przeszkodzie trudności obiektywne. 4. Wyznaczanie osób do składu komisji następuje w szczególności z uwzględnieniem odpowiednich kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia oraz przepisów ustawy. 5. Osoby wchodzące w skład komisji podlegają wyłączeniu z postępowania na mocy art. 17 Prawa zamówień publicznych. 7

8 6. Na wniosek przewodniczącego oraz po zatwierdzeniu przez Dyrektora Wojewódzkiej Stacji dopuszcza się moŝliwość uzupełnienia składu komisji o nowe osoby bądź uczestnictwo w pracach komisji osób, które nie są członkami komisji. 7. Na wniosek komisji Dyrektor Wojewódzkiej Stacji moŝe powołać do pracy w komisji biegłego, rzeczoznawcę lub konsultanta w sprawie zamówienia publicznego. Prawa i obowiązki osób wchodzących w skład Komisji 24 Do obowiązków przewodniczącego komisji, naleŝy w szczególności: 1) kierowanie pracami komisji, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w decyzji o jej powołaniu; 2) nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonej przez sekretarza; 3) złoŝenie Dyrektorowi Wojewódzkiej Stacji oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych; 4) informowanie Dyrektora Wojewódzkiej Stacji o przebiegu prac komisji; 5) wnioskowanie do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji o wyłączeniu osoby wchodzącej w skład komisji z udziału w jej pracach w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych lub odwołanie ze składu komisji z innych uzasadnionych powodów (np. absencja chorobowa) oraz o uzupełnienie składu komisji przez powołanie nowej osoby; 6) wnioskowanie do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji o powołanie biegłego, rzeczoznawcy lub konsultanta; 7) w trakcie publicznej sesji otwarcia ofert: a) przedstawienie składu osobowego komisji osobom przybyłym na otwarcie ofert, b) bezpośrednio przed otwarciem ofert podanie kwoty, jaką Wojewódzka Stacja zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; c) podanie kryteriów oceny ofert, d) ocena nienaruszalności złoŝonych ofert; 8) sprawdzenie: a) terminowości złoŝonych ofert; b) pełnomocnictw osób reprezentujących oferentów biorących udział w prowadzonym postepowaniu; 9) udzielanie głosu upowaŝnionym przedstawicielom wykonawców, obecnym na publicznej sesji otwarcia ofert w przedmiocie składania oświadczeń i wyjaśnień; 10) sprawdzanie z członkami komisji waŝności ofert, poprzez ustalanie czy: a) złoŝone oferty zostały opracowane zgodnie z warunkami i wymogami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert, b) oferent nie podlega wykluczeniu z postępowania, c) oferta nie podlega odrzuceniu; 11) przedkładanie Dyrektorowi Wojewódzkiej Stacji projektu pisma w sprawie wykluczenia oferenta lub odrzucenia oferty. 8

9 25 Do obowiązków członka komisji naleŝy w szczególności: 1) złoŝenie przewodniczącemu komisji niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złoŝonymi przez Wykonawców pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności stanowiących podstawę do wyłączenia z postępowania, o których mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji; 3) uczestniczenie w posiedzeniach i pracach komisji; 4) dokonanie oceny spełnienia przez oferentów wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, które określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do składania ofert; 5) wnioskowanie o powołanie biegłego w przypadku wątpliwości dotyczących oceny ofert w zakresie przedmiotu zamówienia; 6) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemoŝliwiają udział w pracach komisji. 26 Do obowiązków sekretarza komisji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego naleŝy w szczególności: 1) złoŝenie przewodniczącemu komisji niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złoŝonymi przez wykonawców pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności stanowiących podstawę do wyłączenia z postępowania, o których mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych; 2) dokumentowanie podstawowych czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników; 3) udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem; 4) powiadamianie członków komisji o terminach posiedzeń; 5) przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą; 6) czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji przetargowej przez członków komisji; 7) przygotowywanie materiałów z postępowania w celu ich udostępnienia na potrzeby biegłych. 27 Osobom wchodzącym w skład komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac komisji, w tym w szczególności informacji związanych z: 1) liczbą złoŝonych ofert do daty składania ofert, 2) przebiegiem badania, oceny i porównania treści złoŝonych ofert. 28 Osoby wchodzące w skład komisji mają prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą komisji. 9

