Współpraca biegłego rewidenta z departamentem audytu wewnętrznego badanej jednostki

Transkrypt

1 Taka współpraca często owocuje obustronnymi korzyściami. W obliczu zbliżającego się kolejnego sezonu audytowego warto, by zarówno biegli rewidenci, jak i zarządy spółek objętych obowiązkiem badania sprawozdania finansowego zastanowili się nad możliwościami usprawnienia i podniesienia efektywności takiego badania. Jeżeli badana jednostka posiada w swojej strukturze departament audytu wewnętrznego, jednym z takich sposobów może okazać się nawiązanie współpracy między nim a biegłym rewidentem, jako że przy dołożeniu starań taka współpraca często owocuje obustronnymi korzyściami i to nie tylko finansowymi. Zarówno krajowe, jak i międzynarodowe standardy rewizji finansowej dopuszczają, a nawet regulują korzystanie przez biegłego rewidenta z pracy i wniosków audytu wewnętrznego badanej spółki. W Polsce tematykę tę porusza, będący załącznikiem do Uchwały Krajowej Rady Biegłych Rewidentów z 16 lutego 2010 roku, Krajowy standard rewizji finansowej nr 1 (KSRF1) pt.: Ogólne zasady badania sprawozdań finansowych. Rozdział VIII tego dokumentu poświęcony został między innymi właśnie wykorzystaniu w czasie badania, ustaleń audytu wewnętrznego. Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej opublikowane przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych zajmują się tym zagadnieniem w standardzie nr 610 (MSRF610) o nazwie Korzystanie z ustaleń rewizji wewnętrznej". 1 / 9

2 Zanim biegły rewident przystąpi do współpracy z audytorem wewnętrznym jednostki badanej, powinno się rozważyć takie zagadnienia, jak: 1. warunki, jakie musi spełniać audytor wewnętrzny, by nawiązać z nim współpracę, 2. założenia, na podstawie których audytor wewnętrzny wykona swoje prace, 3. czynności do wykonania przez biegłego rewidenta. Warunki, jakie musi spełnić audytor wewnętrzny Aby praca wykonana przez audytora wewnętrznego mogła zostać wykorzystana przez biegłego rewidenta, powinien on spełniać określone warunki. Należą do nich przede wszystkim: - obiektywizm, - doświadczenie zawodowe i profesjonalna wiedza, - należyta staranność zawodowa, - efektywna komunikacja. Departament audytu wewnętrznego powinien posiadać taki status w strukturze jednostki, który pozwala mu na zachowanie obiektywizmu. Najlepiej, gdy departament audytu wewnętrznego podlega bezpośrednio kierownictwu najwyższego szczebla. Ważne jest, by widać było efekty 2 / 9

3 pracy audytu wewnętrznego i to nie tylko w postaci raportów, które trafiają do szuflady zarządu, ale w postaci faktycznie wdrożonych rekomendacji audytu wewnętrznego. Istotne jest również to, by członkowie zespołu audytu wewnętrznego nie brali udziału w działalności operacyjnej spółki (choć doświadczenie w pracy w jednostkach operacyjnych zwiększa ich skuteczność). Jednocześnie nie powinny istnieć żadne restrykcje nałożone przez kierownictwo na członków zespołu audytu wewnętrznego, które ograniczałyby ich obiektywizm. Pracownicy departamentu audytu wewnętrznego powinni posiadać odpowiednie umiejętności fachowe, czyli muszą być przeszkoleni w zakresie rewizji wewnętrznej oraz mieć znajomość branży i procesów operacyjnych spółki. Kluczowe jest również to, by pracę poszczególnych członków zespołu charakteryzowała należyta staranność zawodowa. Wykonywane przez nich czynności powinny być planowane, nadzorowane, weryfikowane i należycie dokumentowane. Do warunków udanej współpracy audytora wewnętrznego z biegłym rewidentem należy otwarta komunikacja, obejmująca spotkania, udostępnianie do wglądu raportów oraz dokumentacji z przeprowadzonych badań. Dobrze byłoby, aby niezależnie od zaplanowanych spotkań biegły rewident był na bieżąco informowany o najistotniejszych kwestiach mających związek z funkcjami oraz przebiegiem audytu wewnętrznego. Założenia, na podstawie których audytor wewnętrzny wykona swoje prace Poza weryfikacją i oceną departamentu audytu, przed rozpoczęciem współpracy konieczne jest 3 / 9

