SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ZAMAWIAJĄCY: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie Rzeszów, ul. Hetmańska 120, tel , fax godziny urzędowania : poniedziałek piątek 7:30 15:30 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA TŁUMACZENIA PISEMNE TEKSTÓW Z JĘZYKÓW KRAJÓW UNII EUROPEJSKIEJ I KRAJÓW STOWARZYSZONYCH Z UNIĄ EUROPEJSKĄ NA JĘZYK POLSKI ORAZ Z JĘZYKA POLSKIEGO NA JĘZYKI TYCH KRAJÓW DLA POTRZEB REGIONALNEGO OŚRODKA POLITYKI SPOŁECZNEJ W RZESZOWIE TRYB POSTĘPOWANIA: PRZETARG NIEOGRANICZONY o wartości poniżej kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust. 8 Pzp Załączniki : Załącznik nr 1 formularz ofertowy, Załącznik nr 2 oświadczenie art. 22 Pzp, Załącznik nr 3 oświadczenie art. 24 Pzp, Załącznik nr 4 wzór umowy wraz załącznikiem, Załącznik nr 4a wzór umowy wraz załącznikami nr 1 i nr 2, Załącznik nr 5 wykaz wykonanych lub wykonywanych usług, Załącznik nr 5a wykaz wykonanych lub wykonywanych usług, Załącznik nr 6 wykaz tłumaczy, Załącznik nr 6a wykaz tłumaczy, Rzeszów luty 2012 Zatwierdzam:. Strona 1 z 17

2 I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO. Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie Ul. Hetmańska 120, Rzeszów Tel fax sekretariat@rops.rzeszow.pl Strona internetowa: NIP , Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku w godz II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA. 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z dnia 25 czerwca 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), zwanej dalej Pzp, zgodnie z art. 39 w zw. z art. 40 ust Postępowanie prowadzone jest przez Komisję Przetargową. 3. Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy Pzp oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a w sprawach nieuregulowanych niniejszą ustawą stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.) 4. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na tablicy ogłoszeń w budynku Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie, ul. Hetmańska 120, Rzeszów, a także na stronie internetowej III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi cyklicznych tłumaczeń pisemnych tekstów z języków krajów Unii Europejskiej i krajów stowarzyszonych z Unią Europejską na język polski oraz z języka polskiego na języki tych krajów, dla potrzeb Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie. 2. Tłumaczenia pisemne tekstów na język polski będą dotyczyć następujących języków: angielski, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, litewski, łotewski, niderlandzki, niemiecki, portugalski, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski, włoski, bułgarski, rumuński, norweski, islandzki. 3. Tłumaczenia pisemne tekstów z języka polskiego będą dotyczyć w szczególności języka angielskiego i niemieckiego. Tłumaczenia pisemne mogą również dotyczyć w minimalnym zakresie pozostałych języków wymienionych w punkcie 2. W przypadku wystąpienia konieczności wykonania takich tłumaczeń, czego Zamawiający nie jest w stanie obecnie przewidzieć, stawki za tłumaczenia stosowane będą zgodnie z ofertą Wykonawcy dla II grupy językowej tłumaczeń na język polski. Strona 2 z 17