10 Zakres pracy Komisji 29 Zakres pracy komisji obejmuje: 1) przygotowanie SIWZ i przekazanie do oceny zgodności parametrów uŝytkowo-technicznych przedmiotu zamówienia kierownikowi komórki merytorycznej, wnioskującemu o przeprowadzenie postępowania; 2) przygotowywanie ogłoszeń o postępowaniach, zaproszeń do udziału w postępowaniu, zaproszeń do składania ofert; 3) udzielanie wyjaśnień, modyfikację treści oraz druków i dokumentów ją tworzących, przedłuŝenie terminu składania ofert; 4) publiczne otwarcie ofert; 5) ocenę spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, kierowania zapytań w kwestii treści złoŝonych ofert i przedłoŝenie Dyrektorowi Wojewódzkiej Stacji propozycji dotyczącej wykluczenia wykonawcy; 6) odrzucenie oferty oraz wyboru oferty najkorzystniejszej; 7) przesyłanie, po zatwierdzeniu przez Dyrektora Wojewódzkiej Stacji, wniosków, ogłoszeń, informacji i odpowiedzi oraz innych dokumentów przygotowanych przez komisję; 8) powiadomienie uczestników postępowania o jego wynikach; 9) dokonanie wyboru nowego wykonawcy, gdy ten, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy; 10) rozpatrywanie protestów przy udziale radcy prawnego; 11) udzielanie pomocy radcy prawnemu w postępowaniu odwoławczym i przed sądem powszechnym. Udział biegłych JeŜeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, przewodniczący komisji składa Dyrektorowi Wojewódzkiej Stacji umotywowany wniosek o powołanie biegłych, rzeczoznawców lub konsultantów. 2. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu Decyzję o powołaniu biegłego, rzeczoznawcy lub konsultanta podejmuje Dyrektor Wojewódzkiej Stacji. 2. Wzór powołania, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu. 32 Biegły przedstawia opinię na piśmie w terminie określonym w umowie, a na zaproszenie przewodniczącego komisji bierze udział w posiedzeniach komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. 10

11 Uzupełnienie/zmiana/odwołanie składu komisji W przypadku, kiedy zachodzi konieczność uzupełnienia, zmiany lub odwołania składu komisji Przewodniczący komisji wnioskuje drogą słuŝbową do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji o uzupełnienie, zmianę lub odwołanie składu komisji. 2. Przewodniczący komisji wnioskuje drogą słuŝbową do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji o odwołanie osoby wchodzącej w skład komisji w przypadku: 1) wyłączenia się osoby wchodzącej w skład komisji z jej prac, 2) nieusprawiedliwionej nieobecności osoby wchodzącej w skład komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach komisji, 3) naruszenia obowiązków przez osoby wchodzące w skład komisji, 4) zaistnienia innej przeszkody uniemoŝliwiającej jego udział w pracach komisji, 5) gdy osoba wchodząca w skład komisji przestała być pracownikiem Wojewódzkiej Stacji. 3. W przypadku złoŝenia przez osobę wchodzącą w skład komisji oświadczenia o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych, niezłoŝenia takiego oświadczenia lub złoŝenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza członka komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i występuje drogą słuŝbową do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji o odwołanie tej osoby. 4. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, 2 i 3, stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu. 34 Dyrektor Wojewódzkiej Stacji dokonuje uzupełnienia, zmiany lub odwołania składu komisji na formularzu stanowiącym załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu. Tryb pracy komisji Komisja rozpoczyna działalność z chwilą powołania, rzetelnie, obiektywnie i bezstronnie wykonując powierzone jej czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem, uwzględniając opinie biegłych, rzeczoznawców i konsultantów. 2. Komisja pracuje na podstawie podziału roboczego zadań, przedstawionego przez przewodniczącego na pierwszym posiedzeniu komisji. 3. Podział zadań obejmuje terminarz czynności i poszczególnych etapów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, harmonogram posiedzeń oraz podział pracy pomiędzy członków komisji. 4. Komisja moŝe zwołać zebranie wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. Niezwłocznie po upływie terminu składania ofert sekretarz komisji lub inny członek komisji wskazany doraźnie przez przewodniczącego komisji pobiera oferty złoŝone na dane postępowanie, sprawdzając poprawność opisu i nienaruszalność ich opakowania. 11