4 ustalenie z biegłym rewidentem szeregu kwestii, na podstawie czego audytor wewnętrzny przeprowadzi swoje badanie. Należą do nich przede wszystkim: - termin wykonania pracy, - zakres i procedury badania, - poziom istotności, - metody wyboru elementów do próby, - sposób dokumentacji wykonanej pracy, - sposób raportowania. Biegły rewident powinien zaplanować prace do wykonania przez audyt wewnętrzny tak, by mieć czas na zapoznanie się z ich wynikami i oparcie na nich swoich procedur badania właściwego. Dlatego zalecane jest, by audyt wewnętrzny zakończył swoją pracę jeszcze przed lub w trakcie badania wstępnego. Zakres i procedury badania, jakie ma wykonać audytor wewnętrzny są zależne od wielu czynników. KSRF1 ogranicza się do stwierdzenia, że biegły rewident może skorzystać z wniosków audytu wewnętrznego dotyczących rzetelności i zgodności informacji zawartych w badanym sprawozdaniu finansowym z wymagającymi zastosowania zasadami (polityką) rachunkowości". MSRF610 traktuje temat inaczej, odnosząc się do tzw. funkcji audytu wewnętrznego jednostki i wskazuje, że należy rozważyć, jakie one są i w jakim zakresie można by je wykorzystać w 4 / 9

5 badaniu biegłego rewidenta. KSRF 1 zaznacza również, że współpraca między biegłym rewidentem a audytorem wewnętrznym polega na sygnalizowaniu biegłemu rewidentowi obszarów wymagających zbadania oraz informowaniu o planach i ustaleniach. Z kolei biegły rewident powinien zwracać uwagę audytora wewnętrznego na zagadnienia, które jego zdaniem są istotne dla audytu wewnętrznego. Odpowiada to w dużym stopniu rzeczywistości, jako że najczęściej biegły rewident korzysta z efektów pracy, którą departament audytu wewnętrznego samodzielnie zaplanował i wykonał we własnym zakresie i ogranicza się do przeglądu raportów z wykonanych niezależnie czynności kontrolnych. W zamian biegły rewident wskazuje po swoim badaniu, na co audytor wewnętrzny powinien zwrócić uwagę w przyszłości. Należy tu podkreślić, że tak wąski zakres współpracy nie zwalnia biegłego rewidenta z wykonania rzetelnej oceny departamentu audytu wewnętrznego pod względem warunków, jakie musi spełniać, by mógł skorzystać z jego pracy. Jeżeli biegły rewident odpowiednio wcześnie nawiąże kontakt z departamentem audytu wewnętrznego i oceni go pozytywnie, ma on możliwość ustalenia szczegółów wykonania prac i ich dokumentowania w taki sposób, by spełniały one wymagania wewnętrznej metodologii biegłego rewidenta. Wtedy też praca wykonana przez audyt wewnętrzny często wykracza poza wewnętrznie ustalony harmonogram spółki i obejmuje elementy badania wstępnego (najczęściej testy kontroli). Oczywiście zakres współpracy uzależniony będzie w dużym stopniu od czasu, jaki audytor wewnętrzny będzie chciał poświęcić na badanie oraz od tego, w jakim stopniu w jego ocenie sama jednostka skorzysta z wykonanej pracy i wyciągniętych z niej wniosków. 5 / 9

6 Poziom istotności oznacza poziom dopuszczalnego błędu, powyżej którego biegły rewident uznaje, że konieczne jest skorygowanie sprawozdania finansowego. Jako że omawiana tu współpraca nie wykracza zazwyczaj poza testy systemu kontroli wewnętrznej, poziom istotności ma raczej drugorzędne znaczenie, ponieważ celem tego typu badania jest zero-jedynkowe" stwierdzenie, czy zidentyfikowane wcześniej kontrole zaprojektowane w obrębie poszczególnych procesów biznesowych są w ogóle wykonywane oraz czy są wykonywane poprawnie. W przypadku większości kontroli nie jest możliwe zweryfikowanie wszystkich wykonanych w badanym okresie czynności kontrolnych z racji na ich dużą ilość i/lub dużą powtarzalność. Dlatego audytor ogranicza się do wyboru reprezentatywnej próby zdarzeń i weryfikuje tylko te wybrane zdarzenia. Na ich podstawie wysnuwane są wnioski dla całej populacji zdarzeń. Określenie metody wyboru elementów do próby wymaga określenia zarówno wielkości próby, jak również sposobu wyboru poszczególnych elementów z populacji. W zależności od charakteru poszczególnych testowanych kontroli wybiera się określoną liczbę zdarzeń, w sposób celowy lub losowy. Aby umożliwić biegłemu rewidentowi skorzystanie z pracy audytora wewnętrznego, jego dokumentacja musi być przejrzysta i zrozumiała oraz musi spełniać jego podstawowe wymagania metodologiczne. Kluczowe jest zatem określenie wcześniej formy dokumentowania i raportowania, a także ustalenie, jakich informacji biegły rewident oczekuje w raporcie. 6 / 9