3 4. W ramach realizacji umowy konieczne może być również zapewnienie tłumaczeń w zakresie języków niewymienionych w SIWZ. Realizacja takiego zlecenia wymaga indywidualnych uzgodnień. Stawki za tłumaczenia w językach niewymienionych w wykazie SIWZ stosowane będą zgodnie z ofertą Wykonawcy dla II grupy językowej tłumaczeń na język polski. 5. Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg CPV: : Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych 6. Zamawiający: 6.1 nie dopuszcza składania ofert: wariantowych, alternatywnych, równoważnych, 6.2 nie przewiduje: zawarcia umowy ramowej i ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, aukcji elektronicznej, wniesienia wadium, zamówień uzupełniających, wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 7. Zamawiający przewiduje możliwość składania ofert częściowych: 7.1 CZĘŚĆ NR 1 - wykonywanie usługi cyklicznych tłumaczeń pisemnych tekstów z języków krajów Unii Europejskiej i krajów stowarzyszonych z Unią Europejską na język polski oraz z języka polskiego na języki tych krajów, dla potrzeb Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie 7.2 CZĘŚĆ NR 2 - wykonywanie usługi cyklicznych tłumaczeń pisemnych tekstów z języków angielskiego i niemieckiego na język polski oraz z języka polskiego na języki angielski i niemiecki, dla potrzeb Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Rzeszowie, w związku z realizacją programu pn.: Poprawa infrastruktury domów pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz podnoszenie kwalifikacji personelu w tym również pielęgniarek i pielęgniarzy ww. instytucji realizowanego w ramach Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy. Zamawiający nie ogranicza liczby części, na które Wykonawca może złożyć ofertę. 8. Szacunkowa liczba stron dotycząca wszystkich tłumaczeń pisemnych do wykonania w ciągu roku 2012: Strona 3 z 17

4 8.1 Dotyczy CZĘŚCI NR 1 Szacunkową ilość stron do przetłumaczenia w okresie do grudnia 2012 roku wraz z podziałem ilościowym w grupach językowych obrazuje poniższa tabela: GRUPA JĘZYKOWA ILOŚĆ STRON TŁUMACZENIA NA JĘZYK POLSKI ILOŚĆ STRON TŁUMACZENIA Z JĘZYKA POLSKIEGO RAZEM STRON GRUPA I angielski, niemiecki, francuski, GRUPA II czeski, duński, estoński, fiński, grecki, hiszpański, litewski, łotewski, niderlandzki, norweski, portugalski, słowacki, słoweński, szwedzki, węgierski, włoski, bułgarski, rumuński, islandzki Razem Jedna strona przeliczeniowa to 1800 znaków łącznie ze spacjami (licznik znaków programu Microsoft Word ze spacjami), tłumaczenie będzie rozliczane z dokładnością do 0,5 strony zakładając, że strona zawierająca 900 znaków lub mniej, liczy się jako pół strony; natomiast w przypadku, gdy strona zawiera więcej niż 900 znaków do 1800 włącznie, to uznaje się jako jedną całą stronę W uzasadnionych przypadkach wyraźnie wskazanych przez Zamawiającego, służy mu prawo do skorzystania z usług tłumacza przysięgłego. W tym wypadku stroną obliczeniową jest 1125 znaków ze spacjami na stronie. Strona 4 z 17

5 Uwaga! Cena zaproponowana w formularzu ofertowym będzie stanowić ofertę zarówno na stronę tłumaczenia zwykłego 1800 znaków jak i przysięgłego 1125 znaków Tłumaczenie musi być sporządzone pismem maszynowym lub komputerowym Każde tłumaczenie musi być podpisane przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy i opatrzone pieczątką dotyczy tłumaczeń nieprzysięgłych Termin wykonania pojedynczej usługi wynosi do 14 dni kalendarzowych Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania w uzasadnionych przypadkach wykonania tłumaczeń w trybie pilnym (maksymalnie 3 dni robocze) po indywidualnych ustaleniach z Wykonawcą Średnio do tłumaczenia w jednym zleceniu jest około stron Przekazywanie Wykonawcy dokumentów do tłumaczenia następować będzie każdorazowo na podstawie zapotrzebowania złożonego przez kierownika odpowiedniego oddziału Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej, na druku stanowiącym załącznik do przyszłej umowy lub w wersji elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej Wykonawca będzie przesyłał tłumaczenia w formie pisemnej wraz z fakturą do jednostki organizacyjnej, z której otrzymał dokumenty do tłumaczenia Tłumaczeniu nie podlegają jednolite bloki danych liczbowych, teleadresowych, nazw własnych, elementy graficzne Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania ponownego tłumaczenia na koszt Wykonawcy tekstu w przypadku stwierdzenia błędów merytorycznych i terminologicznych, uniemożliwiających wykorzystanie tekstu w terminie 7 dni kalendarzowych Wykonawca zapewni spójność i stosowanie właściwych terminologii Tematyka tłumaczeń dotyczyć będzie terminologii administracyjnej i prawnej Faktura musi być wystawiona po każdym tłumaczeniu i musi zawierać nazwę języka, w którym sporządzono oryginalny dokument oraz ilość przetłumaczonych stron Niedopuszczalne jest wykonywanie tłumaczeń za pomocą programów komputerowych służących do translacji tekstu. 8.2 Dotyczy CZĘŚCI NR 2 Szacunkową ilość stron do przetłumaczenia w okresie do grudnia 2012 roku wraz z podziałem ilościowym w grupach językowych obrazuje poniższa tabela : Strona 5 z 17