12 6. Od momentu pobrania ofert, o którym mowa w ust. 9, odpowiedzialność za ich nienaruszalność przechodzi na komisję JeŜeli wykonawcy zwrócą się o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, komisja niezwłocznie przygotowuje i przedkłada do akceptacji przez Dyrektora Wojewódzkiej Stacji treść wyjaśnień. 2. Treść wyjaśnień, o których mowa w ust. 4, komisja przetargowa przesyła wszystkim Wykonawcom, którym doręczono specyfikację, bez ujawniania źródła zapytania, lub zamieszcza na stronach internetowych. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, spowodowanych zwłaszcza treścią zapytań i wyjaśnień, w kaŝdym czasie przed upływem terminu do składania ofert komisja przetargowa moŝe zmodyfikować treść dokumentów zawierających specyfikację istotnych warunków zamówienia i po zaakceptowaniu przez Dyrektora Wojewódzkiej Stacji niezwłocznie przekazać dokonane w ten sposób uzupełnienia wszystkim wykonawcom lub zamieścić na stronach internetowych Komisja podejmuje wszystkie decyzje w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków komisji. 2. JeŜeli w trakcie głosowania decyzja nie moŝe być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego Publiczne (jawne) otwarcie ofert komisja prowadzi w miejscu i terminie określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Rozpoczynając publiczne otwarcie ofert, przewodniczący komisji: 1) przedstawia członków komisji; 2) składa krótką informację o postępowaniu, w szczególności o przedmiocie zamówienia i trybie postępowania, 3) podaje datę i miejsce otwarcia ofert określone w specyfikacji, 4) podaje informację o kwocie, jaką Wojewódzkia Stacja zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 5) informuje o liczbie złoŝonych ofert oraz o liczbie ofert złoŝonych po wyznaczonym terminie, 6) podaje kryteria oceny oferty. 3. Oferty otwiera się bezpośrednio po upływie terminu do składania ofert, przy czym dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. 4. Wszystkie czynności otwarcia ofert, o których mowa w ustawie, muszą być zrealizowane w trakcie jednego nieprzerwanego posiedzenia komisji przetargowej. 5. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 2, przewodniczący komisji winien zwrócić się do obecnych na otwarciu wykonawców z zapytaniem, czy chcą złoŝyć oświadczenia w sprawie postępowania do protokołu postępowania. Treść ewentualnych oświadczeń sekretarz komisji przetargowej odnotowuje niezwłocznie w załączniku do protokołu postępowania. 6. Przed otwarciem kaŝdej z ofert przewodniczący okazuje zebranym nienaruszone opakowanie (kopertę) zawierające ofertę, podaje jej numer, nadany wg kolejności wpływu, oraz 12

13 treść opisu na tym opakowaniu (kopercie) Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów opisanych w SIWZ. 2. Wybór najkorzystniejszej oferty następuje na podstawie indywidualnej oceny ofert. 3. KaŜda z osób wchodzących w skład komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny. 4. Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami matematycznymi sporządza się zbiorcze zestawienie oceny ofert, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 40 Do udzielania wyjaśnień i informowania o pracach komisji przetargowej uprawnieni są jedynie Dyrektor Wojewódzkiej Stacji lub przewodniczący komisji Po wyborze oferty i rozstrzygnięciu ewentualnego postępowania odwoławczego przewodniczący komisji przygotowuje podpisanie umowy między wybranym wykonawcą a Dyrektorem Wojewódzkiej Stacji. 2. W przypadku zaistnienia okoliczności powodujących uniewaŝnienie postępowania komisja występuje z wnioskiem do Dyrektora Wojewódzkiej Stacji, zawierającym pisemne uzasadnienie ze wskazaniem na podstawy prawne oraz faktyczne okoliczności, które spowodowały konieczność uniewaŝnienia postępowania. 3. Komisja kończy swoją pracę z chwilą podpisania umowy z wybranym wykonawcą lub uniewaŝnienia postępowania. 4. Po zakończeniu prac komisji jej przewodniczący przekazuje dokumentację postępowania do właściwej komórki organizacyjnej w celu jej przechowania zgodnie z przepisami prawa Dyrektor Wojewódzkiej Stacji stwierdza niewaŝność czynności podjętej przez komisję z naruszeniem prawa. 2. Na polecenie Dyrektora Wojewódzkiej Stacji komisja powtarza uniewaŝnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa. VIII. Zamówienia w trybie awaryjnym W uzasadnionych przypadkach, których z zachowaniem najwyŝszej staranności nie moŝna było przewidzieć, a zachodzi konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia publicznego, Dyrektor Wojewódzkiej Stacji moŝe podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania przepisów Regulaminu w zakresie procedury porównywania ofert i zrealizować zamówienie z jednym z wybranym Wykonawcą. 13

14 2. W przypadku konieczności dokonania zamówienia w trybie awaryjnym Dyrektor Wojewódzkiej Stacji dokonuje pisemnej adnotacji PILNE na wnioski o udzielenie zamówienia. IX. Zamówienia wspólne Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Gorzowie Wlkp. moŝe wraz z Powiatowymi Stacjami Sanitarno-Epidemiologicznymi woj. lubuskiego wspólnie przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Dyrektorzy Stacji Sanitarno-Epidemiologicznych wyznaczają jako Głównego Zamawiającego Dyrektora Wojewódzkiej Stacji. 3. Główny Zamawiający przeprowadza postępowanie na wybór Wykonawcy zamówienia zgodnie z trybami określonymi w niniejszym Regulaminie. X. Przechowywanie dokumentacji Dokumentacja prowadzonych postępowań jest przechowywana odpowiednio przez pracownika Oddziału Administracyjno-Technicznego bądź komórki ds. zamówień publicznych. 2. Dokumentacja zakończonego postępowania o zamówienie publiczne przechowywana jest odpowiednio w Oddziale Administracyjno-Technicznych bądź komórce ds. zamówień publicznych. 3. Dokumentacja zakończonego postępowania przechowywana jest przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. 14