7 Czynności do wykonania przez biegłego rewidenta Adekwatnie do wykonanej przez biegłego rewidenta oceny poziomu ryzyka wystąpienia istotnej nieprawidłowości, oceny funkcji i jakości audytu wewnętrznego w spółce, biegły rewident wykona swój zakres prac. Do takich procedur mogą należeć: - wyrywkowa weryfikacja wybranych zdarzeń z próby, - wyrywkowa weryfikacja wybranych zdarzeń spoza próby, - obserwacja wybranych procedur wykonywanych przez audytora wewnętrznego, - przegląd dokumentacji z badania wykonanego przez audytora wewnętrznego, - analiza raportu z badania wykonanego przez audytora wewnętrznego. Poza tym biegły rewident będzie starał się uzyskać dodatkowe informacje i wyjaśnienia na temat wykonanej pracy w rozmowach z zespołem departamentu audytu wewnętrznego. Te czynności wymagają znacznego nakładu pracy ze strony biegłego rewidenta, zatem należy rozważyć, czy efekt oszczędności czasu oraz zwiększonej jakości i ilości pozyskanych informacji będzie wyższy od poniesionego wysiłku. W przypadku wieloletniej umowy na badanie sprawozdania finansowego, praca wykonana celem wdrożenia audytora wewnętrznego z pewnością zaprocentuje w przyszłości. Korzyści ze współpracy 7 / 9

8 Jak już wspomniano, dla zachowania ekonomii całości badania kluczowe jest wyważenie proporcji pracy wykonywanej bezpośrednio przez biegłego rewidenta i departament audytu wewnętrznego, by obie strony wyciągnęły z tego przedsięwzięcia maksimum korzyści. KSRF1 upatruje obopólnych korzyści we współpracy biegłego rewidenta z audytem wewnętrznym wskazując na to, że...może ona pozwolić jednostce lepiej i skuteczniej realizować zadania audytu wewnętrznego, zaś biegłego rewidenta odciążyć od wykonywania niektórych procedur". Dodatkowo należy zwrócić uwagę na efekt psychologiczny omawianego tu rozwiązania. W sposób naturalny obecność biegłego rewidenta, jako osoby obcej w spółce, jest wiązany podświadomie z dodatkowym stresem pracowników. Tymczasem kontrola ze strony pracowników departamentu audytu wewnętrznego jest często odbierana bardziej przyjaźnie, co bezpośrednio przekłada się na ilość i jakość uzyskanych informacji. Jednocześnie pracownicy audytu wewnętrznego mają większą łatwość w poruszaniu się w strukturze spółki, jak również w uzyskaniu zrozumienia jej procesów operacyjnych. Z drugiej strony biegły rewident wprowadza do spółki know-how w zakresie metodologii badania, i to zarówno odnośnie procedur, jak też dokumentowania. Zdobyte w ten sposób nowe umiejętności i wiedza zespołu departamentu audytu mogą przyczynić się do zwiększenia efektywności badań wykonywanych we własnym zakresie. 8 / 9

9 Oszczędność czasu, zmniejszona inwazyjność i zwiększona jakość badania Reasumując, współpraca między biegłym rewidentem a audytorem wewnętrznym jest dopuszczona i uregulowana przez standardy rewizji finansowej. Nie polega ona co prawda po prostu na zleceniu audytorowi wewnętrznemu testów do wykonania. Wymaga od biegłego rewidenta dobrej znajomości spółki, ewaluacji departamentu audytu wewnętrznego, szczegółowego zaprojektowania prac, jakie ma wykonać audytor wewnętrzny, wyjaśnienia mu, w jaki sposób wykonać i udokumentować badanie. Wymaga również monitorowania postępu prac, a na koniec przeglądu efektów pracy. Tylko taka ścisła współpraca z klientem daje szansę udzielania mu wsparcia w działaniach w chwili, gdy jest to potrzebne. Przy sprawnym, spełniającym wymagania departamencie audytu wewnętrznego i odpowiednio wypracowanych schematach zachowań ze strony biegłego rewidenta oraz dostosowanym do obustronnych potrzeb zakresie współpracy, z pewnością przyniesie ona oszczędność czasu, zmniejszy inwazyjność badania i podniesie jakość wynikających z niego wniosków. 9 / 9