6 GRUPA JĘZYKOWA ILOŚĆ STRON TŁUMACZENIA NA JĘZYK POLSKI ILOŚĆ STRON TŁUMACZENIA Z JĘZYKA POLSKIEGO RAZEM STRON GRUPA I angielski, niemiecki, Razem Uwaga: Jedna strona przeliczeniowa to 1800 znaków łącznie ze spacjami (licznik znaków programu Microsoft Word ze spacjami), tłumaczenie będzie rozliczane z dokładnością do 0,5 strony zakładając, że strona zawierająca 900 znaków lub mniej, liczy się jako pół strony; natomiast w przypadku, gdy strona zawiera więcej niż 900 znaków do 1800 włącznie, to uznaje się jako jedną całą stronę W uzasadnionych przypadkach wyraźnie wskazanych przez Zamawiającego, służy mu prawo do skorzystania z usług tłumacza przysięgłego. W tym wypadku stroną obliczeniową jest 1125 znaków ze spacjami na stronie. Cena zaproponowana w formularzu ofertowym będzie stanowić ofertę zarówno na stronę tłumaczenia zwykłego 1800 znaków jak i przysięgłego 1125 znaków Tłumaczenie musi być sporządzone pismem maszynowym lub komputerowym Każde tłumaczenie musi być podpisane przez uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy i opatrzone pieczątką dotyczy tłumaczeń nieprzysięgłych Termin wykonania pojedynczej usługi wynosi do 14 dni kalendarzowych Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania w uzasadnionych przypadkach wykonania tłumaczeń w trybie pilnym (maksymalnie 3 dni robocze) po indywidualnych ustaleniach z Wykonawcą Średnio do tłumaczenia w jednym zleceniu jest około 1-10 stron Przekazywanie Wykonawcy dokumentów do tłumaczenia następować będzie każdorazowo na podstawie zapotrzebowania złożonego przez kierownika odpowiedniego oddziału Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej na druku stanowiącym załącznik do przyszłej umowy lub w wersji elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Strona 6 z 17

7 8.2.9 Wykonawca będzie przesyłał tłumaczenia w formie pisemnej wraz z fakturą do jednostki organizacyjnej, z której otrzymał dokumenty do tłumaczenia Tłumaczeniu nie podlegają jednolite bloki danych liczbowych, teleadresowych, nazw własnych, elementy graficzne Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania ponownego tłumaczenia na koszt Wykonawcy tekstu w przypadku stwierdzenia błędów merytorycznych i terminologicznych, uniemożliwiających wykorzystanie tekstu w terminie 7 dni kalendarzowych Wykonawca zapewni spójność i stosowanie właściwych terminologii Tematyka tłumaczeń dotyczyć będzie terminologii administracyjnej i prawnej Faktura musi być wystawiona po każdym tłumaczeniu i musi zawierać nazwę języka, w którym sporządzono oryginalny dokument oraz ilość przetłumaczonych stron Niedopuszczalne jest wykonywanie tłumaczeń za pomocą programów komputerowych służących do translacji tekstu. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA. 1. Poszczególne tłumaczenia pisemne będą zlecane przez Zamawiającego cyklicznie, stosownie do jego potrzeb i realizowane przez Wykonawcę w terminie określonym w SIWZ tj. 14 dni roboczych. 2. Całość przedmiotu zamówienia realizowana będzie przez Wykonawcę od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2012 r. V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW. 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki określone w art. 22 ust. 1 Pzp, dotyczące: 1.1 posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - w niniejszym postępowaniu Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie 1.2 posiadania wiedzy i doświadczenia, dotyczy CZĘŚCI NR 1 - Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizował co najmniej 2 zamówienia odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, o wartości nie mniejszej niż ,- PLN Brutto łącznie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, Strona 7 z 17

8 oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie. dotyczy CZĘŚCI NR 2 - Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizował co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, o wartości nie mniejszej niż 5.000,- PLN Brutto, z podaniem jego wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie. 1.3 dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca przedłoży pisemny wykaz osób (tłumaczy), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonywania zamówienia oraz podstawą do dysponowania tymi osobami. UWAGA: Wykaz osób powinien przedstawiać taką liczbę tłumaczy, aby była zapewniona realizacja zamówienia w zakresie przewidzianym w SIWZ, tj. obejmująca tłumaczenia wszystkich języków wymienionych w tabeli przedstawionej w rozdziale III pkt 8.1 (dotyczy CZĘŚCI NR 1) oraz tabeli przedstawionej w rozdziale III pkt. 8.2 (dotyczy CZĘŚCI NR 2) w szczególności zgodnie z wymaganym terminem realizacji zamówień cyklicznych opisanym w rozdziale IV pkt 1, tj. 14 dni roboczych. Zamawiający nie wymaga uwzględnienia w wykazie tłumaczy przysięgłych. 1.4 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia - w niniejszym postępowaniu Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, co do których brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z uwagi na okoliczności, o których mowa w art. 24 ust.1 ustawy Pzp. 3. Zgodnie z art. 26 ust. 2b Pzp wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. 4. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie złożonych przez Wykonawców oświadczeń i dokumentów wymienionych rozdziale VI według formuły spełnia - nie spełnia. Strona 8 z 17

9 5. Ze złożonych wraz z ofertą oświadczeń i dokumentów musi wynikać jednoznacznie spełnianie warunków udziału w postępowaniu. UWAGA: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunki udziału w postępowaniu określone w pkt 1. Wykonawcy mogą spełniać łącznie, natomiast warunki udziału w postępowaniu określone w pkt 2. dotyczą każdego z Wykonawców indywidualnie. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY 1. wypełniony formularz oferty - zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ; 2. W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust.1 Pzp, każdy z Wykonawców złoży w ofercie: Uwaga: 2.1 oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy Pzp (wg Załącznika nr 2 do SIWZ); 2.2 wykaz wykonanych lub wykonywanych usług według wzoru określonego w załączniku nr 3 do SIWZ ( dotyczy CZĘŚCI NR 1) oraz załączniku nr 3a do SIWZ ( dotyczy CZĘŚCI NR 2) wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane należycie; 2.3 imienny wykaz osób (tłumaczy), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonywania zamówienia według wzoru określonego w załączniku nr 4 do SIWZ (dotyczy CZĘŚCI NR 1) oraz załączniku nr 4a do SIWZ (dotyczy CZĘŚCI NR 2) oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. W trakcie trwania umowy możliwa jest zmiana osób dokonujących tłumaczeń. Nie stanowi to zmiany umowy. W przypadku, gdy Wykonawca składa ofertę na dwie CZĘŚCI zamówienia, zobowiązany jest złożyć oddzielnie do każdej z nich załączniki wymienione w pkt 2.2 oraz pkt 2.3 niniejszego rozdziału. 3. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 Pzp, każdy z Wykonawców złoży w ofercie: 3.1 oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 Pzp (wg Załącznika nr 5 do SIWZ); 4. W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie z pkt. 2.1 składa ten/ci Wykonawca/Wykonawcy, Strona 9 z 17

10 który/którzy wykazuje/wykazują spełnianie warunków natomiast oświadczenie z pkt. 3.1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wchodzących w skład podmiotu wspólnego. 5. Oświadczenie z pkt. 2.1 niniejszego paragrafu złożone wspólnie przez Wykonawców powinno być podpisane przez: 5.1 Wykonawcę/Wykonawców, który/którzy spełnia/spełniają warunki lub 5.2 upoważnionych przedstawicieli każdego z Wykonawców lub 5.3 Pełnomocnika upoważnionego przez wszystkich Wykonawców wchodzących w skład podmiotu wspólnego do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 6. Oświadczenie z pkt. 3.1 niniejszego paragrafu powinno być podpisane przez : 6.1 każdego Wykonawcę spełniającego warunek lub 6.2 upoważnionego przedstawiciela każdego z Wykonawców składających oświadczenie 7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa przedłożonego wraz z ofertą. Pełnomocnictwo powinno jednoznacznie określać postępowanie i precyzować zakres umocowania, musi też wymieniać wszystkich Wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o zamówienie, każdy z tych Wykonawców musi podpisać się na dokumencie pełnomocnictwa. Zaleca się, aby Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 8. Pełnomocnictwo (w oryginale lub kopii uwierzytelnionej przez mocodawcę lub notariusza) dla osoby występującej w imieniu Wykonawcy uwzględniające zakres i okres obowiązywania potwierdzające, że osoba posiada uprawnienia do podpisywania zobowiązań w imieniu wykonawcy jeżeli zostało udzielone. Przyjmuje się, że udzielone pełnomocnictwo upoważnia do poświadczenia kopii innych dokumentów składanych wraz z ofertą. 9. Dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub wzbudzi wątpliwości, co do jej prawdziwości. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. VII. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI. 1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku oświadczeń, wniosków, zawiadomień lub informacji Strona 10 z 17

11 przekazywanych faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 2. Wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może ograniczać konkurencji; zawsze dopuszczalna jest forma pisemna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie. 3. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ i/lub złożyć pytania do treści SIWZ. 4. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 5. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt. 4 lub dotyczy udzielonych wyjaśnień Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 6. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o którym mowa w pkt Zamawiający jednocześnie przekazuje treść wyjaśnień i/lub pytań i odpowiedzi wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ i zamieszcza je na stronie internetowej, na której udostępniono SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania. 8. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę specyfikacji Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieszcza ją także stronie internetowej Zamawiającego. 9. Jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści SIWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. 10. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nie prowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym Wykonawców, którym przekazano SIWZ, oraz zamieszcza informację na stronie internetowej Zamawiającego. 11. Do kontaktu z Wykonawcami uprawniony jest: Pan Krzysztof Przybek godz. od 8 00 do 15 00, k.przybek@rops.rzeszow.pl fax: VIII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ. 1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni zgodnie z art. 85 ust. 1 pkt 1 Pzp. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. W uzasadnionych przypadkach, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może tylko raz zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. Strona 11 z 17

12 IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT. 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na daną część zamówienia. 2. Zaleca się, aby pierwszą stronę oferty stanowił formularz oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji. 3. Zaleca się ponumerowanie stron i spięcie oferty w sposób uniemożliwiający wysunięcie się którejkolwiek kartki. 4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim na komputerze lub inną trwałą techniką. 5. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. 6. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę. 7. Wykonawca zamieszcza ofertę w dwóch kopertach oznaczonych nazwą i adresem Zamawiającego oraz opisanych w następujący sposób: Oferta na usługę tłumaczeń pisemnych tekstów" Nie otwierać przed godziną dnia 23 lutego 2012 roku. 8. Na wewnętrznej kopercie należy podać nazwę i adres Wykonawcy, by umożliwić zwrot nie otwartej oferty w przypadku dostarczenia jej Zamawiającemu po terminie. 9. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem składania ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. Powiadomienie to musi być opisane w sposób wskazany w pkt 8 oraz dodatkowo oznaczone słowami ZMIANA lub WYCOFANIE. 10. Część oferty, która zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca zastrzega ich poufność, należy umieścić w odrębnej kopercie z opisem Zastrzeżona część oferty. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp. 11. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503). X. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT. 1. Ofertę należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą na adres Zamawiającego: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Rzeszowie ul. Hetmańska 120, Rzeszów, w terminie do dnia 23 lutego 2012 r. do godz Strona 12 z 17

13 2. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone Wykonawcom bez otwierania niezwłocznie. 3. Zamawiający otworzy oferty w dniu 23 lutego 2012 r. o godz w siedzibie Zamawiającego - Sala Konferencyjna ( pokój 344). XI. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY. 1. Cenę oferty stanowi iloczyn stawki w zł za jedną stronę tłumaczenia tekstu i szacunkowej ilości stron do tłumaczenia. 2. W przypadku wystąpienia omyłek w treści oferty, Zamawiający poprawi omyłki w przypadkach i na zasadach określonych w art. 87 ust. 2 Pzp. niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta zostanie poprawiona. 3. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w niniejszej specyfikacji oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należnej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. 4. Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obowiązek podatkowy w sytuacji nabywania towarów lub usług od podmiotów zagranicznych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, spoczywa na nabywcy towarów lub usługobiorcy, którym w przypadku postępowania o zamówienie publiczne jest Zamawiający. Dokonując wyboru jako najkorzystniejszej oferty Wykonawcy zagranicznego, z tytułu realizacji zobowiązania wynikającego z umowy, na podstawie obowiązujących przepisów podatkowych, na Zamawiającego zostaje nałożony obowiązek uiszczenia należnego podatku VAT. Podatek ten mimo, iż nie wchodzi w cenę oferty, tworzy wraz z nią rzeczywistą kwotę wydatkowanych środków publicznych. Z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku dostawy towarów z państw trzecich. Tym samym dokonując czynności oceny ofert w zakresie kryterium ceny, Zamawiający jest zobowiązany dla porównania tych ofert doliczyć do ceny ofertowej podmiotów zagranicznych, kwoty należnego podatku VAT, który obciąża Zamawiającego z tytułu realizacji umowy, 5. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosownie do przepisu 5 pkt. 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68 poz. 360). Cenę oferty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr. pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza, 6. Kwotę podatku VAT należy obliczyć zgodnie z zasadami Ustawy o podatku od towaru i usług z r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), 7. Rozliczenia będą prowadzone w PLN. Strona 13 z 17

14 XII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ICH ZNACZENIA I SPOSOBU OCENY OFERT. 1. Komisja przetargowa dokona oceny ofert wybierając ofertę najkorzystniejszą w oparciu o kryterium : cena. Zasady oceny ofert wg ustalonego kryterium: - cena - znaczenie kryterium - 100% ( 1% = 1 pkt) Wartość punktowa badanej oferty: cena najniższa spośród badanych ofert C = x 100 cena oferty badanej 2. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę spośród ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. 3. Zamawiający zastosuje zaokrąglenia wyników do dwóch miejsc po przecinku. 4. Oferta, która uzyska największą ilość punktów, spełniająca warunki, wymagania i zapisy niniejszej SIWZ oraz ustawy Pzp zostanie uznana za najkorzystniejszą. XIII. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA UMOWY. 1. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do SIWZ (dotyczy CZĘŚCI NR 1) oraz załącznik nr 4a do SIWZ (dotyczy CZĘŚCI NR 2). W jej treści, która nie podlega negocjacjom, podano wszelkie istotne dla Zamawiającego warunki realizacji zamówienia. 2. Zmiana maksymalnej wartości umowy dokonana w związku ze zmniejszeniem ilości stron do tłumaczenia nie stanowi zmiany umowy. XIV. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO. 1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty w formie określonej w art. 27 ust. 2 lub 10 dni w przypadku przekazania zawiadomienia w inny sposób. Jeżeli wybraną ofertę złożyli Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie (art. 23 Pzp), zobowiązani są przy podpisaniu umowy złożyć umowę konsorcjum. 2. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed upływem terminów, o których mowa w pkt. 1 niniejszego rozdziału SIWZ zgodnie z postanowieniami i na zasadach określonych w art. 94 ust. 2 Pzp. Strona 14 z 17